Oto servis e-Fatura e-Arşiv ayrımı: Kime hangi belge?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural şudur: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse ve işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu rehber, özel servis ve yetkili servis sahiplerine doğru belgeyi seçme, müşteri bilgilerini kontrol etme ve kontör tüketimini izleme konusunda yol gösterir.

Oto servis e-Fatura e-Arşiv farkı nedir?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv farkını belirleyen ana ölçüt, faturanın alıcısının e-Fatura sistemindeki kullanıcı durumudur.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı gönderici ve alıcı arasında elektronik ortamda iletilen faturadır. Belge, ilgili sistem hesapları üzerinden oluşturulur ve alıcının elektronik kutusuna gönderilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye düzenlenebilen, elektronik ortamda arşivlenen faturadır.

Oto servisin özel servis veya yetkili servis olması, tek başına belge türünü belirlemez. Aynı servis, bir filo şirketine e-Fatura, bireysel araç sahibine e-Arşiv düzenleyebilir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu doğrulanamıyorsa yalnızca müşterinin beyanına güvenilmemelidir. VKN veya TCKN üzerinden resmi kullanıcı durumu kontrol edilmelidir.

Fatura tutarı da tek başına e-Fatura veya e-Arşiv seçimini açıklamaz. Tutar, bazı e-Arşiv düzenleme ve raporlama koşullarını etkileyebilir.

Bu nedenle oto servis işlemlerinde güncel GİB duyuruları ve mali müşavirinizin değerlendirmesi birlikte dikkate alınmalıdır. İşletme bazlı ayrıntılar için oto servis sektörü sayfasını da inceleyebilirsiniz.

Bu ayrım, iş emrindeki araç bilgileriyle değil, faturadaki gerçek alıcıyla tamamlanır. Müşteri kartında eski unvan veya vergi numarası bulunuyorsa belge hazırlanmadan önce kayıt düzeltilmelidir.

Örneğin üç liftli küçük bir servis, sabah filo şirketinin aracına bakım yapabilir. Faturayı filo şirketi alıyorsa VKN sorgulanır ve kayıt varsa e-Fatura düzenlenir. Öğleden sonra bireysel araç sahibine verilen hizmette e-Arşiv süreci değerlendirilir.

Yanlış: Aracın markasına, plakasına veya servis türüne bakarak belge seçmektir. Doğru: Faturadaki alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol etmektir.

Oto serviste e-Fatura kullanıcı kontrolü nasıl yapılır?

Oto serviste e-Fatura kullanıcı kontrolü, fatura hazırlanmadan önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle yapılmalıdır.

Önce müşterinin tam ticari unvanı, vergi kimlik numarası veya gerçek kişi bilgilerindeki TCKN alınır. Eksik ya da hatalı numara, yanlış kullanıcı sonucu doğurabilir.

Ardından GİB e-Fatura kullanıcı listesi veya kullandığınız entegrasyon ekranındaki alıcı sorgusu açılır. Sonuçta ilgili numaranın kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir.

Kayıtlı görünen alıcı için e-Fatura adresi, unvan ve vergi bilgileri ekrandan doğrulanmalıdır. Sistem adresiyle müşteri beyanı farklıysa belge gönderilmemelidir.

Bir müşterinin e-posta adresinin bulunması, onun e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez. E-posta, belge tesliminde kullanılabilir; kullanıcı statüsünün resmi kanıtı değildir.

Müşteri yakın zamanda sisteme geçmiş olabilir veya bilgileri güncellenmiş olabilir. Bu yüzden eski faturadaki belge türü, yeni işlem için otomatik ölçüt sayılmamalıdır.

Sorgu sonucu belirsizse fatura taslağı bekletilmeli, mali müşavir veya yetkili destek biriminden görüş alınmalıdır. Güncel GİB listesini düzenli kontrol etmek güvenli yöntemdir.

Kontrolü servis danışmanı, muhasebe personeli veya yetkilendirilmiş kullanıcı yapabilir. Ancak sorgu sonucu faturaya aktarılmadan önce alıcı unvanı ve vergi numarası ikinci kez okunmalıdır.

Uygulama sırası pratik olarak şöyledir: müşteri bilgilerini alın, VKN veya TCKN girin, kullanıcı sonucunu inceleyin, e-Fatura adresini eşleştirin ve sonucu iş emrine not edin.

