Red Yanıtı Nedir? Tanımı, Nerede Kullanılır, Nelere Dikkat Edilir

Red yanıtı, ticari e-Fatura senaryosunda alıcının faturayı kabul etmediğini bildiren elektronik yanıttır. Bu yanıt, göndericiye fatura üzerinde işlem yapılması gerektiğini gösteren sistemsel bir bildirim oluşturur.

Bu içerik; e-Fatura kullanan işletmeler, mali müşavirler ve muhasebe personeli için hazırlanmıştır. Red yanıtının hangi belgelerde kullanılacağını, fatura iptalinden nasıl ayrılacağını ve gönderim öncesi hangi kontrollerin yapılacağını açıklar.

Red yanıtı nedir ve ne anlama gelir?

Red yanıtı, alıcının ticari e-Faturayı kabul etmediğini elektronik ortamda bildirmesi demektir. Yanıt, ilgili belgeye bağlanır ve göndericinin sisteminde görülebilen bir işlem kaydı oluşturur.

Bu işlemde alıcı, faturadaki bilgileri inceledikten sonra kabul etmeme kararını iletir. Red yanıtı; belge numarası, belge tarihi, tutar ve fatura kimliğiyle birlikte takip edilir.

Red kararı, faturanın sistemden silindiği anlamına gelmez. Fatura, gönderilmiş belge olarak kayıtlarda kalabilir ve red yanıtı bu belgenin işlem durumunu ayrıca gösterir.

Red yanıtı genellikle ticari fatura akışındaki kabul veya ret seçeneklerinden biridir. Ekran adı, kullanılan portal ya da özel entegratör uygulamasına göre farklı görünebilir.

Yanıtın gerekçesi, işletmenin belgeyi neden kabul etmediğini açıklamalıdır. Yanlış alıcı bilgisi, sipariş uyuşmazlığı veya tutar farkı gibi somut nedenler daha sonra yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

Alıcı, red göndermeden önce fatura içeriğini ve işlem yetkisini kontrol etmelidir. Yetkisiz bir kullanıcının verdiği red yanıtı, işletme içinde ayrıca incelenmesi gereken bir işlem doğurabilir.

Bu nedenle red yanıtı, yalnızca ekranda seçilen bir durum değildir. Belge incelemesi, gerekçe, gönderim kaydı ve sonraki muhasebe işlemleri birlikte değerlendirilmelidir.

Bir red yanıtının geçerli şekilde izlenebilmesi için belgeyle yanıt arasındaki bağlantı korunmalıdır. Fatura numarası, belge kimliği ve yanıt sonucu aynı kayıt üzerinde eşleştirilmelidir.

Örneğin küçük bir kafe, tedarikçiden gelen faturayı sipariş formu ve teslim kaydıyla karşılaştırabilir. Faturada sipariş edilmeyen ürün varsa işletme, gerekçeyi yazmadan önce yetkili personelin onayını almalıdır.

Red açıklamasının kısa olması, ayrıntısız olması anlamına gelmez. Miktar, fiyat, alıcı bilgisi veya mükerrerlik gibi nedenler, karşılaştırılan kayıtla birlikte açıkça belirtilmelidir.

Red yanıtı hangi e-Fatura senaryosunda kullanılır?

Red yanıtı, kural olarak ticari e-Fatura senaryosunda kullanılan alıcı yanıtıdır. Ticari senaryoda alıcı, kendisine ulaşan faturayı inceleyerek kabul veya red yönünde işlem yapabilir.

Faturanın ticari senaryoda düzenlenmiş olması tek başına yeterli değildir. Alıcı hesabının doğru olması, belgenin sisteme ulaşması ve yanıt verme yetkisinin bulunması da kontrol edilmelidir.

Temel e-Fatura, ticari faturadaki gibi karşı tarafın sistem içinden red yanıtı vermesine dayanan aynı akışı kullanmaz. Temel senaryoda itiraz veya düzeltme için farklı yöntemler gündeme gelebilir.

