Temel fatura nedir? Tanımı, kullanım alanları ve dikkat edilecekler

Temel fatura, e-Fatura sisteminde alıcının sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı vermesini gerektirmeyen fatura senaryosudur. Belge teknik kontrollerden geçerse alıcının elektronik posta kutusuna iletilir. Alıcının itirazı, ticari faturadaki sistem yanıtından farklı bir süreçle yapılır.

Bu açıklama; e-Fatura kullanan işletmelerin doğru senaryo seçmesine, belgeyi eksiksiz düzenlemesine ve hatalı işlem riskini azaltmasına yardımcı olur. Özellikle küçük işletmeler, temel faturanın otomatik kabul anlamına gelmediğini ve itiraz hakkının ayrı değerlendirildiğini bilmelidir.

Temel fatura nedir ve temel fatura ne anlama gelir?

Temel fatura, e-Fatura uygulamasında alıcının sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı vermediği fatura senaryosudur. Satıcı belgeyi oluşturur, elektronik olarak gönderir ve alıcı belgeyi kendi kayıtlarına alır. Bu durum, alıcının faturadaki bilgileri koşulsuz kabul ettiği anlamına gelmez.

Temel senaryoda amaç, her fatura için karşı tarafın elektronik onayını beklemeden belge akışını tamamlamaktır. Mal veya hizmet teslimi düzenli olan, fatura üzerinde ayrıca bir onay süreci işletmeyen ticari ilişkilerde bu yöntem kullanılabilir. Senaryo seçimi, alıcının durumuna ve işlem akışına göre yapılmalıdır.

Temel fatura bir kâğıt fatura türü değildir; e-Fatura içindeki teknik ve ticari senaryo seçimidir. Belgenin elektronik olması, vergi bilgileri, tarih, numara, taraf bilgileri ve tutarların eksiksiz yazılması gereğini ortadan kaldırmaz. Geçerli bir senaryo, eksik düzenlenen belgeyi tek başına geçerli hâle getirmez.

Alıcı faturada miktar, fiyat, vergi veya teslim bilgisi bakımından hata görürse belgeyi görmezden gelmemelidir. İtiraz, düzeltme veya iptal için belgenin türüne, işlem tarihine ve güncel mevzuata uygun yöntem kullanılmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Temel fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?

Temel fatura ile ticari fatura arasındaki ana fark, alıcının e-Fatura sistemi üzerinden yanıt verme mekanizmasıdır. Temel faturada sistem içi kabul veya ret yanıtı beklenmez; ticari faturada ise alıcının kabul, ret veya ilgili yanıt süreci bulunabilir.

Bu ayrım, belgenin mal veya hizmet açısından daha doğru ya da daha yanlış olduğunu göstermez. Fark, tarafların fatura üzerindeki kontrol ve onay akışıdır. Siparişe bağlı, miktar kontrolü gerektiren veya alıcı onayı olmadan muhasebeleştirilmemesi gereken işlemlerde ticari senaryo daha uygun olabilir.

Seçim yaparken sadece faturanın adını değil, taraflar arasındaki sözleşmeyi ve teslimat sürecini de inceleyin. Alıcı ticari senaryo istiyorsa temel fatura göndermek operasyonel uyuşmazlık doğurabilir. Senaryoların teknik işleyişi için e-Fatura ürün sayfasındaki güncel açıklamaları ve mali müşavirinizin önerisini birlikte değerlendirin.

Temel fatura nerede kullanılır ve hangi işlemlere uygundur?

Temel fatura, e-Fatura kullanıcısı olan işletmeler arasındaki rutin mal veya hizmet satışlarında kullanılabilir. Özellikle tarafların sipariş onayını fatura üzerinden ayrıca yürütmediği, teslimatın sözleşmeyle belirlendiği ve belge bilgilerinin önceden kontrol edildiği işlemlerde tercih edilir.

Örneğin düzenli temizlik hizmeti veren bir şirket, aylık hizmet bedelini kurumsal müşterisine temel senaryo ile faturalandırabilir. Toptan satış yapan bir işletme de alıcıyla miktar ve fiyatı önceden netleştirdiyse aynı senaryoyu kullanabilir. Ancak alıcı, faturanın sisteme alınmadan önce kendi onayından geçmesini istiyorsa senaryo yeniden değerlendirilmelidir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse işlem çoğu durumda e-Arşiv fatura kapsamında değerlendirilir. Bu nedenle önce alıcının vergi kimlik numarası, unvanı ve e-belge durumunu kontrol edin. Kayıt durumu, işlem tarihi veya sektör için özel bir düzenleme varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Temel senaryo, bütün faturalar için otomatik olarak seçilecek varsayılan seçenek değildir. Kamu kurumları, belirli sektörler, özel sözleşmeler veya alıcının iç kontrol prosedürleri farklı belge ve senaryo şartları getirebilir. Uygunluk değerlendirmesinde satışın niteliği, alıcı profili ve sözleşmedeki fatura maddesi birlikte incelenmelidir.

Temel fatura kimler için uygundur? Küçük işletme örneği

Temel fatura, e-Fatura kullanıcısı olan ve alıcının sistem üzerinden onay vermesini gerektirmeyen düzenli ticari işlemler yapan işletmeler için uygundur. Uygunluk, işletmenin büyüklüğünden çok satış sürecinin nasıl yönetildiğine ve alıcıyla kurulan anlaşmaya bağlıdır.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olan küçük bir mahalle eczanesi, ilaç dışı sarf malzemelerini düzenli olarak tedarik eden bir firmadan alabilir. Tedarikçi her ay aynı sözleşmeye göre koli, birim fiyat ve vergi bilgilerini gönderiyorsa temel senaryo pratik olabilir. Eczane faturayı teslim aldıktan sonra miktarı kontrol etmeli, sorun varsa gecikmeden itiraz sürecini başlatmalıdır.

Aynı eczane, yeni bir tedarikçiden gelen ilk siparişte ürün miktarını ve fiyatı faturadan önce onaylamak isteyebilir. Böyle bir durumda ticari senaryo veya ayrı bir sipariş onay mekanizması daha güvenli olabilir. Fatura senaryosu, sipariş formunun veya sözleşmenin yerine geçmez.

Serbest çalışan danışmanlar, toptancılar, üreticiler ve düzenli hizmet sağlayıcılar da temel senaryoyu kullanabilir. Fakat alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, alıcıya hangi belgenin gönderileceği ve özel bir mevzuat şartı bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. Küçük işletmeler karar vermeden önce mali müşavirlerinden yazılı süreç önerisi almalıdır.

Temel fatura nasıl kesilir ve hangi bilgiler yazılır?

Temel fatura, e-Fatura portalında veya kullanılan entegrasyon ekranında alıcı bilgileri doğrulanıp temel senaryo seçilerek düzenlenir. Belgeyi göndermeden önce aşağıdaki sırayla ilerlemek, vergi ve muhasebe bilgilerindeki hataları azaltır.

1. Alıcının unvanını, vergi kimlik numarasını ve e-Fatura kullanıcı durumunu doğrulayın.
2. Belge senaryosu alanında temel faturayı seçin ve işlem türünü kontrol edin.
3. Fatura tarihi, belge numarası, para birimi ve gerekiyorsa sipariş bilgilerini girin.
4. Mal veya hizmet açıklamasını, miktarı, birimi, birim fiyatı ve iskonto bilgisini yazın.
5. KDV oranlarını, vergi tutarlarını, matrahı ve genel toplamı kontrol edin.
6. Gönderimden önce alıcı adresini, notları, teslimat bilgisini ve ödeme koşullarını inceleyin.
7. Belgeyi gönderin, durumunu izleyin ve oluşan elektronik kaydı saklayın.

Faturada satıcı ve alıcı bilgileri, düzenleme tarihi, seri veya sıra bilgisi, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi bilgileri ve toplam tutar açık olmalıdır. İade, iskonto, tevkifat veya istisna varsa ilgili alanlar ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Temel senaryo seçildiğinde eksik alıcı bilgileri sonradan otomatik tamamlanır. Doğru: Sistem bazı alanları doğrulasa bile unvan, vergi numarası, ürün açıklaması ve tutar sorumluluğu düzenleyene aittir. Gönderimden önce taslak ekranının çıktısını değil, elektronik belge önizlemesini kontrol edin.

Temel fatura nasıl gönderilir ve alıcıya ne zaman ulaşır?

Temel fatura, e-Fatura portalı veya özel entegratör aracılığıyla oluşturulduktan sonra teknik kontrollerden geçirilir ve alıcının elektronik posta kutusuna iletilir. Gönderim tamamlandı mesajı, alıcının faturayı ticari olarak onayladığı anlamına gelmez.

Gönderim sürecinde alıcının vergi kimlik numarası, posta kutusu adresi, belge formatı, imza veya mali mühür bilgisi ve zorunlu alanları kontrol edilir. Teknik hata varsa belge alıcıya ulaşmadan önce sistem tarafından reddedilebilir. Bu nedenle gönderim durumunu yalnızca ekranı kapatarak değil, belge hareketlerinden izlemek gerekir.

Alıcıya ulaşma zamanı; sistem yoğunluğu, entegrasyon yöntemi, teknik doğrulama ve alıcının posta kutusuyla ilgili duruma göre değişebilir. Sabit bir teslim süresi varsaymayın. Faturanın gönderim tarihi ile alıcının belgeyi inceleme tarihi farklı olabilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv süreci gündeme gelebilir. E-Arşiv belgesinde alıcıya iletim yöntemi ve belge formatı farklıdır. Bu ayrımı görmek için e-Arşiv Fatura açıklamalarını inceleyin; özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Temel fatura reddedilir mi, iptal edilir mi veya itiraz edilir mi?

Temel fatura, ticari faturadaki gibi alıcının e-Fatura ekranından vereceği standart ret yanıtıyla reddedilmez. Ancak alıcı, hatalı veya kabul etmediği belgeye karşı mevzuata uygun yöntemlerle itiraz edebilir. İtiraz, sistemde ret yanıtı bulunmaması nedeniyle ortadan kalkmaz.

İptal ve düzeltme yöntemi; belgenin e-Fatura veya e-Arşiv olması, işlemin niteliği, belge tarihi, tarafların durumu ve güncel uygulamalara göre değişebilir. GİB tarafından sunulan ilgili iptal veya itiraz kanalları, karşılıklı işlem seçenekleri ve mevzuatın kabul ettiği bildirim yöntemleri incelenmelidir.

Yanlış: Temel fatura yanıt beklemediği için alıcı faturaya hiçbir şekilde itiraz edemez. Doğru: Temel senaryo yalnızca sistem içi kabul veya ret akışını değiştirmektedir; alıcının hukuki ve ticari itiraz yolları ayrıca değerlendirilir.

Hatalı belge fark edildiğinde önce belgenin durumunu, hata türünü ve düzenleme tarihini kaydedin. Sonra satıcıyla yazılı iletişim kurun, mali müşavirinizden yöntem alın ve gerekiyorsa GİB uygulamasındaki ilgili süreci kullanın. İptal edildi sanılan bir faturanın muhasebe kayıtlarından da kontrol edilmesi gerekir.

Temel fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Temel fatura, e-Fatura içindeki senaryo seçimini ifade eder; e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği özel durumlara düzenlenen elektronik belge türüdür. Bu iki kavram aynı sınıflandırmayı anlatmaz.

e-Fatura kullanıcısı olan iki işletme arasındaki belgede temel veya ticari senaryo seçimi gündeme gelebilir. e-Arşiv faturada ise temel ve ticari e-Fatura yanıt akışı bulunmaz. Belgenin alıcıya iletilmesi, raporlanması, görüntülenmesi ve saklanması farklı kurallara bağlanabilir.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olan bir toptancı, yine e-Fatura kullanıcısı olan müşterisine temel senaryolu fatura gönderebilir. Aynı toptancı, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir müşteriye çoğu durumda e-Arşiv fatura düzenler. Alıcının kayıt durumu mutlaka işlem öncesinde doğrulanmalıdır.

Yanlış: E-Arşiv fatura ile temel fatura aynı şeydir. Doğru: Temel fatura bir e-Fatura senaryosu, e-Arşiv fatura ise farklı alıcı ve iletim koşulları bulunan bir elektronik belge türüdür. Özel istisnalar için sık sorulan sorular bölümünü ve güncel GİB açıklamalarını kontrol edin.

Temel fatura düzenlerken hangi hatalardan kaçınmalısınız?

Temel fatura düzenlerken en sık yapılan hatalar, alıcı bilgilerinin yanlış yazılması, senaryonun kontrol edilmemesi ve belge gönderildikten sonra durumun izlenmemesidir. Aşağıdaki kontrol listesi gönderim öncesi kullanılabilir.

• Alıcının unvanını ve vergi kimlik numarasını resmi kayıtla karşılaştırın.
• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını işlem tarihi itibarıyla kontrol edin.
• Temel senaryonun sözleşmedeki sipariş ve onay akışına uygunluğunu inceleyin.
• Mal veya hizmet açıklamasını, miktarı, birimi ve birim fiyatı açıkça yazın.
• KDV, iskonto, tevkifat, istisna ve genel toplam hesaplarını kontrol edin.
• Gönderim sonrasında belge durumunu ve alıcının posta kutusuna teslim bilgisini izleyin.

Yanlış: Faturada şirket adı doğruysa vergi numarasındaki farklılık önem taşımaz. Doğru: Unvan ve vergi kimlik numarası birlikte kontrol edilmelidir; farklılık, belgenin yanlış alıcıya gitmesine veya muhasebe eşleştirmesinin bozulmasına yol açabilir.

Bir başka hata, temel faturayı ticari fatura gibi düşünerek alıcının sistemden ret yanıtı vereceğini beklemektir. Temel senaryoda alıcıyla iletişim, itiraz bildirimi ve düzeltme takvimi ayrıca takip edilmelidir. Faturayı gönderirken sipariş, irsaliye ve teslim tutanağı gibi dayanak belgeleri de dosyalayın.

Özellikle yüksek tutarlı veya çok satırlı belgelerde gönderimden önce ikinci bir personelin kontrolü yararlıdır. Ürün birimleri, miktarlar ve vergi oranları tek tek karşılaştırılmalıdır. Düzenleme sürecinde tereddüt oluşursa belgeyi göndermeden önce mali müşavirinize danışın.

Temel fatura nasıl saklanır ve muhasebeye nasıl aktarılır?

Temel fatura elektronik aslıyla saklanmalı, muhasebe sistemine aktarılmalı ve gönderim durumuyla birlikte arşivlenmelidir. Belgeyi yalnızca PDF olarak indirmek her durumda yeterli olmayabilir; kullanılan sistemin oluşturduğu elektronik kayıt, imza ve belge hareketleri de korunmalıdır.

Saklama klasörlerinde fatura numarası, tarih, müşteri unvanı, vergi numarası ve belge durumu kullanılabilir. İrsaliye, sipariş formu, teslim tutanağı, iade yazısı veya itiraz bildirimi faturayla ilişkilendirilmelidir. Böylece denetim veya mutabakat sırasında işlem dosyası tek yerde bulunur.

Muhasebe aktarımında fatura tarihi ile kayıt tarihi, KDV matrahı, vergi tutarı, cari hesap ve gider veya stok hesabı karşılaştırılmalıdır. Entegrasyon kullanılıyorsa aktarılan kaydın mükerrer oluşmadığını kontrol edin. Portalda görünen belge ile muhasebe programındaki kayıt aynı numarayı taşımalıdır.

Saklama süresi, belge türüne ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. Hizmet sağlayıcının sunduğu arşivleme özelliği, işletmenin yasal saklama sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yedekleme, kullanıcı yetkileri ve erişim kayıtları için sağlayıcının sözleşmesini ve güncel GİB duyurusunu inceleyin.

Temel fatura seçerken entegrasyon, kontör ve süreç nasıl kontrol edilir?

Temel fatura seçerken yalnızca gönderim ekranını değil, alıcı doğrulamasını, durum takibini, muhasebe aktarımını ve belge kullanım maliyetini birlikte kontrol etmek gerekir. Entegrasyonun başarılı olması, işletmenin tüm operasyon sürecinin doğru kurulduğu anlamına gelmez.

İlk olarak alıcı listesinin güncel tutulduğundan emin olun. İkinci olarak taslak, gönderildi, ulaştı, hata ve iptal gibi durumların hangi ekrandan izleneceğini belirleyin. Üçüncü olarak fatura numarasının muhasebe programında nasıl eşleştirileceğini ve kullanıcıların hangi işlemleri yapabileceğini yazılı hâle getirin.

Uzman notu: Temel fatura gönderildiğinde işlem bitmez; belge durumu, alıcının bilgileri ve muhasebe kaydı birlikte kontrol edilmeden dosyayı kapatmayın.

Kontörlü bir e-belge hizmeti kullanıyorsanız tüketim hesabını belge hareketi üzerinden yapın. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu nedenle yalnızca düzenlediğiniz faturaları değil, gelen faturaları da aylık planlamaya dahil edin. Paket veya hizmet koşullarındaki istisnaları ayrıca inceleyin.

Entegrasyon kesintisi, kullanıcı yetkisi, mali mühür süresi veya yanlış alıcı bilgisi gönderimi durdurabilir. Hata mesajının ekran görüntüsünü almak yerine belge numarası, tarih ve sistem durumunu kaydedin. Teknik çözüm için hizmet sağlayıcınıza, mevzuat yorumu için mali müşavirinize başvurun.

Özet: 5 maddede temel fatura nedir?

Temel fatura, e-Fatura içindeki yanıt akışını belirleyen bir senaryodur. Doğru karar için alıcının e-Fatura durumunu, satış sürecindeki onay ihtiyacını, belgenin vergi bilgilerini ve itiraz yöntemini birlikte değerlendirmek gerekir.

• Temel fatura bir e-Fatura senaryosudur. Alıcının sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı vermesini gerektirmez; bu durum alıcının itiraz hakkını ortadan kaldırmaz.
• Ticari fatura ile farkı yanıt mekanizmasıdır. Sipariş, onay ve mutabakat akışı bulunan işlemlerde ticari senaryonun uygunluğu ayrıca değerlendirilmelidir.
• Alıcı bilgileri gönderimden önce doğrulanmalıdır. Unvan, vergi kimlik numarası, e-Fatura kullanıcı durumu, ürün veya hizmet açıklaması ve vergi tutarları kontrol edilmelidir.
• Temel fatura ile e-Arşiv fatura aynı değildir. İlki e-Fatura senaryosunu, ikincisi farklı alıcı ve iletim koşullarına sahip elektronik belge türünü anlatır.
• Gönderim sonrası takip zorunludur. Belge durumu, muhasebe kaydı, saklama dosyası ve varsa itiraz veya düzeltme süreci birlikte izlenmelidir.

Özetle, rutin ve önceden mutabık kalınmış işlemlerde temel fatura uygun olabilir. Alıcının elektronik onayı gerekiyorsa, özel sektör kuralı bulunuyorsa veya belge üzerinde yoğun kontrol yapılacaksa farklı senaryo ve süreçler değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.