Yanlış: Eski faturada e-Fatura kullanıldığı için yeni işlemde tekrar sorgu yapmamaktır. Doğru: Her yeni alıcı ve işlem için güncel kullanıcı durumunu kontrol etmektir.

Karşı durum olarak sorgu ekranı geçici şekilde çalışmıyorsa belge türü tahmin edilmemelidir. İşlem bilgileri kaydedilmeli, sistem erişimi sağlandıktan sonra güncel sorgu yapılmalıdır.

Oto serviste hangi müşteriye e-Fatura kesilir?

Oto serviste e-Fatura, alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu doğrulandığında düzenlenir.

Örneğin bir filo şirketi, kiralama şirketi veya kurumsal araç işletmesi e-Fatura kullanıcısı olabilir. Servis, onarım hizmetini bu şirket adına faturalandırır.

Faturada alıcının resmi unvanı, VKN bilgisi ve e-Fatura sistemindeki alıcı adresi doğru kullanılmalıdır. Sadece araç sahibinin adıyla işlem yapmak yeterli değildir.

Filo sözleşmesinde araç kullanıcısı farklı, faturayı ödeyen şirket farklı olabilir. Bu durumda fatura müşterisi sözleşmeye ve gerçek alıcıya göre belirlenmelidir.

Şirketin vergi numarası bulunması, otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. VKN bilgisi alındıktan sonra kullanıcı listesi ayrıca sorgulanmalıdır.

Oto servis, kayıtlı alıcıya yanlışlıkla e-Arşiv gönderirse belge süreci karışabilir. Düzeltme, iptal veya yeniden düzenleme adımı güncel mevzuata göre yürütülmelidir.

Yetkili servis ağına bağlı olmak da sonucu değiştirmez. Belge türü, marka anlaşmasından çok faturadaki alıcının sistem statüsüne göre seçilir.

Kurumsal müşterinin satın alma birimi araçla ilgilenebilir, fakat faturayı başka bir şirket alabilir. Servis, iş emrindeki iletişim kişisini değil, sözleşmede ve ödeme sürecinde belirtilen gerçek alıcıyı esas almalıdır.

Filo işlemlerinde araç plakası, sözleşme numarası ve iş emri numarası açıklama alanına eklenebilir. Bu bilgiler e-Fatura kararının yerine geçmez; yalnızca faturanın hangi hizmete ait olduğunu açıklamaya yarar.

Yanlış: VKN bulunan her şirket için doğrudan e-Fatura düzenlemektir. Doğru: VKN ile sorgu yapıp şirketin e-Fatura kullanıcı kaydını doğruladıktan sonra belge türünü seçmektir.

Karşı durumda şirket e-Fatura kullanıcısı değilse, işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv Fatura değerlendirilir. Şirket unvanı, adresi ve vergi bilgileri yine eksiksiz yazılmalıdır.

Oto serviste hangi müşteriye e-Arşiv Fatura kesilir?

Oto serviste e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye, işlem e-Arşiv kapsamındaysa düzenlenir.

Bireysel araç sahipleri çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı değildir. Servis, bakım veya onarım hizmetini gerçek kişi adına düzenlerken e-Arşiv seçeneğini değerlendirir.

Vergi numarası bulunan fakat e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir şirket de uygun koşullarda e-Arşiv alıcısı olabilir. Şirket unvanı ve vergi bilgileri yine eksiksiz yazılmalıdır.

e-Arşiv belgesi müşteriye e-posta, elektronik bağlantı veya mevzuata uygun başka bir yöntemle iletilebilir. Kullanılan teslim yöntemi, sistemin ve güncel kuralların izin verdiği seçenek olmalıdır.

Sadece PDF dosyasını bilgisayara kaydetmek, her durumda yeterli kayıt yöntemi değildir. Belgenin oluşturulduğu elektronik veri, gönderim bilgisi ve arşiv kaydı korunmalıdır.

Belirli tutarlar veya özel satış koşulları, e-Arşiv uygulamasının teknik yöntemini etkileyebilir. Bu nedenle rakamsal sınırlar için güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Örneğin bireysel müşteri aracını teslim alırken e-posta adresi verirse, servis önce kullanıcı statüsünü değil alıcının niteliğini değerlendirir. Bireysel alıcı için e-Arşiv süreci uygulanır.

e-Arşiv düzenlerken gerçek kişinin adı, soyadı, adresi ve gerekiyorsa TCKN bilgisi müşteri tarafından doğrulatılmalıdır. Plaka ve telefon bilgisi, kimlik veya vergi bilgisi yerine kullanılmamalıdır.

