Sevk İrsaliyesi Nedir? Kullanım ve Dikkat Noktaları

Sevk irsaliyesi, bir malın gönderen işletmeden başka bir adrese taşınması sırasında düzenlenen ticari belgedir. Bu belge malın cinsini, miktarını, gönderenini, alıcısını ve taşıma bilgilerini gösterir.

Bu içerik; işletme sahipleri, depo sorumluları, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Amaç, sevk irsaliyesinin fatura ile karıştırılmasını ve taşıma sırasında eksik belge kullanılmasını önlemektir.

Sevk sürecini yöneten kişi, belgenin yalnızca yazdırılmasına değil, ürün hareketiyle uyumuna da bakmalıdır. Sipariş, depo çıkışı, taşıma ve teslim kayıtları birlikte incelendiğinde belge hataları daha erken fark edilir.

Sevk irsaliyesi nedir ve hangi bilgiyi kanıtlar?

Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere gönderildiğini belgeleyen ve taşıma sırasında bulundurulan belgedir.

Belge, malın satışa konu olup olmadığından önce fiziksel hareketini kayıt altına alır. Bu nedenle depo transferleri, şubeler arası gönderimler ve teslimatlar açısından önem taşır.

Sevk irsaliyesi, mülkiyetin kesin olarak devredildiğini veya bedelin ödendiğini tek başına kanıtlayan belge değildir. Belgenin temel işlevi, belirli ürünlerin belirli bir gönderici tarafından belirli bir adrese sevk edildiğini göstermektir.

Sevk belgesindeki bilgiler, araç yola çıkmadan önce fiili ürünlerle karşılaştırılmalıdır. Örneğin on koli olarak yazılan ürünün depodan dokuz koli çıkması, belge ile fiziksel hareket arasında uyumsuzluk oluşturur.

Sevk irsaliyesi üzerinde genellikle gönderenin ve alıcının bilgileri yer alır. Malın cinsi, miktarı, birimi, sevk tarihi ve belge numarası da temel kayıtları oluşturur.

Taşıma aracının plakası, sürücünün bilgileri veya taşıyıcıya ilişkin alanlar ilgili belge türünde bulunabilir. Bu alanların kapsamı, kağıt veya elektronik belge kullanılmasına göre değişebilir.

Belge, malın belirli bir adrese sevk edildiğini gösterir; ancak alıcının malı eksiksiz teslim aldığını tek başına kanıtlamaz.

Alıcının teslim kontrolü, imza, teslim kaydı veya elektronik yanıt gibi ayrı kayıtlarla desteklenebilir. Özellikle e-irsaliye süreçlerinde belge yanıtı ayrıca izlenmelidir.

Sevk irsaliyesi ile taşıma irsaliyesi aynı kavram değildir. İlki malın sevkini, ikincisi taşıma hizmetinin kayıtlarını ilgilendirebilir.

Belgenin düzenlenme zorunluluğu, işlemin niteliğine ve mükellefin tabi olduğu mevzuata göre değerlendirilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sevk irsaliyesi neden düzenlenir?

Sevk irsaliyesi, mal taşıma sürecinin vergisel ve operasyonel açıdan izlenebilmesi için düzenlenir.

Bir işletme sattığı ürünü müşterisine gönderirken, malın hangi işletmeden çıktığını göstermek zorundadır. İrsaliye, taşıma sırasında bu bağlantıyı kuran temel belgelerden biridir.

Belge yalnızca satış yapılan gönderilerde kullanılmaz. Merkez depodan mağazaya ürün aktarımı, şubeler arası transfer ve üretime gönderim de örnek işlemlerdir.

Fason üretime giden hammadde veya işlenmiş ürünler için de sevkin niteliği ayrıca değerlendirilir. Her işlemde aynı belge düzeninin geçerli olduğu varsayılmamalıdır.

Sevk irsaliyesi, fatura düzenlenmeden önce gerçekleşen mal hareketini açıklayabilir. Bu yüzden fatura tarihi ile sevk tarihi arasındaki ilişki ayrıca kontrol edilmelidir.

Belge üzerindeki miktar, depodan çıkan ürünle karşılaştırılır. Sayım farkı varsa farkın teslim anında kayda alınması, sonradan yapılacak düzeltmeleri azaltır.

