Otel İçin e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar ve Geçiş Takvimi

Otel e-fatura zorunluluğu, Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyeden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel işletmelerini kapsar; yalnızca ciroya bakılarak karar verilmez.

Bu rehber, otel sahipleri, mali müşavirler, ön büro yöneticileri ve muhasebe ekipleri için hazırlanmıştır. Belge kapsamını, ciro sınırlarını, e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını ve geçiş hazırlığını adım adım açıklar.

Otel e-fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

Otel e-fatura zorunluluğu, belirli kamu kurumlarından yatırım veya işletme belgesiyle konaklama hizmeti veren otel işletmelerini özel kapsamda değerlendirir. Bu değerlendirme, işletmenin cirodan bağımsız olarak ayrıca yapılır.

Mevzuatta geçen belge, tesisin faaliyet yapısına göre Kültür ve Turizm Bakanlığından veya ilgili belediyeden alınabilir. Belgenin adı, düzenleyen kurum, vergi mükellefiyeti ve fiili faaliyet birlikte kontrol edilmelidir.

Yatırım belgesi bulunan tesis henüz konaklama faaliyetine başlamamış olabilir. Bu durumda geçiş tarihinin hangi olayla başladığı, güncel GİB düzenlemesinden ve mali müşavir görüşünden teyit edilmelidir.

İşletme belgesiyle aktif şekilde konaklama hizmeti veren otel, yalnızca yıllık brüt satış hasılatını inceleyerek kapsam dışında olduğunu varsayamaz. Özel sektör kuralı, genel ciro kuralından ayrı bir kontrol gerektirir.

Aynı vergi numarası altında restoran, spa, toplantı salonu ve otopark hizmetleri de veriliyorsa, bu işlemler genellikle aynı mükellefin belge düzeni içinde izlenir. Ayrı şirket veya şube yapısı sonucu değiştirebilir.

Belgesiz apart, pansiyon veya kısa süreli konut kiralama faaliyeti otomatik olarak otel özel kapsamına girmez. Ancak bu işletmeler, faaliyet türü ve brüt satış hasılatı nedeniyle başka e-belge zorunluluklarına tabi olabilir.

Örneğin küçük bir aile oteli, belediye işletme belgesine sahipse ve yıllık cirosu düşükse bile durumunu ayrıca incelemelidir. Faaliyet yapısını otel sektörü e-dönüşüm rehberinde verilen kayıtlarla karşılaştırabilir.

İlk uygulama olarak tesisin vergi dosyasındaki faaliyet kodunu, ruhsatını ve belge suretini aynı kontrol dosyasına alın. Belge başka bir tüzel kişiye aitse, işletmeyi fiilen kimin işlettiğini ve faturayı kimin düzenlediğini ayrıca yazılı olarak netleştirin.

Karşı durumda, aynı binada otel ve ayrı şirket tarafından işletilen restoran bulunabilir. Restoranın mükellefiyeti ile otelin konaklama belgesi birbirine otomatik aktarılmaz; iki vergi numarası için ayrı kapsam ve geçiş kontrolü yapılır.

Otel e-fatura zorunluluğu ciro sınırına mı bağlıdır?

Otel e-fatura zorunluluğu yalnızca ciro sınırına bağlı değildir; özel sektör kapsamı ile genel brüt satış hasılatı eşiği ayrı ayrı değerlendirilir.

Genel ciro kuralında, mükellefin belirli bir hesap dönemindeki brüt satış hasılatı dikkate alınır. Bu tutar, yalnızca konaklama gelirinden değil, aynı vergi mükellefinin ilgili dönemdeki ticari faaliyetlerinden oluşabilir.

Ciro eşiği, tebliğ değişiklikleriyle dönem dönem güncellenebilir. Bu nedenle eski blog yazılarındaki tutarı bugünkü karar için kullanmak güvenli değildir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hesaplama yapılırken vergi beyannameleri, gelir veya kurumlar vergisi kayıtları, geçici vergi verileri ve işletmenin muhasebe raporları karşılaştırılmalıdır. Sadece banka tahsilatlarına bakmak, brüt satış hasılatını doğru göstermeyebilir.

Yanlış: Cirosu genel e-Fatura eşiğinin altında kalan her otel kapsam dışıdır. Doğru: Otel belgesiyle konaklama hizmeti veren tesis, özel sektör kuralını ayrıca incelemelidir.

Bir otelin aynı gruptaki başka şirketlerle yaptığı işlemler, otomatik olarak tek mükellefin cirosuna eklenmez. Buna karşılık ortaklık, birleşme, devir veya işletme bütünlüğü gibi durumlar mali müşavir tarafından incelenmelidir.

İşletme, özel kapsam ve ciro kapsamından herhangi biriyle e-Fatura yükümlüsü olabilir. Karar tablosuna vergi kimlik numarası, faaliyet kodu, belge türü ve hesap dönemi birlikte yazılmalıdır.

Pratik kontrol için her vergi numarasına ayrı satır açın. Satıra belge türünü, belge tarihini, faaliyet başlangıcını, ilgili hesap dönemi hasılatını ve GİB kullanıcı durumunu yazın; ardından özel kapsam ile ciro kapsamından hangisinin önce yükümlülük doğurduğunu işaretleyin.

Örneğin düşük cirolu bir butik otel belge nedeniyle kapsama girerken, belgesiz bir işletme yalnızca genel ciro hesabı nedeniyle yükümlü olabilir. Bu iki dosyaya aynı geçiş tarihi yazmak, özellikle yeni açılışlarda yanlış başvuru planına yol açar.

Otellerde e-Fatura ve e-Arşiv Fatura farkı nedir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı bir kullanıcıya elektronik formatta gönderilen faturadır. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenip muhafaza edilen faturadır.

Otel, faturayı hazırlamadan önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir. Kayıtlı işletmeye çoğunlukla e-Fatura, kayıtlı olmayan gerçek veya tüzel kişiye ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Belge türü, müşterinin ödeme yönteminden bağımsızdır. Kredi kartı, havale, nakit veya sanal POS kullanılması, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına ilişkin kontrolü ortadan kaldırmaz.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan her alıcı için tek başına sınırsız bir seçenek değildir. Belgenin düzenleme kanalı ve tutarına ilişkin güncel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Otelin kullandığı PMS veya muhasebe yazılımında iki belge türünün senaryoları ayrı tanımlanmalıdır. Aynı müşteriye yanlışlıkla e-Fatura ve e-Arşiv birlikte düzenlenmesi, mükerrer kayıt riski oluşturur.

Rezervasyon sırasında şirket müşterisinin VKN bilgisi alınmadan yalnızca kart sahibi adıyla kayıt açılması, çıkışta belge türü kararını zorlaştırır. Ön büro, giriş işlemi tamamlanmadan önce fatura unvanını, vergi numarasını ve e-posta adresini müşteri kartında doğrulamalıdır.

Karşı durumda bireysel konuk şirket adına fatura istemeyebilir. Konuğun ödeme kartı bir şirkete ait olsa bile, sözleşmedeki alıcı ve hizmet ilişkisi incelenmeden otomatik olarak şirket e-Faturası kesilmemelidir.

Otel e-fatura geçiş takvimi nasıl okunur?

Otel e-fatura geçiş takvimi, özel sektör kuralı, genel ciro kuralı ve işletmenin faaliyete başlama tarihi birlikte okunarak belirlenir.

509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile otel işletmeleri için düzenlenen ilk sektör geçiş tarihinde 1 Temmuz 2020 tarihi yer aldı. Bu tarih, geçmiş dönem uygulamasını anlatır ve yeni tesisler için bugünkü başlangıç tarihi sayılmaz.

Eski tarihte geçmesi gerektiği halde sisteme dahil olmayan bir otel, geçmiş tarihin kendiliğinden yenilendiğini varsaymamalıdır. Böyle bir durumda mali müşavirle yükümlülük, gecikme ve geriye dönük belge süreçleri hemen değerlendirilmelidir.

Ciro eşiği üzerinden kapsam doğduğunda, ilgili hesap döneminin brüt satış hasılatı ve sonraki geçiş başlangıcı dikkate alınır. Başlangıç çoğu düzenlemede izleyen dönemin belirlenmiş tarihine bağlanır.

Yeni bir tebliğ veya değişiklik, hem eşik tutarını hem de geçiş süresini değiştirebilir. İnternette görülen 1 Temmuz tarihleri, hangi hesap dönemine ve hangi mükellef grubuna ait olduğu bilinmeden kullanılmamalıdır.

Takvim kontrolünde önce işletmenin özel otel kapsamına girip girmediği belirlenir. Sonra vergi mükellefiyetinin başlangıcı, belge tarihi, hesap dönemi hasılatı ve mevcut e-Fatura kullanıcı kaydı karşılaştırılır.

Son kontrol, GİB’in güncel e-Belge duyuruları ile yapılmalıdır. Tarih konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski takvimle işlem başlatmayın.

Adım adım takvim tablosu hazırlarken her düzenlemenin hangi mükellef grubuna uygulandığını başlıkta belirtin. Özel belge kapsamı, ciro nedeniyle doğan kapsam ve gönüllü geçiş ayrı satırlarda yer alırsa eski tarihlerin yeni tesise yanlışlıkla kopyalanması önlenir.

Yanlış: Geçmişte kullanılan 1 Temmuz tarihini her yeni otel için otomatik başlangıç kabul etmek. Doğru: Tesisin belge ve faaliyet tarihini güncel tebliğdeki kapsamla eşleştirmek, başvuru kayıtlarını ve mali müşavir teyidini dosyalamak.

Yeni açılan otel e-faturaya ne zaman geçer?

Yeni açılan otelin e-Faturaya geçiş zamanı, işletme belgesinin tarihi, fiili faaliyete başlama tarihi ve güncel düzenlemede belirtilen özel başlangıç kuralına göre belirlenir.

Vergi mükellefiyetinin açılması, otelin e-Fatura hesabının aynı gün otomatik olarak oluşturulduğu anlamına gelmez. İşletme, geçiş şartını ve başvuru süresini ayrıca incelemelidir.

Belge tarihi ile faaliyete başlama tarihi farklıysa, hangi tarihin esas alınacağı mevcut tebliğ metninden kontrol edilir. Bu ayrım, sezon başlamadan önce başvuru ve yazılım hazırlığı için önem taşır.

Ön rezervasyon almak, tek başına konaklama hizmetinin tamamlandığı anlamına gelmeyebilir. Buna rağmen avans, kapora, iptal bedeli ve fatura düzenleme ihtiyacı ayrı muhasebe senaryoları olarak tanımlanmalıdır.

Örneğin Ayşe Hanımın küçük oteli haziran ayında belediye işletme belgesi alıp temmuzda konuk kabul ederse, belge ve faaliyet tarihlerini mali müşaviriyle aynı dosyada incelemelidir.

Otelin yalnızca restoran işletmesi olarak açılması ile belgeli konaklama tesisi olarak açılması aynı sonuç doğurmayabilir. Faaliyet kodu ve ruhsat türü farklıysa, her vergi mükellefi için ayrı değerlendirme gerekir.

Yeni tesis, geçiş tarihini beklerken kağıt fatura düzenlemeye devam edeceğini varsaymamalıdır. Başvuru, mali mühür veya elektronik imza, yazılım kurulumu ve test adımları faaliyetten önce planlanmalıdır.

Başlangıç tarihi netleşmeden rezervasyon kanallarını canlıya almak risk oluşturur. İşletme, test ortamında örnek fatura düzenlemeli; ardından ilk gerçek konaklamanın alıcı bilgileri, hizmet tarihi ve belge türünü mali müşavirle birlikte kontrol etmelidir.

Otellerde e-fatura sınırları ve fatura süresi nasıl uygulanır?

Otellerde e-fatura sınırları, mükellefiyet eşiği ile tek faturanın düzenlenme süresi ve e-Arşiv için belirlenen işlem limitleri olarak ayrı ayrı ele alınmalıdır.

Genel fatura kuralında belge, hizmetin yapıldığı veya malın teslim edildiği tarihi izleyen süre içinde düzenlenir; Vergi Usul Kanunundaki genel uygulama çoğu durumda yedi gündür.

Konaklama hizmetinde giriş, çıkış, oda değişikliği, minibar ve ek hizmet tarihleri PMS içinde doğru tutulmalıdır. Fatura tarihi ile hizmet dönemi aynı olmak zorunda olmayabilir, ancak kayıtların açıklanabilir olması gerekir.

Avans, kapora, iptal bedeli ve grup konaklaması için ayrı belge senaryoları oluşabilir. Tahsilatın hukuki niteliği belirlenmeden her POS işlemini otomatik olarak fatura kabul etmek doğru değildir.

e-Arşiv Fatura için uygulanan tutar, müşteri türü ve düzenleme kanalı sınırları zamanla değişebilir. Bu nedenle sabit bir rakamı genellemek yerine güncel GİB kılavuzu ve özel durumlar kontrol edilmelidir.

Yanlış: POS slipi düzenlenen her konaklama işleminde ayrıca fatura süresi sona ermiştir. Doğru: POS belgesi ödeme kanıtıdır; fatura yükümlülüğü işlem ve müşteri bilgilerine göre ayrıca incelenir.

Konaklama vergisi veya farklı KDV uygulaması bulunan işlemlerde vergi matrahı, oranı ve belge üzerindeki gösterim mali müşavir tarafından kontrol edilmelidir. Yabancı para işlemlerinde kur ve Türk lirası karşılığı da ayrıca incelenir.

Uygulamada çıkış günü yoğunluğu, fatura süresinin takibini zorlaştırır. PMS raporu her gün alınmalı; tamamlanan konaklamalar, açık folyo kayıtları, iptal edilen rezervasyonlar ve henüz faturalanmamış ek hizmetler muhasebe sorumlusunca karşılaştırılmalıdır.

Otel konaklama faturası kime düzenlenir?

Otel konaklama faturası, hizmetin gerçek alıcısına veya sözleşmede hizmeti satın alan tarafa, işlem belgeleri ve ödeme ilişkisi birlikte incelenerek düzenlenir.

Rezervasyonu yapan kişi ile faturayı ödeyen şirket her zaman aynı taraf değildir. Kurumsal konaklamalarda şirket vergi bilgileri isteniyorsa, fatura alıcısının bilgileri rezervasyon ekranına doğru aktarılmalıdır.

Seyahat acentesi odaları kendi adına satın alıp yeniden satıyorsa, otelin acenteyle yaptığı sözleşme ve satış modeli incelenir. Acente yalnızca aracılık ediyorsa, konaklama faturası ile acente komisyon faturası farklı olabilir.

Online rezervasyon platformu üzerinden gelen işlemde platformun aracı mı, yeniden satıcı mı olduğu belirlenmelidir. Platformun e-Faturası, otelin konuğa düzenlemesi gereken konaklama belgesinin yerine otomatik olarak geçmez.

Örneğin bir şirket, çalışanının üç gecelik konaklamasını öder ve sözleşme şirket adına kurulursa, otel şirketin VKN bilgilerini kullanmalıdır. Misafirin kişisel bilgileri ise konaklama kaydında ayrıca tutulabilir.

Yabancı konuklarda pasaport, adres, ülke ve işlem niteliğine ilişkin bilgiler doğru alınmalıdır. İhracat, tax-free veya yurt dışı hizmet değerlendirmesi gerekiyorsa, standart yurtiçi e-Arşiv senaryosu kullanılmamalıdır.

Bu nedenle ön büro, rezervasyon, satış ve muhasebe ekipleri aynı müşteri kartını kullanmalıdır. Müşteri kartındaki eksik VKN, TCKN veya adres bilgisi, belge reddi ve düzeltme ihtimalini artırır.

Fatura alıcısı belirlenirken üç kaydı karşılaştırın: rezervasyon sözleşmesi, ödeme belgesi ve şirketin yazılı fatura talebi. Kayıtlar çelişiyorsa ön büro tahminde bulunmamalı; şirketten e-posta veya kaşeli bilgi isteyip dosyada saklamalıdır.

Otel e-fatura geçişi için hangi adımlar izlenir?

Otel e-fatura geçişi, kapsam kontrolüyle başlar ve başvuru, yazılım eşleştirmesi, test, belge düzeni ve saklama adımlarıyla tamamlanır.

Geçişten önce işletme, hangi kanalla işlem yapacağını seçmelidir. GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinin kapasite, personel ve işlem hacmi açısından karşılaştırılması gerekir.

1. Otelin belge türünü, faaliyet belgesini, vergi numarasını ve geçiş tarihini mali müşavirle birlikte kontrol edin.
2. GİB kayıtlarında şirket unvanı, adresi, VKN veya TCKN bilgileri ile yetkili kullanıcıları doğrulayın.
3. Seçilen yönteme göre mali mühür veya elektronik imza başvurusunu tamamlayın ve kullanıcı yetkilerini tanımlayın.
4. PMS, rezervasyon, POS ve muhasebe yazılımındaki müşteri, vergi, hizmet tarihi ve belge türü alanlarını eşleştirin.
5. Bir kurumsal müşteri, bireysel konuk, acente ve tedarikçi senaryosuyla test belgeleri oluşturup sonuçlarını kontrol edin.
6. Gönderim, kabul, ret, iptal, düzeltme, yedekleme ve raporlama sorumluluklarını yazılı bir iş akışına bağlayın.

Başvuru tamamlanmadan önce ön büro personeline hangi müşteriden hangi bilgilerin isteneceği öğretilmelidir. Muhasebe ekibi de e-Fatura ile e-Arşiv Fatura ayrımını günlük kontrol listesine eklemelidir.

Geçiş günü yalnızca fatura kesme ekranı değil, gelen belgelerin izlenmesi de test edilmelidir. Tedarikçi faturalarının doğru kullanıcı hesabına düşmesi, otelin ödeme ve kayıt süreçlerini doğrudan etkiler.

Yoğun sezon başlamadan önce bir günlük prova yapmak yeterli olmayabilir. Farklı oda tipleri, çoklu konuk, dövizli rezervasyon, kısmi iade ve acente komisyonu içeren örnekler ayrı ayrı denenmeli; her testte oluşan belge ile muhasebe fişi karşılaştırılmalıdır.

Otel e-fatura teknik olarak nasıl düzenlenir?

Otel e-Faturası, seçilen elektronik gönderim yöntemiyle oluşturulur, GİB kurallarına uygun biçimde imzalanır ve alıcının kayıt durumuna göre iletilir.

GİB Portalda belge bilgileri elle girilebilir. Özel entegratör veya doğrudan entegrasyonda ise PMS ve muhasebe yazılımından UBL-TR formatındaki veriler aktarılır; son kontrol yine otel personelinin sorumluluğundadır.

Belge oluşturulmadan önce alıcının VKN, TCKN, unvan, adres ve e-Fatura kullanıcı etiketi kontrol edilmelidir. Yanlış etiket seçimi, teknik olarak gönderilen belgenin yanlış alıcıya gitmesine neden olabilir.

Oda, kahvaltı, minibar, otopark, toplantı salonu ve spa gibi kalemler ayrı tanımlanmalıdır. Hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi oranı ve indirim bilgileri PMS ile muhasebe kayıtlarında tutarlı olmalıdır.

Gönderimden sonra belgenin durumu izlenmelidir. Kabul, ret, teknik hata veya yanıt bekleniyor durumları ayrı raporlanmalı; yalnızca PDF çıktısının saklanması elektronik işlem kaydının yerine konulmamalıdır.

e-Fatura operasyonu ile e-Defter aynı uygulama değildir. Fatura kayıtlarının muhasebe fişlerine doğru aktarılması gerekir; defter yükümlülüğü için ayrıca e-Defter süreçleri incelenmelidir.

Yüksek sezon öncesinde bağlantı, kullanıcı yetkisi, imza aracı, entegrasyon kuyruğu ve hata bildirimleri denenmelidir. e-Fatura uygulamasının teknik akışı seçilen yönteme göre dokümante edilmelidir.

Örneğin üç gecelik konaklamada oda bedeli, kahvaltı ve minibar ayrı satırlarda tutulabilir. Çıkışta yapılan indirim yalnızca bir kaleme uygulanıyorsa, indirim kuralı PMS ve muhasebe aktarımında aynı tanımlanmalıdır; aksi halde toplam tutar farklılaşır.

Otel e-fatura hataları nasıl düzeltilir?

Otel e-Fatura hataları, belgenin durumuna göre ret yanıtı, iptal, yeni belge veya muhasebe düzeltmesiyle yönetilir; gönderilmiş belge doğrudan sistemden silinmez.

En sık hata, alıcının VKN veya TCKN bilgisinin yanlış yazılmasıdır. İkinci yaygın sorun, e-Fatura kullanıcısı olan şirkete e-Arşiv Fatura gönderilmesi ya da bireysel konuğa yanlış belge türü seçilmesidir.

Hizmet dönemi, oda numarası, konaklayan kişi ve fatura alıcısı bilgilerinin karıştırılması da otellerde görülür. Ön büro kaydı ile muhasebe belgesi arasında tutarsızlık varsa, yeni belge düzenlemeden önce işlem geçmişi incelenmelidir.

Yanlış: Ret alan faturanın PDF dosyasını değiştirip aynı numarayla yeniden göndermek. Doğru: Ret nedenini kaydetmek, hatayı düzeltmek ve sistem kurallarına uygun yeni belge oluşturmak.

Uzman notu: Rezervasyon ekranındaki müşteri kartını değiştirmek, daha önce gönderilmiş faturadaki alıcı bilgilerini kendiliğinden düzeltmez; elektronik belge durumu ayrıca takip edilmelidir.

Mükerrer belge oluştuğunda önce iki belgenin numarası, hizmet dönemi, alıcısı ve muhasebe kaydı karşılaştırılır. İptal veya düzeltme yöntemi, belgenin türüne ve güncel e-Belge kurallarına göre seçilir.

Entegrasyon hatalarında ekran görüntüsü, hata kodu, gönderim zamanı ve belge taslağı saklanmalıdır. Bu bilgiler, yazılım sağlayıcısı ve mali müşavirin sorunun kaynağını ayırmasına yardımcı olur.

Hata yönetiminde sorumlu ve süre tanımı yazılı olmalıdır. Ön büro yanlış müşteri bilgisini, muhasebe belge türünü, teknik ekip ise gönderim veya entegrasyon hatasını kaydeder; aynı olay için birden fazla kişinin farklı belge üretmesi engellenir.

Otel e-fatura mevzuatı ve kayıtları nasıl kontrol edilir?

Otel e-fatura mevzuatı, GİB’in güncel tebliğleri, e-Belge kılavuzları ve işletmenin özel faaliyet belgeleri birlikte incelenerek kontrol edilir.

Mevzuat kontrolünde üç tarih önemlidir: işletme belgesinin tarihi, fiili faaliyete başlama tarihi ve brüt satış hasılatının hesaplandığı dönem. Bu tarihlerden birinin yanlış alınması, geçiş planını değiştirebilir.

Vergi tutarları, e-Arşiv limitleri ve geçiş şartları yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle sabit rakam içeren eski kontrol tabloları, her hesap döneminin başında güncel kaynaklarla yenilenmelidir.

• Otelin yatırım veya işletme belgesinin güncel ve işletmenin vergi numarasıyla ilişkili olduğunu doğrulayın.
• GİB sistemindeki e-Fatura kullanıcı kaydını ve alıcı etiketlerini düzenli olarak kontrol edin.
• Brüt satış hasılatı hesabını beyannameler ve muhasebe raporlarıyla karşılaştırın.
• PMS, POS, rezervasyon ve muhasebe sistemlerindeki müşteri bilgilerinin aynı olduğunu test edin.
• e-Fatura, e-Arşiv, ret, iptal ve düzeltme kayıtlarının erişilebilir şekilde saklandığını doğrulayın.
• Yeni GİB duyurularının sorumlu personel ve mali müşavir tarafından incelendiğini belgeleyin.

Elektronik belgelerin saklanması, yalnızca dosyaları bilgisayarda tutmaktan ibaret değildir. Belge bütünlüğü, erişilebilirlik, işlem yanıtları ve muhasebe kayıtları birlikte korunmalıdır.

GİB duyuruları ile mali müşavir kontrolü arasında fark varsa, işletme kendi yorumuyla işlem yapmamalıdır. Güncel e-Belge kılavuzu ve yazılı mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Genel saklama yükümlülüğü ile bir yazılımın sunduğu arşiv süresi aynı kavram değildir. İşletme, kendi yasal kayıt politikasını ayrıca oluşturmalı ve sık sorulan e-dönüşüm sorularını güncel kaynaklarla karşılaştırmalıdır.

Özet: 5 maddede otel e-fatura zorunluluğu

Otel e-fatura zorunluluğu, tesisin belge durumu, faaliyet tarihi, ciro kapsamı ve müşterinin e-Fatura kayıt durumu birlikte incelenerek belirlenir.

• Belirli kurumların yatırım veya işletme belgesiyle konaklama hizmeti veren oteller, özel sektör kapsamını ayrıca değerlendirmelidir.
• Genel brüt satış hasılatı eşiği, özel otel kapsamından ayrı bir yükümlülük kontrolüdür.
• e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise uygun e-Arşiv senaryosu uygulanır.
• Geçiş tarihi, eski yazılardan değil, işletme belgeleri ve güncel GİB düzenlemelerinden doğrulanmalıdır.
• Rezervasyon, PMS, POS, muhasebe ve arşiv kayıtları aynı müşteri ve hizmet bilgileriyle çalışmalıdır.

Otelin ciro eşiğinin altında kalması, özel sektör kapsamı bulunuyorsa tek başına muafiyet sağlamaz. Belge türü ile geçiş tarihi konusunda karar verilmeden önce mali müşavir incelemesi yapılmalıdır.

Konaklama faturası hazırlanırken müşteri türü, hizmet dönemi, ödeme biçimi, acente sözleşmesi ve yabancı konuk bilgileri ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Son karar için tesis, belge dosyasını, hasılat hesabını ve e-Belge kullanıcı durumunu aynı tarihte güncellemelidir. Böylece sezon başlamadan önce eksik başvuru, yanlış müşteri kartı veya bekleyen teknik hata görünür hale gelir.

Geçiş planı yapılırken e-Arşiv Fatura senaryoları da birlikte tasarlanmalıdır. Çünkü otelin müşterileri yalnızca e-Fatura kullanan şirketlerden oluşmaz.

Belge hacmini ve çoklu e-belge ihtiyacını karşılaştırırken efaturakontor.com paketlerini inceleyebilirsiniz; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilette geçerli havuz kontörler 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur; kullanım süresi 12-18 aydır. Kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; güncel koşulları mali müşavirinizle teyit edin.