e-Fatura Zarf Nedir? Zarf Durum Kodları ve Anlamları

e-Fatura zarfı, UBL-TR fatura belgesini GİB ve alıcı sistemleri arasında taşıyan elektronik pakettir; e-fatura zarf durum kodları bu paketin alındığını, işlendiğini, beklediğini veya hata verdiğini gösterir.

Bu rehber, e-Fatura kullanan işletmelerin zarf kodlarını doğru yorumlamasına yardımcı olur. Teknik tamamlanma ile ticari kabul arasındaki farkı, bekleyen zarflarda izlenecek adımları ve hata yanıtlarının nasıl inceleneceğini açıklar.

e-Fatura zarfı nedir ve e-fatura zarf durum kodları neyi gösterir?

e-Fatura zarfı, faturanın elektronik ortamda güvenli biçimde taşınmasını sağlayan veri paketidir. Bu paket, faturanın kendisinden farklı bir taşıma katmanı oluşturur ve gönderim sürecini izlenebilir hâle getirir.

Zarfın içinde fatura belgesi, gönderici ve alıcı bilgileri, teknik kimlikler ve sistemin işleyebilmesi için gerekli başlık alanları bulunur. İçerik, UBL-TR standardındaki fatura verileriyle birlikte değerlendirilir.

Zarf, genellikle gönderenin uygulamasından GİB sistemlerine, oradan da alıcının posta kutusuna ilerler. Bu sırada her teknik aşama, sistem tarafından ayrı bir durum koduyla kaydedilebilir.

e-fatura zarf durum kodları, faturanın ticari olarak kabul edildiğini doğrudan göstermez. Kodlar öncelikle paketin alınması, sıraya girmesi, işlenmesi ve hedef sisteme ulaşması hakkında bilgi verir.

Bir zarf içinde, kullanılan gönderim mimarisine bağlı olarak ilgili bir veya birden çok belge taşınabilir. Bu nedenle zarf numarası ile faturanın ETTN veya UUID bilgisi aynı kimlik değildir.

Zarf kimliği, taşıma işlemini takip etmek için kullanılır. ETTN ya da UUID ise belirli faturayı bulmak, belgeyi sorgulamak ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirmek için kullanılır.

Örneğin, e-Fatura nedir ve nasıl başlanır rehberindeki temel kavramlar, zarf akışını anlamak için başlangıç noktasıdır.

Bu ayrım yapılmadığında işletme, teknik olarak ulaşmış bir faturayı kabul edilmemiş sanabilir. Tersine, zarf tamamlandı diye ticari yanıtın da tamamlandığını varsaymak da yanlış sonuç verir.

Örneğin bir toptancı, aynı gün gönderdiği üç faturadan yalnızca birinin zarf ID’sini kaydetmezse destek incelemesinde belgeleri ayıramaz. Fatura numarası ve ETTN bilgisi doğru olsa bile, taşıma kaydına ulaşmak zorlaşır.

Uygulamada önce zarf detayını, sonra fatura XML’ini ve uygulama yanıtını açın. Bu sıra, teknik sorunu belge içeriğindeki ticari uyuşmazlıktan ayırır ve gereksiz yeniden gönderimi önler.

e-Fatura zarfı ile fatura ve uygulama yanıtı arasındaki fark nedir?

e-Fatura zarfı taşıma paketidir; fatura ticari belgedir, uygulama yanıtı ise alıcının kabul veya ret bildirimidir. Bu üç kayıt aynı işlemde yer alsa bile aynı anlama gelmez.

Bir zarfın teknik durumu, belgenin sistemler arasındaki yolculuğunu gösterir. Faturanın senaryosu, tutarı, vergi bilgileri veya ticari kabulü ise fatura ve uygulama yanıtı kayıtlarından incelenir.

Örneğin 1300 kodu, zarf işlem zincirinin teknik açıdan tamamlandığını gösterebilir. Fakat ticari fatura senaryosunda alıcının kabul veya ret yanıtı ayrıca kontrol edilmelidir.

Bir faturanın belge içeriği doğru görünse bile zarf başlığındaki alıcı bilgisi hatalı olabilir. Böyle bir durumda fatura hazırlanmış olsa da doğru posta kutusuna teslim gerçekleşmeyebilir.

