Emlak Ofisi e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

Emlak ofisi e-faturayı, komisyon veya danışmanlık hizmetinin alıcısını belirleyip GİB Portalı ya da özel entegratör ekranında hizmet bilgilerini girerek keser. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, belgenin e-Fatura mı yoksa e-Arşiv fatura mı olacağını belirler.

Bu rehber, emlak ofisi sahipleri, ofis çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Komisyonun kime faturalandırılacağını, hangi bilgilerin yazılacağını ve gönderim sonrasında hangi kontrollerin yapılacağını açıklar. Sektörel diğer uygulamalar için emlak ofisi sektör sayfasına da bakabilirsiniz.

Emlak Ofisi e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

Emlak ofisi e-fatura kesmek için önce verilen hizmeti ve hizmetin muhatabını netleştirir. Ardından alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder, uygun e-belge türünü seçer ve komisyon bilgilerini sisteme girer.

e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen, GİB sistemi üzerinden veya yetkili özel entegratör aracılığıyla gönderilen fatura demektir. Belgenin hukuki ve mali içeriği yalnızca PDF görüntüsünden oluşmaz. Sistem kaydı, belge numarası, elektronik imza veya mali mühür ve gönderim durumu birlikte değerlendirilir.

Emlak ofislerinde en sık düzenlenen belge, taşınmaz alımına, satımına veya kiralanmasına aracılık hizmeti karşılığındaki komisyon faturasıdır. Ofis ayrıca sözleşmede yer alan danışmanlık, portföy yönetimi veya taşınmaz yönetimi hizmetleri için de fatura düzenleyebilir.

Örneğin iki çalışanlı bir emlak ofisi, aynı gün satış aracılığı ve aylık yönetim hizmeti verebilir. Çalışan önce her sözleşme için ayrı işlem dosyası açar. Sonra hizmet alıcısını ve ücretin dayanağını dosyayla eşleştirir.

Her taşınmaz işlemi otomatik olarak emlak ofisinin faturası anlamına gelmez. Ofis yalnızca aracılık yaptıysa, taşınmazın satış bedelini kendi geliri gibi faturalandırmaz. Faturanın konusu, sözleşmede ve hizmetin fiili niteliğinde yer alan komisyon veya danışmanlık olmalıdır.

Ofisin kendi mülkiyetindeki taşınmazı satması ise yalnızca aracılık örneği değildir. Böyle bir işlemde satışın vergisel niteliği ayrıca değerlendirilir. Komisyon için hazırlanan şablonu doğrudan kullanmayın; işlem belgelerini gönderim öncesinde mali müşavirinize eksiksiz olarak iletin.

Bu nedenle işlem sırası, yalnızca ekrandaki alanları doldurmaktan ibaret değildir. Sözleşme, ödeme sorumlusu, hizmet tarihi, alıcı bilgileri ve vergi uygulaması birlikte incelenmelidir. Emin olunmayan noktalar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Emlak ofisi hangi hizmet için e-fatura keser?

Emlak ofisi e-faturayı, esas olarak verdiği aracılık, komisyon, danışmanlık veya taşınmaz yönetimi hizmeti için keser. Faturanın açıklamasında taşınmazın kendisi değil, ofisin müşteriye sunduğu hizmet açıkça gösterilmelidir.

Bir konutun satışı sırasında ofis alıcıdan komisyon alıyorsa, hizmetin alıcısı alıcı olabilir. Satıcı da ayrı bir aracılık sözleşmesiyle komisyon ödüyorsa, satıcıya ayrıca fatura düzenlenmesi gerekebilir. Hangi tarafın müşteri olduğu sözleşme ve ödeme düzenine göre belirlenir.

Komisyonun tek taraftan mı, iki taraftan mı alınacağı sektörde aynı değildir. Bazı işlemlerde sadece satıcı ödeme yapar, bazı işlemlerde sadece alıcı ödeme yapar. İki tarafın da ayrı hizmet aldığı durumlarda her tarafın bilgileri ayrı incelenmelidir.

Kiralama işleminde de aynı mantık geçerlidir. Ofis, kiracı veya mal sahibi adına yaptığı aracılık hizmeti için komisyon faturası düzenler. Tahsil edilen kira bedeli ise ofisin kendi hizmet geliri değilse, komisyon faturasında hizmet bedeli gibi gösterilmemelidir.

Taşınmaz yönetimi yapan bir ofis, sözleşmeye göre aylık yönetim veya danışmanlık hizmeti de verebilir. Bu durumda her dönemin hizmet kapsamı, sözleşmedeki ücret ve faturalandırma zamanı birlikte değerlendirilir. Tek seferlik komisyonla düzenli yönetim hizmeti karıştırılmamalıdır.

Örneğin bir kafe sahibi, yeni şube için ücretli yer seçimi danışmanlığı alabilir. Kiralama gerçekleşmese bile tamamlanan danışmanlık hizmetinin sözleşmedeki karşılığı ayrıca incelenir. Ofis çalışanı, danışmanlık kapsamını ve teslim edilen değerlendirmeyi işlem dosyasına ekleyerek fatura açıklamasını oluşturmalıdır.

Yanlış: Satılan evin toplam bedelini emlak ofisinin hizmet faturası olarak yazmak. Doğru: Ofisin hak ettiği aracılık veya danışmanlık bedelini, gerçek hizmet alıcısına faturalandırmak. Tapudaki bedel, komisyon tutarı yerine otomatik olarak alınmamalıdır.

Emlak ofisi e-Fatura mı, e-Arşiv fatura mı keser?

Emlak ofisi e-Fatura veya e-Arşiv fatura seçimini öncelikle alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığına göre yapar. Ancak belge türü, işlem türü ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilmelidir. Ofisin kendi e-belge kayıt durumu da değerlendirilir.

e-Fatura kullanıcısı olan bir şirkete veya işletmeye, sistemin izin verdiği şekilde e-Fatura gönderilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, uygulanabilir kurallar çerçevesinde e-Arşiv fatura düzenlenir. Bireysel müşterilerde çoğunlukla e-Arşiv süreci gündeme gelir.

Alıcıdan yalnızca e-posta adresi istemek yeterli değildir. E-Fatura kullanıcısı olup olmadığı VKN veya TCKN bilgisiyle kontrol edilmelidir. Yanlış belge türü seçimi, belgenin karşı sisteme ulaşmamasına veya muhasebe kayıtlarının düzeltilmesine neden olabilir.

Örneğin yeni açılan bir şirketin vergi numarasını almak kayıt sorgulamasının yerine geçmez. Müşteri kartında önceki işlemden kalan bilgileri yenileyin ve belge türünü yeniden doğrulayın. Kayıtlı olmayan alıcılar için e-Arşiv fatura sürecini gönderim öncesinde ayrıca kontrol edin.

Vergi mükellefiyeti, işlem tutarı, müşteri tipi ve güncel düzenlemeler bazı senaryolarda ek koşullar doğurabilir. Bu nedenle özellikle yüksek tutarlı, yabancı müşterili veya farklı hizmet içeren işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Emlak ofisi e-fatura kesmek için hangi hazırlıkları yapar?

Emlak ofisi e-fatura kesmeden önce vergi bilgilerini, kullanıcı yetkilerini, belge serisini ve fatura şablonunu hazırlar. Bu hazırlıklar tamamlanmadan oluşturulan taslaklar, yanlış alıcı veya eksik hizmet bilgisi riski taşır.

İlk olarak ofisin unvanı, VKN veya TCKN bilgisi, adresi, vergi dairesi ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Bu alanlar şirket profilinde doğru görünmelidir. Şube veya farklı bir iş yeri varsa, kullanılacak adres ve birim bilgilerinin doğru kayda bağlanması gerekir.

Sonra GİB Portalı, muhasebe yazılımı veya özel entegratör hesabındaki yetkili kullanıcı belirlenir. Mali mühür, elektronik imza veya sistemin istediği doğrulama yöntemi erişilebilir olmalıdır. Personel faturayı hazırlasa bile gönderim yetkisi olmayan kullanıcı belgeyi tamamlayamayabilir.

Belge serisi ve numara yapısı da kontrol edilmelidir. Aynı hizmet için farklı ekranlarda ayrı seri kullanmak, numara takibini zorlaştırabilir. Seri seçimi ofisin muhasebe düzeniyle uyumlu olmalı ve daha önce kullanılan numaralarla çakışmamalıdır.

