Turizm acentesi e-Fatura hataları: En Sık Hatalar ve Çözümleri

Turizm acentesi e-fatura hataları en çok alıcı bilgilerinin, belge türünün, hizmet kaleminin, tarihinin ve iptal sürecinin yanlış girilmesinden doğar. Çözüm, GİB kurallarını acentenin rezervasyon ve muhasebe akışıyla birlikte kontrol etmektir.

Bu rehber; bilet, konaklama, tur, transfer ve komisyon işlemlerini yöneten acente sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlandı. Amaç, hatalı belgenin neden oluştuğunu bulmak, düzeltme yöntemini seçmek ve tekrarını önleyen bir kontrol sırası kurmaktır.

Turizm acentesi e-fatura hataları en çok hangi alanlarda görülür?

Turizm acentesi e-fatura hataları en çok müşteri tanımı, hizmet ayrımı, belge senaryosu, tarih ve tutar kontrollerinde görülür. Bu alanlar, rezervasyon sisteminden muhasebe programına veri aktarılırken birbirinden kopabilir.

Bir acente aynı satışta uçak bileti, otel konaklaması, transfer ve kendi hizmet bedelini birlikte yönetebilir. Ancak her kalemin satıcısı, alıcısı, açıklaması ve vergisel niteliği aynı olmayabilir. Tek satır kullanmak, muhasebe kayıtlarını zorlaştırır.

En yaygın hata, rezervasyonu yapan kişiyle faturanın düzenleneceği tarafın aynı kabul edilmesidir. Örneğin şirket çalışanı rezervasyon yapabilir, fakat fatura şirket adına kesilebilir. Fatura öncesinde gerçek alıcı ve ödeme yapan taraf ayrıştırılmalıdır.

İkinci hata, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya ise yanlış belge gönderilmesidir. Alıcının güncel kayıt durumu ve belge tarihi birlikte kontrol edilmelidir.

Tarih hataları da önemlidir. Rezervasyon tarihi, hizmetin gerçekleştiği tarih, ödeme tarihi ve fatura düzenleme tarihi farklı olabilir. Bu alanlar aynı kabul edilirse dönem, gelir ve mutabakat kayıtlarında uyuşmazlık oluşabilir.

Turizm dışındaki işletmelerde görülen benzer veri sorunlarını anlatan kırtasiye için e-Fatura hataları yazısındaki müşteri ve ürün kontrolü, acentelerdeki hizmet kalemleri için de uyarlanabilir.

Yanlış: Rezervasyon ekranındaki kişi adını doğrudan fatura alıcısı kabul etmek. Doğru: VKN, TCKN veya mevzuata uygun alıcı tanımlayıcısını ödeme ve sözleşme bilgileriyle karşılaştırmak.

Bir turizm acentesi e-Fatura yükümlülüğünü nasıl kontrol eder?

Bir turizm acentesinin e-Fatura yükümlülüğü; yalnızca turizm acentesi unvanına bakılarak belirlenmez. Vergi mükellefiyeti, faaliyet türü, güncel ciro koşulları, özel düzenlemeler ve GİB duyuruları birlikte incelenmelidir.

Önce işletmenin vergi levhası, faaliyet kodları ve tüzel kişi bilgileri çıkarılmalıdır. Ardından e-Fatura, e-Arşiv veya başka bir e-belge kapsamına giren işlemler bulunmalıdır. Bu değerlendirme, acentenin sadece bilet satıp satmadığına göre değişebilir.

GİB’in güncel duyuruları ve ilgili mevzuat, geçiş şartlarının temel kaynağıdır. Mevzuat hadleri ve uygulama tarihleri yıllık olarak değişebildiği için eski bir blog yazısındaki rakamla karar verilmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Başvuru veya aktivasyon öncesinde kullanılacak yöntem de belirlenmelidir. GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinin kullanıcı yetkileri, arşivleme, gelen kutusu ve gönderim akışı farklı olabilir.

Acentenin turizm acentesi sektör sayfasında yer alan iş akışları incelenirken bilet, otel, tur ve transfer satışlarının ayrı ayrı listelenmesi yararlı olur. Her işlem türü için alıcı, belge ve muhasebe sorumlusu atanmalıdır.

Kurulumdan önce bir test faturası hazırlanmalı, alıcı bilgileri ve hizmet açıklaması kontrol edilmelidir. Gerçek müşteriye gönderimden önce mali mühür, kullanıcı yetkisi, numara serisi ve entegrasyon bağlantısı denenmelidir.

• İşletmenin vergi ve faaliyet bilgileri güncel olarak kontrol edilmiştir.
• GİB’in güncel e-belge duyurusu ve geçiş şartları incelenmiştir.
• Fatura düzenleyecek kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
• Bilet, konaklama, tur ve transfer işlemleri ayrı satış akışlarına ayrılmıştır.
• Test belgesi alıcıya gönderilmeden önce iç kontrolden geçirilmiştir.
• Belge saklama ve düzeltme sorumlusu işletme içinde belirlenmiştir.

Turizm acentesi e-Fatura ile e-Arşiv faturasını nasıl doğru seçer?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura seçimi, öncelikle alıcının ilgili tarihteki e-Fatura kayıt durumuna ve işlemin güncel mevzuattaki niteliğine göre yapılır. İki belge, aynı müşteri grubuna gelişigüzel seçilmemelidir.

Genel işleyişte e-Fatura kayıtlı bir mükellefe e-Fatura düzenlenir. Alıcı e-Fatura sisteminde kayıtlı değilse e-Arşiv seçeneği gündeme gelebilir. Ancak istisnai işlemler, özel limitler ve sektör düzenlemeleri için güncel GİB kuralları ayrıca incelenmelidir.

Turizm acentesi, satıştan önce alıcının vergi kimlik bilgisini ve e-belge durumunu sorgulamalıdır. Özellikle kurumsal seyahatlerde rezervasyonu yapan kişi, hizmeti alan şirket ve ödemeyi yapan kuruluş farklı olabilir.

Yanlış: Tüm müşterilere tek belge türünü otomatik uygulamak. Doğru: Alıcının kaydı, işlem türü ve güncel mevzuat koşulunu aynı kontrol ekranında değerlendirmek.

Belge seçiminin ayrıntılı mantığını görmek isteyen işletmeler, e-Fatura ürün sayfasındaki temel akışı ve e-Arşiv fatura sayfasındaki belge ayrımını inceleyebilir. Emin olunmayan özel durumda mali müşavirden yazılı süreç talimatı alınmalıdır.

Turizm acentesi e-Fatura alıcı bilgilerini nasıl doğrular?

Turizm acentesi e-Fatura alıcı bilgilerini, rezervasyon formundan kopyalamak yerine vergi kimliği, unvan, adres ve müşteri türü üzerinden doğrulamalıdır. Alıcı bilgilerindeki tek karakter hatası bile belgenin reddedilmesine veya muhasebe eşleşmesinin bozulmasına neden olabilir.

Tüzel müşterilerde unvan, VKN, vergi dairesi ve adres bilgileri kontrol edilmelidir. Gerçek kişilerde ise kullanılacak TCKN veya mevzuata uygun diğer tanımlayıcı, müşterinin verdiği resmi bilgilerle karşılaştırılmalıdır.

Şirket çalışanının adı, kurumsal alıcının unvanı yerine yazılmamalıdır. Rezervasyon yapan kişi ile fatura alıcısı farklıysa, acente müşteri kartında bu iki bilgiyi ayrı alanlarda tutmalıdır. Böylece seyahat eden kişi bilgisi kaybolmadan doğru alıcıya belge düzenlenir.

Grup seyahatlerinde birden fazla katılımcı bulunabilir. Buna rağmen fatura tek şirket adına düzenlenecekse, grup liderinin adı açıklama alanında tutulabilir. Alıcı alanı ise faturayı muhasebeleştirecek gerçek müşteriyle eşleşmelidir.

Adres değişikliği, birleşme, unvan değişikliği veya vergi kimliği güncellemesi eski müşteri kartını etkileyebilir. Acente, sık kullanılan şirket kartlarını belirli aralıklarla ve her yeni rezervasyonda kritik alanlar bakımından gözden geçirmelidir.

Gönderimden önce alıcı bilgileri için dört aşamalı kontrol uygulanabilir: müşteri kartı, rezervasyon sözleşmesi, ödeme kaydı ve e-belge sorgusu. Bu kaynaklardan biri uyuşmuyorsa belge gönderilmeden önce işlem bekletilmelidir.

Yanlış: Müşteri kartındaki eski unvanı değiştirmeden fatura göndermek. Doğru: Yeni resmi bilgiyi doğrulamak, eski kartı pasifleştirmek ve aynı müşterinin mükerrer kartlarını birleştirmek.

Turizm acentesinde konaklama ve ulaşım hizmetleri faturaya nasıl yazılır?

Turizm acentesinde konaklama ve ulaşım hizmetleri, satılan hizmetin niteliğini, miktarını, tarih aralığını ve acentenin rolünü açıklayacak şekilde faturaya yazılmalıdır. Tek ve belirsiz bir paket satırı, sonraki mutabakatı zorlaştırır.

Konaklama için otelin veya konaklama sağlayıcısının adı, tarih aralığı, kişi ya da oda bilgisi ve hizmet açıklaması işletmenin kayıt düzenine uygun biçimde tutulabilir. Bilette taşıyıcı, sefer veya bilet referansı gibi ayırt edici bilgiler kullanılabilir.

Tur, transfer ve rehberlik hizmetleri aynı kalem değildir. Satış sözleşmesi ve tedarikçi faturası farklı hizmetleri ayrı gösteriyorsa, acentenin kendi belgesi de mümkün olduğunca aynı ayrımı yansıtmalıdır. Açıklama, müşterinin ne satın aldığını anlaşılır biçimde belirtmelidir.

Vergi oranı, istisna, tevkifat veya başka bir vergisel uygulama varsa, ilgili hizmetin güncel mevzuattaki koşulu incelenmelidir. Oran ezberlenerek girilmemeli, hizmetin gerçek niteliği ve tedarik zinciri mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Bir acente, otelden aldığı konaklama hizmetini müşteriye yeniden satabilir veya sadece aracılık ve komisyon hizmeti sunabilir. Bu iki modelin fatura açıklaması ve muhasebe kaydı aynı olmayabilir. Sözleşme ve ödeme akışı birlikte incelenmelidir.

Fatura kalemlerinde miktar birimi de önemlidir. Gece, kişi, oda, bilet, araç veya tur gibi birimler, satış sözleşmesindeki tanımla uyumlu olmalıdır. Birim fiyat ve toplam tutar kontrolü, yuvarlama farklarını erken yakalar.

Hizmet tarihi fatura tarihinden farklıysa, açıklama alanında ilgili dönem veya rezervasyon referansı belirtilebilir. Belge tarihinin mevzuata uygunluğu ayrıca kontrol edilmelidir. Gecikmiş veya ileri tarihli işlem için mali müşavirin yönlendirmesi alınmalıdır.

Turizm acentesi komisyon ve paket satışlarını nasıl faturalandırır?

Turizm acentesi komisyon ve paket satışlarını, acentenin müşteriye sunduğu hizmet ile tedarikçiden aldığı hizmeti ayırarak faturalandırmalıdır. Acentenin satıcı mı, aracı mı olduğu belirlenmeden kalem oluşturmak doğru değildir.

Örneğin acente, otel rezervasyonunu kendi adına satıyorsa müşteriye sunulan hizmet ile tedarikçi faturası arasındaki ilişki farklı kurulabilir. Sadece aracılık yapıyorsa acentenin müşteriye veya tedarikçiye düzenlediği belge komisyon sözleşmesine göre değerlendirilir.

Komisyon oranı veya tutarı, rezervasyon bedelinin tamamı gibi gösterilmemelidir. Sözleşmede acentenin geliri komisyon olarak tanımlanmışsa fatura açıklaması, ödeme planı ve muhasebe kaydı bu modele uygun olmalıdır.

Paket satışlarında müşterinin ödediği toplam tutar, paketi oluşturan hizmetler ve acentenin hizmet bedeli ayrı izlenebilir. Bu ayrım, iptal olduğunda hangi kalemin iade edildiğini ve tedarikçiyle hangi tutarın mutabık kalacağını gösterir.

Kurumsal seyahatte şirket müşterisi acenteye toplam bedeli ödeyebilir. Ancak uçak bileti, otel ve acente hizmet bedelinin belgeleri farklı taraflardan gelebilir. Acente, kendi düzenlediği belgeyle tedarikçi belgesini birbirinin yerine kullanmamalıdır.

Uçak veya otobüs bileti işlemlerinde e-Bilet süreçleri bulunuyorsa, e-Biletin her durumda e-Fatura yerine geçtiği varsayılmamalıdır. Belgenin kim tarafından, hangi işlem için ve hangi mevzuat kapsamında düzenleneceği ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteriden tahsil edilen toplam paket tutarının tamamını acente komisyonu gibi kaydetmek. Doğru: Sözleşmedeki aracılık modelini, tedarikçi belgesini, müşteri faturasını ve komisyon kaydını birlikte incelemek.

Turizm acentesi yabancı müşteriye ve yabancı para işlemine nasıl fatura keser?

Turizm acentesi yabancı müşteriye fatura keserken müşteri tanımını, para birimini, kur bilgisini, hizmetin gerçekleşme yerini ve vergi uygulamasını birlikte kontrol etmelidir. Yabancı müşterinin bulunması tek başına belirli bir belge veya vergi sonucunu garanti etmez.

Önce müşterinin gerçek kişi mi, yabancı şirket mi olduğu belirlenmelidir. Şirket müşterisinde ticari unvan ve ülke bilgisi; gerçek kişide ise mevzuatın izin verdiği kimlik veya müşteri tanımlayıcısı kullanılmalıdır.

Yabancı para ile fiyatlanan hizmetlerde para birimi açıkça seçilmelidir. Türk lirası karşılığı gerekiyorsa kullanılacak kurun tarihi, kaynağı ve muhasebe yöntemi mali müşavirle netleştirilmelidir. Fatura ekranındaki kur alanı gelişigüzel doldurulmamalıdır.

Yurt dışındaki müşteriye verilen hizmetin Türkiye’deki konumu, hizmetten yararlanma yeri ve sözleşme şartları vergisel değerlendirmeyi etkileyebilir. Konaklama, Türkiye içi transfer ve yerinde tur gibi hizmetler aynı varsayımla incelenmemelidir.

Yabancı müşteride vergi numarası bulunmaması, alıcı alanlarının rastgele doldurulacağı anlamına gelmez. Kullanılan entegrasyonun yabancı alıcı için sunduğu alanlar ve GİB formatı kontrol edilmelidir. Sistem izin vermiyorsa gönderimden önce destek alınmalıdır.

Bir acente, yabancı tur operatörüne hizmet sunarken hem sözleşmeyi hem de fiili hizmet akışını saklamalıdır. Rezervasyon yazışmaları, ödeme kayıtları ve hizmet sağlayıcı belgeleri, fatura açıklamasını destekleyen ticari kanıtlar olarak düzenlenebilir.

Yanlış: Yabancı müşterinin ülkesini seçip kur ve vergi alanlarını kontrol etmeden belge göndermek. Doğru: Hizmetin niteliğini, yararlanma yerini, sözleşmeyi ve güncel vergi uygulamasını mali müşavirle değerlendirmek.

Turizm acentesi e-Fatura iptal ve iade işlemlerini nasıl düzeltir?

Turizm acentesi e-Fatura iptal ve iade işlemlerini, belgenin gönderim durumu, senaryosu, alıcı yanıtı ve ticari işlemin gerçek sonucu üzerinden yürütmelidir. Gönderilmiş faturayı sistemden silmek, geçerli bir düzeltme yöntemi değildir.

Belge henüz gönderilmediyse taslak üzerinde alıcı, hizmet kalemi, tarih ve tutar düzeltilir. Gönderim tamamlandıysa yapılacak işlem, belgenin senaryosuna ve güncel e-Fatura kurallarına göre belirlenir. Alıcıyla yapılan yazışmalar saklanmalıdır.

Rezervasyon iptali, kısmi iade ve tarih değişikliği birbirinden farklıdır. Tüm paketin iptali ile yalnızca transfer kaleminin iptali aynı tutarı doğurmaz. İade belgesinde hangi hizmetin, hangi rezervasyonun ve hangi bedelin değiştiği açık olmalıdır.

Ticari senaryolu belgelerde alıcının yanıt süreci bulunabilir. Acente, karşı tarafın kabul veya ret işleminden önce mali müşavir ve müşteriyle iletişim kurmalıdır. Yanıt süresini ve teknik akışı güncel sistem kurallarıyla kontrol edin.

İptal edilen hizmet için tedarikçi de ayrı bir belge düzenleyebilir. Acente, müşteriye yapılan düzeltmeyi tedarikçi kaydıyla eşleştirmeden muhasebe kaydını kapatmamalıdır. Aksi halde müşteri bakiyesi ile tedarikçi bakiyesi farklı kalabilir.

Yanlış düzenlenen belgelerde düzeltme yöntemi, işlem tarihine ve muhasebe dönemine göre değişebilir. Özellikle dönem kapandıktan sonra yapılan iptallerde mali müşavirin talimatı olmadan yeni belge düzenlenmemelidir.

Yanlış: Rezervasyon iptalini faturayı silerek çözmeye çalışmak. Doğru: Belgenin durumunu, iade tutarını, alıcı yanıtını ve tedarikçi düzeltmesini birlikte belgelemek.

Turizm acentesi e-Fatura tarih ve gönderim akışını nasıl yönetir?

Turizm acentesi e-Fatura tarih ve gönderim akışını, satışın oluştuğu anı, hizmet tarihini, tahsilatı ve mevzuattaki düzenleme süresini ayırarak yönetmelidir. Rezervasyon tarihiyle fatura tarihinin her zaman aynı olduğu varsayılmamalıdır.

İlk adım, rezervasyon kaydının tamamlanmasıdır. Müşteri, hizmet türü, tedarikçi, satış bedeli, komisyon ve ödeme yöntemi eksikse fatura taslağı oluşturulmamalıdır. Eksik kayıt, sonradan açıklama ve iade işlemlerini artırır.

1. Rezervasyon ve sözleşme bilgilerini müşteri kartıyla karşılaştırın.
2. Alıcının e-Fatura veya e-Arşiv durumunu güncel olarak kontrol edin.
3. Satılan hizmetleri bilet, konaklama, transfer, tur ve komisyon olarak ayırın.
4. Belge tarihi, hizmet tarihi, para birimi ve tutar alanlarını inceleyin.
5. Faturayı yetkili kullanıcıya kontrol ettirip uygun kanaldan gönderin.
6. Gönderim sonucu, belge numarası ve müşteri bildirimini kayıt altına alın.
7. Gelen yanıt, ödeme ve tedarikçi belgesiyle dönemsel mutabakat yapın.

Bu sıralama, rezervasyon ekibiyle muhasebe ekibinin aynı veriyi kullanmasını sağlar. Ancak her acentenin yazılımı ve sözleşme yapısı farklı olabilir. Otomatik akış, insan kontrolünün yerini almamalıdır.

Gönderimden sonra belge numarası, durum kodu ve alıcıya iletim sonucu kontrol edilmelidir. Başarısız gönderim, taslakta kalan belge veya teknik hata fark edildiğinde aynı faturayı tekrar tekrar göndermek yerine hata nedeni incelenmelidir.

Fatura tarihi ile hizmet dönemi uyuşmuyorsa açıklama alanı yardımcı olabilir, fakat açıklama mevzuata aykırı bir tarihi düzeltmez. Tereddüt edilen durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Turizm acentesi gelen e-Fatura belgelerini nasıl kontrol eder?

Turizm acentesi gelen e-Fatura belgelerini, tedarikçi, rezervasyon, hizmet ve ödeme kayıtlarıyla eşleştirmeden kabul etmemelidir. Gelen belge doğru görünse bile yanlış rezervasyona veya farklı müşteriye ait olabilir.

Otelden, taşıma şirketinden, rehberden veya yazılım tedarikçisinden gelen faturalarda hizmet dönemi ve rezervasyon referansı aranmalıdır. Belge alıcısı doğru olsa bile açıklama, tutar veya hizmet miktarı uyuşmuyorsa tedarikçiden açıklama istenmelidir.

Gelen kutusunda belgenin kabul, ret veya bekleme durumları takip edilmelidir. Teknik olarak alınmış bir belgenin muhasebe açısından onaylanması ayrı bir kontroldür. Bu iki aşama tek işlem gibi değerlendirilmemelidir.

Gelen belgeler, ilgili rezervasyon ve ödeme kaydıyla ilişkilendirilmelidir. Örneğin otel faturası, konaklayan grup ve ilgili tur koduyla eşleşmelidir. Böylece acente, müşteriden tahsil ettiği tutarla tedarikçiye ödediği tutarı izleyebilir.

Kontör planlamasında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca müşterilere kesilecek faturaları saymak yeterli değildir; tedarikçilerden gelen e-Faturalar da aylık belge tahminine eklenmelidir.

Portal veya entegratör seçerken gelen-giden kutusu, belge arama, dışa aktarma, kullanıcı yetkisi ve saklama özellikleri kontrol edilmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama gibi özelliklerin kapsamı ayrıca incelenmelidir.

Her belge için dosya adı, rezervasyon kodu, tedarikçi ve dönem bilgisi gibi iç referanslar kullanılabilir. Resmi belgenin bütünlüğü bozulmadan yapılan bu sınıflama, denetim ve mutabakat sırasında arama süresini kısaltır.

Turizm acentesi e-fatura hatalarını küçük bir işletme nasıl önler?

Turizm acentesi e-fatura hatalarını küçük bir işletme, tek sorumlu atayıp iki aşamalı kontrol uygulayarak azaltabilir. Üç veya dört kişilik acentede herkesin her işi yapması, son kontrolün sahipsiz kalmasına neden olabilir.

Örneğin Ayşe Hanım’ın küçük acentesi, şehir içi transfer, otel ve uçak bileti satmaktadır. Rezervasyon çalışanı müşteri ve hizmet bilgilerini girer; muhasebe sorumlusu alıcı, belge türü ve tutarı gönderimden önce kontrol eder.

Bu modelde rezervasyon çalışanı fatura alıcısını kendi tahminine göre değiştiremez. Şirket müşterisinin resmi bilgisi eksikse kayıt beklemeye alınır. Böylece satış kaybetme kaygısıyla yanlış VKN veya yanlış unvan girilmesi önlenir.

Her günün sonunda gönderilen belgeler, başarısız işlemler ve gelen faturalar kısa bir raporda izlenebilir. Haftalık olarak da iptal, iade, bekleyen yanıt ve tedarikçi mutabakatı kontrol edilmelidir.

• Rezervasyon kodu faturadaki hizmet açıklamasıyla eşleşiyor mu?
• Faturadaki alıcı, ödeme yapan ve sözleşmedeki müşteri aynı kişi veya kuruluş mu?
• Belge türü, alıcının kayıt durumu ve işlem niteliğiyle uyumlu mu?
• Konaklama, bilet, transfer, tur ve komisyon kalemleri ayrıştırılmış mı?
• Para birimi, kur, toplam tutar ve vergisel alanlar kontrol edilmiş mi?
• İptal veya iade varsa tedarikçi ve müşteri kayıtlarıyla eşleştirilmiş mi?
• Gönderim sonucu, belge numarası ve saklama kaydı tamamlanmış mı?

Uzman notu: Küçük acentelerde en etkili kontrol, faturayı gönderen kişinin kendi girişini tek başına onaylamamasıdır. İkinci kişinin yalnızca alıcı, belge türü ve toplam tutarı kontrol etmesi bile tekrar eden hataları belirgin biçimde azaltır.

Bu kontrol, her durumda aynı ayrıntıda uygulanmayabilir. Düşük riskli ve tekrarlı işlemlerde otomasyon kullanılabilir; fakat yeni müşteri, yabancı para, grup rezervasyonu ve iade işlemleri mutlaka ikinci gözden geçirme gerektirir.

Özet: 5 maddede turizm acentesi e-fatura hataları

Turizm acentesi e-fatura hatalarını önlemek için müşteri verisini, belge türünü, hizmet kalemini, tarihi ve düzeltme sürecini tek bir kontrol zincirinde birleştirin. Aşağıdaki beş madde, günlük operasyon için uygulanabilir bir başlangıç çerçevesi sunar.

Bu maddeler, bilet ve konaklama ağırlıklı acentelerde olduğu kadar tur, transfer, rehberlik ve kurumsal seyahat işlemlerinde de kullanılabilir. Özel mevzuat veya sıra dışı sözleşme varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Alıcıyı doğrulayın: Rezervasyonu yapan kişiyle faturanın düzenleneceği tarafı ayırın. Unvan, VKN, TCKN, adres ve müşteri türünü resmi bilgilerle karşılaştırmadan belge göndermeyin.
• Belge türünü seçin: e-Fatura ve e-Arşiv kararını alıcının güncel kayıt durumu, işlem türü ve yürürlükteki kurallara göre verin. Tek belge türünü herkese otomatik uygulamayın.
• Hizmeti ayrıştırın: Bilet, konaklama, transfer, tur ve komisyon kalemlerini sözleşme ve tedarikçi belgeleriyle uyumlu açıklayın. Paket bedelini açıklamasız tek satırda bırakmayın.
• Tarihi ve düzeltmeyi yönetin: Rezervasyon, hizmet, ödeme ve fatura tarihlerini karıştırmayın. Gönderilmiş belgeyi silmek yerine senaryo, iade, ret veya düzeltme akışını kayıt altına alın.
• Gelen belgeyi de sayın: Tedarikçi faturalarını rezervasyon ve ödeme kayıtlarıyla eşleştirin. Kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü dikkate alın.

Kontör planı arayan acenteler, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz paketlerini 100 ile 500.000 kontör arasında inceleyebilir; ücretsiz e-fatura portalı da sunulur.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur; seçimden önce gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü hesaplayın.