Otel İçin e-İrsaliye Gerekir mi? Zorunluluk Rehberi

Her otel için otomatik olarak otel e-irsaliye zorunluluğu yoktur; zorunluluk, işletmenin GİB kapsamına ve yaptığı fiziksel mal sevkiyatına göre belirlenir.

Bu rehber, otel sahipleri, genel müdürler, satın alma ekipleri, depo sorumluları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Konaklama hizmeti ile mal hareketini ayırır, gelen sevkiyatları ve şube transferlerini belgeleyerek kontrol etmenizi sağlar.

Temel ayrım şudur: Oda konaklaması bir hizmettir; depodan otele koli gönderilmesi ise fiziksel mal hareketidir. Bu iki işlem aynı belgeyle izlenmez ve e-İrsaliye kararı işlem bazında verilir.

Otel e-İrsaliye nedir ve hangi sevkiyatlarda kullanılır?

e-İrsaliye, taşınan malların sevk bilgilerini elektronik ortamda gösteren resmi belgedir. Belge; göndereni, alıcıyı, malın cinsini, miktarını, sevk adresini ve taşıma bilgilerini işlemle ilişkilendirir. Bu nedenle e-İrsaliye, otelin konaklama hizmetini değil, fiziksel mal hareketini izler.

e-İrsaliye, fiziksel malın belirli bir adrese sevk edildiğini gösteren elektronik belge demektir. Fatura gibi satış bedelini ve vergi hesaplamasını temel amacı olarak taşımaz. Sevkiyatın nereden çıktığını, nereye gittiğini ve hangi malları içerdiğini görünür kılar.

Otelin merkez deposundan tesise gönderilen temizlik ürünleri, tekstil malzemeleri, kuru gıda, içecek, minibar ürünleri veya teknik ekipmanlar mal sevkiyatına örnek olabilir. Tedarikçinin otel adresine yaptığı gönderide belgeyi genellikle sevkiyatı yapan taraf düzenler. Otel ise gelen belgeyi mal kabul sürecinde kontrol eder.

Belge üzerindeki alıcı ve teslim adresi, taşımanın fiili varış noktasıyla eşleşmelidir. Aynı otel grubunda benzer isimli tesisler varsa yalnızca tesis adını okumak yeterli değildir. Vergi bilgisi, açık adres ve depo kodu birlikte karşılaştırılmalıdır.

Odaya havlu yerleştirmek, mutfaktan restorana günlük tüketim için ürün taşımak veya konuğa kahvaltı sunmak tek başına e-İrsaliye anlamına gelmez. Bu işlemler işletme içi kullanım ya da hizmetin sunumuyla ilgili olabilir. Farklı vergi adresleri, şubeler veya dış müşteriler arasında mal taşınıyorsa ayrıca değerlendirme gerekir. Otel sektöründeki belge akışını görmek için otel sektörü çözümleri sayfasındaki işlem başlıklarını inceleyebilirsiniz.

Bir ürünün otel içinde kullanılması ile başka bir adrese sevk edilmesi aynı değildir. Bu ayrım, ürünün kime ait olduğu kadar taşımanın hangi kayıtla yapıldığını da kapsar. Tereddüt halinde satın alma belgesi, stok hareketi ve teslim adresi birlikte incelenmelidir.

Otel e-İrsaliye zorunluluğu hangi durumda doğar?

Otel e-İrsaliye zorunluluğu, işletmenin GİB tarafından belirlenen kapsama girmesi ve mal sevkiyatı yapması halinde doğar. Her otelin yalnızca otel olarak faaliyet göstermesi, tek başına zorunluluk sebebi değildir. Faaliyet türü, mükellefiyet yapısı, e-Fatura durumu ve sevk edilen malların niteliği birlikte incelenir.

e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak, her otel için bütün mal hareketlerinde otomatik e-İrsaliye zorunluluğu olduğu anlamına gelmez. GİB düzenlemeleri belirli mükellef gruplarını, faaliyet alanlarını ve geçiş koşullarını kapsayabilir. Otelin ayrıca üretim, ithalat, ihracat, ticari mal satışı veya farklı bir faaliyet alanı bulunuyorsa değerlendirme değişebilir.

Zorunluluk incelemesinde yalnızca otelin ana faaliyet koduna bakmak yeterli değildir. İşletmenin ek faaliyetleri, şube yapısı, ticari mal satışı ve depolama modeli de dosyaya eklenmelidir. Aynı şirketin bir tesisi yalnızca konaklama, diğer tesisi ise restoran veya satış faaliyeti yürütebilir.

Kontrol için önce vergi kimliğiyle e-Belge kapsamı incelenir. Ardından işletmenin yaptığı gerçek sevkiyatlar listelenir ve hangi hareketlerin belge gerektirdiği mali müşavirle eşleştirilir. Mevzuatta kullanılan hadler, kapsamlar ve geçiş tarihleri yıllık olarak güncellenebildiğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Eski bir blog yazısındaki rakamı, tek başına karar gerekçesi yapmayın.

Örneğin otel, yalnızca odalarında kullanılacak ürünleri tedarikçilerden alıyorsa gelen belgeleri kontrol eder. Aynı işletme ticari ürünleri başka bir tesise satıyor veya gönderiyorsa giden sevkiyat ayrıca incelenir. Sonuç, işletmenin unvanından değil, kapsam ve işlem özelliklerinden çıkarılır.

Konaklama hizmetinde otel e-İrsaliye gerekir mi?

Konaklama hizmetinin kendisi için e-İrsaliye düzenlenmez; e-İrsaliye fiziksel mal sevkiyatını belgelemek için kullanılır. Oda konaklaması, toplantı salonu kullanımı, kahvaltı hizmeti veya spa hizmeti gibi kalemler hizmet faturasında gösterilir. Bu hizmetlerin sunulması sırasında malzeme kullanılması, konuğa ayrıca sevk irsaliyesi düzenleneceği anlamına gelmez.

Konaklama hizmeti, konuğa belirli bir hizmetin sunulması demektir. Oda içindeki sabun, su, havlu veya kahvaltı ürünleri hizmetin parçası olarak tüketiliyorsa bunlar konuğa yapılan bağımsız bir mal sevkiyatı sayılmaz. Muhasebe kaydında hizmetin niteliği ve satış belgesi ayrıca korunur.

Örneğin bir konuğun odasına su, havlu veya sabun bırakılması, otelin hizmet sunumunun parçasıysa e-İrsaliye konusu değildir. Buna karşılık otel, ayrı bir ticari işlemle ürün satıyor veya ürünü başka bir adrese gönderiyorsa işlemin mal satışı ve sevkiyat yönü incelenir. Belge türü, ürünün konuğa nasıl sunulduğuna ve işlemin muhasebe kayıtlarına göre belirlenmelidir.

Bir otelin minibar ürünü için ayrıca satış kaydı oluşturması ile o ürünü konuk paketinin içinde sunması farklı sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle satış ekranı, stok düşümü ve fatura senaryosu birlikte değerlendirilmelidir. Hizmet bedeline dahil edilen her ürün için otomatik sevk belgesi düzenlemek doğru değildir.

Otel bünyesindeki restoranın tedarikçiden aldığı gıda ürünleri, konuğa sunulan yemek hizmetinden farklıdır. Tedarikçi ile otel arasındaki mal hareketi, tedarikçinin belge düzenini etkileyebilir. Restoran tarafındaki fatura uygulamasını ayrıca görmek için restoran e-Arşiv Fatura kuralları yazısındaki mal kabulü ve fatura ayrımlarından yararlanabilirsiniz.

Yanlış: Konuğa sunulan her ürün için otel ayrıca e-İrsaliye düzenler. Doğru: Hizmetin parçası olan tüketim ile bağımsız mal satışı ayrılır, ardından uygun belge değerlendirilir. Bu ayrım özellikle minibar, hediyelik eşya ve restoran satışlarında önem taşır.

Otel mal kabulünde gelen e-İrsaliye nasıl yönetilir?