Komisyon, danışmanlık ve yönetim hizmetleri için açıklama şablonları oluşturmak hata riskini azaltır. Şablon, taşınmaz adresi, sözleşme tarihi veya portföy numarası gibi açıklamaları içerebilir. Ancak her işlemde otomatik metin kullanmadan önce gerçek hizmetle karşılaştırılmalıdır.

İlk kez kurulum yapan işletme, e-Fatura uygulamasının temel özelliklerini ve kendi sistemindeki kullanıcı yetkilerini kontrol etmelidir. Mevcut muhasebe yazılımı kullanan ofisler ise entegrasyonun belge gönderme ve durum sorgulama yetkisini ayrıca test etmelidir.

Kurulum kontrolünde gerçek müşteriye rastgele bir deneme faturası göndermek yerine taslak ön izlemesini kullanın. Unvan, adres ve hizmet açıklamasını ilgili sözleşmeyle karşılaştırın. Gerçek gönderim testi gerekiyorsa sağlayıcının test ortamını sorun; canlı ortamda rastgele belge oluşturmayın.

Emlak ofisi e-fatura nasıl kesilir: fatura oluşturma adımları

Emlak ofisi e-fatura oluştururken işlem sınıfından gönderim onayına kadar yedi temel kontrol yapar. Her adım tamamlanmadan sonraki adıma geçmemek, özellikle benzer isimli müşteri kayıtlarında önemli bir güvenlik sağlar.

1. İlk olarak aracılık, komisyon, danışmanlık veya yönetim hizmetinin hangisinin faturalandırılacağını belirleyin.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini alın ve e-Fatura kayıt durumunu sistemden sorgulayın.
3. GİB Portalı veya özel entegratör ekranında yeni fatura taslağı açarak doğru belge profilini seçin.
4. Alıcının unvanını, adını, adresini, vergi bilgilerini ve gerekiyorsa e-posta adresini kontrol edin.
5. Hizmet açıklamasını, miktarı, birim bedeli, indirimleri ve uygulanacak vergileri mevzuata uygun şekilde girin.
6. Ön izleme ekranında toplamları, tarihleri, belge serisini ve açıklama alanlarını ikinci kez karşılaştırın.
7. Belgeyi elektronik olarak imzalayıp veya mühürleyip gönderin ve oluşan sistem durumunu kaydedin.

Taslak oluşturmak, faturanın alıcıya gönderildiği anlamına gelmez. Birçok sistemde belge önce taslak veya bekleyen durumunda kalır. Gönderim komutundan sonra sistemin verdiği belge numarası ve durum bilgisi ayrıca kontrol edilmelidir.

Fatura satırında hizmetin ölçü birimi işlemle uyumlu olmalıdır. Tek seferlik komisyon için adet veya hizmet satırı kullanılabilir. Aylık yönetim hizmetinde dönem açıklaması yazılmalı, birden fazla dönemin tek satırda birleştirilmesi muhasebe düzeniyle değerlendirilmelidir.

Örneğin bir dükkân kiralaması için önce sözleşme referansını taslağa yazın. Ardından komisyon hesaplamasını ön izlemeyle karşılaştırın. Aynı hizmetin daha önce faturalanıp faturalanmadığını gönderim öncesinde mutlaka sorgulayın.

Gönderimden önce faturayı alıcıya e-posta ile yollamak, resmi gönderim adımının yerine geçmez. E-posta, yalnızca bilgilendirme veya PDF görüntüsü paylaşımı olabilir. Esas kontrol, e-belgenin ilgili sistemde oluşturulması ve gönderim durumunun başarılı görünmesidir.

Emlak komisyonu e-faturada hangi bilgiler yazılır?

Emlak komisyonu e-faturasında tarafların kimlik bilgileri, hizmet açıklaması, fatura tarihi, belge numarası, bedel ve uygulanacak vergi bilgileri yer alır. Her alan, sözleşmedeki gerçek işlemle ve muhasebe kayıtlarıyla her zaman tutarlı olmalıdır.

