Emlak Ofisi Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket

Emlak ofisi kontör ihtiyacı, aylık gelen ve giden e-belge sayılarının toplamıdır; bu sistemde her gelen ve giden belge için bir kontör düşer.

Bu hesap, tek şubeli ofisten çok danışmanlı işletmeye kadar herkes için geçerlidir. Emlak ofisi sektörü açısından doğru yöntem, müşteri sayısını değil, gerçek belge trafiğini izlemektir.

Emlak ofisi kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Emlak ofisi kontör ihtiyacı, aynı dönemdeki giden ve gelen e-belgeler toplanarak hesaplanır. Temel formül, giden belge sayısı artı gelen belge sayısıdır.

Kontör, e-belge gönderme veya alma işlemlerinde kullanılan hesap birimidir. Tek havuz sisteminde ilgili e-belge türleri ortak bakiyeden düşer.

Bir müşterinin olması, tek başına kontör tüketimi oluşturmaz. Kontör, müşteriyle yapılan görüşmede değil, sistemde oluşturulan veya alınan belgede kullanılır.

Örneğin ofis bir ayda 70 e-Arşiv Fatura düzenler ve 24 e-Fatura alırsa, temel tüketim 94 kontördür. Belge türleri farklı olsa bile toplam sayım değişmez.

Aynı müşteriye ait üç ayrı fatura, üç ayrı belge olarak değerlendirilir. Tek faturadaki ürün, hizmet veya komisyon satırı sayısı ise belge sayısını artırmaz.

Yanlış: Müşteri sayısını kontör ihtiyacı kabul etmek. Doğru: Gelen ve giden kutularındaki gerçek belge adedini toplamak.

Ofisinizin gerçek hacmini görmek için önce son üç ayın belge kayıtlarını çıkarın. Daha sonra yoğun ayı, beklenen büyümeyi ve kullanılabilecek diğer e-belge türlerini hesaba ekleyin.

Örneğin Ayşe Hanım'ın iki danışmanlı ofisi, bir ayda 34 fatura gönderip 17 e-belge alabilir. Bu durumda 51 kontörlük kullanım oluşur; danışmanların toplam sayısı hesaba doğrudan eklenmez.

Belge tarihi ile kontör düşüm tarihini de aynı kabul etmeyin. Portal raporunda hangi dönemin esas alındığını kontrol edin ve aylık karşılaştırmalarda her ay için aynı tarih filtresini kullanın.

Karşı durumda, ofis yalnızca sözleşme, teklif veya ilan kaydı oluşturuyorsa bunlar otomatik olarak kontör hesabına yazılmaz. Hesaba, ilgili havuzda gerçekten alınan veya gönderilen e-belgeler dahil edilir.

Emlak ofisi kontör hesabına hangi e-belgeler girer?

Emlak ofisi kontör hesabına, kullanılan havuz kapsamındaki e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve diğer ilgili e-belgeler girer.

Ofisin düzenlediği e-Faturalar giden belge olarak sayılır. E-Fatura kullanımı, alıcının statüsüne ve yürürlükteki kurallara göre değişebileceği için mevzuat kontrolü ayrıca yapılmalıdır.

Alıcı e-Fatura kullanmıyorsa, uygun durumda e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. Ancak hangi belgenin düzenleneceği, alıcının bilgilerine ve güncel GİB kurallarına göre belirlenir.

Ofis e-İrsaliye düzenliyor veya alıyorsa bu belgeler de havuz kapsamındaki kullanım hesabına eklenir. Emlak işletmesinde e-İrsaliye kullanımı, faaliyet ve işlem türüne göre ayrıca değerlendirilmelidir.

e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi türler, ofis gerçekten bu belgeleri düzenliyor veya alıyorsa hesaba katılır. Kullanılmayan belge türü için tahmini kontör yazmak doğru değildir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerini ayrı ayrı incelemek, hangi belgelerin giden kutusuna düştüğünü netleştirir.

e-Defter ve e-İmza, belge türü olarak sunulsa da otomatik biçimde bir belgeye bir kontör anlamına gelmez. Bu ürünlerin ücretlendirme veya kullanım kuralını sağlayıcınızdan teyit edin.