Bir ürün hareketi hizmet ifası niteliğindeyse sevk irsaliyesi gerekmeyebilir. Buna karşılık fiziksel mal taşıması varsa ilgili mevzuat hükmü incelenmelidir.

Uygulamada güvenli sıra, önce işlem türünü belirlemek, sonra ürün hareketini kaydetmek ve belgeyi düzenlemektir. Bu sıra, satış, iade, numune veya şube transferinin birbirine karışmasını önler.

Yanlış: Sevk irsaliyesi yalnızca müşteriye yapılan satışlarda kullanılır. Doğru: Mevzuat kapsamındaki farklı mal hareketlerinde de sevk belgesi gerekebilir.

Örneğin bir üretici, ürünleri kendi deposundan fason üreticinin adresine gönderiyorsa bu hareketin satış mı, emanet mi veya üretim amacıyla mı yapıldığını açıklamalıdır. Belge açıklaması, gerçek işlemle örtüşmelidir.

Sevk irsaliyesi nerede ve hangi taşımalarda kullanılır?

Sevk irsaliyesi, malın işletme adresinden başka bir iş yeri, müşteri adresi veya teslim noktasına taşındığı durumlarda kullanılır.

Üretici, toptancı, distribütör ve perakendeci işletmelerin sevkiyatlarında bu belgeyle karşılaşılır. Gönderim, işletmenin kendi aracıyla veya dışarıdan taşıyıcıyla yapılabilir.

Merkez depo ile mağaza arasındaki ürün transferi, satış faturası bulunmasa bile ayrı bir mal hareketidir. Bu nedenle transferin niteliği ve belge şartları incelenmelidir.

Müşteriye yapılan teslimatta irsaliye üzerindeki adres, fiili teslim adresiyle karşılaştırılır. Depo adresi veya fatura adresi her zaman teslim adresi olmayabilir.

Kargo, nakliye veya lojistik firması taşıma yapıyorsa taşıyıcıya verilen bilgiler doğru aktarılmalıdır. Gönderici, taşıyıcının belgeyi taşıma sırasında bulundurduğunu da teyit etmelidir.

İade, değişim, numune ve konsinye gibi işlemlerde malın hareket nedeni farklılaşır. Belge açıklaması ve düzenleme yöntemi, işlemin gerçek niteliğine uygun olmalıdır.

Yalnızca hizmet sunulan ve fiziksel ürün taşınmayan işlerde sevk irsaliyesi aranmayabilir. Buna karşılık servis için cihaz taşınıyorsa işlem ayrıca değerlendirilir.

Sevk sırasında belge türü konusunda tereddüt oluşursa işletme, güncel GİB rehberini ve mali müşavirinin işlem bazlı değerlendirmesini esas almalıdır.

Taşımanın işletme aracıyla yapılması, belge yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Aynı şekilde nakliye firmasının belge düzenlemesi, mal sahibi işletmenin kendi sevk kayıtlarını kontrol etme sorumluluğunu otomatik olarak sona erdirmez.

Bir şube başka bir şubeye ürün gönderdiğinde teslim adresi, stok hareketi ve gönderim amacı ayrı ayrı yazılmalıdır. Fatura kesilmemesi, iki lokasyon arasındaki fiziksel hareketin kayıtsız bırakılabileceği anlamına gelmez.

Sevk irsaliyesinde hangi bilgiler bulunur?

Sevk irsaliyesinde, gönderici, alıcı, mal, taşıma ve belge kimliğiyle ilgili bilgilerin eksiksiz bulunması gerekir.

Göndericinin unvanı, adresi ve vergi kimlik bilgileri ilk kontrol alanıdır. Alıcının unvanı, adresi ve kimlik bilgileri de işlem türüne göre yazılır.

Mal satırlarında ürünün ticari tanımı, cinsi, miktarı ve ölçü birimi açıkça belirtilir. Sadece stok kodu yazmak, taşıma sırasında ürünün anlaşılmasını zorlaştırabilir.

Belge numarası ve sevk tarihi, kayıtların birbirine bağlanmasını sağlar. Tarih bilgisi, malın fiili hareketiyle uyumlu olmalıdır.

Taşıma aracının plakası, sürücü veya taşıyıcı bilgileri ilgili senaryoda ayrıca kontrol edilir. Elektronik belge ekranındaki zorunlu alanlar, kullanılan uygulamaya göre görünür.

Elektronik sevk irsaliyesinde alan adları ve teknik kodlar UBL-TR yapısına göre oluşturulabilir. UBL-TR hakkında ayrıntılı bilgi için UBL-TR nedir açıklamasına bakılabilir.

Belge düzenlenmeden önce sipariş, depo çıkış kaydı ve taşıma planı karşılaştırılmalıdır. Bu üç kayıt uyuşmuyorsa sevkiyat başlamadan önce düzeltilmelidir.

Ürün tanımında ticari olarak anlaşılabilir ifadeler kullanılmalıdır. Örneğin yalnızca 4587 stok kodu yerine, ürünün adı, ambalaj türü ve ölçü birimi yazılırsa teslim kontrolü daha sağlıklı yapılır.

Miktar birimi de ürünün gerçek sayım yöntemiyle uyumlu olmalıdır. Koli ile gönderilen bir ürünün adet olarak mı, koli olarak mı izlendiği depo kayıtlarında netleştirilmeden belgeye aktarılmamalıdır.

Adres alanında yalnızca il veya ilçe yazmak yerine fiili teslim noktası kullanılmalıdır. Özellikle aynı işletmenin birden fazla mağazası varsa mağaza adı, açık adres ve ilgili şube kaydı ayrıca karşılaştırılmalıdır.

Sevk irsaliyesi ile fatura arasındaki fark nedir?

Sevk irsaliyesi malın taşınmasını, fatura ise mal veya hizmet satışının bedelini ve mali sonucunu gösterir.

İrsaliye üzerinde ürünün miktarı ve sevk bilgileri öne çıkar. Faturada birim fiyat, vergi hesapları, toplam tutar ve ödeme bilgileri bulunur.

Bir mal müşteriye gönderildiğinde sevk irsaliyesi taşıma sırasında kullanılır. Fatura ise satış işleminin vergisel ve ticari kaydını oluşturur.

Fatura kesilmiş olması, taşıma için ayrıca belge gerekip gerekmediği sorusunu otomatik olarak çözmez. Belgenin irsaliye yerine geçip geçmediği, mevzuat şartlarıyla incelenmelidir.

İrsaliyeli fatura, belirli şartlar sağlandığında ayrı bir sevk irsaliyesi yerine kullanılabilen belge düzenidir. Her faturanın kendiliğinden irsaliyeli fatura olduğu düşünülmemelidir.

Yanlış: Fatura varsa araçta ayrıca hiçbir sevk belgesi aranmaz. Doğru: Faturanın irsaliye yerine geçme şartları ve taşıma zamanı ayrıca kontrol edilir.

Örneğin bir market, tedarikçiden ürün teslim alırken faturayı ve irsaliyeyi ayrı ayrı görebilir. Marketin teslim aldığı miktar, faturadaki ve irsaliyedeki ürünlerle karşılaştırılmalıdır.

Fatura düzenleme, sevk ve teslim tarihlerinin uyumu muhasebe açısından önemlidir. Şüpheli bir durumda işletme güncel mevzuatı ve mali müşavir görüşünü esas almalıdır.

Fatura ile irsaliyedeki ürün miktarı aynı değilse farkın nedeni belirlenmelidir. Kısmi sevk, sonradan teslim, iade veya depo sayım hatası gibi açıklamalar birbirinden farklı kayıt gerektirebilir.

Faturadaki fiyat bilgisini sevk irsaliyesine eklemek, iki belgenin görevini değiştirmez. İrsaliye için öncelik ürünün fiziksel hareketi, fatura için ise ticari satışın bedel ve vergi unsurlarıdır.

Sevk irsaliyesi ile e-irsaliye arasındaki fark nedir?

Sevk irsaliyesi genel belge türünü, e-irsaliye ise bu belgenin elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen biçimini ifade eder.