Alıcı tarafında VKN veya TCKN, unvan ya da ad soyad, adres ve sistemin istediği diğer bilgiler bulunur. Satıcı tarafında emlak ofisinin unvanı, vergi bilgisi, adresi ve iletişim bilgileri görünmelidir. Şirket unvanındaki küçük farklar bile alıcı kontrolünü zorlaştırabilir.

Hizmet açıklaması, yalnızca komisyon yazmak yerine işlemi tanımlamalıdır. Örneğin satış aracılık hizmeti, kiralama aracılık hizmeti veya taşınmaz yönetim hizmeti gibi bir açıklama kullanılabilir. Taşınmazın adresi veya sözleşme referansı, tarafların belgeyi eşleştirmesine yardımcı olur.

Hizmet bedeli, indirim, vergi matrahı, vergi tutarı ve genel toplam ayrı ayrı kontrol edilmelidir. KDV, tevkifat, stopaj veya başka bir özel uygulama her işlemde otomatik seçilmemelidir. Uygulamanın geçerli olup olmadığını işlem ve müşteri özelliklerine göre mali müşavir değerlendirmelidir.

Vade tarihi, banka hesabı, açıklama, sözleşme numarası ve ödeme yöntemi gibi alanlar sözleşmeyle uyumlu doldurulabilir. Bu alanlar, fatura tutarını değiştirmese de tahsilat ve mutabakat sürecini kolaylaştırır. Gerçekte olmayan bir vade veya ödeme bilgisi eklenmemelidir.

Yanlış: Her kiralama işleminde aynı komisyon açıklamasını, taraf ve dönem bilgisi olmadan kullanmak. Doğru: Hizmet türünü, ilgili taşınmazı, hizmet dönemini ve komisyonun hangi sözleşmeye dayandığını açıklamak.

Faturanın PDF görüntüsünü müşteriye göndermek, kayıtlı e-belge gönderiminin tüm şartlarını tek başına karşılamayabilir. Portalda oluşan belge numarası, elektronik kayıt ve gönderim durumu korunmalıdır. Sisteminizdeki açıklama alanlarının sınırlarını da gönderimden önce kontrol edin.

Emlak ofisi e-faturayı doğru alıcıya nasıl gönderir?

Emlak ofisi e-faturayı doğru alıcıya göndermek için önce hizmet sözleşmesindeki hizmet alıcısını ve ödeme yapan tarafı belirler, sonra VKN veya TCKN üzerinden alıcı kaydını doğrular. Alıcının adı ve adresi, sistemde bulunan resmi bilgilerle karşılaştırılmalıdır.

Şirket müşterilerinde yalnızca marka adı yeterli değildir. Resmi ticari unvan, vergi numarası, vergi dairesi ve gerekiyorsa şube bilgisi kontrol edilmelidir. Aynı grubun farklı şirketleri veya aynı adreste bulunan işletmeleri, yanlış alıcı seçimini sıklaştırabilir.

Bireysel müşteride ad soyad ve TCKN bilgisi, işlem türüne göre gerekli alanlarla birlikte girilir. E-posta adresi, bildirimin müşteriye ulaşmasına yardımcı olur ancak kimlik doğrulamasının yerine geçmez. Bireysel alıcının e-Fatura kullanıcı kaydı bulunmayabilir.

Örneğin küçük bir ofis olan Mavi Konut Emlak, bir iş yerinin kiralanmasına aracılık etsin. Komisyonu mal sahibi ödüyorsa, ofis önce mal sahibinin e-belge durumunu kontrol eder. Kiracı ayrıca hizmet bedeli ödemiyorsa, kiracıya aynı komisyon için otomatik olarak fatura kesilmez.

Mal sahibi şirket ve e-Fatura kullanıcısıysa uygun e-Fatura gönderilir. Mal sahibi gerçek kişi veya şirket olabilir; e-Fatura kullanıcısı değilse, uygulanabilir kurallar kapsamında e-Arşiv süreci değerlendirilir. Sözleşmede iki tarafın da ayrı ücret ödediği yazıyorsa, her fatura için ayrı alıcı doğrulaması yapılır.

Komisyonu şirket adına ortağı kendi hesabından ödeyebilir. Bu durumda banka dekontundaki isim otomatik olarak fatura alıcısı olmaz. Sözleşmedeki hizmet alıcısını doğrulayın ve tahsilat bağlantısını ayrıca belgeleyin.

