Hepsiburada Kontör Bitti Uyarısı: Yenileme Adımları

Hepsiburada Kullanıcıları İçin Kontör Bitti Uyarısı ve Yenileme Adımları

Hepsiburada kontör bitti uyarısı, e-belge sağlayıcınızdaki kullanılabilir kontörün yeni belgeyi karşılamadığını gösterir. Bakiye yenilenmeden e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturma, gönderme ya da otomatik aktarma işlemi durabilir.

Bu rehber, Hepsiburada üzerinden satış yapan işletmeler, muhasebe kullanıcıları ve teknik entegrasyon sorumluları için hazırlanmıştır. Amaç, uyarının kaynağını ayırmak, bekleyen belgeleri kontrol etmek ve gereksiz tekrar fatura oluşmasını önlemektir.

Kontör, Hepsiburada mağaza bakiyesiyle aynı şey değildir. Genellikle e-belge hizmetini veren özel entegratörün veya bağlı yazılımın kullanım bakiyesidir. Bu nedenle uyarı, Hepsiburada panelinden değil, entegrasyon ya da e-belge panelinden de gelebilir.

1. Önce uyarının görüldüğü ekranı ve hata zamanını kaydedin.
2. E-belge panelindeki kullanılabilir kontör ve hareket kaydını kontrol edin.
3. Bekleyen faturaların durumunu, belge numarasını ve gönderim sonucunu inceleyin.
4. Gerekliyse kontör yenileyin, ardından entegrasyon kuyruğunu kontrollü şekilde yeniden çalıştırın.

Yenileme işleminden önce aynı belgenin tekrar oluşturulmadığını doğrulamak önemlidir. Özellikle sipariş durumu başarılı görünürken fatura gönderimi başarısız olmuşsa, manuel tekrar işleminden önce belge kayıtları ve GİB yanıtı incelenmelidir.

Uyarı yalnızca bakiye yetersizliği anlamına gelmeyebilir. Bakiye bulunduğu halde aynı mesaj sürüyorsa bağlantı yetkisi, belge türü, tarih filtresi veya entegrasyon kuyruğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin bir satıcı, Hepsiburada siparişinin tamamlandığını gördüğü halde e-belge panelinde taslak veya bekleyen kaydıyla karşılaşabilir. Bu durumda mağaza siparişi ile fatura sonucu aynı kabul edilmemeli, iki ekranın belge numarası ve işlem zamanı karşılaştırılmalıdır.

Karşı durumda uyarı yalnızca tek bir siparişte görülüyorsa genel kontör bakiyesi yerine müşteri verisi, belge türü veya sipariş aktarım hatası araştırılabilir. Aynı hata çok sayıda siparişte aynı anda oluşuyorsa ortak e-belge hesabı ve entegrasyon kuyruğu önce incelenmelidir.

Hepsiburada kontör bitti uyarısı ne anlama gelir?

Hepsiburada kontör bitti uyarısı, bağlı e-belge hesabında yeni işlem için yeterli kullanılabilir kontör kalmadığı anlamına gelir. Uyarı, tek başına faturanın GİB tarafından reddedildiğini göstermez.

Hepsiburada siparişi ile e-belge süreci genellikle farklı katmanlarda ilerler. Sipariş mağaza sisteminde oluşur, entegrasyon yazılımına aktarılır, fatura e-belge sağlayıcısında hazırlanır ve uygun aşamada GİB sistemine gönderilir.

Kontör yetersizliği, bu zincirin fatura oluşturma veya gönderme aşamasında ortaya çıkabilir. Bazı yazılımlar belgeyi taslakta bırakır, bazıları kuyruğa alır, bazıları ise hata mesajını doğrudan sipariş ekranına aktarır.

Bu nedenle aynı uyarının sonucu kullanılan yazılıma göre değişebilir. Ekranda başarısız yazması, belgenin kesinlikle hiç oluşmadığı anlamına gelmez; önce taslak, kuyruk, gönderildi ve reddedildi kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Hepsiburada satış bakiyesi bittiği için e-fatura kontörü tükenmiştir. Doğru: E-fatura kontörü, bağlı e-belge hesabında kullanılan ayrı bir işlem bakiyesidir.

Uyarı görüldüğünde ilk yapılacak işlem yeni fatura kesmeyi zorlamak değildir. Önce hangi siparişlerin etkilendiği belirlenmeli, sonra e-belge hesabındaki bakiye ve işlem geçmişi incelenmelidir.

Birden fazla sipariş aynı dakikada hata veriyorsa, her sipariş için ayrı ayrı yeni belge oluşturmak yerine ortak hata kaydını inceleyin. Aynı belge daha önce kuyruğa alınmışsa yeni deneme mükerrer fatura veya gereksiz kontör tüketimi doğurabilir.

Karşı durumda tek bir faturada müşteri bilgisi eksikliği veya yanlış belge türü görülüyorsa kontör mesajı yanıltıcı olabilir. Bu kayıt için vergi kimlik numarası, alıcı türü, adres ve belge senaryosu ayrıca kontrol edilmelidir.

Hepsiburada siparişlerinde kontör hangi belge için düşer?

Hepsiburada siparişlerinde kontör, oluşturulan veya alınan her e-belge için düşer. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör kullanır; ayrı bir belge düzenlenirse ayrıca tüketim oluşur.

Örneğin bir sipariş için e-Arşiv Fatura düzenlenmesi bir belge işlemidir. Aynı satış için ayrıca e-İrsaliye hazırlanıyorsa bu, fatura işleminden bağımsız ikinci bir e-belge olarak değerlendirilir.

Bir siparişin birden fazla belge üretip üretmediği, işletmenin iş akışına ve kullandığı yazılıma bağlıdır. Bu yüzden yalnızca sipariş adedine bakarak aylık kontör ihtiyacı hesaplamak eksik sonuç verebilir.

İade, iptal veya düzeltme işlemlerinde yeni belge düzenlenmesi gerekebilir. Önceki belgenin durumu kesinleşmeden yeni belge oluşturmak, hem ek kontör tüketimine hem de mükerrer kayıt riskine yol açabilir.

Kontör planı hazırlanırken giden faturaları, gelen tedarikçi belgelerini ve fatura dışındaki aktif e-belgeleri ayrı satırlarda izleyin. Böylece yalnızca Hepsiburada sipariş sayısına dayanan eksik bir tahmin yerine, gerçek hesap hareketlerine dayalı bir tüketim tablosu oluşturulur.

Yanlış: Bir siparişin iptal edilmesi, önceki fatura işlemindeki kontörün otomatik olarak geri döneceği anlamına gelir. Doğru: İptal, iade veya yeni belge gerekip gerekmediği mevcut belgenin durumuna göre değerlendirilmelidir.

Kontör bittiğinde Hepsiburada fatura akışı nasıl etkilenir?

Kontör bittiğinde Hepsiburada fatura akışı durabilir, belge kuyruğa alınabilir veya işlem hata durumuna geçebilir. Kesin sonuç, sipariş ile e-belge yazılımı arasındaki entegrasyon kuralına bağlıdır.

İlk etkilenebilecek aşama fatura taslağının oluşturulmasıdır. Bazı sistemler sipariş bilgisini alır fakat belge numarası üretmez. Bazı sistemler ise taslağı oluşturur ve yalnızca gönderim aşamasında kontör hatası verir.

Belge GİB sistemine gönderildiyse, kontör uyarısı sonradan görünse bile belge durumunu ayrıca kontrol edin. Başarılı gönderilmiş bir faturayı yalnızca ekranda hata gördüğünüz için yeniden düzenlemek doğru değildir.

Yanlış: Hata alan her sipariş için hemen yeni fatura oluşturulmalıdır. Doğru: Önce mevcut belgenin taslak, kuyruk, başarılı veya reddedildi durumunu kontrol etmek gerekir.

Kontör yenilendikten sonra bekleyen işlemler bazı sistemlerde otomatik yeniden denenir. Bazı sistemlerde ise kullanıcıdan yeniden gönder, kuyruğu çalıştır veya belgeyi onayla adımı istenir.

Yenileme sonrasında sipariş paneli ile e-belge panelini birlikte izleyin. Siparişin tamamlandı görünmesi, faturanın GİB'e başarıyla iletildiğini tek başına kanıtlamaz.

Örneğin sipariş aktarılmış, fatura taslağı oluşmuş, fakat gönderim sırasında bakiye hatası alınmış olabilir. Bu durumda kontör yenilemek taslağı göndermeye yardımcı olabilir; yeni sipariş kaydı açmak veya faturayı baştan oluşturmak ilk adım olmamalıdır.

Kontör yenilendiği halde kuyruk ilerlemiyorsa entegrasyon hizmetinin zamanlanmış görevini, yeniden deneme ayarını ve kullanıcı yetkisini kontrol edin. Manuel yeniden gönderimden önce aynı belgenin gönderim yanıtı veya GİB durum kodu kaydedilmelidir.

Hepsiburada kontör bakiyesi nereden kontrol edilir?

Hepsiburada kontör bakiyesi, çoğunlukla e-belge sağlayıcısının veya entegrasyon yazılımının hesap panelinden kontrol edilir. Hepsiburada satıcı bakiyesi ekranı, e-belge kontörünü göstermeyebilir.

Önce e-belge hesabınıza yönetici yetkisiyle giriş yapın. Menü adı değişebilse de paket, bakiye, kontör, kullanım, işlem geçmişi veya hesap hareketleri gibi bölümleri arayın.

Bakiye ekranında yalnızca kalan toplamı değil, son tüketim hareketlerini de inceleyin. Aynı saat içinde çok sayıda e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya gelen belge işlendiğinde düşüm beklenenden hızlı görünebilir.

İkinci kontrol noktası, Hepsiburada ile bağlı yazılımın entegrasyon loglarıdır. Hata kaydında kontör yetersizliği, yetkilendirme sorunu, belge verisi eksikliği veya bağlantı zaman aşımı farklı mesajlarla gösterilebilir.

GİB ekranları, e-belgenin durumunu doğrulamak için kullanılabilir; ancak özel entegratör hesabındaki kontör bakiyesinin kaynağı değildir. Bakiye ve GİB belge durumu iki ayrı kontrol olarak ele alınmalıdır.

Panelde bakiye görünmüyor veya güncellenmiyorsa farklı bir kullanıcıyla tekrar denemek yerine hesap yetkisini, tarayıcı oturumunu ve sağlayıcının güncel duyurularını kontrol edin. Emin olunmayan durumda mali müşavirinize ve teknik desteğe danışın.

Kontrol sırasında tarih aralığını da inceleyin. Son yedi günün hareketleri ile tüm kullanım geçmişi farklı sonuçlar gösterebilir; özellikle gelen belgeler ve otomatik tekrar denemeler yalnızca sipariş raporunda görünmeyebilir.

Yanlış: Hepsiburada sipariş ekranındaki satış toplamı kontör bakiyesini gösterir. Doğru: Kontör için e-belge hesabındaki kalan bakiye ve işlem hareketi esas alınmalıdır.

Hepsiburada kontör yenileme işlemi nasıl yapılır?

Hepsiburada kontör yenileme işlemi, Hepsiburada satış panelinden değil, bağlı e-belge hesabının paket veya bakiye ekranından yapılır. Menü ve ödeme adımları sağlayıcıya göre değişebileceği için ekrandaki güncel yönlendirme izlenmelidir.

Önce mevcut kullanım hızınızı hesaplayın. Son dönemde düzenlenen giden belgeleri, alınan gelen belgeleri ve ayrıca oluşturulan e-İrsaliye gibi belgeleri birlikte değerlendirin.

Tek havuz mantığında e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi desteklenen e-belgeler aynı kontör bakiyesinden kullanılabilir. Hangi belgenin hesabınızda aktif olduğunu sözleşme ve panel üzerinden doğrulayın.

Paketi seçerken yalnızca bugün oluşan eksikliği değil, bekleyen siparişleri ve planlanan satış yoğunluğunu da hesaba katın. İhtiyaç hesabında rakamdan emin değilseniz tahmini yerine son kullanım hareketlerini esas alın.

Ödeme veya yenileme tamamlandıktan sonra hesabın bakiye ekranını yeniden açın. Bakiye artışı görünmüyorsa aynı işlemi tekrarlamadan ödeme kaydı, hesap numarası ve işlem onayını kontrol edin.

Kontör satın alma ekranı Hepsiburada hesabınızda görünüyorsa bile bunun e-belge bakiyesi olup olmadığını doğrulayın. Yanlış hesaba yapılan işlem, mağaza siparişlerini değil e-belge gönderimini etkileyen sorunu çözmeyebilir.

Uygulama sırası basittir: önce hareket geçmişini dışa aktarın veya kaydedin, sonra bekleyen belge sayısını belirleyin, ardından paketi seçin ve ödeme sonucunu doğrulayın. Son aşamada bakiye ekranını yenileyip bir bekleyen belge üzerinde kontrollü deneme yapın.

Yenileme işlemi tamamlanmış görünmesine rağmen bakiye değişmiyorsa ikinci kez ödeme yapmayın. İşlem numarası, ödeme zamanı ve kullanıcı hesabıyla sağlayıcı desteğine başvurun; aynı siparişi farklı menülerden tekrar göndermek sorunu büyütebilir.

Kontör yenilendikten sonra bekleyen Hepsiburada faturaları nasıl işlenir?

Kontör yenilendikten sonra bekleyen Hepsiburada faturaları, önce belge durumları incelenerek işlenmelidir. Bakiye artışı, her sistemde bekleyen belgelerin otomatik gönderileceği anlamına gelmez.

İlk olarak e-belge panelinde taslak, bekleyen, gönderim hatası ve gönderildi durumlarını ayırın. Aynı sipariş numarasına bağlı iki farklı belge varsa, hangisinin geçerli olduğunu belge numarası ve GİB yanıtıyla doğrulayın.

1. Kontör bakiyesinin yenileme sonrasında göründüğünü doğrulayın.
2. Bekleyen belge listesini tarih ve sipariş numarasına göre filtreleyin.
3. Her belgenin GİB veya özel entegratör durumunu ayrı ayrı inceleyin.
4. Yalnızca gönderilmemiş belgeleri entegrasyonun yeniden deneme işleviyle çalıştırın.
5. Başarılı gönderilen belgelerin numarasını sipariş kaydıyla eşleştirin.

Otomatik yeniden deneme özelliği bulunmuyorsa, yazılımda yeniden gönder, kuyruğu çalıştır veya senkronize et gibi bir işlem bulunabilir. Ekran adı değişebileceği için işlemden önce yazılım yardımını ve teknik dokümantasyonu kontrol edin.

Fatura gönderildikten sonra siparişin durumunu ayrıca güncelleyin. Bazı entegrasyonlar belge sonucunu Hepsiburada sistemine aktarırken, bazıları yalnızca e-belge panelinde kayıt tutabilir.

Otomatik fatura akışlarının nasıl çalıştığını anlamak için [Ingenico POS ile e-Arşiv Fatura Kesme rehberine](/blog/ingenico-pos-ile-e-arsiv-fatura-kesme-otomatik-fatura-akisi) bakabilirsiniz. Bu rehber, farklı bir satış kanalında belge akışı ve tekrar kontrolü açısından karşılaştırma sağlar.

Örneğin beş bekleyen faturadan üçü taslak, biri gönderim hatalı, biri başarılı görünüyorsa yalnızca ilk dört kayıt için işlem gerekip gerekmediğini ayrı ayrı belirleyin. Başarılı kaydı yeniden göndermek yerine numarasını siparişe yazın ve diğer kayıtların hata nedenini çözün.

Yeniden gönderim sonrasında aynı siparişin hem Hepsiburada tarafında hem e-belge panelinde tamamlandığını doğrulayın. Belge numarası oluşmadan sipariş durumunu manuel tamamlamak, daha sonra hangi siparişin gerçekten faturalandığını izlemeyi zorlaştırır.

Hepsiburada entegrasyon bağlantısı kontör sorunundan nasıl ayırt edilir?

Hepsiburada entegrasyon bağlantısı sorunu ile kontör sorunu, hata mesajı ve işlem kaydı karşılaştırılarak ayırt edilir. Bakiye yeterliyse bağlantı yetkisi, veri eşleşmesi veya uygulama erişimi incelenmelidir.

Kontör hatasında genellikle bakiye yetersizliği veya işlem hakkı bulunmadığı belirtilir. Bağlantı hatasında ise yetki süresi, kullanıcı erişimi, API bağlantısı, mağaza tanımı veya zaman aşımı gibi farklı ifadeler görülebilir.

İncelemeyi üç noktada yapın: Hepsiburada sipariş aktarım ekranı, aracı muhasebe veya ticari yazılım ve e-belge sağlayıcı paneli. Sadece bir ekranda hata görmek, sorunun o sistemde başladığını kanıtlamaz.

T-Soft kullanan işletmeler, [T-Soft e-Fatura entegrasyonu ve kontör bağlantısı rehberini](/blog/t-soft-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) bağlantı ile bakiye adımlarını ayırmak için inceleyebilir. Akınsoft kullananlar için [Akınsoft e-Fatura entegrasyonu rehberi](/blog/akinsoft-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) benzer bir kontrol çerçevesi sunar.

Paraşüt kullanan işletmeler [Paraşüt e-Fatura entegrasyonu ve kontör rehberinde](/blog/parasut-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) hesap bağlantısı ile kontör kontrolünü birlikte değerlendirebilir. Bu içerikler Hepsiburada ekranının birebir kopyası değildir; aracı yazılım mantığını anlamaya yardımcı olur.

Zirve üzerinden ayrıca satış belgesi oluşturuyorsanız [Zirve e-Arşiv Fatura kesme rehberindeki](/blog/zirve-ile-e-arsiv-fatura-kesme-otomatik-fatura-akisi) otomatik akış kontrollerini inceleyin. Aynı hata farklı kanallarda tekrarlanıyorsa sorun mağaza bağlantısından çok ortak e-belge hesabında olabilir.

Bağlantı kontrolünde önce son başarılı aktarım zamanını bulun, sonra ilk hatalı aktarım zamanını kaydedin. Sadece son hatayı incelemek yerine bu iki kayıt arasındaki yetki değişikliği, parola yenilemesi veya yazılım güncellemesi gibi farkları araştırın.

Yanlış: Bakiye yeterliyse tüm kontör uyarıları yanlış görüntülenmiştir. Doğru: Yeterli bakiye sonrasında bağlantı yetkisi, belge verisi ve kuyruk durumları ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

Hepsiburada satışında e-Fatura ve e-Arşiv kontörü nasıl kontrol edilir?

Hepsiburada satışında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının durumu ve işlem koşullarına göre belirlenir; her iki belge de ayrı bir e-belge işlemi olarak kontör tüketir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa uygun koşullarda e-Fatura düzenlenebilir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura gündeme gelebilir; ancak işlem türü, mükellefiyet ve güncel GİB kuralları ayrıca doğrulanmalıdır.

Belge türünü yalnızca sipariş ekranındaki müşteri bilgisine bakarak değiştirmeyin. Vergi kimlik bilgisi, unvan, adres ve alıcı türü hataları kontör yetersizliğine benzeyen başka hata mesajları oluşturabilir.

İşletmeniz e-Fatura akışını [e-Fatura ürün sayfasındaki](/urun/e-fatura) özelliklerle, e-Arşiv sürecini ise [e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki](/urun/e-arsiv-fatura) belge adımlarıyla karşılaştırabilir. Sayfalardaki güncel kapsamı kendi hesap tanımınızla birlikte değerlendirin.

Her yeni e-Fatura veya e-Arşiv Fatura için 1 kontör düşmesi, belge türlerinin aynı olduğu anlamına gelmez. Muhasebe kayıtları, numara serileri, saklama ve gönderim sonuçları belge türüne göre farklılaşabilir.

Belge türü konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat kapsamı, istisnalar ve uygulama koşulları işlem türüne göre değişebilir; yalnızca entegrasyon ekranındaki öneriye güvenmeyin.

İade veya değişim akışında da önceki belgenin statüsünü inceleyin. Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu için her durumda otomatik olarak aynı belge türünü seçmek yerine, işlemin güncel mevzuat ve işletme senaryosuna uygunluğu mali müşavirle değerlendirilmelidir.

E-Fatura ve e-Arşiv ekranlarında aynı sipariş numarasını, alıcı bilgisini ve belge tarihini karşılaştırın. Kontör düşümü görünse bile gönderim sonucu başarısızsa, belgeyi tekrar oluşturmadan önce mevcut kaydın nedenini ve durumunu inceleyin.

Bir küçük işletme Hepsiburada kontör bitti sorununu nasıl çözer?

Bir küçük işletme, Hepsiburada kontör bitti sorununu sipariş sayısı ile tüm e-belge hareketlerini birlikte hesaplayarak çözebilir. Tek başına mağazadaki tamamlanan sipariş sayısı yeterli bir tahmin değildir.

Örneğin bir mahalle marketi, bir günde çevrim içi 35 sipariş için fatura düzenlesin. Bu belgeler e-Fatura veya e-Arşiv olarak oluşturulduğunda 35 giden belge için 35 kontör kullanılır.

Aynı marketin tedarikçilerinden dört gelen e-Fatura aldığını varsayalım. Gelen belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için toplam kullanım 39 kontöre çıkar. Ayrıca iki ayrı e-İrsaliye oluşturulduysa toplam 41 belge işlemi oluşur.

Market sahibi bu durumda önce 41 işlemin gerçekten oluşup oluşmadığını panelden doğrulamalıdır. Taslakta kalan, iptal edilen veya başarısız görünen kayıtlar ayrı incelenmeli; aynı sipariş için yeni belge kesmeden önce belge numarası kontrol edilmelidir.

Kontör yenilendikten sonra bekleyen beş fatura varsa, market sahibi bunları sipariş numarasıyla eşleştirerek sırayla göndermelidir. Bir faturanın başarılı sonucu görülmeden aynı siparişe tekrar belge üretmek gereksiz tüketim ve mükerrerlik riski taşır.

Bu örnekteki sayılar yalnızca hesaplama yöntemini gösterir. Her işletmenin belge türü, gelen belge hacmi, iade süreci ve entegrasyon kuralı farklı olabilir; kendi işlem geçmişiniz gerçek planlama verisidir.

Market sahibi haftalık olarak üç ayrı kayıt tutabilir: tamamlanan siparişler, gönderilmiş belgeler ve bekleyen belgeler. Bu üç liste birbirine eşit değilse farkın taslak, iptal, bağlantı veya bakiye kaynaklı olup olmadığı belge numaralarıyla araştırılmalıdır.

Karşı durumda markette yalnızca bir siparişin hatası varsa toplu paket yenilemeden önce o siparişin alıcı bilgilerini ve belge türünü kontrol etmek daha doğru olabilir. Genel bakiye uyarısı ile tek belge veri hatası aynı işlem adımıyla çözülmez.

Hepsiburada kontör bitmesini önlemek için hangi kontrol listesi kullanılmalı?

Hepsiburada kontör bitmesini önlemek için aylık belge tüketimi, gelen belgeler ve bekleyen siparişler düzenli kontrol edilmelidir. Uyarı geldikten sonra işlem yapmak yerine düşük bakiye eşiği önceden izlenmelidir.

Aşağıdaki listeyi mali müşavir, mağaza yöneticisi ve entegrasyon sorumlusu birlikte uygulayabilir. Her madde tamamlandığında tarih, kullanıcı ve kontrol sonucu işlem kaydına yazılmalıdır.

