Turizm Acentesi İçin e-Arşiv Fatura Kuralları: Sık Hatalar

Turizm acentesi e-arşiv fatura kurallarının temeli, alıcının e-Fatura statüsünü doğru sorgulamak, hizmeti ve tarafları eksiksiz göstermek, faturayı mevzuata uygun elektronik kanaldan raporlamaktır. Paket tur, konaklama, ulaşım ve yabancı müşteri işlemleri aynı şablonla yönetilmez.

Bu rehber, acente sahibi, operasyon sorumlusu ve mali müşavir için düzenleme kararını somutlaştırır. Hangi alıcıya hangi belgenin gönderileceğini, komisyonla paket bedelinin nasıl ayrılacağını ve iptal öncesi hangi kontrollerin yapılacağını örneklerle açıklar.

Turizm acentesi e-arşiv fatura nedir ve hangi işlemlerde kullanılır?

Turizm acentesi e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefine veya son tüketiciye elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Alıcıya elektronik olarak iletilebilir; mevzuatın izin verdiği hallerde kağıt çıktı yöntemi de kullanılabilir. Belgenin yöntemi, alıcının statüsü ve işlemin niteliğine göre belirlenir.

Bir acente, rezervasyon formu oluşturduğu anda değil, gerçek satış veya hizmet işlemi oluştuğunda fatura sürecini başlatır. Alıcının VKN ya da TCKN bilgisi, e-Fatura kayıt durumu, hizmet tarihi, satış tarafı ve tahsilat bilgisi birlikte kontrol edilir. e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya genel kural olarak e-Fatura gönderilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasının yalnızca daha basit bir PDF kopyası değildir. Belgenin elektronik veri yapısı, sıra numarası, mali alanları ve GİB raporlama süreci bulunur. PDF, alıcıya okunabilir kopya olarak gönderilebilir; ancak tek başına PDF dosyası resmi elektronik belge yerine geçmez. [e-Arşiv Fatura ürün sayfasında] teknik işleyiş ve belge akışı incelenebilir.

Yanlış: Her müşteriye PDF gönderince e-Arşiv fatura kesilmiş olur. Doğru: Belge, yetkili uygulamada oluşturulmalı, mevzuata uygun numaralandırılmalı, gerekli raporlaması yapılmalı ve alıcıya geçerli yöntemle iletilmelidir.

Uzman notu: Rezervasyon ekranındaki müşteri türü ile fatura ekranındaki alıcı türünü her işlemde karşılaştırın.

Acentenin sadece aracı olduğu işlem ile kendi adına sattığı paket de aynı değerlendirilmez. Bu nedenle belge türü kadar, faturadaki satıcı bilgisinin ve gelirin doğru tarafa ait olması da önemlidir.

Rezervasyon ön ödemeyle kesinleşse bile tahsilat kaydı, hizmet kaydı ve fatura kaydı ayrı izlenmelidir. Avans veya ön ödeme bilgisi, satış faturasının yerine geçirilmemeli; muhasebe bağlantısı açıkça kurulmalıdır. Satış gerçekleşmemişse belge taslakta bırakılır.

Turizm acentesi e-arşiv fatura kime düzenlenir?

Turizm acentesi e-arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan şirketlere, bireysel müşterilere ve işlemin niteliğine uygun yabancı müşterilere düzenlenebilir. Kesin seçim, müşterinin vergi statüsü ve satışın hukuki niteliği birlikte incelenerek yapılır.

Yurt içindeki şirket müşteride ilk kontrol VKN, ticari unvan, adres ve e-Fatura kayıt durumudur. Şirket e-Fatura kullanıcısıysa müşterinin e-posta talebi belge türünü değiştirmez. Sistem üzerindeki alıcı sorgusu güncel değilse işlem durdurulmalı, GİB kayıtları ve mali müşavir görüşü karşılaştırılmalıdır.

Bireysel turistte ad, soyad, adres ve sistemin zorunlu tuttuğu kimlik bilgileri doğru yazılmalıdır. Otel rezervasyonundaki misafir adı ile faturadaki alıcı aynı kişi olmayabilir. Faturayı ödeyen şirket, hizmetten yararlanan çalışan ve rezervasyonu yapan kişi farklıysa, sözleşmedeki faturalama tarafı esas alınmalıdır.

Yabancı müşteri için ülke, şehir, açık adres, iletişim bilgisi ve sistemin istediği kimlik alanları kontrol edilir. Müşterinin Türkiye’de vergi mükellefi olup olmadığı, işlemin yurt içi hizmet mi yoksa ihracat niteliği mi taşıdığı ayrıca değerlendirilmelidir. [Turizm acenteleri sektör sayfasında] bu ayrımın operasyon süreçlerine etkisi görülebilir.

Yanlış: Müşteri e-posta adresi verdiği için otomatik olarak e-Arşiv fatura kesilir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kaydı, vergi statüsü ve işlemin tarafları kontrol edilir; sonra belge türü seçilir.

Örneğin küçük bir Kapadokya acentesi, otel konaklamasını bir şirket çalışanı için satıyorsa, faturayı kimin ödeyeceğini ve sözleşmede kimin alıcı olduğunu adım adım teyit eder.

Misafir adı tek başına yeterli değildir; çalışan yalnızca hizmet kullanıcısı olabilir. Şirket kartındaki unvan ve VKN son kez doğrulanır; ödeme hesabının farklı olması bu kontrolü ortadan kaldırmaz.

Turizm acentesi e-arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Turizm acentesi e-arşiv fatura düzenleme süreci, satış kaydıyla fatura kaydındaki bilgilerin eşleştirilmesiyle başlar. Aşağıdaki sıra, rezervasyon ve muhasebe ekiplerinin aynı kontrol noktalarını kullanmasına yardımcı olur.

1. Rezervasyon sözleşmesini açın ve hizmeti satan tarafın acente mi, tur operatörü mü olduğunu belirleyin.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini, unvanını ya da adını ve adresini doğrulayın.
3. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu sistemden kontrol ederek e-Fatura veya e-Arşiv seçimini yapın.
4. Konaklama, transfer, bilet, rehberlik ve komisyon kalemlerini gerçek işlem yapısına göre ayrı satırlara yazın.
5. Hizmet tarihi, miktar, birim fiyat, indirim, vergi alanları, para birimi ve ödeme bilgisini kontrol edin.
6. Belgeyi oluşturun, alıcıya geçerli kanaldan iletin, raporlama ve teslim durumunu sistemden izleyin.

Faturanın düzenlenme tarihi ile hizmet tarihi aynı alan değildir. Örneğin temmuz ayında gerçekleşen konaklama için ağustos ayında işlem yapılıyorsa, tarih alanlarının muhasebe kaydıyla uyumu ayrıca incelenmelidir. Geçmiş bir rezervasyonu bugünün tarihiyle kaydetmek her durumda doğru sonuç vermez.

GİB yanıtı, gönderim durumu ve alıcıya iletim kaydı saklanmalıdır. E-posta gönderiminin başarısız olması, belgenin mutlaka iptal edildiği anlamına gelmez. Önce belgenin sistem statüsü, raporlama sonucu ve alıcının iletişim adresi kontrol edilmelidir.

Fatura öncesi kontrolü satış ekibine, belge sonrası kontrolü muhasebe ekibine bırakmak hata riskini azaltır. Entegrasyon kullanılan acentelerde rezervasyon kodu, fatura numarası ve tahsilat kaydı arasında bağlantı kurulmalıdır.

Belgeyi kesinleştirmeden önce taslak ekranında rezervasyon kodunu açın, alıcı kartını yenileyin ve hizmet satırlarını sözleşmeyle karşılaştırın. Bu üç kontrol, yanlış müşteriye fatura gönderilmesini ve iptal sürecini azaltır.

Turizm acentesi e-arşiv faturada hangi bilgiler yer alır?

Turizm acentesi e-arşiv faturada satıcı, alıcı, belge, hizmet, vergi ve ödeme bilgilerinin işlemle uyumlu biçimde yer alması gerekir. Zorunlu alanlar kullanılan uygulamaya ve güncel mevzuata göre kontrol edilmelidir.

Satıcı bölümünde acentenin unvanı, adresi, vergi bilgileri ve elektronik belge için gerekli kimlik alanları bulunur. Alıcı bölümünde ise gerçek faturalama tarafının adı veya unvanı, vergi ya da kimlik bilgisi, adresi ve gerekiyorsa ülke bilgisi yazılır. Rezervasyon kişisiyle ödeme yapan şirketi karıştırmak burada sık hata oluşturur.

Belge numarası, düzenlenme tarihi, hizmet tarihi, sıra bilgisi, açıklama, miktar, birim fiyat, indirim, vergi matrahı ve toplam tutar kontrol edilmelidir. Paket turda tek açıklama kullanılması, içeriğin sözleşmeyle anlaşılmasını engelliyorsa konaklama, transfer ve diğer hizmetler ayrı satırlara ayrılabilir.

Para birimi yabancıysa fatura sistemindeki kur ve Türk lirası karşılığı alanları muhasebe uygulamasıyla uyumlu olmalıdır. Vergi oranı veya istisna seçimi yalnızca hizmet adından çıkarılmamalı, mali müşavir tarafından işlemin niteliğine göre doğrulanmalıdır.

İki farklı şehirde gerçekleşen hizmetler aynı rezervasyonda olsa bile şehir ve tarih ayrımı raporlama açısından önem taşıyabilir. Sadece yurt dışı turu yazmak, hangi hizmetin faturalandığını açıklamıyorsa tek başına yetersiz kalır.

Yurt içi satışta turizm acentesi e-arşiv fatura nasıl seçilir?

Yurt içi satışta turizm acentesi e-arşiv fatura seçimi, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına göre başlar. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa genel olarak e-Fatura, kayıtlı değilse ve işlem uygun kapsamdaysa e-Arşiv Fatura kullanılır.

Kurumsal müşterinin satın alma siparişinde e-posta adresi, departman adı veya rezervasyon kodu bulunabilir. Bunlar açıklama ve takip için yararlıdır; ancak e-Fatura kayıt durumunun yerine geçmez. Vergi numarası değişmiş, şirket unvanı güncellenmiş veya grup şirketi seçilmişse fatura oluşturulmadan önce kayıt düzeltilmelidir.

Yurt içi acente satışlarında otel, hava yolu veya tur operatöründen gelen belge müşteriye kesilecek belgeyle karıştırılmamalıdır. Tedarikçi faturası acentenin gider veya maliyet kaydıdır; müşteri faturası ise acentenin satış ya da aracılık modeline göre düzenlenir.

Parasal hadler, kapsam ve uygulama süreleri mevzuatla güncellenebilir. Eski bir blog yazısındaki rakamla karar vermek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yoğun sezon başlamadan önce belge türü ve kullanıcı listesi yeniden doğrulanmalıdır.

Alıcı kartı daha önce oluşturulmuş olsa bile eski kayıt kullanılmamalıdır. VKN ile unvanın birlikte doğrulanması, aynı gruba bağlı farklı şirketlerin karıştırılmasını önler. Şube adı açıklamaya yazılabilir.

Şube adı, rezervasyon kodu veya satın alma birimi açıklamaya eklenebilir; bunlar belge türünü belirlemez. Bu kontrol, ödeme hesabı farklı olsa da geçerlidir ve alıcıyı değiştirmez.

Yabancı müşteriye turizm acentesi e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Yabancı müşteriye turizm acentesi e-arşiv fatura kesmeden önce müşterinin Türkiye’deki vergi statüsü ve hizmetin yurt içi işlem mi, ihracat niteliği mi olduğu belirlenmelidir. Yabancı pasaport taşımak, tek başına her işlem için aynı belge ve vergi sonucunu doğurmaz.

Faturada ülke, şehir, açık adres, müşteri adı veya unvanı, iletişim bilgileri ve uygulamanın zorunlu tuttuğu kimlik alanları dikkatle doldurulur. Sistem pasaport veya kimlik numarası istiyorsa, bilgi belgeden kontrol edilerek girilmelidir. Okunmayan belge fotoğrafı üzerinden tahmin yaparak veri yazılmamalıdır.

Hizmet bedeli avro, dolar veya başka bir para birimindeyse döviz tutarı, kullanılan kur ve Türk lirası karşılığı muhasebe kaydıyla uyumlu olmalıdır. Kur seçiminin hangi tarihe göre yapılacağı işlem türüne göre değişebilir. Bu nedenle sistemin otomatik kurunu kontrol etmeden faturayı kesinleştirmek doğru değildir.

Yurt dışındaki müşteriye Türkiye’de verilen otel, transfer veya rehberlik hizmetinin vergisel niteliği; acentenin sözleşmesine, hizmetin nerede gerçekleştiğine ve tarafların rolüne bağlıdır. İstisna veya özel uygulama seçimi yalnızca müşterinin yabancı olmasına dayandırılmamalıdır. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Yabancı müşteriye her faturada otomatik olarak vergi istisnası uygulanır. Doğru: Hizmetin niteliği, gerçekleşme yeri, sözleşme ve mevzuat şartları birlikte incelenerek vergi alanı seçilir.

Karşı durum olarak, yabancı bir şirket Türkiye’de vergi mükellefi olarak kayıtlıysa yalnızca ülke alanına bakılarak bireysel müşteri seçilmez. Alıcı numarası, sözleşmedeki taraf ve hizmetin teslim yeri yeniden değerlendirilir.

Fatura kesilmeden önce pasaporttaki ülke ve kimlik bilgilerini iki kişi okuyabilir. Birinci çalışan veriyi girer, ikinci çalışan ekrandaki alanları belge görüntüsüyle karşılaştırır. Okunmayan veya eksik bilgi varsa tahminde bulunulmaz.

Paket turda turizm acentesi e-arşiv fatura nasıl hazırlanır?

Paket turda turizm acentesi e-arşiv fatura, acentenin aracı mı yoksa hizmeti kendi adına satan taraf mı olduğuna göre hazırlanır. Faturanın toplamı, sözleşmedeki gerçek satış modeli ve acentenin muhasebe kaydıyla uyumlu olmalıdır.

Acentenin yalnızca tur operatörü adına aracılık ettiği modelde, tur bedelinin tamamını kendi geliri gibi göstermek yerine komisyon ilişkisi incelenir. Kime hangi faturanın kesileceği sözleşmeye ve muhasebe modeline göre belirlenir. Bu ayrım yapılmadan doğrudan paket bedelini müşteriye faturalamak yanlış taraf ve yanlış gelir kaydı oluşturabilir.

Acentenin paketi kendi adına sattığı modelde, faturada konaklama, ulaşım, transfer, rehberlik veya etkinlik gibi bileşenler açıklanabilir. Bileşenlerin farklı vergi uygulaması veya farklı hizmet tarihi varsa ayrı satırlar kullanmak daha izlenebilir sonuç verir. Tek satır açıklama, hizmet içeriğini belirsiz bırakıyorsa tercih edilmemelidir.

Örnek açıklama; 12-15 Eylül tarihli konaklama, havaalanı transferi ve şehir turu hizmetleri şeklinde kurulabilir. Rezervasyon kodu, yolcu sayısı ve seyahat tarihi açıklamayı destekler. Ancak açıklama alanı, eksik alıcı bilgisini veya yanlış vergi seçimini düzeltmez.

Yanlış: Otelden gelen fatura toplamı müşteriye kesilecek faturaya aynen kopyalanır. Doğru: Sözleşme, aracılık komisyonu, kendi adına satış ve hizmet bileşenleri incelenerek faturalama modeli belirlenir.

İade edilen oda, kullanılmayan transfer veya değişen yolcu sayısı faturayı etkiliyorsa, önce hizmetin gerçekleşme durumu ve muhasebe kaydı kontrol edilir. Paket tur yapısı karmaşıksa belgeyi kesmeden önce mali müşavirden işlem bazlı teyit alınmalıdır.

Örneğin acente oteli kendi adına satın alıp müşteriye paket satıyorsa, tedarikçi faturası ile satış faturası ayrı kayıtlar olarak eşleştirilir. Oda gecesi ve transfer sayısı rezervasyon listesiyle karşılaştırılır; komisyon satırı bu eşleşmenin yerine geçmez.

Turizm acentesi e-arşiv fatura nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

Turizm acentesi e-arşiv fatura iptal veya düzeltme süreci, belgenin sistemdeki durumuna ve hatanın türüne göre yürütülür. Faturayı PDF klasöründen silmek, elektronik belgenin iptal edildiği anlamına gelmez.

Belge henüz oluşturulmadan fark edilen hata, taslak üzerinde düzeltilir. Belge oluşturulup gönderildiyse alıcı bilgisi, tutar, vergi, tarih veya hizmet içeriğindeki hatanın niteliği belirlenir. Kullanılan uygulamada iptal talebi, iade belgesi veya yeniden düzenleme gibi seçenekler varsa güncel mevzuata göre uygulanır.

İptal talebinin karşı tarafça yanıtlanması gereken senaryolarda süreç yalnızca acentenin ekranında bırakılmamalıdır. Talep tarihi, karşı taraf yanıtı, belge statüsü ve muhasebe kaydı saklanmalıdır. Sistem yanıt vermediğinde aynı belgeyi tekrar tekrar oluşturmak, mükerrer belge riskini artırır.

Hizmetin kısmen gerçekleştiği durumlarda tam iptal yerine kısmi düzeltme veya iade süreci gerekebilir. Örneğin transfer kullanılmış, konaklama iptal edilmişse tek bir toplam indirim girmek işlemin gerçek yapısını açıklamayabilir. Hangi belgenin düzenleneceğini mali müşavir ve sözleşme kayıtlarıyla belirlemek gerekir.

Yanlış: Yanlış tutarlı faturayı silip aynı numarayla yeniden düzenlemek mümkündür. Doğru: Belge statüsü kontrol edilir, geçerli iptal veya düzeltme yöntemi uygulanır ve yeni belge gerekiyorsa yeni numara kullanılır.

İptal ve düzeltme uygulamalarının süreleri ve teknik adımları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu, kullanılan özel entegratör ekranını ve [sık sorulan soruları] birlikte kontrol edin.

Uygulamada düzeltme seçeneği görünmüyorsa destek kaydı açmadan yeni fatura kesmeyin. Önce numara, tarih, tutar ve statüyü bir kontrol formuna yazın; mali müşavir onayından sonra tek bir işlem başlatın.

Hizmet değişikliği ile alıcı bilgisindeki hata aynı yöntemle ele alınmaz. Alıcı yanlışsa belge tarafı, tutar yanlışsa mali kayıt, hizmet iptalse gerçekleşme durumu incelenir; her kararın dayanağı dosyada tutulur.

Turizm acentesi e-arşiv fatura kontör ve arşiv planı nasıl yapılır?

Turizm acentesi e-arşiv fatura kontör planı, aylık giden belgeler, gelen belgeler, düzeltme işlemleri ve diğer e-belge türleri birlikte sayılarak yapılır. Yalnızca müşteriye kesilen faturaları saymak, yoğun sezonda yetersiz kontör planına yol açabilir.

Örneğin küçük bir acente ay içinde 80 müşteriye e-Arşiv gönderiyor ve tedarikçilerinden 20 elektronik belge alıyorsa, temel belge hareketi 100 adettir. İptal, yeniden düzenleme veya ek hizmet faturaları bu sayıyı artırabilir. Bu nedenle son üç ayın belge sayısı, sezon rezervasyonlarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

efaturakontor.com üzerindeki kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu bilgi, acentenin yalnızca giden e-Arşivleri değil, gelen e-Fatura ve diğer gelen belgeleri de planlaması gerektiğini gösterir. İptal yanıtı gibi teknik hareketlerin kontör etkisi ise kullanılan hizmet ve belge türüne göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Kontör hesabı yapılırken e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi belgelerin ayrı sistemler yerine ortak havuzdan kullanılabildiği model ayrıca incelenebilir. Ancak her belgenin oluşturulma ve alınma hacmi ayrı tahmin edilmelidir. Satış ekibinin rezervasyon sayısı, muhasebenin gelen belge sayısıyla eşleştirilmelidir.

Elektronik arşivde belgeye erişim, indirme, yetkilendirme ve yedekleme prosedürü yazılı olmalıdır. Platformdaki saklama hizmeti, işletmenin muhasebe kayıtlarını ve kendi veri güvenliği sorumluluklarını tamamen ortadan kaldırmaz. Yetkili kullanıcılar belirlenmeli, aylık belge kontrolü ve dönem sonu dışa aktarma yapılmalıdır.

Karşı durumda, sezon dışındaki düşük hacmi yıllık ortalama kabul etmek yanıltıcıdır. Sonbahar kampanyası veya erken rezervasyon döneminde giden belge sayısını ayrı tahmin edin; gelen tedarikçi belgelerini de haftalık ortalamaya ekleyin.

Pratik hesapta üç sütun açın: giden satış belgeleri, gelen tedarikçi belgeleri ve olası düzeltmeler. Her sütunu son üç ay ve gelecek sezon için ayrı doldurun. En yüksek dönem toplamını paket seçiminde temel alın.

Turizm acentesi e-arşiv faturada sık yapılan hatalar nelerdir?

Turizm acentesi e-arşiv faturada en sık yapılan hatalar, alıcı statüsünün sorgulanmaması, paket tur bileşenlerinin yanlış gösterilmesi ve belge gönderim durumunun izlenmemesidir. Hataların çoğu fatura ekranından önce, rezervasyon veya sözleşme kaydında başlar.

İlk hata, müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmeden e-Arşiv seçmektir. İkinci hata, acentenin sadece komisyon aldığı işlemde paket tutarının tamamını kendi satışı gibi yazmaktır. Üçüncü hata, yabancı müşterinin otomatik olarak istisnalı kabul edilmesidir.

Dördüncü hata, hizmet tarihini, fatura tarihini ve seyahat tarihini tek alan sanmaktır. Beşinci hata, iptal edilen rezervasyona ait faturayı dosyadan silerek süreci kapatmaktır. Altıncı hata, e-posta gönderildiği için GİB raporlamasının tamamlandığını varsaymaktır.

Bir başka hata, otel veya tur operatöründen gelen faturadaki açıklamayı müşteri faturasına aynen aktarmaktır. Tedarikçi belgesi acentenin kendi satış tarafını belirlemez. Acentenin sözleşmesi, hizmeti kimin adına sattığı ve komisyonun nasıl kaydedildiği ayrıca incelenmelidir.

Yanlış: Rezervasyon kodu doğruysa fatura kesinlikle doğrudur. Doğru: Rezervasyon koduna ek olarak alıcı, belge türü, hizmet, vergi ve toplam tutar kontrol edilir.

Yanlış: Sistem faturayı oluşturduysa muhasebe açısından başka kontrol gerekmez. Doğru: GİB rapor durumu, alıcıya iletim, muhasebe kaydı ve arşiv erişimi dönemsel olarak karşılaştırılır.

Hata görüldüğünde yalnızca faturayı düzeltmek yerine kök nedeni bulun. Aynı VKN’nin iki müşteri kartında bulunması, otomatik hizmet eşlemesinin yanlış kurulması veya yetkisiz kullanıcının belge göndermesi tekrar eden sorun yaratabilir.

Bu hataları azaltmak için her sabah bekleyen belgeler ekranı, her akşam gönderim sonuçları ekranı kontrol edilebilir. Haftalık olarak başarısız e-posta, reddedilen belge ve açık iptal talepleri sorumlu çalışan tarafından raporlanmalıdır.

Yetki matrisi oluşturulmazsa, rezervasyon personeli muhasebe onayı gerektiren vergi veya istisna alanını değiştirebilir. Kullanıcı rolleri aylık kontrol edilmeli; ayrılan çalışanın erişimi sistemden aynı gün kapatılmalıdır.

Turizm acentesi e-arşiv fatura kontrol listesi nasıl uygulanır?

Turizm acentesi e-arşiv fatura kontrol listesi, her belge gönderilmeden önce aynı sırayla uygulandığında hataları görünür kılar. Liste, satış personelinin bildiği rezervasyon bilgileriyle muhasebenin kontrol ettiği vergi bilgilerini aynı akışta birleştirir.

Örneğin üç çalışanlı Aylin Seyahat, eylül ayında 12 paket tur ve 18 bireysel transfer satıyor. Bir müşterinin faturası şirket adına, rezervasyonu ise çalışan adına yapılmışsa ekip önce sözleşmedeki faturalama tarafını belirler. Sonra alıcı statüsü, hizmet kalemleri, para birimi ve gönderim adresi kontrol edilir.

• Satışın acente aracılığı mı, acentenin kendi adına yaptığı bir satış mı olduğu belirlenmiştir.
• Alıcının VKN, TCKN, unvanı, adı, adresi ve e-Fatura kayıt durumu doğrulanmıştır.
• Konaklama, transfer, bilet, rehberlik ve komisyon kalemleri sözleşmeyle karşılaştırılmıştır.
• Hizmet tarihi, fatura tarihi, miktar, birim fiyat, indirim ve toplam tutar kontrol edilmiştir.
• Vergi, istisna, para birimi ve kur alanları mali müşavir görüşüyle uyumludur.
• Belgenin oluşturulması, GİB raporlaması ve alıcıya iletimi aynı kayıt üzerinde izlenmektedir.
• İptal veya düzeltme gerekiyorsa eski belge silinmeden geçerli süreç başlatılmıştır.
• Belge, yetkili kullanıcıların erişebileceği arşivde saklanmış ve dönem sonu kontrolüne alınmıştır.

Aylin Seyahat örneğinde satış personeli yalnızca rezervasyon kodunu kontrol ederse, şirket müşterisinin bireysel müşteri olarak yazılması gözden kaçabilir. Muhasebe personeli yalnızca toplam tutara bakarsa, acentenin komisyon modeli ve hizmet bileşenleri yanlış kalabilir.

Bu nedenle kontrol listesi tek kişinin onay kutusu olmamalıdır. Yoğun sezonda rezervasyon kapanışı, fatura oluşturma ve dönem sonu muhasebe kontrolü için sorumlular yazılı belirlenmelidir. Kararsız işlemler belge gönderilmeden önce mali müşavire aktarılmalıdır.

Özet: 5 maddede turizm acentesi e-arşiv fatura kuralları

Turizm acentesi e-arşiv fatura kurallarını doğru uygulamak için alıcı statüsü, satış modeli, belge içeriği, gönderim durumu ve arşiv kaydı birlikte kontrol edilmelidir. Tek bir PDF göndermek veya rezervasyon kodunu bilmek, bu beş kontrolün yerine geçmez.

• Alıcıyı doğrulayın: VKN, TCKN, unvan, adres ve e-Fatura kayıt durumunu belge oluşturmadan önce kontrol edin.
• Satış modelini belirleyin: Acentenin aracılık komisyonu mu, kendi adına sattığı paket mi olduğunu sözleşme ve muhasebe kaydıyla eşleştirin.
• Hizmeti açıklayın: Konaklama, transfer, bilet, rehberlik ve diğer bileşenleri tarih, miktar, fiyat ve uygun satır yapısıyla gösterin.
• Yabancı işlemi ayrıca inceleyin: Ülke, adres, para birimi, hizmetin gerçekleşme yeri ve olası istisna koşullarını mali müşavirle doğrulayın.
• Belge durumunu izleyin: GİB raporlaması, alıcıya iletim, iptal veya düzeltme süreci ve arşiv erişimini sonradan kontrol edin.

Bu beş madde, özellikle yaz ve kış sezonunda artan rezervasyon hacminde standart iş akışı oluşturur. Parasal hadler, teknik süreler ve belge kapsamı değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu kontrolü sezon yoğunluğundan önce prova edin: bir bireysel müşteri, bir şirket çalışanı ve bir yabancı müşteri kaydıyla taslak belge oluşturun. Taslakları göndermeden mali müşavirle karşılaştırmak, gerçek satıştaki belirsizlikleri erken gösterir.

Kontör hesabı yapan acenteler, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için ortak havuzda kullanılabilen 100'den 500.000 kontöre kadar paketleri inceleyebilir; gelen ve giden her belge bir kontör düşürür.

Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur; güncel koşullar için paketler sayfası kontrol edilmelidir.