Bu yüzden muhasebe personeli yalnızca fatura PDF görüntüsüne bakmamalıdır. Zarf ID, fatura ETTN veya UUID, sistem yanıtı ve uygulama yanıtı birlikte incelenmelidir.

Satış departmanı, müşteriye faturanın ulaştığını bildirirken yalnızca PDF gönderim kaydına güvenmemelidir. Portalda zarfın son kodu ve alıcının uygulama yanıtı görülmeden ticari kabul kesinleşmiş sayılmamalıdır.

Karşı durumda alıcı faturayı teknik olarak almış, ancak fiyat veya miktar uyuşmazlığı nedeniyle reddetmiş olabilir. Bu kayıt, taşıma hatası değil ticari değerlendirme sonucudur ve ilgili taraflarla ayrıca görüşülmelidir.

e-Fatura zarf durum kodları hangi sırayla oluşur?

e-Fatura zarf durum kodları, faturanın hazırlanmasından teknik tamamlanmaya kadar ilerleyen bir iş akışını izler. Ancak her ekranda bütün ara kodlar görünmeyebilir veya kodlar farklı sırada listelenebilir.

Tipik bir gönderim sürecinde temel adımlar aşağıdaki gibi gerçekleşir. Her adımın sorumlusu ve kontrol noktası farklıdır.

1. Gönderici, fatura bilgilerini UBL-TR formatında oluşturur ve belgeye gerekli mali mühür veya elektronik imzayı uygular.
2. Gönderici uygulaması, zorunlu alanları, kimlik bilgilerini ve temel XML kurallarını kontrol eder.
3. Fatura, ilgili zarf bilgileriyle birlikte GİB veya özel entegratör kanalına iletilir.
4. Sistem, zarfı alır, sıraya koyar ve başlık ile belge işleme kontrollerini yürütür.
5. Belge, alıcının elektronik posta kutusuna yönlendirilir ve hedef sistemin yanıtı izlenir.
6. Uygun senaryoda alıcı, faturaya ilişkin kabul veya ret uygulama yanıtını gönderir.

1000 kodu alındı aşamasını, 1100 ve 1110 kodları kuyruk ile işleme aşamasını anlatabilir. 1200 ve 1300 gibi kodlar teknik işleme ilişkin daha ileri sonuçları gösterir.

Bu kodlar, gönderim zamanını ve işlem zincirini birlikte değerlendirmeyi gerektirir. Aynı zarf için oluşturulan kayıtlar, farklı servislerde birkaç dakika arayla güncellenebilir.

Her işletme, kendi kullandığı portalda zarf detayını ve sistem yanıtını açmalıdır. GİB başvuru süreçlerini öğrenmek isteyenler, e-Fatura başvurusu rehberini de inceleyebilir.

Gönderim sırasında görülen ilk kod, sonucun kesinleştiği anlamına gelmez. Özellikle kuyrukta, işleniyor veya hedef yanıtı bekleniyor durumlarında sonraki teknik ve ticari kayıtlar takip edilmelidir.

Bir kafe, gün sonunda gönderdiği faturalar için önce 1000 kodunu görebilir. Personel, işlemi tamamlandı kabul etmeden önce aynı kaydın 1200 veya 1300 seviyesine ulaşıp ulaşmadığını ve varsa uygulama yanıtını kontrol etmelidir.

Yanlış: İlk görülen kodu nihai sonuç kabul etmek. Doğru: Zarf geçmişindeki son teknik kaydı, sistem yanıtını ve belge bazlı ticari sonucu birlikte değerlendirmek.

1000, 1100, 1110 ve 1120 zarf kodları ne anlama gelir?

1000, 1100, 1110 ve 1120 kodları, zarfın alınması, kuyruğa girmesi, işlenmesi veya arşivlenmesiyle ilgili ara durumlardır.

• 1000: Zarf başarıyla alınmıştır; bu kod, sistemin paketi teslim aldığını gösterir.
• 1100: Zarf kuyruktadır; sistem, işleme sırasının gelmesini beklemektedir.
• 1110: Zarf işlenmektedir; teknik kontroller henüz tamamlanmamıştır.
• 1120: Zarf arşivlenmiştir; kayıt, ilgili arşiv veya saklama alanına alınmıştır.