Bu ayrım, işletmelerin yanlış işlem yapmasını önler. Fatura ekranında reddetme seçeneği görülmemesi, çoğu zaman belgenin senaryosu veya uygulama akışıyla ilgilidir.

Gönderici, faturayı oluştururken senaryo seçimini doğru yapmalıdır. Alıcı ise gelen belgenin türünü, düzenleyici bilgilerini ve kendi sipariş kayıtlarını birlikte karşılaştırmalıdır.

Belge senaryosunu anlamak için fatura XML bilgileri, portal ayrıntıları ve uygulama ekranı incelenebilir. Yalnızca PDF görünümüne bakmak, senaryo hakkında her zaman yeterli bilgi vermez.

Senaryo konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Uygulamadaki butonun görünmesi, her belgede aynı hukuki işlemin yapılabileceği anlamına gelmez.

Senaryo kontrolünde önce fatura ayrıntılarındaki belge türü ve senaryo alanı incelenmelidir. Daha sonra alıcının vergi kimlik numarası, şirket hesabı ve gelen kutusundaki belge kaydı karşılaştırılmalıdır.

Bir işletme ticari fatura beklerken temel fatura almışsa, yalnızca yanıt ekranındaki seçeneklere göre karar vermemelidir. Belgenin nasıl düzeltileceği, güncel GİB uygulaması ve mali müşavir görüşüyle belirlenmelidir.

Red seçeneği görünmüyorsa belgeyi tekrar tekrar açıp kapatmak çözüm sağlamaz. Senaryo, kullanıcı yetkisi, teknik durum ve ilgili uygulamanın güncel kılavuzu ayrı ayrı incelenmelidir.

Ticari fatura ile temel fatura arasında red yanıtı farkı nedir?

Ticari ve temel e-Fatura arasındaki red yanıtı farkı, alıcının sistem içinden yanıt verme akışından kaynaklanır. Ticari faturada kabul veya red yanıtı süreci bulunabilir; temel faturada aynı mekanizma esas alınmaz.

Temel fatura nedir sorusunun cevabı, belgenin ticari fatura gibi karşı taraf onayına dayalı olmadığını da açıklamalıdır. Bu nedenle senaryo seçimi, red işlemi öncesinde ilk kontroldür.

Aşağıdaki tablo, iki senaryonun red yanıtı bakımından temel farklarını gösterir. Uygulama ekranları değişse de değerlendirme mantığı, belgenin senaryosu ve güncel kurallar üzerinden yürütülür.

Örneğin ticari senaryoda yanlış alıcıya gönderilen bir fatura için red yanıtı gündeme gelebilir. Temel senaryoda ise aynı sonuç, yalnızca portalda red seçeneği aranarak elde edilemez.

Yanlış senaryo seçimi, muhasebe kayıtları ve belge takibi açısından karışıklık yaratır. İşletme, belgeyi oluşturmadan önce müşteri tipi, işlem yapısı ve kullanılan fatura senaryosunu kontrol etmelidir.

Tablodaki fark, iki fatura türünün bütün sonuçlarının aynı olduğu anlamına gelmez. Özellikle itiraz, düzeltme ve iptal adımlarında belge türüne göre değişen güncel usul ayrıca araştırılmalıdır.

Karar verirken PDF dosyasındaki başlıktan çok, elektronik belgenin XML alanları ve uygulama kaydı dikkate alınmalıdır. Ekranda bulunan bir buton, temel fatura için ticari senaryo sonucu üretmez.

Red yanıtı fatura iptali anlamına gelir mi?

Red yanıtı, fatura iptali anlamına gelmez. Red yanıtı alıcının kabul etmeme bildirimidir; iptal ise ilgili mevzuat ve uygulama adımlarına göre yürütülen ayrı bir işlemdir.

Red verilen fatura, gönderici ve alıcı sistemlerinde tamamen yok olmaz. Belgenin kendisi, gönderim bilgileri ve yanıt kaydı birlikte saklanabilir.