Gelen e-İrsaliyede otelin temel görevi belgeyi düzenlemek değil, sevk edilen malı ve belge bilgilerini teslim sırasında kontrol etmektir. Belge üzerindeki gönderen, alıcı, teslimat adresi, ürün açıklaması ve miktar, fiziksel teslimatla karşılaştırılmalıdır. Uyuşmazlık varsa depo personeli bunu aynı gün satın alma ve muhasebeye bildirmelidir.

Gelen belgeyi kontrol etmek, yalnızca sistemde belgeyi açıp onaylamak değildir. Personel önce belge numarasını ve sevk adresini görmelidir. Daha sonra koli, palet, ürün çeşidi ve fiili miktar sayılmalıdır. Hasarlı ürünler ayrıca fotoğraf veya tutanakla kayıt altına alınabilir.

Pratik mal kabul akışı şu şekilde kurulabilir: Önce sistemde gelen e-İrsaliye bulunur. Sonra araç, koli, palet veya ürün adedi sayılır. Ürünlerin hasarı, eksikliği ve yanlış adrese teslim edilip edilmediği kontrol edilir. Son aşamada kabul, açıklama, ret veya ilgili yanıt adımı, kullandığınız sistemin sunduğu iş akışına ve GİB kurallarına göre tamamlanır.

Eksik miktar tespit edildiğinde teslim alan personel, belgenin tamamını sessizce onaylamamalıdır. Eksikliğin kargo kaynaklı mı, tedarikçi hazırlama hatası mı olduğu belirlenmelidir. Sistem izin veriyorsa açıklama alanına fiili teslim durumu yazılmalı ve satın alma sorumlusuna bildirilmelidir.

Gelen e-İrsaliye ile sonradan düzenlenen e-Fatura da eşleştirilmelidir. Faturadaki ürün, miktar ve ticari koşullar sevk belgesiyle uyuşmuyorsa farkın nedeni tedarikçiden sorulmalıdır. Mal kabul personelinin yalnızca koli sayması yeterli değildir; belge numarası, teslim adresi ve fiili miktar da kayıt altına alınmalıdır. Özellikle çok şubeli otellerde aynı ürünün yanlış tesise kaydedilmesi sık görülen bir kontrol problemidir.

Küçük bir aile otelinde satın alma sorumlusu, depo görevlisi ve muhasebeci aynı kişiyse bile kontrol adımları atlanmamalıdır. Teslim alan kişi ürünleri sayar, belge numarasını kaydeder ve faturayı sonradan aynı dosyaya ekler. Görevlerin tek kişide toplanması, ikinci bir kontrol yapılmasını gereksiz kılmaz.

Otel deposundan şubeye sevkiyat nasıl belgelenir?

Otel deposundan farklı bir tesise yapılan fiziksel mal sevkiyatı, e-İrsaliye kapsamı ve tarafların vergi bilgileri dikkate alınarak belgelenir. Merkez depo ile otel aynı tüzel kişiye ait olsa bile farklı adreslere yapılan gerçek taşıma ayrıca incelenmelidir. Aynı bina içindeki günlük iç dağıtım ise genellikle ticari sevkiyatla aynı değerlendirilmez.

Şube transferinde ilk soru, malların gerçekten başka bir adrese taşınıp taşınmadığıdır. İkinci soru, merkez ve şubenin aynı vergi mükellefine mi bağlı olduğudur. Üçüncü soru ise stok hareketinin işletme kayıtlarında nasıl gösterildiğidir. Bu üç cevap, belgelendirme prosedürünün kurulmasına yardımcı olur.

Merkez depodan Antalya’daki otele tekstil ürünleri, mutfak sarf malzemeleri veya içecek gönderildiğini düşünün. Depo sorumlusu ürün listesini hazırlamalı, teslim adresini doğru seçmeli ve taşıma bilgilerini işletmenin belge prosedürüne göre sisteme girmelidir. Teslim alan otel, gelen belgeyi sayım tutanağı, satın alma talebi ve stok kaydıyla karşılaştırmalıdır.

Sevkiyat listesinde ürün adı, miktar ve birim bilgisi depodaki stok çıkışıyla aynı olmalıdır. Transferin amacı da açıklanmalıdır. Örneğin sezon açılışı, bakım çalışması veya şube stok desteği gibi açıklamalar, iç kontrol dosyasının anlaşılmasını kolaylaştırır. Açıklama, mevzuatın istediği bilgilerin yerine geçmez.

Katlar arasında çamaşır, temizlik ürünü veya mutfak malzemesi taşımak için otomatik biçimde e-İrsaliye düzenlenmez. Ancak otelin ayrı depo adresi, kiralık dış depo, bağlı şube veya başka bir işletmeye ait lojistik noktası varsa durum değişebilir. Adreslerin vergi kaydındaki niteliğini, sevkiyatın kimin adına yapıldığını ve stok hareketinin nasıl işlendiğini mali müşavirinizle netleştirin.

Yanlış: Aynı şirkete ait tüm oteller arasındaki taşıma, her koşulda kurum içi hareket sayılır. Doğru: Fiziki adres, vergi kaydı, stok hareketi ve sevk amacı birlikte incelenir. Aynı bina içindeki kat dağıtımıyla şehirler arası şube transferi aynı kontrol seviyesinde değerlendirilmez.

Otel başka bir adrese mal gönderirken hangi belgeyi düzenler?

Otelin başka bir adrese fiziksel mal göndermesi halinde hangi sevk belgesinin kullanılacağı, mal hareketinin niteliğine ve otelin e-İrsaliye kapsamına göre belirlenir. Otele ait ekipmanın teknik servise gönderilmesi, ürünün başka şubeye aktarılması veya ticari malın müşteriye teslim edilmesi aynı işlem değildir.

Başka adrese gönderimde önce gönderilen varlığın niteliği belirlenmelidir. Bu varlık satılan bir ürün, işletmeye ait demirbaş, iade edilen mal veya servis için geçici gönderilen ekipman olabilir. Her işlemde gönderim amacı ve teslim alan taraf farklı kaydedilmelidir.

Örneğin otel, arızalı bir kahve makinesini servis firmasına gönderiyorsa gönderim amacı, ürün bilgisi ve teslim adresi açıkça kaydedilmelidir. Otel ürünü satıyorsa fatura işlemi de ayrıca değerlendirilir. Fatura düzenlenmesi, fiziksel taşıma için gereken sevk belgesinin otomatik olarak yerine geçtiği anlamına gelmez.

Teknik servise gönderilen ekipmanda seri numarası, teslim tutanağı ve servis kaydı önem taşır. İade gönderisinde ise ilk sevkiyata ait belge numarası, iade nedeni ve kabul edilen miktar dosyaya eklenmelidir. Böylece stok çıkışı ile geri giriş arasındaki ilişki sonradan görülebilir.

Yanlış: Otel, malı kendi mülkiyetinde tuttuğu için farklı adrese yapılan her taşıma belgesiz yapılabilir. Doğru: Taşımanın amacı, adresi, ürün cinsi ve tarafların statüsü incelenerek uygun belge düzenlenir. İade gönderilerinde de ilk sevkiyatın belge bilgileriyle ilişki kurulmalıdır. Belge numarası, iade nedeni ve teslim alınan miktar kayıtlarına erişilemiyorsa süreç muhasebe tarafından yeniden kontrol edilmelidir.

Bir otelin klima parçasını dış servise göndermesi ile aynı parçayı müşteriye satması aynı kayıtla açıklanamaz. İlkinde servis ve mülkiyet ilişkisi, ikincisinde satış ve teslim ilişkisi öne çıkar. Bu nedenle depo personeli, hazır işlem şablonunu seçmeden önce gönderim amacını teyit etmelidir.

e-İrsaliye ile e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye taşıma belgesidir; e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ise mal veya hizmet satışına ilişkin fatura belgeleridir. Otel işletmesinde aynı işlem için birden fazla elektronik belge oluşabilir, ancak bu belgelerin görevleri birbirine karıştırılmamalıdır.

e-Fatura, mal veya hizmet satışını elektronik ortamda belgeleyen fatura demektir. e-Arşiv Fatura, mevzuat kapsamındaki alıcılara elektronik ortamda fatura sunulmasını sağlayan fatura türü demektir. Her iki belge de taşıma bilgisinin yerine otomatik olarak geçmez.

Bir tedarikçi, otelin satın aldığı gıdayı e-İrsaliye ile gönderebilir ve satış faturasını ayrıca düzenleyebilir. Otel de hizmet satışları için alıcının durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kullanabilir. Bu nedenle satın alma ekibi, faturayı gördüğünde sevk belgesinin gerekip gerekmediğini ayrıca sormalıdır.

Belge türlerini ayırmak, mal kabul ve muhasebe kayıtlarının doğru eşleşmesini sağlar. e-İrsaliye uygulaması sevk bilgisini, e-Fatura uygulaması ticari satış bilgisini taşır. Bir belgenin düzenlenmiş olması, diğer belgenin şartlarını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Örneğin toplantı salonu hizmeti yalnızca hizmet faturasıyla belgelenebilir. Ancak otel, etkinlik için masa, sandalye veya ekipmanını başka bir adrese taşıyorsa bu hareket ayrıca değerlendirilir. Satış faturası ile sevk belgesi arasındaki ilişki, işlem dosyasında açıkça kurulmalıdır.

Otel e-İrsaliye düzenleme süreci nasıl yürütülür?

Otel e-İrsaliye düzenleme süreci, sevkiyatın kapsamını belirleyip belgeyi hareket başlamadan önce doğru bilgilerle oluşturmaya dayanır. İşletme, her sevkiyat için aynı kontrol sırasını kullanırsa yanlış adres, eksik miktar ve hatalı alıcı riskini azaltır.

Aşağıdaki adımlar, otelin depo, satın alma ve muhasebe ekipleri arasında uygulanabilecek temel iş akışıdır:

1. Sevkiyatın konaklama hizmeti değil, fiziksel bir mal hareketi olduğunu belirleyin.
2. Göndereni, alıcıyı, vergi bilgilerini ve teslimat adresini resmi kayıtlarla karşılaştırın.
3. Ürün açıklamasını, miktarını, birimini ve varsa parti veya seri bilgisini stok kaydıyla eşleştirin.
4. Taşıyıcı, araç veya sürücü bilgilerinin belge ve kurum prosedürüne göre girilmesi gerekip gerekmediğini kontrol edin.
5. e-İrsaliyeyi sevk başlamadan önce, GİB kurallarındaki zamanlama ve teknik koşullara uygun biçimde oluşturun.
6. Belgenin alıcıya iletildiğini, sistem durumunu ve belge numarasını sevkiyat dosyasına kaydedin.
7. Teslimden sonra fiili miktarı, mal kabul kaydını ve ilgili faturayı aynı işlem dosyasında eşleştirin.

Otelin kullandığı özel entegratör veya yazılım, ürün kartlarını ve adresleri önceden tanımlamaya izin verebilir. Ancak otomatik seçim, personelin fiziksel kontrol sorumluluğunu kaldırmaz. Özellikle benzer isimli iki otelde teslimat adresi seçilirken ekrandaki vergi ve adres bilgisi yeniden okunmalıdır.

Sevkiyat planı son dakikaya bırakılırsa ürün kartı, alıcı bilgisi veya taşıma ayrıntısı eksik kalabilir. Bu nedenle satın alma talebi oluşturulduğunda sevk adresi de kayda alınmalıdır. Depo çıkışı ile elektronik belge arasında aynı referans numarasının kullanılması takip kolaylığı sağlar.

İnternet veya sistem kesintisi gibi olağan dışı durumlarda uygulanacak yöntem, güncel teknik kurallar ve işletmenin prosedürüyle belirlenmelidir. Personel, belgenin sonradan hangi kayıtla tamamlanacağını bilmelidir. Bu konuda e-belge sık sorulan sorular sayfası yardımcı olabilir; yine de güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Otelde e-İrsaliye hataları nasıl önlenir?

Otelde e-İrsaliye hataları, işlem sınıfını yanlış seçme, teslim adresini karıştırma, miktarı eksik yazma ve gelen belgeyi kontrol etmemeden kaynaklanır. Hata önleme yöntemi, belge düzenlemeden önce kısa bir sevkiyat kontrol listesi kullanmaktır.

Yanlış: Otel e-Fatura kullanıyorsa bütün mal sevkiyatlarında e-İrsaliye zorunludur. Doğru: Otelin GİB kapsamı, faaliyetleri ve gerçek mal hareketleri birlikte incelenerek zorunluluk belirlenir. Bu değerlendirme, hizmet faturası ile fiziksel sevkiyatı birbirinden ayırır.

• Sevkiyatın hizmet mi, mal hareketi mi olduğunu işlem başlamadan belirleyin.
• Gönderen ve alıcının vergi bilgilerini resmi kayıtlardan kontrol edin.
• Teslimat adresini otel adıyla değil, açık adres ve şube bilgisiyle doğrulayın.
• Ürün miktarı, birimi, seri numarası ve stok çıkışını karşılaştırın.
• Gelen belgede koli, palet, hasar ve eksik ürün kontrolünü teslim sırasında yapın.
• e-İrsaliye, mal kabul ve fatura kayıtlarını aynı işlem dosyasında eşleştirin.

Küçük bir kıyı otelinde sezon başlamadan önce içecek ve tekstil ürünleri merkez depodan tesise gönderilebilir. Depo çalışanı yanlış şubeyi seçerse belge doğru görünse bile fiili teslimatla uyuşmaz. Bu nedenle gönderim ekranında otel adı, vergi bilgisi ve açık adres birlikte okunmalıdır.

Bir hata fark edildiğinde belgeyi silmeye veya yeni belgeyi açıklamasız oluşturmaya çalışmak yerine, sistemin düzeltme ve iptal prosedürü incelenmelidir. Belgenin statüsü, sevkin başlayıp başlamadığı ve karşı tarafın kaydı önem taşır. İşlem sonunda yapılan düzeltme, muhasebe dosyasında açıklanmalıdır.

Hata kayıtlarını aylık olarak sınıflandırmak da yararlıdır. Yanlış adres, eksik miktar, geç bildirim ve hatalı ürün kodu ayrı başlıklar altında izlenebilir. Aynı hata tekrarlanıyorsa sorun çoğu zaman personelden önce ürün kartı veya adres tanımındadır.

Otel e-İrsaliye sürecinde görev dağılımı nasıl yapılır?

Otel e-İrsaliye süreci, depo, satın alma, muhasebe ve teslim ekibine açık görevler verilerek yürütülür. Her adımın sorumlusu belirlenirse belge oluşturma, teslim alma ve fatura eşleştirme işleri birbirine karışmaz.

Satın alma ekibi siparişin hangi tesise gideceğini ve malın amacını bildirir. Depo sorumlusu ürünleri sayar, stok çıkışını hazırlar ve sevkiyat bilgilerini kontrol eder. Muhasebe veya yetkili e-belge kullanıcısı, belgenin kapsamını ve sistem durumunu izler.

Teslim alan personel, kendisine ulaşan belgeyi fiziksel ürünlerle karşılaştırır. Eksik veya hasarlı ürünleri aynı gün satın alma ekibine bildirir. Genel müdür ya da işletme yöneticisi ise yetki matrisi, imza prosedürü ve istisna kayıtlarını periyodik olarak gözden geçirir.

• Satın alma sorumlusu, sipariş adresini ve sevk amacını doğrular.
• Depo sorumlusu, ürün miktarını ve stok çıkışını kontrol eder.
• E-belge kullanıcısı, belge bilgilerini ve sistem durumunu izler.
• Mal kabul personeli, fiili teslimatı belgeyle karşılaştırır.
• Muhasebe sorumlusu, e-İrsaliye ile faturayı eşleştirir.

Tek kişinin bütün işlemleri yaptığı küçük işletmelerde görev ayrılığı tam olarak kurulamayabilir. Bu durumda aynı kişi, sevkiyat sonrasında kayıtları ikinci kez kontrol etmeli ve aylık dosyayı mali müşavire sunmalıdır. Yetki devri varsa kullanıcı hesapları kişiye özel tutulmalıdır.

Görev tanımlarında yalnızca belge düzenleme yetkisi değil, hata bildirme yöntemi de yazmalıdır. Örneğin yanlış adres fark eden personel, sevkiyatı durdurup yöneticiyi ve muhasebeyi bilgilendirmelidir. Böyle bir akış, hatanın mal tesliminden sonra fark edilmesini önleyebilir.

Otel e-İrsaliye belgeleri nasıl arşivlenir ve denetlenir?

Otel e-İrsaliye belgeleri, sevkiyat, mal kabulü ve fatura kayıtları birlikte görülecek şekilde arşivlenmelidir. Sadece belge numarasını saklamak yerine işlem dosyasında sipariş, teslim, stok ve fatura bağlantısı kurulmalıdır.

Her sevkiyat için belge numarası, düzenleme tarihi, gönderen, alıcı, teslim adresi ve işlem amacı kaydedilebilir. Gelen belgelerde sayım tutanağı, hasar kaydı veya ret açıklaması varsa bunlar aynı dosyada tutulmalıdır. Giden belgelerde ise sevk talebi, ürün listesi ve teslim teyidi eklenmelidir.

Arşiv yapısı otel bazında veya ay bazında kurulabilir. Çok şubeli işletmelerde dosya adında tesis kodu, belge numarası ve işlem türü bulunması aramayı hızlandırır. Kullanılan sistemin elektronik saklama ve erişim özellikleri, işletmenin kayıt politikasıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Uzman notu: Belgeyi arşivlemek, yalnızca PDF veya ekran görüntüsü saklamak değildir; belgenin sistemdeki asıl kaydı, işlem ilişkisi ve teslim sonucu birlikte korunmalıdır.

Denetim sırasında ilk olarak sevkiyat listesi çıkarılabilir. Daha sonra seçilen kayıtların e-İrsaliyesi, mal kabulü ve faturası karşılaştırılır. Adres, ürün miktarı veya tarih farklıysa farkın nedeni açıklanmalıdır. Açıklamasız farklar, yoğun sezon sonrasında daha zor çözülebilir.

Arşivde erişim yetkileri de belirlenmelidir. Depo personeli teslim kayıtlarını görebilirken belge iptali veya muhasebe düzeltmesi yetkisi sınırlı tutulabilir. Kullanıcı hareketlerinin izlenmesi, hangi bilginin ne zaman değiştirildiğini anlamaya yardımcı olur.

Özet: 5 maddede otel e-İrsaliye zorunluluğu

Otel için e-İrsaliye zorunluluğu, konaklama hizmetinden bağımsız olarak GİB kapsamı ve gerçek mal sevkiyatı birlikte incelenerek belirlenir.

• Konaklama, spa, kahvaltı ve toplantı hizmetleri tek başına e-İrsaliye düzenleme nedeni değildir; fiziksel mal taşımacılığı ayrıca değerlendirilir.
• Merkez depodan farklı otel adresine yapılan gerçek taşıma, aynı tüzel kişiye ait olsa bile adres, stok ve kapsam yönünden incelenmelidir.
• Gelen e-İrsaliye, mal kabulü sırasında ürün, miktar, teslim adresi ve hasar bilgileriyle karşılaştırılmalıdır.
• e-İrsaliye taşıma belgesidir; e-Fatura ve e-Arşiv Fatura satış veya hizmet faturasını gösterir ve birbirinin otomatik yerine geçmez.
• GİB kapsamları, hadler ve geçiş tarihleri değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmelisiniz.

Otel yöneticisi karar vermeden önce sevkiyat türlerini listelemeli, şube ve depo adreslerini doğrulamalı, görev dağılımını yazılı hale getirmelidir. Böylece hizmet satışı, iç kullanım, tedarikçi teslimatı, iade ve şube transferi birbirinden ayrılır.

Belge ihtiyacını netleştirmek için işletmenin e-belge altyapısını ve ürün kapsamını e-Fatura uygulaması ile birlikte değerlendirebilirsiniz. Teknik kararın son aşamasında güncel GİB kuralları ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel paket bilgileriyle inceleyebilirsiniz.