Özel Klinik Mali Müşavir e-Fatura İş Bölümü Rehberi

Özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümü, klinikte belge verisinin hazırlanması ve mali müşavirde mevzuat ile son kontrol şeklinde kurulmalıdır.

Bu görev paylaşımı klinik sahiplerine, yöneticilere, resepsiyon çalışanlarına ve mali müşavirlere yarar. Amaç, hasta veya kurum bilgilerinin doğru toplanması, uygun e-belge türünün seçilmesi, faturanın zamanında kontrol edilmesi ve hatalı belgenin iz bırakmadan düzeltilmemesidir. Klinik, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinin değerlendirmesini birlikte dikkate almalıdır.

Özel Klinik ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü

Özel klinik ile mali müşavir arasındaki e-Fatura iş bölümü, operasyonel veri girişi ile mali uygunluk kontrolünü ayırır. Klinik çalışanı hizmeti, alıcıyı ve tutarı sisteme hazırlar. Mali müşavir ise alıcının e-belge durumunu, vergisel sınıflandırmayı, belge senaryosunu ve kayıtlarla uyumu kontrol eder. Bu görev dağılımı, vergi sorumluluğunu mali müşavire devretmez. Belgenin doğruluğu ve işletme adına yapılan işlem için nihai sorumluluk, mükellef olan klinik işletmesinde kalır.

Uygulanabilir akış dört aşamada kurulur. İlk aşamada klinik, hizmetin kime verildiğini ve bedelin kim tarafından ödendiğini belirler. İkinci aşamada çalışan, alıcı bilgilerini ve hizmet kalemlerini yetkili ekrana girer. Üçüncü aşamada mali müşavir, belge türünü, vergi bilgilerini ve muhasebe hesaplamasını inceler. Dördüncü aşamada yetkili kullanıcı belgeyi gönderir, durumunu takip eder ve ilgili kayıtları saklar. Klinik ile mali müşavir, bu aşamaların her biri için yedek kullanıcı ve onay yöntemi belirlemelidir.

Örneğin küçük bir dermatoloji kliniğinde resepsiyon görevlisi, kurumsal hastanın unvanını, vergi kimlik numarasını ve hizmet tarihini toplar. Mali müşavir, kurumun e-Fatura kayıt durumunu ve hizmetin vergisel niteliğini kontrol eder. Yanlış: Mali müşavir tüm hasta bilgilerini sonradan tahmin ederek faturayı tamamlar. Doğru: Klinik eksiksiz ticari veriyi sağlar, mali müşavir ise bu verinin mevzuata ve muhasebe kayıtlarına uyumunu denetler. Böylece eksik alıcı bilgisi, yanlış kurum ve mükerrer belge riski azalır.

Özel klinik mali müşavir e-Fatura sürecinde kim ne yapar?

Görev dağılımında klinik günlük operasyonu, mali müşavir vergisel kontrolü, yetkili yönetici ise son onayı üstlenmelidir. Tek kişilik kliniklerde aynı kişi birden fazla görevi yapabilir. Ancak görevler aynı kişide birleşse bile veri toplama, kontrol ve gönderme adımları ayrı ayrı izlenmelidir. Özellikle birden fazla hekim, resepsiyon çalışanı veya şirket hesabı kullanan kliniklerde yazılı bir iş akışı gerekir.

Klinik, her belge için kimin hazırlayan, kimin kontrol eden, kimin gönderen olduğunu belirlemelidir. Bu bilgiler kullanıcı kayıtlarında, e-posta onayında veya işletmenin iç prosedüründe tutulabilir. Kullanıcı şifresinin ortak kullanılması yerine kişiye özel yetki verilmesi, sonradan hangi adımın kim tarafından yapıldığını gösterir.

Hekim ile klinik işletmesi aynı tüzel veya gerçek kişi olmayabilir. Bağımsız çalışan hekim, kendi faaliyeti bakımından e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlemek zorunda olabilir; klinik şirketi ise sunduğu hizmet veya yaptığı satış için farklı bir e-belge düzenleyebilir. Bu ayrım için e-Serbest Meslek Makbuzu kapsamını ve güncel GİB duyurusunu mali müşavirinizle değerlendirin.

Özel klinik e-Fatura kesmeden önce hangi bilgileri hazırlar?

Klinik, e-Fatura kesmeden önce alıcıyı, hizmeti, bedeli ve ödeme ilişkisini eksiksiz hazırlamalıdır. Mali müşavirden yalnızca son kontrol beklemek yeterli değildir. Çünkü yanlış şirket unvanı, eksik vergi kimlik numarası veya hatalı alıcı, belgenin muhasebe sürecinde yeniden ele alınmasına yol açar. Hasta bilgilerinin toplanmasında gereksiz sağlık verileri faturaya yazılmamalıdır; faturaya yalnızca belgenin düzenlenmesi için gereken ticari bilgiler aktarılmalıdır.

• Klinik, kendi unvanını, vergi kimlik numarasını, adresini ve iletişim bilgilerini güncel tutmalıdır.
• Klinik, alıcının gerçek veya tüzel kişi olduğunu ve e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir.
• Klinik, faturanın alıcısının hasta mı, şirket mi, sigorta kuruluşu mu olduğunu belirlemelidir.
• Klinik, hizmet tarihini, hizmet açıklamasını, miktarı ve birim bedeli belgeye esas kayıtla eşleştirmelidir.
• Klinik, indirim, ödeme yöntemi, para birimi ve sözleşme referansı gibi alanları varsa belgelemelidir.
• Klinik, e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya başka bir e-belge gerekip gerekmediğini mali müşavirle netleştirmelidir.

Bu liste, özellikle ilk kez kurumsal hastaya fatura kesen kliniklerde kullanılmalıdır. Kurumun satın alma birimi farklı bir unvan, şube adresi veya referans numarası isteyebilir. Klinik bu bilgileri yalnızca sözlü teyitle bırakmamalı, e-posta, sözleşme veya kurumun resmi cari kartı ile karşılaştırmalıdır. Hasta adına düzenlenen belgelerde ise kimlik bilgilerinin doğruluğu ve veri erişim yetkileri ayrıca sınırlandırılmalıdır.

Alıcı bilgisi daha önce kayıtlı olsa bile her işlemde güncellik kontrolü yapılmalıdır. Şirket birleşmesi, adres değişikliği, vergi dairesi değişikliği veya şube değişimi eski cari kartı geçersiz kılabilir. e-Fatura hizmeti içinde gönderimden önce taslak görüntüleme ve belge alanı kontrolü yapılması, mali müşavire ulaşmadan önceki operasyonel hataları görünür hale getirir.

Mali müşavir özel klinik e-Fatura kontrolünde hangi adımları izler?

Mali müşavir, özel klinik e-Fatura kontrolünde alıcı statüsünü, belge türünü, vergisel alanları ve muhasebe kaydını birlikte inceler. Kontrol yalnızca belgenin sistemden geçip geçmediğine bakmak değildir. Teknik olarak gönderilen bir belgenin alıcı, tutar veya hizmet sınıflandırması yanlış olabilir. Bu nedenle klinik, mali müşavire yalnızca XML veya PDF değil, işlemin ticari dayanağını da sunmalıdır.

1. Mali müşavir, klinik ile alıcının mükellefiyet ve e-belge durumunu kontrol eder.
2. Mali müşavir, işlem için e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya farklı bir e-belge türünün uygunluğunu değerlendirir.
3. Mali müşavir, alıcı unvanını, VKN veya TCKN bilgisini ve adresi cari kayıtlarla karşılaştırır.
4. Mali müşavir, hizmet kalemlerini, vergi oranlarını, istisna veya tevkifat bilgilerini güncel mevzuata göre inceler.
5. Mali müşavir, belge toplamını ödeme, banka, POS veya cari hesap kayıtlarıyla eşleştirir.
6. Mali müşavir, gönderim durumunu ve muhasebe kaydını belge arşiviyle birlikte takip eder.

Bu adımların sırası, kliniğin kullandığı yazılıma göre değişebilir. Bazı işletmelerde mali müşavir gönderimden önce onay verir. Bazı işletmelerde klinik yetkilisi gönderir, mali müşavir ise günlük veya haftalık raporla sonradan kontrol eder. Hangi yöntem seçilirse seçilsin, kritik alanlar ve onay sorumlusu yazılı olmalıdır. Belgenin teknik olarak kabul edilmesi, vergisel açıdan bütün kontrollerin tamamlandığı anlamına gelmez.

Vergi oranı, istisna, tevkifat ve e-belge kapsamı işlem türüne, mükellefin niteliğine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu alanlarda örnek bir oranı kalıcı kural gibi kullanmak doğru değildir. Klinik, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirini kontrol etmelidir. Mali müşavir de klinikten hizmetin niteliğini ve sözleşmedeki tarafları sormadan yalnızca eski faturayı kopyalamamalıdır.

Özel klinikte e-Fatura ile e-Arşiv Fatura farkı nedir?

e-Fatura, elektronik fatura kullanıcısı olan alıcıya sistem üzerinden düzenlenen belgedir; e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için ilgili kurallara göre elektronik oluşturulabilen belgedir. Bu ayrım, hastanın veya kurumsal alıcının sistemdeki statüsüyle birlikte değerlendirilir. Özel klinik, her hastaya otomatik olarak e-Fatura düzenleyemez. Alıcının statüsü, işlemin niteliği ve güncel GİB kuralları birlikte kontrol edilmelidir.

Klinik, kurumsal alıcının vergi bilgilerini alırken e-Fatura kayıt durumunu sorgulamalıdır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, belge ilgili e-Fatura adresine gönderilir. Alıcı bu kapsamda değilse, işlem için e-Arşiv Fatura kuralları değerlendirilir. Bireysel hasta ile şirket adına ödeme yapan kurum aynı kişi olmayabilir. Faturanın kime düzenleneceği, ödeme yapan taraf ve sözleşmedeki hizmet alan birlikte incelenerek belirlenmelidir. Ayrıntılı teknik akış için e-Arşiv Fatura sayfasındaki belge türü açıklaması incelenebilir.

Yanlış: Klinik, tüm faturaları tek bir e-belge türüyle düzenler ve alıcının kayıt durumunu kontrol etmez. Doğru: Klinik önce faturanın alıcısını ve e-belge statüsünü doğrular, ardından mali müşavir uygun senaryoyu kontrol eder. Aynı hizmet için düzenlenmiş yanlış belgeyi sistemden silmek çözüm değildir. Düzeltme, iptal, ret veya yeniden düzenleme yolu belgenin türüne ve senaryosuna göre belirlenmelidir.

Özel klinik hasta ve kurum faturalarında veri akışı nasıl yönetilir?

Fatura alıcısı, hizmetten yararlanan kişiyle ödeme yapan kurumun aynı olup olmadığını gösteren ticari karara göre belirlenmelidir. Örneğin çalışanının sağlık giderini karşılayan şirket, faturanın alıcısı olabilir; ancak bunun sözleşmede ve kurumun talebinde açıkça görülmesi gerekir. Sigorta kuruluşu, tamamlayıcı sağlık kuruluşu veya hasta adına ödeme yapan başka bir tarafın durumu da aynı şekilde belgelenmelidir. Mali müşavir, klinik yönetiminin ticari kararını vergisel açıdan kontrol eder.

Orta ölçekli olmayan küçük bir diş kliniği düşünelim. Hasta işlemi yaptırıyor, fakat ödeme bir şirketin sağlık poliçesi kapsamında gerçekleşiyor. Resepsiyon, hastanın sağlık geçmişini faturaya taşımadan kurumun resmi unvanını, VKN bilgisini ve poliçe referansını alır. Klinik yöneticisi, hizmetin gerçekten verildiğini doğrular. Mali müşavir, belgenin kuruma düzenlenmesinin sözleşmeye ve muhasebe kaydına uygun olup olmadığını kontrol eder. Böylece hasta adı ile fatura alıcısı arasındaki fark açıklanabilir olur.

Veri akışında üç ayrı kayıt tutulmalıdır: hizmet kaydı, cari alıcı kaydı ve ödeme kaydı. Bu kayıtların hepsinde aynı işlem referansı kullanılırsa mutabakat kolaylaşır. Sağlık verileri, fatura oluşturmak için zorunlu olmayan ayrıntılarla genişletilmemelidir. Çalışanların yalnızca görevleri için gereken ekranlara erişmesi sağlanmalıdır. Klinik, veri saklama ve erişim uygulamalarını kendi KVKK prosedürleri ile mali müşavirinin yönlendirmesine göre düzenlemelidir.

Özel klinik e-Fatura üzerinde hangi alanları kontrol etmelidir?

Özel klinik e-Fatura üzerinde kimlik, tarih, hizmet, tutar, vergi ve senaryo alanları gönderimden önce kontrol edilmelidir. Belgenin görsel PDF görünümü tek başına yeterli değildir; elektronik veri içindeki alanlar da incelenmelidir. Klinik, alıcının unvanını ve numarasını cari karttan almalı, mali müşavir ise bu bilgiyi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmalıdır. Özellikle şube, grup şirketi ve doktorun ayrı işletmesi olan kliniklerde satıcı bilgisi dikkatle kontrol edilmelidir.

Kontrol edilecek temel alanlar arasında belge tarihi, belge numarası, satıcı bilgileri, alıcı bilgileri, hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim, ara toplam ve genel toplam bulunur. Vergi oranı, istisna, tevkifat, döviz ve ödeme bilgileri işlemde varsa ayrıca incelenmelidir. Sağlık hizmetinin veya ürün satışının niteliği, kullanılacak vergi uygulamasını etkileyebilir. Bu nedenle klinik eski bir faturadaki oranı kopyalamamalı; mali müşavir güncel mevzuat ve işlemin gerçek niteliği üzerinden kontrol yapmalıdır.

Belge gönderilmeden önce sistemde taslak kontrolü yapılması, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır. Klinik çalışanı hizmet açıklamasını anlaşılır yazmalı, fakat gereksiz hassas hasta detayları eklememelidir. Mali müşavir, belge toplamını POS raporu, banka hareketi veya cari hesapla karşılaştırmalıdır. Hizmet tarihi ile fatura tarihi farklıysa bunun ticari gerekçesi kayıt altına alınmalıdır. Uyuşmazlık varsa belge gönderilmeden bekletilmeli ve klinik ile mali müşavir aynı işlem referansı üzerinden karar vermelidir.

Özel klinik e-Fatura iptal ve ret sürecini nasıl yönetir?

İptal veya ret süreci, hatalı e-Faturayı silmek yerine belgenin senaryosuna ve durumuna uygun resmi akışın işletilmesini gerektirir. Klinik, gönderilmiş bir belgeyi yalnızca kendi ekranından kaldırarak muhasebe kaydını yok sayamaz. Önce hatanın türü belirlenir: alıcı yanlışlığı, tutar hatası, hizmetin hiç gerçekleşmemesi, mükerrer düzenleme veya teknik gönderim sorunu. Ardından mali müşavir ve ilgili alıcıyla uygulanacak yöntem netleştirilir.

Temel senaryoda klinik şu sırayı izlemelidir: Belgenin numarası ve durum ekranı kaydedilir. Hatanın hangi alanda olduğu açıklanır. Alıcıdan gerekli ret veya onay bilgisi alınır. Mali müşavir, iptal ya da yeniden düzenleme yöntemini güncel kurallara göre değerlendirir. Yeni belge gerekiyorsa eski belgeyle bağlantısı belirtilir. Son olarak gönderim yanıtı, yazışmalar ve muhasebe düzeltmesi birlikte arşivlenir. Ticari fatura senaryosundaki ret akışı, her e-Fatura için aynı şekilde uygulanmayabilir.

e-Arşiv Fatura için izlenecek iptal veya düzeltme yöntemi de ilgili sistem ve güncel mevzuata göre kontrol edilmelidir. Klinik çalışanı, hastanın talebi üzerine belgeyi doğrudan silmemelidir. Yanlış: Hatalı faturayı silip aynı numarayla yeniden oluşturmak. Doğru: Belge durumunu, iptal veya ret kaydını ve yeni belgenin dayanağını birlikte saklamak. Uygulanan yöntem konusunda emin olunmadığında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özel klinik e-İrsaliye gerekiyorsa kim ne yapar?

e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen elektronik belgedir ve e-Faturanın yerine geçmez. Özel klinikte yalnızca sağlık hizmeti verilmesi, her durumda e-İrsaliye düzenleneceği anlamına gelmez. Ancak klinik tıbbi sarf malzemesi, ürün, cihaz veya stok kalemlerinin sevkiyatını yapıyorsa mükellefiyet durumu ve güncel GİB kapsamı ayrıca incelenmelidir. Zorunluluk, işletmenin faaliyet alanına ve ilgili düzenlemelere göre değişebilir.

Klinik operasyon ekibi malın ne olduğunu, miktarını, çıkış adresini, varış adresini ve sevkiyat sorumlusunu hazırlar. Depo veya satın alma çalışanı fiili mal hareketiyle belgeyi karşılaştırır. Mali müşavir, kliniğin e-İrsaliye kapsamında olup olmadığını, belge türünü ve faturayla bağlantısını kontrol eder. Sistem kullanıcısı ise belgenin gönderim durumunu izler. e-İrsaliye sürecinde fatura kesiminden önce veya sonra gerçekleşen mal hareketinin doğru belgeyle ilişkilendirilmesi önemlidir.

Örneğin bir özel klinik, başka bir şubesine sarf malzemesi gönderiyorsa hizmet faturası ile stok sevkiyatını birbirine karıştırmamalıdır. e-İrsaliye malın hareketini, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura ise satış ya da hizmet bedelini gösterir. Klinik sadece personelin el çantasında taşıdığı her malzeme için otomatik olarak e-İrsaliye gerektiğini varsaymamalıdır. Faaliyet ve kapsam değerlendirmesi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özel klinik e-Fatura arşiv ve mutabakat süreci nasıl kurulmalıdır?

Arşiv ve mutabakat süreci, klinikte düzenlenen ve alınan belgelerin sistem durumu, muhasebe kaydı ve ödeme hareketiyle karşılaştırılması üzerine kurulmalıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle klinik yalnızca kestiği faturaları değil, aldığı belgeleri de aylık belge hacmine dahil etmelidir. Bu bilgi, kontör planlamasından önce gerçek belge sayısının ölçülmesini sağlar.

Her ay sonunda klinik, giden belgeler raporunu, gelen kutusunu, iptal veya ret kayıtlarını, POS raporlarını, banka hareketlerini ve cari hesap listesini karşılaştırmalıdır. Mali müşavir, bu raporlardaki toplamları muhasebe kayıtlarıyla eşleştirir. Eksik gelen belge, bekleyen yanıt, mükerrer kayıt veya yanlış alıcı tespit edilirse işlem numarasıyla bir düzeltme listesi hazırlanır. Klinik, mali müşavire yalnızca toplam ciroyu değil, belge bazındaki ayrıntıyı da sunmalıdır.

e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunması, klinik içindeki arşiv prosedürünü ortadan kaldırmaz. Kullanıcı yetkileri, yedek erişim, rapor indirme ve belgeye ulaşma yöntemi ayrıca belirlenmelidir. Mali müşavire özel panel kullanılıyorsa, hangi raporların görülebildiği ve kimin gönderim yetkisi olduğu klinik tarafından bilinmelidir. Arşivde belge aslı, yanıt bilgisi ve düzeltme yazışması birlikte tutulmalıdır.

Özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümünde sık hatalar nasıl önlenir?

En sık hatalar, alıcının yanlış seçilmesi, klinik ile hekimin işletme bilgilerinin karıştırılması ve mali müşavire eksik veri gönderilmesidir. Klinik, hastayı hizmetten yararlanan kişi olarak görüp faturanın ödeme yapan kuruma düzenlenmesi gerektiğini atlayabilir. Başka bir hata, bağımsız hekimin belgesi ile klinik şirketinin faturasını aynı cari hesapta toplamaktır. Her iki durumda da önce işlemin tarafları ve sözleşme incelenmelidir.

Bir diğer hata, e-Fatura gönderildiği için işlemin muhasebeye otomatik ve eksiksiz aktarıldığını düşünmektir. Teknik kabul, hizmetin gerçekleştiğini, vergi uygulamasının doğru olduğunu veya tahsilatın yapıldığını kanıtlamaz. Klinik günlük olarak gönderim durumunu izlemeli, mali müşavir belirli aralıklarla belge ve ödeme mutabakatı yapmalıdır. Mükerrer fatura ihtimali varsa numara, tarih, alıcı ve işlem referansı birlikte karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Klinik, ay sonunda bütün belgeleri açıklamasız şekilde mali müşavire topluca iletir. Doğru: Klinik her belgeyi işlem referansı, alıcı, ödeme durumu ve varsa istisna gerekçesiyle paylaşır. Mali müşavir e-Fatura kontör planlamasında da belge hacmi, gelen kutusu ve farklı e-belge türlerini ayrı izlemelidir. Bu konuda mali müşavir için e-Fatura kontör seçimi yazısındaki hacim bazlı yaklaşım yardımcı olabilir.

Uzman notu: Klinik, gönderim yetkisini vermeden önce bir test belgesiyle alıcı, tutar, senaryo ve yanıt akışını birlikte doğrulamalıdır.

Özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümünü uygulamak için hangi plan kullanılmalıdır?

Özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümünün uygulanması için önce belge türleri, sonra veri sahipleri, ardından kontrol ve arşiv adımları yazılı hale getirilmelidir. Aşağıdaki plan, tek hekimli küçük klinikten birden fazla şubesi bulunan sağlık işletmesine kadar uyarlanabilir. Klinik, planı kendi faaliyet ve mükellefiyet durumuna göre mali müşaviriyle kesinleştirmelidir.

1. Klinik, hizmet, ürün, hasta, kurum ve sigorta işlemlerini ayrı işlem türleri olarak tanımlamalıdır.
2. Klinik, resepsiyon, yönetici, muhasebe ve mali müşavir rollerinin her birini yazılı olarak belirlemelidir.
3. Klinik, alıcı bilgilerini resmi cari kayıt veya sözleşmeyle doğrulamadan belge göndermemelidir.
4. Mali müşavir, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye veya e-Serbest Meslek Makbuzu ayrımını işlem bazında kontrol etmelidir.
5. Klinik, gönderim yanıtlarını, iptal veya ret kayıtlarını ve muhasebe eşleşmelerini düzenli arşivlemelidir.

Bu planın çalışması için günlük ve aylık iki kontrol zamanı belirlenebilir. Günlük kontrolde gönderim durumu, alıcı bilgisi ve bekleyen belgeler incelenir. Aylık kontrolde toplam belge sayısı, gelen ve giden belgeler, kontör kullanımı, banka hareketleri ve muhasebe kayıtları karşılaştırılır. Resepsiyon çalışanının vergi uygulamasını yorumlaması beklenmez; mali müşavirin de klinik operasyonundaki her hizmet ayrıntısını kendiliğinden bilmesi beklenmez.

İşletme büyüdüğünde yetki matrisi güncellenmelidir. Yeni şube, yeni hekim, kurumsal anlaşma, ürün satışı veya sigorta süreci ortaya çıktığında eski akış yeterli olmayabilir. Klinik, önemli değişiklikleri belge düzenlemeden önce mali müşavirine bildirmelidir. Mevzuat kapsamı, süreler ve yıllık güncellenen tutarlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümü

Özel klinik mali müşavir e-Fatura iş bölümünde başarılı uygulama, görevlerin devredilmesinden çok doğru sırayla paylaşılmasına dayanır. Klinik ticari gerçeği ve belge verisini sağlar. Mali müşavir mevzuat, vergi, senaryo ve muhasebe kontrolünü yapar. Yönetici ise onay, yetki ve arşiv düzenini izler.

• Veri sorumluluğu: Klinik, hizmeti, alıcıyı, ödeme yapan tarafı ve belgeye esas ticari bilgileri doğru ve zamanında hazırlamalıdır.
• Vergisel kontrol: Mali müşavir, e-belge türünü, alıcı statüsünü, vergi alanlarını, senaryoyu ve muhasebe kaydını birlikte incelemelidir.
• Hasta ve kurum ayrımı: Hizmetten yararlanan kişi ile faturanın alıcısı farklıysa sözleşme, ödeme ve kurum bilgileri karşılaştırılmalıdır.
• Düzeltme disiplini: Hatalı belge silinmemeli; durum, ret veya iptal kaydı, yazışmalar ve yeni belgeyle birlikte arşivlenmelidir.
• Hacim takibi: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör tükettiği için aylık toplam belge sayısı ayrı izlenmelidir.

Bu beş madde, kliniğin yeni bir çalışan veya yeni bir şube eklediğinde kullanabileceği temel kontrol çerçevesidir. Süreçteki her sorunun cevabı aynı değildir; faturanın alıcısı, hizmetin niteliği, işletmenin mükellefiyet durumu ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilmelidir. Emin olunmayan vergi oranı, belge süresi veya kapsam için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör ihtiyacını planlayan özel klinikler, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde geçerli tek havuz paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir. Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini değerlendirirken gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı birer kontör tükettiğini hesaba katın.