Havuz Kontör Nedir? Kullanım Alanları ve Dikkat Edilecekler

Havuz Kontör Nedir? Tanımı, Nerede Kullanılır, Nelere Dikkat Edilir

Havuz kontör, birden fazla e-belge hizmetinde ortak kullanılan belge gönderim ve alma bakiyesidir; bu nedenle tek havuz kontör demektir.

Bu kavram, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer desteklenen e-belgeleri kullanan işletmelere yarar. İşletme, her hizmet için ayrı bakiye takip etmek yerine ortak kalan kontör üzerinden kullanımını planlar.

Bu model özellikle belge türü ay içinde değişen işletmelerde anlamlıdır. Örneğin kafe, alış faturalarını e-Fatura olarak alırken satışlarında e-Arşiv kullanabilir. Tek bakiyeyi izlemek, iki ayrı kota arasında gereksiz aktarım ihtiyacını azaltır.

Ancak ortak bakiye, belge düzenleme yetkisinin veya mevzuat yükümlülüğünün yerine geçmez. İşletme önce hangi belgeyi düzenlemesi gerektiğini belirlemeli, sonra bu işlemin havuz kapsamını kontrol etmelidir.

Ayrı hizmet kotalarında her belge türü kendi bakiyesinden düşer. Havuz modelinde ise pakete dahil edilen hizmetler aynı kontör bakiyesini paylaşır. Ancak hizmet kapsamı sağlayıcının paket tanımında açıkça yazmalıdır.

Havuz kontör bir vergi türü, belge formatı veya GİB başvuru yöntemi değildir. E-belge işlemlerinin sayısını takip etmek için kullanılan ticari bir kullanım birimidir.

Örneğin bir işletme aynı ay içinde e-Fatura gönderiyor, e-Arşiv düzenliyor ve e-İrsaliye oluşturuyorsa, bu belgeler pakete dahil edildiğinde ortak bakiyeden düşebilir. Her belgenin sayım kuralı ayrıca incelenmelidir.

Belge türünü doğru seçmek de önemlidir. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkları anlamak için fatura tipi nedir açıklamasına bakılabilir.

Havuzun bütün elektronik hizmetleri otomatik olarak kapsadığı varsayılmamalıdır. Paket kapsamı, gelen ve giden belge kuralları, kullanım süresi ve yeniden gönderim şartları satın alma öncesinde kontrol edilmelidir.

Havuz kontör nasıl çalışır?

Havuz kontör, hesaba tanımlanan ortak bakiyenin desteklenen e-belge işlemleriyle azalması şeklinde çalışır.

İşletme önce bir paket veya kullanım hakkı edinir. Ardından yetkili kullanıcı, portal ya da entegrasyon üzerinden belge türünü seçer ve işlemi tamamlar. Sistem, kendi sayım kuralına göre kalan bakiyeyi günceller.

1. İşletme hesabında ortak bir kontör bakiyesi tanımlanır.
2. Paket kapsamındaki e-belge hizmetleri bu bakiyeye bağlanır.
3. Gelen veya giden belge işlemi tamamlandığında kullanım kaydı oluşur.
4. Panelde toplam kullanım ve kalan kontör miktarı izlenir.

İşlem akışında belgenin hazırlanması, imzalanması ve gönderilmesi farklı ekranlarda gerçekleşebilir. Bu nedenle kullanıcı, yalnızca sonucun başarılı görünmesine değil, hareket kaydındaki belge türüne ve düşen bakiyeye de bakmalıdır.

Adım adım kontrol için önce işlem numarasını, ardından belge türünü ve yönünü açın. Sonra önceki bakiye ile sonraki bakiyeyi karşılaştırın; uyuşmazlık varsa destek kaydı oluşturun.

Bu yapı, kullanımın sınırsız olduğu anlamına gelmez. Ortak bakiyenin azalması, farklı belge türleri arasında planlama yapılmasını gerektirir.

Uzman notu: Kontör düşümünü tahmin ederken yalnızca belge numarasına değil, paneldeki işlem hareketine bakın; aynı belgenin yeniden gönderim kaydı ayrı görünebilir.

Bir kontör doğrudan para, vergi veya fatura tutarı değildir. Belgenin satış bedeli, KDV oranı ya da satır sayısı kontörün parasal karşılığını belirlemez.

Örneğin e-Fatura gönderimiyle e-Arşiv gönderimi aynı havuza bağlıysa, işletme aylık toplam belge sayısını birlikte izler. Bir hizmette düşük, diğerinde yüksek kullanım olması toplam bakiyeyi etkiler.

Bu nedenle portal ekranında hizmet bazında değil, toplam kalan bakiye ve belge hareketleri birlikte incelenmelidir. Sağlayıcı farklı hizmetlere farklı sayım katsayıları uyguluyorsa, sözleşmedeki açıklama esas alınır.

Havuz kontör hangi e-belgelerde kullanılır?

Havuz kontör, pakete dahil edilmiş e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemlerinde kullanılabilir.

e-Fatura, kayıtlı elektronik fatura kullanıcıları arasındaki fatura işlemini ifade eder. Bir işletmenin gönderdiği ve aldığı e-Fatura belgeleri, ilgili havuz modelinde kullanım hesabına dahil edilebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sisteminin kapsamı dışında kalan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen fatura türüdür. Bu belgeyi kullanan işletme, satış kanallarındaki belge hacmini ayrıca tahmin etmelidir.

e-İrsaliye, mal hareketini elektronik ortamda belgeleyen sevk belgesidir. Belgenin amacı ve düzenlenme koşulları için sevk irsaliyesi nedir açıklaması incelenebilir.

e-SMM, serbest meslek erbabının elektronik serbest meslek makbuzu düzenlemesini sağlar. e-MM ise müstahsil makbuzunun elektronik ortamda hazırlanması ve iletilmesiyle ilgilidir.

e-Bilet, bilet düzenleme süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesini ifade eder. Bilet hacmi yüksek işletmelerde dönemsel kullanım, toplam kontör hesabını belirgin biçimde değiştirebilir.

Bir mali müşavir panelinde farklı müşterilerin belgeleri de aynı ekranda izlenebilir; bu görünüm ortak havuzla aynı şey değildir. Her şirketin hesap ve yetki eşleşmesi ayrı kontrol edilmelidir.

UBL-TR ise e-belgelerin yapısal veri formatıyla ilgilidir; havuz kontörün kendisi değildir. Belge içeriği ve teknik format hakkında UBL-TR nedir yazısı yardımcı olur.

e-Defter, e-İmza veya e-Mutabakat gibi hizmetlerin aynı havuzdan düşüp düşmediği ayrıca kontrol edilmelidir. Ürün adı listede bulunuyor diye her işlem için otomatik kontör düşümü olduğu kabul edilmemelidir.

e-Defter dosyasının oluşturulması, e-İmza kullanılması veya mutabakat davetinin gönderilmesi farklı işlem türleridir. Bu işlemler ürün listesinde yer alsa bile kontör sayımı belge adedi, işlem adedi veya ayrı hizmet koşuluna bağlanabilir.

Havuz kontör kullanımında gelen ve giden belge nasıl sayılır?

Havuz kontör kullanımında gelen ve giden belgeler, sağlayıcının belirlediği belge sayım kuralına göre bakiyeden düşer.

DİKKAT: efaturakontor.com tarafından belirtilen havuz modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu kural, yalnızca giden faturaları sayan bir sistemden farklıdır.

Örneğin işletme bir ay içinde 100 e-Fatura alıyor ve 75 e-Arşiv gönderiyorsa, bu belgeler ilgili havuza dahilse toplam kullanım 175 kontör olur. Bu hesapta fatura tutarı veya satır sayısı esas alınmaz.

Bir e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM işlemi de pakete dahilse aynı mantıkla toplam belge adedine eklenebilir. Fakat taslak, test, iptal veya yeniden gönderim durumlarının sayımı uygulama koşullarına göre değişebilir.

Gelen belge sayısını tahmin etmek için yalnızca tedarikçi listesini değil, son aylardaki gerçek gelen kutusu kayıtlarını kullanın. Aynı tedarikçi birden fazla belge gönderiyorsa her kayıt toplamı artırabilir.

Yanlış: Gelen kutusundaki belgeler sadece arşivlenir, kontör hesabına girmez. Doğru: Bu modelde gelen her belge de 1 kontör olarak planlamaya eklenir.

Belgenin sistemde oluşması, imzalanması, GİB'e iletilmesi ve alıcıya ulaşması farklı işlem aşamalarıdır. Kontörün hangi aşamada düşeceği panel hareketlerinden ve hizmet şartlarından doğrulanmalıdır.

Red yanıtı, belgenin alıcı tarafından kabul edilmediğini gösteren ayrı bir işlem kaydı olabilir. Bu yanıtın yeni bir kontör tüketip tüketmediği için red yanıtı nedir açıklamasıyla birlikte sağlayıcı kuralı incelenmelidir.

Aylık rapor hazırlanırken gelen kutusu, giden kutusu ve işlem durumları ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Böylece yalnızca satış faturalarına bakarak eksik kontör tahmini yapılmasının önüne geçilir.

Havuz kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Havuz kontör ihtiyacı, beklenen gelen belgeler ile giden belgelerin ve diğer desteklenen belge türlerinin toplamıyla hesaplanır.

Pratik formül şöyledir: Gereken kontör = beklenen gelen belgeler + beklenen giden belgeler + diğer desteklenen e-belgeler + işletmenin belirlediği emniyet payı.

1. Son aylardaki gelen e-Fatura ve diğer kabul edilen belgelerin adedini çıkarın.
2. Son aylardaki giden e-Fatura, e-Arşiv ve diğer belgeleri ayrı ayrı sayın.
3. Sezon, kampanya, şube veya yeni müşteri etkisini aylık tahmine ekleyin.
4. Hangi belge türlerinin aynı havuzdan düştüğünü hizmet şartlarından doğrulayın.
5. Beklenmeyen artışlar için mevzuata bağlı olmayan bir işletme planlama payı belirleyin.

Örneğin küçük bir işletme ayda 350 satış belgesi, 120 alış belgesi, 80 e-Arşiv belgesi ve 40 e-İrsaliye öngörüyorsa temel ihtiyaç 590 kontördür.

İşletme kendi planlama politikasıyla yüzde 10 emniyet payı eklemek isterse hesap 649 kontöre çıkar. Bu yüzde resmi bir zorunluluk değil, yalnızca örnek bir bütçe yaklaşımıdır.

Örnek hesabı aylık tabloya yazmak denetimi kolaylaştırır: belge türü, gelen adet, giden adet, toplam ve tahmin farkı sütunları açılır. Bir sonraki ay gerçekleşen değer son sütuna eklenir.

Sezonluk işletmelerde tek bir ayın verisi yeterli olmayabilir. Bayram, turizm sezonu, okul dönemi veya kampanya ayları ayrıca incelenerek en yüksek kullanım dönemine göre plan yapılmalıdır.

Belge zorunluluğu, e-belge kapsamı ve mükellef koşulları faaliyet alanına göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Havuz kontör paketi seçerken hangi koşullar kontrol edilir?

Havuz kontör paketi seçerken belge kapsamı, gelen-giden sayım kuralı, kullanım süresi ve bakiye yönetimi birlikte kontrol edilmelidir.

İlk olarak paketin hangi e-belgelerde geçerli olduğu okunmalıdır. e-Fatura ve e-Arşiv dahilken e-İrsaliye veya e-SMM ayrı tutulabilir; paket başlığındaki genel ifadeler tek başına yeterli değildir.

İkinci olarak bir belgenin kaç kontör düşürdüğü öğrenilmelidir. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; farklı hizmetlerdeki özel koşullar ayrıca incelenmelidir.

Üçüncü kontrol noktası kullanım süresidir. Kontörlerin hangi tarihe kadar kullanılabileceği, süresi dolan bakiyenin devredilip devredilmediği ve kullanılmayan miktar için hangi şartların uygulandığı açıkça sorulmalıdır.

Yanlış: Paket süresi bitse bile kullanılmayan kontörler mutlaka devam eder. Doğru: Devir koşulu açıkça yazmıyorsa sürenin sonunda bakiyenin durumunu sağlayıcıdan teyit edin.

Satın alma öncesi örnek bir belge akışıyla test yapmak da yararlıdır. Bir gelen, bir giden ve başarısız işlem için panelde hangi kaydın oluştuğu sorulmalıdır.

Dördüncü olarak otomatik yenileme, kullanıcı yetkileri, kalan bakiye uyarısı ve raporlama ekranı kontrol edilmelidir. Bu bilgiler, özellikle birden fazla personelin belge düzenlediği işletmelerde önem taşır.

Beşinci olarak taslak, iptal, red, yeniden gönderim ve başarısız işlem kayıtlarının kontör hesabına etkisi öğrenilmelidir. Bu ayrıntılar yazılı açıklama veya destek kaydıyla teyit edilebilir.

Mevcut seçenekleri karşılaştırırken havuz kontör paketleri sayfasındaki kapsam ve güncel koşullar incelenebilir. Fiyat, süre veya mevzuat hakkında karar vermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Havuz kontör ve e-belge süreçleri nasıl takip edilir?

Havuz kontör süreçleri, kalan bakiye, gelen-giden belge listeleri, işlem durumları ve aylık raporlar birlikte izlenerek takip edilir.

İlk kontrol, panelde görünen toplam kalan kontördür. Bu değer tek başına yeterli değildir; hangi hizmetin ne kadar kullandığı ve son işlemin ne zaman işlendiği de görüntülenmelidir.

Takip için ayın ilk iş gününde başlangıç bakiyesini kaydedin; ay sonunda kullanım raporuyla karşılaştırın. Bu iki tarih arasındaki fark, paneldeki belge hareketleriyle açıklanabilmelidir.

Rapor dışa aktarılıyorsa dosya tarihi ve hesap adı saklanmalıdır. Böylece mali müşavir, işletme sahibi ve yetkili personel aynı dönemin verisini karşılaştırır.

Gelen kutusu, işletmeye ulaşan e-belgeleri gösterir. Giden kutusu ise işletmenin oluşturup gönderdiği belgeleri izlemeye yarar. Her iki kutu, aylık kullanım tahmininin temel verisini oluşturur.

Belge durumları kabul edildi, reddedildi, bekliyor veya hata aldı gibi farklı sonuçlar gösterebilir. Her durumun kontör etkisi aynı olmayabileceği için rapor ekranındaki işlem açıklaması incelenmelidir.

Muhasebe kayıtlarıyla portal kayıtları düzenli karşılaştırılmalıdır. Örneğin muhasebe programında 500 satış belgesi görünürken portalda 530 giden işlem varsa, farkın nedeni yeniden gönderim veya farklı belge türleri olabilir.

Arşivleme ile kontör kullanımı da birbirinden ayrılmalıdır. Bir belgenin güvenli şekilde saklanması, yeni belge düzenleme işleminden farklı bir hizmet koşuluna tabi olabilir.

Birden fazla kullanıcı varsa, hangi personelin hangi belge türünü düzenlediği izlenmelidir. Yetki tanımı, hatalı belge düzenlemelerini azaltır ve ay sonunda gerçekleşen kullanımın açıklanmasını kolaylaştırır.

Kalan bakiye kritik seviyeye yaklaşmadan önce aylık ortalama kullanım yeniden hesaplanmalıdır. Böylece yalnızca son anda paket aramak yerine işletmenin gerçek belge trafiğine dayalı plan yapılır.

Havuz kontör küçük işletmelerde nasıl planlanır?

Küçük işletmelerde havuz kontör, aylık belge hacmi ve faaliyet dönemleri üzerinden basit bir kullanım tablosuyla planlanır.

Örneğin küçük bir market sahibi olan Mehmet Bey, ayda 220 gelen e-Fatura, 480 giden e-Arşiv Fatura ve 35 e-İrsaliye beklesin. Bu belgelerin tamamı ilgili havuza dahilse aylık temel kullanım 735 kontördür.

Mehmet Bey yalnızca satış faturalarını sayarsa 480 kontörlük eksik bir plan yapar. Gelen belgeler ve sevk belgeleri hesaba katıldığı için gerçek tahmin 735 belgeye ulaşır.

Pratikte Mehmet Bey'in sorumluluğu üç adıma ayrılabilir: sabah gelen kutusunu kontrol etmek, gün sonunda giden belgeleri saymak, hafta sonunda kalan bakiyeyi gözden geçirmek. Bu rutin, son dakika eksikliği riskini azaltır.

Haftalık tabloda beklenen ve gerçekleşen belge sayıları ayrı tutulmalıdır. Gerçekleşen sayı sürekli yüksek çıkıyorsa, sonraki paket hesabı yalnızca ortalamaya değil, yükselen trende göre yapılmalıdır.

Önceki üç ayın verileri karşılaştırıldığında 735 adedin sabit mi, yoksa kampanya dönemine mi ait olduğu anlaşılır. Yeni şube açılışı veya ürün sevkiyatındaki artış, sonraki ayların hesabına eklenmelidir.

Marketin bazı satışları için farklı belge türleri kullanılabilir. Hangi müşteriye hangi belgenin düzenleneceği, işletmenin mükellefiyet durumuna ve güncel mevzuata göre belirlenmelidir.