İptal gerekip gerekmediği; faturanın türüne, senaryosuna, düzenleme durumuna ve tarafların izlediği sürece göre belirlenir. Red yanıtı gönderildi diye otomatik olarak iptal belgesi oluşmaz.

Bir belgenin tarih ve işlem bilgileri de ayrıca önem taşır. Düzenleme zamanı ile yanıt zamanı aynı kavram değildir ve kayıtlar karıştırılmamalıdır.

Gönderici, red yanıtını aldıktan sonra faturayı doğrudan silmek yerine muhasebe sorumlusuyla değerlendirme yapmalıdır. Gerekirse yeni belge, düzeltme veya iptal adımı güncel kurallara göre planlanır.

Alıcı da red işlemini iptal işlemi yerine koymamalıdır. Red gerekçesi, karşı tarafla iletişim ve yapılacak yeni işlem ayrı kayıtlarla izlenmelidir.

Bir fatura yanlışlıkla reddedildiyse aynı belgeye otomatik olarak yeni yanıt verilebileceği varsayılmamalıdır. Kullanılan uygulama, güncel GİB kuralları ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilmelidir.

İptal kararı verilecekse red yanıtının gönderilmiş olması tek başına yeterli dayanak değildir. Belgenin düzenlenme şekli, tarafların mutabakatı, muhasebe kaydı ve kullanılacak resmi kanal birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin satıcı, miktar farkı nedeniyle reddedilen faturayı yeni bir fatura düzenleyerek düzeltmek isteyebilir. Ancak önce eski belgenin durumu ve uygulanacak düzeltme yöntemi mali müşavirle netleştirilmelidir.

Red yanıtı hangi durumlarda verilir?

Red yanıtı, alıcının ticari faturayı kabul etmesini engelleyen somut bir uyuşmazlık bulunduğunda verilir. Gerekçe, faturadaki bilgiyle sipariş, sözleşme veya teslimat kaydı arasındaki farkı açıklamalıdır.

Yanlış unvan, vergi kimlik numarası, adres veya alıcı hesabı önemli bir neden olabilir. Bu tür bilgiler, fatura düzenlenmeden önce satıcıyla doğrulanmalıdır.

Miktar, birim fiyat, iskonto, vergi oranı veya toplam tutar farkı da red gerekçesi oluşturabilir. Alıcı, yalnızca toplam tutarı değil, satır bazındaki hesaplamaları da incelemelidir.

Sipariş verilmemiş olması, aynı faturanın iki kez gönderilmesi veya yetkisiz bir işlem yapılması başka örneklerdir. Her olayda red açıklaması, mümkün olduğunca kısa ve doğrulanabilir yazılmalıdır.

Örneğin bir eczane sahibi, toptancıdan gelen ticari faturadaki ürün miktarını sipariş kaydıyla karşılaştırır. Faturada sipariş edilenden fazla kutu varsa, miktar farkını belirterek red sürecini mali müşaviriyle değerlendirebilir.

Teslim alınmayan mal veya hizmet konusunda yalnızca red yanıtına güvenilmemelidir. İrsaliye, teslim tutanağı, iade belgesi ve taraf yazışmaları gibi kayıtlar ayrıca incelenebilir.

Faturadaki küçük bir yazım hatası her zaman red gerektirmez. Hatanın vergi, taraf, tutar veya muhasebe kaydını etkileyip etkilemediği belirlenmeli ve güncel uygulama yöntemi seçilmelidir.

Gerekçe hazırlanırken önce uyuşmazlığın türü belirlenir, ardından ilgili kayıt bulunur. Örneğin fiyat farkında sözleşme veya sipariş formu, miktar farkında ise teslim kaydı ve irsaliye kontrol edilir.

Bir kafe, aynı gün teslim edilen kahve ürünlerinin faturasıyla teslim fişini karşılaştırabilir. Faturada iki koli fazla görünüyorsa, red açıklamasında ürün adı, miktar farkı ve karşılaştırılan teslim kaydı belirtilmelidir.

Karşı durumlarda, uyuşmazlık faturayı değil yalnızca teslim sürecini ilgilendirebilir. Böyle bir durumda e-Fatura red yanıtı yerine teslim tutanağı, iade kaydı veya taraflar arasındaki ticari düzeltme süreci incelenmelidir.

Red yanıtı nasıl verilir?

Red yanıtı, gelen ticari e-Fatura kaydı açılarak belge bilgilerinin incelenmesi ve uygun yanıt seçeneğinin onaylanmasıyla verilir. Portal adımları, kullanılan yazılım ve entegrasyon yöntemine göre değişebilir.

İşlemden önce kullanıcı, doğru şirket hesabında oturum açtığını kontrol etmelidir. Yanlış şirket veya yanlış kullanıcı hesabı, farklı bir mükellefin belgesine işlem yapılmasına yol açabilir.

Genel işlem sırası aşağıdaki gibidir. Ekran adları değişse de belge, senaryo, gerekçe ve gönderim kaydı kontrolleri korunmalıdır.

1. Gelen kutusunu açın ve işlem yapılacak ticari e-Faturayı belge numarasıyla bulun.
2. Faturanın göndericisini, alıcısını, senaryosunu, tarihini ve toplam tutarını kontrol edin.
3. XML veya uygulama ayrıntılarından satır bilgilerini, vergi hesaplarını ve belge kimliğini inceleyin.
4. Uygun yanıt menüsünde red seçeneğini belirleyin ve somut gerekçeyi açıklama alanına yazın.
5. Yanıt özetini, doğru belgeye bağlı olduğunu ve kullanıcı yetkinizi kontrol ederek onaylayın.
6. Gönderim sonucunu, yanıt numarasını veya işlem kaydını indirerek şirket arşivine kaydedin.

Otomatik entegrasyon kullanan işletmelerde red işlemi API üzerinden yürüyebilir. Bu durumda yetkilendirme, kullanıcı rolü ve API anahtarı güvenliği ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanıt gönderilemezse aynı işlemi art arda tekrarlamak yerine hata mesajı kaydedilmelidir. Teknik hata, yetki sorunu, senaryo uyumsuzluğu veya yanıt süresi gibi nedenler ayrı ayrı incelenmelidir.

Gönderimden sonra yalnızca ekranda görünen başarı mesajına güvenilmemelidir. Yanıtın durum alanı, oluşturulan kayıt ve ilgili faturaya bağlantısı açılarak işlemin gerçekten tamamlandığı doğrulanmalıdır.

Manuel işlem yapan küçük işletmeler, red gerekçesini önce şirket içi notta hazırlayabilir. Böylece yanlış belgeye metin yapıştırma riski azalır ve yetkili kişi onayından sonra gönderim yapılır.

Red yanıtı verildikten sonra ne olur?

Red yanıtı gönderildikten sonra sistem, yanıtı ilgili ticari e-Faturayla ilişkilendirir ve göndericiye iletir. Gönderici, kendi gelen veya giden kutusunda bu durumu uygulamasına göre görüntüler.

Red yanıtı, satıcının faturayı otomatik olarak yok etmez. Satıcı; gerekçeyi, sipariş kayıtlarını ve varsa teslimat belgelerini inceleyerek sonraki işlemi belirler.

Fatura bilgileri doğruysa satıcı alıcıyla iletişime geçebilir. Bilgiler yanlışsa yeni belgenin düzenlenmesi veya ayrı bir düzeltme sürecinin uygulanması gündeme gelebilir.

Alıcı, red işleminden sonra belgeyi kendi kayıtlarında işlenmemiş veya bekleyen işlem olarak takip edebilir. Muhasebe kayıtlarının hangi aşamada yapılacağı işletmenin prosedürüne göre belirlenmelidir.

Yanıtın gönderildiğini gösteren ekran görüntüsü tek başına yeterli bir arşiv olmayabilir. Yanıt numarası, belge kimliği, tarih, kullanıcı ve sistem sonucu birlikte kaydedilmelidir.

Red yanıtı karşı tarafa ulaşmadıysa gönderim sonucu kontrol edilmelidir. Bekleyen, başarısız veya teknik olarak işlenmemiş yanıtlar için uygulama kayıtları ve entegrasyon logları incelenebilir.

Uzman notu: Red yanıtını göndermeden önce belge kimliğini ve senaryoyu tekrar kontrol edin; yanlış belgeye verilen yanıt, sonradan açıklanması zor bir kayıt oluşturabilir.

Satıcı, red yanıtını aldıktan sonra öncelikle gerekçeyi sınıflandırmalıdır. Bilgi hatası, fiyat uyuşmazlığı, teslim sorunu ve mükerrerlik aynı muhasebe veya ticari sonucu doğurmayabilir.

Alıcı tarafında da işlem durumu açıkça işaretlenmelidir. Belge beklemede, düzeltme bekliyor veya karşı tarafla görüşülüyor şeklindeki şirket içi durumlar, resmi yanıt kaydıyla karıştırılmamalıdır.

Red yanıtı için hangi kayıtlar saklanmalıdır?

Red yanıtı için fatura ve yanıtı birbirine bağlayan kayıtlar saklanmalıdır. Bu kayıtlar, işlemin hangi belgeye, hangi kullanıcı tarafından ve hangi gerekçeyle yapıldığını göstermelidir.

Öncelikle fatura numarası, belge tarihi, belge kimliği, gönderici bilgisi ve toplam tutar kaydedilmelidir. Bu bilgiler, aynı numaraya sahip belgelerin karıştırılmasını önler.

Yanıtın gönderim tarihi, sistem sonucu, yanıt numarası ve açıklama metni de arşivlenmelidir. Kullanılan portal veya entegrasyon uygulaması bu alanları farklı başlıklarla gösterebilir.

Sipariş formu, sözleşme, irsaliye, teslim tutanağı ve e-posta yazışmaları gerekçeyi destekleyebilir. Özellikle miktar veya fiyat farklarında yalnızca fatura görüntüsünü saklamak yetersiz kalabilir.

Alıcı bilgileri konusunda tereddüt varsa mükellef sorgulama sonucu ve işletme kayıtları karşılaştırılabilir. Vergi kimlik numarası, unvan ve adres bilgileri birlikte değerlendirilmelidir.

Belgelerin saklama süresi, vergi ve ticaret mevzuatındaki güncel yükümlülüklere göre belirlenmelidir. Güncel süre konusunda rakam kullanmadan önce GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Arşiv kayıtları yalnızca dosya adıyla tutulmamalıdır. Belge türü, dönem, karşı taraf, red nedeni ve işlem durumu gibi aranabilir bilgiler de kayıt düzenine eklenmelidir.

Kayıt standardı belirlenirken fatura ile red yanıtı aynı klasör veya elektronik kayıt altında ilişkilendirilebilir. Dosya adında belge numarası, dönem ve işlem durumu kullanılması, sonradan aramayı kolaylaştırır.

Dosyaya erişen kullanıcılar sınırlandırılmalı ve değişiklik geçmişi korunmalıdır. Özellikle API üzerinden çalışan sistemlerde işlem logları, kullanıcı yetkileri ve hata kayıtları muhasebe arşivinden ayrı olarak da izlenebilir.

Red yanıtı göndermeden önce hangi kontroller yapılmalıdır?

Red yanıtı göndermeden önce belge senaryosu, taraf bilgileri, tutarlar, ticari dayanak ve kullanıcı yetkisi birlikte kontrol edilmelidir. Aşağıdaki liste, günlük işlem öncesinde kullanılabilecek pratik bir kontrol setidir.