• Son dönemde düzenlenen giden e-Fatura ve e-Arşiv Fatura adedini kontrol edin.
• Aynı dönemde alınan gelen e-belgelerin kontör tüketimini ayrıca hesaplayın.
• e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet gibi aktif belgeleri toplam plana ekleyin.
• Hepsiburada siparişleri ile e-belge panelindeki başarılı belge numaralarını eşleştirin.
• Taslakta ve kuyrukta kalan belgeleri haftalık olarak ayrı bir listeye alın.
• Kontör yenileme işleminin hangi kullanıcı tarafından ve hangi tarihte yapıldığını kaydedin.

Otomatik uyarı özelliği varsa e-posta alıcılarını ve bildirim yetkilerini kontrol edin. Böyle bir özellik yoksa, kullanım raporunu belirli bir gün ve sorumlu kişi üzerinden manuel takip edin.

Kontrol listesi, mevzuat kararının yerine geçmez. Belge türü, zorunluluk veya özel işlem hakkında tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uzman notu: Bakiye yenilemeden önce en son başarılı belge numarasını ve son başarısız sipariş numarasını mutlaka kaydedin. Bu iki kayıt, tekrar fatura oluşturma riskini önemli ölçüde azaltır.

Listeyi yalnızca ay sonunda değil, yoğun kampanya veya indirim dönemlerinden önce de uygulayın. Yeni satış kanalı, yeni belge türü veya otomatik gelen belge akışı eklendiğinde önceki tüketim planı artık geçerli olmayabilir.

Her kontrolde sorumlu kişi ve sonraki kontrol tarihini yazmak, aynı hatanın farklı kullanıcılar tarafından tekrar incelenmesini önler. Bakiye azaldığında paketi yenileme kararını işlem geçmişi ve bekleyen belge sayısıyla birlikte verin.

Özet: 5 maddede Hepsiburada kontör bitti çözümü

Hepsiburada kontör bitti çözümü, önce e-belge bakiyesini doğrulamayı, sonra belge durumlarını ayırmayı ve en son bekleyen akışı yeniden çalıştırmayı gerektirir.

• Hepsiburada kontör bitti uyarısının genellikle e-belge hesabındaki kullanılabilir bakiye ile ilgili olduğunu doğrulayın.
• Gelen ve giden her e-belgenin 1 kontör düşürdüğünü, ayrı e-İrsaliye gibi belgelerin ayrıca tüketim oluşturabileceğini hesaplayın.
• Kontör yenilemeden önce taslak, kuyrukta, başarılı ve reddedildi durumlarını belge numarasıyla karşılaştırın.
• Bakiye bulunduğu halde hata sürüyorsa entegrasyon yetkisini, belge türünü ve bağlantı kayıtlarını ayrıca kontrol edin.
• Yenileme sonrasında bekleyen belgeleri kontrollü biçimde yeniden gönderin ve sipariş kayıtlarıyla eşleştirin.

Bu beş adım, sorunu yalnızca ödeme işlemi olarak değil, uçtan uca belge akışı olarak ele alır. Böylece mağaza siparişi, muhasebe kaydı ve GİB gönderim sonucu birlikte izlenir.

Fatura oluşturuldu mu, gönderildi mi ve alıcıya iletildi mi soruları birbirinden farklıdır. Her aşamanın durumunu ayrı kontrol etmek, özellikle yoğun satış dönemlerinde tekrar belge üretme riskini azaltır.

Kontör hesabı, Hepsiburada mağaza bakiyesinden ayrı olduğu için doğru paneli kontrol etmek gerekir. Menü adları değişse de bakiye, kullanım hareketi, bekleyen belgeler ve entegrasyon logları temel kontrol alanlarıdır.

Son kontrol olarak, yenileme sonrasında başarıyla gönderilen son belge numarasını ve hâlâ bekleyen ilk siparişi kaydedin. Bu iki kayıt, sonraki destek başvurusunda sorunun bakiye, bağlantı veya belge verisi kaynaklı olduğunu daha hızlı ayırmaya yardımcı olur.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve ücretsiz e-fatura portalı bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır; kullanım süresi 12-18 aydır.