Mehmet Bey ay sonunda gelen kutusundaki 220 belgeyi, giden kutusundaki 480 belgeyi ve sevk kayıtlarındaki 35 işlemi karşılaştırır. Fark varsa taslak, iptal veya yeniden gönderim kayıtlarını kontrol eder.

Yeni bir e-SMM, e-MM veya e-Bilet süreci başlatılırsa havuz hesabı yeniden yapılmalıdır. İşletme, kullanılmayacak bir belge türünü hesaba katarak gereksiz yüksek tahmin oluşturmamalıdır.

Bu örnek, yalnızca planlama yöntemini gösterir. E-belge zorunluluğu veya belge türü seçimi için faaliyet alanına ilişkin güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Havuz kontör kullanımında hangi hatalar yapılır?

Havuz kontör kullanımındaki başlıca hatalar, gelen belgeleri saymamak, paket kapsamını okumamak ve işlem durumlarını yanlış yorumlamaktır.

Yanlış: Havuz kontör yalnızca giden faturaları kapsar. Doğru: Belirtilen modelde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle iki yönlü belge trafiği birlikte hesaplanır.

Yanlış: Bir belgede 20 kalem varsa 20 kontör gerekir. Doğru: Belge başına düşüm kuralı uygulanıyorsa sayım belge üzerinden yapılır; yine de ilgili hizmetin özel şartı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Red yanıtı her zaman yeni bir belge gibi kesin olarak sayılır. Doğru: Red, iptal veya yeniden gönderim kayıtlarının kontör etkisi sistem uygulamasına göre değişebilir ve panelden doğrulanmalıdır.

Yanlış: Düşük kontör uyarısı gelmediyse kullanım planı günceldir. Doğru: Uyarı eşiği yanlış tanımlanmış olabilir; işletme kendi aylık ortalamasını da ayrıca izlemelidir.

Hatalı alıcı bilgisiyle belge göndermek yalnızca kontör değil, düzeltme süresi açısından da sorun yaratabilir. Gönderim öncesi vergi kimlik numarası ve alıcı unvanı kontrol edilmelidir.

Bir diğer hata, yalnızca mevcut ayın kullanımına bakarak paket seçmektir. Sezon, kampanya, yeni müşteri, şube veya ürün grubu değişiklikleri gelecek dönem belge sayısını artırabilir.

Süresi olan kontörleri son haftaya bırakmak da risklidir. Kullanım süresi, devir ve iade koşulları satın alma sırasında okunmalı; belirsiz maddeler yazılı olarak sorulmalıdır.

Birden fazla şirket veya şube aynı kullanıcı hesabında görünüyorsa belge hareketleri karışabilir. Her işletmenin mükellef bilgisi, kullanıcı yetkisi ve kontör bakiyesi doğru hesapla eşleştirilmelidir.

Son olarak kontör sayısını yalnızca satış ekibinden gelen tahmine göre belirlemek doğru değildir. Muhasebe kayıtları, gelen-giden kutusu ve önceki dönem raporları birlikte değerlendirilmelidir.

Havuz kontör ile hizmet bazlı kontör arasındaki fark nedir?

Havuz kontör ile hizmet bazlı kontör arasındaki temel fark, bakiyenin tüm desteklenen hizmetlerde ortak mı, yoksa belge türlerine ayrı mı tutulduğudur.

Havuz modelinde belge türleri arasında esneklik görülebilir; fakat bu esneklik yalnızca pakete dahil hizmetler için geçerlidir. Ayrı hizmet kotalarında kullanılmayan bakiyenin başka hizmete aktarılması mümkün olmayabilir.

İki model arasında karar vermek için son altı ayı belge türlerine göre gruplayın. Bir hizmetteki artış diğerindeki düşüşü telafi ediyorsa havuz modeli; her hacim sabitse ayrı kota modelinin izlenebilirliği daha yüksek olabilir.

Örneğin işletme bir ay e-Arşivde yoğun, sonraki ay e-İrsaliyede yoğun çalışıyorsa ortak havuz toplam belge sayısını dengeleyebilir. Hizmet bazlı modelde ise her alanın kendi kotası ayrı takip edilir.

Karar verirken yalnızca toplam kontör miktarı karşılaştırılmamalıdır. Gelen belgelerin sayılması, kullanım süresi, raporlama, yeniden gönderim ve hesaplar arası kullanım koşulları da değerlendirilmelidir.

Bu tablo genel bir karar çerçevesidir; her sağlayıcının sözleşme ve panel uygulaması farklı olabilir. Kesin karar, güncel paket açıklaması ve işletmenin son dönem belge verileri birlikte incelenerek verilmelidir.

Havuz kontör hesabı için hangi kontrol listesi kullanılmalı?

Havuz kontör hesabı için belge kapsamını, kullanım yönünü, süreyi, raporu ve işletme bilgilerini doğrulayan bir kontrol listesi kullanılmalıdır.

Aşağıdaki liste, paket veya hizmet değişikliği öncesinde yazılı olarak yanıtlanması gereken temel soruları toplar.

• Pakete hangi e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemlerinin dahil olduğu doğrulanmalıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her biri için kaç kontör düşürüldüğü açıkça öğrenilmelidir.
• Taslak, iptal, red, hata ve yeniden gönderim işlemlerinin kontör etkisi kontrol edilmelidir.
• Kontörlerin başlangıç ve bitiş tarihi ile kullanılmayan bakiyenin akıbeti yazılı olarak incelenmelidir.
• Birden fazla kullanıcı, şube veya şirketin aynı havuzu kullanıp kullanamayacağı doğrulanmalıdır.
• Kalan bakiye uyarısı, gelen-giden kutusu ve aylık kullanım raporunun panelde bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.
• Belge türü seçiminin işletmenin mükellefiyetine ve faaliyet alanına uygunluğu mali müşavirle değerlendirilmelidir.
• Güncel GİB duyuruları ve ilgili e-belge zorunlulukları karar öncesinde yeniden kontrol edilmelidir.

Alıcı bilgilerinin ve mükellef durumunun doğrulanması için mükellef sorgulama süreci de belge gönderiminden önce incelenebilir.

Kontrol listesini uygularken cevapları ekran görüntüsü veya destek kayıt numarasıyla saklamak faydalıdır. Sonradan paket koşulu değişirse hangi tarihte hangi bilginin esas alındığı görülebilir.

Özellikle mali müşavir panelinde yetki devri yapılacaksa, belge görüntüleme ve gönderme yetkilerini ayrı değerlendirin. Kontör hesabının ortak olması sınırsız kullanıcı yetkisi anlamına gelmez.

Listede yanıtı bulunmayan bir madde varsa yalnızca paket adındaki kontör sayısına göre karar verilmemelidir. Destek kaydı, sözleşme veya resmi açıklama üzerinden net bilgi alınmalıdır.

Kontrol listesi bir kez kullanılmamalıdır. İşletme yeni belge türü eklediğinde, şube açtığında veya belge hacmi değiştiğinde aynı maddeleri yeniden gözden geçirmelidir.

Özet: 5 maddede havuz kontör nedir ve nasıl kullanılır?

Havuz kontör, birden fazla desteklenen e-belge hizmetinde ortak kullanılan ve belge işlemleriyle azalan kullanım bakiyesidir.

Doğru planlama için yalnızca giden faturalar değil, gelen belgeler, sevk belgeleri ve pakete dahil diğer e-belgeler birlikte değerlendirilmelidir.

• Havuz kontör, birden fazla e-belge hizmeti için ortak kullanılan kontör bakiyesidir.
• efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet kapsamı paket şartlarına göre incelenmelidir.
• İhtiyaç hesabı, geçmiş belge sayıları, sezon etkisi ve işletmenin planlama payı birlikte kullanılarak yapılmalıdır.
• Paket seçmeden önce kapsam, süre, işlem durumları, raporlama ve güncel GİB koşulları kontrol edilmelidir.

Bu beş maddeyi aylık belge raporunuzla eşleştirdiğinizde, paket kararını varsayım yerine ölçülmüş hacme dayandırırsınız. Belirsiz işlem türleri için yazılı teyit alın.

Aylık kontrolün sonunda kalan bakiye, işlem durumları ve gelecek dönem tahmini birlikte kaydedilmelidir. Böylece kullanım planı, gerçek belge trafiği değiştikçe güncellenir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır ve ücretsiz e-fatura portalı ile 10 yıl güvenli saklama bulunur.

İhtiyacınıza uygun seçenekte Sovos altyapısına aynı gün tanımlama yapılabildiğini ve güncel paket koşullarını kontrol ederek karar verin.