• Belgenin ticari e-Fatura senaryosunda düzenlendiğini kontrol edin.
• Faturadaki alıcı unvanını ve vergi kimlik numarasını şirket kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Fatura numarasını, belge kimliğini ve düzenleme tarihini doğru belgeyle eşleştirin.
• Ürün veya hizmet satırlarını sipariş, sözleşme ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Miktar, birim fiyat, iskonto, vergi ve toplam tutar hesaplarını inceleyin.
• Red gerekçesini kısa, açık ve doğrulanabilir bir cümleyle hazırlayın.
• Yanıt gönderme yetkinizin ve doğru şirket hesabında olduğunuzun kontrolünü yapın.
• Gönderim sonrasında yanıt kaydını ve sistem sonucunu arşivlemeyi planlayın.

Kontrol listesi, belgeyi kabul etmeyi zorunlu kılmaz; karar için düzenli bir inceleme sırası sağlar. Her işletme, kendi sipariş onayları ve muhasebe prosedürleriyle bu listeyi genişletebilir.

Belge tutarı yüksekse veya uyuşmazlık sözleşmeye dayanıyorsa red işleminden önce mali müşavir ve ilgili birim görüşü alınmalıdır. Teknik olarak mümkün olan işlem, her durumda ticari olarak doğru işlem olmayabilir.

Pratikte ilk kontrol, belgenin doğru şirket hesabına ait olup olmadığını belirlemektir. Ardından senaryo, kimlik, satırlar, hesaplama ve dayanak kayıtlar sırayla incelenirse aceleyle yanıt gönderme riski azalır.

Yüksek tutarlı, dönemsel veya sözleşmeye bağlı faturalar için tek kişinin onayı yeterli görülmeyebilir. İşletme içi prosedürde satın alma, muhasebe ve yetkili yönetici kontrollerinin hangi sırayla yapılacağı yazılı olmalıdır.

Red yanıtında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Red yanıtındaki en sık hatalar, belge senaryosunu kontrol etmemek, red işlemini iptal sanmak ve gerekçe yazmadan yanıt göndermektir. Bu hatalar, muhasebe ve belge takip sürecini zorlaştırabilir.

Yanlış: Temel e-Faturayı, ticari faturadaki red butonunu arayarak reddetmek. Doğru: Önce senaryoyu doğrulamak ve temel fatura için geçerli itiraz veya düzeltme yöntemini araştırmaktır.

Yanlış: Red yanıtı gönderilince faturanın otomatik olarak iptal olduğunu düşünmek. Doğru: Red kaydını ayrı, iptal veya düzeltme sürecini ayrı takip etmektir.

Bir başka hata, yalnızca PDF görüntüsünü inceleyerek karar vermektir. XML içindeki belge kimliği, senaryo ve satır bilgileri görünümde fark edilmeyen önemli ayrıntılar içerebilir.

Gerekçeyi çok genel yazmak da sorun yaratır. Faturada miktar farkı varsa yalnızca kabul etmiyorum demek yerine, ilgili sipariş veya satır bilgisiyle farkı açıklamak daha izlenebilir olur.

Yanlış kullanıcı hesabından red göndermek, işletme içi yetki kontrolünü zayıflatır. Kullanıcı rolü, şirket seçimi, belge kimliği ve işlem onayı gönderim öncesinde birlikte kontrol edilmelidir.

Otomatik sistemlerde API bilgilerini ortak dosyalarda veya kişisel mesajlarda paylaşmak güvenlik riski oluşturur. Yetki sınırları, erişim kayıtları ve anahtar yenileme prosedürü kurum içinde belirlenmelidir.

Uygulama hatası veya mevzuat değişikliği şüphesinde işlem tekrarlanarak çözüm aranmaz. Hata kodu kaydedilir, güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilir.

Örneğin muhasebe personeli, aynı müşteriye ait iki faturadan yalnızca birini inceleyip diğerini mükerrer sanabilir. Belge kimliği, tarih, satır içerikleri ve gönderici bilgileri birlikte karşılaştırılmadan red gönderilmemelidir.

Bir diğer hata, red gerekçesini karşı tarafın anlayamayacağı kadar kısa yazmaktır. Yanlış: Fatura uygun değil. Doğru: Siparişte bulunmayan ürün ve farklı miktar nedeniyle kabul edilmemiştir.

Red yanıtı e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerinde kullanılır mı?

Red yanıtı, genel olarak ticari e-Fatura için kullanılan yanıttır; e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerinde aynı mekanizma otomatik olarak geçerli değildir. Belge türü, uygulanacak işlem yolunu belirler.

e-Arşiv faturada alıcının ticari e-Fatura ekranındaki gibi red yanıtı vermesi beklenmez. İptal, itiraz veya düzeltme için ilgili e-Arşiv uygulaması ve güncel mevzuat incelenmelidir.

e-İrsaliye ise mal hareketini ve sevk bilgilerini gösteren farklı bir e-belgedir. Bu belgede teslim, sevk ve kabul süreçleri fatura red yanıtıyla aynı işlem olarak değerlendirilmemelidir.

Bir işletme aynı sipariş için e-Fatura ve e-İrsaliye alabilir. Faturadaki tutar uyuşmazlığı ile sevk belgesindeki miktar uyuşmazlığı ayrı kayıtlar üzerinden açıklanmalıdır.

Örneğin bir market, depoya ulaşan ürünleri e-İrsaliye bilgileriyle kontrol eder. Faturadaki fiyat farklıysa ticari fatura sürecini, sevk miktarı farklıysa e-İrsaliye kayıtlarını ayrıca incelemelidir.

Belge başlığında e-belge ifadesinin bulunması, bütün belgelerin aynı yanıt seçeneklerine sahip olduğu anlamına gelmez. Belge türü, senaryo ve uygulama yanıt ekranı birlikte kontrol edilmelidir.

e-Arşiv, e-İrsaliye veya başka e-belgelerde işlem yolundan emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Eski ekran bilgileri, güncel uygulama akışını her zaman göstermeyebilir.

Belge türleri karıştırıldığında, fatura üzerindeki tutar uyuşmazlığı ile malın sevk edilmemesi aynı olay gibi ele alınabilir. Oysa e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kayıtları ayrı belge kimlikleriyle takip edilmelidir.

Market örneğinde teslim edilen koli sayısı e-İrsaliye ile, fatura toplamı ise ticari e-Fatura ile karşılaştırılır. Birindeki hata için diğer belgeye red yanıtı vermek, kayıtların yanlış ilişkilendirilmesine neden olabilir.

Özet: 5 maddede red yanıtı nedir?

Red yanıtı, ticari e-Fatura alıcısının faturayı kabul etmediğini elektronik olarak bildirmesidir. Aşağıdaki beş madde, tanımı ve uygulama sınırlarını birlikte özetler.

• 1. Red yanıtı, ticari e-Fatura senaryosunda alıcının kabul etmeme kararını sistem üzerinden iletmesidir.
• 2. Red yanıtı fatura iptali değildir; fatura ve yanıt kaydı ayrı işlemler olarak izlenmelidir.
• 3. Temel e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerinde aynı red yanıtı akışı otomatik olarak uygulanmaz.
• 4. Red gerekçesi; sipariş, miktar, fiyat, taraf bilgisi veya mükerrer belge gibi somut bir duruma dayanmalıdır.
• 5. Gönderimden önce senaryo, belge kimliği, kullanıcı yetkisi ve güncel GİB kuralları kontrol edilmelidir.

Bu beş madde, red yanıtını yalnızca bir portal düğmesi olarak görmemek gerektiğini gösterir. Belge türü, elektronik kayıt, ticari gerekçe ve sonraki muhasebe işlemi birlikte değerlendirilmelidir.

Özellikle senaryo konusunda tereddüt, yanlış belge seçimi veya teknik hata varsa işlem tekrarlanmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işletmenizin yazılı prosedürüne göre ilerleyin.

E-belge işlemlerinde efaturakontor.com, tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar sunar. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.