Yeni Kurulan Şirket e-Fatura Geçişi: İlk 90 Günde Yapılacaklar

Yeni kurulan şirket e-Fatura geçişini ilk 90 günde planlamak için zorunluluk durumunu kontrol etmeli, başvuru yöntemini seçmeli, hesabı etkinleştirmeli ve gerçek işlem öncesinde test yapmalıdır. Bu süreç, şirketin faaliyet alanına ve mükellefiyet türüne göre değişebilir.

Bu rehber, yeni şirket sahipleri, şirket çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. İlk fatura öncesinde hangi ekranların kontrol edileceğini, hangi belgelerin doğrulanacağını ve gelen-giden kayıtların nasıl izleneceğini açıklar.

Yeni şirket e-Fatura geçişi ilk günlerde nasıl planlanır?

İlk günlerde yapılacak doğru planlama, yeni şirket e-Fatura sürecindeki başvuru ve operasyon hatalarını azaltır. Önce vergi kaydı, faaliyet konusu, şirket türü ve fatura düzenlenecek müşteri profili birlikte incelenmelidir.

Şirketin kuruluş işlemleri tamamlandıktan sonra vergi mükellefiyeti ve faaliyet kodları kontrol edilir. Vergi levhasındaki bilgiler, imza yetkilisi ve iletişim adresi başvuru sırasında kullanılacak kayıtlarla aynı olmalıdır.

İlk 90 günü üç aşamaya ayırmak pratik bir yöntemdir: kapsam kontrolü, teknik kurulum ve operasyon testi. Her aşamanın sonunda mali müşavir veya yetkili çalışan tarafından yazılı kontrol yapılmalıdır.

İlk 30 günde e-Fatura zorunluluğu araştırılır ve kullanılacak yöntem belirlenir. Sonraki günlerde sertifika, kullanıcı yetkileri, posta adresi ve belge şablonları hazırlanır.

İşletme sahibi, faturayı kimin hazırlayacağını ve kimin göndermeden önce kontrol edeceğini baştan belirlemelidir. Tek kişilik işletmelerde bile yedek kullanıcı veya yedek işlem planı düşünülmelidir.

Yanlış: Şirket kurulduktan sonra ilk satış gelene kadar e-Fatura konusunu bekletmektir. Doğru: İlk satıştan önce kapsam, yöntem, yetki ve test adımlarını tamamlamaktır.

Faaliyete göre e-Arşiv, e-İrsaliye veya başka bir e-belge yükümlülüğü de doğabilir. Bu nedenle yalnızca e-Fatura hesabına odaklanmak yerine bütün belge akışını mali müşavirle birlikte değerlendirmek gerekir.

Kuruluş dosyasında bulunan belgeler, şirket bilgileri ile başvuru ekranındaki kayıtların karşılaştırılması için kullanılmalıdır. Böylece kuruluş sonrası unvan, adres veya yetkili kişi farkı erken görülür ve düzeltilir.

Örneğin küçük bir kafe sahibi ilk ayda az fatura kesecekse bile günlük işlem sorumlusunu, yedek kişiyi ve muhasebeciye aktarım saatini yazmalıdır. Satış hacmi düşük olduğu için bu planı ertelemek, ilk faturada yetki karmaşası yaratabilir.

Yeni şirket e-Fatura zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

Yeni şirket e-Fatura zorunluluğu, şirketin kuruluş tarihinden tek başına anlaşılmaz; faaliyet, mükellefiyet, sektör ve güncel GİB kuralları birlikte incelenir. Zorunlu olmayan şirketler de uygun koşullarda gönüllü geçiş yapabilir.

Kontrolde ilk olarak şirketin faaliyet konusu ve ilgili sektör kapsamı belirlenir. Ardından yürürlükteki ciro ölçütleri, özel faaliyet kuralları ve GİB tarafından yayımlanan geçiş duyuruları incelenir.

Yeni kurulmuş olmak, her şirket için otomatik bir erteleme veya otomatik bir zorunluluk anlamına gelmez. Şirketin faaliyete başlama biçimi ve ilgili mevzuat, geçiş gerekip gerekmediğini etkileyebilir.

e-Fatura zorunluluğu ile e-Arşiv Fatura yükümlülüğü aynı konu değildir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmaması, düzenlenecek belgenin e-Arşiv olarak değerlendirilmesini gerektirebilir.

Konuyu temel kavramlarla incelemek isteyenler, e-Fatura Nedir? Kimler Kullanmak Zorunda, Nasıl Başlanır? rehberindeki kapsam ve başlangıç açıklamalarından yararlanabilir.

2026 yılına ilişkin sektör ve ciro kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir. Bunun için e-Fatura Zorunluluğu 2026: Ciro Sınırı ve Sektörler başlıklı güncel değerlendirme okunabilir.

Mevzuat ölçütleri ve uygulama takvimleri güncellenebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Emin olunmayan durumda eski bir blog yazısındaki rakama göre karar verilmemelidir.

Kontrolü yalnızca ciro tablosuyla sınırlamak doğru değildir. Faaliyet kodu değişikliği, yeni bir iş kolu, şube açılması veya kamuya satış başlaması da kapsamı etkileyebilir ve ayrıca değerlendirilmelidir.

Örneğin yeni bir yazılım şirketi yalnızca hizmet faturası kesecek olsa bile müşterilerinin e-Fatura kullanıcı durumunu ve faaliyet kapsamını ayrı ayrı incelemelidir. Bireysel müşteriye yapılan işlemler için farklı belge akışı gerekebileceğinden, tek şablon kullanmak risk oluşturur.

Zorunluluk tarihi konusunda tereddüt varsa şirket kuruluş dosyası, vergi levhası ve faaliyet başlangıç bilgisi mali müşavire iletilmelidir. Yazılı değerlendirme saklanırsa sonraki denetim veya çalışan değişikliğinde karar gerekçesi izlenebilir.

Yeni şirket e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Yeni şirket e-Fatura başvurusu, mükellefin GİB sisteminde e-Fatura kullanıcısı olarak tanımlanması için yapılan elektronik başvuru işlemidir. Başvuru öncesinde yetkilendirme aracı ve kullanılacak yöntem belirlenmelidir.

Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişi mükelleflerde ise mükellef türüne uygun elektronik imza veya mali mühür kullanılabilir. Başvuru ekranındaki güncel şartlar, şirketin hukuki yapısına göre esas alınmalıdır.

1. Şirketin vergi kimlik bilgileri ve yetkili kişi kayıtları kontrol edilmelidir.
2. Mükellef türüne uygun mali mühür veya elektronik imza hazırlanmalıdır.
3. GİB e-Fatura başvuru ekranında istenen bilgiler eksiksiz girilmelidir.
4. e-Fatura kullanım yöntemi, şirketin belge hacmine ve yazılım ihtiyacına göre seçilmelidir.
5. Başvuru tamamlandıktan sonra kullanıcı, posta adresi ve aktivasyon durumu sistemden doğrulanmalıdır.

Başvuru ekranlarının adı veya sıralaması zamanla değişebilir. Bu nedenle güncel ekran görüntülerine dayanan e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? GİB Başvuru Rehberi takip edilmelidir.

Başvuruda şirket unvanı, vergi numarası veya yetkili kişi bilgisi yanlışsa işlem sonradan düzeltme gerektirebilir. Bilgileri mali müşavirle karşılaştırmak, başvuru öncesi basit ama önemli bir kontroldür.

Başvurunun tamamlanması, faturaların hemen otomatik gönderileceği anlamına gelmez. Kullanıcı yetkileri, belge ayarları ve bağlantı testleri tamamlanmadan gerçek satış belgesi düzenlenmemelidir.

Başvuru formu gönderilmeden önce vergi dairesi kayıtlarındaki unvan, adres ve faaliyet bilgilerinin güncel olduğu teyit edilmelidir. Özellikle kuruluş sonrası adres değişikliği varsa eski bilgiyle işlem yapılmamalıdır.

Elektronik araç başka bilgisayarda çalışacaksa sürücü kurulumu, tarayıcı desteği ve imza testi önceden yapılmalıdır. Başvuru günü teknik kurulum beklemek, sürecin tamamlanmasını ve ilk belge tarihini geciktirebilir.

Başvuru sonucunun ekran görüntüsü veya işlem kaydı şirket dosyasında tutulmalıdır. Kullanıcı hesabı açılmadığında destek görüşmesine başvuru zamanı, yetkili kişi ve görülen hata bilgisiyle başlamak çözüm sürecini netleştirir.

Yeni şirket e-Fatura yöntemi nasıl seçilir: GİB portalı mı, özel entegratör mü?

Yeni şirket e-Fatura yöntemi, aylık belge hacmi, çalışan sayısı, mevcut muhasebe yazılımı ve entegrasyon ihtiyacına göre seçilmelidir. GİB portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon farklı operasyon yükleri oluşturur.

GİB portalı, düşük veya düzensiz fatura hacmi olan işletmeler için manuel işlem seçeneğidir. Fatura bilgileri ekrana girilir, belge gönderilir ve sonuçlar portal üzerinden takip edilir.

Özel entegratör yöntemi, fatura düzenleme ekranını muhasebe veya satış yazılımıyla birlikte kullanmak isteyen işletmelere uygundur. Kullanıcı yönetimi, otomatik aktarım ve raporlama kapsamı sağlayıcıya göre incelenmelidir.

Yöntem seçerken yalnızca aylık satış sayısı değil, gelen faturaların ve farklı e-belgelerin takibi de hesaba katılmalıdır. Şirket büyüdüğünde yöntem değiştirme ihtimali ve veri aktarım koşulları önceden sorulmalıdır.

e-Fatura yöntemlerinin teknik özelliklerini incelemek için e-Fatura ürün sayfasındaki kapsam, kullanıcı ve belge akışı bilgileri karşılaştırılabilir. Seçim, mali müşavir ve teknik sorumlu birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.

Örneğin ayda birkaç fatura kesen tek kişilik bir danışmanlık şirketi, manuel portal kullanımını değerlendirebilir. Birden fazla kullanıcıyla çalışan ve muhasebe yazılımı kullanan işletme ise veri aktarımı, rol yönetimi ve hata bildirimini ayrıca test etmelidir.

Yeni şirket e-Fatura hesabı nasıl aktive edilir?

Yeni şirket e-Fatura hesabı, başvuru onayından sonra yetkilendirme aracı, kullanıcı kayıtları, posta adresi ve belge ayarları doğrulanarak aktive edilir. Aktivasyonun tamamlandığı, yalnızca başvuru formunun gönderilmesiyle varsayılmamalıdır.

İlk kontrolde şirketin vergi numarası, unvanı ve kullanıcı hesabı eşleştirilir. Mali mühür veya elektronik imza ile giriş yapılabildiği, yetkili kişinin doğru tanımlandığı ve şifre bilgilerinin güvenli tutulduğu doğrulanır.

e-Fatura hesabında posta adresi veya alias, belgenin doğru alıcı kutusuna ulaşmasını sağlar. Şirketin birden fazla şubesi veya markası varsa adres yapısı, kullanıcılarla ve muhasebe akışıyla birlikte planlanmalıdır.

Çalışanlara sınırsız yönetici yetkisi vermek yerine görev bazlı roller oluşturulmalıdır. Fatura hazırlayan, kontrol eden, gönderen ve raporlayan kişilerin yetkileri mümkün olduğunca ayrıştırılmalıdır.

Gerçek işlem öncesinde test ortamı veya sistemin sunduğu deneme akışı kullanılmalıdır. Testte giriş, belge oluşturma, gönderim sonucu, gelen kutusu ve rapor dışa aktarma adımları tek tek denenmelidir.

Sertifika veya imza aracının geçerlilik tarihi ayrıca takvime işlenmelidir. Yetkili kişi değiştiğinde, şirket unvanı güncellendiğinde veya şube açıldığında hesap bilgilerinin yeniden kontrol edilmesi gerekir.

Aktivasyon sorunu yaşanırsa aynı belgeyi tekrar tekrar göndermek yerine hata kodu, işlem zamanı ve kullanıcı bilgisi kaydedilmelidir. Bu kayıt, GİB veya hizmet sağlayıcısıyla yapılacak teknik görüşmeyi hızlandırır.

Etkinleştirme sırasında önce yönetici girişi, sonra çalışan rolleri ve son olarak belge ayarları kontrol edilmelidir. Bu sıra, yanlış yetki verilen bir kullanıcının taslakları veya gönderilmiş belgeleri gereksiz biçimde değiştirmesini önler.

Şifre ve mali mühür erişimi ortak mesajlaşma gruplarında paylaşılmamalıdır. Yetkili çalışan ayrıldığında parolalar yenilenmeli, kullanıcı hesabı kapatılmalı ve yeni sorumlunun erişimi ayrı bir kayıtla tanımlanmalıdır.

Yeni şirket e-Fatura alıcı bilgileri nasıl doğrulanır?

Alıcı doğrulaması, VKN veya TCKN, unvan, adres ve e-Fatura posta adresinin işlemden önce kontrol edilmesiyle yapılır. Bu kontrol, faturanın yanlış hesaba gönderilmesini ve muhasebe eşleşme sorunlarını önlemeye yardımcı olur.

e-Fatura, GİB kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenip iletilen vergi belgesidir. Bu nedenle alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, müşteri kaydı açılırken kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenebilen fatura türüdür. Alıcının statüsü, işlem tarihi ve ilgili uygulama kuralları belgenin türünü etkileyebilir.

Alıcı kartında yalnızca şirket adı aranması yeterli değildir. Vergi numarası, unvanın resmi yazımı, posta adresi ve gerekiyorsa şube bilgisi sistemdeki kayıtla karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Müşterinin e-posta adresini e-Fatura posta adresi sanarak belge göndermektir. Doğru: Alıcının GİB kayıtlı kullanıcı durumunu ve doğru alias bilgisini sistemden doğrulamaktır.

Örneğin küçük bir eczane, ilaç tedarikçisine fatura kesmeden önce tedarikçinin VKN bilgisini ve posta adresini kontrol etmelidir. Aynı eczane, bireysel müşteriye yapılan satışlarda e-Fatura yerine uygun e-Arşiv sürecini değerlendirebilir.

Şube, grup şirketi veya kamu alıcısı bulunan işlemlerde tek bir varsayılan adres kullanılmamalıdır. Alıcı kartı değiştiğinde eski ve yeni kayıtlar karşılaştırılmalı, tereddüt halinde mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Tedarikçi veya müşteri kartı oluşturulurken doğrulama tarihi ve kontrolü yapan kişi kısa bir notla kaydedilebilir. Bu yöntem, aynı alıcıya sonraki faturalar gönderilirken eski kayıtların sorgulanmadan kullanılmasını önler.

Alıcı bilgisi sistemde bulunmuyorsa e-posta adresiyle e-Fatura gönderilmeye çalışılmamalıdır. Önce kullanıcı durumu ve resmi kimlik bilgileri kontrol edilmeli, uygun belge türü belirlenene kadar taslak gönderilmeden saklanmalıdır.

Yeni şirket e-Fatura senaryosu ve belge türü nasıl seçilir?

Yeni şirket e-Fatura senaryosu, alıcının durumuna ve işlemde uygulanacak yanıt akışına göre seçilir. Temel ve ticari senaryo seçenekleri, faturanın alıcı tarafından nasıl karşılanacağını etkileyebilir.

Temel senaryoda belge, sistem kurallarına uygun şekilde alıcıya iletilir. Ticari senaryoda kabul veya ret yanıtı mekanizması bulunduğundan, şirketin gelen yanıtları izleyecek bir iş akışı kurması gerekir.

Kamuya yapılan satışlarda veya özel işlem türlerinde farklı teknik ve idari kurallar uygulanabilir. Kamu alıcısının istediği senaryo, belge formatı ve ek bilgi alanları işlemden önce kontrol edilmelidir.

Fatura türü de gerçek işleme göre belirlenir. Satış, iade, tevkifatlı işlem, istisna veya özel matrah gibi seçenekler yalnızca ilgili işlem gerçekten bu niteliği taşıyorsa kullanılmalıdır.

Yanlış: Her müşteriye varsayılan olarak ticari senaryo ve aynı fatura türünü uygulamaktır. Doğru: Alıcı statüsünü, işlem niteliğini ve muhasebe kaydını kontrol ederek seçim yapmaktır.

İade faturasında önceki belge numarası, tarih ve iade gerekçesi gibi bilgiler önem kazanabilir. Tevkifat veya istisna gibi alanlarda oran ve kod seçimi için güncel mevzuat ile mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Bir yazılımda görülen seçenek, her işlemde kullanılabileceği anlamına gelmez. Sistem ekranındaki açıklamalar okunmalı, belgenin mali sonucu ve gönderim senaryosu gerçek işlemle karşılaştırılmalıdır.

Senaryo seçiminin doğru yapılması için önce alıcı kartı, ardından işlem türü ve son olarak muhasebe kodu incelenmelidir. Bu üç bilgi birbirini desteklemiyorsa belge gönderilmeden mali müşavirden onay alınmalıdır.

Örneğin toptan satış yapan küçük bir market, ticari senaryolu faturaların kabul veya ret yanıtlarını kimin izleyeceğini belirlemelidir. Yanıt takip edilmiyorsa seçilen senaryo kadar, sonrasındaki operasyon da aksayabilir.

Her işlemde ticari senaryo kullanılması zorunlu değildir ve her ret aynı şekilde sonuçlanmaz. Ret, iade veya düzeltme adımının uygulanacağı durum; belgenin niteliği, alıcı talebi ve güncel kurallarla birlikte değerlendirilmelidir.

Yeni şirket e-Fatura düzenleme süreci hangi adımlardan oluşur?

Yeni şirket e-Fatura düzenleme süreci, alıcı doğrulamasıyla başlar; belge bilgileri girilir, senaryo seçilir, gönderim yapılır, durum kontrol edilir ve kayıt saklanır. Her adım farklı bir hata türünü kontrol eder.

Fatura oluştururken belge tarihi, sıra bilgisi, alıcı kimliği, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim, vergi bilgileri ve toplam tutar kontrol edilmelidir. Yazılımın otomatik hesaplamaları gözle de doğrulanmalıdır.

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisi ve e-Fatura statüsü kontrol edilmelidir.
2. Mal veya hizmet satırları, miktarlar, birimler ve fiyatlar gerçek işlemle karşılaştırılmalıdır.
3. Vergi, istisna, tevkifat ve fatura senaryosu işlem niteliğine göre seçilmelidir.
4. Belge gönderilmeden önce yetkili kişi toplamları ve alıcı bilgilerini onaylamalıdır.
5. Gönderim sonrasında belge durumu, hata açıklaması ve alıcıya ulaşma bilgisi izlenmelidir.

Gönderim sonucu başarılı görünse bile belge numarası ve sistem durum kodu kaydedilmelidir. Hata alan belgeler, aynı bilgilerle tekrar gönderilmeden önce hata nedeni düzeltilerek yeniden değerlendirilmelidir.

e-Fatura, yalnızca PDF dosyası oluşturmak demek değildir; elektronik belge, sistem kurallarına uygun biçimde iletilmelidir. PDF gerekiyorsa görsel kopya olarak kullanılmalı, resmi akış sistem kaydından takip edilmelidir.

İptal, itiraz, red veya düzeltme işlemlerinde uygulanacak yol; senaryo, işlem türü ve ilgili süreye göre değişebilir. Bu nedenle gönderilmiş bir belgeyi doğrudan silmek yerine güncel GİB kuralları incelenmelidir.

İlk fatura için önceden doldurulmuş bir kontrol şablonu hazırlanması, işlem sırasında unutulan alanları azaltır. Şablonda alıcı kimliği, tarih, satır bilgileri, vergi alanları, senaryo ve gönderim sonrası durum kontrolü bulunmalıdır.

Fatura kaydı muhasebe yazılımına aktarılıyorsa belge numarası ve toplam tutar iki sistemde karşılaştırılmalıdır. Aktarım tamamlandıktan sonra yalnızca PDF dosyasını değil, elektronik belgenin durum bilgisini de şirket kayıtlarında tutmak gerekir.

Yeni şirket e-Fatura gelen ve giden belgeleri nasıl izlenir?

Yeni şirket e-Fatura belgeleri, gelen kutusu ve giden kutusunda durum kodlarıyla günlük veya haftalık olarak izlenmelidir. Sadece fatura düzenlemek değil, alınan belgeleri muhasebe sürecine aktarmak da şirket sorumluluğudur.

Giden belgelerde taslak, gönderildi, başarılı, hata veya benzeri durumlar takip edilmelidir. Bekleyen veya hata veren bir belgenin müşteriye ulaştığı varsayılmamalı, sistemdeki sonuç kodu kontrol edilmelidir.

Gelen belgelerde belge numarası, tedarikçi, tarih, tutar ve muhasebe kaydı eşleştirilmelidir. Gelen e-Faturayı görmek, faturanın muhasebe kayıtlarına işlendiği anlamına gelmez.

Havuz kontör kullanılan modelde gelen ve giden belgelerin her biri ayrı sayılır; her belge bir kontör düşürür. Bu yüzden kontör planı hazırlanırken yalnızca kesilecek faturalar değil, alınacak belgeler de tahmine eklenmelidir.

Haftalık kontrolde hatalı belgeler, reddedilen yanıtlar, eksik muhasebe kayıtları ve bekleyen taslaklar listelenebilir. Aylık kontrolde ise belge toplamları satış, alış ve banka kayıtlarıyla karşılaştırılabilir.

Arşivleme yönteminde sistemin sunduğu saklama, indirme ve dışa aktarma seçenekleri incelenmelidir. Yetkili olmayan kişilerin belge indirmesini önlemek için kullanıcı rolleri, parola güvenliği ve yedekleme prosedürü belirlenmelidir.

Şirketin ilk ayında gelen belge sayısı düşük olsa bile takip düzeni kurulmalıdır. Hacim arttığında manuel kontrol yetersiz kalabileceği için rapor, bildirim ve muhasebe aktarım özellikleri zamanında değerlendirilmelidir.

Günlük rutinde önce hata veren giden belgeler, ardından bekleyen ticari yanıtlar ve yeni gelen faturalar incelenebilir. Bu sıralama, müşteriye ulaşmamış belgeyi fark etmeyi ve muhasebeye aktarılmamış alış kaydını geciktirmemeyi sağlar.

Gelen kutusunu yalnızca ay sonunda kontrol etmek, özellikle ticari senaryolu belgelerde yanıt takibini zorlaştırabilir. İşlem hacmi düşük şirketlerde haftalık kontrol yeterli olabilir; ancak kamu veya yoğun tedarikçi akışı varsa daha sık takip gerekir.

Yeni şirket e-Fatura için ilk 90 gün kontrol listesi nedir?

İlk 90 gün kontrol listesi, yeni şirket e-Fatura geçişini kapsam, kurulum, test ve günlük kullanım adımlarına böler. Liste, başvuru tamamlandıktan sonra da güncellenerek sorumluların ve tarihlerin izlenmesini sağlar.

İlk 30 günde zorunluluk durumu, faaliyet kapsamı, fatura alıcıları ve belge yöntemi belirlenmelidir. Sonraki 30 günde teknik erişim, kullanıcı yetkileri ve örnek işlemler kontrol edilmelidir.

• Şirketin vergi levhası, unvanı, VKN bilgisi ve faaliyet alanı kontrol edilmelidir.
• Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşüyle e-Fatura zorunluluğu değerlendirilmelidir.
• GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemi gerekçesiyle seçilmelidir.
• Mali mühür veya elektronik imza erişimi yetkili kişi tarafından test edilmelidir.
• e-Fatura kullanıcı hesabı, posta adresi ve kullanıcı rolleri doğrulanmalıdır.
• Alıcı kartlarında VKN, unvan ve posta adresi kontrol edilmelidir.
• Temel, ticari veya uygun diğer senaryo seçimi örnek işlemle denenmelidir.
• Bir test veya kontrollü gerçek işlem sonrasında gönderim durumu incelenmelidir.
• Gelen ve giden belgelerin muhasebe kayıtlarına aktarılacağı sorumlu kişi belirlenmelidir.
• Saklama, dışa aktarma, yedekleme ve sertifika yenileme takvimi oluşturulmalıdır.

61-90. günlerde günlük işlem rutini gözden geçirilmeli ve tekrarlayan hatalar sınıflandırılmalıdır. Hangi işlemin kullanıcı, alıcı bilgisi, senaryo, vergi alanı veya yazılım kaynaklı olduğu not edilmelidir.

Şirket henüz fatura düzenlemiyorsa liste yine uygulanabilir. Bu durumda gerçek satış testi yerine kullanıcı erişimi, alıcı sorgusu, belge taslağı ve hata yönetimi kontrol edilmelidir.

Kontrol listesi tamamlandığında başvuru ekranı, kullanıcı bilgileri ve test sonuçları şirket dosyasında saklanmalıdır. Böylece çalışan değişikliği veya mali müşavir değişikliği sonrasında süreç yeniden kurulabilir.

Her kontrol maddesinin yanında sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi bulunmalıdır. Sadece işaretlenmiş bir liste yerine, hata açıklaması ve düzeltme tarihi içeren kayıtlar sonraki kontrollerde daha kullanışlı olur.

Yeni şirket e-Fatura kontör ihtiyacı ve geçiş hataları nasıl yönetilir?

Yeni şirket e-Fatura kontör ihtiyacı, beklenen giden ve gelen belge sayıları birlikte hesaplanarak yönetilir. Fatura sayısı bilinmiyorsa son satış planı, tedarikçi sayısı ve farklı e-belge kullanımı üzerinden aralık oluşturulmalıdır.

Havuz kontör modelinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer desteklenen e-belgeler aynı kontör havuzundan kullanılabilir. Ancak kullanılan hizmetin kapsamı ve belge başına düşüm kuralı satın alma öncesinde yazılı olarak kontrol edilmelidir.

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için aylık tahminde iki yönlü trafik hesaba katılır. Örneğin ayda 80 satış faturası ve 45 tedarikçi faturası bekleyen işletme, yalnızca 80 belge üzerinden plan yapmamalıdır.

Yanlış: Kontör ihtiyacını sadece şirketin keseceği fatura sayısına göre hesaplamaktır. Doğru: Gelen faturaları, iade belgelerini, e-Arşiv işlemlerini ve diğer e-belgeleri de toplam kullanım tahminine eklemektir.

Fiyat, kampanya veya kullanım süresi değerlendirilirken yalnızca toplam kontör sayısına bakılmamalıdır. Gelen-giden belge düşümü, desteklenen belge türleri, kullanıcı sayısı, aktarım koşulları ve arşiv kapsamı birlikte okunmalıdır.

Uzman notu: İlk ayda düşük hacim bekleseniz bile, yoğun sezon veya tedarikçi sayısındaki artış için yedek kontör ve alternatif işlem planını önceden belirleyin.

Mevzuata bağlı ceza veya idari tutarlar yıllık güncellenebilir; doğrulanmamış rakamlarla bütçe yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin, ardından gerçek belge hacmine göre kullanım planı hazırlayın.

Kontör hesabı yapılırken son üç ayın verisi yoksa satış tahmini, tedarikçi listesi ve sezonluk yoğunluk ayrı ayrı yazılmalıdır. İade, e-Arşiv ve e-İrsaliye kullanımı belirginse bunlar ayrıca tahmine eklenmelidir.

Kontör azaldığında işlem akışının durmaması için sorumlu kişi belirlenmeli ve bakiye kontrol sıklığı kararlaştırılmalıdır. Düşük belge hacmi olan işletmelerde aylık, yoğun dönem yaşayan işletmelerde haftalık kontrol daha uygun olabilir.

Özet: 5 maddede yeni şirket e-Fatura geçiş planı

İlk 90 günün doğru özeti, önce kapsamı doğrulamak, sonra başvuruyu ve teknik kurulumu tamamlamak, ardından kontrollü belge akışı kurmaktır. Şirketin büyüklüğü veya ilk ay satışının düşük olması, bu sırayı değiştirmemelidir.

• Kapsamı kontrol edin: Faaliyet alanını, şirket türünü ve güncel e-Fatura zorunluluğunu GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü üzerinden değerlendirin.
• Başvuru yöntemini belirleyin: GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerini belge hacmi, çalışan sayısı ve yazılım ihtiyacıyla karşılaştırın.
• Hesabı etkinleştirin: Mali mühür veya elektronik imza, kullanıcı rolleri, posta adresi ve şirket bilgilerini gerçek işlemden önce doğrulayın.
• Belge akışını test edin: Alıcı VKN bilgisini, senaryoyu, fatura alanlarını, gönderim sonucunu ve gelen kutusu takibini kontrollü bir işlemle inceleyin.
• 90 günlük rutini kurun: Hatalı belgeleri, gelen-giden kayıtları, muhasebe eşleşmesini, arşivi ve sertifika yenileme takvimini düzenli kontrol edin.

Şirket faaliyete geçmeden önce bu beş madde tamamlanırsa ilk fatura sırasında karar vermek zorunda kalmazsınız. Yine de faaliyet veya mevzuat değiştiğinde kayıtları yeniden kontrol etmek gerekir.

Her sorumlunun adı, kontrol tarihi ve kullanılacak ekran şirket içi dosyada belirtilmelidir. Böylece mali müşavir, işletme sahibi ve çalışanlar aynı işlem sırasını izler; eksik kalan adım kişisel hatırlamaya bırakılmaz.

İlk 90 gün sonunda zorunluluk durumu, belge hacmi ve yöntem yeniden gözden geçirilebilir. Yeni şube, yeni müşteri grubu veya farklı e-belge kullanımı başladığında mevcut kontrol listesi güncellenmelidir.

İşletmeniz için uygun kullanım hacmi netleştiğinde efaturakontor.com üzerindeki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-Fatura portalı seçeneğinde kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır.