Emlak Ofisi İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi

Emlak ofisi yıl sonu kontrolü, düzenlenen ve alınan e-belgelerin kayıt, durum, tarih ve kontör açısından karşılaştırılmasıyla tamamlanır.

Bu liste, emlak danışmanları, franchise ofisleri ve küçük emlak işletmeleri için eksik fatura, yanlış belge türü, unutulan gelen belge ve yetersiz kontör riskini azaltır. Sektörel yükümlülükleri ayrıca emlak ofisi sektörü için hazırlanan bilgilerle karşılaştırabilirsiniz.

Emlak Ofisi İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi nasıl uygulanır?

Bu kontrol listesi, önce belge envanteri çıkarılarak, ardından muhasebe ve kontör kayıtları karşılaştırılarak uygulanır.

Kontrol dönemini baştan belirleyin. Takvim yılı esas alınıyorsa 1 Ocak ile 31 Aralık arasındaki belgeleri inceleyin. Farklı bir mali dönem uygulanıyorsa mali müşavirinizin bildirdiği dönemi esas alın.

1. Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin adetlerini portal raporuyla karşılaştırın.
2. Gelen e-Fatura belgelerini gelen kutusu ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirin.
3. Komisyon, danışmanlık ve ilan hizmetlerine ait belge açıklamalarını inceleyin.
4. İptal, ret, iade veya düzeltme bekleyen belgeleri ayrı bir listeye yazın.
5. Toplam gelen ve giden belge sayısını kontör hareketleriyle karşılaştırın.
6. Eksikleri mali müşavirinize ve yetkili kullanıcıya sorumlusu belli şekilde iletin.

Bu sırayı izlemek, aynı belgenin farklı ekranlarda iki kez sayılmasını önler. Emlak ofisinde danışman, ofis yöneticisi ve muhasebe sorumlusu ayrı kişilerse her aşamanın sahibi yazılı olarak belirlenmelidir.

Yıl sonu kontrolü yalnızca son faturayı kesmek değildir. Açık durumdaki belgelerin, kullanılmayan kontörlerin, saklama kayıtlarının ve yeni yıl için beklenen belge hacminin de birlikte değerlendirilmesi gerekir.

İş bölümü yaparken kontrolün hangi tarihte başlayıp biteceğini ve raporları kimin alacağını yazılı hale getirin. Böylece danışmanların farklı dosyalarla yaptığı sayımlar tek bir kontrol tablosunda birleştirilebilir.

Örneğin iki danışmanlı küçük bir emlak ofisinde bir kişi giden belgeleri, diğer kişi gelen faturaları inceler. Ofis yöneticisi ise fark listesini ve kontör hareketlerini son kez onaylar.

Kontrolü tamamlayan kişi, yalnızca hata bulunmadığını belirtmemelidir. Eşleşen belge sayısını, açıklama bekleyen kayıtları, sorumluları ve tamamlanması gereken tarihi de dosyaya eklemelidir.

Emlak ofisi yıl sonu kontrolünü kim, ne zaman tamamlamalıdır?

Emlak ofisi yıl sonu kontrolünü, belge yoğunluğuna göre belirlenen takvimde ofis sorumlusu ve mali müşavir birlikte tamamlamalıdır.

İlk sayım, dönem kapanmadan önce ofis çalışanları tarafından yapılmalıdır. Bu aşamada eksik belge, yanlış müşteri bilgisi ve bekleyen portal durumu bulunur; vergisel değerlendirme ise mali müşavire bırakılır.

Son kontrol için belgelerin sisteme işlendiği, gelen kutusunun tarandığı ve açık işlemlerin listelendiği bir tarih belirleyin. Yoğun satış dönemlerinde kontrolü tek güne bırakmak yerine haftalık ara kontroller yapmak daha güvenlidir.

• Danışman, tamamlanan satış ve kiralama hizmetlerinin listesini ofis yöneticisine iletmelidir.
• Ofis yöneticisi, düzenlenen belgeleri portal raporuyla ve sözleşme dosyalarıyla karşılaştırmalıdır.
• Muhasebe sorumlusu, gelen faturaların kayıt ve aktarım durumunu kontrol etmelidir.
• Mali müşavir, belge türü, vergisel kayıt ve mevzuat açısından açıklama gereken işlemleri değerlendirmelidir.

Örneğin Aralık ayında kiralama işlemi tamamlanan bir müşteri için sözleşme, ödeme bilgisi ve faturalama durumu aynı dosyada tutulabilir. Dosyadaki eksik alan, ilgili kişiye kontrol tarihiyle birlikte atanmalıdır.

Karşı durumda, dönem sonuna kadar tamamlanmayan işlemler yeni yıla taşınabilir. Böyle bir belgeyi otomatik olarak yeni dönem geliri saymadan, hizmet tarihi ve faturalama sürecini mali müşavirinizle değerlendirin.

Kontrol tutanağında raporu alan kişinin adı, rapor tarihi, incelenen dönem ve açık kalan farklar yer almalıdır. Bu kayıt, aynı sorunun sonraki yıl yeniden araştırılmasını önleyen basit bir izleme aracıdır.

Emlak ofisi yıl sonu e-Fatura kayıtları nasıl karşılaştırılır?

Yıl sonu e-Fatura kayıtları, portalın giden ve gelen kutusundaki belgeler ile muhasebe programındaki kayıtlar karşılaştırılarak denetlenir.

Önce giden kutusundan dönem filtresiyle belge listesini alın. Belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, vergi matrahı ve genel toplam gibi alanları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.

Sonra gelen kutusuna geçin. Emlak ofisinin aldığı kira, ilan, reklam, yazılım, iletişim ve ofis gideri faturalarının muhasebe sistemine aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin.

Belge tarihini hizmet döneminden ayırın. Aralık ayında verilen emlak danışmanlığı hizmeti ocak ayında faturalandırılmışsa, bu işlemin muhasebe dönemi ve vergisel etkisi mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Portalda görünen her kayıt için muhasebede ayrı bir satır bulunması beklenir. Ancak iptal, ret veya teknik durumdaki belgeler, doğrudan gelir ya da gider kabul edilmeden statüleriyle birlikte incelenmelidir.

Bir belge muhasebede görünmüyorsa önce belge numarası ve vergi kimlik numarasıyla arama yapın. Aynı numara bulunamıyorsa kullanıcı yetkisini, tarih filtresini ve aktarım sürecini kontrol edin.

Karşılaştırma sonunda üç ayrı liste hazırlayın: eşleşen belgeler, muhasebede bulunmayan belgeler ve statüsü açıklama gerektiren belgeler. Böylece mali müşaviriniz yalnızca fark oluşturan kayıtları inceleyebilir.

Karşılaştırma dosyasında belge numarası, tarih, alıcı veya gönderici, tutar, portal durumu ve muhasebe fişi alanları bulunmalıdır. Bu alanlar, yalnızca toplam tutara bakılarak farkların gözden kaçmasını önler.

Yanlış: Yalnızca dönem sonunda görünen toplam fatura tutarını karşılaştırmak. Doğru: Belge adedini, belge numarasını, durumunu ve muhasebe kaydını tek satırda eşleştirmek.

Emlak ofisinde komisyon ve danışmanlık faturasında neler kontrol edilir?

Emlak komisyonu ve danışmanlık faturasında taraf bilgileri, hizmet açıklaması, tarih, tutar ve sözleşmeyle uyum birlikte kontrol edilir.

Alıcının unvanı veya adı, vergi kimlik numarası ya da gerekli kimlik bilgileri dikkatle yazılmalıdır. Müşterinin şirket, şahıs işletmesi veya nihai tüketici olması belge türü değerlendirmesini etkileyebilir.

Hizmet açıklaması, yalnızca komisyon kelimesiyle bırakılmamalıdır. Satış aracılık hizmeti, kiralama aracılık hizmeti veya danışmanlık hizmeti gibi gerçek işlemi açıklayan ifadeler kullanılmalıdır.

Sözleşmede komisyonun hangi tarafa ait olduğu ve hangi işlem karşılığında doğduğu görülmelidir. Fatura tutarı, sözleşmedeki bedelle uyuşmuyorsa farkın nedeni belge üzerinde ve muhasebe kayıtlarında açıklanmalıdır.

Vergi oranı, tevkifat, istisna veya özel hesaplama gerekip gerekmediğini mali müşaviriniz belirlemelidir. Bu alanlarda alışkanlığa göre işlem yapmak, aynı müşteride farklı belge düzenlenmesine neden olabilir.

Yanlış: Müşteri bilgilerini önceki faturadan kopyalayıp değişiklikleri kontrol etmemek. Doğru: Her işlemde güncel unvanı, adresi, vergi bilgilerini ve hizmet açıklamasını sözleşmeyle karşılaştırmak.

Özellikle satış ve kiralama işlemlerinde hizmetin gerçekleştiği tarih ile ödeme tarihini karıştırmayın. Faturalama zamanı ve muhasebe kaydı, işlemin niteliğine göre mali müşavirle netleştirilmelidir.

Belge hazırlama aşamasında taşınmaz adresini, bağımsız bölüm bilgisini ve hizmet alan tarafı sözleşmeden kontrol edin. Aynı müşterinin birden fazla taşınmazı varsa yanlış işlem açıklaması, sonradan yapılacak mutabakatı zorlaştırabilir.

Bir satış işleminde komisyon tutarı değişmişse değişikliğin nedeni dosyada bulunmalıdır. İndirim, ek hizmet veya taraf değişikliği gibi nedenler yazılı dayanak olmadan yalnızca fatura açıklamasına bırakılmamalıdır.

Karşı durum olarak, sözleşmede komisyon tutarı açık değilse faturayı alışılmış oranla düzenlemek güvenli değildir. Tutarın hangi belgeye ve anlaşmaya dayandığını önce müşteri ve mali müşavir kayıtlarıyla netleştirin.

Emlak ofisi e-Fatura mı e-Arşiv fatura mı düzenler?

Emlak ofisinin e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlemesi, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin mevzuattaki kapsamına göre belirlenir.

E-Fatura kayıtlı bir alıcıya belge düzenlenmesi gereken durumlarda e-Fatura akışı kullanılır. Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlı değilse e-Arşiv fatura seçeneği gündeme gelebilir; ancak özel zorunluluklar ayrıca kontrol edilmelidir.

Alıcının yalnızca e-posta adresini vermesi, tek başına belge türünü belirlemez. Vergi kimlik numarası, müşteri türü, sektör faaliyeti ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Belge türlerini teknik özellikleriyle karşılaştırmak için e-Fatura ürün sayfasını ve e-Arşiv fatura bilgilerini inceleyebilirsiniz. Mevzuat kararı için mali müşavirinizin görüşünü esas alın.

Örneğin küçük bir emlak ofisi, kurumsal bir kiracı şirketin vergi bilgilerini alır. Şirketin e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmeden e-Arşiv düzenlemek, belge türü açısından risk oluşturabilir.

Aynı ofis, bireysel bir kiracıya aracılık hizmeti faturası düzenlerken farklı bir senaryoyla karşılaşabilir. Bireysel müşterinin bilgileri, işlemin tutarı ve güncel belge düzenleme kuralları ayrıca incelenmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, müşterinin istediği dosya biçimine göre değil, alıcının durumu ve mevzuata göre yapılır. Yıl sonu kontrolünde her belge için seçilen türün gerekçesi incelenmelidir.

Yıl sonu taramasında belge türü seçimini yalnızca dosya uzantısına bakarak doğrulamayın. Alıcının sistemdeki durumu, belge numarası, düzenleme tarihi ve portal statüsü birlikte kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteri e-posta istediği için otomatik olarak e-Arşiv düzenlemek. Doğru: Alıcının kayıt durumunu ve işlem kapsamını doğruladıktan sonra uygun belge akışını seçmek.

Gelen ve giden e-belgelerde kontör kontrolü nasıl yapılır?

Gelen ve giden e-belgelerde kontör kontrolü, belge adetlerinin portal hareketleriyle karşılaştırılması ve her belgenin bir kontör olarak planlanmasıyla yapılır.

Efaturakontor.com uygulamasındaki kurala göre gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kestiğiniz faturaları değil, aldığınız e-Fatura ve diğer e-belgeleri de yıllık hesaba katmalısınız.

Uzman notu: Kontör sayımında yalnızca giden kutusunu esas almak, emlak ofisinin gerçek yıllık tüketimini eksik gösterir. Gelen belgeleri ayrıca sayın.

Kontör ekranındaki toplamı, portalda görünen belge adediyle birebir karşılaştırın. Fark varsa tarih aralığı, belge türü filtresi, gelen-giden ayrımı ve yetkili kullanıcı raporu kontrol edilmelidir.