Bir faturayı yanlış alıcıya gönderdiğinizi fark ederseniz, alıcıdan yalnızca e-posta ile silmesini istemeyin. Belgenin durumunu, belge profilini ve uygulanacak iptal veya ret adımını sistemden kontrol edin. Gerekirse mali müşavirinizden ve hizmet sağlayıcınızdan işlem bazlı destek alın.

E-fatura gönderildikten sonra hangi durumlar kontrol edilir?

E-fatura gönderildikten sonra belgenin başarılı iletildiği, alıcıya ulaştığı ve gerekiyorsa kabul veya ret yanıtının oluştuğu kontrol edilir. Taslak, gönderim bekliyor, iletildi, kabul edildi veya reddedildi gibi durumlar sistem ekranına göre farklı adlarla görünebilir.

Fatura profilinin temel veya ticari olması, alıcının verebileceği yanıt akışını etkileyebilir. Ticari fatura senaryosunda alıcının kabul veya ret yanıtı vermesi mümkün olabilir. Temel senaryoda ise sistemin ve güncel kuralların izin verdiği düzeltme yöntemleri uygulanmalıdır.

Örneğin müşteri faturayı göremediğini bildirirse önce gönderilen belgeler ekranından ilgili numarayı arayın. Alıcı vergi numarasını ve son durum açıklamasını karşılaştırın. İletim hatası varsa hata kaydını destek ekibine gönderin; durum netleşmeden aynı hizmet için ikinci bir fatura oluşturup göndermeyin.

Belgenin gönderilmiş görünmesi, tahsilatın yapıldığı anlamına gelmez. E-fatura durumu, ödeme durumu ve muhasebe kaydı ayrı ayrı takip edilmelidir. Banka hareketleri, komisyon sözleşmesi ve fatura tutarı düzenli aralıklarla karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Gönderilmiş faturayı portaldan silip aynı numarayla yeniden oluşturmak. Doğru: Belgenin mevcut durumunu incelemek, uygun ret veya iptal yöntemini kullanmak ve yeni belgenin numarasını sistemin kurallarına göre oluşturmak.

Yanlış tutar, yanlış alıcı veya yanlış hizmet açıklaması varsa uygulanacak yol, belgenin türüne ve durumuna göre değişir. E-Fatura, e-Arşiv ve ticari veya temel senaryolar için aynı düzeltme adımı varsayılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gönderimden sonra imzalı XML dosyası ve sistem kaydı, PDF görüntüsü, sözleşme, komisyon hesaplama belgesi ve ödeme kanıtı birlikte arşivlenmelidir. Arşivde yalnızca çıktı dosyasını tutmak yerine belgenin durumunu ve ilgili işlem belgelerini eşleştirmek daha güvenlidir.

Emlak ofisi e-faturayı ne zaman düzenler ve muhasebeye nasıl işler?

Emlak ofisi e-faturayı, aracılık veya danışmanlık hizmetinin gerçekleştiği döneme ve mevzuatta öngörülen faturalandırma süresine uygun düzenler. Hizmet tarihi ile fatura tarihi arasındaki ilişki, sözleşme ve muhasebe kaydıyla tutarlı olmalıdır.

Komisyonun tahsil edilmesi her zaman fatura tarihini belirleyen tek unsur değildir. Bazı işlemlerde hizmet tamamlandığında hak ediş oluşur, bazı sözleşmelerde belirli koşulların gerçekleşmesi beklenir. Hizmetin ne zaman ifa edildiğini mali müşavirle birlikte netleştirin.

Fatura tarihi geriye dönük keyfi biçimde seçilmemelidir. Dönem sonlarında kapanmış bir satış veya kira işlemine ait komisyonun hangi döneme kaydedileceği, hizmetin tamamlanma tarihi ve vergi uygulaması dikkate alınarak değerlendirilir. Tahsilatın gecikmesi, düzenleme yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Muhasebe kaydında fatura, sözleşme, komisyon hesaplaması, banka tahsilatı ve varsa ödeme dekontu birbiriyle eşleştirilmelidir. Bu belgeler farklı klasörlerde tutuluyorsa işlem numarası veya portföy kodu gibi ortak bir referans kullanılmalıdır.

Örneğin kiralama aracılığı ay sonunda tamamlanıp ödeme sonraki ay gelebilir. Ofis, hizmetin tamamlandığını gösteren sözleşme ve işlem belgelerini muhasebeye iletmelidir. Tahsilat beklenirken düzenleme süresini kaçırmamak için açık komisyon işlemlerini belirli aralıklarla takip çizelgesinde ayrıca kontrol edin.

Kontörlü sistem kullanan emlak ofisleri belge planını ayrıca takip etmelidir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen faturaları değil, ofise gelen e-Fatura belgelerini de aylık işlem sayısına dahil etmek gerekir.

Vergi hadleri, zorunluluk kapsamları, teknik kurallar ve uygulama ayrıntıları yıllık olarak değişebilir. Mevzuat tutarları yıllık güncellenir. Özellikle yeni bir yükümlülük, dönem geçişi veya farklı müşteri türü söz konusuysa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Emlak ofisi kira, kapora ve komisyonu nasıl ayırır?

Emlak ofisi kira bedeli, kapora ve komisyonu aynı hizmet kalemi gibi göstermemelidir. Faturanın konusu, ofisin verdiği hizmet olmalı; kira tahsilatı veya kapora ise sözleşmedeki hukuki ve mali niteliğine göre ayrı değerlendirilmelidir.

Ofis bir taşınmazın satışına aracılık ediyorsa, satış bedeli ile ofisin komisyonu farklı tutarlardır. Ofis taşınmazın sahibi değilse, satış bedelinin tamamını kendi hizmet faturasında göstermesi doğru yaklaşım değildir. Komisyonun kimden alındığı ve ne kadar olduğu sözleşmeyle belgelenmelidir.

Kapora da otomatik olarak komisyon anlamına gelmez. Kaporanın kimin adına tahsil edildiği, iade edilip edilmediği, satış bedeline mahsup edilip edilmediği ve ofisin bu tutarda hangi rolü üstlendiği incelenmelidir. Bu ayrım, yalnızca fatura ekranından çözülemez.

Taşınmaz yönetiminde ofis kirayı mal sahibi adına tahsil edebilir ve ayrıca yönetim komisyonu alabilir. Tahsil edilen kira, sözleşme ve muhasebe düzenine göre mal sahibine ait bir tutarsa, ofisin kendi hizmet geliriyle karıştırılmamalıdır. Her işlem için ayrı kayıt mantığı kurulmalıdır.

Örneğin Ege Emlak, bir dükkânın aylık kira tahsilatını ve yönetimini üstlenmiş olsun. Mal sahibine aktarılacak kira ile Ege Emlak’ın yönetim bedeli aynı satırda gösterilmemelidir. Yönetim hizmeti için kimin müşteri olduğu ve hangi dönemin ücretinin alındığı ayrıca yazılmalıdır.

Yanlış: Tahsil edilen kira, kapora ve aracılık ücretini tek bir komisyon faturasında birleştirmek. Doğru: Her tutarın kime ait olduğunu, hangi hizmete veya sözleşmeye dayandığını ve hangi belgeyle izleneceğini ayrı belirlemek.

Bu ayrımda stopaj, tevkifat, tahsilat ve iade gibi özel sonuçlar doğabilir. Oran veya tutar uydurmak yerine işlemin niteliğini mali müşavirinize iletin. Güncel GİB duyurusunu ve sözleşmedeki ödeme hükümlerini birlikte inceleyin.

Emlak ofisi e-fatura hatalarını nasıl önler?

Emlak ofisi e-fatura hatalarını, gönderimden önce alıcı, hizmet, tutar, vergi, tarih ve belge durumu kontrolü yaparak azaltır. Aşağıdaki liste, her komisyon veya danışmanlık faturası öncesinde kullanılabilecek pratik bir kontrol sırasıdır.

