Yapı Malzemeleri İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Hatalar

Yapı Malzemeleri İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar bakımından temel kural şudur: belge türü alıcının e-Fatura durumuna göre seçilmeli; VKN veya TCKN, ürün, teslim ve vergi bilgileri işlemle uyuşmalıdır.

Bu rehber; yapı market sahiplerine, toptancılara, şantiye tedarikçilerine, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yardımcı olur. Yanlış belge seçimi, hatalı alıcı bilgisi ve teslimat kayıtlarındaki uyumsuzlukları önlemeyi amaçlar.

Çimento, seramik, boya, tesisat ürünü veya hırdavat satan işletmeler için sektör uygulamalarını yapı malzemeleri sektör sayfasında da inceleyebilirsiniz. Mevzuat şartları işlem türüne göre değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura, yapı ürünlerinin elektronik ortamda belgelendirilmesini sağlayan ve alıcıya göre düzenlenen e-belgedir. Belgenin doğru türü, satıcının ve alıcının e-Belge kapsamındaki durumuna göre belirlenir.

Bir yapı marketin tüketiciye boya, musluk, kablo veya seramik satması, çoğu uygulamada e-Arşiv fatura sürecini gündeme getirir. Alıcı bir şirketse önce şirketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilmelidir.

e-Arşiv fatura, yalnızca bilgisayarda oluşturulmuş bir PDF demek değildir. Belgenin elektronik veri yapısı, numarası, düzenleme bilgileri ve gönderim kaydı birlikte değerlendirilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa normal satışta e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse işletmenin tabi olduğu e-Arşiv yükümlülüğü ve işlem koşulları incelenir.

Yapı malzemeleri sektöründe aynı müşteri hem şantiyeye teslim alan bir şirket hem de bireysel tüketici olabilir. Bu nedenle kasadaki müşteri türü, vergi bilgileri ve teslimat şekli her işlemde yeniden kontrol edilmelidir.

Belge oluşturma ekranındaki alanlar, kullanılan portal veya özel entegratör sistemine göre değişebilir. Genel belge alanlarını ve süreç kapsamını e-Arşiv Fatura ürün sayfasında inceleyebilirsiniz.

İşlem başlamadan önce satış personeli, müşteri kartında iki ayrı soruyu yanıtlamalıdır: Alıcı kimdir ve hangi e-belgeyi almalıdır? Bu sorular yanıtlanmadan ürün satırlarına geçmek, sonradan iptal veya yeniden düzenleme ihtiyacını artırır.

Karşı durum şudur: Aynı kişi bazen şirket adına, bazen kendi adına alışveriş yapabilir. Ödeme kartı veya teslim alan kişi tek başına alıcıyı göstermez; sipariş formundaki yasal taraf ve belge talebi birlikte incelenmelidir.

Yapı malzemeleri satışında e-Arşiv mi e-Fatura mı kesilir?

Yapı malzemeleri satışında e-Arşiv veya e-Fatura seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumuna göre yapılır. Alıcının şirket olması tek başına e-Fatura düzenleneceği anlamına gelmez.

Satıştan önce müşterinin VKN veya TCKN bilgisi alınmalı ve mümkünse işletmenin kullandığı sorgulama ekranından alıcı durumu doğrulanmalıdır. Müşteri kaydı eskiyse belge düzenlemeden önce güncellenmelidir.

Bir müteahhit firma şantiyeye malzeme istese bile fatura, şantiye tabelasındaki ada göre kesilmez. Faturanın alıcısı, siparişi veren ve ödeme sorumluluğu bulunan tüzel kişi olmalıdır.

Belge türü konusunda tereddüt varsa, e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel ayrımı e-Fatura ürün sayfasındaki açıklamalarla karşılaştırın. Güncel kapsam ve istisnalar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Adım adım uygulamada önce VKN veya TCKN alınır, sonra alıcı hesabı sorgulanır ve son olarak unvan eşleştirilir. Sorgu sonucu ile müşteri beyanı uyuşmuyorsa belge kesilmeden kayıt güncellenir.