Bir belgenin görüntülenmesiyle yeni belge düzenlenmesini birbirine karıştırmayın. Yıl sonu planında esas alınacak veri, sistemde oluşan gelen ve giden belge adedidir.

Kontör kontrolünü yalnızca paket satın alma kararına indirgemek de doğru değildir. Eksik kayıtları bulmak, muhasebe mutabakatını tamamlamak ve yeni dönemde işlem kesintisini önlemek aynı kontrolün parçalarıdır.

Örneğin portal raporunda 40 giden ve 35 gelen belge görülüyorsa başlangıç sayımı 75 belgedir. İptal veya teknik durumdaki kayıtların nasıl sayılacağı, kullanılan sistem kuralı ve mali müşavir değerlendirmesiyle ayrıca netleştirilmelidir.

Karşı durumda, kontör ekranı ile portal raporu aynı görünmüyorsa hemen yeni dönem tüketimi varsaymayın. Önce rapor tarihini, filtreleri, kullanıcı kapsamını ve belge türlerinin tek havuzda değerlendirilip değerlendirilmediğini kontrol edin.

Emlak ofisi yıl sonu kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Kontör ihtiyacı, beklenen giden belge sayısı ile gelen belge sayısının toplanması ve dönemsel artışların ayrıca değerlendirilmesiyle hesaplanır.

Kontör ihtiyacı = beklenen giden belgeler + beklenen gelen belgeler + mevcut açık işlemler. Bu formülde yalnızca komisyon faturaları değil, ofisin aldığı tedarikçi faturaları ve kullandığı diğer e-belgeler de yer alır.

Son üç veya altı ayın gerçek belge adetlerini inceleyin. Tek bir ayı ortalama kabul etmek yerine, satış ve kiralama yoğunluğunun değiştiği dönemleri ayrı ayrı değerlendirin.

Yıl sonunda kapanması beklenen işlemleri ayrıca yazın. İmzalanmış sözleşmeler, tamamlanmış kiralama aracılıkları ve faturalama aşamasına gelmiş satış hizmetleri tahminin içine alınmalıdır.

Örneğin küçük bir emlak ofisi, son dönemde 25 giden komisyon belgesi ve 14 gelen gider belgesi oluşturmuş olsun. Yeni dönem başlangıcındaki beklenen işlemler ayrıca eklenerek gerçekçi bir plan yapılmalıdır.

Bu örnekte ofis yalnızca 25 giden faturayı hesaplarsa gelen belgeleri unutur. Yalnızca geçmiş ortalamaya bakarsa yeni portföy, yeni danışman veya yoğun satış aylarının etkisini düşük tahmin edebilir.

Kontör hesabında geniş bir güvenlik payı belirlemek yerine, hangi ek işlemlerin tahmini değiştirdiğini yazın. Böylece maliyet, belge hacmi ve kullanım süresi birlikte karşılaştırılabilir.

Hesabı adım adım yapmak için önce geçmiş dönemlerdeki giden belgeleri, sonra gelen belgeleri ve son olarak açık sözleşmeleri ayrı sütunlara yazın. Her sütunun toplamını aldıktan sonra belge türü değişikliği ihtimalini ayrıca not edin.

Karşı durum olarak, geçmiş aylarda düşük hacim görülmesi yeni dönemde de aynı hacmin devam edeceğini göstermez. Yeni danışman, yeni ofis veya sezonluk satış beklentisi varsa tahmin açıklamasına bu unsurları ekleyin.

Emlak ofisinde kontör tüketimini hangi işlemler artırır?

Emlak ofisinde kontör tüketimini, düzenlenen komisyon belgeleri kadar alınan gider faturaları ve kullanılan diğer e-belge türleri de artırır.

Satış ve kiralama işlemlerinin aynı ayda yoğunlaşması, giden belge adedini yükseltebilir. Her müşteriye ayrı hizmet faturası düzenlenip düzenlenmeyeceği, sözleşme ve muhasebe uygulamasına göre belirlenmelidir.

Kira bedeli ile emlak ofisinin hizmet bedelini aynı tutar gibi değerlendirmeyin. Hangi bedelin ofis geliri sayılacağı ve hangi taraf adına belgelendirileceği sözleşme ile muhasebe kayıtlarına göre açıklığa kavuşturulmalıdır.

Ofisin aldığı ilan, reklam, yazılım, telefon, danışmanlık ve ofis gideri faturaları gelen belge sayısını oluşturur. Bu belgelerden bazıları e-Fatura, bazıları e-Arşiv olabilir; belge türü gönderenin ve alıcının durumuna göre değişir.

Ofis bünyesinde farklı faaliyetler varsa e-İrsaliye, e-SMM veya başka e-belge türleri de gündeme gelebilir. Kullanılmayan belge türlerini tahmine eklemek yerine, fiili işlem planını esas alın.

Yanlış: Sadece müşterilere kesilen komisyon faturalarını saymak. Doğru: Gelen ve giden tüm e-belgeleri türlerine göre ayrı listeleyip tek toplamda birleştirmek.

Kontör tüketimi yükseldiğinde önce hangi işlem grubunun arttığını bulun. Böylece gereksiz paket büyütmek yerine, satış sezonu, yeni personel veya yeni hizmet türü gibi somut nedeni görebilirsiniz.

Yeni bir danışmanın işe başlaması, her müşteriye ayrı belge düzenlenmesi veya ofisin daha fazla ilan hizmeti alması tüketimi artırabilir. Bu değişiklikleri ay bazında belge adediyle birlikte izlemek, tahmini soyut bir güvenlik payından daha anlaşılır kılar.

Karşı durumda, ofis bir ayda az satış yapmış olsa bile tedarikçi faturaları devam edebilir. Bu nedenle düşük giden belge sayısını, düşük toplam tüketim olarak kabul etmeden gelen kutusunu da ayrıca inceleyin.

Emlak ofisi portal ve e-belge arşivini nasıl kontrol eder?

Emlak ofisi portal ve arşiv kontrolünü, gelen-giden kutuların erişimi, belge bulunabilirliği, kullanıcı yetkileri ve saklama kayıtları üzerinden yapmalıdır.

Önce yetkili kullanıcıyla giriş yapıp yıl filtresini test edin. Bir giden komisyon belgesini, bir gelen gider faturasını ve gerektiğinde e-Arşiv kaydını belge numarasıyla arayın.

• Gelen kutusundaki belgelerin tarih ve belge numarasıyla bulunabildiğini doğrulayın.
• Giden kutusundaki komisyon faturalarının alıcı bilgileriyle görüntülendiğini kontrol edin.
• İptal, ret veya bekleyen durumdaki belgeleri normal belgelerden ayrı işaretleyin.
• Mali müşavirin erişeceği panel ve kullanıcı yetkilerinin güncel olduğunu teyit edin.
• Belge saklama süresinin ve arşiv erişiminin hizmet kapsamına uygun olduğunu inceleyin.
• Yedek raporların hangi tarihte alındığını ve kim tarafından saklandığını yazın.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri sunulabilir. Kullanılan hizmet kapsamını sözleşme ve güncel panel bilgileriyle doğrulayın.

Arşiv kontrolü, belgeyi yalnızca ekranda görmekten ibaret değildir. Belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı, tutar ve durum alanlarının ihtiyaç halinde tekrar bulunabilmesi gerekir.

Yıl sonu dosyanızda portal raporunun alındığı tarihi, kontrolü yapan kişiyi ve açık kalan farkları belirtin. Bu kayıt, sonraki dönemde aynı belgelerin yeniden incelenmesini önler.

Yetki kontrolünde eski çalışanların erişimlerini, mali müşavirin panel bağlantısını ve ortak kullanıcı kullanımını ayrıca değerlendirin. Görev değişikliği olmuşsa yeni sorumlunun hangi ekranlara erişeceği yazılı olarak belirlenmelidir.

Arşivden rapor alırken dosya adını dönem, belge türü ve rapor tarihiyle oluşturun. Aynı raporun farklı sürümleri varsa son alınan dosyayı belirtin ve önceki dosyanın neden değiştiğini açıklayın.

Karşı durumda, belge portalda bulunuyor fakat indirilemiyorsa bunu tamamlanmış arşiv kontrolü saymayın. Erişim, yetki veya teknik destek gerektiren kaydı sorumlusuyla birlikte açık fark listesine ekleyin.

Yıl sonunda iptal, ret ve düzeltme kayıtları nasıl incelenir?

İptal, ret ve düzeltme kayıtları, portal durumları ile muhasebe kayıtları birlikte incelenerek ve her işlemin dayanağı yazılarak kontrol edilir.

Reddedilen e-Fatura ile iptal edilen e-Arşiv fatura aynı işlem değildir. Portalda görünen durumun hangi belgeye ait olduğunu, işlem tarihini ve karşı tarafın açıklamasını ayrı ayrı kaydedin.

Bir fatura iptal edilmiş görünse bile muhasebe programındaki gelir veya gider kaydını otomatik olarak silmeyin. Düzeltmenin nasıl yapılacağını, yeni belge gerekip gerekmediğini mali müşaviriniz belirlemelidir.

Yanlış: Karşı taraf belgeyi reddettiğinde faturayı tüm kayıtlardan silmek. Doğru: Ret durumunu, gerekçeyi, muhasebe etkisini ve gerekiyorsa düzenlenen yeni belgeyi birlikte izlemek.

İptal veya düzeltme işlemlerinde mevzuatın öngördüğü süre ve teknik yöntem değişebilir. Bu nedenle eski bir uygulamayı yeni döneme taşımadan önce güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Her açık kayıt için belge numarası, müşteri, işlem türü, sorumlu kişi ve sonraki adım yazılmalıdır. Sadece ekran görüntüsü saklamak, muhasebe açıklaması bulunmadığında yeterli olmayabilir.

Yıl sonu kapanışından önce bekleyen belgeleri tamamlamak, yeni döneme yanlış gelir veya gider taşınmasını önler. Karar verilemeyen kayıtları mali müşavirinize toplu ve düzenli biçimde gönderin.

Ret listesi hazırlarken karşı tarafın ret gerekçesini, yeni belge düzenlenip düzenlenmediğini ve eski belgenin muhasebe etkisini ayrı sütunlarda izleyin. Böylece aynı işlem için iki aktif belge oluşması riski azalır.

Karşı durumda, teknik olarak bekleyen bir belgeyi doğrudan iptal edilmiş kabul etmeyin. Portal durumunun anlamını, işlem zamanını ve uygulanacak yöntemi güncel sistem bilgisiyle doğrulayın.

Emlak ofisi e-Defter ve mali müşavir mutabakatını nasıl yapar?

Emlak ofisi e-Defter ve mali müşavir mutabakatını, fatura listeleri ile muhasebe kayıtlarındaki gelir, gider ve vergi alanlarını karşılaştırarak yapar.

Ofis e-Defter kapsamındaysa, faturaların muhasebe fişlerine ve ilgili dönem kayıtlarına aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin. E-Defter yükümlülüğü bulunup bulunmadığını mali müşaviriniz ve güncel GİB bilgileriyle doğrulayın.

Giden komisyon faturalarının toplamını muhasebedeki hizmet geliriyle karşılaştırın. Gelen kira ilanı, reklam, yazılım ve ofis gideri faturalarının da uygun hesaplara işlendiğini kontrol edin.

Vergi matrahı, KDV, tevkifat veya istisna gibi alanlar için kendi tahmininizi kesin sonuç kabul etmeyin. Bu hesaplamalar işlemin niteliğine ve güncel mevzuata göre mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

Belge adediyle tutar toplamını ayrı mutabıklaştırın. Adetler eşleşse bile tutar yanlış olabilir; tutarlar eşleşse bile birden fazla belge veya eksik belge bulunabilir.

E-Defter kapsamındaki teknik ayrıntılar için e-Defter sayfasını, müşteri ve tedarikçi bakiyelerinin karşılaştırılması için e-Mutabakat bilgilerini inceleyebilirsiniz.

Mutabakat sonucunu onaylandı, açıklama bekliyor ve düzeltilecek olarak üç gruba ayırın. Her farkın yanında belge numarası ve sorumlu kişi bulunursa yıl sonu kapanışı daha izlenebilir olur.

Mutabakat tablosunda belge adedi, vergisiz tutar, vergi tutarı, genel toplam ve muhasebe hesabı ayrı alanlarda yer almalıdır. Bu ayrım, aynı tutarın farklı hesaplara yanlış aktarılmasını fark etmeyi kolaylaştırır.

