Kontör Bitince Ne Olur? e-Fatura Kesilemediğinde Ne Yapılır?

Kontör bitince ne olur? Bakiye sıfıra ulaştığında e-Fatura gönderimi genellikle durur veya bekleyen işlem kuyruğa alınır. Belge formunun ekranda açılması, belgenin GİB'e gönderildiğini göstermez. Kesin durum, gönderim sonucunda anlaşılır.

Bu rehber, e-Fatura kesilemediğinde ne yapacağını bilmeyen işletmelere yardımcı olur. Bakiye kontrolünü, belge statüsünü, yeniden gönderim adımlarını ve gelen belgelerin etkisini açıklar. Mali müşavirler de müşterilerine bu akışı aktarabilir.

Belgeyi göndermeden önce alıcı bilgilerinin ve bakiye hareketinin kontrol edilmesi, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır. İşlem kaydı tutulursa mali müşavir ve teknik destek, aynı veriler üzerinden daha hızlı değerlendirme yapabilir.

Kontör bitince ne olur ve e-Fatura kesilir mi?

Kontör bitince e-Fatura hazırlanabilir, fakat GİB'e elektronik gönderim tamamlanmayabilir. Sistem, işletmenin kullandığı entegrasyona göre belgeyi taslakta bırakabilir. Bazı sistemler gönderimi bekleyen işlemler arasına alabilir.

Sıfır bakiye, GİB'in belgeyi kabul ettiği anlamına gelmez. GİB kabul yanıtı bulunmuyorsa belge tamamlanmış sayılmamalıdır. Bu nedenle yalnızca belge numarasına veya ekranda görünen forma bakmak yeterli değildir.

Bir e-Fatura kesilemediğinde önce gönderim statüsünü inceleyin. Taslak, bekliyor, başarısız, reddedildi veya kabul edildi gibi ifadeler farklı sonuçlar gösterir. Ekrandaki hata açıklaması, sonraki işlemin yönünü belirler.

Belge GİB'e hiç gönderilmediyse kontör yüklemesi sonrasında yeniden gönderim gerekebilir. Belge gönderilmiş, fakat yanıt alınmamışsa aynı belgeyi hemen tekrar oluşturmayın. Önce UUID, belge numarası ve işlem kaydını karşılaştırın.

Uzman notu: Ekranda görünen e-Fatura formu ile GİB tarafından kabul edilmiş e-Fatura aynı şey değildir.

Mevzuatın belge düzenleme ve gönderme süreleri ayrıca dikkate alınmalıdır. Süre konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Kontör sorunu, ticari işlemin belgelendirme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Belgeyi düzenleyen kullanıcı, gönderim sonucunu işlem geçmişinden açmalı ve yanıtın tarihini incelemelidir. Başarılı görünen ancak alıcıya iletilmeyen kayıtlar için posta kutusu durumunu da ayrıca doğrulamak gerekir.

Karşı durumda bakiye mevcut olsa bile alıcı posta kutusu bulunamıyorsa sorun kontör kaynaklı olmayabilir. Vergi kimlik numarası, alıcı etiketi ve teknik bağlantı bilgileri mali müşavirle birlikte yeniden kontrol edilmelidir.

e-Fatura kontörü neden biter ve hangi işlemler sayılır?

e-Fatura kontörü, gönderilen ve alınan e-belge işlemleriyle azalır. Bu kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Ortak havuz, farklı e-belge türlerinin aynı bakiyeden yararlanmasını sağlar.

Taslak oluşturmak ile belgeyi elektronik olarak göndermek aynı işlem değildir. Kontörün hangi aşamada düştüğü, hizmet ekranındaki kontör hareketlerinden ve belge işlem geçmişinden görülmelidir.

Yoğun dönemlerde yalnızca kesilen satış faturalarını saymak yanıltıcı olur. Tedarikçilerden gelen e-Faturalar, iade süreçleri ve farklı e-belge türleri de toplam kullanımı etkiler. Özellikle ortak havuz kullanan işletmeler bunu aylık planına eklemelidir.

Birden fazla kullanıcı aynı hesabı kullanıyorsa bakiye beklenenden hızlı azalabilir. Kullanıcı işlemlerini, belge tarihini ve işlem türünü düzenli aralıklarla karşılaştırın. Açıklanamayan düşüşlerde hareket dökümünü hizmet sağlayıcınıza iletin.

Kontör hareketi, tek başına belgenin kabul edildiğini kanıtlamaz. Bir kontör düşmüş görünüyorsa işlem geçmişindeki belge numarası, işlem türü ve sonuç kaydı birlikte incelenmelidir.

Yanlış: Aylık tüketimi yalnızca düzenlenen satış faturalarına göre hesaplamaktır. Doğru: Gelen faturaları, e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemlerini, bekleyen kayıtları ve kullanıcı hareketlerini aynı plana eklemektir.

Kontör bitince e-Fatura kesilemediğinde ilk ne kontrol edilir?

Kontör bitince e-Fatura kesilemediğinde ilk olarak bakiye, belge statüsü ve gönderim hatası kontrol edilir. Bu üç kayıt, sorunun kontör kaynaklı mı yoksa alıcı veya teknik bilgilerden mi kaynaklandığını gösterir.

1. Hesap ekranında kullanılabilir kontör bakiyesini kontrol edin.
2. Belgenin taslak, bekleyen, başarısız veya kabul edildi statüsünü inceleyin.
3. Gönderim geçmişinde hata kodu ve hata açıklaması olup olmadığını okuyun.
4. Alıcının vergi kimlik numarası, posta kutusu ve belge bilgilerini karşılaştırın.
5. Belge numarası, UUID ve oluşturulma zamanını işlem kaydıyla eşleştirin.

Bakiye sıfır, belge başarısız ve GİB yanıtı yoksa kontör eksikliği güçlü ihtimaldir. Ancak aynı hata, yanlış alıcı bilgisi veya bağlantı problemi nedeniyle de oluşabilir. Hata metnini görmeden kesin neden söylemeyin.

Belge bekleyen statüsündeyse otomatik gönderim ayarını ve son işlem zamanını kontrol edin. Bazı sistemler kontör yüklendiğinde kuyruğu kendiliğinden çalıştırır. Bazı sistemlerde kullanıcı yeniden gönderim komutunu vermelidir.

Teknik ekran anlaşılmıyorsa ekran görüntüsü yerine işlem numarası ve hata metnini paylaşın. Kişisel ve ticari verileri gereksiz yere göndermeyin. Sorunun hizmet kaynaklı olup olmadığını sık sorulan sorular bölümünden de karşılaştırabilirsiniz.

Bakiye ekranını yenilemek, son yüklemenin hesaba yansıyıp yansımadığını anlamaya yardımcı olur. Fakat görünen bakiye ile kullanılabilir bakiye farklıysa hesap hareketinin ayrıntısını açın ve ilgili tanımlama kaydını kontrol edin.

Alıcı bilgileri doğru, bakiye yeterli ve hata devam ediyorsa bağlantı kayıtlarına bakılmalıdır. Aynı anda başka kullanıcıların belge gönderip göndermediğini öğrenmek, sorunun tek belgeye mi yoksa hesap genelinde mi olduğunu gösterir.

Kontör yükleme sonrası e-Fatura nasıl yeniden gönderilir?

Kontör yükleme sonrası e-Fatura, önceki işlem sonucu incelendikten sonra yeniden gönderilir. Bakiye hesabınıza yansıdıktan sonra bekleyen veya başarısız belgeyi açın. Belgenin GİB'e ulaşmadığından emin olun.

İlk adım, hesap hareketlerinde yeni bakiyeyi doğrulamaktır. İkinci adım, başarısız belgenin ayrıntı ekranını açmaktır. Üçüncü adım, sistemdeki yeniden gönder veya kuyruğu çalıştır seçeneğini kullanmaktır.

Otomatik gönderim gerçekleşmediyse belgeyi yeniden oluşturmak yerine mevcut belgeyi kullanın. Böylece aynı ticari işlem için farklı belge numarası veya UUID oluşturma riskini azaltırsınız. Sistem izin vermiyorsa destek kaydı açın.

Kontör paketinin tanımlanması ve kullanım süresi, seçilen hizmet koşullarına göre incelenmelidir. Güncel seçenekleri kontör paketleri sayfasından görebilirsiniz. Hesap veya tanımlama sorunu varsa iletişim kanalına işlem numarasıyla başvurun.

Yeniden gönderimden sonra belge statüsünü tekrar kontrol edin. Yalnızca başarılı gönderim mesajına değil, GİB yanıtına ve alıcıya iletim sonucuna bakın. Yanıt alınmıyorsa aynı belgeyi art arda göndermeyin.

Yeniden gönderimden önce belgenin düzenleme tarihi, alıcı bilgileri ve tutar alanlarını değiştirmeden kontrol edin. Değişiklik gerekiyorsa mevcut kaydı kopyalamak yerine uygulanacak düzeltme yöntemini mali müşavirinizle netleştirin.

Belge taslakta kalmışsa sistemin yeniden gönderim seçeneği bulunmayabilir. Bu durumda işlem geçmişindeki kayıt, hata açıklaması ve UUID destek başvurusuna eklenmelidir. Destek yanıtı alınmadan aynı ticari işlem için ikinci kayıt açmayın.

e-Fatura gönderim durumu ve GİB yanıtı nasıl okunur?

e-Fatura gönderim durumu, belgenin hangi aşamada olduğunu gösterir. Kabul edildi statüsü, GİB doğrulamasının ve ilgili yanıtın bulunduğunu gösterir. Taslak veya başarısız statü, işlemin tamamlanmadığını düşündürür.

Gönderildi ifadesi her sistemde aynı anlamı taşımayabilir. Bazı ekranlar yalnızca hizmet sağlayıcıya iletimi gösterir. Bu nedenle GİB yanıtı, sistem işlem numarası ve alıcı posta kutusu sonucu birlikte incelenmelidir.

Başarısız kaydında hata kodu, hata açıklaması, zaman damgası ve belge UUID'si bulunabilir. Bu bilgiler, kontör yetersizliği ile veri hatasını ayırmaya yardımcı olur. Aynı UUID'yi taşıyan kayıtları karşılaştırmak önemlidir.

Belge GİB'e ulaştıysa kontör yüklemek tek başına yeni belge oluşturmaz. GİB yanıtı kabul veya ret yönündeyse sonraki işlem farklıdır. Ret nedenini çözmeden yalnızca tekrar gönderim yapmak doğru değildir.

Mevzuat ve sistem ekranları zamanla değişebilir. Özellikle gönderim süreleri, belge türleri ve yanıt kodları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Hizmet sağlayıcının işlem geçmişi de saklanmalıdır.

Statüleri okurken tek bir etikete bağlı kalmayın. Belge ayrıntısı, GİB işlem sonucu, alıcı posta kutusu ve zaman damgası aynı yönde sonuç veriyorsa kayıt daha güvenilir biçimde değerlendirilebilir.

Karşı durumda ekranda kabul edildi yazmasına rağmen işlem geçmişinde hata görünüyorsa kayıtları silmeden destek alın. Farklı ekranların güncellenme zamanı değişebilir; son görülen kaydı belge UUID'siyle eşleştirmek gerekir.

Destek başvurusunda vergi kimlik numarası, belge UUID'si, belge numarası, işlem zamanı ve hata metni bulunmalıdır. Şifre, imza verisi ve gereksiz müşteri bilgileri paylaşılmamalıdır. Bu bilgiler teknik inceleme için genellikle yeterlidir.

Kontör bitince aynı e-Fatura yeniden gönderilir mi?

Kontör bitince aynı e-Fatura, GİB'e ulaşmadığı doğrulanırsa yeniden gönderilebilir. Önceki gönderimin sonucunu bilmeden yeni bir belge üretmek, aynı ticari işlem için mükerrer kayıt oluşturabilir.

Kontrol sırasında belge numarasını, UUID'yi, alıcı bilgilerini ve gönderim zamanını karşılaştırın. GİB veya entegrasyon ekranında kabul yanıtı varsa belgeyi tekrar göndermeyin. Yanıt yoksa destek kaydıyla teknik durum netleştirilmelidir.

Yanlış: Kontör yükledikten sonra aynı faturayı yeni belge numarasıyla hemen oluşturmaktır. Doğru: Önce eski belgenin gönderim sonucunu kontrol edip gerekiyorsa mevcut kaydı yeniden göndermektir.

Belge gerçekten hiç gönderilmemişse sistemdeki yeniden gönder seçeneği tercih edilmelidir. Bu seçenek yoksa mali müşavirinizle belge numarası ve düzenleme tarihi konusunda görüşün. Yeni belge düzenleme kararını rastgele vermeyin.

Gönderim tarihi, ticari işlem ve mevzuat açısından önem taşıyabilir. Kontör eksikliğini geriye dönük tarih değiştirerek düzeltmeye çalışmayın. Uygulanacak yöntem, güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizin değerlendirmesiyle belirlenmelidir.

İşlem kaydı belgenin GİB'e ulaştığını kesin olarak göstermiyorsa, yeni belge üretmek yerine teknik doğrulama isteyin. Özellikle bağlantı kesintilerinde gönderim başlatılmış, fakat yanıt ekrana yansımamış olabilir.

Belgenin alıcıya ulaşmadığı düşünülse bile kabul yanıtı bulunan kayıt yeniden düzenlenmemelidir. Alıcıdan gelen yanıt, posta kutusu kaydı ve GİB sonucu birlikte incelenmelidir. Bu karşı kontrol, mükerrer fatura riskini azaltır.

Karşılaştırma tamamlandıktan sonra yeniden gönderim yapılacaksa işlemi bir kez başlatın. Ekranı art arda yenilemek veya aynı komutu tekrarlamak, kullanıcıda yanlışlıkla birden fazla işlem başlatıldığı izlenimi oluşturabilir.

e-Arşiv ve e-İrsaliye kontör bitince etkilenir mi?

Evet, ortak havuz kullanılıyorsa kontör bitince e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemleri de etkilenebilir. Sorun yalnızca e-Fatura hesabına özgü olmayabilir. Aynı bakiye, desteklenen farklı e-belge işlemlerinde kullanılabilir.

Giden e-Arşiv belgesi, kontör yetersizliği nedeniyle oluşturulamayabilir veya gönderim aşamasında bekleyebilir. Belgenin e-Arşiv fatura ekranındaki statüsünü ayrıca inceleyin. Ekran mesajı, işlemin hangi aşamada durduğunu gösterir.

Giden e-İrsaliye için de belge taslağı ile elektronik gönderim ayrımı yapılmalıdır. Sevkiyat planı varsa irsaliyenin kabul durumunu kontrol etmeden aracı veya depoyu yönlendirmeyin. İlgili işlemi e-İrsaliye ürün sayfasındaki açıklamalarla karşılaştırabilirsiniz.

Bu durum, her belgenin ayrı bir bakiye kullandığı anlamına gelmez. Tek havuzda kalan kontör, işletmenin tüm desteklenen e-belge işlemlerinde ortak kullanılır. Bu nedenle sadece aylık e-Fatura sayısını izlemek yetersiz kalır.

e-SMM veya e-MM gibi başka belgeler de aynı havuza bağlıysa onların kullanımını da planlayın. Belge türlerinin statülerini ayrı ayrı kontrol edin. Bir türdeki başarısızlık, diğer türdeki kabul edilmiş belgeleri otomatik olarak geçersiz kılmaz.

Sevkiyat devam ediyorsa e-İrsaliye kaydının yalnızca oluşturulmuş olması yeterli değildir. İrsaliye numarası, alıcı bilgileri ve gönderim sonucu kontrol edilmeden fiziksel sevkiyat süreci hakkında kesin karar verilmemelidir.

Ortak havuzda e-Arşiv işlemi için kullanılan kontör, aynı hesabın e-Fatura planını da etkileyebilir. Bu nedenle satış, sevkiyat ve alış belgeleri tek bir günlük hareket raporunda izlenmelidir.

Karşı durumda farklı hizmetlerde ayrı bakiye kullanılıyorsa bir belgedeki kontör sorunu diğer belge türünü doğrudan durdurmayabilir. Yine de hizmet ekranındaki bakiye yapısını ve belge türü koşullarını güncel bilgilerle doğrulayın.

Gelen e-Fatura kontörü bitince ne olur?

Gelen e-Fatura kontörü bitince belge alımı, işlenmesi veya gelen kutusuna düşmesi etkilenebilir. Kesin davranış, kullanılan hizmetin teknik akışına bağlıdır. Sistem belgeyi bekletebilir, işlemeyi durdurabilir veya hata kaydı oluşturabilir.

Gelen belgenin görünmemesi her zaman kontör eksikliğini göstermez. Tarih filtresi, yanlış posta kutusu, bağlantı sorunu veya GİB yanıt gecikmesi de aynı görüntüyü oluşturabilir. Önce bakiye ve gelen kutusu filtrelerini birlikte kontrol edin.

Gelen e-Fatura da bu kullanım modelinde bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca gönderilen belgeleri izleyen işletmeler, gerçek tüketimi eksik hesaplayabilir. Tedarikçi sayısı arttığında gelen belge trafiğini ayrıca takip edin.

Kontör yüklendikten sonra bekleyen gelen belgeler otomatik alınabilir. Ancak bu işlem her sistemde aynı şekilde çalışmaz. Yeni bakiye görünmesine rağmen belge gelmiyorsa gelen kutusunu yenileyin ve işlem geçmişini inceleyin.

Gelen belge tedarikçi kaydı, muhasebe süreci ve ödeme planı açısından önemlidir. Belgeyi görmeden ödeme veya kayıt kararı vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek bekleyen belgeleri zamanında işleme alın.

Alım işlemi için önce doğru posta kutusunun seçildiğini ve tarih aralığının belge tarihini kapsadığını doğrulayın. Daha sonra gelen kutusu yenileme işlemini çalıştırın ve hesap hareketinde ilgili belgeye ait kontör kaydını arayın.

Bir tedarikçiden gelen belge görünürken diğerinden gelen belge görünmüyorsa sorun genel bakiye eksikliği olmayabilir. Tedarikçi etiketi, posta kutusu adresi ve belge gönderim kaydı ayrı ayrı incelenmelidir.

Karşı durumda gelen belge alınmış ve kontör düşmüşse, belgenin muhasebe kaydı ayrıca yapılmalıdır. Kontör hareketi, faturanın onaylandığını veya ödeme için uygun olduğunu göstermez; ticari kontrol yine işletmeye aittir.

Küçük işletmede kontör bitince ne yapılır?

Küçük işletmede kontör bitince önce satış, alış ve sevkiyat belgeleri ayrı ayrı listelenmelidir. Böylece hangi işlemin beklediği görülür. İşletme sahibi, yalnızca kasadaki satış belgesine bakarak karar vermemelidir.

Örneğin bir mahalle eczanesi, tedarikçilerinden gelen e-Faturaları alırken bazı satışlarında e-Arşiv kullanabilir. Ortak havuzda her gelen veya giden belge bakiyeyi azaltır. Bu nedenle eczane sahibi günlük hareket kaydını incelemelidir.

Örnek senaryoda iki tedarikçi belgesi gelen kutusuna düşmüş, üç satış belgesi gönderim kuyruğunda kalmış olsun. İşletme önce bakiye ve beş işlemin statüsünü kontrol eder. Sonra yalnızca GİB'e ulaşmayan kayıtları yeniden gönderir.

Bu işletme, bakiye yükledikten sonra her belgeyi yeniden oluşturmamalıdır. Gelen belgeler için alımın tamamlanıp tamamlanmadığını, giden belgeler için kabul yanıtını ayrı ayrı doğrulamalıdır. Böylece mükerrer kayıt riski azalır.

Karşı durumda, gönderim kuyruğundaki bir belgenin GİB tarafından kabul edildiği görülürse yeniden işlem yapılmaz. Sorun sürerse işlem numarası mali müşavire ve hizmet sağlayıcıya iletilir. Günlük kontrol, küçük işletmelerde hata tespitini hızlandırır.

Bu senaryoda eczane sahibi önce satış ekibinden bekleyen üç belgenin ticari karşılığını teyit eder. Ardından gelen iki faturanın tedarikçi ve belge numaralarını kaydeder. Böylece teknik liste, gerçek işlemlerle eşleştirilir.

İşletme sahibi yoğun saatlerde yalnızca kasa ekranına bakarsa kabul edilmemiş belgeleri gözden kaçırabilir. Gün sonunda bakiye, gönderim kuyruğu ve gelen kutusu için kısa bir kontrol sırası uygulanmalıdır.

Karşı durumda tek kullanıcı çalışan bir kafe, yalnızca giden e-Arşiv kullanıyor olabilir. Böyle bir işletmede gelen fatura trafiği düşük olsa bile ortak havuzdaki diğer belge türleri ayrıca kontrol edilmelidir.

e-Fatura kontör planı nasıl yapılır ve bakiye nasıl izlenir?

e-Fatura kontör planı, gönderilen ve alınan tüm belge türlerinin birlikte tahmin edilmesiyle yapılır. Geçmiş aylardaki hareketler, sezon yoğunluğu ve kullanıcı sayısı dikkate alınmalıdır. Sadece geçen ayın e-Fatura sayısını kopyalamak yeterli değildir.

• Giden e-Fatura sayısını aylık olarak kaydedin.
• Gelen e-Fatura sayısını tedarikçi bazında takip edin.
• e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemlerini aynı havuza ekleyin.
• e-SMM veya e-MM gibi kullanılan diğer belgeleri listeleyin.
• Başarısız ve bekleyen işlemleri ayrı bir kontrol satırında tutun.
• Kullanıcıların yaptığı işlemleri hesap hareketleriyle karşılaştırın.

Basit hesap yöntemi, beklenen giden belge sayısına gelen belge sayısını eklemektir. Ardından diğer e-belge işlemleri ve bekleyen kayıtlar ayrıca değerlendirilir. Her belge bir kontör düşürüyorsa toplam tahmin buna göre yapılır.

Yoğun sezon, kampanya dönemi veya yeni tedarikçi bağlantısı kullanım miktarını değiştirebilir. Bu dönemlerde bakiye kontrolünü aylık yerine haftalık yapın. Kritik işlemlerden önce gönderim kuyruğunu ve kontör hareketini inceleyin.

Hizmet ekranında düşük bakiye uyarısı varsa uyarıyı görmezden gelmeyin. Paket ve kullanım süresi koşullarını güncel soru-cevap sayfasından kontrol edin. Hesap hareketi ile kendi listeniz uyuşmuyorsa işlem ayrıntısı isteyin.

Plan tablosunda belge türü, işlem yönü, tahmini aylık adet ve gerçek tüketim ayrı sütunlarda tutulabilir. Her hafta gerçekleşen rakamı tahminle karşılaştırmak, beklenmeyen düşüşleri erken fark etmeyi sağlar.

Örneğin yeni bir tedarikçi ağına bağlanan markette gelen e-Fatura sayısı artabilir. Aynı dönemde kampanya nedeniyle e-Arşiv satışları da yükselirse yalnızca geçmiş ayın giden fatura adedini kullanmak yetersiz kalır.

Karşı durumda faaliyet hacmi sabit olan bir işletme, hareket dökümüyle kendi listesini düzenli karşılaştırabilir. Fark varsa kullanıcı işlemleri, başarısız kayıtlar ve ortak havuzdaki diğer belge türleri sırayla incelenmelidir.

e-Fatura kesilemediğinde hangi yanlışlar yapılır?

e-Fatura kesilemediğinde en sık yanlış, belgenin kabul edildiğini varsayarak başka işlem yapmaktır. İkinci yanlış, aynı ticari işlem için yeni bir belge oluşturmaktır. Her iki davranış da kayıt karmaşası yaratabilir.

Yanlış: Ekranda fatura formu açıldığı için belgeyi gönderilmiş kabul etmektir. Doğru: Belge statüsünü, GİB yanıtını ve alıcıya iletim sonucunu birlikte kontrol etmektir.

Yanlış: Kontör sorunu yaşandığında belge tarihini rastgele değiştirmektir. Doğru: Mevzuatın öngördüğü süreyi ve uygulanacak yöntemi mali müşavirle değerlendirmektir.

Bir başka hata, sadece bakiye yükleyip işlem kuyruğunu kontrol etmemektir. Bazı sistemlerde bekleyen belge otomatik ilerleyebilir, bazı sistemlerde kullanıcı müdahalesi gerekebilir. Yükleme sonrası statü mutlaka yeniden okunmalıdır.

Hata ekranında kişisel verileri ve ticari sırları herkese açık şekilde paylaşmayın. Destek kaydında işlem numarası, hata metni ve zaman bilgisi yeterli olabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge kabul edilmişse iptal, ret veya düzeltme süreci ayrı kurallara tabi olabilir. Kontör bitmesini gerekçe göstererek kabul edilmiş faturayı yeniden düzenlemeyin. Önce ilgili belge türünün mevzuat adımlarını doğrulayın.

Yanlış bir diğer yaklaşım, tek hata mesajını bütün belgeler için geçerli saymaktır. Aynı hesapta bir belge alıcı bilgisinden, diğeri bakiye veya bağlantı sorunundan başarısız olabilir. Kayıtlar belge bazında değerlendirilmelidir.

Destek başvurusunu yalnızca kontör yetersiz yazısıyla göndermek, teknik incelemeyi uzatabilir. İşlem numarası, UUID, hata kodu, oluşma zamanı ve kullanıcı bilgisi birlikte paylaşılırsa kayıt daha kolay izlenir.

Karşı durumda belge kabul edilmişse kullanıcı, bakiye yükledikten sonra yeniden gönderim düğmesine basmamalıdır. Kabul yanıtının kopyası saklanmalı ve muhasebe sürecine aktarılmalıdır. Yeni işlem ancak mevzuata uygun gerekçeyle başlatılmalıdır.

Özet: 5 maddede kontör bitince ne olur?

Kontör bitince e-Fatura gönderimi durabilir, bekleyebilir veya başarısız olabilir; kesin sonucu belge statüsü gösterir. Aşağıdaki beş madde, e-Fatura kesilemediğinde uygulanacak temel kontrol sırasını özetler.

• Bakiyeyi kontrol edin: Hesapta kullanılabilir kontör kalıp kalmadığını ve son hareketleri inceleyin. Gelen ve giden her belgenin bir kontör düşürdüğünü hesaba katın.
• Belge durumunu okuyun: Taslak, bekleyen, başarısız ve kabul edilmiş kayıtları birbirinden ayırın. GİB kabul yanıtı bulunmadan belgenin tamamlandığını varsaymayın.
• Tekrar belge üretmeyin: Önce UUID, belge numarası ve gönderim sonucunu karşılaştırın. Belge GİB'e ulaşmadıysa mevcut kaydı yeniden göndermeyi tercih edin.
• Ortak havuzu unutmayın: e-Fatura yanında gelen belgeler, e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemleri de bakiyeyi azaltabilir. Aylık planı tüm e-belge hareketlerine göre yapın.
• Mevzuatı doğrulayın: Gönderim süresi, ret, iptal veya yeniden düzenleme konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu beş adım, kontör eksikliği ile teknik veya mevzuatsal sorunları ayırmaya yardımcı olur. Kontör yüklemek yalnızca bakiye sorununu çözer; başarısız belgeyi otomatik olarak kabul edilmiş belgeye dönüştürmez.

Son kontrol olarak bakiye hareketini, belge statüsünü ve GİB yanıtını aynı kayıt üzerinde eşleştirin. Üç bilgi uyuşmuyorsa yeni belge düzenlemek yerine işlem geçmişini saklayın ve uzman desteği alın.

İşletme, bu kontrol sırasını yazılı bir prosedüre dönüştürürse kullanıcı değişikliklerinde bilgi kaybı azalır. Prosedürde sorumlu kişi, kontrol ekranı, destek için gerekli bilgiler ve mali müşavire danışılacak durumlar yer almalıdır.

Kontör planlaması için efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve kullanım süresi 12-18 aydır. Ücretsiz e-fatura portalı ile Sovos altyapısına aynı gün tanımlama koşullarını güncel hizmet bilgileri üzerinden inceleyebilirsiniz.