1000 kodu, gönderimin sisteme ulaştığını gösterir. Fakat alıcı posta kutusuna teslim, belge doğrulaması veya ticari kabul bu kodla kesinleşmiş sayılmaz.

1100 kodunda işletmenin ilk işi tekrar fatura göndermek olmamalıdır. Zarf ID, gönderim zamanı ve bağlantı kayıtları saklanmalı, sistemin sonraki durum güncellemesi beklenmelidir.

1110, zarfın işleme alındığını belirtir. Uzun süre değişmeyen durumda XML yanıtı, yoğunluk bilgisi ve entegrasyon izleme ekranı kontrol edilmelidir.

1120 arşivleme durumunu ifade eder. Arşiv kaydının bulunması, belgenin ticari olarak kabul edildiğini veya muhasebe işlemine otomatik işlendiğini tek başına kanıtlamaz.

Bu dört kodda en doğru yaklaşım, faturayı yeniden oluşturmadan önce zarf detayını açmaktır. Aynı fatura numarasını tekrar kullanmak, mükerrer kayıt veya takip karmaşası oluşturabilir.

Portal açıklaması ile sistem yanıtı arasında fark varsa, ekranda görünen kısa etiketten çok dönen yanıtın ayrıntısı dikkate alınmalıdır. Gerekirse mali müşavir veya teknik destekle kayıt üzerinden görüşülmelidir.

Örneğin market çalışanı 1100 kodunu gördüğünde faturayı silip yeniden oluşturursa, ilk zarf daha sonra başarıyla tamamlanabilir. Bu nedenle önce gönderim zamanı, zarf geçmişi ve aynı ETTN ile oluşan kayıtlar karşılaştırılmalıdır.

Bu durum yalnızca kısa süreli kuyruklarda geçerlidir. Kod hata açıklamasıyla birlikte görünüyorsa beklemek yerine sistem yanıtındaki nedeni inceleyin ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

1200, 1210, 1220 ve 1230 zarf durum kodları nasıl yorumlanır?

1200, 1210, 1220 ve 1230 kodları, zarfın işlenme sonucunu, belge bulunamamasını veya hedef sistem yanıtını açıklar.

• 1200: Zarf başarıyla işlenmiştir; teknik işleme adımı olumlu sonuçlanmıştır.
• 1210: Doküman bulunamamıştır; sorgu kimlikleri ve ilgili kayıtlar yeniden kontrol edilmelidir.
• 1220: Hedef sistem yanıtı beklenmektedir; alıcı tarafındaki teslim veya yanıt aşaması tamamlanmamıştır.
• 1230: Hedef sistem yanıtı gelmiştir; yanıtın kabul, ret veya teknik sonuç içeriği ayrıca okunmalıdır.

1200 görüldüğünde zarfın teknik işleme adımı başarılıdır. Bununla birlikte belgeyi muhasebeleştirmeden önce fatura satırları, vergi bilgileri ve varsa uygulama yanıtı incelenmelidir.

1210, her zaman faturanın kesin olarak silindiği anlamına gelmez. Yanlış zarf ID, hatalı ETTN, eksik sorgu parametresi veya arşivleme farkı da bu sonucu doğurabilir.

1220 durumunda hedef sistemden yanıt beklenir. Alıcının posta kutusu, teknik bağlantısı veya ilgili servisinde gecikme bulunabilir; tekrar gönderim kararı verilmeden kayıt araştırılmalıdır.

1230, hedef sistemden bir yanıt alındığını gösterir. Yanıtın yalnızca ulaştığını bilmek yetmez; sistem yanıtı mı, uygulama yanıtı mı olduğu ve metin içeriği ayrıştırılmalıdır.

Bu kodlar için işlem yaparken üç kimlik birlikte not edilmelidir: zarf ID, fatura ETTN veya UUID ve fatura numarası. Böylece destek kaydı yanlış belge üzerinden açılmaz.

Portal kodlarının açıklaması kısa olabilir. Ayrıntılı neden, çoğu zaman servis yanıtındaki açıklama alanında, uygulama yanıtında veya entegrasyon günlüklerinde bulunur.

Bir işletme 1230 kodunu gördüğünde yanıt dosyasını indirip sonuç alanını okumalıdır. Sadece hedef sistemin cevap vermesi, cevabın faturayı kabul ettiği anlamına gelmez; kabul veya ret bilgisi ayrıca aranmalıdır.

Karşı durumda 1210 kodu, gerçekten kayıp bir belgeye değil yanlış sorguya işaret edebilir. Zarf ID ve ETTN bilgisi farklı ekranlardan kopyalanırken bir karakter hatası oluşup oluşmadığını da kontrol edin.

1300 zarf durumu faturanın kabul edildiğini gösterir mi?

Hayır, 1300 kodu tek başına faturanın ticari olarak kabul edildiğini göstermez. Bu kod, zarf işlem zincirinin teknik açıdan başarıyla tamamlandığını ifade eder.

Teknik tamamlanma; zarfın alınması, işlenmesi ve ilgili sistem adımlarının sonuçlanması anlamına gelir. Faturadaki mal, hizmet, fiyat veya vergi bilgileri ayrıca ticari değerlendirmeye tabi olabilir.

Alıcının faturayı kabul veya reddettiğini anlamak için uygulama yanıtı kontrol edilmelidir. Bu yanıt, zarf durumundan ayrı bir belge veya işlem kaydı olarak gösterilebilir.

Özellikle ticari fatura senaryosunda alıcının uygulama yanıtı önem taşır. Kabul veya ret işleminin süresi ve yöntemi, yürürlükteki e-belge kuralları çerçevesinde takip edilmelidir.

1300 kodu bulunan bir fatura için işletme, fatura detayını, alıcı yanıtını ve muhasebe aktarım sonucunu birlikte kontrol etmelidir. Sadece ekranın yeşil görünmesi yeterli kanıt değildir.

Yanıt alınmamışsa alıcının posta kutusu, iletişim kaydı ve ilgili uygulama yanıtı sorgulanmalıdır. Belgeyi yeniden düzenlemek veya iptal etmek, mali müşavir değerlendirmesi olmadan yapılmamalıdır.

Faturanın teknik ve ticari adımlarını birlikte görmek için e-Fatura nasıl kesilir rehberindeki kontrol noktaları kullanılabilir.

Mevzuat ve teknik servis kuralları güncellenebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle kabul, ret, iptal ve itiraz işlemlerinde güncel uygulama esas alınmalıdır.

Uygulama yanıtı bulunamıyorsa gönderici, alıcının fatura sistemindeki kayıtlarını ve yanıt oluşturma durumunu ayrıca teyit etmelidir. Teknik 1300 kaydı, bu iletişim adımının yerine geçmez ve tek başına ticari mutabakat oluşturmaz.

Yanlış: 1300 koduyla faturayı otomatik kabul edilmiş saymak. Doğru: Uygulama yanıtındaki kabul veya ret bilgisini, fatura içeriğini ve muhasebe aktarımını ayrı ayrı doğrulamak.

e-Fatura zarf hata kodları görülünce ne yapılmalıdır?

e-Fatura zarf hata kodu görüldüğünde önce hata açıklaması ve dönen sistem yanıtı incelenmelidir. Kod numarasını tek başına yorumlamak, yanlış belgeyi yeniden göndermeye yol açabilir.

Hatalar; XML şema uyumsuzluğu, zorunlu alan eksikliği, imza veya mali mühür problemi, kimlik eşleşmemesi ve mükerrer belge gibi farklı nedenlerden oluşabilir.

Alıcı bilgisi veya posta kutusu kaynaklı sorunlarda belge gönderici sistemden çıkmış olabilir. Buna karşılık XML veya imza hatasında zarf, hedefe ulaşmadan teknik kontrolde durabilir.

• Hata kodunu, açıklamasını ve oluştuğu zamanı aynı kayıt üzerinde saklayın.
• Zarf ID ile faturanın ETTN veya UUID bilgisini eşleştirin.
• Belgenin gönderici ve alıcı kimliklerini portal kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Tekrar gönderimden önce hatanın kaynağını düzelttiğinizden emin olun.

Uzman notu: Hatalı zarfı hemen yeniden göndermek yerine önce teknik yanıtı ve mükerrerlik kontrolünü tamamlayın.

Yanlış: Hata kodunu görür görmez aynı faturayı yeni zarfla tekrar göndermek. Doğru: Önce zarf ve belge kimliklerini kontrol edip hatanın gönderim mi içerik mi olduğunu belirlemek.

Hata açıklaması anlaşılmıyorsa XML yanıtının ilgili bölümünü teknik destekle paylaşın. Faturanın ticari içeriğini değiştirerek tekrar oluşturmak, gerçek sorun teknikse gereksiz sonuç doğurabilir.

Bir hata kaydı açarken yalnızca ekran görüntüsü göndermek yerine XML yanıtını, zarf ID’sini ve işlem zamanını ekleyin. Teknik ekip böylece hatanın göndericide mi, yönlendirmede mi, alıcı sisteminde mi oluştuğunu ayırabilir.

XML içeriği doğruysa bile imza sertifikası, yetki ve alıcı kimlik eşleşmesi kontrol edilmelidir. Hata yalnızca belge alanlarından kaynaklanmadığı için her tekrar gönderimden önce bütün işlem zinciri incelenmelidir.

Bekleyen veya işlenmeyen e-Fatura zarfı nasıl kontrol edilir?

Bekleyen veya işlenmeyen e-Fatura zarfı, kimlik bilgileri ve sistem yanıtı birlikte incelenerek kontrol edilir. Önce durumun geçici mi, teknik hata mı olduğu ayrıştırılmalıdır.

Tek bir sabit bekleme süresi varsaymak doğru değildir. Sistem yoğunluğu, hedef posta kutusu ve kullanılan entegrasyon yöntemi, durum güncellemesinin zamanını etkileyebilir.

1. Portalda zarf ID, fatura numarası ve gönderim zamanını açın.
2. Faturanın ETTN veya UUID bilgisini zarf kaydıyla karşılaştırın.
3. 1000, 1100, 1110, 1220 veya başka bir kodun son açıklamasını okuyun.
4. Gelen sistem yanıtı veya uygulama yanıtı dosyasını indirin.
5. Alıcının doğru posta kutusuna yönlendirilip yönlendirilmediğini kontrol edin.
6. Tekrar gönderimden önce mükerrer fatura oluşma riskini mali müşavirle değerlendirin.

1100 veya 1110 gibi ara durumlarda yeni fatura numarasıyla işlem açmak yerine izleme kaydı tutulmalıdır. Sistem kaydı tamamlanmadan yapılan tekrarlar, aynı satış için iki belge şüphesi oluşturabilir.

1220 durumunda alıcı sistemi yanıtı beklenir. Alıcı tarafıyla iletişim kurulacaksa zarf ID, fatura numarası ve gönderim zamanı birlikte paylaşılmalıdır.

Uzun süre değişmeyen kayıtlarda portal destek kanalına başvururken ekran görüntüsü yeterli olmayabilir. Sistem yanıtı, XML dosyası ve işlem zaman bilgisi, incelemeyi hızlandıran temel kanıtlardır.

İşletme, sonuç alınana kadar fatura kaydını bekleyen işlem olarak işaretleyebilir. Ancak vergi ve muhasebe kayıtlarının nasıl tutulacağına mali müşavir karar vermelidir.

Örneğin bir market, yoğun satış saatlerinde 1110 kodunda kalan faturaları ayrı bir izleme listesine alabilir. Listeye fatura numarası, zarf ID’si, son kontrol saati ve sorumlu çalışan yazılırsa unutulan kayıtların sayısı azalır.

Bekleme durumu hata açıklamasına dönüşürse izleme listesinde beklemek yeterli değildir. Bu noktada sistem yanıtı indirilir, hata düzeltilir ve yeniden gönderim gerekip gerekmediği mali müşavirle değerlendirilir.

Zarf durumu ile e-Fatura belge durumu neden farklı olabilir?

Zarf durumu ile e-Fatura belge durumu farklı olabilir çünkü biri taşıma paketini, diğeri faturanın içeriğini veya ticari yanıtını gösterir.

Zarf 1300 seviyesine ulaşmış olabilir; buna rağmen faturanın satırında yanlış miktar, hatalı vergi bilgisi veya ticari uyuşmazlık bulunabilir.

Alıcı, ticari fatura senaryosunda uygulama yanıtıyla faturayı reddedebilir. Bu ret, zarfın teknik olarak teslim edilmediği anlamına gelmez; teknik teslim ve ticari değerlendirme ayrı aşamalardır.

Tersine zarfın teknik işleme hatası alıcıya erişimi engellerse, belge içeriği doğru olsa bile ticari süreç başlayamaz. Bu durumda önce teknik hata düzeltilmelidir.

Bir zarf birden fazla belgeyle ilişkilendirildiyse, her faturanın sonucu ayrıca kontrol edilmelidir. Zarfın genel durumu, içindeki her belgenin aynı sonucu aldığı anlamına gelmez.

Belge bazlı incelemede fatura numarası, ETTN veya UUID, senaryo ve uygulama yanıtı dikkate alınır. Zarf bazlı incelemede ise zarf ID, sistem kodu ve yönlendirme bilgisi öne çıkar.

Bu nedenle muhasebe yazılımına aktarım yapılırken yalnızca zarfın son kodu kullanılmamalıdır. Belge satırındaki işleme sonucu ve varsa alıcı yanıtı da aktarım kuralına dahil edilmelidir.

Bir kayıt üzerinde iki farklı durum görünüyorsa önce hangi ekranın teknik, hangisinin belge veya ticari sonucu gösterdiği belirlenmelidir.

Muhasebe personeli, aktarım ekranındaki durum ile portalın zarf ekranını aynı anda açmalıdır. Böylece 1300 teknik sonucunun, uygulama yanıtındaki kabul veya ret bilgisiyle karıştırılması önlenir.

Karşı durumda fatura XML’i doğru, fakat alıcı hesabı yanlış seçilmiş olabilir. Bu örnekte belge içeriğini değiştirmek yerine gönderim başlığı, VKN veya TCKN ve posta kutusu bilgisi incelenmelidir.

Gelen ve giden e-Fatura zarf durumları nasıl takip edilir?

Giden e-Fatura zarfı gönderici işletmenin oluşturduğu pakettir; gelen e-Fatura zarfı ise alıcının posta kutusuna yönlendirilen belgenin teslim sürecini gösterir.

Giden belgelerde gönderim zamanı, zarf ID, hedef VKN veya TCKN ve son sistem kodu kontrol edilir. Böylece faturanın hangi alıcıya gönderildiği doğrulanır.

Gelen belgelerde alıcı posta kutusundaki belge kaydı, indirme zamanı ve muhasebe aktarım sonucu izlenmelidir. Gelen kayıt, işletmenin kendi düzenlediği fatura değildir.

Portalda gelen ve giden kutuları ayrı ekranlarda bulunabilir. Kullanıcı, belgeyi açarken zarf detayına, sistem yanıtına ve uygulama yanıtına ulaşabildiğini kontrol etmelidir.

Gelen belgede 1230 benzeri bir hedef sistem yanıtı varsa, yanıtın içeriği ayrıca değerlendirilir. Bu kod, faturanın otomatik olarak kabul edildiğini göstermez.

e-Arşiv fatura akışı, alıcının GİB e-Fatura posta kutusuna gönderilen e-Fatura akışıyla aynı değildir. Farkı anlamak için e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark rehberine bakılabilir.

Takip kayıtlarında fatura tarihi, belge numarası, zarf ID, ETTN veya UUID ve son durum zamanı birlikte tutulmalıdır. Bu bilgiler, denetim ve müşteri itirazlarında belgeyi hızlı bulmayı sağlar.

Gelen veya giden kutuda kayıt görünmüyorsa önce doğru şirket hesabı ve tarih aralığı seçilmelidir. Sonuç alınamazsa sistem yanıtı ile destek kaydı açılmalıdır.

Gelen faturada çalışan önce belgeyi indirip indirmediğini, ardından muhasebe programına aktarılıp aktarılmadığını kontrol etmelidir. Giden faturada ise alıcının doğru posta kutusuna yönlendirme ve uygulama yanıtı önceliklidir.

Yanlış: Gelen kutusunda görünen her faturayı kabul edilmiş saymak. Doğru: Belgeyi açmak, zarf durumunu, uygulama yanıtını ve muhasebe aktarımını ayrı kayıtlar olarak kontrol etmek.

Bir küçük işletme e-Fatura zarf durum kodlarını nasıl yorumlamalıdır?

Bir küçük işletme, zarf kodunu faturanın teknik aşaması olarak değerlendirmeli ve ticari sonucu ayrı ekrandan doğrulamalıdır.

Örneğin bir eczane, ilaç tedarikçisinden ticari senaryolu e-Fatura aldığını varsayalım. Eczane çalışanı önce gelen kutusunda fatura numarasını ve belge tarihini kontrol eder.

Fatura 1000 koduyla alınmış, ardından 1100 ve 1110 aşamalarından geçmiş olabilir. Bu geçişler, belgenin sistemde işlendiğini gösterir; eczanenin kabul verdiğini henüz kanıtlamaz.

Son ekranda 1300 görülürse çalışan, uygulama yanıtını açmalıdır. Yanıt kabul ise muhasebe aktarımı yapılır; ret varsa neden, mali müşavir ve tedarikçiyle değerlendirilir.

Eczanenin günlük kontrolünde aşağıdaki liste, zarf kodunu belge sonucu ile karıştırmamak için kullanılabilir.

• Fatura numarasının ve ETTN veya UUID bilgisinin doğru belgeye ait olduğunu kontrol edin.
• Zarf ID ile fatura kaydının aynı işlem zincirinde bulunduğunu doğrulayın.
• Son teknik durum kodunun açıklamasını ve oluşma zamanını kaydedin.
• Varsa uygulama yanıtının kabul veya ret sonucunu ayrıca inceleyin.
• Hata durumunda tekrar gönderimden önce mükerrerlik riskini değerlendirin.

Yanlış: 1300 kodunu görüp muhasebe kaydını ve uygulama yanıtını kontrol etmemek. Doğru: Teknik tamamlanmayı belge içeriği, ticari yanıt ve muhasebe aktarımıyla birlikte doğrulamak.

Bu yöntem eczane, market veya kafe gibi günlük belge trafiği yüksek işletmelerde uygulanabilir. İşletmenin e-Fatura kapsamını ayrıca incelemesi gerekiyorsa e-Fatura zorunluluğu ve sektör kapsamı rehberine bakmalıdır.

Örneğin eczane çalışanı sabah gelen kutusunu kontrol ederken üç ayrı sonucu işaretleyebilir: teknik olarak bekleyen, teknik olarak tamamlanan ve ticari yanıtı bulunan belgeler. Bu sınıflandırma, yoğun günlerde hangi faturanın önce inceleneceğini gösterir.

Özet: 5 maddede e-fatura zarf durum kodları

e-fatura zarf durum kodları, elektronik faturanın teknik taşıma ve işleme aşamalarını gösterir; ticari kabul sonucunu tek başına açıklamaz.

• Zarfın anlamı: Zarf, faturayı gönderen, GİB ve alıcı sistemleri arasında taşıyan elektronik pakettir; fatura belgesinin kendisiyle aynı kimliğe sahip değildir.
• Ara durumlar: 1000 zarfın alındığını, 1100 kuyruğu, 1110 işlemeyi, 1120 ise arşivlemeyi gösterir; bu kodlar ticari kabul anlamına gelmez.
• İşleme sonuçları: 1200 teknik işleme başarısını, 1210 belge bulunamadığını, 1220 hedef sistem yanıtı beklendiğini, 1230 ise hedef yanıtının geldiğini belirtir.
• 1300 kodu: 1300 teknik akışın başarıyla tamamlandığını gösterir; özellikle ticari senaryoda alıcının uygulama yanıtı ayrıca kontrol edilmelidir.
• Doğru takip: Zarf ID, fatura ETTN veya UUID, sistem yanıtı, uygulama yanıtı ve son işlem zamanı birlikte kaydedilmelidir.

Bu beş madde, günlük kontrolde hızlı bir başlangıç sağlar; ancak hata veya ret görüldüğünde ayrıntılı sistem yanıtı açılmalıdır. Kodun anlamı, işlem senaryosu ve kullanılan portal birlikte değerlendirilmelidir.

Hata kodlarında doğrudan tekrar gönderim yapmak yerine XML açıklaması incelenmelidir. Mevzuat veya teknik servis değişikliklerinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği sunulur.

Paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur; işletmeniz için seçim yapmadan önce belge hacminizi ve gelen-giden belge akışınızı hesaplayın.