Belge türlerini sayarken, belgenin yalnızca adını değil yönünü de kaydedin. Aynı ayda alınan e-Fatura ile gönderilen e-Arşiv Fatura, ayrı satırlarda izlenmeli; toplamda ikisi de birer belge olarak değerlendirilmelidir.

Örneğin küçük bir emlak ofisi, kira gideri için üç e-Fatura alıyor ve müşterilerine 16 e-Arşiv Fatura gönderiyorsa, yalnızca bu kayıtlar 19 kontörlük temel hacim oluşturur. İlan sayısı veya aktif portföy adedi bu toplamı değiştirmez.

Bir e-belgenin taslak olarak kaydedilmesi ile gönderilmesi aynı işlem değildir. Taslaklar, teklif kayıtları ve önizlemeler için paneldeki kullanım kuralını inceleyin; gönderilmiş veya alınmış belgeleri ise rapordan doğrulayın.

Gelen ve giden belgeler emlak ofisi kontör ihtiyacını nasıl etkiler?

Gelen ve giden belgeler emlak ofisi kontör ihtiyacını birlikte etkiler; çünkü gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Bir ofis ayda 55 belge düzenleyip 35 belge alıyorsa, yalnızca giden belgeleri saymak 55 kontörlük eksik planlama doğurur. Gerçek aylık toplam 90 kontördür.

Gelen belgeler arasında ofis yazılımı, telekomünikasyon, reklam, danışmanlık, temizlik veya diğer işletme giderlerine ait e-belgeler bulunabilir.

Bu belgelerin tamamı elektronik olmayabilir. Kâğıt ortamında alınan bir fatura, e-belge havuzunda yer almıyorsa kontör hesabına otomatik olarak eklenmez.

Uzman notu: Emlak ofisleri çoğunlukla giden faturayı izler, gelen belgeleri atlar. Paket hesabında gelen kutusu ve giden kutusunu aynı ay için birlikte kontrol edin.

Bir belgenin düzeltilmesi veya yeniden düzenlenmesi gerekiyorsa, yeni oluşturulan belgenin ayrıca sayılıp sayılmadığını panel kuralından kontrol edin. Kontörün otomatik iade edildiğini varsaymayın.

Yanlış: Sadece müşterilere gönderilen faturaları toplamak. Doğru: Tedarikçilerden alınan belgeleri de aynı aylık tabloya eklemek.

Her ay için gelen ve giden belgeleri iki ayrı sütunda tutmak, eksik planlamayı görünür hale getirir. Dönem sonu toplamında bu iki sütun birleştirilir; belge türü ve yön bilgisi ise denetim için korunur.

Örneğin ofisin reklam hizmeti aldığı firmadan sekiz e-belge, telefon sağlayıcısından iki e-Fatura ve müşterilerden 30 gönderim aldığı bir ay düşünün. Bu ayın toplamı yalnızca 30 değil, 40 kontördür.

Karşı durumda, tedarikçiden kâğıt olarak gelen belgeler portalın gelen kutusunda görünmüyorsa bunları havuz kontörüne eklemeyin. Muhasebe gideri olmaları, tek başına e-belge kontörü oluşturdukları anlamına gelmez.

Gelen kutusundaki belge adedi ile muhasebe programındaki kayıt adedi farklı olabilir. Mükerrer kayıt, kâğıt belge ve elektronik belge ayrımını yapmadan iki sistemin toplamını doğrudan birleştirmek yanlış sonuç verir.

Emlak ofisi aylık fatura hacmini nasıl ölçer?

Emlak ofisi aylık fatura hacmini ölçmek için en az üç aylık gelen ve giden belge kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Tek bir ay, ofisin normal tüketimini göstermeyebilir. Taşınma dönemleri, yoğun ilan kampanyaları, yeni şube açılışı veya toplu gider faturaları geçici artış yaratabilir.

1. Gelen kutusundaki kesinleşmiş e-belgeleri ay bazında sayın.
2. Giden kutusundaki e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini ayrı ayrı çıkarın.
3. Varsa e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet sayılarını ekleyin.
4. İptal, iade veya yeniden düzenleme kayıtlarını sağlayıcının kuralına göre değerlendirin.
5. En yüksek ayı ve ortalama ayı paket planında birlikte kullanın.