Servis danışmanı, müşteriye belgenin hangi kanaldan gönderileceğini işlem tamamlanmadan açıklamalıdır. E-posta adresindeki tek karakterlik hata, teslim sürecini aksatabilir; bu nedenle adres yüksek sesle teyit edilebilir.

Karşı durum olarak bireysel müşteri adına görünen işlem aslında şirket tarafından ödeniyorsa gerçek alıcı yeniden belirlenmelidir. Ödeme yapan kurumun faturayı alacağı kesinleşirse şirket bilgileri ayrıca sorgulanmalıdır.

Yanlış: Bireysel müşterinin e-posta adresi bulunduğu için e-Fatura seçmektir. Doğru: Alıcının niteliğini ve resmi kullanıcı durumunu değerlendirerek uygun koşullarda e-Arşiv düzenlemektir.

Özel servis ve yetkili serviste e-Fatura e-Arşiv seçimi nasıl yapılır?

Özel servis ve yetkili serviste e-Fatura e-Arşiv seçimi, servis türünden bağımsız olarak faturadaki gerçek alıcıya göre yapılır.

Yetkili servis, üretici garantisi altında işlem yapsa bile faturayı araç sahibine veya garanti sağlayan şirkete düzenleyebilir. Bu iki alıcının belge statüsü aynı olmayabilir.

İş emrinde aracın sürücüsü yazarken faturada araç sahibi şirket bulunabilir. İş emriyle faturadaki alıcı bilgilerinin karşılaştırılması, yanlış belge riskini azaltır.

Garanti kapsamında parça ve işçilik bedelini farklı kurum ödüyorsa, hangi bedelin kime faturalandırıldığı belirlenmelidir. Her alıcı için kullanıcı statüsü ayrı incelenmelidir.

Örneğin Mert Oto Servis, bireysel müşterinin aracına bakım yapar ve e-Arşiv düzenler. Aynı gün filo şirketinin aracı için kullanıcı kontrolü sonrası e-Fatura kesebilir.

Burada araca ait plaka, marka veya garanti bilgisi belge türünü tek başına belirlemez. Belirleyici unsur, faturadaki alıcının e-Fatura kaydıdır.

Servis danışmanı, muhasebe personeli ve mali müşavir aynı müşteri bilgilerini kullanmalıdır. Farklı ekranlarda farklı unvan bulunması, belge kabul ve kayıt süreçlerini zorlaştırır.

Özel serviste araç sahibi çoğunlukla doğrudan hizmet alır. Yetkili serviste ise garanti sağlayıcısı, kiralama şirketi veya filo işletmesi ödeme yapabilir. Bu nedenle iş emrindeki müşteri, ödeme yapan ve faturadaki alıcı alanları ayrı ayrı incelenmelidir.

Mert Oto Servis örneğinde danışman, aracın sahibini teslim formuna yazar. Muhasebe personeli ise faturayı düzenlemeden önce ödeme talimatındaki şirketi kontrol eder. İki kayıt farklıysa fatura kesilmeden açıklama alınır.

Yanlış: Yetkili servis olduğu için bütün müşterilere aynı belge türünü uygulamaktır. Doğru: Her faturada gerçek alıcının kim olduğunu ve e-Fatura kullanıcı kaydını ayrı değerlendirmektir.

Karşı durumda garanti işlemi ücretsiz olsa bile belge düzenleme gereklilikleri işlem niteliğine göre incelenmelidir. Bedelin kim tarafından karşılandığı ve hangi kurum adına kayıt oluşturulduğu mali müşavirle netleştirilmelidir.

Oto servis e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme adımları nelerdir?

Oto servis e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme süreci, müşteri bilgisiyle başlar ve gönderim ile arşiv kontrolüyle tamamlanır.

İlk aşamada iş emri, ruhsat veya müşteri beyanındaki bilgiler karşılaştırılır. Faturanın kime düzenleneceği, ödeme yapan kişiyle birlikte değerlendirilir.

Aşağıdaki sıra, günlük servis işlemlerinde uygulanabilecek temel kontrol akışıdır:

1. Müşterinin tam adını veya ticari unvanını, VKN ya da TCKN bilgisini alın.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu GİB listesi veya entegrasyon ekranı üzerinden sorgulayın.
3. Kullanıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygun koşullarda e-Arşiv Fatura seçin.
4. Plaka, iş emri numarası, parça, işçilik, vergi ve toplam tutar bilgilerini girin.
5. Belgeyi gönderdikten sonra alıcı adresini, durumunu ve arşiv kaydını kontrol edin.

Gönderimden önce fatura önizlemesi açılmalı ve müşteri unvanı tekrar okunmalıdır. Özellikle benzer isimli şirketlerde VKN karşılaştırması yapılmalıdır.

Belge türü konusunda istisna, özel sektör uygulaması veya güncel had söz konusuysa işlem durdurulmalıdır. GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü alınmadan varsayım yapılmamalıdır.

Bu akışta iş emri kapatılmadan fatura taslağı hazırlanması yararlı olur. Ancak taslak, müşteri bilgileri ve hizmet kalemleri doğrulanmadan gönderilmemelidir. Gönderim yetkisi yalnızca eğitimli personele verilmelidir.

Servis danışmanı parça ve işçilik listesini tamamlar, muhasebe personeli alıcı statüsünü kontrol eder. Gönderimden sonra iki personel belge durumunu ve alıcının doğru hesaba ulaştığını birlikte inceleyebilir.

Karşı durum olarak müşteri bilgileri eksikse araç teslimi ile fatura gönderimi ayrılabilir. Belge düzenleme için gereken bilgiler tamamlanmadan rastgele VKN, TCKN veya e-posta yazılmamalıdır.

Yanlış: İş emri tamamlanır tamamlanmaz önizleme yapmadan belgeyi göndermektir. Doğru: Alıcı, hizmet kalemleri, vergi hesapları ve gönderim adresini son kontrolden sonra onaylamaktır.

Oto servis e-Fatura e-Arşiv üzerinde hangi bilgiler bulunur?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv belgesinde, alıcı ve satıcı bilgileriyle birlikte yapılan hizmeti açıklayan mali ve operasyonel bilgiler bulunur.

Alıcının unvanı, adı, adresi, VKN veya TCKN bilgisi doğru yazılmalıdır. Satıcının kendi vergi ve iletişim bilgileri de sistem kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Plaka, şasi numarası, marka, model ve kilometre bilgisi servis işlemini açıklamak için yararlı olabilir. Bu alanların kullanımı, işletmenin belge tasarımına ve işlem niteliğine göre düzenlenir.

Parça kalemleri ile işçilik kalemleri ayrı gösterilebilir. Her kalemde açıklama, miktar, birim fiyat ve ilgili vergi hesaplamasının doğru olması gerekir.

Fatura toplamı, indirim, vergi ve tahsilat bilgileri iş emriyle karşılaştırılmalıdır. Muhasebe kaydı ile müşteriye gönderilen elektronik belgenin tutarı aynı olmalıdır.

Yanlış: Plaka yazıldığı için belgenin otomatik olarak e-Fatura sayılmasıdır. Doğru: Önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle kullanıcı statüsünü kontrol etmektir.

e-Arşiv tesliminde müşteriye gösterilen PDF veya bağlantı ile sistemdeki asıl elektronik kayıt karıştırılmamalıdır. Servis, belgeyi daha sonra erişilebilir şekilde saklamalıdır.

Bilgilerin tamamı aynı kaynaktan aktarılmıyorsa veri uyuşmazlığı oluşabilir. Müşteri kartı, iş emri ve fatura ekranındaki unvan ile vergi numarası karşılaştırılmadan belge onaylanmamalıdır.

Küçük bir servis, yağ değişimi, fren parçası ve işçilik bedelini ayrı kalemler halinde gösterebilir. Böylece müşteri hangi hizmete ne kadar ödediğini görür; muhasebe personeli de iş emriyle daha kolay mutabakat yapar.

Yanlış: Şasi numarasını yazdığı için servisin alıcı bilgilerini ayrıca kontrol etmemesidir. Doğru: Araç tanımlayıcılarını açıklama, VKN veya TCKN bilgisini ise alıcı doğrulaması için kullanmaktır.