Kağıt belgede bilgiler basılı nüsha üzerinden kontrol edilir. E-irsaliyede belge, elektronik veri yapısında hazırlanır ve ilgili sisteme gönderilir.

E-irsaliye sürecinde teknik format, gönderim, durum takibi ve arşivleme adımları bulunur. Bu adımlar kullanılan yazılımın GİB uyumlu iş akışıyla yürütülmelidir.

E-irsaliye uygulamasına dahil olma yükümlülüğü, mükellefin faaliyet alanına ve güncel mevzuat kapsamına göre değişebilir. Her işletme otomatik olarak aynı kapsama girmez.

Kapsama giren işletme, kağıt belge düzenine devam edip edemeyeceğini güncel kurallara göre değerlendirmelidir. Geçiş tarihi veya istisna konusunda tahmin yapılmamalıdır.

Elektronik belgede teknik hata, alıcı bilgisi hatası veya gönderim problemi oluşabilir. Bu nedenle yalnızca belgeyi oluşturmak değil, gönderim sonucunu izlemek gerekir.

E-irsaliye kullanımı hakkında işlem adımlarını incelemek isteyenler e-İrsaliye ürün sayfasındaki kapsam ve süreç bilgilerini değerlendirebilir.

Kontör planlamasında gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğü dikkate alınmalıdır. İşletme tahmini belge sayısını bu kurala göre hesaplamalıdır.

Kağıt ve elektronik belge arasındaki temel fark, bilginin taşıma biçimidir; fiziksel sevkin gerçekliği iki yöntemde de önemini korur. Elektronik sistem kullanılması, ürün miktarının depo kaydıyla karşılaştırılması gereğini ortadan kaldırmaz.

E-irsaliye kullanan işletme, oluşturma ekranı kadar gelen kutusu, gönderilenler ve hata kayıtlarını da izlemelidir. Belgenin sistemde oluşturulmuş görünmesi, alıcıya başarıyla iletildiğini her zaman göstermez.

Elektronik kayıtların saklanmasında erişim yetkisi, yedekleme ve belge bütünlüğü kontrol edilmelidir. Kullanıcı hesabı değiştiğinde geçmiş sevk kayıtlarına kimin erişeceği önceden belirlenmelidir.

E-irsaliye nasıl düzenlenir ve alıcı yanıtı nasıl işler?

E-irsaliye, gönderenin doğru taraf ve mal bilgilerini sisteme girip belgeyi elektronik olarak oluşturmasıyla düzenlenir.

İlk aşamada gönderici, alıcının elektronik belge bilgilerinin doğru olduğunu kontrol eder. Yanlış VKN, adres veya posta kutusu seçimi gönderimi etkileyebilir.

1. Gönderici, mal satırlarını, miktarları ve sevk bilgilerini taşıma planıyla karşılaştırır.
2. Gönderici, e-irsaliyeyi kullanılan portal veya entegrasyon sistemi üzerinden oluşturur.
3. Sistem, belgeyi teknik kurallara göre kontrol eder ve ilgili alıcıya iletir.
4. Alıcı, belgeyi görüntüler ve fiili teslimatla miktar ile ürünleri karşılaştırır.
5. Uygulamanın desteklediği durumda alıcı, kabul, kısmi kabul veya ret yanıtı oluşturur.

Alıcı yanıtı, sevkiyatın fiili teslim durumu hakkında göndericiye elektronik bilgi sağlar. Yanıt türleri ve kullanım şartları güncel teknik kılavuz üzerinden incelenmelidir.

Bu süreçte kabul yanıtı nedir sorusunun cevabı önemlidir. Yanıt, faturanın kabul edildiği anlamına gelmez.

Gönderim sonucu, yanıt ve teslimat farkı aynı işlem kaydında tutulmalıdır. Entegrasyon kullanan işletmeler, teknik yetkileri özel entegratör nedir rehberiyle birlikte değerlendirebilir.

Belge gönderilemezse taşıma süreciyle ilgili alternatif uygulama, kullanılan sistemin hata mesajı ve güncel GİB kuralları incelenerek belirlenmelidir.

Gönderimden önce alıcı kartı, ürün kartı ve sevk adresi ayrı ayrı doğrulanmalıdır. Özellikle otomatik entegrasyonlarda eski adres veya pasif posta kutusu seçimi, manuel kontrolden daha geç fark edilebilir.