Karşı durumda, tutarların eşleşmesi tüm belgelerin doğru kaydedildiğini göstermez. Belge türü, tarih, taraf bilgileri ve portal durumu da mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.

Emlak ofisi yıl sonu mevzuat ve GİB duyurularını nasıl takip eder?

Emlak ofisi yıl sonu mevzuat kontrolünü, güncel GİB duyurularını ve mali müşavir değerlendirmesini birlikte izleyerek yapmalıdır.

E-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belge zorunluluklarının kapsamı; mükellef türü, faaliyet, ciro, belge türü ve özel düzenlemelere göre değişebilir.

Hadler, ceza tutarları ve uygulama ayrıntıları yıllık güncellenebilir. Bu nedenle eski bir blog yazısındaki rakamı veya geçmiş yılın sınırını güncel karar gibi kullanmayın.

Yıl sonunda özellikle yeni yılda belge türü değişikliğine neden olabilecek duyuruları kontrol edin. GİB portalındaki güncel açıklamalar, özel entegratör bilgilendirmeleri ve mali müşavir notları birlikte değerlendirilmelidir.

Ofisiniz taşınmaz satışına aracılık ederken ayrıca danışmanlık, yönetim veya farklı bir faaliyet yürütüyorsa her faaliyetin e-belge etkisini ayrı inceleyin.

E-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet kullanımı emlak ofisinde her zaman gerekli olmayabilir. Bu belge türlerini yalnızca gerçek işlem ve mevzuat kapsamı varsa yıllık kontör tahminine ekleyin.

Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni yıl başlangıcında zorunluluk, belge düzeni, saklama veya bildirim değişikliklerini bu iki kaynaktan doğrulayın.

Takip sorumlusu belirlenirken yalnızca duyurunun okunması değil, ofise etkisinin yazılması da gerekir. Yeni bir zorunluluk, tarih veya belge türü değişikliği varsa bunun hangi müşteri ve işlem gruplarını etkilediğini not edin.

Duyuruyu arşivlerken tarihini, başlığını ve ofiste alınan kararı birlikte saklayın. Böylece yıl sonunda hangi mevzuat bilgisinin esas alındığı, sonradan yapılacak incelemede açıklanabilir.

Karşı durumda, genel bir internet yorumunu resmi güncelleme yerine kullanmayın. Rakam, tarih veya had konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede emlak ofisi yıl sonu kontrol

Beş maddelik emlak ofisi yıl sonu kontrol özeti, belge envanterini, belge türünü, kontör hesabını, arşivi ve mali müşavir mutabakatını birlikte kapsar.

• Takvim yılı veya mali dönem için tüm gelen ve giden e-belgeleri tarih aralığına göre listeleyin ve belge adetlerini doğrulayın.
• Komisyon, satış aracılık, kiralama aracılık ve danışmanlık belgelerinde müşteri bilgilerini, hizmet açıklamasını, tarihleri ve sözleşme bağlantısını karşılaştırın.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv tercihini değerlendirin ve emin olmadığınız özel durumu mali müşavirinize sorun.
• Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak geçmiş hacim, açık işlemler ve yeni dönem beklentisiyle kontör ihtiyacını hesaplayın.
• İptal, ret, düzeltme, arşiv, e-Defter ve muhasebe mutabakatı farklarını sorumlusu ve sonraki adımı belli listelerle kapatın.

Bu beş adım tamamlandığında yıl sonu dosyanızda yalnızca toplam tutar değil, belge durumu ve açıklaması da bulunur. Böylece eksik kayıtlar yeni döneme taşınmadan önce görünür hale gelir.

Kontrol sırasında mevzuat tutarı, tarih veya had konusunda tereddüt yaşarsanız tahminde bulunmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işlem tarihindeki kurala göre karar verin.

Özet listesini kapatmadan önce her açık farkın bir sorumlusu ve sonraki adımı bulunduğunu doğrulayın. Sorumlusu olmayan kayıtlar, yıl sonu kontrolü tamamlanmış görünse bile yeni döneme taşınabilir.

Kontör ihtiyacını karşılaştırmak isteyen emlak ofisleri, efaturakontor.com'daki tüm e-belgelerde geçerli tek havuz paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir. Ücretsiz e-Fatura portalı, kontörlerin Sovos altyapısına aynı gün tanımlanması ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri güncel koşullarıyla değerlendirilebilir.