Tarım İşletmesi e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Tarım işletmesi e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel ölçüt, faturayı düzenleyen işletmenin ürünü değil, alıcının GİB e-Fatura kayıt durumudur. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya şartlar uygunsa e-Arşiv düzenlenir.

Bu rehber, ürününü fabrikaya, kooperatife, markete veya tüketiciye satan tarım işletmelerine yol gösterir. Alıcı sorgusunu, çiftçiden alımda e-Müstahsil ihtimalini, sevkiyatı, düzeltmeyi ve kontör planını aynı akışta açıklar.

Tarım işletmesinde e-Fatura ve e-Arşiv farkı nedir?

Tarım işletmesi e-Fatura e-Arşiv ayrımında genel kural, alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığına bakmaktır. Ürünün domates, buğday veya süt olması, tek başına belge türünü belirlemez.

e-Fatura, GİB sistemi üzerinden kayıtlı kullanıcılara iletilen elektronik fatura demektir. e-Arşiv fatura, genel olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen ve ilgili raporlama kurallarıyla saklanan fatura demektir.

Bir tarım işletmesi hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenleyebilir. Aynı işletme, farklı alıcılar için farklı belge kullanabilir; bu durum belge seçiminin işlemden önce yapılmasını gerektirir.

Örneğin bir tarım işletmesi, e-Fatura kullanıcısı olan gıda fabrikasına ürün satıyorsa e-Fatura düzenleme yönünde ilerler. Alıcı durumunu doğrulamak için e-Fatura süreçlerini ve GİB kullanıcı sorgusunu birlikte değerlendirmek gerekir.

Elektronik belge oluşturmak, fatura bilgilerinin otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez. VKN, TCKN, unvan, ürün miktarı, birim ve vergi bilgileri ayrıca kontrol edilmelidir.

Tarım işletmesinin alıcı profili çeşitliyse, karar ağacını yazılı hale getirmek hatayı azaltır. İşletme, belge seçimini ürün adına göre değil, alıcı statüsü ve işlemin hukuki niteliğine göre kaydetmelidir.

Aynı ürün farklı müşterilere satıldığında belge türü değişebilir. Örneğin fabrikaya yapılan satış e-Fatura, tüketiciye yapılan ayrı satış ise şartları karşılıyorsa e-Arşiv olabilir.

Ürünün tarımsal olması, belge seçimi bakımından otomatik bir istisna oluşturmaz. Vergi oranı, istisna veya tevkifat gibi ayrı konular belge türünden bağımsız olarak mali müşavirle kontrol edilmelidir.

Tarım işletmesi satışında kime e-Fatura, kime e-Arşiv kesilir?

Tarım işletmesi satışında e-Fatura, alıcının GİB e-Fatura kayıtlı kullanıcı olduğu doğrulandığında kesilir. Alıcı kayıtlı değilse, e-Arşiv kapsamı ve işlem şartları uygunsa e-Arşiv düzenlenir.

Gıda fabrikası, büyük market veya tarımsal şirket e-Fatura kullanıcısı olabilir. Ancak şirket unvanı görmek, onun mutlaka e-Fatura kullanıcısı olduğunu kanıtlamaz; VKN ile güncel kayıt kontrolü gerekir.

Alıcı vergi mükellefi olsa bile e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayabilir. Bu durumda işletme, e-Arşiv düzenleme yetkisini ve işlem için geçerli güncel kuralları kontrol ederek ilerlemelidir.

Nihai tüketiciye yapılan sebze, meyve, yumurta veya fide satışlarında alıcının e-Fatura kullanıcı listesinde bulunması beklenmez. İşlem bilgileri ve e-Arşiv düzenleme koşulları uygunsa tüketiciye e-Arşiv verilir.

Alıcının statüsü, fatura düzenleme gününde kontrol edilmelidir. Daha önce e-Fatura kullanan bir işletmenin durumu değişmiş olabilir; eski müşteri kartı bilgisiyle işlem yapmak güvenli değildir.

Yanlış: Alıcı şirket olduğu için doğrudan e-Fatura kesmek. Doğru: Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle güncel e-Fatura kayıt durumunu doğrulamak.

Belge seçimi yapıldıktan sonra fatura numarası, tarih, teslimat bilgisi ve ürün satırları kontrol edilir. Tarım işletmesinin farklı satış kanalları varsa, tarım işletmesi sektörü için bu kontrol adımlarını müşteri kartlarına uyarlaması gerekir.

Örneğin küçük bir seracılık işletmesi, ürününü bir zincir marketin e-Fatura kayıtlı merkezine satabilir. Aynı işletme, semt pazarındaki tüketici satışları için farklı belge akışı kullanabilir.

Marketin deposu ürünü teslim alsa bile faturadaki alıcı, teslim alan depodan farklı olabilir. Sipariş formu, VKN ve teslimat adresi karşılaştırılmadan yalnızca depo personelinin verdiği bilgiyle fatura kesilmemelidir.

Tarım işletmesi alıcının e-Fatura mükellefi olduğunu nasıl kontrol eder?

Tarım işletmesi, fatura kesmeden önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle güncel GİB kayıtlı kullanıcı durumunu sorgulamalıdır. Sonuç, e-Fatura kullanıcısını gösteriyorsa alıcıya uygun adres etiketi seçilerek e-Fatura gönderilir.

Kontrol, müşteri kartının eski bilgilerine veya alıcının sözlü beyanına bırakılmamalıdır. Özellikle sezonluk alıcılar, tüccarlar ve yeni kurulan şirketler için her işlem öncesi doğrulama yapılması daha güvenlidir.

1. Alıcının güncel VKN veya TCKN bilgisini faturadaki resmi bilgilerle karşılaştırın.
2. GİB kayıtlı kullanıcı listesinde veya kullandığınız fatura ekranındaki alıcı sorgusunda kayıt durumunu inceleyin.
3. e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa doğru adres etiketini ve alıcı unvanını seçin.
4. Kayıt bulunmuyorsa e-Arşiv kapsamını ve işlem şartlarını ayrıca değerlendirin.
5. Sorgu sonucunu, işlem tarihi ve müşteri kartı bilgileriyle birlikte işletme kayıtlarında saklayın.

GİB sorgusunda bulunan adres etiketi, faturanın doğru elektronik adrese yönlenmesine yardımcı olur. Aynı unvana sahip farklı şubeler veya şirketler varsa yalnızca unvanla seçim yapmak yerine VKN karşılaştırılmalıdır.

Alıcı bilgileri sistemde bulunamıyorsa işlem durdurulmalıdır. Teknik erişim sorunu ile alıcının gerçekten kayıtlı olmaması birbirinden ayrılmalı, tekrar deneme veya destek kaydı sonrasında belge türü belirlenmelidir.

Tarım işletmesi bu kontrolü satış personeline de öğretmelidir. Tarlada, depoda veya sevkiyat sırasında alınan siparişler sonradan faturaya dönüşüyorsa, alıcı bilgileri muhasebeye eksiksiz aktarılmalıdır.

Kayıt durumu konusunda tereddüt sürerse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat değişiklikleri, bazı sektör veya işlem gruplarında genel uygulamaya ek şartlar getirebilir.

Sorgu sonucunun işlem dosyasına eklenmesi, sonradan yapılacak incelemelerde kararın nedenini açıklamaya yardımcı olur. Ancak ekran görüntüsü, resmi muhasebe kaydının yerine geçmez; müşteri kartı ve fatura bilgileri ayrıca güncel tutulmalıdır.

Çiftçiye, kooperatife ve şirkete yapılan satışlarda hangi belge kullanılır?

Çiftçiye, kooperatife ve şirkete yapılan işlemlerde belge türü, alıcının kayıt durumuyla birlikte işlemin satış mı yoksa üreticiden alım mı olduğuna göre belirlenir. Bu nedenle üç alıcı grubu için tek belge kuralı yoktur.

Tarım işletmesi ürününü e-Fatura kayıtlı bir şirkete satıyorsa genel yaklaşım e-Fatura düzenlemektir. Şirketin gıda üreticisi, tüccar veya market olması sonucu değiştirmez; belirleyici olan kayıtlı kullanıcı durumudur.

Kooperatifin tüzel kişiliği veya faaliyet alanı, tek başına e-Fatura anlamına gelmez. Kooperatif VKN’siyle kayıt sorgulanır; kayıt varsa e-Fatura, kayıt yoksa e-Arşiv şartları değerlendirilir.

Tarım işletmesi bir çiftçiden ürün satın alıyorsa işlem, işletmenin kendi ürün satışından farklıdır. Üreticinin statüsü ve alımın niteliği uygunsa e-Müstahsil Makbuzu, yani e-MM, gündeme gelebilir.

Çiftçinin e-Fatura kullanıcısı olması halinde üreticinin düzenlediği belge e-Fatura olabilir. Çiftçinin kayıt durumu, ürünün üreticiden alınması ve vergi uygulaması birlikte incelenmeden otomatik e-Arşiv seçilmemelidir.

Yanlış: Çiftçi kelimesi geçtiği için her işlemde e-Müstahsil Makbuzu düzenlemek. Doğru: İşlemin üreticiden alım niteliğini, tarafların statüsünü ve güncel belge şartlarını kontrol etmek.

Örneğin bir tarım işletmesi, sözleşmeli üreticiden buğday alıp bunu fabrikaya satabilir. İlk işlemde e-Müstahsil Makbuzu değerlendirilirken, ikinci işlemde fabrikanın e-Fatura kaydı ayrıca sorgulanır.

Kooperatif aracılığıyla yapılan toplu satışlarda da fatura alıcısı doğru tanımlanmalıdır. Ürünü teslim alan depo ile faturayı kabul eden tüzel kişi farklıysa, belge alıcısı ve sevk bilgileri mali müşavirle netleştirilmelidir.

Çiftçiye yapılan gübre, yem veya fide satışı ise üreticiden ürün alımıyla aynı işlem değildir. Bu satışta alıcının e-Fatura durumu ve satışın e-Arşiv şartları ayrı bir dosyada incelenmelidir.

Alım ve satış belgeleri aynı müşteri kartına kaydedilmemelidir. Tarım işletmesi, üretici alımı, kooperatif satışı ve şirket satışı için işlem yönünü muhasebe kayıtlarında açıkça ayırmalıdır.

Tarım ürünlerinde e-Arşiv fatura düzenleme süreci nasıl işler?

Tarım ürünlerinde e-Arşiv, alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı ve düzenleyenin e-Arşiv kapsamının işlem için uygun olduğu durumda düzenlenir. Süreç, alıcı bilgilerinin alınmasıyla başlar ve belgenin raporlanıp saklanmasıyla tamamlanır.

Önce alıcının e-Fatura kayıtlı olmadığı doğrulanır. Ardından alıcının adı veya unvanı, adresi, VKN ya da TCKN bilgisi ve işlem için gerekli diğer bilgiler doğru biçimde alınır.

Fatura satırlarında ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, toplam tutar ve uygulanacak vergi bilgileri yer alır. Kasa, depo veya tarla kayıtlarıyla fatura satırları arasında miktar farkı bırakılmamalıdır.

Belge, GİB e-Arşiv Portalı veya kullanılan özel entegratör ekranındaki ilgili menüden oluşturulabilir. Ekranın adı değişebileceği için işlem adımları güncel kullanıcı kılavuzuyla karşılaştırılmalıdır.

e-Arşiv belgesinin alıcıya iletilme şekli, alıcının bilgilerine ve güncel mevzuat koşullarına göre belirlenir. Elektronik gönderim, yazdırılmış nüsha veya başka bir teslim yöntemi için özel şart bulunabilir.

Oluşturulan belgenin raporlama, saklama ve erişim kayıtları düzenli tutulmalıdır. Faturanın yalnızca PDF dosyasını bilgisayara indirmek, sistemsel raporlama yükümlülüklerini tek başına yerine getirdiği anlamına gelmez.

Tarım işletmesi e-Arşiv adımlarını öğrenmek için e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki süreç başlıklarını inceleyebilir. Had, istisna veya özel işlem konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tüketici adresi eksik, ürün miktarı belirsiz veya ödeme bilgisi hatalıysa belge gönderilmeden önce kayıt düzeltilmelidir. Sonradan düzenlenen yeni belge, önceki hatalı işlemin kaydını açıklamadan tek başına yeterli olmayabilir.

Örneğin kafe işleten küçük bir üretici, günlük teslim ettiği yumurtaları farklı müşterilere satabilir. Her müşteri için alıcı bilgisi, teslim miktarı ve fatura türü ayrı kontrol edilmelidir.

Tarım işletmesi e-Fatura ve e-Arşiv nasıl düzenlenir?

Tarım işletmesi e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme süreci, alıcı sorgusuyla başlayıp belge kontrolü, gönderim ve durum takibiyle tamamlanır. Her belge, işlem gerçekleştiği anda doğru alıcıya ve doğru senaryoya bağlanmalıdır.

İlk adımda satışın alıcısı belirlenir ve e-Fatura kayıt durumu sorgulanır. Kayıtlı kullanıcı için e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcı için şartlara uygun e-Arşiv ekranı seçilir; üreticiden alım farklı incelenir.

İkinci adımda müşteri kartındaki VKN, TCKN, unvan, adres ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Sevkiyat adresi fatura adresinden farklıysa iki adresin ilgili alanlara doğru yazılması gerekir.

Üçüncü adımda ürün satırları depo veya hasat kaydıyla karşılaştırılır. Örneğin 800 kilogram buğday sevk ediliyorsa faturadaki miktar, birim ve toplam tutar aynı işlem kayıtlarını yansıtmalıdır.

Dördüncü adımda fatura senaryosu, vergi alanları, ödeme bilgileri ve teslimat açıklaması kontrol edilerek belge gönderime hazırlanır. Ekrandaki zorunlu alanların boş bırakılmaması, teknik doğrulama hatalarını azaltır.

Beşinci adımda e-Fatura veya e-Arşiv gönderilir ve sistemdeki durum izlenir. Gönderim tamamlandı mesajı, alıcının belgeyi kabul ettiği anlamına gelmeyebilir; işlem durumu ayrıca incelenmelidir.

Altıncı adımda XML veya sistem kaydı, PDF görünümü, sipariş, sevk ve muhasebe belgeleriyle eşleştirilir. Fark görülürse yeni belge düzenlemeden önce mevcut belgenin durumu ve düzeltme yöntemi belirlenir.

Yanlış belge türü seçildiyse yalnızca PDF başlığını değiştirmek çözüm değildir. Belgenin sistemdeki statüsü, numarası ve raporlama kaydı birlikte değerlendirilerek mevzuata uygun düzeltme yapılmalıdır.

İşletme, bu akışı görev dağılımına bağlayabilir. Satış personeli alıcı bilgisini, depo miktarı, muhasebe ise belge türü ve vergi alanlarını kontrol ederse tek kişinin yaptığı giriş hataları daha erken yakalanır.

Tarım ürünlerinin sevkiyatında e-İrsaliye ile fatura nasıl ayrılır?

Tarım ürünlerinin sevkiyatında e-Fatura veya e-Arşiv, satışın mali belgesidir; e-İrsaliye ise malın taşınması ve sevkiyle ilgili ayrı bir elektronik belgedir. Fatura düzenlenmesi, sevk belgesi gerekliliğini kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Önce taşınan malın gerçekten sevk edilip edilmediği, tarafların e-İrsaliye durumu ve işlem için geçerli güncel yükümlülükler incelenir. Ürün depodan fabrikaya gidiyorsa taşıma bilgileri ayrıca hazırlanmalıdır.

e-İrsaliye sürecinde ürün cinsi, miktarı, gönderici, alıcı, teslimat adresi ve taşıma bilgileri faturayla uyumlu olmalıdır. Fatura sonradan düzenleniyorsa iki belgenin birbirini açıklayacak şekilde eşleştirilmesi gerekir.

1. Sevkiyatın çıkış adresini ve teslimat adresini sipariş belgesiyle karşılaştırın.
2. Gönderilecek ürünün cinsini, miktarını ve birimini depo kaydından doğrulayın.
3. Gönderici ve alıcının e-İrsaliye kapsamındaki durumunu güncel bilgilerle kontrol edin.
4. Taşıyıcı, araç ve teslim bilgilerini kullanılan belge ekranına eksiksiz girin.
5. Sevkiyat tamamlandığında e-İrsaliye ve faturayı aynı işlem dosyasında saklayın.

Örneğin bir meyve işletmesi, kasaları soğuk hava deposundan market merkezine gönderirken sevk belgesindeki kasa ve kilogram bilgisini depo çıkışıyla karşılaştırmalıdır.

Sevk adresi ile fatura adresi farklı olabilir. Bu fark hata değildir; ancak hangi adresin teslim, hangisinin fatura adresi olduğunu ilgili alanlarda açıkça göstermek gerekir.

Tarım işletmesi, belge türleri arasındaki ilişkiyi e-İrsaliye süreçleri üzerinden inceleyebilir. Sevkiyat zorunluluğu, istisna veya kapsam konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hatalı e-Fatura veya e-Arşiv nasıl düzeltilir?

Hatalı e-Fatura veya e-Arşiv, önce belgenin gönderim ve sistem statüsü belirlenerek, ardından uygun iptal, ret, iade veya yeniden düzenleme yöntemi seçilerek düzeltilir. Her hata için doğrudan ikinci bir fatura kesilmez.

Belge henüz gönderilmemişse alıcı, ürün satırları, miktar, vergi ve adres bilgileri kontrol edilerek taslak düzeltilir. Belge gönderilmişse sistemdeki numara, tarih, senaryo ve alıcı tepkisi incelenmeden değişiklik yapılmamalıdır.

e-Fatura için kullanılacak düzeltme yöntemi, belgenin senaryosuna ve alıcı tarafındaki durumuna bağlı olabilir. Ret, kabul, iade veya iptal işlemlerinin hangi ekrandan yapılacağı güncel sistem kılavuzundan doğrulanmalıdır.

e-Arşiv faturada da iptal veya düzeltme yöntemi, belgenin oluşturulduğu kanal ve güncel mevzuat koşullarına göre uygulanır. PDF üzerinde değişiklik yapmak, sistemde oluşan belge kaydını değiştirmez.

Yanlış: Hatalı faturayı silip aynı numarayla yeniden oluşturmak. Doğru: Belge statüsünü, iptal veya iade kaydını ve yeni belgenin açıklamasını birlikte takip etmek.

1. Hatanın alıcı, miktar, fiyat, vergi, adres veya sevkiyat alanında olduğunu belirleyin.
2. Belgenin taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya benzeri mevcut statüsünü kontrol edin.
3. Uygulanacak iptal, ret, iade veya yeniden düzenleme yöntemini mali müşavirle netleştirin.
4. Yeni belge düzenleniyorsa önceki belgeyle bağlantıyı açıklayan kayıtları saklayın.
5. Düzeltilen belgenin muhasebe, stok ve sevkiyat kayıtlarına doğru işlendiğini doğrulayın.

Örneğin 800 kilogram yerine 80 kilogram yazılan buğday faturasında, yalnızca müşteriye yeni PDF göndermek yeterli değildir. İlk belgenin durumu incelenmeli ve muhasebe kaydıyla uyumlu düzeltme yapılmalıdır.

Hata yalnızca teslimat açıklamasındaysa çözüm, miktar hatasındaki yöntemle aynı olmayabilir. Bu nedenle küçük görünen her değişiklikte belge statüsü ve mevzuat şartları birlikte değerlendirilmelidir.

Tarım işletmesi faturasında hangi bilgiler mutlaka kontrol edilmelidir?

Tarım işletmesi faturasında alıcı kimliği, ürün tanımı, miktar, birim, fiyat, vergi bilgisi, tarih ve teslimat alanları kontrol edilmelidir. Elektronik format, eksik veya hatalı ticari bilgileri kendiliğinden düzeltmez.

Alıcıya ait VKN veya TCKN, unvan ya da ad soyad ve adres resmi kayıtlarla karşılaştırılmalıdır. e-Fatura kullanıcısında doğru adres etiketi seçilmeli, aynı unvanlı farklı şirketler karıştırılmamalıdır.

Ürün satırında domates, buğday, süt, yumurta veya fide gibi ürünün ticari tanımı açık yazılmalıdır. Kilogram, kasa, litre veya adet birimi; depo, tartım ve sevk kaydıyla aynı olmalıdır.

Birim fiyat, toplam tutar, indirim, vergi, istisna veya tevkifat alanları işlemin niteliğine göre değerlendirilmelidir. Bu alanların nasıl uygulanacağı konusunda rakam veya oran yerine güncel mevzuat kontrol edilmelidir.

Fatura tarihi ile sevk tarihi aynı olmak zorunda olmayabilir. Ancak farklı tarihler varsa sipariş, sevk ve muhasebe kayıtları bu farkı açıklamalıdır.

Sevkiyat adresi, fatura adresi, teslim alan kişi ve taşıma bilgileri birbirinden farklı alanlardır. İşletme, malların nereye gönderildiğini ve faturanın kime düzenlendiğini karıştırmamalıdır.

Fatura gönderilmeden önce iki kayıt karşılaştırması yapılabilir. Birinci karşılaştırma müşteri kartı ile resmi kimlik bilgileridir; ikinci karşılaştırma ise fatura satırları ile tartım, depo ve sevkiyat kayıtlarıdır.

Örneğin küçük bir zeytin işletmesi, kooperatife 120 kasa ürün gönderiyorsa kasa sayısını sevk formundan, kooperatif VKN’sini sözleşmeden ve e-Fatura durumunu güncel sorgudan doğrulamalıdır.

Eksik alan teknik olarak zorunlu görünmüyorsa bile belge anlaşmazlığı doğurabilir. Bu nedenle işletme, kendi ürün ve müşteri akışına göre fatura öncesi kontrol alanlarını yazılı hale getirmelidir.

Tarım işletmesi e-belge kontör ve saklama planını nasıl yapar?

Tarım işletmesi e-belge kontör planını, düzenlediği ve aldığı belgeleri belge türü ve işlem yönüne göre sayarak yapmalıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Bu hesap yalnızca satış faturalarından oluşmaz. İşletmenin kullandığı e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM gibi tanımlı e-belge türleri için gelen ve giden belge hareketleri toplam hacme dahil edilmelidir.

Örneğin bir işletme ay içinde 120 satış belgesi düzenliyor, 40 alış belgesi alıyor ve ayrıca 30 sevk belgesi oluşturuyorsa, dönem planında bu akışların her biri ayrı belge hareketi olarak sayılmalıdır.

Sezonluk tarım işletmelerinde hasat dönemleri ile düşük sezon ayrı izlenmelidir. Geçmiş ayların belge sayısı, beklenen müşteri sayısı ve alım sözleşmeleri birlikte değerlendirilerek gereksiz düşük veya yüksek planlamadan kaçınılabilir.

Kontör hesabı yapılırken iptal edilen, reddedilen veya yeniden düzenlenen belgelerin sistemde nasıl değerlendirildiği kullanılan hizmetin kayıtlarından kontrol edilmelidir. Varsayım yerine hesap hareketleri ve destek kayıtları esas alınmalıdır.

Uzman notu: Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü kabul ederek aylık değil, yoğun hasat dönemini de içeren toplam akış planı yapın.

Belge hacmi ile saklama planı da birlikte düşünülmelidir. Fatura, sevk, alım ve düzeltme kayıtları; müşteri kartları ve muhasebe belgeleriyle ilişkilendirilerek erişilebilir biçimde saklanmalıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanan işletmeler, gelen-giden kutusundaki kayıtları düzenli kontrol etmelidir. Saklama hizmetinin kapsamı, erişim süresi ve yedekleme yöntemi güncel hizmet koşullarıyla birlikte incelenmelidir.

Tarım işletmesi için günlük e-Fatura ve e-Arşiv kontrol listesi nedir?

Tarım işletmesi için günlük kontrol listesi; alıcı sorgusu, belge türü, ürün miktarı, sevkiyat, gönderim durumu ve arşiv kaydını aynı işlem dosyasında doğrulamayı sağlar.

Örneğin üç serası bulunan küçük bir işletme, sabah market siparişlerini, öğlen tüketici satışlarını ve akşam üretici alımlarını aynı yöntemle kaydetmemelidir. Bu üç akışta alıcı ve işlem yönü farklıdır.

• Her satıştan önce alıcının VKN veya TCKN bilgisi güncel resmi bilgilerle karşılaştırılmıştır.
• Alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığı işlem tarihindeki güncel sorguyla kontrol edilmiştir.
• e-Fatura, e-Arşiv veya e-Müstahsil seçiminin satış ya da alım niteliğine uygun olduğu doğrulanmıştır.
• Ürün cinsi, miktarı, birimi ve fiyatı tartım, depo veya hasat kaydıyla karşılaştırılmıştır.
• Fatura adresi ile teslimat adresi farklıysa ilgili alanlar ayrı ve açık biçimde doldurulmuştur.
• Sevkiyat varsa e-İrsaliye gerekliliği ve taşıma bilgileri ayrıca incelenmiştir.
• Belgenin gönderim sonucu, numarası ve sistem statüsü işlem dosyasına kaydedilmiştir.
• Gelen ve giden belgenin kontör hareketi ile arşiv kaydı düzenli olarak kontrol edilmiştir.

Günün sonunda satış personeli, depo sorumlusu ve muhasebe sorumlusu kendi alanını onaylayabilir. Böylece faturadaki 500 kasa bilgisi, sevk formundaki miktarla veya müşteri kartındaki VKN ile karşılaştırılmadan kapanmaz.

Karşı durum da önemlidir: İşletme yalnızca kendi ürününü tek bir fabrikaya satıyorsa liste kısalabilir. Ancak müşteri, ürün, depo veya sevkiyat değiştiğinde aynı kısa akış yeterli olmayabilir.

Yeni çalışanlara bu listeyle kısa uygulama yaptırılmalı, hatalı örnekler üzerinden belge türü seçimi anlatılmalıdır. Güncel teknik sorular için sık sorulan sorular bölümü ve mali müşavir görüşü birlikte kullanılabilir.

Özet: 5 maddede tarım işletmesi e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı

Tarım işletmesi e-Fatura ve e-Arşiv ayrımında aşağıdaki beş kontrol, doğru belge kararının temelini oluşturur.

• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, ürünün adına değil alıcının güncel e-Fatura kayıt durumuna göre yapılır.
• Kooperatif veya şirket unvanı tek başına yeterli değildir; VKN, TCKN ve adres bilgileri işlem öncesinde doğrulanır.
• Çiftçiden ürün alımı, tarım işletmesinin kendi ürün satışından farklıdır ve koşulları varsa e-Müstahsil Makbuzu gündeme gelir.
• Fatura, e-İrsaliye ve muhasebe kayıtları ayrı amaçlara hizmet eder; fiziksel sevkiyat varsa sevk belgesi ayrıca incelenir.
• Gelen ve giden her belge 1 kontör düşürdüğü için belge hacmi, dönemsel yoğunluk ve saklama planı birlikte hesaplanır.

Belge türü veya mevzuat kapsamı konusunda tereddüt oluştuğunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tarım işletmeleri, efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneklerini değerlendirebilir.

Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 ay arasındadır.