Karşı durumda bazı bilgiler müşteriden alınamıyorsa belge alanları işletmenin mali müşaviriyle değerlendirilmelidir. Eksik alanları tahmin ederek doldurmak, sonradan düzeltme ve teslim sorunlarına yol açabilir.

Oto servis e-Fatura e-Arşiv tarih ve saklama kuralları nelerdir?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv işlemlerinde tarih, belge numarası, gönderim zamanı ve elektronik kayıt bütünlüğü birlikte izlenmelidir.

Fatura tarihi, işlemin ve belgenin düzenlenmesiyle ilgili mevzuat kurallarına uygun olmalıdır. Servis fişinin tarihi ile fatura tarihi arasındaki fark açıklanabilir olmalıdır.

Belge numarası sistemin seri ve sıra yapısına uygun ilerlemelidir. Aynı numarayı manuel olarak tekrar kullanmak, kayıtların izlenmesini ve mutabakatı bozabilir.

e-Fatura gönderildiğinde alıcı hesabına, e-Arşiv düzenlendiğinde ise uygun teslim kanalına ilişkin kayıt tutulmalıdır. Gönderim sonucu ve hata mesajları düzenli incelenmelidir.

Elektronik arşivde yalnızca görüntü dosyasını değil, faturanın asıl veri kaydını ve gerekli raporlama bilgilerini korumak önemlidir.

Yanlış belge düzenlendiğinde yeni bir fatura kesmeden önce iptal, iade veya düzeltme yönteminin uygunluğu değerlendirilmelidir. Aynı işlem için mükerrer kayıt oluşturulmamalıdır.

Saklama süresi ve teknik arşiv yükümlülükleri güncel mevzuata göre değişebilir. İşletme, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinin saklama önerilerini kontrol etmelidir.

Servis yöneticisi her gün bekleyen, başarısız ve tamamlanan gönderimleri ayrı izlemelidir. Hata mesajı alınan bir belge, müşteriye ulaştı varsayımıyla kapatılmamalı; durum ekranından yeniden kontrol edilmelidir.

Arşiv klasörleri iş yılı, belge türü veya seri bilgisine göre düzenlenebilir. Yetkisiz silme işlemlerini önlemek için kullanıcı rolleri belirlenmeli ve kritik kayıtların yedekleme yöntemi mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.

Karşı durum olarak teknik arşiv kaydı ile indirilen PDF arasında fark görülürse PDF yeniden gönderilmeden önce asıl elektronik kayıt incelenmelidir. Gerekiyorsa yetkili destek biriminden kayıt bazlı açıklama alınmalıdır.

Oto serviste e-Fatura e-Arşiv hataları nasıl önlenir?

Oto serviste e-Fatura e-Arşiv hataları, fatura öncesi kullanıcı sorgusu, iş emri karşılaştırması ve gönderim sonrası kontrolle azaltılır.

En sık hata, müşterinin şirket adına işlem yaptığını söylemesi üzerine doğrudan e-Fatura seçilmesidir. Şirket bilgisi, kullanıcı kaydıyla doğrulanmadan yeterli kabul edilmemelidir.

İkinci hata, aracın sahibini ve faturayı ödeyen kurumu aynı kişi sanmaktır. Garanti, filo veya kiralama işlemlerinde gerçek fatura alıcısı ayrıca belirlenmelidir.

Üçüncü hata, e-Arşiv belgesinin yalnızca yazdırılması ve elektronik kaydın saklanmamasıdır. Servis, belgeyi sonradan gösterebilecek arşiv düzenine sahip olmalıdır.

Uzman notu: Belge türünü seçmeden önce müşterinin VKN veya TCKN bilgisini sorgulayın; plaka, e-posta ve ödeme yöntemi tek başına karar ölçütü değildir.

Yanlış: Müşteri e-posta adresi verdiğinde e-Fatura göndermektir. Doğru: Resmi kullanıcı durumunu kontrol edip e-Fatura veya e-Arşiv belgesini buna göre seçmektir.

Hata fark edildiğinde personel kendi başına yeni belge düzenlememelidir. Muhasebe kaydı, gönderim durumu ve alıcının kabul süreci birlikte incelenmelidir.

Personel için kısa bir işlem kartı hazırlanabilir. Kartta VKN veya TCKN alma, kullanıcı sorgulama, alıcı eşleştirme, önizleme ve gönderim sonrası durum kontrolü sıralı şekilde yazılmalıdır.

Örneğin Mert Oto Servis’te yeni çalışan, ilk hafta belgeleri tek başına göndermek yerine taslak oluşturur. Sorumlu personel kullanıcı sonucunu, alıcı bilgilerini ve hizmet kalemlerini kontrol ettikten sonra gönderim yapılır.

Yanlış: Hata mesajını silip aynı belgeyi değişiklik yapmadan tekrar göndermektir. Doğru: Hatanın nedenini, belge durumunu ve alıcı bilgisini inceleyerek yetkili yönlendirmeyle işlem yapmaktır.

Karşı durumda alıcı belgeyi kabul etmiş görünse bile yanlış belge türü ihtimali ayrıca değerlendirilmelidir. Kabul durumu, düzenleme koşullarının doğru olduğu anlamına gelmeyebilir; kayıtlar mali müşavire gösterilmelidir.

Oto servis e-Fatura e-Arşiv kontör hesabı nasıl yapılır?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv kontör hesabında temel kural, gönderilen ve alınan belgelerin her birinin bir kontör tüketmesidir.

Bir müşteriye gönderilen e-Fatura bir kontör, bireysel müşteriye gönderilen e-Arşiv Fatura da bir kontör olarak hesaplanır. Belge türü tek başına tüketimi değiştirmez.

Servisin parça tedarikçisinden aldığı e-Fatura veya başka bir gelen e-belge de bir gelen belge olarak izlenir. Bu nedenle yalnızca kesilen faturalar sayılmamalıdır.

Örneğin servis ay içinde 80 e-Fatura, 120 e-Arşiv Fatura gönderiyor ve 40 gelen belge alıyorsa toplam tüketim 240 kontördür.

Bir faturada çok sayıda parça ve işçilik kalemi bulunması, belge sayısını otomatik olarak artırmaz. Hesap, işletmenin kullandığı güncel kontör tarifesine göre izlenmelidir.

Aylık raporda giden ve gelen belgeler ayrı sütunlarda takip edilirse yoğun bakım dönemleri daha doğru tahmin edilir. Mali müşavirle belge hacmi düzenli karşılaştırılmalıdır.

Kontör planı yapılırken yalnızca aylık kesilen faturalar değil, tedarikçilerden gelen belgeler de ayrı satırda yazılmalıdır. Kampanya, filo bakımı veya sezon yoğunluğu gibi dönemsel artışlar ayrıca değerlendirilmelidir.

Küçük bir oto serviste ay başında beklenen belge sayısı tabloya yazılabilir. Ay sonunda giden e-Fatura, giden e-Arşiv ve gelen belgeler sistem raporuyla karşılaştırılır; farkın nedeni gönderim hatası veya mükerrer taslak olabilir.

Karşı durum olarak bir faturadaki parça sayısı arttığında otomatik olarak daha fazla kontör düşeceği varsayılmamalıdır. Kontör hesabı kalem sayısına değil, oluşturulan veya alınan belge adedine göre izlenir.

Yanlış: Sadece müşterilere kesilen belgeleri sayarak dönem tüketimini hesaplamaktır. Doğru: Gelen ve giden belgelerin tamamını ayrı ayrı izleyip toplam belge hacmini buna göre planlamaktır.

Oto servis e-Fatura e-Arşiv geçiş kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Oto servis e-Fatura e-Arşiv geçiş kontrol listesi, müşteri doğrulamasından arşiv ve kullanıcı yetkilerine kadar günlük işlemleri kapsamalıdır.

Önce işletmenin hangi e-belgeleri kullandığı, hangi personelin belge düzenlediği ve hangi işlemlerin mali müşavir tarafından kontrol edildiği yazılı hale getirilmelidir.

Aşağıdaki liste, servis yöneticisinin haftalık veya aylık kontrolünde kullanılabilir:

• Müşterinin VKN veya TCKN bilgisinin iş emriyle karşılaştırıldığı doğrulanmalıdır.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunun belge düzenlenmeden önce sorgulandığı kontrol edilmelidir.
• e-Fatura ve e-Arşiv seçimlerinin personel tarafından aynı kurala göre yapıldığı incelenmelidir.
• Plaka, parça, işçilik, vergi ve toplam tutar bilgilerinin faturayla uyumlu olduğu doğrulanmalıdır.
• Gönderim hatalarının, reddedilen belgelerin ve bekleyen işlemlerin düzenli izlendiği görülmelidir.
• Gelen belgelerin ilgili muhasebe klasörüne veya arşiv sistemine aktarıldığı kontrol edilmelidir.
• Güncel GİB duyurularının ve mali müşavir uyarılarının personelle paylaşıldığı doğrulanmalıdır.

Kontrol listesi, yalnızca yeni sisteme geçişte değil, personel değişikliğinde de güncellenmelidir. Yeni çalışan önce deneme kayıtlarıyla süreci öğrenmelidir.

Teknik çözüm seçerken gelen-giden kutularının kolay izlenmesine, kullanıcı yetkilerine ve kayıtların dışa aktarılabilir olmasına dikkat edilmelidir.

Liste, servis danışmanının masasındaki kağıtla sınırlı kalmamalıdır. İş emri ekranında müşteri doğrulama alanı, muhasebe ekranında gönderim durumu ve yönetici raporunda bekleyen belgeler takip edilmelidir.

Haftalık kontrolde rastgele birkaç fatura seçilerek iş emri, müşteri kartı ve elektronik belge karşılaştırılabilir. Bu yöntem, bütün kayıtları baştan incelemeden tekrarlanan personel hatalarını göstermeye yardımcı olur.

Yanlış: Kontrol listesini yalnızca entegrasyon kurulurken hazırlayıp bir daha kullanmamaktır. Doğru: Personel değişikliği, yeni belge türü veya GİB duyurusu sonrasında listeyi güncellemektir.

Karşı durumda servis yalnızca e-Arşiv kullanıyorsa bile kullanıcı sorgusu ve arşiv kontrolü tamamen kaldırılmamalıdır. İşletmenin müşteri profili değiştiğinde e-Fatura ihtiyacı doğabilir.

Detaylı ürün kapsamı için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sayfalarındaki açıklamalar incelenebilir.

Belge ayrımının farklı sektörlerdeki uygulamasını görmek isteyenler, restoran örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı yazısına bakabilir. Mevzuat sorularında güncel SSS sayfası ve mali müşavir görüşü birlikte değerlendirilmelidir.

Özet: 5 maddede oto servis e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Oto servis e-Fatura e-Arşiv ayrımında doğru belge, alıcının kullanıcı durumu ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilerek seçilir.

• Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa normal uygulama, uygun e-Fatura belgesini düzenlemektir.
• Alıcı kayıtlı değilse ve işlem e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.
• Plaka, e-posta adresi, ödeme yöntemi ve servis türü tek başına belge türünü belirlemez.
• VKN veya TCKN sorgusu, iş emri ve fatura bilgileri gönderimden önce karşılaştırılmalıdır.
• Giden ve gelen belgelerin her biri bir kontör tükettiği için toplam hacim birlikte hesaplanmalıdır.

Özel servis ve yetkili servislerde garanti, filo, kiralama ve bireysel müşteri ayrımı ayrıca incelenmelidir. Faturadaki gerçek alıcı değiştiğinde belge seçimi de yeniden değerlendirilmelidir.

Mevzuat hadleri ve teknik uygulamalar yıllık olarak güncellenebilir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizin görüşü kontrol edilmelidir.

Bu özet, servis personelinin belge göndermeden önce uygulayacağı kısa karar sırasını verir: gerçek alıcıyı belirleyin, VKN veya TCKN alın, kullanıcı durumunu sorgulayın, belgeyi kontrol edin ve sonucu arşivleyin.

Karar yalnızca müşteri türüne göre verilmemelidir. Aynı oto servis, aynı gün bireysel müşteriye e-Arşiv, kayıtlı filo şirketine e-Fatura ve tedarikçiden gelen e-belgeyi ayrı süreçlerde yönetebilir.

Yanlış: Özet listedeki ilk kuralı bütün işlemlere sorgusuz uygulamaktır. Doğru: Alıcının güncel statüsünü, işlem kapsamını ve mevcut GİB kurallarını birlikte değerlendirmektir.

İhtiyacınızı ayrıca değerlendirmek isterseniz efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; Sovos altyapısına aynı gün tanımlama yapılır ve kullanım süresi 12-18 aydır.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama seçeneklerini de güncel koşullarıyla inceleyebilirsiniz.