• Hizmetin komisyon, danışmanlık, yönetim veya başka bir işlem olduğu sözleşmeyle karşılaştırıldı.
• Faturayı ödeyen ve hizmeti alan tarafın adı veya unvanı doğru belirlendi.
• VKN veya TCKN bilgisi ile alıcının e-Fatura kayıt durumu kontrol edildi.
• e-Fatura veya e-Arşiv belge türü işlem ve alıcı bilgilerine göre seçildi.
• Taşınmaz adresi, portföy kodu, sözleşme tarihi veya dönem açıklaması gerektiği şekilde yazıldı.
• Hizmet bedeli, indirim, vergi matrahı, vergi tutarı ve toplam birbirini tutuyor.
• Belge tarihi, hizmet tarihi, seri ve numara bilgileri muhasebe kayıtlarıyla uyumlu.
• Gönderim sonrasında sistem durumu, arşiv kaydı ve gerekiyorsa alıcı yanıtı kontrol edildi.

En sık görülen hatalar, benzer isimli müşterinin seçilmesi, şirket unvanının eksik yazılması, komisyon yerine taşınmaz bedelinin girilmesi ve yanlış vergi uygulamasının seçilmesidir. Otomatik şablonlar bu riskleri azaltabilir, ancak son kontrolün yerini tutmaz.

Kullanıcı hesaplarında görev ayrımı yapmak da önemlidir. Fatura hazırlayan kişi ile gönderim yetkisi olan kişi aynı olmayabilir. Mali mühür veya elektronik imza erişimi kişisel güvenlik kurallarına göre korunmalı, ortak şifre paylaşılmamalıdır.

Uzman notu: Emlak komisyonunda en güvenilir kontrol, fatura ekranındaki toplamdan önce sözleşmedeki hizmet alıcısını ve ödeme sorumlusunu doğrulamaktır. Tutar doğru olsa bile yanlış tarafa kesilen belge yeni bir düzeltme süreci doğurabilir.

Teknik hata alındığında ekran görüntüsü almak yerine hata kodunu, belge numarasını ve işlem zamanını da kaydedin. Böylece destek talebi somutlaşır. Sorun çözülmeden aynı belgeyi art arda göndermek, mükerrer kayıt veya alıcıda birden fazla bildirim riski yaratabilir.

Özet: 5 maddede emlak ofisi e-fatura nasıl kesilir?

Emlak ofisi e-fatura sürecinin doğru ilerlemesi, işlem türünü ve hizmet alıcısını en başta belirlemeye bağlıdır. Belge türü, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve güncel GİB kuralları kontrol edilmeden yalnızca tutar girilerek fatura tamamlanmamalıdır.

• Önce aracılık, komisyon, danışmanlık veya yönetim hizmetinin hangisinin faturalandırılacağını sözleşmeyle belirleyin.
• Hizmeti alan ve ödemeyi yapan tarafı ayırın; alıcının VKN veya TCKN bilgilerini doğrulayın.
• Alıcının e-Fatura durumuna göre e-Fatura veya uygulanabilir e-Arşiv fatura sürecini seçin.
• Hizmet açıklaması, taşınmaz bilgisi, dönem, bedel, vergi ve toplam alanlarını gerçek işlemle karşılaştırın.
• Gönderimden sonra belge durumunu, kabul veya ret yanıtını, muhasebe kaydını ve arşiv belgelerini kontrol edin.

Komisyon, kira, kapora ve taşınmaz satış bedeli aynı mali nitelikte değildir. Bu tutarları tek bir satırda birleştirmek yerine her birinin sözleşmedeki rolünü ve kime ait olduğunu inceleyin. Emin olmadığınız vergi uygulamalarında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini birlikte kullanan ofisler, gelen ve giden belgelerin her biri için 1 kontör düşüldüğünü işlem planına dahil etmelidir. Ayrıca belge türü, gönderim durumu ve saklama kayıtları aylık olarak kontrol edilmelidir.

Örneğin ay kapanışında gönderilen faturaları, gelen belgeleri ve banka tahsilatlarını ayrı sütunlarda karşılaştırın. Gönderimi tamamlanmış fakat tahsil edilmemiş komisyonları alacak olarak açık bırakın. İptal edilen işlemleri gerekçeleriyle ayrıca işaretleyerek mali müşavirinize bildirin.

İhtiyacınızı karşılaştırmak için havuz kontör paketlerini inceleyebilir; efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-fatura portalıyla sunulur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.