Otel İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Otel için e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara ve mevzuatın izin verdiği diğer durumlara, gerçek hizmet alıcısı adına düzenlenir.

Bu rehber, otel sahipleri, ön büro çalışanları, muhasebe ekipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Alıcı seçimi, acente işlemleri, konaklama bedeli, ek hizmetler, iptal ve günlük kontrol hatalarını açıklamaktadır.

Otel İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Otel e-Arşiv fatura kuralları, alıcının e-Fatura kayıt durumu, hizmetin gerçek alıcısı ve düzenleme zamanı birlikte değerlendirilerek uygulanır.

Bir konuğun ödeme yapması, faturanın her zaman konuğun adına kesileceği anlamına gelmez. Rezervasyon sözleşmesi, kurumsal konaklama talebi ve acente ilişkisi alıcıyı değiştirebilir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Ancak hangi belge türünün kullanılacağı, işlem tarihi ve alıcının statüsü üzerinden kontrol edilmelidir.

Otel işletmesi, rezervasyon ekranındaki müşteri bilgilerini doğrudan fatura bilgisi kabul etmemelidir. Vergi kimlik bilgileri, unvan, adres ve hizmet alıcısı ayrıca doğrulanmalıdır.

Konaklama hizmetine restoran, minibar, otopark veya toplantı salonu bedeli ekleniyorsa kalemler açık yazılmalıdır. Faturadaki her tutar, otelin muhasebe kayıtları ve tahsilat sistemiyle eşleşmelidir.

Örneğin 12 odalı bir butik otelde rezervasyonu acente yapabilir, ödemeyi sanal POS alabilir ve konaklayan kişi şirket çalışanı olabilir. Fatura kararı bu üç bilgiden yalnızca birine göre verilmemelidir.

Resepsiyon görevlisi fatura öncesinde hizmet alıcısını, alıcının e-Fatura durumunu, konaklama dönemini ve folyo toplamını kontrol etmelidir. Bu dört kontrol, yanlış kişiye veya mükerrer tutara belge düzenleme riskini azaltır.

Güncel uygulamada değişiklik olabileceği için GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilmelidir. Özellikle belge türü, süre ve vergi uygulamalarında yalnızca eski alışkanlıklara güvenilmemelidir.

Otel e-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir ve Alıcı Nasıl Belirlenir?

Otel e-Arşiv fatura, esas olarak e-Fatura kayıtlı olmayan işletmelere ve nihai tüketicilere, gerçek hizmet alıcısı adına kesilir.

Kurumsal müşteri e-Fatura sistemine kayıtlıysa, otel faturayı e-Fatura kanalından düzenlemelidir. Alıcı kayıt durumu, rezervasyon sırasında değil, belgenin düzenlendiği aşamada tekrar kontrol edilmelidir.

E-Fatura kayıtlı olmayan bir şirket konaklama hizmetini alıyorsa, vergi bilgileriyle e-Arşiv fatura düzenlenmesi gündeme gelir. Şirket unvanı, vergi kimlik numarası ve adres eksik bırakılmamalıdır.

Bireysel konuklarda ad, soyad ve adres gibi bilgiler, kullanılan sistemin zorunlu alanları ve güncel mevzuat çerçevesinde alınmalıdır. Konuğun verdiği bilgiler, kimlik belgesiyle veya rezervasyon kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

Yabancı konuklarda pasaport veya kimlik bilgileri, işletmenin kimlik tespiti prosedürü ve fatura alanlarıyla uyumlu girilmelidir. Serbest metin alanına gelişigüzel ülke, numara veya adres yazmak doğru değildir.

Alıcı belirleme sürecinde rezervasyon kartı, kimlik veya vergi bilgisi ve fatura talebi birlikte değerlendirilmelidir. Bu kayıtlar birbirini desteklemiyorsa belge oluşturulmadan önce konuğun ya da şirket yetkilisinin teyidi alınmalıdır.

Bir şirket yalnızca çalışanının konaklama masrafını karşılıyor olabilir. Buna karşılık sözleşmede hizmet alıcısı çalışan değil şirket olarak belirtilmişse, fatura talebi şirket bilgileriyle ve şirketin e-Fatura statüsü kontrol edilerek değerlendirilmelidir.

Otelin hizmet alıcısını belirleme sürecini otel sektörü operasyonlarıyla birlikte tasarlaması gerekir. Rezervasyon, check-in, check-out ve muhasebe kayıtları aynı müşteri senaryosunu göstermelidir.

Otel e-Arşiv Fatura Kesme Süreci Nasıl İşler?

Otel e-Arşiv fatura kesme süreci, önce alıcı doğrulamasıyla, sonra hizmet ve vergi kalemlerinin kontrolüyle tamamlanır.

1. Rezervasyon kaydında hizmet alıcısının bireysel müşteri, şirket veya acente olduğunu belirleyin.
2. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve vergi kimlik bilgilerini düzenleme ekranında kontrol edin.
3. Konaklama tarihlerini, oda veya paket bilgisini ve ek hizmetleri PMS ya da rezervasyon sistemiyle karşılaştırın.
4. Belge türünü seçin ve alıcı bilgilerini fatura ekranına eksiksiz aktarın.
5. Vergi, indirim, toplam tutar ve varsa yabancı para bilgilerini ön izleme ekranında inceleyin.
6. Belgeyi onaylayın, alıcıya uygun kanaldan iletin ve sistem kayıtlarını saklayın.

Otel, bu işlemleri GİB portalı veya yetkilendirilmiş özel entegratör ekranı üzerinden yürütebilir. Kullanılan kanal değişse bile alıcı kontrolü, hizmet açıklaması ve muhasebe eşleşmesi değişmez.

Fatura kesilmeden önce rezervasyon numarası, folyo numarası ve tahsilat kaydı birlikte incelenmelidir. Bu alanlardan biri farklıysa belgeyi onaylamak yerine önce operasyon kaydı düzeltilmelidir.

Örneğin üç gecelik konaklamada PMS folyosu iki geceyi, POS hareketi ise üç geceyi gösteriyorsa fatura hemen onaylanmamalıdır. Ön büro, rezervasyon değişikliğini ve tahsilat farkını muhasebeye açıklamalıdır.

e-Arşiv fatura ekranında taslak oluşturmak, faturanın hukuken düzenlendiği anlamına gelmez. Belgenin onaylanması, numara alması ve sistem statüsünün tamamlanması ayrıca takip edilmelidir.

Otel, elektronik belge akışının teknik ayrıntılarını e-Arşiv fatura çözümünün belge adımlarıyla karşılaştırabilir. Yine de güncel GİB kuralı, kullanılan yazılım ekranından önce gelir.

Belge gönderildikten sonra fatura numarası, alıcıya iletim bilgisi ve sistem statüsü günlük rapora işlenmelidir. Böylece e-posta ulaşmadığında tamamlanmış belgeyi ikinci kez düzenleme ihtimali azalır.

Otel e-Arşiv Fatura Ne Zaman Düzenlenmelidir?

Otel e-Arşiv fatura, konaklama hizmetinin ve bedelinin ticari işlem kuralları içinde kesinleştiği döneme uygun zamanda düzenlenmelidir.

Check-out tarihi, otel açısından hizmetin tamamlandığını gösteren önemli bir operasyon bilgisidir. Ancak fatura süresi yalnızca check-out ekranına bakılarak belirlenmemeli, vergi usul kurallarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Konuk konaklama başlamadan ödeme yaptıysa, ön ödeme ile nihai hizmet faturası birbirine otomatik olarak eşitlenmez. Ödemenin niteliği, sözleşme ve işletmenin muhasebe uygulaması mali müşavirle incelenmelidir.

Birden fazla geceyi kapsayan rezervasyonlarda otel, sözleşmedeki faturalama planına ve hizmetin gerçekleşme biçimine göre hareket etmelidir. Her konaklama için rastgele farklı tarih seçmek, dönem kontrolünü zorlaştırır.

Örneğin konuk konaklamasını bir gece uzattığında ilk folyo kapanmışsa, ek gece için ayrı kayıt oluşabilir. Otel, ilk belgenin düzenlenip düzenlenmediğini kontrol etmeden toplamı yeniden faturalandırmamalıdır.

Kurumsal müşterinin ay sonunda toplu fatura talep etmesi, otelin düzenleme kurallarını kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Talep, hizmet dönemi ve mevzuat birlikte değerlendirilerek karşılanmalıdır.

Fatura dönemi ile ödeme dönemi aynı gün olmayabilir. Bu nedenle banka hareketinin tarihi, hizmetin gerçekleşme tarihi ve belgenin düzenleme tarihi ayrı alanlar olarak izlenmelidir.

Geçmiş tarihli belgeyi sonradan düzenlemek veya bugünkü tarihi eski hizmet tarihi gibi kullanmak risklidir. Düzenleme zamanı konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Otel e-Arşiv Faturada Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Otel e-Arşiv faturada satıcı ve alıcı kimliği, hizmet açıklaması, belge bilgileri, vergiler ve tahsilatla uyumlu toplam tutar bulunmalıdır.

Satıcı bölümünde otelin unvanı, vergi kimlik bilgisi, adresi ve sistem tarafından üretilen belge numarası doğru olmalıdır. Şube kullanılıyorsa ilgili şubenin kayıtları ayrıca kontrol edilmelidir.

Alıcı bölümünde kişi veya işletmenin gerçek bilgileri yer almalıdır. Şirket faturasında unvan, vergi kimlik numarası ve adres; bireysel faturada ise sistemin ve mevzuatın istediği müşteri bilgileri kullanılmalıdır.

Hizmet açıklamasında konaklama dönemi, oda veya paket kapsamı ve ek hizmetler anlaşılır biçimde yazılmalıdır. Sadece genel bir ifade kullanmak, müşteri itirazında veya muhasebe incelemesinde yeterli açıklık sağlamayabilir.

Ön büro, fatura ekranına bilgi aktarırken müşteri kaydındaki eski adresi veya benzer unvanlı şirketi seçmemelidir. Özellikle aynı grubun farklı şirketleri varsa VKN, unvan ve sözleşme tarafı birlikte karşılaştırılmalıdır.

Vergi oranları, indirimler, ara toplam ve genel toplam doğru hesaplanmalıdır. Konaklama vergisi veya başka yasal kalemler uygulanıyorsa, bunların güncel mevzuata uygun gösterimi mali müşavirle kontrol edilmelidir.

Fatura yabancı para üzerinden düzenleniyorsa para birimi, kur ve Türk lirası karşılığına ilişkin alanlar kullanılan sistem ve mevzuata göre incelenmelidir. Kur bilgisini rezervasyon ekranından kopyalamak tek başına yeterli değildir.

Ön izleme ekranında alıcı adı, hizmet dönemi, kalem toplamı, vergi alanları ve genel toplam sırayla okunmalıdır. Ön izleme ile folyo farklıysa belgeyi onaylamak yerine farkın kaynağı kayda alınmalıdır.

Acenteli Satışlarda Otel e-Arşiv Fatura Kime Kesilir?

Acenteli satışlarda otel e-Arşiv fatura, ödemeyi kimin yaptığına göre değil, konaklama hizmetinin gerçek alıcısı ve sözleşmedeki ilişkiye göre belirlenir.

Bir seyahat acentesi yalnızca ödeme aracısı olabilir veya odaları kendi adına satın alıp yeniden satabilir. Bu iki modelde fatura alıcısı aynı olmayabilir; sözleşme ve rezervasyon akışı incelenmelidir.

Rezervasyon kartında acentenin rolü, fiyatın kime uygulandığı, iptal şartı ve fatura talep eden taraf açıkça işaretlenmelidir. Bu alanlar doldurulmadan yalnızca ödeme dekontuna göre alıcı seçmek doğru değildir.

Yanlış: Ödemeyi yapan acenteyi her durumda konaklayan kişi yerine yazmaktır. Doğru: Hizmetin kime sunulduğunu, sözleşmede kimin alıcı olduğunu ve vergi bilgilerinin hangi tarafa ait olduğunu kontrol etmektir.

Kurumsal şirket çalışanı acente üzerinden konaklıyorsa, şirketin fatura talebi ile acentenin ticari rolü birbirinden ayrılmalıdır. Otel, yalnızca e-posta talebine bakarak alıcı bilgisini değiştirmemelidir.

Acente komisyonu, konaklama bedelinden farklı bir ticari işlemdir. Komisyon faturası, otelin konuğa veya kurumsal müşteriye düzenlediği konaklama belgesinin yerine geçmez.

Acente sadece aracılık yapıyorsa, otelin hizmet alıcısı sözleşmede konaklayan kişi veya şirket olarak belirlenebilir. Acente odaları kendi adına alıp yeniden satıyorsa, ticari ilişkinin farklı değerlendirilmesi gerekebilir.

Örneğin 24 odalı küçük bir otelde acente, oda bedelini kendi adına satın alıp müşteriye yeniden satıyorsa, fatura düzeni doğrudan konuğun ödeme ekranından belirlenemez. Otel sahibi, sözleşmeyi mali müşaviriyle incelemelidir.

Acenteli satışlarda alıcı değişikliği, iptal ve komisyon mutabakatı birlikte izlenmelidir. Rezervasyon ekranı, PMS kaydı, banka hareketi ve e-Arşiv faturadaki bilgiler aynı işlem zincirini göstermelidir.

Otel e-Arşiv Faturada Konaklama ve Ek Hizmetler Nasıl Gösterilir?

Otel e-Arşiv faturada konaklama ve ek hizmetler, alıcı tarafından anlaşılacak ayrı kalemlerle ve doğru vergi uygulamasıyla gösterilmelidir.

Oda bedeli, konaklama dönemi ve paket kapsamı fatura üzerinde açıklanmalıdır. Kahvaltı, minibar, otopark, transfer veya toplantı salonu gibi kalemler pakete dahil değilse ayrıca gösterilebilir.

Aynı alıcıya ve aynı ticari işleme ait hizmetler tek belgede kalemlere ayrılabilir. Farklı tüzel kişilikler tarafından sunulan hizmetler ise otelin kendi faturasında birleştirilmemelidir.

Küçük bir şehir otelinde oda, kahvaltı ve otopark aynı POS işleminde görünebilir. Buna rağmen PMS folyosu, hizmeti sunan birim ve fatura kalemleri birlikte incelenerek hangi bedelin otel tarafından verildiği belirlenmelidir.

Örneğin otel restoranını başka bir şirket işletiyorsa, restoran bedelinin otel adına düzenlenmesi yalnızca POS cihazının otelde bulunmasıyla haklılaştırılamaz. Hizmeti sunan ve tahsilatı yapan yapı incelenmelidir.

Ek hizmetin başka işletmeye ait olduğu durumda, otel yalnızca kendi sunduğu konaklama veya hizmetleri faturalandırmalıdır. Misafir hesabında tahsilatın birlikte görünmesi, farklı tüzel kişiliklerin faturalarını tek belgeye dönüştürmez.

POS cihazı slipi, ödeme işlemini gösterir; tek başına fatura yerine geçmez. Yanlış: POS slipini e-Arşiv fatura kabul etmektir. Doğru: Ödeme kaydını faturayla eşleştirip gerekli belgeyi ayrıca düzenlemektir.

Ek hizmetlerde indirim veya paket fiyatı varsa, hangi kalemlerin bu indirime dahil olduğu açıkça izlenmelidir. Fatura ile PMS folyosu arasındaki toplamın neden farklı olduğu sonradan açıklanabilmelidir.

Belge kalemlerinin teknik alanlarını e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki genel akışla karşılaştırabilirsiniz. Vergi oranı ve istisna gibi konularda güncel mevzuat ile mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Otel e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Otel e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumu ve belgenin gönderim kanalının farklı olmasıdır.

Kurumsal müşteri e-Fatura kayıtlıysa, otel faturayı e-Fatura kanalından düzenlemelidir. Aynı şirket için bazen e-Fatura, bazen e-Arşiv kullanılması, kayıt durumu ve işlem tarihinin kontrol edilmediğini gösterebilir.

Bir konuğun şirket adına konaklaması, otomatik olarak şirketin e-Fatura alıcısı olduğu anlamına gelmez. Fatura talep eden tarafın vergi bilgileri ve hizmeti alan taraf sözleşmeyle doğrulanmalıdır.

Belge türünü seçmek için önce hizmet alıcısı belirlenmeli, sonra bu alıcının düzenleme anındaki e-Fatura statüsü kontrol edilmelidir. Ödeme kanalı, oda tipi veya konuğun milliyeti tek başına belge türünü belirlemez.

Belge türü seçimi, ödeme yönteminden bağımsızdır. Nakit, kart, havale veya sanal POS kullanılması, alıcının e-Fatura statüsünü değiştirmez ve fatura türü seçimini tek başına belirlemez.

Şüpheli durumda otel, alıcının güncel kayıt durumunu sistemden doğrulamalı ve işlem modelini mali müşaviriyle değerlendirmelidir. Emin olunmayan durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Otel e-Arşiv Faturada En Sık Hangi Hatalar Yapılır?

Otel e-Arşiv faturada en sık yapılan hatalar, yanlış alıcı seçimi, eksik vergi bilgisi, hatalı tarih, mükerrer belge ve PMS ile muhasebe kayıtlarının uyuşmamasıdır.

Ön büro çalışanı, rezervasyondaki konuk adını şirket faturası için kullanabilir. Bu durumda şirketin unvanı ve vergi bilgileri yerine bireysel müşteri bilgisi yazılmış olur.

Bir başka hata, check-out sonrası faturayı düzenlerken hizmet tarihini belge tarihiyle karıştırmaktır. Düzenleme tarihi, hizmet dönemi ve tahsilat tarihi farklı alanlardır; aynı kabul edilmemelidir.

Yanlış: Ekranda görünen ilk müşteri kaydını doğrulamadan faturaya aktarmaktır. Doğru: Kimlik, VKN veya diğer zorunlu bilgileri alıcıdan teyit edip belge ön izlemesini incelemektir.

Mükerrer fatura da otellerde sık görülür. İlk belge sistemde tamamlanmışken, e-posta ulaşmadığı düşüncesiyle aynı hizmet için ikinci belge düzenlenebilir.

Vergi hesabında indirimli paket, ücretsiz gece, minibar iadesi veya kur farkı gözden kaçabilir. Otel, belgeyi onaylamadan önce folyo toplamı, POS kaydı ve muhasebe fişini karşılaştırmalıdır.

Hata kaydı tutulduğunda, yalnızca hangi faturanın yanlış olduğu değil, hatanın hangi aşamada oluştuğu da görünür. Alıcı seçimi, fiyat girişi, tarih kontrolü ve belge gönderimi ayrı sorumluluklar olarak işaretlenmelidir.

Örneğin aynı müşteri için iki belge oluştuysa önce sistem statüsü, ardından tahsilat ve muhasebe kaydı incelenmelidir. Sorun yalnızca e-posta iletiminden kaynaklanıyorsa yeni belge yerine mevcut kaydın iletim durumu kontrol edilmelidir.

Bu hataların çoğu teknik arızadan değil, görev ayrımının belirsizliğinden kaynaklanır. Ön büro alıcıyı doğrulamalı, muhasebe vergi ve dönem kontrolünü yapmalı, yönetici ise istisnai işlemleri onaylamalıdır.

Otel e-Arşiv Faturası Nasıl İptal Edilir veya Düzeltilir?

Otel e-Arşiv faturası düzenlendikten sonra doğrudan düzenleme yapılamaz; düzeltme, belgenin statüsüne ve geçerli iptal veya itiraz yöntemine göre yürütülür.

Belge henüz onaylanmamış taslak durumundaysa, alıcı ve hizmet bilgileri düzeltilerek yeniden kontrol yapılabilir. Onaylanmış ve numara almış belge ise taslak gibi değiştirilmemelidir.

Örneğin yanlış VKN ile onaylanan faturada, doğru VKN ile yeni belge kesmek ilk belgeyi ortadan kaldırmaz. Önce ilk belgenin statüsü ve uygulanacak iptal ya da itiraz adımı belirlenmelidir.

Yanlış VKN, yanlış alıcı veya hatalı tutar varsa yeni fatura kesmek ilk belgeyi kendiliğinden iptal etmez. Önce mevcut belgenin sistem statüsü ve uygulanacak iptal süreci belirlenmelidir.

İptal talebi, itiraz, iade veya muhasebe düzeltmesi aynı işlem değildir. Faturanın belge statüsü ile ödenmiş bedelin iadesi ayrı takip edilmeli, banka hareketi ve müşteri iletişimi dosyalanmalıdır.

Uzman notu: Konuk faturayı almadığını söylese bile önce belge numarasını, sistem statüsünü ve iletim kaydını kontrol edin; hemen ikinci fatura düzenlemeyin.

Kullanılan portal veya özel entegratör, iptal ve itiraz ekranlarını farklı gösterebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu, ilgili sistem kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İptal edilen veya düzeltilen belgenin yerine düzenlenen yeni belge, önceki işlemle ilişkilendirilebilecek şekilde kaydedilmelidir. Otel, müşteri talebini ve yapılan muhasebe işlemini belge ekleriyle saklamalıdır.

Otel e-Arşiv Fatura Kontrolü Günlük Olarak Nasıl Yapılır?

Otel e-Arşiv fatura kontrolü, her gün PMS, ön büro folyosu, POS hareketi, banka kaydı ve elektronik belge durumunun karşılaştırılmasıyla yapılmalıdır.

Günlük kontrolün ilk adımı, kapanan folyo listesini elektronik belge raporuyla karşılaştırmaktır. Ardından iptal, ücretsiz konaklama, erken çıkış ve ek hizmet kayıtları ayrı işaretlenerek farkların nedeni yazılmalıdır.

Gün sonu raporunda tamamlanan konaklamalar, iptaller, ücretsiz konaklamalar ve ek hizmetler ayrı incelenmelidir. Fatura kesilmemiş veya iki kez kesilmiş işlem varsa muhasebeye aktarılmadan çözülmelidir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Otel, yalnızca konuklara kestiği faturaları değil, tedarikçilerden gelen e-belgeleri de aylık kontör planına dahil etmelidir.

Örneğin otel bir ayda 50 giden ve 20 gelen e-belge oluşturuyorsa, yalnızca bu akış için 70 kontörlük hareket oluşur. İptal, tekrar düzenleme ve farklı belge türleri ayrıca analiz edilmelidir.

• Rezervasyon ve PMS kayıtlarında hizmet alıcısının doğru kişi veya işletme olduğunu kontrol edin.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu belge düzenlenmeden önce doğrulayın.
• Check-out, folyo ve fatura tarihlerini aynı işlem dönemiyle karşılaştırın.
• Konaklama ve ek hizmet kalemlerinin toplamını POS ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirin.
• Onaylanan belgenin numarasını, statüsünü ve iletim kaydını saklayın.
• İptal veya iade taleplerini yeni fatura kesmeden önce belge statüsüne göre inceleyin.
• Aylık gelen ve giden belge sayısını kontör planıyla karşılaştırın.

Ay sonunda yalnızca toplam kontör tüketimi değil, belge türlerine göre gelen ve giden hareketler de raporlanmalıdır. Bu rapor, yoğun sezon öncesinde ihtiyaç duyulan kapasiteyi yöntemli biçimde tahmin etmeye yardımcı olur.

Belgelerin orijinal elektronik formatı, belge numarası, oluşturma bilgisi ve ilgili işlem kayıtları birlikte saklanmalıdır. Sadece çıktıyı dosyalamak, elektronik belgenin bütünlüğünü tek başına göstermeyebilir.

Otel ekibinin tereddüt ettiği belge senaryolarında e-dönüşüm sık sorulan sorular bölümü ilk kontrol noktası olabilir. Mevzuat yorumu gereken hallerde son karar mali müşavire bırakılmalıdır.

Özet: 5 Maddede Otel e-Arşiv Fatura Kuralları

Otel e-Arşiv fatura uyumunun özeti, doğru alıcıyı seçmek, doğru zamanı belirlemek, hizmeti açıklamak, belge statüsünü izlemek ve günlük mutabakat yapmaktır.

• Alıcıyı doğrulayın: Ödemeyi yapan kişi, rezervasyonu yapan acente ve hizmeti alan şirket aynı taraf olmayabilir; sözleşme ve vergi bilgilerini birlikte inceleyin.
• Belge türünü seçin: Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve kayıtlı işletmeler için uygun e-belge kanalını kullanın.
• Hizmeti açıklayın: Konaklama tarihlerini, paket kapsamını ve minibar veya restoran gibi ek hizmetleri anlaşılır fatura kalemleriyle gösterin.
• İptali rastgele yapmayın: Onaylanmış faturayı değiştirmek yerine belge statüsüne uygun iptal, itiraz veya düzeltme sürecini uygulayın.
• Günlük eşleştirin: PMS, folyo, POS, banka ve e-belge raporlarını düzenli karşılaştırarak eksik veya mükerrer faturayı erken bulun.

Küçük bir şehir otelinde bile ön büro, rezervasyon ve muhasebe kayıtları farklı kişilerce tutulabilir. Bu nedenle alıcı doğrulama ve belge onayı için yazılı bir görev akışı oluşturulmalıdır.

Bu akışın yazılı olması, izinli çalışan değiştiğinde aynı kontrol standardının sürmesini sağlar. Belgeyi kimin hazırladığı, kimin kontrol ettiği ve istisnai işlemi kimin onayladığı günlük raporda açıkça görünmelidir.

Mevzuat, teknik kılavuzlar ve belge süreleri güncellenebilir. Emin olmadığınız işlemde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski bir ekran alışkanlığını kural kabul etmeyin.

Otelinizde tüm e-belgeler için ortak kontör kullanmak isterseniz, efaturakontor.com paketlerinde 100'den 500.000 kontöre kadar havuz seçenekleri bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı da sunulur.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır; e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belge akışlarını aynı plan üzerinden takip edebilirsiniz.