Yanlış: Şirket müşterisinin e-Fatura kullanıcısı olduğunu yalnızca muhasebe personelinin sözlü beyanıyla kabul etmek. Doğru: İşlem anındaki sistem kaydını ve müşteri bilgilerinin eşleşmesini belge türü seçiminden önce kontrol etmektir.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada alıcı bilgileri nasıl yazılır?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada alıcı bilgileri, müşterinin gerçek veya tüzel kimliğiyle tam ve tutarlı yazılmalıdır. VKN, TCKN, unvan, ad-soyad ve adres alanları gelişigüzel doldurulmamalıdır.

Tüzel müşterilerde vergi kimlik numarası, ticaret unvanı ve vergi dairesi şirket kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Kısa mağaza adı veya şantiye adı, şirketin yasal unvanı yerine tek başına kullanılmamalıdır.

Gerçek kişilerde müşterinin istediği belge türüne göre kimlik ve iletişim bilgileri alınır. Sistem bir alanı zorunlu tutuyorsa, bu alan gerçek bilgiyle doldurulmalı; rastgele rakam veya örnek veri girilmemelidir.

Fatura adresi ile teslimat adresi aynı olmak zorunda değildir. Örneğin müşterinin merkez adresi Ankara’da, ürünün teslim edileceği şantiye adresi Konya’da olabilir. Bu iki bilgi ekranda ayrı alanlara yazılmalıdır.

Şubeli yapı marketlerde satışın hangi şube tarafından yapıldığı da takip edilmelidir. Şube kodu, depo bilgisi veya sipariş numarası faturada zorunlu olmayabilir; ancak iç mutabakat için açıklama alanında tutulabilir.

Yanlış: Şantiye adresini şirketin yasal fatura adresi gibi yazmak. Doğru: Alıcı şirketin yasal bilgilerini fatura alanına, şantiye adresini ise teslimat veya açıklama alanına eklemektir.

Belge gönderilmeden önce müşteri kartındaki eski adres, eksik VKN ve hatalı unvan karşılaştırılmalıdır. Bu kontrol, özellikle telefonla alınan siparişlerde ve farklı şubelere yapılan teslimatlarda önem taşır.

Telefonla verilen siparişlerde bu kontrol için müşteri kartı kopyalanmamalıdır. Personel, VKN veya TCKN alanını yeniden doğrular; adres değiştiyse fatura ve teslim alanlarını ayrı günceller. Böylece eski merkez adresi, yeni şantiye bilgisiyle karışmaz.

Alıcı bilgisi eksikse satışın tamamlanması acil görünse bile rastgele veri girilmez. Sistem zorunlu alanı kabul etmiyorsa sipariş bekletilir ve müşteriden doğrulanabilir kayıt istenir.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada ürün ve miktar bilgileri nasıl gösterilir?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada ürün adı, miktar, birim, birim fiyat ve toplam tutar gerçek satışla uyumlu gösterilmelidir. Ürün satırları, stok hareketlerini ve teslim edilen malzemeyi açıklayabilmelidir.

Çimento için torba veya kilogram, seramik için metrekare veya kutu, kablo için metre, vida için adet kullanılabilir. Birim seçimi işletmenin stok sistemiyle aynı olmalı ve dönüşüm varsa açıklanmalıdır.

Ürün adı yalnızca genel bir ifade içermemelidir. Renk, ölçü, model, kalınlık veya marka bilgisi ticari takip için önemliyse satır açıklamasına eklenmelidir. Böylece iade ve eksik teslim kontrolleri kolaylaşır.

İskonto uygulanıyorsa indirim oranı veya tutarı, hangi ürün satırına ait olduğu anlaşılacak şekilde gösterilmelidir. Toplu iskonto kullanılıyorsa sipariş veya sözleşme bilgisiyle mutabakat yapılmalıdır.

