Tarım İşletmesi e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura düzenlerken alıcının e-Fatura durumunu, belge türünü, vergi bilgilerini ve teslim kaydını doğru kontrol etmelidir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse genel olarak e-Arşiv fatura, kayıtlıysa e-Fatura düzenlenir. İşlemin niteliğine göre e-Müstahsil Makbuzu veya e-İrsaliye de gerekebilir.

Bu rehber; sera, çiftlik, fidanlık, hayvancılık işletmesi ve tarımsal ürün satan küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Tarım sektörüne göre belge seçimini görmek isteyen işletmeler, tarım işletmesi sektörel rehberine de bakabilir. Güncel zorunluluk, istisna ve süreler için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tarım İşletmesi İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. Belgenin elektronik aslı, yalnızca PDF görüntüsünden ibaret değildir. Fatura verileri, sistem kaydı, raporlama bilgisi ve alıcıya iletilen görünüm birlikte değerlendirilir.

Bir sera işletmesi, ürünlerini doğrudan tüketiciye, yerel markete veya restoranlara satabilir. Tüketiciye yapılan satışta e-Arşiv fatura gündeme gelebilir. Alıcı şirketin e-Fatura kayıt durumu ise ayrıca sorgulanmalıdır. Aynı ürün için farklı alıcılara farklı belge türleri düzenlenmesi bu nedenle normaldir.

e-Arşiv fatura üzerinde satıcının unvanı, vergi bilgileri, adresi, tarih, seri ve sıra bilgisi, ürün açıklaması, miktar, birim, fiyat ve vergi hesapları bulunur. Alıcı bilgileri, işlem türüne ve mevzuattaki belge düzenleme şartlarına göre doldurulur. Eksik bilgi, muhasebe ve tahsilat sürecinde sorun çıkarabilir.

İşletme, belgeyi oluşturduktan sonra başarılı şekilde üretildiğini ve gerekiyorsa GİB'e raporlandığını sistemden kontrol etmelidir. PDF dosyasını e-posta ile göndermek tek başına bütün teknik yükümlülükleri tamamlamaz. e-Arşiv süreçleri hakkında ürün kapsamını görmek için e-Arşiv fatura hizmeti sayfasındaki açıklamalar incelenebilir.

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura hangi satışlarda kullanılır?

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı ve satış için fatura düzenlenmesi gerektiği durumlarda kullanılır. Alıcının gerçek kişi, tüketici veya e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletme olması bu değerlendirmede önem taşır. Alıcının yalnızca talebi, belge türünü her zaman belirlemez.

Örneğin bir zeytinlik işletmesi, ürünlerini e-Fatura kullanıcısı olmayan bir şarküteriye satıyorsa e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Aynı işletme, e-Fatura sistemine kayıtlı bir gıda toptancısına satış yaptığında e-Fatura sürecini kullanmalıdır. Satış kanalı, ürün türü ve alıcının kayıt durumu birlikte incelenir.

İnternet mağazası, sosyal medya siparişi, çiftlik mağazası ve kapıda teslim gibi kanallarda da alıcı bilgileri kontrol edilmelidir. Tüketiciye yapılan satışlarda gereken bilgiler, ödeme ve teslim yöntemine göre değişebilir. Özel bir satış yöntemi veya güncel sektör düzenlemesi varsa ilgili GİB kuralı ayrıca kontrol edilmelidir.

Tarım işletmesinin e-Arşiv kullanabilmesi, her işlemde otomatik olarak e-Arşiv düzenleyeceği anlamına gelmez. E-Fatura zorunluluğu, e-Arşiv uygulamasının kapsamı, belge tutarı veya işlem türüne ilişkin güncel hükümler farklı olabilir. Rakam ve tarih yerine GİB'in güncel kılavuzu ile mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.

Uzman notu: Fatura kesmeden önce alıcının VKN veya TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu aynı işlem için kontrol edin; eski müşteri kartına güvenmeyin.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki temel fark, alıcının elektronik fatura sistemindeki statüsü ve belgenin iletim kanalına göre ortaya çıkar. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura sürecidir. e-Arşiv fatura ise genel olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için düzenlenir.

Tablodaki ayrım, her işlem için otomatik sonuç üretmez. İstisnai uygulamalar, özel yöntemler ve güncel zorunluluklar ayrıca incelenmelidir. İşletme, satış ekranında alıcı türünü seçmeden önce müşteri kartındaki eski belge tercihini kontrol etmelidir.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde müşterinin istediği için e-Arşiv fatura kesmek. Doğru: Alıcının güncel sistem statüsünü kontrol edip uygun elektronik belgeyi düzenlemektir. e-Fatura kapsamını ayrıca görmek için e-Fatura ürün sayfası incelenebilir.

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada alıcı bilgileri nasıl kontrol edilir?

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada alıcı bilgilerini kontrol etmek için önce satışın kime yapıldığını ve alıcının vergi kimlik statüsünü doğrulamalıdır. Ticari alıcıda unvan, VKN, vergi dairesi ve adres bilgileri; gerçek kişide ise uygulanabilir belge kurallarına göre istenen kimlik ve iletişim bilgileri dikkate alınır.

Müşteri kartındaki VKN veya TCKN bilgisinin bir hane yanlış olması faturanın yanlış kişiye düzenlenmesine yol açabilir. Şirket unvanı değişmişse eski kart kullanılmamalıdır. Şube, merkez, teslimat adresi ve fatura adresi birbirinden farklı olabilir. İşletme bu alanları sipariş formu veya güncel müşteri teyidiyle karşılaştırmalıdır.

Örneğin üç seralı bir işletme, aynı ilçedeki iki markete domates satıyor olabilir. Marketlerden biri e-Fatura kullanıcısı, diğeri olmayabilir. Müşteri adlarının benzer olması belge türünü belirlemez. VKN, unvan ve e-Fatura durumu ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteri kartında e-Arşiv seçili olduğu için her siparişi aynı belge türüyle tamamlamak. Doğru: Sipariş anında alıcı statüsünü doğrulamak, değişiklik varsa kartı güncellemek ve faturadaki bilgileri ön izleme ekranında yeniden okumaktır.

Alıcı bilgilerinin tamamı her satışta aynı kapsamda istenmeyebilir. Özellikle tüketiciye yapılan satış, internet satışı, perakende işlem ve özel teslim yöntemlerinde güncel GİB kuralları uygulanır. Emin olunmayan alıcı alanlarında belgeyi kesmeden önce mali müşavirinizden yöntem alın.

Tarım ürünlerinde fatura, e-Müstahsil Makbuzu ve irsaliye nasıl ayrılır?

Fatura, satıcının mal veya hizmet satışını belgelendirir; e-Müstahsil Makbuzu, mevzuatta belirtilen kapsamda üreticiden ürün alımını belgelendirir; irsaliye ise malın sevkini gösterir. Bu üç belge aynı işlemin farklı yönlerini kayıt altına alabilir ve biri diğerinin yerine otomatik olarak geçmez.

Tarım işletmesi kendi yetiştirdiği ürünü markete satıyorsa satışın niteliğine göre fatura düzenler. İşletme, şartları oluşan bir üreticiden ürün satın alıyorsa e-Müstahsil Makbuzu gündeme gelebilir. Bu belgenin kim tarafından düzenleneceği ve hangi üretici grubunda kullanılacağı güncel mevzuata göre belirlenir. Ayrıntılar için e-Müstahsil Makbuzu açıklamalarına bakılabilir.

Ürün tarladan depoya, depodan müşteriye veya işletmenin başka bir şubesine taşınıyorsa sevk belgesi gerekip gerekmediği taşımanın ve işletmenin statüsünün özelliklerine göre değerlendirilir. E-İrsaliye kapsamındaki işletmeler, sevk sırasında ilgili elektronik belgeyi ayrıca düzenlemelidir. Faturanın kesilmiş olması, sevk belgesi ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Örneğin bir çiftlik, üreticiden süt alıyor, bu sütü işleyip otel müşterisine satıyorsa alım belgesi ile satış faturası farklı işlemlerdir. Ürünün taşıması sırasında ayrıca irsaliye gerekip gerekmediği de kontrol edilir. Bu belgeleri tek ekranda aynı işlem sanmak, muhasebe ve sevkiyat kayıtlarının karışmasına neden olur.

Belge seçmeden önce şu sırayı uygulayın: ürünün kimden alındığını belirleyin, kime satıldığını yazın, taşıma olup olmadığını kontrol edin ve her işlemin belge türünü ayrı kaydedin. Tarımsal ürünün niteliği, alıcının statüsü ve vergi uygulaması değiştiğinde aynı şablon her işlem için kullanılamaz.

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura düzenlemek için satış bilgilerini toplamalı, alıcının belge türünü belirlemeli, ürün ve vergi alanlarını doldurmalı, belgeyi kontrol edip mevzuata uygun şekilde iletmelidir. Aşağıdaki sıra, sera, çiftlik, fidanlık ve hayvancılık işletmelerinde temel kontrol akışı olarak kullanılabilir.

1. Alıcının unvanını, VKN veya TCKN bilgisini, adresini ve e-Fatura durumunu kontrol edin.
2. İşleme göre e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-Müstahsil Makbuzu veya farklı bir belge gerekip gerekmediğini belirleyin.
3. Ürün adını, çeşidini, miktarını, birimini, birim fiyatını ve varsa parti veya teslim bilgilerini yazın.
4. Güncel vergi, istisna, tevkifat veya diğer hesaplama kodlarını işlem türüne göre seçin.
5. Fatura tarihi, seri-sıra, ödeme şekli, teslim adresi ve sevk bağlantısını ön izleme ekranında kontrol edin.
6. Belgeyi oluşturun, alıcıya mevzuata uygun kanaldan iletin ve sistemde başarılı durumunu bekleyin.
7. Elektronik aslı, görüntüsü, rapor durumu ve ilgili sipariş veya teslim kaydını saklama sistemine aktarın.

Her adımın sorumlusu işletmede belli olmalıdır. Küçük bir çiftlikte işlemi sahibi yapıyorsa bile ürün teslim eden çalışan, muhasebe sorumlusu ve mali müşavir arasında bilgi aktarımı kurulmalıdır. Özellikle teslimat sonradan yapılıyorsa fatura ile sevk kaydı aynı sipariş numarası üzerinden izlenmelidir.

Belge düzenlendikten sonra yalnızca e-posta gönderildiğini kontrol etmek yeterli değildir. Sistem statüsü, alıcıya iletim, GİB raporlama ve arşiv kaydı ayrı ayrı incelenmelidir. Bir adımda hata görülürse belge üzerinde doğrudan değişiklik yapmak yerine uygulanabilir düzeltme prosedürünü mali müşavirle belirleyin.

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada KDV ve ürün bilgileri nasıl yazılır?

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada vergi hesabı, ürünün niteliğine, satışın taraflarına ve güncel mevzuata göre belirlenir. Tarım ürünü olması, her satışta aynı KDV oranının veya aynı istisna kodunun kullanılacağı anlamına gelmez. Oran, istisna ve tevkifat bilgileri güncel GİB kodlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Faturada ürün adı yalnızca ürün grubunu gösterecek kadar genel yazılmamalıdır. Domates, salatalık, fide, yem, canlı hayvan, zeytinyağı veya sulama malzemesi gibi kalemler kendi ticari niteliğiyle açıklanmalıdır. Miktar kilogram, kasa, adet, litre veya uygun başka birimle yazılır. Sipariş ve teslim belgesindeki miktarlarla fatura karşılaştırılır.

İstisna veya tevkifat uygulanıyorsa ilgili kod, açıklama ve hesaplama alanları birlikte kontrol edilir. Bu alanları geçmiş faturadan kopyalamak risklidir. Çünkü aynı ürün farklı alıcıya, farklı teslim şekline veya farklı işlem türüne göre başka bir uygulamaya tabi olabilir. Emin olunmayan durumda rakam tahmini yapılmamalıdır.

Yanlış: Bütün tarım ürünlerine aynı vergi oranını uygulamak ve açıklama alanını boş bırakmak. Doğru: Ürün niteliğini, alıcı statüsünü ve işlem türünü mali müşavirle doğrulayıp sistemdeki güncel vergi kodunu seçmektir.

Çok kalemli faturada her ürünün miktarı, birimi, birim fiyatı, indirim bilgisi ve vergi hesabı satır bazında okunmalıdır. Toplam tutar ile sevk irsaliyesi veya sipariş tutarı uyuşmuyorsa fatura gönderilmeden önce neden araştırılmalıdır. Küsurat ve yuvarlama farkları da sistemin hesaplama mantığıyla kontrol edilmelidir.

e-Arşiv fatura ile e-İrsaliye tarım ürünlerinde nasıl birlikte kullanılır?

e-Arşiv fatura ile e-İrsaliye farklı amaçlara hizmet eder; e-Arşiv satışın mali belgesidir, e-İrsaliye ise malın sevkini belgeleyen elektronik belgedir. Tarım işletmesi e-Arşiv fatura düzenlediğinde sevkiyatın ayrıca belge gerektirip gerektirmediğini taşıma ve işletme kapsamına göre kontrol etmelidir.

Hasat ürünleri tarladan depoya, depodan soğuk hava tesisine veya müşterinin adresine taşınabilir. Bu hareketlerin her biri satışla aynı anda gerçekleşmeyebilir. Fatura daha önce kesilmiş, sevk daha sonra yapılmış veya ürün farklı araçla gönderilmiş olabilir. Bu nedenle belge tarihleri ve sevk bilgileri gerçek hareketi yansıtmalıdır.

İşletme e-İrsaliye kapsamındaysa sistemde sevk belgesini ayrıca oluşturur. Kapsamda değilse de kâğıt irsaliye veya uygulanabilir başka sevk belgesi gerekip gerekmediği incelenir. e-İrsaliye sayfasındaki açıklamalar, elektronik sevk belgesinin fatura ile aynı işlem olmadığını anlamaya yardımcı olur.

Örneğin bir seranın müşteriye 500 kasa ürün gönderdiğini düşünelim. Fatura, alıcının statüsüne göre e-Arşiv veya e-Fatura olabilir. Ürün kamyonla taşınıyorsa sevk belgesi, araç ve teslim bilgileri ayrıca kontrol edilir. Faturaya yalnızca araç plakasını yazmak, gereken irsaliye işlemini her zaman karşılamaz.

Teslimat adresi, taşıyıcı, araç, ürün miktarı ve sevk tarihi sistem kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır. Kısmi teslimat, iade taşıması veya depolar arası hareket varsa her hareket ayrı değerlendirilir. Güncel e-İrsaliye zorunluluğu ve istisnaları için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada hangi teknik hatalar yapılır?

Tarım işletmesi e-Arşiv faturada en sık yapılan teknik hatalar, yanlış alıcı numarası, eksik adres, hatalı tarih, mükerrer belge, yanlış vergi kodu ve PDF ile elektronik asıl dosyanın karıştırılmasıdır. Bu hatalar çoğu zaman ürün bilgisi doğru olsa bile faturanın işlenmesini veya denetlenebilirliğini zorlaştırır.

Bir fatura taslağında şirketin eski unvanı kalabilir, müşteri kartında bir rakam eksik olabilir veya sistemdeki seri-sıra bilgisi daha önce kullanılmış olabilir. Belge gönderilmeden önce ön izleme ekranı ve müşteri kartı karşılaştırılmalıdır. Fatura numarasının sipariş numarasıyla aynı olması da zorunlu değildir; işletme kendi kayıt mantığını açıkça ayırmalıdır.

Yanlış: PDF dosyasını kaydetmenin elektronik fatura saklama yükümlülüğünü tamamen karşıladığını düşünmek. Doğru: Elektronik belge verisini, görüntüsünü, sistem durumunu ve ilgili rapor veya işlem kaydını birlikte saklamaktır.

Bir diğer hata, gönderim sonucu başarısız olduğu halde faturanın müşteriye ulaşmış kabul edilmesidir. Sistem ekranında oluşturuldu, gönderildi, raporlandı veya hata verdi gibi durumlar birbirinden ayrılmalıdır. Hata kodu varsa ekran görüntüsü alınmalı, teknik destek veya entegratör kaydı oluşturulmalı ve aynı fatura ikinci kez gelişigüzel kesilmemelidir.

Gün sonunda düzenlenen belgeler satış listesiyle, haftalık olarak da banka, kasa, sevkiyat ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılabilir. Bu kontrol, aynı ürünün iki kez faturalanmasını veya hiç faturalanmamasını erken gösterir. Kullanılan yazılım güncellenirse seri, kullanıcı yetkisi ve raporlama ayarları yeniden test edilmelidir.

Hatalı tarım işletmesi e-Arşiv fatura nasıl düzeltilir?

Hatalı tarım işletmesi e-Arşiv fatura silinerek düzeltilmez; hatanın türüne göre iptal, iade, yeni belge veya muhasebe düzeltmesi uygulanır. Kullanılacak yöntem, belgenin alıcıya iletilip iletilmediğine, işlemin gerçekleşip gerçekleşmediğine ve hatanın ticari veya teknik nitelikte olmasına göre değişir.

Alıcı bilgisi, ürün miktarı, vergi hesabı veya tutar hatalıysa önce mevcut belgenin sistemdeki durumunu kontrol edin. Belge henüz tamamlanmamış taslak durumundaysa uygulamanın izin verdiği şekilde düzenleme yapılabilir. Oluşturulmuş ve raporlanmış belgelerde ise iptal veya düzeltme prosedürü, güncel GİB kurallarına göre yürütülmelidir.

Satışın tamamen iade edilmesi, yalnızca fatura üzerindeki bir bilginin yanlış olmasıyla aynı işlem değildir. Gerçek bir mal iadesinde iade belgesi veya uygulanabilir muhasebe belgesi gerekebilir. Kısmi iadede yalnızca dönen ürün miktarı ve tutarı dikkate alınır. Her iki durumda da depo, sevkiyat, stok ve muhasebe kayıtları eşleştirilmelidir.

Örneğin çiftlik, 100 kasa elmayı 120 kasa olarak faturalamışsa belgeyi sessizce yeniden yazmak doğru değildir. Önce alıcıyla teslim miktarı, irsaliye ve fatura durumu karşılaştırılır. Sonra mali müşavir, sistemde uygulanacak iptal veya düzeltme yolunu belirler. Süre ve kanal işlem türüne göre değişebileceğinden kesin tarih varsayımı yapılmamalıdır.

Düzeltme işleminde eski belgenin numarası, yeni belgenin numarası, gerekçe ve ilgili teslim kaydı birlikte saklanmalıdır. Alıcıya yalnızca yeni PDF'yi göndermek yerine düzeltmenin hangi belgeyle bağlantılı olduğu açıklanmalıdır. Güncel iptal, iade ve düzeltme yöntemleri için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük bir tarım işletmesi günlük e-Arşiv kontrolünü nasıl yapar?

Küçük bir tarım işletmesi günlük e-Arşiv kontrolünü satış listesi, alıcı statüsü, ürün miktarı, belge durumu ve sevk kaydı üzerinden yapabilir. Örneğin üç seralı bir işletme, sabah çiftlik mağazasına, öğlen yerel markete ve akşam restorana ürün gönderiyorsa her müşteriyi aynı fatura şablonuyla işlememelidir.

İşletme sahibi veya görevlendirdiği çalışan, gün sonunda düzenlenen faturaları sipariş ve teslim listesiyle karşılaştırmalıdır. Marketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, tüketici satışında gereken bilgilerin alınıp alınmadığı ve restoranın unvan bilgilerinin güncel olup olmadığı kontrol edilir. Ürün miktarı da kasa, kilogram veya adet kaydıyla karşılaştırılır.

• Her satış için alıcının adı, VKN veya TCKN bilgisi ve belge türü kontrol edilmiştir.
• Her ürün satırında ürün adı, miktar, birim ve birim fiyat doğru yazılmıştır.
• Vergi, istisna veya tevkifat alanı işlem türüne göre doğrulanmıştır.
• Fatura tarihi, teslim adresi ve varsa sevk belgesi birbiriyle uyumludur.
• Belgenin sistem durumu başarılıdır ve alıcıya uygun kanaldan iletilmiştir.
• Elektronik asıl, görüntü ve ilgili sipariş kaydı arşiv klasörüne aktarılmıştır.

Haftalık kontrolde fatura toplamları banka, kasa, stok ve sevkiyat kayıtlarıyla eşleştirilir. Bir müşterinin aynı gün iki farklı sipariş verdiği durumlarda mükerrer fatura olup olmadığına bakılır. İptal edilen veya iade edilen belgeler ayrı bir listede tutulur. Bu yöntem, küçük ekiplerde görev değişse bile kayıtların izlenebilir kalmasını sağlar.

İşletme sahibi vergi kodu, istisna, tevkifat, müstahsil makbuzu veya zorunluluk konusunda kararsızsa kendi yorumuyla işlem yapmamalıdır. Mali müşavire sipariş, teslim, alıcı ve sistem ekranı bilgileri birlikte aktarılmalıdır. Böylece yalnızca faturanın görünümü değil, işlemin ekonomik ve vergisel niteliği de değerlendirilir.

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura kayıtları nasıl saklanır?

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura kayıtlarını saklarken elektronik asıl veriyi, okunabilir görüntüyü, gönderim durumunu ve ilgili işlem belgelerini birlikte korumalıdır. Sadece yazdırılmış kâğıt veya yalnızca PDF dosyası, elektronik belgenin tüm teknik geçmişini göstermeyebilir. Saklama yöntemi, belge bütünlüğünü ve gerektiğinde hızlı erişimi desteklemelidir.

Her faturanın müşteri, sipariş, teslimat, irsaliye, iade ve tahsilat bağlantısı kurulabilir. Örneğin domates satışına ait e-Arşiv fatura; sipariş numarası, teslim fişi, araç bilgisi ve banka dekontuyla aynı klasör veya kayıt anahtarı altında izlenebilir. Bu bağlantılar denetim, müşteri itirazı ve muhasebe mutabakatı sırasında zaman kazandırır.

Dosya adlarında tarih, belge numarası ve müşteri kodu kullanılabilir. Ancak dosya adını değiştirmek elektronik belgenin içeriğini değiştirmemelidir. Yetkisiz kullanıcıların belge silmesini önlemek, düzenli yedek almak ve arşivde arama yapabilmek için kullanıcı rolleri tanımlanmalıdır. Yedeklerin yalnızca aynı bilgisayarda tutulması güvenli bir saklama yöntemi değildir.

Saklama süresi, vergi ve ticari kayıt yükümlülükleri ile kullanılan hizmetin şartları birlikte değerlendirilmelidir. Farklı belge türleri için süre, format ve erişim kuralları değişebilir. Bu nedenle işletme kendi mali müşaviriyle saklama politikasını yazılı hale getirmeli ve güncel GİB kılavuzlarını takip etmelidir.

Arşiv sistemi değiştirilecekse eski belgeler aktarılmadan önce örnek dosyalar açılmalı, elektronik veri ile PDF görüntüsü karşılaştırılmalı ve rapor kayıtlarının erişilebilir olduğu test edilmelidir. Saklama konusunda güncel uygulamaları görmek için sık sorulan sorular sayfası incelenebilir; hukuki değerlendirmede ise mali müşavirinizin görüşü esas alınmalıdır.

Özet: 5 maddede tarım işletmesi e-Arşiv fatura kuralları

Tarım işletmesi e-Arşiv fatura sürecinde doğru belgeyi seçmek, alıcı bilgilerini doğrulamak, vergi alanlarını kontrol etmek ve elektronik kayıtları saklamak temel kurallardır. Tarımsal ürün satışı, ürün alımı ve sevkiyat aynı belgeyle açıklanamayacağı için her işlem ayrı değerlendirilmelidir.

• Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse ve işlem fatura gerektiriyorsa genel olarak e-Arşiv fatura kullanılır; alıcı kayıtlıysa e-Fatura süreci kontrol edilir.
• e-Müstahsil Makbuzu, mevzuatta belirtilen kapsamda üreticiden yapılan ürün alımlarında kullanılabilir ve satış faturasının yerine otomatik olarak geçmez.
• e-Arşiv fatura, malın taşınması için gereken irsaliyenin yerine kendiliğinden geçmez; sevkiyat ve işletmenin e-İrsaliye kapsamı ayrıca incelenir.
• Ürün, miktar, birim, alıcı, vergi, tarih, seri-sıra ve sistem durumu gönderimden önce kontrol edilmelidir.
• Hatalı belge silinerek yok sayılmaz; iptal, iade veya düzeltme yöntemi işlemin durumuna göre ve güncel GİB kurallarıyla belirlenir.

Tarım işletmesi, bu beş kontrolü günlük satış akışına yerleştirirse yanlış alıcıya belge düzenleme, mükerrer fatura, eksik sevk kaydı ve hatalı vergi kodu riskini azaltabilir. Ancak güncel zorunluluklar ve tutarlar yıllık olarak değişebileceği için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi düzenli kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama, 12-18 ay kullanım süresi ve gelen veya giden belgelerin her biri için 1 kontör düşümü gibi kullanım ayrıntılarını paketleri incelerken kontrol edebilirsiniz.