e-Fatura Alıcı Kabul Etmezse Ne Olur? Ticari Faturada Red Süreci

e-Fatura red, alıcının ticari senaryoda gönderilen faturayı kabul etmediğini elektronik yanıtla bildirmesidir. Satıcı bu yanıtı görünce gerekçeyi inceler; hatayı düzeltir, yeni belge düzenler veya ticari durumu karşı tarafla netleştirir. Bu sonuç, faturanın sistemden silindiği anlamına gelmez.

Bu rehber, e-Fatura kullanan işletmelerin red yanıtını doğru yorumlamasına yardımcı olur. Özellikle ticari fatura seçimi, red süresi, iptal ve iade ayrımı, yeni fatura düzenleme ve muhasebe kontrolü adım adım açıklanır.

e-Fatura red durumunda alıcı kabul etmezse ne olur?

e-Fatura red durumunda alıcı, ticari senaryoda faturayı kabul etmediğini sistem üzerinden satıcıya bildirir. Satıcı, elektronik yanıtı ve red gerekçesini kontrol ederek sonraki işlemi belirler.

Red yanıtı faturanın gönderilmediği veya sistemden tamamen silindiği anlamına gelmez. Gönderim kaydı, belge numarası, alıcıya ulaşma zamanı ve verilen yanıt elektronik ortamda görünmeye devam eder.

Alıcı açısından red, faturanın mevcut haliyle kabul edilmediğini gösterir. Ancak bu işlem, malın fiziksel olarak iade edildiğini veya sözleşmenin kendiliğinden sona erdiğini kanıtlamaz.

Satıcı, red gerekçesinde vergi kimlik numarası, miktar, fiyat, adres veya açıklama hatası olup olmadığını inceler. Gerekirse muhasebe birimi ve mali müşavirle birlikte düzeltme planı oluşturur.

Red gerekçesi teknik bir hata içeriyorsa yeni belge düzenlenebilir. Ticari uyuşmazlık varsa satıcı, aynı faturayı açıklama ekleyerek tekrar göndermek yerine alıcıyla belge ve teslim bilgilerini uzlaştırmalıdır.

Alıcının yalnızca e-posta göndermesi, sistemde ticari red yanıtı oluşturduğu anlamına gelmez. Red işleminin geçerli biçimde izlenebilmesi için kullanılan portal veya entegratör ekranındaki yanıt kaydı kontrol edilmelidir.

Red yanıtını alan satıcı için ilk karar, faturanın neden kabul edilmediğini ve mal veya hizmetin fiili durumunu ayırmaktır. Bu ayrım yapılmadan düzenlenen yeni belge, hatayı büyütebilir.

Örneğin yalnızca alıcı unvanı yanlışsa bilgi düzeltilerek yeni fatura hazırlanabilir. Mal hiç teslim edilmemişse önce sipariş, sevk ve sözleşme kayıtları karşılaştırılmalıdır.

e-Fatura red nedir ve ticari fatura nasıl ilerler?

e-Fatura red, ticari fatura senaryosunda alıcının elektronik kabul veya red yanıtı üretmesi demektir. Bu yanıt, faturanın alıcı tarafından mevcut haliyle kabul edilmediğini satıcıya bildirir.

Ticari senaryoda fatura alıcının elektronik posta kutusuna veya kullandığı entegrasyon sistemine iletilir. Alıcı, belgeyi kontrol eder ve uygun yanıt seçeneğini kullanarak kabul ya da red işlemini tamamlar.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını ve hangi belge türünün kullanılacağını öğrenmek için e-Fatura kimlere kesilir rehberindeki statü ayrımına bakılabilir.

Fatura düzenlenirken senaryo seçimi önemlidir. Temel senaryoda alıcının aynı sistemsel kabul veya red yanıtı imkânı bulunmaz; ticari senaryo, bu elektronik yanıt akışının kullanılmasını sağlar.

Red yanıtının oluşturulabilmesi, alıcının faturayı mutlaka muhasebe kayıtlarına aldığı anlamına gelmez. Alıcı önce belge içeriğini, siparişi, teslimi ve kendi vergi bilgilerini karşılaştırır.

Şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket olmak tek başına ticari red hakkını belirlemez. Belge türü, tarafların e-Fatura statüsü ve düzenleme sırasında seçilen senaryo birlikte değerlendirilir.

Bu akışın sağlıklı işlemesi için satıcı, gönderimden önce alıcının posta kutusunu ve senaryo seçimini kontrol etmelidir. Alıcı da belgeyi açtığı günü değil, sistemdeki teslim kaydını takip etmelidir.

Yanıt kaydı oluştuğunda ETTN, belge numarası, yanıt türü ve zaman damgası birlikte saklanmalıdır. Bu bilgiler, red gerekçesi ile muhasebe düzeltmesi arasındaki bağlantıyı kurar.

Taraflar farklı portal veya özel entegratör kullanıyorsa ekran isimleri değişebilir. Buna rağmen aranacak temel alanlar aynıdır: senaryo, belge durumu, teslim bilgisi, yanıt bilgisi ve hata açıklaması.

Ticari e-Fatura red ile temel fatura arasındaki fark nedir?

Ticari e-Fatura red ile temel fatura arasındaki ana fark, alıcının GİB sistemi üzerinden yanıt verip verememesidir. Ticari senaryoda kabul veya red yanıtı bulunur; temel senaryoda aynı elektronik red akışı kullanılmaz.

Temel ve ticari fatura seçimi, alıcının faturayı beğenip beğenmemesinden çok işlem türü ve tarafların mutabık kaldığı belge akışıyla ilgilidir. Yanlış senaryo seçimi, sonradan yapılacak itiraz ve düzeltme işlemlerini zorlaştırabilir.

Bu farklar, temel fatura ile ticari fatura farkı konusunda özellikle önemlidir. Satıcı, alıcının tercihine göre değil, işlemin gerektirdiği senaryoya göre hareket etmelidir.

Örneğin alıcı temel faturayı sistemde reddedemediği için faturayı ticari senaryoya çevirmek her zaman doğru çözüm değildir. Hata varsa güncel mevzuat, sözleşme ve muhasebe kayıtları birlikte incelenmelidir.

Senaryo kararı belge gönderilmeden önce verilir; red sonrasında temel faturayı ticariye dönüştürmek, önceki belgenin yerine otomatik geçmez. İşletme, sözleşmedeki kabul yöntemini ve işlemin niteliğini gönderimden önce kontrol etmelidir.

Yanlış: Alıcı cevap verebilsin diye her belgeyi ticari senaryoda göndermek doğru değildir. Doğru: İşleme uygun senaryo seçilmeli, alıcının teknik ve ticari beklentisi önceden yazılı olarak netleştirilmelidir.

Alıcı ticari e-Faturayı nasıl reddeder?

Alıcı, ticari e-Faturayı gelen kutusundaki belgeyi açıp red yanıtı seçerek reddeder. Ekran adları kullanılan GİB portalına veya özel entegratöre göre değişebilir.

Önce belgenin alıcı bilgileri, senaryo türü, fatura tarihi, kalemler, miktarlar ve vergi hesapları kontrol edilir. Red kararı yalnızca faturanın açılmış olmasına değil, somut bir uyumsuzluğa dayanmalıdır.

1. Alıcı, gelen e-Fatura kutusunda ilgili faturayı belge numarası veya ETTN ile açar.
2. Alıcı, fatura bilgilerini sipariş, sözleşme, irsaliye ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırır.
3. Alıcı, ticari senaryoya ait kabul veya red yanıtı seçeneğini işaretler.
4. Alıcı, ekrandaki red gerekçesini açık ve denetlenebilir biçimde yazar.
5. Alıcı, yanıtı kurumun yetkilendirme yöntemiyle imzalayıp gönderir ve kaydı saklar.

Yanıt gönderilmeden önce alıcının yetkili kullanıcı hesabıyla işlem yaptığından emin olması gerekir. Mali mühür kullanımı hakkında temel bilgi için mali mühür rehberini incelemek yararlı olur.

Red gerekçesi, satıcının hangi bilgiyi düzeltmesi gerektiğini anlaşılır biçimde göstermelidir. Sadece itiraz ediyorum yazmak, sonraki muhasebe ve mutabakat görüşmelerinde yeterli açıklama sağlamayabilir.

Alıcı red yanıtını gönderdikten sonra belge kimliğini, yanıt zamanını ve gerekçeyi saklamalıdır. Teknik hata oluşursa ekran görüntüsü, hata kodu ve destek talebi de kayıt dosyasına eklenmelidir.

Red ekranında seçilen gerekçe, satıcının işlem yapabileceği kadar somut olmalıdır. Miktar, fiyat, teslim veya vergi bilgisi uyuşmazlığı gibi açıklamalar, genel bir itiraz ifadesinden daha kullanılabilir kayıt oluşturur.

Yanıt gönderildikten sonra alıcı, belgenin gelen kutusundaki durumunu yeniden kontrol etmelidir. Yanıtın taslakta kalması, imza aşamasında başarısız olması veya teknik hata vermesi, satıcıya ulaşmış geçerli bir red kaydı oluşturmayabilir.

e-Fatura red süresi nasıl hesaplanır?

Ticari e-Fatura red süresi, faturanın alıcı sistemine başarılı şekilde ulaştığı zaman ve yürürlükteki yanıt kuralına göre hesaplanır. Fatura düzenleme tarihi, tek başına red süresinin başlangıcı değildir.

Genel uygulamada ticari fatura için kabul veya red yanıtı, alıcıya ulaştığı tarihten itibaren sekiz günlük süre kuralı üzerinden takip edilir. Mevzuat ve teknik kılavuz güncellenebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Satıcı, gönderim ekranında başarılı iletim zamanını, alıcı posta kutusuna teslim bilgisini ve varsa yanıt son tarihini kaydetmelidir. Entegrasyon ekranındaki zaman damgası, yalnızca fatura tarihinden daha açıklayıcıdır.

Uzman notu: Red süresini fatura düzenleme tarihinden değil, alıcı sistemine başarılı teslim zamanından kontrol edin. Entegratör ekranındaki zaman damgasını ve GİB durumunu birlikte saklayın.

Alıcı, faturayı son gün incelemeye bırakırsa teknik yoğunluk veya yetkilendirme sorunu yaşayabilir. Bu nedenle gelen kutusu her iş günü kontrol edilmeli ve sorun görüldüğünde satıcıyla erken iletişim kurulmalıdır.

Süre geçirilmişse sistem red yanıtına izin vermeyebilir veya yanıtın hukuki sonucu farklı değerlendirilebilir. Böyle bir durumda aynı faturayı tekrar göndermeden önce GİB kılavuzu, hizmet sağlayıcı kayıtları ve mali müşavir görüşü incelenmelidir.

Uygulama örneğinde teslim kaydı birinci gün saat 10.42 olarak görünüyorsa takip bu zaman üzerinden yapılır. Fatura aynı gün daha erken düzenlenmiş olsa bile başlangıç için teslim durumu esas alınmalıdır.

Son gün portalda yanıt seçeneği görünmüyorsa kullanıcı yetkisi, bağlantı durumu ve teknik hata kayıtları incelenmelidir. Süre hesabı kesinleşmeden yeni fatura göndermek, mükerrer belge ve tutarsız cari kayıt riski doğurabilir.

e-Fatura red yanıtı faturayı otomatik iptal eder mi?

e-Fatura red yanıtı faturayı otomatik olarak iptal etmez. Red, alıcının faturayı kabul etmediğini gösteren elektronik yanıt kaydıdır; belgenin tüm sistemlerden silinmesi veya muhasebe kayıtlarının kendiliğinden düzelmesi sonucunu doğurmaz.

Fatura henüz muhasebeleştirilmemişse satıcı, red gerekçesini dikkate alarak yeni bir belge hazırlayabilir. Eski fatura ve red yanıtı ise işlem geçmişini kanıtladığı için saklanmalıdır.

Fatura muhasebe kayıtlarına alınmışsa yalnızca portal üzerindeki red durumuna bakarak kayıt silinmemelidir. Vergi, stok, cari hesap ve gelir kayıtlarının nasıl düzeltileceği mali müşavir tarafından belirlenmelidir.

Red gerekçesi alıcının sipariş vermediğini, malın teslim edilmediğini veya tutarın mutabık kalınan bilgilerle uyuşmadığını gösterebilir. Her gerekçe, aynı düzeltme yöntemini gerektirmez.

Alıcı faturayı yanlışlıkla reddetmişse taraflar belge kimliğini ve ticari mutabakatı karşılaştırmalıdır. Satıcının aynı faturayı otomatik biçimde yeniden göndermesi yerine, sistemin izin verdiği işlem ve muhasebe etkisi birlikte değerlendirilmelidir.

Fatura kabul edilmişse sonradan yapılacak işlem, red yanıtından farklıdır. İptal, iade, itiraz veya yeni düzeltme belgesi seçenekleri; işlemin niteliğine, mevzuata ve kayıtların durumuna göre seçilmelidir.

Bu nedenle red sonrası eski belge yok sayılmamalıdır. Yeni fatura, iptal veya iade işlemi seçilmeden önce ilk belgenin durumu, muhasebe kaydı ve mal hareketi aynı işlem dosyasında karşılaştırılmalıdır.

Reddedilen ticari e-Fatura nasıl düzeltilir?

Reddedilen ticari e-Fatura, önce red gerekçesi sınıflandırılarak düzeltilir. Satıcı, yeni belge düzenlemeden önce hatanın vergi bilgisi, kalem, tutar, teslim, alıcı bilgisi veya yalnızca teknik alanla ilgili olduğunu belirlemelidir.

Vergi kimlik numarası, unvan veya adres hatası varsa doğru alıcı bilgileriyle yeni belge hazırlanır. Miktar, birim fiyat veya KDV hesaplaması hatalıysa sipariş ve teslim belgeleriyle karşılaştırma yapılır.

Red yanıtı alan eski belge, işlem geçmişinde kalır. Yeni belge düzenlenirken eski belgenin numarası kopyalanmamalı; yeni belge numarası, doğru tarih ve açıklama bilgileri kullanılmalıdır.

Yanlış: Red yanıtı alan faturanın numarasını değiştirip aynı XML dosyasını yeniden göndermek doğru değildir. Doğru: Hata düzeltilerek yeni ve mükerrer olmayan bir e-Fatura hazırlanmalıdır.

Yeni faturanın açıklama alanında önceki belgenin ETTN veya belge numarasına atıf yapılması, kayıtların eşleştirilmesini kolaylaştırabilir. Bu açıklamanın zorunlu olup olmadığı işlem türüne göre mali müşavirden teyit edilmelidir.

Mal teslimi gerçekleşmişse düzeltme yalnızca fatura ekranında yapılmaz. İrsaliye, stok, cari hesap ve muhasebe kayıtları da yeni belgeyle uyumlu hale getirilmelidir.

Red gerekçesi aslında ticari uyuşmazlıksa satıcı, alıcı onayı olmadan yeni fatura serisi oluşturmamalıdır. Sipariş, sözleşme veya teslim kanıtı yoksa önce taraflar arasındaki mutabakat tamamlanmalıdır.

Reddedilen e-Fatura düzeltme adımları nelerdir?

Birinci adım: Satıcı, red yanıtındaki açıklamayı fatura XML'i, sipariş ve teslim belgeleriyle karşılaştırır. Sorunun gerçek bir içerik hatası mı, yoksa yalnızca portalda oluşan teknik bir durum mu olduğunu ayırır.

İkinci adım: Doğru alıcı bilgileri, miktar, birim fiyat, vergi oranı ve toplam tutar yeniden kontrol edilir. Her kalem için kaynak belge bulunamıyorsa yeni fatura gönderilmeden önce alıcıyla mutabakat yapılır.

Üçüncü adım: Uygun düzeltme yöntemi mali müşavirle teyit edilir, yeni belge gerekiyorsa yeni numara ile hazırlanır. Eski fatura, red yanıtı ve yeni belgenin bağlantısı tarih sırasıyla kaydedilir.

Alıcı e-Faturayı reddetmezse satıcı ne yapmalı?

Alıcı ticari e-Faturayı reddetmezse satıcı, öncelikle sistemde yanıt verilmiş mi ve belge alıcıya ulaşmış mı kontrol etmelidir. Cevapsız görünen fatura için hemen ikinci bir fatura düzenlemek doğru değildir.

Ticari senaryoda süresi içinde red yanıtı verilmemesi, faturanın otomatik olarak reddedildiği anlamına gelmez. Uygulamadaki kabul sonucu ve süre hesabı, güncel GİB teknik kılavuzu ile mali müşavir görüşü üzerinden teyit edilmelidir.

Satıcı, fatura durumunu portalda veya entegrasyon panelinde belge numarası, ETTN ve gönderim tarihiyle aramalıdır. Teslim edilmemiş belge ile teslim edilmiş fakat yanıtsız belge aynı işlem gibi değerlendirilmemelidir.

Alıcı belgeyi görmediğini söylüyorsa alıcının doğru posta kutusu, kullanıcı yetkisi ve entegrasyon bağlantısı kontrol edilir. Teknik sorun çözülmeden aynı içeriği tekrar göndermek, mükerrer belge riskini artırabilir.

Fatura doğruysa satıcı, alıcıdan yazılı mutabakat veya sistemdeki yanıtı tamamlamasını isteyebilir. Alıcının e-posta üzerinden kabul vermesi, elektronik ticari yanıtın yerine geçmeyebilir.

Fatura hatalıysa cevap beklemek yerine düzeltme planı hazırlanabilir; ancak ilk belgenin durumu ve muhasebe etkisi kayda alınmalıdır. Sonradan iptal veya iade gerekip gerekmediği işlem özelinde belirlenir.

İzlenecek pratik sıra; teslim durumunu görüntülemek, sistemsel yanıtı aramak, alıcıdaki posta kutusunu doğrulamak ve işlem kayıtlarını karşılaştırmaktır. Bu adımlar tamamlanmadan ikinci belge düzenlenmemelidir.

Satıcı kendi takip ekranında yanıt bekleniyor kaydı tutabilir. Süre geçtikten sonra da otomatik kabul veya ret varsayımı yapılmamalı; belgenin hukuki ve muhasebesel sonucu güncel kurallara göre mali müşavirle değerlendirilmelidir.

e-Fatura red, iptal ve iade arasındaki fark nedir?

e-Fatura red, ticari senaryoda alıcının belgeyi kabul etmediğini bildirmesidir; iptal, düzenlenmiş belgenin geçersiz hale getirilmesi talebidir; iade ise mal veya hizmetin geri dönmesiyle ilgili ayrı bir işlemdir.

Red genellikle fatura alıcı tarafından kabul edilmeden önce kullanılan sistemsel yanıttır. İptal ve iade ise faturanın durumuna, malın teslimine ve tarafların muhasebe kayıtlarına göre farklı yöntemler gerektirebilir.

Örneğin vergi numarası hatalı bir fatura, red gerekçesiyle geri çevrilebilir. Satıcı doğru bilgilerle yeni belge düzenleyebilir; bu işlem, eski belgenin kaydını yok etmez ve yeni belgenin eski kayıtla ilişkilendirilmesini gerektirir.

Mal teslim edilmiş, sonrasında ürünlerin bir bölümü geri dönmüşse yalnızca e-Fatura red işlemi yeterli olmayabilir. İade belgesi, stok hareketi ve muhasebe kaydı için mali müşavirin yönlendirdiği yöntem uygulanmalıdır.

Yanlış: Alıcı ürünü teslim aldıktan sonra sadece e-Fatura red yanıtı vererek mal iadesi sürecini tamamladığını düşünmek doğru değildir. Doğru: Teslim ve iade kayıtları ayrıca belgelenmeli, uygun iade veya düzeltme işlemi yapılmalıdır.

İptal veya itiraz kanalı, belgenin senaryosuna ve güncel mevzuata göre değişebilir. Süre, başvuru ekranı veya karşı taraf onayı hakkında kesin işlem yapmadan önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Karar verirken üç soru birlikte yanıtlanmalıdır: Fatura kabul edilmeden mi reddedildi, mal veya hizmet teslim edildi mi, belge muhasebeye işlendi mi? Bu sorular, red ile iade veya iptal arasındaki ayrımı somutlaştırır.

Küçük işletmede e-Fatura red süreci nasıl yönetilir?

Küçük bir işletmede e-Fatura red süreci, belgeyi düzenleyen kişi ile muhasebe sorumlusunun aynı kontrol listesini kullanmasıyla yönetilir. Böylece red yanıtı gözden kaçmaz ve aynı fatura ikinci kez gönderilmez.

Örneğin Ayşe Hanım bir eczane işletiyor ve tedarikçisinden ticari senaryoda e-Fatura alıyor. Gelen belgede sipariş edilen ürünlerden birinin miktarı ile faturadaki miktarın uyuşmadığını fark ediyor.

Ayşe Hanım önce sipariş formunu, teslim irsaliyesini ve faturadaki kalemi karşılaştırıyor. Uyuşmazlık gerçekse ticari fatura ekranından açık bir red gerekçesi yazarak yanıtı gönderiyor ve kayıt ekranını saklıyor.

Tedarikçi red yanıtını görünce kendi sipariş ve sevk kayıtlarını inceliyor. Hata yalnızca faturadaysa doğru miktarla yeni bir belge düzenliyor; önceki faturanın belge kimliğini açıklama ve muhasebe dosyasında ilişkilendiriyor.

Ürünlerin bir kısmı gerçekten iade edilmişse durum değişiyor. Eczane, teslim alınan ve geri gönderilen kalemleri ayırıyor; tedarikçiyle uygun iade belgesi, stok hareketi ve cari hesap düzeltmesi üzerinde mutabık kalıyor.

Bu örnekte red, miktar hatasını bildiren elektronik adımdır; ürün iadesinin kendisi değildir. Eczane sahibi, her red işleminden sonra yeni fatura mı, iade belgesi mi veya yalnızca açıklama mı gerektiğini mali müşavirine sorar.

Küçük işletmeler ayrıca gelen kutusunu düzenli aralıklarla kontrol etmeli, yetkili kullanıcıları belirlemeli ve belge kimliklerini tek dosyada saklamalıdır. Bu basit düzen, süre kaçırma ve mükerrer fatura riskini azaltır.

Ayşe Hanımın eczanesinde iki çalışan gelen belgeleri kontrol ediyorsa, aynı faturanın iki kez reddedilmesini önlemek için tek sorumlu belirlenmelidir. Red nedeni, ilgili kullanıcı ve işlem tarihi ortak kayıt tablosuna yazılmalıdır.

Bu işletmede muhasebeci haftalık kontrol yaptığında fatura, red yanıtı, teslim irsaliyesi ve varsa yeni belgeyi aynı dosyada görür. Böylece yalnızca portal durumuna değil, işlemin gerçek ticari sonucuna göre karar verilir.

e-Fatura red işleminde hangi kayıtlar kontrol edilir?

e-Fatura red işleminde fatura içeriği, sistem durumu, teslim zamanı, yanıt gerekçesi ve muhasebe kaydı birlikte kontrol edilir. Sadece ekrandaki red ibaresine bakmak, işlemin ticari ve vergisel sonucunu açıklamaz.

İlk kontrol, belgenin doğru alıcıya gönderilip gönderilmediğidir. Unvan, vergi kimlik numarası, posta kutusu, fatura senaryosu ve belge numarası sipariş veya sözleşme bilgileriyle karşılaştırılmalıdır.

İkinci kontrol, faturanın alıcıya başarıyla ulaştığı zamandır. GİB veya entegrasyon panelindeki teslim durumu, yanıt zamanı, ETTN ve hata kodları mümkünse dışa aktarılmalı ve saklanmalıdır.

• Faturanın alıcı bilgileri ve vergi kimlik numarası kontrol edilmelidir.
• Fatura senaryosunun temel mi ticari mi olduğu doğrulanmalıdır.
• Gönderim ve alıcı posta kutusuna teslim zamanları kaydedilmelidir.
• Red yanıtının gerekçesi ve yanıtı gönderen kullanıcı saklanmalıdır.
• Sipariş, irsaliye, sözleşme ve teslim belgeleri faturayla karşılaştırılmalıdır.
• Muhasebe, stok ve cari hesap kayıtlarının etkilenip etkilenmediği incelenmelidir.
• Yeni belge düzenlenirse eski belgeyle bağlantısı kayıt altına alınmalıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğü dikkate alınmalıdır.

Kontör planlamasında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle işletme, belge ve yanıt hareketlerini kullandığı hizmetin raporlarıyla izlemeli; hesaplamayı yalnızca kesilen faturalar üzerinden yapmamalıdır.

e-Fatura kullanmaya yeni başlayan işletmeler, e-Fatura başvurusu adımlarını ve kullanıcı yetkilerini önceden kontrol etmelidir. Teknik kurulum tamamlanmadan red sürelerini takip etmek zorlaşabilir.

Ay sonu veya dönem kapanışında red alan belgeler ayrıca işaretlenmelidir. Çünkü bu belgeler gelir, KDV, stok ve cari hesap raporlarında beklenmedik fark oluşturabilir; düzeltme yapılmadan dönem raporu kesinleştirilmemelidir.

Saklama klasöründe fatura XML'i, görüntüleme dosyası, ETTN, teslim kaydı, red yanıtı ve dayanak belgeler aynı işlem numarasıyla tutulmalıdır. Yetkili personel, dosyada yapılan düzeltmenin tarihini ve sorumlusunu da belirtmelidir.

Özet: 5 maddede e-Fatura red süreci

e-Fatura red sürecinin doğru yönetimi, ticari senaryoda verilen yanıtı kayıtlarla eşleştirmeyi ve red gerekçesine uygun sonraki işlemi seçmeyi gerektirir. Aşağıdaki beş madde, günlük belge kontrolünde kullanılabilecek kısa bir çerçeve sunar.

• Red yanıtını tanımlayın: e-Fatura red, alıcının ticari faturayı mevcut haliyle kabul etmediğini elektronik olarak bildirmesidir; belgeyi sistemden silmez.
• Süreyi teslim kaydından izleyin: Ticari senaryodaki yanıt süresi, alıcı sistemine başarılı teslim zamanı üzerinden takip edilir; genel uygulamadaki sekiz günlük kural güncel GİB kaynaklarından doğrulanmalıdır.
• İptal ve iadeyi ayırın: Red yanıtı, otomatik iptal veya mal iadesi değildir; teslim, stok ve muhasebe kayıtlarına göre ayrı işlem gerekebilir.
• Yeni belgeyi mükerrer düzenlemeyin: Hata varsa red gerekçesi düzeltilmeli, yeni belge numarası kullanılmalı ve önceki belgenin kimliği dosyada ilişkilendirilmelidir.
• Kayıtları birlikte saklayın: Fatura, ETTN, teslim zamanı, red gerekçesi, sipariş, irsaliye ve muhasebe etkisi aynı işlem dosyasında tutulmalıdır.

Bu beş kontrol, alıcı ve satıcı tarafının aynı belge kimliği üzerinden konuşmasını sağlar. Bir işlem dosyasında yalnızca fatura görüntüsü değil, XML, ETTN, yanıt ve dayanak belgeler de bulunmalıdır.

Red gerekçesi açık değilse dosya kapatılmamalıdır. Yetkili kişi, karşı tarafla yapılan görüşmeyi, alınan kararı ve yeni belgenin bağlantısını tarih sırasıyla not etmelidir.

Alıcı reddetmiyorsa satıcı ikinci fatura kesmeden önce teslim durumunu ve mevcut belgenin doğruluğunu kontrol etmelidir. Süre, iptal yöntemi veya muhasebe düzeltmesi konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu kontrol akışını uygulayacak işletmeler, e-Fatura hizmeti ile belge süreçlerini ve raporlarını inceleyebilir. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli 100 ile 500.000 kontör arasındaki havuz paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur.

Sovos altyapısına tanımlama aynı gün yapılır; kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır. Güncel paket ayrıntıları ve kullanım koşulları paketler sayfasında yer alır.