Nakliye, montaj, kesim veya özel paketleme gibi ek kalemler malzeme bedeline karıştırılmamalıdır. İşlemin niteliğine göre ayrı satır açılması, muhasebe kaydının ve müşteri mutabakatının daha açık olmasını sağlar.

KDV oranı ürünün niteliğine, satışın şartlarına ve güncel mevzuata göre belirlenir. Tüm yapı malzemelerine aynı oranı uygulamak yerine ürün kartı ve işlem koşulu mali müşavirle doğrulanmalıdır.

Yanlış: Faturaya 100 adet yazıp depodan 100 kutu göndermek. Doğru: Faturadaki birim, miktar ve teslim tutanağını aynı ölçüyle düzenlemektir.

Örneğin 24 kutu seramik, kutu başına 1,5 metrekare kaplıyorsa fatura birimi sipariş ve stok kaydıyla açıklanmalıdır. Dönüşüm yalnızca personelin tahminine bırakılmamalı; ürün kartındaki tanım ve teslim belgesiyle desteklenmelidir.

Yanlış: Ürün kartında bulunan genel isimle farklı ebat ve renkleri tek satırda birleştirmek. Doğru: İade, kırık veya eksik teslim ihtimali bulunan seçenekleri ayrı satırlarda gösterip depo çıkışıyla eşleştirmektir.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada teslim ve düzenleme tarihi nasıl kontrol edilir?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada düzenleme tarihi, satışın gerçek zamanı ve teslim süreciyle uyumlu olmalıdır. Sipariş tarihi, sevk tarihi, teslim tarihi ve fatura tarihi aynı olay değildir.

Bir müşteri pazartesi sipariş verip çarşamba teslim alabilir. Fatura ekranına sipariş tarihini otomatik taşımak yerine, sistemdeki düzenleme tarihi ve mevzuatın öngördüğü fatura düzenleme süresi kontrol edilmelidir.

Şantiyeye yapılan teslimatlarda tek siparişin birkaç sevkiyata bölünmesi sık görülür. Her sevkiyatın irsaliye, teslim tutanağı veya depo çıkış kaydıyla eşleştirilmesi, faturadaki miktarların açıklanmasını kolaylaştırır.

İşletme e-İrsaliye kapsamındaysa sevk belgesi ayrıca değerlendirilmelidir. e-Arşiv fatura, malın fiziksel taşınmasına ilişkin her bilgiyi kendiliğinden yerine getirmeyebilir; yükümlülükler işlem türüne göre ayrılır.

Bu nedenle sevkiyat sırasında hangi belgenin düzenleneceği, taşıyıcı bilgileri ve teslim alan kişi önceden belirlenmelidir. e-İrsaliye süreçlerini e-İrsaliye ürün sayfasında inceleyebilirsiniz.

Uzman notu: Faturayı teslimden sonra geriye dönük düzenlemek yerine, sipariş ve sevk kayıtlarını gününde oluşturun; mevzuatın izin verdiği süreyi güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Şantiye yetkilisinin imzası veya teslim teyidi, faturanın alıcı bilgilerini değiştirmez. Bu kayıt yalnızca ürünlerin kim tarafından, ne zaman ve hangi adrese teslim alındığını destekler.

Uygulamada sorumlu personel, fatura tarihini seçmeden önce sipariş numarasını, sevk kaydını ve teslim planını açmalıdır. Ardından düzenleme tarihini ilgili kayıtlara göre kontrol eder; kısmi teslim varsa her miktarı ayrı işaretler.

Karşı durum, malın depodan müşterinin kendi aracıyla alınmasıdır. Bu durumda şantiye teslimi varmış gibi adres yazılmaz; fiili teslim alan kişi ve sevk yöntemi işletmenin kayıtlarında gerçeğe uygun tutulur.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada KDV, iskonto ve ödeme bilgileri nasıl yazılır?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada KDV, iskonto, tevkifat ve ödeme bilgileri işlemin gerçek şartlarına göre gösterilmelidir. Bu alanlar, ürün adı kadar dikkatli kontrol edilmelidir.

Yapı ürünlerinin tamamı için tek bir KDV yaklaşımı kullanılamaz. Ürünün türü, alıcının niteliği, satışın biçimi ve güncel düzenlemeler değerlendirilerek ilgili oran veya uygulama seçilmelidir.

Tevkifat, yalnızca yapı malzemesi satıldığı için otomatik olarak uygulanmaz. Belirli mal veya hizmet grupları, alıcı türleri ve işlem şartları dikkate alınır. Şüpheli durumda kayıt mali müşavir tarafından incelenmelidir.

Vadeli satışlarda vade tarihi, sipariş numarası veya sözleşme referansı açıklama alanında tutulabilir. Kart, havale, çek veya açık hesap gibi ödeme şekli gerçek durumu yansıtmalıdır.

Faturadaki ara toplam, indirim, vergi ve genel toplam birbirini matematiksel olarak doğrulamalıdır. Kuruş yuvarlamaları, özellikle çok satırlı seramik ve tesisat siparişlerinde kontrol edilmelidir.

İskonto faturadan sonra ayrı bir notla açıklanıyorsa, hangi ürün veya sipariş için verildiği belirsiz kalabilir. İndirim, mümkün olduğunda ilgili satırla ilişkilendirilmeli ve ticari belgeyle desteklenmelidir.

Vergi oranları, tevkifat şartları ve belge düzenleme hükümleri yıllık olarak güncellenebilir. Rakam veya oran konusunda tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontrol için toplam tutar önce vergisiz satır toplamlarından, sonra iskonto ve ek kalemlerden yeniden hesaplanmalıdır. Sistem toplamı doğru görünse bile satır bazında oran veya yuvarlama farkı varsa gönderimden önce düzeltilmelidir.

Yanlış: Ödeme şekli seçeneğinde müşterinin planladığı yöntemi yazmak. Doğru: Fatura düzenlendiği sırada gerçekleşen veya sözleşmeyle belirlenen ödeme koşulunu, açıklama ve sipariş kayıtlarıyla tutarlı göstermektir.

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura düzenleme süreci hangi adımlardan oluşur?

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura düzenleme süreci; müşteriyi doğrulama, belge türünü seçme, ürünleri girme, faturayı kontrol etme, gönderme ve kaydetme adımlarından oluşur.

İşletme portal, muhasebe yazılımı veya özel entegratör kullanabilir. Ekran isimleri değişse de temel kontrol sırası değişmez. Belge gönderilmeden önce sistemdeki hata mesajları giderilmelidir.

1. Müşterinin gerçek veya tüzel kişi olduğunu ve e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol edin.
2. VKN veya TCKN, unvan, ad-soyad, vergi dairesi ve adres bilgilerini müşteri kaydıyla karşılaştırın.
3. Ürünleri doğru stok adı, miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve açıklamayla faturaya ekleyin.
4. KDV, tevkifat, toplam tutar, ödeme şekli ve varsa sipariş numarasını kontrol edin.
5. Fatura tarihi ile sevk, teslim ve muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyumlu olduğunu doğrulayın.
6. Belgeyi sistemin doğrulama ekranından geçirip gönderim veya kabul durumunu takip edin.
7. Oluşan elektronik belgeyi, görsel çıktıyı ve teslim veya gönderim kaydını işletme prosedürüne göre saklayın.

Gönderimden önce alıcı e-Fatura kullanıcısı olarak görünüyorsa belge türü yeniden değerlendirilmelidir. Sistem izin verse bile yanlış belge türünü kullanmak, işlemin mevzuata uygun olduğu anlamına gelmez.

Gönderim sonrasında hata fark edilirse faturanın üzerinde doğrudan değişiklik yapılmaz. İptal, iade, düzeltme veya yeni belge süreci işlem türüne ve güncel mevzuata göre uygulanır.

Yoğun satış günlerinde bu adımlar tek kişinin hafızasına bırakılmamalıdır. Kasiyer müşteri ve ürün alanlarını, depo sevk kaydını, muhasebe sorumlusu ise vergi ve gönderim durumunu ayrı kontrol edebilir.

Portalda belge taslak olarak kaydedilebiliyorsa taslak numarası siparişle ilişkilendirilir. Gönderim sonucu alınmadan müşteriye kesin teslim bilgisi verilmez; başarısız gönderimler aynı gün incelenir.

Bir yapı market e-arşiv fatura sürecini nasıl yönetebilir?

Bir yapı market, farklı müşteri gruplarını ayrı kontrol ederek yapı malzemeleri e-arşiv fatura sürecini yönetebilir. Aynı kasa, şirket müşterisiyle tüketici müşterisi için aynı belge adımını kullanmamalıdır.

Örneğin Ayşe Hanım’ın mahalle yapı marketinde sabah bir müteahhit firma 80 kutu seramik alır. Firma VKN bilgisiyle sorgulanır ve e-Fatura kullanıcısı olduğu görülürse satış e-Fatura sürecine yönlendirilir.

Aynı gün bireysel bir müşteri iki kutu boya ve bir musluk alır. Müşterinin belge talebi, kimlik veya iletişim bilgileri ve teslim şekli kontrol edilir; uygun koşullarda e-Arşiv fatura oluşturulur.

Müteahhit firma ürünleri doğrudan Konya’daki şantiyeye istiyorsa fatura şirketin yasal bilgileriyle hazırlanır. Şantiye adresi teslimat alanında, teslim alan kişinin bilgisi ise iç sevk kaydında tutulur.

Seramiklerin bir bölümü kırık çıktığında işletme, ilk faturayı sessizce değiştirmez. İade edilen miktar, teslim tutanağı, müşteri mutabakatı ve gerekli düzeltme belgesi birlikte değerlendirilir.

Bu örnekte doğru sonuç, kasiyerin yalnızca ürün satırlarını girmesiyle oluşmaz. Müşteri tipi, belge türü, teslim adresi, stok miktarı ve muhasebe kaydı aynı işlem dosyasında eşleşmelidir.

Farklı müşteri gruplarının belge ihtiyaçlarını karşılaştırırken yapı malzemeleri sektörüne özel açıklamaları ve işletmenizin mali müşavirinin uygulama notlarını birlikte kullanın.

Ayşe Hanım, sevkiyat öncesinde üç ekranı sırayla açabilir: müşteri kartı, stok hareketi ve belge taslağı. VKN ile unvanı, kutu miktarı ile depo çıkışını, fatura adresi ile teslim adresini karşılaştırır.

Karşı durum, bireysel müşterinin ürünü başka bir kişi adına istemesidir. Ödeme yapan veya teslim alan kişi otomatik olarak fatura alıcısı sayılmaz; belge kimin adına düzenlenecekse gerekli bilgiler o kişiden doğrulanmalıdır.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada en sık hangi hatalar yapılır?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturada en sık yapılan hatalar, yanlış belge türü seçimi, hatalı VKN veya TCKN, eksik ürün bilgisi, yanlış tarih ve teslim kayıtlarının kopukluğudur.

Yanlış: Şirket olduğu görülen her müşteriye e-Fatura kesmek. Doğru: Şirketin e-Fatura kullanıcı durumunu, VKN ve unvanını kontrol ederek belge türünü seçmektir.

Yanlış: E-Arşiv faturayı yalnızca PDF olarak e-posta ile gönderip elektronik kayıt saklamamak. Doğru: Belgenin sistemdeki elektronik verisini, gönderim durumunu ve görsel kopyasını birlikte korumaktır.

Bir diğer hata, eski müşteri kartındaki vergi numarasını yeni siparişe taşımaktır. Özellikle aynı gruba ait şirketlerde unvanlar benzer olabilir; VKN doğrulanmadan fatura gönderilmemelidir.

Ürünleri tek satırda yapı malzemesi şeklinde toplamak da sorun yaratabilir. Seramik, yapıştırıcı ve nakliye farklı nitelikteyse satırların ayrılması, stok ve iade takibini güçlendirir.

Faturayı teslim tarihinden bağımsız düzenlemek, e-İrsaliye numarasını yanlış yazmak veya kısmi teslimleri tek sevkiyat gibi göstermek de kayıt uyumsuzluğu oluşturabilir.

Yanlış belge gönderildiyse işletme, faturayı ekran üzerinde değiştirmeye çalışmamalıdır. İptal veya düzeltme yönteminin uygulanıp uygulanamayacağı, belge türüne ve güncel prosedüre göre mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Hata analizi yapılırken yalnızca faturaya değil, sipariş formu, müşteri kartı, stok fişi, irsaliye ve teslim tutanağına birlikte bakılmalıdır. Hangi adımda bilgi koptuğu bulunursa aynı hata için kontrol kuralı eklenebilir.

Yanlış: Gönderim ekranında hata görünmediği için belgenin tüm ticari bilgilerinin doğru olduğunu varsaymak. Doğru: Teknik kabulden sonra alıcı, ürün, tutar ve teslim kayıtlarını insan kontrolüyle yeniden karşılaştırmaktır.

Yapı malzemeleri e-arşiv faturalar nasıl saklanır ve teslim edilir?

Yapı malzemeleri e-arşiv faturalar, oluşturulan elektronik veri ve gönderim kaydı bozulmadan saklanmalı; alıcıya kullanılan yasal veya işletme prosedürüne uygun kanaldan teslim edilmelidir.

Yalnızca yazdırılmış kâğıt veya PDF dosyası saklamak, elektronik belgenin bütün kayıtlarını temsil etmeyebilir. Orijinal veri, belge numarası, düzenleme tarihi, gönderim durumu ve ilgili işlem kayıtları birlikte korunmalıdır.

Alıcıya e-posta, portal, çıktı veya başka bir kanal üzerinden yapılan teslimin işletme tarafından izlenebilir olması gerekir. E-posta adresinin yanlış yazılması veya gönderimin başarısız olması ayrıca kontrol edilmelidir.

Şantiyede teslim alan kişinin adı, imzası, teslim tarihi ve eksik ürün notu faturanın yerine geçmez. Bu bilgiler, faturadaki malzeme ve miktarların gerçekten teslim edildiğini destekleyen yardımcı kayıtlardır.

İşletme, belge erişimini görev bazında sınırlandırmalıdır. Satış personeli müşteri kartını güncelleyebilirken, iptal veya muhasebe düzeltmesi gibi yetkiler sorumlu personele bırakılabilir.

Saklama süresi, e-belge türü ve işletmenin yükümlülüklerine göre mevzuatla belirlenir. Sistem seçerken veri dışa aktarma, yedekleme, kullanıcı yetkisi ve geçmiş belgelere erişim seçeneklerini sorun.

Ay sonunda satış raporu, depo çıkışı, teslim tutanakları ve muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır. Eksik veya mükerrer belge tespit edilirse dönem kapanmadan mali müşavirle görüşülmelidir.

Arşiv klasörlemesinde belge numarası tek başına yeterli olmayabilir. Sipariş numarası, müşteri VKN'si, sevk veya teslim kaydıyla ilişki kurulması, denetim ya da müşteri itirazında doğru dosyaya ulaşmayı hızlandırır.

Depo ve muhasebe sistemleri farklı çalışıyorsa haftalık örneklem kontrolü yapılabilir. Örneğin seçilen faturaların ürün miktarı, sevk kaydı ve elektronik belge verisi aynı sırayla karşılaştırılır; farklar dönem sonuna bırakılmaz.

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura kesmeden önce hangi kontrol listesi uygulanır?

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura kesmeden önce kısa bir kontrol listesi kullanmak, yanlış belge ve eksik bilgi riskini azaltır. Liste, kasa satışlarında da şantiye sevkiyatlarında da uygulanabilir.

Aşağıdaki kontroller, faturayı göndermeden hemen önce satış personeli veya muhasebe çalışanı tarafından işaretlenmelidir.

• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, VKN veya TCKN bilgisiyle birlikte kontrol edilmiştir.
• Alıcının unvanı, ad-soyadı, vergi dairesi ve fatura adresi güncel müşteri kaydıyla uyuşmaktadır.
• Ürün adı, model veya ölçü bilgisi, miktar ve birim stok çıkışıyla aynı yazılmıştır.
• İskonto, nakliye, paketleme ve diğer ek kalemler doğru satırlarla ilişkilendirilmiştir.
• KDV ve varsa tevkifat uygulaması işlem şartlarına göre mali müşavir tarafından doğrulanmıştır.
• Fatura tarihi, sipariş tarihi, sevk kaydı ve teslim belgesi arasında açıklanamayan fark bulunmamaktadır.
• Şantiye teslim adresi ile alıcının yasal fatura adresi doğru alanlara yazılmıştır.
• Belgenin gönderim durumu, elektronik kaydı ve erişim bilgisi sistemde kontrol edilmiştir.

Bu liste özellikle gün içinde çok sayıda küçük satış yapan yapı marketlerde önemlidir. Gün sonunda yalnızca toplam ciroyu kontrol etmek, tek tek müşteri ve ürün hatalarını göstermeyebilir.

Kontör planlamasında kullanılan hizmetin sayım kuralı da bilinmelidir. efaturakontor.com sisteminde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle beklenen belge hacmi, yalnızca kesilen faturalarla sınırlı hesaplanmamalıdır.

Kontrol listesi, yalnızca gönderim anında değil, yeni personel eğitiminde de kullanılabilir. İlk hafta her işlem sorumlu çalışan tarafından gözden geçirilir; tekrar eden hata başlıkları listeye yeni bir kontrol olarak eklenir.

Özet: 5 maddede yapı malzemeleri e-arşiv fatura kontrolü

Yapı malzemeleri e-arşiv fatura sürecinin güvenilir olması, belgeyi oluşturduktan sonra değil, sipariş alınırken yapılan kontrollerle başlar. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamanın temel çerçevesini oluşturur.

Bu beş başlık, küçük işletmelerde siparişten arşive kadar sorumluluğun kimde olduğunu da görünür kılar. Her kontrolün yanında personel adı veya sistem kaydı tutulursa sonradan yapılan düzeltmeler daha kolay izlenir.

• Alıcıyı doğrulayın: Şirket müşterinin VKN ve e-Fatura kullanıcı durumunu, bireysel müşterinin gerekli kimlik ve iletişim bilgilerini işlemden önce kontrol edin.
• Belge türünü doğru seçin: Alıcının durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv kullanın; şirket adını görmekle yetinmeyin ve güncel GİB kayıtlarını dikkate alın.
• Ürünleri açık yazın: Seramik, boya, kablo, tesisat veya hırdavat ürünlerini miktar, birim, ölçü ve model bilgileriyle stok kaydına uygun gösterin.
• Teslimatı eşleştirin: Fatura adresini şantiye teslim adresinden ayırın; irsaliye, teslim tutanağı ve kısmi sevkiyat kayıtlarını aynı siparişle ilişkilendirin.
• Elektronik kaydı koruyun: Belgenin orijinal verisini, gönderim durumunu, düzeltme kayıtlarını ve ilgili ticari belgeleri mevzuata uygun süre boyunca erişilebilir tutun.

Mevzuat, vergi uygulamaları ve e-Belge kapsamları zaman içinde değişebilir. Bu nedenle belge türü, KDV, tevkifat, iptal ve saklama konularında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşletmeniz belge hacmine göre seçim yapacaksa SSS bölümündeki açıklamalardan ve kontör paketleri bilgilerinden yararlanabilir. Bu seçimde gelen ve giden belge sayısını ayrı ayrı hesaplayın.

efaturakontor.com, tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar sunar; ücretsiz e-fatura portalında mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresine sahiptir.