Turizm Acentesi e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Detaylı Rehber

Turizm acentesi e-Fatura e-arşiv ayrımında temel kural şudur: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv düzenlenir.

Bu rehber, seyahat acentesi sahiplerinin, çalışanlarının ve mali müşavirlerinin alıcı kontrolünü doğru yapmasına yardımcı olur. Ayrım; müşteri türünü, GİB kullanıcı durumunu, hizmetin niteliğini ve belgenin düzeltme sürecini birlikte değerlendirir. Sektöre özgü örnekler için turizm acentesi e-dönüşüm çözümleri sayfasındaki bilgileri de inceleyebilirsiniz.

Turizm acentesi e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki temel fark nedir?

Temel fark, faturanın gönderileceği alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmamasıdır. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise işlem e-Arşiv kurallarına giriyorsa e-Arşiv düzenlenir.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya elektronik ortamda gönderilen ticari faturadır. Alıcının vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgileriyle sistemde bulunması, belge kanalının belirlenmesinde temel kontroldür.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenip muhafaza edilen faturadır. Bireysel turist, e-Fatura kullanıcısı olmayan şirket veya uygun durumdaki diğer alıcılar bu kapsama girebilir.

Aynı turizm acentesi, aynı gün içinde iki farklı belge türü düzenleyebilir. Bir şirketin kurumsal seyahat hizmeti e-Fatura olabilirken, bireysel müşterinin şehir turu e-Arşiv olarak düzenlenebilir.

Belge türü, müşterinin acenteden tur satın almasıyla otomatik belirlenmez. Müşterinin e-Fatura kullanıcı durumu, işlemin yurtiçi veya yurtdışı niteliği ve geçerli e-belge kuralları birlikte incelenir.

Fatura kanalının farklı olması, hizmetin muhasebe niteliğini değiştirmez. Hizmet bedeli, komisyon, aracılık veya paket satışının nasıl kaydedileceği sözleşmeye ve mali müşavir değerlendirmesine göre belirlenir.

Yanlış belge türü seçmemek için önce alıcı bilgilerini, sonra GİB kullanıcı durumunu kontrol edin. Sadece müşterinin şirket olması veya yabancı pasaport göstermesi tek başına yeterli karar ölçütü değildir.

Rezervasyon ekranında belge türünü satış temsilcisinin tahminiyle sabitlemeyin. Alıcı bilgileri kaydedildikten sonra sorgu sonucu ve kontrol tarihi tutulmalıdır. Böylece aynı müşteri sonraki işlemde kullanıcı statüsü değiştiyse yeniden değerlendirilir.

Turizm acentesi hangi durumda e-Fatura kullanmak zorundadır?

Turizm acentesinin e-Fatura kullanma zorunluluğu, yalnızca turizm sektöründe faaliyet göstermesine göre belirlenmez. Faaliyet türü, işletmenin durumu, geçerli mevzuat ve GİB tarafından belirlenen şartlar birlikte değerlendirilir.

Bazı işletmeler belirli koşullar oluştuğunda e-Fatura uygulamasına geçmek zorunda olabilir. Bu koşullar yıllar içinde değişebildiği için eski ciro sınırlarını veya geçmiş tarihleri güncel bilgi gibi kullanmayın.

Acentenin faaliyet belgesi, vergi kaydı ve düzenlediği hizmet türleri mali müşavir tarafından incelenmelidir. Konaklama aracılığı, ulaşım bileti satışı, paket tur ve kurumsal seyahat hizmetleri farklı muhasebe akışları yaratabilir.

Bir acente e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, e-Fatura kullanıcısı olan alıcılara e-Fatura düzenler. Kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenecek belgeler için ayrıca e-Arşiv koşulları kontrol edilir.

GİB kullanıcı listesinde yer almak, alıcının belge adresine doğru gönderim yapılabilmesi açısından önemlidir. Vergi numarasını yanlış yazmak, doğru belge türünü seçmiş olsanız bile gönderim veya kabul sorununa yol açabilir.

İşletme gönüllü olarak e-Fatura kullanmaya başladığında da sistemsel yükümlülükler oluşabilir. Bu nedenle başvuru öncesinde belge senaryolarını, özel entegratör veya portal kullanımını ve saklama düzenini mali müşavirinizle planlayın.

Geçiş yükümlülüğü, e-Arşiv düzenleme yükümlülüğü ve elektronik saklama gereklilikleri aynı başlık değildir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yıllık güncellenen hadleri eski rakamlarla değerlendirmeyin.

Kontrolü uygulamak için acente önce kendi geçiş durumunu, sonra alıcıya düzenlenecek belge kanalını ayrı satırlarda kaydetmelidir. Bir yükümlülük doğmamışsa bile gönüllü kullanımın teknik ve saklama sonuçları mali müşavirle yazılı planlanmalıdır.

E-Arşiv Fatura turizm acentesinde ne zaman düzenlenir?

E-Arşiv Fatura, alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilse ve işlem e-Arşiv düzenleme kuralları içindeyse kullanılır. Bireysel turistlere yapılan birçok yurtiçi satışta ilk değerlendirilen belge türü e-Arşivdir.

Örneğin acente, Türkiye’de yaşayan ve e-Fatura kullanıcısı olmayan bir müşteriye günübirlik tur satabilir. Müşterinin şirket sahibi olması veya vergi mükellefi bulunması, e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez.

Bir limited şirket e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, ilgili işlem için e-Arşiv değerlendirmesi yapılır. Ancak işletmenin kendi geçiş yükümlülüğü, özel işlem türü veya güncel mevzuat koşulları ayrıca incelenmelidir.

e-Arşiv belgesi, yalnızca bilgisayarda hazırlanmış sıradan bir PDF değildir. Belgenin yetkili yöntemle oluşturulması, gerekli bilgileri taşıması, sistemde kaydedilmesi ve alıcıya uygun şekilde iletilmesi gerekir.

Turizm acentesi, e-Arşiv belgesini portal veya kullandığı entegrasyon üzerinden oluşturabilir. Müşteriye gönderilecek kopya, sistemde oluşan belgenin yerine geçecek biçimde hazırlanmalı; elle değiştirilen dosya kullanılmamalıdır.

Bir müşterinin önceki rezervasyonunda e-Arşiv kullanılmış olması, sonraki satışta da aynı belgenin kesinlikle kullanılacağı anlamına gelmez. Yeni işlemde müşteri bilgilerini ve kullanıcı durumunu yeniden doğrulayın.

Belgenin e-Arşiv olması, her türlü vergi hesaplamasının otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez. Hizmetin vergisel niteliğini, oranını ve açıklamasını işlem belgeleriyle birlikte mali müşaviriniz kontrol etmelidir.

Satış ekranında müşteri tipi seçmek tek başına belge üretmemelidir. Kimlik bilgisi, kullanıcı sorgusu ve işlem türü tamamlanmadan belge numarası verilmemesi; yoğun sezonda sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.

Turizm acentesi için alıcı tipine göre hangi belge seçilir?

Alıcı tipi, turizm acentesinin e-Fatura veya e-Arşiv seçimini yönlendirir; ancak yabancı müşteriler ve özel işlemler için ek vergisel kontrol gerekir. Aşağıdaki tablo, günlük satış akışındaki temel ayrımı gösterir.

Tablodaki ilk belge değerlendirmesi, tek başına bütün vergisel sonucu göstermez. Özellikle acentenin kendi hizmeti ile başkası adına yaptığı aracılık ayrılmalı ve fatura açıklaması buna göre oluşturulmalıdır.

Kurumsal müşteri e-Fatura kullanıcısıysa, rezervasyonun otel tarafından onaylanması belge türünü değiştirmez. Acentenin faturayı kime ve hangi hizmet ilişkisiyle düzenlediği ayrıca belirlenir.

Bireysel müşteride ise ad, soyad, adres ve sistemin zorunlu gördüğü diğer alanlar eksiksiz alınmalıdır. Müşteri bilgilerini rezervasyon ekranından faturaya aktarırken yazım ve kimlik numarası kontrolü yapın.

Tablodaki yabancı alıcı satırı özellikle dikkat gerektirir. Yabancı pasaport veya yurtdışı adresi görmek, otomatik olarak ihracat faturası düzenleneceği anlamına gelmez.

Örneğin otel konaklamasını kendi adına satan acente ile yalnızca rezervasyon aracılığı yapan acentenin açıklamaları aynı olmamalıdır. Sözleşmede faturayı kimin keseceği yazılı değilse işlem tamamlanmadan tarafların sorumluluğunu netleştirin.

Turizm acentesi e-Fatura ve e-Arşiv üzerinde hangi bilgileri göstermelidir?

Fatura üzerinde alıcı, satıcı, hizmet, tutar ve vergisel hesaplamaya ilişkin zorunlu bilgiler doğru gösterilmelidir. Belgenin e-Fatura veya e-Arşiv olması, temel fatura bilgilerinin eksiksiz olma gereğini kaldırmaz.

Acentenin unvanı, vergi bilgileri, adresi ve iletişim alanları kayıtlarla uyumlu olmalıdır. Şube, merkez veya farklı şirket adına düzenlenen faturalar için doğru tüzel kişilik seçilmelidir.

Alıcının unvanı, adı, soyadı, adresi ve vergi veya kimlik bilgileri rezervasyon kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Kurumsal müşteride yetkili kişinin adı, şirket unvanının yerine kullanılmamalıdır.

Hizmet satırında yalnızca tur adı yazmak çoğu zaman yetersiz açıklama oluşturabilir. Seyahat tarihi, hizmet türü, kişi sayısı, rezervasyon veya sözleşme referansı sistem izin veriyorsa anlaşılır biçimde eklenmelidir.

Komisyon, aracılık bedeli ve paket satış bedeli aynı muhasebe anlamına gelmeyebilir. Acentenin sözleşmede hangi bedeli kendi geliri olarak kaydettiği, fatura satırlarının ve açıklamanın oluşturulmasında belirleyicidir.

Para birimi, kur bilgisi, vergi oranı ve toplam tutar birbirini desteklemelidir. Yabancı para kullanılan işlemlerde hangi kurun ve hangi tarihin uygulanacağı konusunda güncel muhasebe yaklaşımını mali müşavirinizden alın.

Rezervasyon formu, voucher veya e-posta teyidi faturanın yerini tutmaz. Bu belgeler hizmetin dayanağını açıklayabilir; ancak düzenlenmesi gereken e-belgenin yerine geçirilmemelidir.

Fatura taslağında rezervasyon kodunu kullanmak, müşterinin hizmeti hangi tarihte aldığını izlemeyi kolaylaştırır. Ancak bu kod, zorunlu alıcı bilgileri veya vergisel açıklama yerine geçmez; yalnızca destekleyici referans olarak kalır.

Turizm acentesi doğru e-belgeyi nasıl düzenler?

Doğru e-belge düzenleme sırası, müşteri bilgilerinin alınmasıyla başlar ve gönderim durumunun kaydedilmesiyle tamamlanır. Her rezervasyonu yalnızca satış tutarı üzerinden değil, alıcı ve işlem türü üzerinden değerlendirin.

1. Rezervasyon sahibinden unvan, ad-soyad, VKN veya TCKN ve fatura adresini alın.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını GİB listesi veya kullandığınız sistem üzerinden sorgulayın.
3. İşleme uygun e-Fatura veya e-Arşiv senaryosunu seçin ve alıcı bilgilerini sistemde doğrulayın.
4. Hizmet açıklamasını, hizmet tarihini, bedeli, vergisel alanları ve varsa referans numarasını girin.
5. Belgeyi göndermeden önce alıcı, tutar, para birimi ve şirket bilgilerini ikinci kez karşılaştırın.
6. Gönderim, teslim, kabul veya hata durumunu kaydedin ve belgenin saklama kaydını kontrol edin.

Bu adımlar, özellikle telefondan alınan rezervasyonlarda veri hatasını azaltır. Satış danışmanı bilgileri girse bile son kontrolü, fatura düzenleme yetkisi olan sorumlu personel yapmalıdır.

Yeni müşteri için bir kez yapılan kontrolü kalıcı varsaymayın. Şirket birleşmesi, vergi numarası değişikliği, e-Fatura geçişi veya rezervasyonun farklı bir tüzel kişiye devri belge türünü etkileyebilir.

Toplu faturalama kullanıyorsanız, aynı alıcıya ait kayıtların gerçekten aynı hizmet ve döneme ilişkin olduğunu doğrulayın. Farklı müşterileri tek belgede birleştirmek, e-belge kontrolünü zorlaştırır.

Gönderim tamamlandıktan sonra yalnızca müşteriye e-posta ulaşıp ulaşmadığına bakmayın. Sistem durumunu, belge numarasını ve muhasebe aktarımını birlikte kontrol edin.

Uzman notu: e-Fatura kullanıcısı sorgusunu belgeyi göndermeden hemen önce tekrarlayın; rezervasyon tarihi ile fatura tarihi arasında statü değişebilir.

Operasyon sorumlusu, taslak ekranındaki alıcı unvanını rezervasyon sözleşmesiyle karşılaştırmalı ve muhasebe sorumlusu vergisel alanları kontrol etmelidir. İki aşamalı onay, özellikle grup satışlarında tek kişinin gözden kaçırdığı hataları yakalar.

Turizm acentesi yanlış e-Fatura veya e-Arşiv düzenlerse ne yapar?

Yanlış belge düzenlendiğinde önce hatanın türünü belirleyin; iptal, itiraz, iade veya yeni belge işlemlerinden hangisinin uygulanacağını senaryo ve mevzuata göre seçin.

Yanlış alıcıya gönderim, hatalı vergi numarası, yanlış tutar ve yanlış belge türü aynı sorun değildir. Her biri için sistemde farklı işlem gerekebilir; tek çözüm olarak yeni fatura kesmek doğru değildir.

Yanlış: Alıcının şirket olduğunu görmek, otomatik olarak e-Fatura düzenlemek için yeterlidir. Doğru: Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilmelidir.

Belge henüz tamamlanmadan fark edilen yazım hatası, taslak aşamasında düzeltilmelidir. Gönderilmiş veya alıcı sistemine iletilmiş belgelerde ise uygulamadaki ilgili iptal, red, itiraz veya iade akışı incelenmelidir.

İade faturası, her hatalı faturanın otomatik düzeltme yöntemi değildir. Gerçekten bir mal veya hizmet iadesi bulunup bulunmadığı, muhasebe kaydı ve tarafların işlem ilişkisi birlikte değerlendirilmelidir.

İptal, itiraz ve iade süreçlerinin süreleri belge senaryosuna ve mevzuata göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; sistemde rastgele belge silmeyin.

Düzeltme sonrasında rezervasyon dosyasına açıklama, eski belge numarası, yeni belge numarası ve onay kayıtları eklenmelidir. Bu izleme, müşteri itirazı veya dönem sonu mutabakatında işlemin nedenini gösterir.

Yanlış belgenin ekran görüntüsünü saklamak tek başına yeterli kayıt oluşturmayabilir. Belgenin elektronik kopyasını, sistem durumunu ve muhasebe açıklamasını birlikte arşivleyin.

Yanlış: Yanlış VKN ile gönderilen faturanın PDF dosyasını değiştirip yeniden göndermek yeterlidir. Doğru: Belgenin sistem durumunu ve uygulanacak resmi düzeltme akışını kontrol ederek işlem kayıtlarını birlikte saklayın.

Yabancı turistte turizm acentesi e-Fatura mı e-Arşiv mi kullanır?

Yabancı turistte belge seçimi, pasaport bilgisine göre tek başına yapılmaz; hizmetin nerede verildiği, alıcının niteliği ve işlemin vergisel yapısı birlikte incelenir.

Türkiye’de bireysel turistin satın aldığı şehir turu veya transfer hizmetinde e-Arşiv gündeme gelebilir. Ancak acentenin hizmeti kimin adına sunduğu, bedeli kimin tahsil ettiği ve faturanın kime kesileceği netleştirilmelidir.

Yurtdışındaki bir tur operatörüne verilen aracılık veya organizasyon hizmetinde ihracat ve hizmetin yararlanıldığı yer kuralları önem kazanabilir. Yabancı vergi numarası bulunması, tek başına belirli bir belge türünü kesinleştirmez.

Yabancı para ile tahsilat yapılması da e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını tek başına belirlemez. Para birimi, vergisel hesaplama, kur uygulaması ve fatura açıklaması ayrı kontroller olarak yürütülmelidir.

Pasaport, voucher, otel teyidi ve ödeme dekontu işlem dosyasını destekler. Bu belgelerden birinin bulunması, gerekli e-belge düzenleme adımının atlanmasına gerekçe oluşturmaz.

Vergiden istisna, özel fatura, tax-free veya ihracat benzeri uygulamalar ayrı mevzuat koşulları taşıyabilir. Acente, bu ifadeleri müşteri talebiyle belgeye eklememeli; işlem uygunluğunu önce mali müşaviriyle incelemelidir.

Yabancı müşteri senaryolarında güncel düzenlemeler değişebildiğinden, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle hizmetin Türkiye’de mi, yurtdışında mı yararlanıldığına ilişkin belgeleri dosyalayın.

Yabancı tur operatörüyle çalışırken sözleşme, ödeme yapan taraf ve hizmetten yararlanan tarafı aynı tabloda gösterin. Bu üç bilgi farklıysa fatura alıcısı ile hizmetin vergisel değerlendirmesi karıştırılmamalıdır.

Turizm acentesi e-Fatura ve e-Arşiv kontörünü nasıl hesaplar?

Turizm acentesinin kontör hesabı, gönderilen ve alınan belgelerin toplamı üzerinden yapılmalıdır; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Örneğin acente bir ay içinde otellerden 70 e-Fatura alır ve müşterilerine 130 e-Fatura veya e-Arşiv gönderirse, yalnızca giden 130 belgeyi değil toplam 200 belgeyi planlamalıdır.

Gelen belge sayısı, otel, ulaşım firması, rehberlik hizmeti sağlayıcısı ve diğer tedarikçiler arttıkça yükselebilir. Bu nedenle aylık kontör ihtiyacını sadece satış faturalarının adedine bakarak tahmin etmeyin.

Yanlış: Sadece kestiğim faturaları sayarım; gelen belgeler kontör hesabına girmez. Doğru: Gelen ve giden her belge için 1 kontör düşüşünü aylık plana dahil ederim.

Kontör planında son üç ayın gelen ve giden belge sayılarını ayrı ayrı çıkarın. Sezon yoğunluğu, grup turları, erken rezervasyon ve yaz dönemindeki artışlar için ayrıca güvenlik payı bırakın.

Tek havuz kontör yapısı, tanımlı e-belgelerde ortak kullanım planı kurulmasına izin verir. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemleri aynı havuz planında izlenebilir.

Düzenli raporda tarih, belge türü, yönü, alıcı veya gönderici ve işlem durumu bulunmalıdır. Taslakları ve iptal edilen belgeleri raporda ayrı göstermek, gerçek tüketim ile operasyon kayıtlarını karıştırmanızı önler.

Kontör ihtiyacını hesaplarken acentenin yalnızca bugünkü satış hacmini değil, tedarikçi faturalarını ve beklenen sezon artışını da dikkate alın. Paket seçimi öncesinde güncel kullanım raporunu çıkarın.

Örneğin yaz sezonunda 300 giden ve 180 gelen belge bekleyen bir acente, planını yalnızca 300 satış üzerinden kurarsa tedarikçi akışını eksik hesaplar. Gerçek ihtiyaç, iki yönün toplamı ve işletmenin güvenlik payıyla izlenmelidir.

Turizm acentesi e-Fatura ve e-Arşiv portalını nasıl yönetir?

Portal seçimi, acentenin işlem sayısına, muhasebe bağlantısına ve rezervasyon sistemine veri aktarımı ihtiyacına göre yapılır. Az sayıda belge düzenleyen acente ile yüksek hacimli acentenin ekran ihtiyacı aynı değildir.

Ücretsiz e-Fatura portalı; mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama gibi temel takip ihtiyaçlarını tek çalışma alanında sunabilir. Ayrıntılı özellikleri e-Fatura portalı sayfasından kontrol edebilirsiniz.

Portal kullanan acente, her gelen belgeyi gelen kutusunda; düzenlediği belgeyi giden kutusunda izlemelidir. Belge durumu, gönderim tarihi, müşteri bilgisi ve muhasebe aktarımı düzenli aralıklarla karşılaştırılmalıdır.

e-Arşiv işlemlerinin ekran, gönderim ve saklama adımlarını ayrıca tanımak gerekir. Bunun için e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki uygulama kapsamını inceleyip kendi satış akışınızla karşılaştırın.

Rezervasyon veya muhasebe yazılımı kullanılıyorsa entegrasyon, müşteri bilgilerinin otomatik aktarılmasını sağlayabilir. Yine de otomatik aktarım, VKN, hizmet açıklaması ve tutar kontrollerinin personel tarafından yapılması gereğini ortadan kaldırmaz.

Yetki yönetiminde satış personeli, fatura sorumlusu ve mali müşavir için farklı erişim seviyeleri belirleyin. Kullanıcı ayrıldığında veya görev değiştiğinde erişimini kapatmak, müşteri ve belge güvenliği açısından önemlidir.

Saklama özelliği, işletmenin kendi dosyalama düzenini tamamen ortadan kaldırmaz. Rezervasyon, sözleşme, ödeme, iptal ve düzeltme kayıtlarını belge numarasıyla ilişkilendirerek gerektiğinde hızlı erişilecek şekilde düzenleyin.

Portalda günlük işlem yapan personel ile aylık rapor alan mali müşavirin görevleri ayrılmalıdır. Her kullanıcı aynı belgeyi değiştirebiliyorsa, kim tarafından hangi kontrolden sonra gönderildiği sonradan anlaşılamayabilir.

Küçük bir turizm acentesi e-Fatura e-Arşiv seçimini nasıl yapar?

Üç çalışanlı örnek bir Kapadokya acentesinde doğru yöntem, her satıştan önce alıcı profilini ve hizmet ilişkisini kontrol etmektir; belge seçimi müşteri talebine bırakılmamalıdır.

Acente, yerli bir şirketin çalışanlarına düzenlediği kurumsal gezi faturası için önce şirketin VKN bilgilerini sorgular. Şirket e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse geçerli e-Arşiv akışı değerlendirilir.

Aynı acente, bireysel bir turistten şehir turu ücreti aldığında müşterinin kimlik ve adres bilgilerini alır. Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse ve özel bir istisna yoksa e-Arşiv sürecini uygular.

Acente, otelden aldığı konaklama hizmeti için gelen e-Faturayı da gelen kutusunda kontrol eder. Bu belge, müşteriye düzenlenecek faturadan ayrı bir işlemdir ve kontör hesabında ayrıca dikkate alınır.

• Rezervasyon kaydındaki müşteri adı ile fatura alıcısının aynı kişi veya tüzel kişilik olduğunu doğrulayın.
• VKN veya TCKN bilgisini sisteme aktardıktan sonra e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol edin.
• Hizmetin acenteye mi, müşteriye mi, yoksa başka bir işletmeye ait olduğunu sözleşmeyle karşılaştırın.
• Yabancı müşterilerde pasaport, adres, hizmet yeri ve vergisel senaryo bilgilerini ayrı dosyalayın.
• Gönderim ve kabul durumunu kontrol ederek belge numarasını rezervasyon kaydına ekleyin.

Bu örnekte satış personeli yalnızca tutarı girerse hata riski yükselir. Alıcı türü ve belge durumu için sistemde zorunlu kontrol alanları oluşturmak, yoğun sezonda manuel unutmayı azaltır.

Küçük işletmelerde mali müşavirle haftalık kısa kontrol yapılması da yararlı olabilir. Özellikle yeni kurumsal müşteri, yabancı tur operatörü veya yüksek tutarlı grup rezervasyonu geldiğinde işlem öncesi görüşme yapın.

Bu acente için basit bir karar kuralı oluşturulabilir: önce alıcı sorgusu, sonra hizmet ilişkisi, ardından belge ve gönderim kontrolü. Kural, yoğun sezonda yeni personelin yalnızca müşteri beyanıyla işlem yapmasını engeller.

Özet: 5 maddede turizm acentesi e-fatura e-arşiv ayrımı

Turizm acentesi e-fatura e-arşiv ayrımının özeti, alıcının kullanıcı durumu ile işlemin vergisel niteliğini birlikte kontrol etmektir.

• Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, temel kural olarak alıcıya e-Fatura düzenlenir ve gönderim bilgileri sistemden doğrulanır.
• Alıcı kayıtlı değilse, işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv Fatura oluşturulur; yalnızca PDF gönderimi her durumda yeterli kabul edilmez.
• Şirket olmak, yabancı pasaport taşımak veya yabancı para kullanmak belge türünü tek başına belirlemez; işlem koşulları ayrıca incelenir.
• Yanlış belge türü, tutar veya alıcı bilgisi fark edildiğinde iptal, itiraz, iade ya da yeni belge yolu senaryoya göre seçilir.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için acente aylık tüketimini iki yönü birlikte sayarak planlar.

Belge türünü seçmeden önce alıcı bilgilerini alın, GİB kullanıcı durumunu sorgulayın, hizmet ilişkisinin niteliğini netleştirin ve gönderim kaydını saklayın. Mevzuat hadleri ve süreleri değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu beş kontrolü rezervasyon, faturalama ve muhasebe ekiplerinin ortak prosedürüne dönüştürün. Prosedürde sorumlu kişi, kontrol ekranı, kayıt alanı ve istisna halinde aranacak mali müşavir belirtilmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; paket seçeneklerini kontör paketleri sayfasından görebilirsiniz. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri acentenin belge planına göre değerlendirilebilir.