Alıcı yanıtı ile fiili teslim sonucu aynı değilse farkın kaynağı yazılı olarak açıklanmalıdır. Örneğin sistemde kabul görünen bir sevkiyatta teslim sırasında eksik koli bulunuyorsa teslim kaydı ve taşıyıcı tutanağı birlikte incelenir.

Bu nedenle e-irsaliye süreci, yalnızca elektronik belge gönderme işlemi değildir. Oluşturma, iletim, görüntüleme, yanıt, teslim farkı ve arşivleme adımlarının tamamı aynı iş akışında izlenmelidir.

Sevk irsaliyesi düzenlerken nelere dikkat edilir?

Sevk irsaliyesi düzenlerken taraf, ürün, miktar, tarih, adres ve taşıma bilgilerinin fiili sevkiyatla eşleşmesine dikkat edilmelidir.

İlk kontrol, gönderici ve alıcı bilgileridir. Özellikle aynı işletmenin merkez, şube ve depo kayıtları birbirine karıştırılmamalıdır.

İkinci kontrol, ürün satırlarıdır. Ürün adı, stok kodu, ölçü birimi ve miktar depo çıkış kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

Üçüncü kontrol, sevk zamanıdır. Belgede görünen tarih, malın fiziksel olarak yola çıktığı zamanla çelişmemelidir.

• Gönderici ve alıcının unvanı ile kimlik bilgilerinin doğru olduğunu kontrol edin.
• Teslim adresinin fatura adresinden farklı olup olmadığını inceleyin.
• Her ürün satırında cins, miktar ve ölçü biriminin bulunduğunu doğrulayın.
• Belge numarasının mükerrer kullanılmadığını sistem kayıtlarından kontrol edin.
• Sevk tarihinin depo çıkış kaydı ve taşıma planıyla uyumlu olduğunu karşılaştırın.
• Plaka, sürücü ve taşıyıcı bilgilerinin ilgili senaryoda doğru olduğunu teyit edin.
• Elektronik belgede gönderim durumunu ve alıcı yanıtını ayrıca izleyin.

Yanlış: Depo çalışanı ürünleri bildiği için eksik ürün açıklaması sorun oluşturmaz. Doğru: Belge, depoyu bilmeyen bir denetçi tarafından da anlaşılabilecek açıklıkta hazırlanmalıdır.

Belge düzenlendikten sonra değişiklik yapılacaksa kayıt izi korunmalıdır. Kullanılan sistemin iptal, düzeltme veya yeniden düzenleme yöntemleri mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Sevkten önce belgeyi hazırlayan kişi ile ürünleri sayan kişinin mümkünse farklı olması ikinci bir kontrol sağlar. Küçük işletmede bu mümkün değilse aynı kişi kontrolü iki ayrı aşamada, imzalı veya elektronik kayıtla tamamlamalıdır.

Adres değişikliği, araç değişimi veya ürün miktarı güncellemesi olduğunda eski kayıt sessizce silinmemelidir. Değişikliğin zamanı, nedeni ve onaylayan kullanıcı sistemde izlenebilir olmalıdır.

Belge üzerindeki açıklamalar, taşıma sırasında görev yapan kişilerin anlayacağı kadar açık yazılmalıdır. Kısaltmalar yalnızca işletme içinde biliniyorsa, ürünün ticari adı ve ölçü birimi ayrıca belirtilmelidir.

Sevk irsaliyesindeki hatalar nasıl düzeltilir?

Sevk irsaliyesindeki hata, belgenin kağıt veya elektronik olmasına ve taşıma sürecinin hangi aşamada bulunduğuna göre düzeltilir.

Belge henüz düzenlenmeden fark edilen hata, kayıt gönderilmeden önce düzeltilmelidir. Böylece yanlış taraf veya miktar bilgisi taşıma belgesine yansımaz.

Kağıt belge düzenlendikten sonra üzerine gelişigüzel silinti, kazıntı veya okunamayacak ekleme yapılmamalıdır. Belgenin izlenebilirliği ve nüshalar arasındaki uyum korunmalıdır.

E-irsaliyede gönderim tamamlandıktan sonra düzeltme yöntemi, belgenin durumuna göre değişebilir. Sistem üzerinde iptal, yeni belge veya ilgili düzeltme akışı bulunabilir.

Yanlış ürün miktarı, fiili teslim sırasında ortaya çıkarsa alıcı ve gönderici farkı birlikte kayıt altına almalıdır. Sadece muhasebe ekranında miktarı değiştirmek yeterli olmayabilir.

Alıcı bilgisi hatalıysa belge yanlış işletmeye gönderilmiş olabilir. Bu durumda sistem hata kaydı, gönderim durumu ve uygulanacak düzeltme adımı incelenmelidir.

Fatura ile irsaliye arasındaki fark sonradan görülürse iki belge birlikte değerlendirilir. Faturayı tek başına değiştirmek, taşıma belgesindeki hatayı her zaman gidermez.

Belge düzeltme konusunda kesin yöntem, güncel GİB teknik kılavuzuna ve ilgili vergi mevzuatına göre belirlenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hata fark edildiğinde önce belgenin durumunu belirleyin: taslak, gönderilmeye hazır, iletilmiş, yanıtlanmış veya teslim edilmiş olabilir. Her aşamada aynı düzeltme düğmesinin kullanılacağı varsayımı, yeni bir kayıt hatası oluşturabilir.

Ürün eksikliği teslim sırasında belirlenirse belgeyi geriye dönük değiştirmek yerine teslim farkını açıklayan kayıtlar oluşturulmalıdır. Fotoğraf, teslim tutanağı, alıcı açıklaması ve taşıyıcı bildirimi işletmenin işlem dosyasına eklenebilir.

Yanlış alıcıya gönderilen elektronik belgede, belgeyi silmek yerine sistem durumunu ve uygulanacak iptal veya düzeltme prosedürünü kontrol etmek gerekir. Yetkisiz kullanıcı müdahalesi, belge geçmişinin anlaşılmasını zorlaştırabilir.

Sevk irsaliyesi için hangi kayıtlar ve belgeler kontrol edilir?

Sevk irsaliyesi kontrolünde sipariş, depo çıkış kaydı, taşıma bilgisi, teslim kaydı ve gerekiyorsa fatura birlikte incelenir.

Sipariş kaydı, gönderilmesi planlanan ürün ve miktarı gösterir. Depo çıkış kaydı ise gerçekten araç veya teslim noktasına gönderilen ürünleri ortaya koyar.

Bu iki kayıt arasında fark varsa belge düzenlenmeden önce farkın nedeni açıklanmalıdır. Yanlış stok kodu veya ölçü birimi, sık rastlanan operasyon hatalarıdır.

Taşıyıcıya ait plaka, sürücü veya sevk rotası bilgisi, malın doğru gönderiyi takip etmesine yardımcı olur. Bu bilgiler değiştiğinde sistem kaydı güncellenmelidir.

Teslim kaydı, alıcının ürünleri hangi miktarda teslim aldığını gösterir. Eksik, hasarlı veya yanlış ürün varsa açıklama ve ilgili yanıt ayrıca saklanmalıdır.

Uzman notu: İrsaliye kontrolünü yalnızca muhasebe yaptıktan sonra değil, araç depodan çıkmadan önce de gerçekleştirin.

Elektronik belgelerde gönderim sonucu, sistem yanıtı ve alıcı cevabı kayıt zincirinin parçalarıdır. Bu kayıtların yalnızca e-posta kutusunda tutulması, sonradan erişimi zorlaştırabilir.

Fatura ile irsaliye farklı zamanlarda düzenlenmişse tarih ve ürün miktarı karşılaştırılmalıdır. Bu karşılaştırma, hatalı satış kaydı ve eksik teslim riskini azaltır.

Arşivleme yöntemi, kullanılan belge türünün saklama ve ibraz kurallarına uygun olmalıdır. Elektronik kayıtlar için erişim, bütünlük ve yedekleme kontrolleri yapılmalıdır.

Kontrol sırasında her belgeyi yalnızca numarasına göre eşleştirmek yeterli değildir. Sipariş numarası, sevk adresi, ürün satırı ve taşıyıcı bilgisi de aynı gönderiyi gösteriyor olmalıdır.

Depo çıkış kaydı ile teslim kaydı arasında fark varsa farkın ne zaman oluştuğu araştırılmalıdır. Fark depoda, yükleme sırasında, taşıma sırasında veya teslim noktasında oluşmuş olabilir.

İşletme, günlük veya haftalık sevkiyat yoğunluğuna göre kontrol sorumlusu belirleyebilir. Bu görev, belgenin hazırlanması, gönderim durumunun izlenmesi ve teslim farklarının muhasebeye aktarılmasını kapsamalıdır.

Sevk irsaliyesi küçük işletmede nasıl uygulanır?

Sevk irsaliyesi, küçük işletmede siparişten teslimata kadar kısa bir kontrol akışı kurularak uygulanabilir.

Örneğin mahalle marketi sahibi, merkez deposundan mağazasına kırk koli içecek gönderiyor. Depo çalışanı önce ürünleri sayıyor ve çıkış listesini hazırlıyor.

Gönderici, marketin mağaza adresini ve işletme bilgilerini kontrol ediyor. Ürünlerin adı, koli adedi ve ölçü birimi sevk belgesine işleniyor.

Araç depodan çıkmadan önce plaka ve sevk tarihi inceleniyor. Market sahibi teslim sırasında koli sayısını ve ürün türlerini irsaliye ile karşılaştırıyor.

İki koli eksik çıkarsa alıcı, teslim farkını kendi kayıtlarına alıyor. Gönderici de depo çıkışını, taşıyıcı bilgisini ve teslim yanıtını birlikte inceliyor.

Bu örnekte irsaliye, faturanın yerine geçmiyor. Satış bedeli ve vergi bilgileri fatura üzerinden, fiziksel sevk bilgileri ise irsaliye üzerinden takip ediliyor.

Market yalnızca kendi şubesine mal aktarıyorsa işlem satıştan farklı olabilir. Belge düzeni, mal hareketinin gerçek niteliğine göre mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Küçük işletmelerde tek kişinin hem depo hem muhasebe işini yürütmesi hata riskini artırabilir. Basit bir kontrol listesi ve teslim imzası bu riski azaltır.

Bu senaryoda uygulanabilecek kısa akış şöyledir: sabah sipariş listesi çıkarılır, depo sayımı yapılır, belge hazırlanır, araç bilgisi eklenir ve teslimde koli sayısı yeniden kontrol edilir.

Market sahibi ürünleri teslim aldıktan sonra irsaliye numarasını kendi stok giriş kaydıyla eşleştirmelidir. Böylece eksik koli yalnızca teslim anında değil, stok güncelleme sırasında da fark edilebilir.

İşletme e-irsaliye kullanıyorsa gelen kutusu ve yanıt durumu günlük kontrol edilmelidir. Kağıt belge kullanan işletme ise nüsha, imza ve teslim açıklamasını düzenli bir klasörde saklamalıdır.

Özet: 5 maddede sevk irsaliyesi nedir?

Sevk irsaliyesi nedir sorusunun kısa yanıtı, malın taşıma sürecini gösteren belge olduğudur. Belge, satış faturasıyla aynı amacı taşımaz.

• Sevk irsaliyesi, malın bir adresten başka bir adrese gönderildiğini gösterir.
• Belgede taraf, ürün, miktar, tarih, numara ve ilgili taşıma bilgileri bulunur.
• Fatura satış bedelini ve vergileri, irsaliye ise fiziksel sevkiyatı açıklar.
• E-irsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulan ve iletilen biçimidir.
• Belge kapsamı ve düzeltme yöntemi güncel GİB kurallarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Sevk öncesinde sipariş, depo çıkışı ve taşıma bilgilerini karşılaştırmak en güvenli uygulamadır. Teslim sonrasında miktar farkı ve alıcı yanıtı ayrıca kaydedilmelidir.

Güncel yükümlülükler ve istisnalar değişebileceğinden, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Böylece belge türünü işlem gerçekliğine göre belirleyebilirsiniz.

Belge hacminizi planlamak isterseniz efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri de incelenebilir.