Kullandığınız portalda gelen kutusu, giden kutusu ve kullanım raporu bulunuyorsa aynı tarih aralığını seçin. Farklı tarih aralıkları, karşılaştırmayı yanıltabilir.

Excel veya benzeri bir tabloda tarih, belge türü, yön, belge adedi ve açıklama sütunları açabilirsiniz. Böylece hangi kaydın neden hesaba girdiği sonradan görülebilir.

Yeni kurulan ofislerde geçmiş veri bulunmaz. Bu durumda danışman sayısından tahmin yapmak yerine, ilk ayın gerçek belgelerini kaydedip sonraki ay için kontrollü öngörü oluşturun.

Sayım sırasında raporu dışa aktardığınız tarihi ve filtreleri not edin. Bir sonraki ay aynı rapor ekranını kullanmak, değişen belge statülerinin toplamı nasıl etkilediğini anlamayı kolaylaştırır.

Üç ayın biri yeni proje nedeniyle çok yüksekse, bu ayı yok saymak da doğru değildir. Yoğunluk tekrarlanacaksa kapasiteye dahil edin; tek seferlik olduğu belgelenebiliyorsa ayrı senaryo olarak izleyin.

Tek bir danışmanın bütün faturaları gönderdiği küçük ofislerde kullanıcı raporu da kontrol edilebilir. Kullanıcı toplamı ile şirket toplamı eşleşmiyorsa, şube, vergi numarası veya tarih filtresindeki fark araştırılmalıdır.

Emlak ofisi kontör hesaplama formülü nasıl uygulanır?

Emlak ofisi kontör hesaplama formülü, giden belgeler ile gelen belgelerin ve beklenen ek belgelerin toplanmasına dayanır.

Aylık kontör hesabı = giden e-belgeler + gelen e-belgeler + planlanan ek e-belgeler.

Örneğin bir ayda 92 giden fatura, 28 gelen fatura ve 10 e-İrsaliye öngörülüyorsa, hesaplanan aylık tüketim 130 kontördür.

Bu örnekte e-İrsaliyeler zaten giden veya gelen toplamına dahil edildiyse ikinci kez eklenmemelidir. Her belgeyi yön ve tür sütunlarıyla ayrı kaydetmek, çift sayımı önler.

Paketi yalnızca ortalama aya göre seçmek risklidir. Son üç ayın en yüksek ayı ile ortalama ayı arasındaki fark, pratik bir rezerv göstergesi olarak kullanılabilir.

Yıllık planlama için aylık tahmini kullanım, planlanan kullanım ayıyla çarpılır. Kullanım süresi 12 aydan uzun planlanıyorsa mevsimsel hareket ve büyüme ayrıca değerlendirilir.

Taslak, teklif veya sözleşme gibi kontör düşürmeyen kayıtları belge toplamına eklemeyin. Buna karşılık gönderilmiş veya alınmış her e-belgeyi ilgili kutudan doğrulayın.

Bu formülü uygularken önce belge türlerini ayrı ayrı sayın, sonra yön bazında kontrol yapın. Böylece e-İrsaliye gibi ek bir türün daha önce giden belgeler arasında sayılıp sayılmadığı açıkça görülür.

Rezerv hesabı için tek bir sabit oran kullanmak yerine, son üç ayın en yüksek değeriyle beklenen büyümeyi karşılaştırın. Yeni şube veya danışman planı kesinleşmişse bunu aylık tahmine ayrı satır olarak ekleyin.

Örneğin 92 giden ve 28 gelen belgenin içinde 10 e-İrsaliye zaten bulunuyorsa, toplam 130 yerine 120 kontör üzerinden plan yapılır. Aynı belgeyi ikinci kez eklemek kapasiteyi gereksiz büyütür.

Karşı durumda, 10 e-İrsaliye henüz toplamda bulunmuyor ve ayrıca gönderilecekse 130 kontör hesabı kullanılabilir. Her iki senaryonun ayrımı, belge yönü ve belge numarası kontrol edilerek yapılmalıdır.

Yıllık ve aylık planı ayrı tablolar halinde tutmak yararlıdır. Aylık tablo gerçekleşen kullanımı, yıllık tablo ise paketin süre sonunda yeterli olup olmadığını gösterir.

Küçük emlak ofisi ayda kaç kontör tüketir?

Küçük emlak ofisi ayda kaç kontör tüketir sorusunun sabit bir cevabı yoktur; tüketim, düzenlenen ve alınan belge sayısına göre değişir.

İki danışmanlı bir ofisi örnek alalım. Ofis bir ayda 28 e-Arşiv Fatura ve 9 e-Fatura düzenlesin. Aynı ay 11 gelen e-belge alsın.

Bu senaryoda giden belge toplamı 37, gelen belge toplamı 11 olur. Aylık temel ihtiyaç 48 kontördür; 12 aylık temel hesap ise 576 kontöre ulaşır.

Dolayısıyla 100 kontörlük kapasite, bu ofisin yalnızca kısa dönem ihtiyacını karşılar. Ofis aynı tempoda devam edecekse 12 aylık tahminin üzerinde, mevcut seçeneklerdeki uygun kapasite değerlendirilmelidir.

Daha düşük hacimli bir ofis ayda dört belge düzenleyip iki belge alıyorsa yıllık temel tüketim 72 kontördür. 100 kontörlük kapasite, ek belge oluşmazsa bu plana daha yakın olabilir.

Bu örnekler paket ölçüsü değil, hesaplama yöntemini gösterir. Ofisin büyümesi, yeni bir danışman eklenmesi veya yeni belge türü kullanması sonucu yeniden hesap yapılmalıdır.

E-Fatura ürün kapsamı ve e-Arşiv Fatura süreçleri incelenerek, küçük ofisin hangi çıkış kanalını kullandığı netleştirilebilir.

Ayşe Hanım'ın ofisinde yeni bir danışman başladığında, ilk ay yalnızca danışmanın düzenlediği belgeleri izlemek gerekir. Danışman sayısını otomatik olarak kontör sayısına çevirmek yerine, oluşan gerçek belge adedi sonraki tahmine eklenmelidir.

Ofis ayda 48 belge kullanıyor ancak faaliyet belirli aylarda yoğunlaşıyorsa, 576 kontör yalnızca düz aylık temponun temel karşılığıdır. Yoğun dönem için ayrı bir rezerv bırakılmadan yapılan seçim, bakiye açığı yaratabilir.

Karşı durumda, portföyü geniş olan fakat ayda birkaç işlem tamamlayan bir ofis yüksek kontör tüketmeyebilir. Portföy veya ilan sayısı, gönderilmiş ve alınmış e-belge sayısının yerine kullanılmamalıdır.

Fatura hacmine göre emlak ofisi kontör paketi nasıl seçilir?

Fatura hacmine göre emlak ofisi kontör paketi, planlanan kullanım süresindeki toplam belge sayısını aşacak kapasiteden seçilmelidir.

Aşağıdaki tablo, 12 aylık temel tüketim üzerinden hazırlanmış bir planlama örneğidir. Ara kapasite seçenekleri satın alma sırasında güncel paket listesine göre doğrulanmalıdır.

Ayda 220 belge düzenleyen bir ofisin 12 aylık temel hesabı 2.640 kontördür. Sezon etkisi veya büyüme bekleniyorsa, bu toplamın üzerinde bir kapasite seçmek gerekir.

Planlanan kullanım 18 aya yayılacaksa aylık tahmin 18 ile çarpılmalıdır. 220 belgede bu hesap 3.960 kontör olur ve 12 aylık tablodan farklı sonuç verir.

Sunulan kontör paketleri 100 kontörden 500.000 kontöre kadar değişebildiği için, satın alma öncesinde hesaplanan ihtiyaca en yakın üst kapasiteye bakılmalıdır.

Paket seçimi çalışan sayısına veya ofisin bulunduğu ilçeye göre yapılmaz. Belge hacmi sabitse küçük ekip de yüksek hacme ulaşabilir; büyük ekip de düşük tüketim gösterebilir.

Tablodaki aralıklar karar vermek için başlangıç noktasıdır, kesin paket taahhüdü değildir. Satın alma öncesinde seçeneğin kullanım süresi, kalan bakiye koşulu ve havuz kapsamı güncel paket bilgilerinden doğrulanmalıdır.

Örneğin ayda 26 belge gönderen ve alan bir ofis, yıllık temel hesabını 312 kontör olarak görür. Yeni danışman veya sezon artışı bekleniyorsa 312'nin hemen üzerindeki kapasite yerine, bu artışı da karşılayan seçenekler karşılaştırılmalıdır.

Karşı durumda ofis yalnızca üç ay faaliyet gösterecekse, 12 aylık tablodaki toplamı doğrudan satın alma gerekçesi kabul etmeyin. Planlanan kullanım dönemi, belgenin gerçekleşme ihtimali ve paket koşulları birlikte incelenmelidir.

Emlak ofisi kontör paketine hangi belge türleri dahil edilmelidir?

Emlak ofisi kontör paketine, ofisin fiilen düzenlediği ve aldığı tüm havuz kapsamındaki e-belge türleri dahil edilmelidir.

Standart bir emlak ofisi hesabında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura genellikle ilk kontrol edilecek türlerdir. E-İrsaliye, yalnızca ilgili işlem ve yükümlülük varsa tahmine eklenmelidir.

Ofis ayrıca e-SMM düzenliyorsa, bu belgelerin aylık adedi hesaba katılır. Ancak emlak ofisinin e-SMM düzenleyip düzenlemeyeceği, işletmenin faaliyet yapısına ve belge düzenleyen tarafın niteliğine bağlıdır.

• Son üç ayın giden e-Fatura sayısı kontrol edilmelidir.
• Son üç ayın giden e-Arşiv Fatura sayısı kontrol edilmelidir.
• Gelen e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri ayrı kutulardan sayılmalıdır.
• Varsa e-İrsaliye belgeleri toplam adede eklenmelidir.
• Ofisin gerçekten düzenlediği e-SMM, e-MM veya e-Bilet kayıtları belirlenmelidir.
• İptal ve yeniden düzenleme işlemlerinin kontör etkisi sağlayıcıdan öğrenilmelidir.
• Şube veya kullanıcıların aynı havuzu kullanıp kullanmadığı doğrulanmalıdır.
• Seçilen kapasite, planlanan dönem ve büyüme ihtiyacını karşılamalıdır.

Yanlış: Kullanılmayan e-SMM veya e-Bilet türleri için pay ayırmak. Doğru: Sadece fiilen oluşacak belge türlerini tahmine katmak.

e-Defter ve e-İmza gibi süreçleri kontör tablosuna doğrudan eklemeyin. Bu ürünlerin kullanım koşullarını ve varsa ayrı ücretlendirmesini sağlayıcınızla görüşün.

Belge türlerini belirlerken önce son üç ayın raporunu tarayın, sonra gelecek dönemdeki işlem planını ekleyin. Geçmişte hiç kullanılmayan bir türü yalnızca menüde bulunduğu için tahmine yazmayın.

Bir danışman e-SMM düzenliyor, ofis ise müşterilere e-Arşiv Fatura gönderiyorsa bu iki işlem ayrı satırlarda tutulmalıdır. Hangi belgenin hangi kullanıcı veya vergi bilgisiyle düzenlendiği sonradan kontrol edilebilir.

Ofis taşınır mal teslimi yapmıyorsa e-İrsaliye için otomatik kontör ayırmak gerekmeyebilir. Buna karşılık faaliyet yapısı değişiyor veya ilgili yükümlülük doğuyorsa mali müşavirle güncel durum değerlendirilmelidir.

Emlak ofisi kontör tüketiminde israf nasıl önlenir?

Emlak ofisi kontör tüketiminde israfı önlemek için çift gönderim, hatalı yeniden düzenleme ve kontrolsüz kullanıcı işlemleri izlenmelidir.

Gönderim öncesinde vergi bilgileri, alıcı bilgileri, tarih, tutar ve açıklama alanlarını kontrol etmek gerekir. Hatalı belgenin yeniden oluşturulması, sağlayıcı kuralına göre ek kullanım doğurabilir.

Her kullanıcıya aynı yetkiyi vermek yerine, belge hazırlama ve onaylama görevleri ayrılabilir. Böylece aynı faturanın iki kullanıcı tarafından gönderilmesi riski azalır.

Taslakların, tekliflerin ve gayrimenkul sözleşmelerinin kontör hesabına dahil edilip edilmediğini karıştırmayın. Kontör tablosunda yalnızca havuzda işlem gören e-belgeler bulunmalıdır.

Bir belge iptal edildiğinde kontörün otomatik olarak geri döneceği varsayılmamalıdır. İade veya düşüm kuralı, kullanılan portalın işlem açıklamasından kontrol edilmelidir.

Gelen kutusu her ay düzenli incelenirse, tedarikçi belgeleri atlanmaz. Giden kutusu ile birlikte aylık rapor almak, tüketim ile muhasebe kayıtlarını karşılaştırmayı sağlar.

Yanlış: Hatalı belgeyi açıklama yapmadan tekrar tekrar göndermek. Doğru: Önce hata nedenini belirlemek, sonra sağlayıcının düzeltme adımını uygulamak. Ayrıntılı işlem soruları için sık sorulan sorular bölümü de kontrol edilebilir.

Gönderim öncesi kontrol listesinde alıcı vergi bilgisi, belge tarihi, tutar ve belge türü bulunmalıdır. Onaydan sonra aynı belgenin tekrar oluşturulmasını gerektirecek eksikler bu aşamada fark edilebilir.

Örneğin iki kullanıcı aynı müşteri için fatura hazırlarsa, bir kullanıcı taslağı diğer kullanıcı gönderim ekranında görebilmelidir. Durum bilgisi kontrol edilmeden ikinci kez gönderim yapılması gereksiz kontör düşümüne yol açabilir.

Karşı durumda, sistem hatası nedeniyle gönderim başarısız görünüyorsa belgeyi hemen yeniden göndermeyin. Önce giden kutusunu, belge numarasını ve işlem durumunu kontrol edin; sağlayıcının yönlendirmesiyle tekrar deneyin.

Aylık tüketim önceki aylara göre aniden yükselirse, yalnızca satış artışını varsaymayın. Mükerrer gönderim, toplu yeniden düzenleme, yeni belge türü veya ortak havuzdaki başka şube hareketlerini ayrı ayrı inceleyin.

Emlak ofisi kontör kullanım süresi nasıl planlanır?

Emlak ofisi kontör kullanım süresi, paketin geçerlilik dönemi ile ofisin belge üretim planı birlikte değerlendirilerek planlanır.

Havuz kontör paketlerinde kullanım süresi 12-18 ay aralığında olabilir. Kesin süre, satın alınacak paketin koşulunda görülmeli ve işlem öncesinde kontrol edilmelidir.

Ayda 30 belge kullanan bir ofisin 12 aylık temel ihtiyacı 360 kontördür. Kullanım 18 ay sürecekse aynı aylık tempoda temel ihtiyaç 540 kontöre çıkar.

Sezonluk emlak hareketi düz bir aylık ortalama oluşturmayabilir. Yaz dönemi, yeni proje lansmanı veya toplu kiralama işlemleri bekleniyorsa yoğun ay ayrıca hesaplanmalıdır.

Kullanım süresinin sonuna yaklaşırken kalan kontör ve son aylardaki tüketim birlikte kontrol edilmelidir. Bakiye, tahmini dönem sonuna yetmiyorsa yeni kapasite planı erkenden yapılabilir.

Kullanılmayan kontörün süre sonunda devredileceğini varsaymayın. Paket koşulundaki geçerlilik, yenileme ve kalan bakiye hükümlerini okuyun.

Belge zorunluluğu, kapsam ve geçiş kuralları değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Paket hesabı, mevzuat değerlendirmesinin yerine geçmez.

Kullanım süresini hesaplarken satın alma günü ile belge üretiminin başlayacağı günü ayırın. Paket şartlarında başlangıç tarihi farklı tanımlanıyorsa, planlanan ilk işlemden önce bu koşulu yazılı olarak doğrulayın.

Örneğin ayda 30 belge kullanan ofis, ilk altı ay düşük ve sonraki altı ay yüksek hacim bekliyorsa yalnızca 360 kontörlük düz hesapla yetinmemelidir. İkinci dönem tahmini ayrıca tabloya yazılmalıdır.

Kontör bakiyesi, kullanım süresi bitmeden düzenli aralıklarla izlenmelidir. Son ayda yapılan toplu kontrol, yeni paket veya eksik kapasite kararını geciktirebilir; erken uyarı için aylık kayıt yeterlidir.

Emlak ofisi kontör ihtiyacı her ay nasıl takip edilir?

Emlak ofisi kontör ihtiyacı, her ay kullanım raporu ile muhasebe kayıtları karşılaştırılarak takip edilmelidir.

Aylık takipte başlangıç bakiyesi, giden belge sayısı, gelen belge sayısı, diğer belge türleri ve dönem sonu bakiyesi ayrı yazılmalıdır.

1. Ayın ilk günü mevcut kontör bakiyesini kaydedin.
2. Ay sonunda gelen kutusundaki belge sayısını çıkarın.
3. Giden kutusundaki belge türlerini ve toplam adedi raporlayın.
4. Paneldeki düşüm ile kendi tablonuzu karşılaştırın.
5. Sonraki ayın tahminini yoğunluk ve büyüme bilgisiyle güncelleyin.

Örneğin üç aylık giden-gelen toplamları 65, 80 ve 110 belge olsun. Ortalama 85 belge görünse de paket planında 110 belgeli yoğun ay dikkate alınmalıdır.

Bu ofis 12 ay aynı yoğunluğu koruyacaksa 1.320 kontörlük temel tahmin yapar. Seçilecek kapasite, bu tahminin ve beklenen ek belgelerin üzerinde olmalıdır.

Birden fazla şube veya vergi numarası varsa, bunların aynı kontör havuzunda birleşip birleşmediğini doğrulayın. Ayrı hesaplar için tek toplam yapmak gerçek bakiyeyi yanlış gösterebilir.

Mali müşavir, belge türünün ve düzenleme yönteminin mevzuata uygunluğunu değerlendirir. Kontör tablosu ise tüketim ve kapasite planlamasını gösterir; iki kontrol birlikte yürütülmelidir.

Aylık takip için aynı gün aralığını kullanın ve raporun alındığı tarihi dosyada belirtin. Başlangıç bakiyesi, dönem içi düşüm ve dönem sonu bakiyesi arasında açıklanamayan fark varsa işlem kayıtlarını inceleyin.

Örneğin panelde 110 belge görünürken kendi tablonuzda 104 kayıt varsa, eksik altı belgenin gelen kutusunda, başka belge türünde veya ortak havuzdaki başka kullanıcıda olup olmadığını araştırın.

Rapor farkı sürekli tekrarlanıyorsa, şube ve kullanıcı bazlı yetkileri kontrol edin. Gerekirse mali müşavirle belge kayıtlarını, sağlayıcıyla da kontör düşüm kuralını aynı dosya üzerinden karşılaştırın.

Özet: 5 maddede emlak ofisi kontör ihtiyacı

Emlak ofisi kontör ihtiyacı, müşteri sayısından değil, gelen ve giden e-belge toplamından belirlenir.

• Birinci madde: Her gelen ve giden belge için bir kontör düştüğünü temel hesap kabul edin ve yön bilgisini mutlaka kaydedin.
• İkinci madde: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve fiilen kullanılan diğer havuz kapsamındaki belge türlerini aynı tabloda toplayın.
• Üçüncü madde: Son üç ayın ortalamasını, en yoğun ayını ve beklenen büyümeyi birlikte değerlendirerek yalnızca ortalamaya bağlı kalmayın.
• Dördüncü madde: Aylık tahmini kullanımınızı planlanan 12-18 aylık dönemle çarpın ve paket kapasitesini bu toplamın üzerinde seçin.
• Beşinci madde: İptal, yeniden düzenleme, ayrı şube ve kullanılmayan belge türlerinin kontör etkisini sağlayıcıdan doğrulayın.

Özellikle gelen belgeleri hesaba katmamak, küçük görünen aylık açığı kullanım süresinin sonunda büyütebilir. Bu nedenle her ay gelen kutusu, giden kutusu ve bakiye birlikte incelenmelidir.

Bu beş maddeyi aylık raporla desteklemek, tahmini ve gerçekleşen tüketim arasındaki farkı erken gösterir. Böylece paket kapasitesi yalnızca geçmişe değil, gelecek dönemdeki belge planına göre değerlendirilir.

Hesapladığınız kapasiteyi efaturakontor.com'daki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleriyle karşılaştırabilirsiniz; seçenekler 100'den 500.000 kontöre kadar uzanır ve kullanım süresi 12-18 aydır. Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır.