Bilgisayar Servisi İçin Yıl Sonu e-Fatura Kontrolü

Bilgisayar Servisi İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi, giden-gelen belgeleri, belge durumlarını, kontör tüketimini ve mali müşavir mutabakatını aynı sırayla doğrulamayı gerektirir. Bilgisayar servisi yıl sonu kontrol sürecinde amaç, hiçbir faturayı, servis kaydını veya kontör hareketini gözden kaçırmamaktır.

Bu rehber; bilgisayar tamiri, bakım, parça satışı ve teknik destek sunan işletmeler için hazırlanmıştır. Servis emri ile fatura eşleştirmesini, e-Fatura kapsamını, e-Arşiv belgelerini, kontör hesabını ve yeni yıl geçişini birlikte kontrol etmenizi sağlar. Mevzuata bağlı yükümlülüklerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bilgisayar servisi yıl sonu kontrolü neden yapılmalıdır?

Bilgisayar servisi yıl sonu kontrolü, yıl içinde düzenlenen belgeler ile muhasebe kayıtlarının aynı tabloyu göstermesini sağlar. Kontrol yapılmadığında gönderilmemiş taslaklar, yanlış alıcı bilgileri, eksik servis kayıtları veya hesaba katılmamış gelen faturalar kalabilir. Bu nedenle çalışma yalnızca toplam fatura tutarına bakılarak tamamlanmaz.

İlk adım, işletmenin kullandığı e-belge ekranlarından yıllık hareket raporu almaktır. Raporu giden kutusu, gelen kutusu, e-Arşiv kayıtları, e-İrsaliye hareketleri ve varsa diğer belge türleri için ayrı ayrı inceleyin. Ardından banka, kasa, servis takip programı ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırma yapın. Aynı belgeyi iki kez saymamaya dikkat edin.

Bilgisayar servislerinde yıl sonu kontrolünü zorlaştıran konu, tek işlemde birden fazla hareket bulunmasıdır. Örneğin müşteri cihazını teslim eder, servis emri açılır, parça değiştirilir, cihaz kargolanır ve fatura gönderilir. Bu hareketlerin her biri farklı ekranlarda tutulabilir. Servis emri numarasını ortak referans yapmak, kayıtları birbirine bağlar.

Kontrolün sonunda açıklanamayan bir fark varsa, belgeyi hemen silmek veya yeniden düzenlemek yerine nedenini yazılı olarak belirleyin. Teknik hata, iptal, iade, tekrar gönderim ve yanlış müşteri kaydı ayrı nedenlerdir. Yanlış: Yalnızca yıl içindeki toplam satış tutarını kontrol etmek. Doğru: Her servis emrini, ilgili belge statüsü ve muhasebe kaydıyla eşleştirmek.

Yıl sonu kontrolü ayrıca açık servis emirlerini görünür hale getirir. Cihazı teslim alınmış, fakat henüz tamamlanmamış işler ile tamamlandığı halde faturası kesilmemiş işler ayrı listelenmelidir. Böylece tamamlanmamış hizmet için erken belge düzenleme riski azalır.

Kontrol sırasında her kayda bir açıklama kodu vermek, sonraki incelemeyi hızlandırır. Örneğin bekleyen servis, iade bekleyen parça, gönderim hatası, müşteri bilgisi düzeltmesi ve muhasebeye iletildi gibi açıklamalar kullanılabilir. Açıklama kodlarını işletmenin günlük kayıt düzenine göre belirleyin.

Bu işlem yalnızca aralık ayında yapılmak zorunda değildir. Aylık kısa kontroller, yıl sonundaki belge yığılmasını azaltır. Ancak yıl kapanışında yıllık rapor, açık servis emirleri, kontör hareketleri ve mali müşavir kayıtları yine birlikte doğrulanmalıdır.

Bilgisayar servisinin yıl sonunda e-Fatura kapsamı nasıl kontrol edilir?

Bilgisayar servisinin e-Fatura kapsamı, işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet türü, güncel mevzuat ve GİB tarafından belirlenen koşullar birlikte değerlendirilerek kontrol edilir. Bilgisayar servisi yapmak tek başına her işletmenin aynı tarihte aynı sisteme geçeceği anlamına gelmez. Bu yüzden eski bir bilgiyle karar vermeyin.

Önce vergi mükellefiyet bilgilerinizi, faaliyet kodlarınızı ve işletme türünüzü mali müşavirinizle gözden geçirin. Sonra GİB sistemindeki e-belge kullanıcı durumunu ve kullandığınız entegratör panelindeki yetkili belge türlerini kontrol edin. Yetki görünmüyorsa, belge kesmeye başlamadan önce nedenini öğrenin. Güncel geçiş şartları değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Giden belgelerde alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını da işlem öncesinde doğrulayın. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, kapsam ve işlem koşullarına göre farklı bir e-belge gerekiyorsa ilgili belge türü kullanılabilir. Alıcı bilgilerini vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası üzerinden kontrol etmek, yanlış kutuya belge gönderme riskini azaltır.

e-Fatura kullanımı için panelde şirket unvanı, vergi kimlik numarası, adres ve yetkili kullanıcı bilgilerini karşılaştırın. Ünvan değişikliği, şube açılışı veya yetkili personel değişikliği varsa, yalnızca kullanıcı hesabını değil, belge üzerindeki firma bilgilerini de inceleyin.

Örneğin aynı bilgisayar servisi hem şirketlere bakım hizmeti verebilir hem de bireysel müşterilere parça satabilir. Bu iki işlemde alıcının statüsü ve uygulanacak belge türü aynı olmayabilir. İşlem türünü, alıcı bilgisini ve belge kanalını her satıştan önce ayrı ayrı kontrol edin.

Bir işletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, geçmişte düzenlenen her belgenin geriye dönük değiştirilmesini gerektirmez. Kontrol, belgenin düzenlendiği tarihteki kullanıcı durumu ve işlem koşulları dikkate alınarak yapılmalıdır. Şüpheli durumlarda belgeyi tekrar kesmeden önce mali müşavirden görüş alın.

Bu bölümdeki kontrol, yalnızca teknik panel yetkisini gösterir. Teknik olarak belge gönderebilmek, her işlemin mevzuata uygun olduğu anlamına gelmez. Belge türü, alıcı statüsü, işlem tarihi ve hizmetin niteliği birlikte değerlendirilmelidir.

Servis emri ile e-Fatura nasıl eşleştirilir?

Servis emri ile e-Fatura eşleştirmesi, ortak bir servis numarası, müşteri bilgisi, cihaz bilgisi ve işlem tarihi üzerinden yapılır. Bu dört alan aynı kayıtta görünmüyorsa, yalnızca tutara bakarak doğru eşleşme yaptığınızı varsaymayın.

Servis emrini açarken cihazın marka, model, seri numarası, teslim tarihi ve müşteri iletişim bilgilerini kaydedin. Arıza açıklaması ile teslim alınan aksesuarları da yazın. Bu bilgiler, müşteri aynı ay içinde birden fazla cihaz getirdiğinde kayıtların karışmasını önler.

Fatura hazırlanırken servis emri numarasını açıklama alanına veya işletmenin kullandığı uygun referans alanına ekleyin. Parça bedeli, işçilik bedeli, bakım hizmeti ve kargo gibi kalemleri servis kaydıyla karşılaştırın. Fatura toplamı servis emrindeki tekliften farklıysa farkın nedenini yazılı olarak belirtin.

Bir servis emrinde hem parça satışı hem de işçilik bulunabilir. Parçanın stoktan düşmesi, teknik hizmetin tamamlanması ve faturanın düzenlenmesi aynı gün gerçekleşmeyebilir. Bu nedenle parça çıkış tarihini, iş teslim tarihini ve belge tarihini ayrı alanlar olarak kontrol edin.

İşin bir kısmı tamamlanmışsa, tüm hizmeti tamamlanmış gibi faturalandırmayın. İşletmenin sözleşmesi, teslim koşulu ve mali müşavir görüşü doğrultusunda hangi aşamada belge düzenleneceğini belirleyin. Bu tür işlemlerde servis emrindeki durum alanı mutlaka güncellenmelidir.

Doğrudan aksesuar satışı gibi servis emri açılmayan işlemlerde, sipariş numarası veya satış fişi referansı kullanılabilir. Her satışın mutlaka teknik servis kaydı olması gerekmez. Ancak fatura ile satış kaydı arasında izlenebilir bir bağlantı bulunmalıdır.

Yanlış: Aynı müşteriye ait en yüksek tutarlı faturayı servis emriyle eşleştirmek. Doğru: Servis numarası, cihaz seri numarası, işlem tarihi ve kalemleri birlikte doğrulamak.

Eşleştirme tamamlandığında servis takip programındaki durum ile e-belge durumunu yan yana raporlayın. Açık görünen bir servis için fatura düzenlenmişse teslim veya kapanış bilgisini güncelleyin. Kapalı görünen bir servis için belge yoksa, belgenin taslakta mı, hatalı mı veya farklı numarayla mı kaydedildiğini araştırın.

e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı bilgisayar servisinde nasıl yapılır?

e-Fatura, kayıtlı alıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen ve sistem üzerinden iletilen faturadır. e-Arşiv fatura ise ilgili koşullar kapsamında e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği işlemlere elektronik fatura düzenlenmesini sağlayan belgedir.

Yıl sonu ayrımında ilk kontrol, alıcının belge tarihindeki e-Fatura kullanıcı durumudur. Alıcı bilgilerini vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası ile sorgulayın. Panelde görünen unvanı, müşteri kartındaki eski unvanla karşılaştırın.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, işlem koşulları da uygunsa belgeyi e-Fatura kanalından düzenleyin. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv fatura seçeneğini değerlendirin. Bu ayrım, yalnızca müşterinin şirket olup olmamasına göre yapılamaz.

e-Arşiv fatura kayıtlarında belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, gönderim veya raporlama durumu ve toplam tutar kontrol edilmelidir. Paneldeki e-Arşiv raporu ile muhasebe programındaki satış listesini aynı tarih aralığında karşılaştırın.

Aynı müşterinin yıl içinde statüsü değişmiş olabilir. Bu durumda tüm yılın belgelerini tek belge türü altında toplamak doğru değildir. Belge tarihindeki alıcı durumunu, ilgili işlem kaydını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.

Bilgisayar servisinde internet üzerinden verilen teknik destek ile mağazada yapılan parça satışının alıcı bilgileri farklı olabilir. Aynı işletme adına kesilen iki faturada bile şube, vergi numarası veya teslimat bilgisi değişebilir. Her belgeyi kendi işlem kaydıyla inceleyin.

Yanlış: Tüm bireysel müşteriler için aynı belge türünü otomatik seçmek. Doğru: Alıcının kullanıcı durumu, işlem tarihi ve güncel belge kurallarını birlikte kontrol etmek.

Belge türü konusunda tereddüt varsa mevcut faturayı iptal edip rastgele başka bir türle yeniden düzenlemeyin. Önce belgenin durumunu, düzenleme tarihini ve düzeltme yöntemini mali müşavirinizle değerlendirin. Güncel GİB duyurusunu kontrol etmek, eski uygulama bilgilerine dayanma riskini azaltır.

Gelen ve giden e-belge durumları yıl sonunda nasıl doğrulanır?

Gelen ve giden e-belge durumları, belge numarası, tarih, alıcı veya gönderici bilgisi, toplam tutar ve sistem statüsü birlikte incelenerek doğrulanır. Yalnızca gönderilmiş görünmesi, belgenin muhasebe kaydına işlendiğini göstermez.

Giden kutusunda taslak, gönderim bekliyor, başarılı, hata, reddedildi veya iptal gibi durumlar bulunabilir. Kullanılan paneldeki statü adları değişebileceği için her statünün açıklamasını sistem yardımından veya entegratör desteğinden kontrol edin.

Gönderim hatası görülen belgelerde hata mesajını kaydedin. Vergi numarası, adres, zorunlu alan, imza, bağlantı veya alıcı sistemi kaynaklı hataları birbirinden ayırın. Aynı belgeyi tekrar göndermeden önce yeni bir belge numarası oluşup oluşmadığını kontrol edin.

Gelen kutusunda işletmeye ulaşan faturaları tarih ve gönderici bazında listeleyin. Faturayı alan personele, ilgili servis emrine veya satın alma kaydına bağlayın. Kullanılmayan ya da tanınmayan bir belge varsa doğrudan silmek yerine mali müşavirle inceleyin.

Gelen belgeyi muhasebeye aktarmak ile ödeme yapmak aynı işlem değildir. Ödeme durumu banka veya kasa kayıtlarından, muhasebe kaydı ise mali müşavir ya da muhasebe programından doğrulanmalıdır. E-belge paneli bu kayıtların tamamını tek başına kanıtlamayabilir.

İade edilen cihaz veya iptal edilen bakım hizmeti, belge durumunu değiştirebilir. Bu nedenle servis takip programındaki iade kaydı ile e-belgenin düzeltme veya iptal sürecini birlikte kontrol edin. Her değişikliğin tarihini ve açıklamasını saklayın.

Bir belge farklı bir kullanıcı tarafından yeniden yüklenmişse, belge numarası ve belge kimliği üzerinden mükerrer kayıt arayın. Aynı tutar ve aynı müşteri tek başına mükerrerlik kanıtı değildir. Seri, numara, tarih ve belge kimliği birlikte karşılaştırılmalıdır.

Yıl kapanışında hata veren belgeleri ayrı bir bekleyenler listesine alın. Çözülmüş belgeleri listeden çıkarırken çözüm açıklaması yazın. Böylece mali müşavir, hangi belgenin neden yeniden düzenlendiğini veya bekletildiğini sonradan anlayabilir.

Bilgisayar servisinde e-İrsaliye ve parça hareketleri nasıl kontrol edilir?

Bilgisayar servisinde e-İrsaliye kontrolü, fiziksel parça veya cihaz hareketinin belge bilgileriyle eşleşmesine dayanır. e-İrsaliye, faturanın yerine geçen genel bir kayıt değildir; sevk hareketi ve faturalama işlemi ayrı kurallarla değerlendirilir.

e-İrsaliye kullanılan işlemlerde gönderici, alıcı, sevk adresi, araç veya taşıma bilgileri, ürün tanımı ve miktar alanlarını kontrol edin. Bilgisayar parçasının marka, model veya seri numarası işletme kayıtlarında tutuluyorsa bu bilgileri de karşılaştırın.

Servis için teslim alınan cihaz ile müşteriye geri gönderilen cihaz aynı hareket değildir. İlk kabulde cihazın işletmeye girişi, onarım sonrasında müşteriye çıkışı ve kargo teslimi farklı kayıtlar oluşturabilir. Her hareketin yönünü ve tarihini açıkça yazın.

Parça satışı ile teknik hizmet aynı faturada yer alabilir. Buna rağmen stok çıkışı, sevk belgesi ve servis emri ayrı ekranlarda tutulabilir. Faturadaki miktar ile stoktan düşen miktarı, özellikle çoklu parça satışlarında mutlaka karşılaştırın.

Sevk gerçekleşmediyse, yalnızca fatura kesildiği için e-İrsaliye hareketi varmış gibi kayıt oluşturmayın. Tersine, sevk gerçekleştiyse ilgili belgenin tarihini ve durumunu bekleyen listesinde bırakmayın. İşletmenizin işlem modelini mali müşavirle birlikte belirleyin.

Kargo firmasıyla gönderilen cihazlarda teslim alan kişi, kargo takip bilgisi ve teslim tarihi servis kaydına eklenebilir. Bu bilgiler e-belge üzerindeki zorunlu alanların yerine geçmez. Sadece işletme içi izlenebilirliği güçlendirir.

Yanlış: Fatura tarihini otomatik olarak sevk tarihi kabul etmek. Doğru: Fiziksel hareketin gerçek tarihini, ilgili e-İrsaliye kaydını ve fatura bağlantısını ayrı ayrı kontrol etmek.

Stokta görünmeyen fakat servis emrinde kullanılan parçalar için fark raporu çıkarın. Farkın numune ürün, garanti kapsamında değişim, iade, kayıp veya yanlış stok kodu olup olmadığını belirleyin. Açıklaması bulunmayan stok farkını yıl sonu kapanışına taşımayın.

Yıl sonu e-belge kontör tüketimi nasıl hesaplanır?

Yıl sonu e-belge kontör tüketimi, gönderilen ve alınan belgelerin belge türü, tarih ve sistem durumu üzerinden sayılmasıyla hesaplanır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca giden fatura sayısına bakmak eksik sonuç verir.

Kontör, e-belge işlemlerinde kullanılan ve hesap hareketlerinden düşen hizmet birimidir. E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve işletmenin kullandığı diğer e-belge türlerini aynı havuzda izliyorsanız, her belge türünü ayrı raporlayıp toplam tüketimi birlikte değerlendirin.

Önce panelden yıl başlangıcı ile kontrol tarihi arasındaki tüketim raporunu alın. Ardından giden belgeleri, gelen belgeleri ve varsa farklı belge türlerini ayrı sütunlarda sınıflandırın. İptal edilmiş, hatalı veya yeniden düzenlenmiş belgelerin panelde nasıl sayıldığını rapor açıklamasıyla kontrol edin.

Örneğin on giden belge ve altı gelen belge bulunan bir dönemde, yalnızca bu iki grup için on altı belge hareketi vardır. Buna başka e-belge türleri ekleniyorsa toplam hesap ayrıca yapılmalıdır. Bu örnek, işletmenin gerçek tüketim raporunun yerine geçmez.

Taslak sayısını otomatik olarak tüketim sayısına eklemeyin. Bazı raporlar oluşturulan belgeyi, bazı raporlar başarıyla işlenen belgeyi gösterebilir. Bu nedenle paneldeki tüketim özeti ile belge hareket listesini karşılaştırın.

Kontör bakiyesi yetersiz görünüyorsa önce tarih aralığını, belge türlerini ve gelen belgeleri kontrol edin. Kullanım süresi, paket koşulları ve güncel bakiye için sağlayıcının hesap ekranını inceleyin. Mevcut rakamı varsayarak yeni dönem planı yapmayın.

Mali müşavir ile yıl sonu e-belge mutabakatı nasıl yapılır?

Mali müşavir mutabakatı, e-belge raporlarının muhasebe kayıtları, banka hareketleri, kasa kayıtları ve servis takip listesiyle aynı dönem içinde karşılaştırılmasıyla yapılır. Mutabakatın sağlıklı olması için önce kapanış tarihi ve kullanılacak rapor formatı belirlenmelidir.

Raporları dışarı alırken aynı başlangıç ve bitiş tarihini kullanın. Bir rapor belge tarihiyle, diğeri kayıt tarihiyle hazırlanırsa toplamlar farklı çıkabilir. Rapor adını, tarih aralığını ve alındığı günü dosya adına yazın.

1. Önce giden ve gelen belge raporlarını aynı tarih aralığında dışarı aktarın.
2. Ardından servis emirlerini, satış kayıtlarını, satın alma kayıtlarını ve iade listesini alın.
3. Her belgenin numarasını, tarihini, tutarını ve muhasebe durumunu karşılaştırın.
4. Açıklanamayan farkları belge numarasıyla birlikte ayrı bir fark listesine yazın.
5. Fark listesini mali müşavire iletin ve düzeltme adımlarını yazılı olarak kaydedin.

Satış toplamı ile giden belge toplamı arasında fark varsa, taslaklar, peşin satışlar, iade belgeleri ve farklı tarihli kayıtlar incelenmelidir. Farkın otomatik olarak hata olduğunu kabul etmeyin. Her farkın bir belge veya muhasebe açıklaması bulunmalıdır.

Gelen belge toplamı ile gider kayıtları arasında fark olduğunda, henüz muhasebeye aktarılmamış faturaları ve yanlış hesap kodlarını kontrol edin. Gelen faturanın ödeme yapılmış olması, muhasebe kaydının tamamlandığını göstermez.

İşletme e-Defter kullanıyorsa, belge kayıtlarının ilgili muhasebe fişleriyle bağlantısını mali müşavirinizle birlikte inceleyin. Bu kontrol, e-belge panelindeki toplamın e-Defter berat süreciyle aynı şey olduğu anlamına gelmez.

Mutabakat sonunda her fark için sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi belirleyin. Sadece sözlü açıklama bırakmak yerine, servis numarası, belge numarası ve alınan karar kısa bir notla saklanmalıdır.

Yanlış: Panel toplamı ile muhasebe toplamı eşit değilse bir tarafın hatalı olduğunu varsaymak. Doğru: Tarih, belge türü, kayıt zamanı, iade ve taslak durumunu ayrı ayrı incelemek.

Mevzuata bağlı kayıt ve saklama kuralları dönemsel olarak değişebilir. Bu nedenle mutabakat dosyasını saklama yöntemi, düzeltme süreci ve kapanış tarihi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hatalı e-Fatura, iade ve iptal kayıtları nasıl düzeltilir?

Hatalı e-Fatura kaydı, önce belgenin taslak, gönderilmiş, kabul edilmiş, reddedilmiş veya başka bir statüde olup olmadığı belirlenerek düzeltilir. Her belge için aynı silme, iptal veya yeniden düzenleme yöntemi uygulanmaz.

Taslak durumundaki belgelerde, panelin izin verdiği alanları kontrol ederek alıcı, tarih, kalem veya tutar bilgilerini düzeltin. Belge gönderilmişse, doğrudan ekran üzerinden değiştirmek yerine ilgili düzeltme yöntemini ve süreyi mali müşavirinizle değerlendirin.

İade edilen cihazlarda servis emri, stok hareketi, müşteri iade kaydı ve e-belge işlemi birlikte incelenmelidir. Müşterinin cihazı teslim etmesi, otomatik olarak önceki faturanın silinebileceği anlamına gelmez. İade türü ve belge yöntemi işlem koşullarına göre belirlenir.

Belge numarası, belge tarihi, müşteri bilgisi, hata açıklaması ve alınan karar aynı düzeltme kaydında bulunmalıdır. Yeniden düzenlenen belge varsa eski belgeyle bağlantısı açıkça yazılmalıdır. Böylece mükerrer satış veya mükerrer gider kaydı riski azalır.

Bir faturanın yanlış müşteriye gönderildiğini fark ederseniz, belgeyi yeniden kesmeden önce gönderim durumunu ve karşı tarafın belgeyi alıp almadığını kontrol edin. Yanlış alıcıya gönderim, teknik bir adres hatasından farklı sonuçlar doğurabilir.

Yıl sonu listesinde iptal veya iade görünen her kaydı ayrı bir klasörde tutun. Servis emri, müşteri talebi, ürün teslim tutanağı ve mali müşavir açıklaması birlikte saklanabilir. Saklama biçimi için güncel yükümlülükleri ayrıca kontrol edin.

Yanlış: Yanlış: Gönderilmiş faturayı panelde bulamayınca yeni bir fatura oluşturmak. Doğru: Önce belge kimliğini, gönderim statüsünü ve düzeltme yöntemini doğrulamak.

Karşı durum olarak, müşteri yalnızca cihazdaki arızanın yeniden giderilmesini istiyorsa bu işlem her zaman iade anlamına gelmez. Garanti kapsamında tekrar servis, parça değişimi veya yeni satış ihtimali birbirinden ayrılmalıdır. İşlem türünü servis kaydında açıkça belirtin.

Yeni yıla geçerken bilgisayar servisi hangi e-belge ayarlarını kontrol eder?

Yeni yıla geçerken bilgisayar servisi; firma bilgilerini, belge serilerini, kullanıcı yetkilerini, alıcı kayıtlarını, servis numaralarını ve kontör bakiyesini kontrol etmelidir. Tarih değişti diye bütün ayarların otomatik olarak doğru kaldığı varsayılmamalıdır.

Önce şirket unvanı, vergi kimlik numarası, adres, iletişim bilgileri ve banka bilgilerinin güncel olup olmadığını inceleyin. Şube, adres veya yetkili değişikliği varsa, paneldeki firma kartı ile muhasebe kayıtlarını karşılaştırın.

Belge serisi ve numara akışını, işletmenin kullandığı sistem ekranından kontrol edin. Aynı seri içinde mükerrer numara, atlanmış sıra veya yanlış belge türü bulunup bulunmadığını raporlayın. Seri ayarlarına müdahale etmeden önce mali müşavir ve teknik destekten görüş alın.

Kullanıcı yetkilerini de yeni dönem kontrolüne dahil edin. İşten ayrılan personelin erişimini, yeni personelin rolünü ve imza yetkisini inceleyin. Her kullanıcının belge oluşturma, gönderme, görüntüleme veya rapor alma yetkisi aynı olmayabilir.

Servis takip programında açık kalan işleri yeni döneme aktarırken eski servis numarasını koruyun. Yeni dönem için yeni numara kuralı varsa, eski kayıtla bağlantı kurulmasını sağlayın. Açık işlerin tarihini sırf dönem değiştiği için değiştirmeyin.

Alıcı müşteri kartlarında sık kullanılan vergi numaralarını ve adresleri yeniden doğrulayın. Eski müşteri kartını kopyalayarak yeni kayıt açmak, aynı müşterinin iki farklı hesapta görünmesine neden olabilir. Tekrarlanan kartlar için işletme içi birleştirme prosedürü belirleyin.

Yeni dönemde kullanılacak e-belge türlerini ve kontör raporunu küçük bir test işlemiyle kontrol etmek faydalı olabilir. Test işleminin gerçek belge oluşturup oluşturmadığını panel kurallarından öğrenin. Gerçek işlem dışında belge üretmeyin.

Farklı hesap dönemi uygulayan işletmeler için genel yıl değişimi aynı kontrol tarihine denk gelmeyebilir. Böyle bir durum varsa mali müşavirin belirlediği kapanış dönemini esas alın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden tarih veya seri ayarı değiştirmeyin.

Küçük bilgisayar servisi için yıl sonu kontrolü nasıl uygulanır?

Küçük bir bilgisayar servisi, yıl sonu kontrolünü tek bir ana tablo oluşturarak uygulayabilir. Bu tabloda servis numarası, müşteri, cihaz, işlem türü, belge türü, belge numarası, belge durumu, ödeme durumu ve kontör hareketi ayrı sütunlarda yer almalıdır.

Örnek olarak, iki personelli bir bilgisayar servisini düşünelim. İşletme yıl içinde bakım, parça satışı ve cihaz onarımı yapmıştır. Sahibi önce servis programından açık ve kapalı işlerin listesini alır, ardından e-belge panelinden aynı döneme ait giden ve gelen kayıtları dışarı aktarır.

İşletme daha sonra her servis numarasını belge numarasıyla eşleştirir. Parça değişimi bulunan işlerde stok çıkışını, müşteriye teslim edilen cihazlarda teslim kaydını ve ödemesi alınan işlemlerde banka veya kasa kaydını kontrol eder. Eşleşmeyen satırlar için açıklama sütunu açar.

Örneğin bir cihazın onarımı tamamlanmış, fakat müşteri teslimi sonraki döneme kalmış olabilir. Bu durumda servis durumu ile teslim durumu aynı kabul edilmez. Fatura düzenleme ve muhasebe kaydı konusunda mali müşavirden alınan karar tabloya yazılır.

Benzer şekilde, bir müşterinin şirket bilgisi değişmiş olabilir. Eski müşteri kartındaki vergi numarasıyla düzenlenmiş belgeyi yeni karttan tekrar kesmek yerine, önce mevcut belgenin durumunu inceleyin. Gerekli düzeltme yöntemi belirlendikten sonra işlem yapın.

• İşletme, servis emirleri ile giden ve gelen e-belgeleri aynı referans numarasıyla karşılaştırmalıdır.
• İşletme, parça hareketlerini stok kayıtları ve varsa e-İrsaliye bilgileriyle doğrulamalıdır.
• İşletme, gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü tüketim raporuyla kontrol etmelidir.
• İşletme, taslak, hata, iade ve iptal kayıtlarını açıklama ekleyerek ayrı listede izlemelidir.
• İşletme, fark listesini yıl kapanışından önce mali müşavirine iletmelidir.

Bu senaryoda amaç bütün kayıtları tek ekranda tutmak değildir. Amaç, farklı ekranlardaki kayıtları ortak servis numarası ve belge numarası üzerinden izlenebilir hale getirmektir. İşletme büyüdükçe bu tabloyu dışa aktarılan raporlarla otomatik destekleyebilir.

Küçük işletmelerde görevler aynı kişide toplanabilir. Buna rağmen belgeyi hazırlayan kişinin son kontrolü de yaptığı durumlarda, en azından kapanış listesi başka bir kişi tarafından okunmalıdır. İkinci göz, yanlış müşteri veya eksik belge riskini azaltır.

Özet: 5 maddede bilgisayar servisi yıl sonu e-Fatura kontrolü nasıl tamamlanır?

Bilgisayar servisi yıl sonu e-Fatura kontrolü, servis kayıtlarını, belge türlerini, belge durumlarını, kontör hareketlerini ve muhasebe mutabakatını aynı plan içinde tamamlayarak sonuçlandırılır. Her adımda belge numarası, tarih ve servis referansı kullanmak, açıklanamayan farkları azaltır.

• Servis kayıtlarını çıkarın: Açık, kapalı, iade bekleyen ve teslim edilmemiş servis emirlerini ayrı listeler halinde kontrol edin.
• Belge türünü doğrulayın: Alıcının belge tarihindeki e-Fatura kullanıcı durumunu inceleyin ve uygun e-belge kanalını mali müşavir görüşüyle belirleyin.
• Belge durumunu eşleştirin: Giden ve gelen kutularındaki statüleri servis, satış, satın alma ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Kontörü hesaplayın: Gelen ve giden belgelerin her biri için 1 kontör düşüldüğünü dikkate alarak tüm belge türlerini panel raporuyla kontrol edin.
• Mutabakatı tamamlayın: Açıklanamayan farkları belge numarasıyla yazın ve düzeltme kararlarını mali müşavirinizle birlikte kayda alın.

Bu beş adım tamamlandığında, yeni döneme taşınan açık servisler ve bekleyen belgeler ayrıca işaretlenmelidir. Yeni dönem ayarları, kullanıcı yetkileri, belge serileri ve müşteri kartları kontrol edilmeden eski kayıtlar kapatılmamalıdır.

Mevzuata bağlı belge türü, düzeltme, saklama ve dönem uygulamalarında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik panelde görünen bilgi, işletmenin tüm muhasebe ve vergi yükümlülüklerinin yerine geçtiği anlamına gelmez.

Kontör ihtiyacınızı planlarken kontör paketleri sayfasındaki seçenekleri belge hacminizle karşılaştırabilirsiniz. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur.