Otel Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket Önerisi

Otel kontör ihtiyacı, ay içinde gönderilen ve alınan e-belge sayılarının toplamıdır; her gelen veya giden belge bir kontör düşürür. Otel Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket Önerisi sorusunun yanıtı, oda sayısından çok gerçek belge hacmiyle bulunur.

Bu rehber, butik otel sahibinden çok şubeli konaklama işletmesine kadar farklı otel profillerine yardımcı olur. Aylık fatura sayısını, tedarikçi belgelerini, e-İrsaliye hareketlerini ve sezon etkisini birlikte hesaplar.

Doğru planlama için önce gerçekleşen belge sayısını çıkarın, ardından yoğun dönem tahmini yapın. Böylece paket seçimi, yalnızca oda kapasitesine veya düşük sezon verisine dayanmaz.

Otel kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Otel kontör ihtiyacı, seçilen dönemdeki giden ve gelen e-belgelerin sayılmasıyla hesaplanır. Temel formül, giden belge sayısı artı gelen belge sayısı artı kullanılıyorsa e-İrsaliye sayısıdır.

Giden belgeler arasında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura bulunabilir. Gelen belgeler, tedarikçilerden alınan e-Faturaları ve diğer elektronik belgeleri kapsar. Her belgeyi düzenlendiği veya alındığı yönde ayrı sayın.

Bir faturada çok sayıda ürün veya hizmet satırı bulunması, belge sayısını artırmaz. Örneğin 30 satırlı bir konaklama faturası, tek belge olarak oluşturulduysa hesapta bir belge kabul edilir.

Bir otelin aynı ayda 240 giden, 180 gelen belge ve 30 e-İrsaliye işlemi varsa toplam tüketim 450 kontördür. Bu sayı, paket seçiminden önceki ham aylık ihtiyaçtır.

Paket planlarken yalnızca ortalama ayı kullanmak risklidir. Yoğun sezon, grup konaklamaları, restoran satışları ve yeni tedarikçiler belge sayısını yükseltebilir.

Bu hesap bir kontör planlama yöntemidir; e-belge kullanma zorunluluğunu belirlemez. Yükümlülükler için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sayımı iki ayrı sütunda tutmak, gelen ve giden belgelerin karışmasını önler. Üçüncü sütunda e-İrsaliye ve kullanılan diğer e-belge türlerini ayrıca izleyin.

Portal raporundaki belge durumlarını da kontrol edin. Taslak, reddedilmiş, iptal edilmiş veya başarıyla tamamlanmış kayıtların hangi şekilde kontör hesabına yansıdığını hizmet koşullarından doğrulayın.

Otel e-İrsaliye kullanmıyorsa bu satıra sıfır yazılabilir. Ancak kullanım zorunluluğu veya belge türü konusunda varsayım yapmadan güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Otel ayda kaç belge gönderir ve alır?

Bir otelin aylık belge sayısı; oda kapasitesi, doluluk, misafir profili, satış kanalları ve tedarikçi yoğunluğuna göre değişir. Bu nedenle yalnızca oda sayısına bakarak kesin kontör ihtiyacı belirlenemez.

Butik bir otel, doğrudan bireysel misafirlere e-Arşiv Fatura gönderebilir. Kurumsal şirketlere, seyahat acentelerine veya kamu kuruluşlarına yapılan işlemler farklı elektronik belge akışları oluşturabilir.

Gelen belgeler de önemli bir hacim yaratır. Gıda, temizlik, tekstil, bakım, enerji, teknik servis ve dış kaynak hizmeti sağlayıcıları düzenli belge gönderebilir.

Örneğin 25 odalı bir otelde ay içinde 150 konaklama faturası, 35 restoran faturası ve 120 tedarikçi belgesi oluşabilir. Bu işletme, e-İrsaliye kullanıyorsa mal kabul hareketlerini ayrıca eklemelidir.

Misafir sayısı ile fatura sayısı aynı değildir. Bir şirketin aynı ay içindeki çok sayıda konaklaması tek toplu fatura ile belgelenebilir veya ayrı faturalarla yürütülebilir.

Bu nedenle otel, son aylardaki gerçek gönderilen ve alınan belgeleri raporlamalıdır. Yeni açılan işletmeler ise benzer operasyon hacmini başlangıç tahmini olarak kullanabilir.

Ön büro sistemindeki folio sayısı, muhasebeye aktarılan fatura sayısıyla aynı olmayabilir. Bir folio bölünebilir, birleştirilebilir veya tek kurumsal fatura altında toplulaştırılabilir.

Satış kanallarını ayrıca yazmak da faydalıdır. Doğrudan rezervasyon, acente, şirket anlaşması ve çevrim içi kanal işlemleri farklı faturalama sıklıkları oluşturabilir.

Karşı durumda, yalnızca konaklama hizmeti sunan küçük bir otelde restoran veya mal kabul hareketleri bulunmayabilir. Böyle bir işletmede kontör hesabı, konaklama faturaları ve gelen hizmet belgeleri üzerinden yapılır.

Gelen ve giden belgeler otel kontör tüketimini nasıl değiştirir?

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör tükettiği için yalnızca satış faturalarını saymak eksik sonuç verir. Otel kontör ihtiyacı, satın alma tarafı eklendiğinde çoğu işletmede belirgin biçimde yükselir.

Giden belge sayısına oda konaklamaları, restoran hizmetleri, toplantı salonu kullanımları ve diğer satışlar dahil olabilir. Gelen belge sayısına ise otelin satın aldığı mal ve hizmetler dahil edilir.

Tablodaki sayılar örnek hesap içindir ve sektör ortalaması değildir. Otel, kendi portal raporlarından veya muhasebe kayıtlarından gerçek sayıları almalıdır.

Bir belge iptal edilip yeniden düzenlenirse yeni düzenlenen belge ayrıca değerlendirilmelidir. İptal sürecinin teknik ve muhasebesel etkisini mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

Kontör hesabında belge sayısını, sayfa sayısıyla karıştırmayın. Aynı belgenin PDF çıktısını almak veya e-postayla paylaşmak, yeni bir e-belge oluşturmadıkça belge sayısını artırmaz.

Gelen e-Fatura ile e-posta ekindeki sıradan PDF aynı kayıt değildir. Portalda alınan elektronik belgeyi, muhasebe kaydını ve hizmet kapsamını birlikte kontrol ederek sayım yapın.

Örneğin otel 180 tedarikçi belgesi alıyorsa, yalnızca 240 satış faturasına bakmak gerçek ihtiyacı 180 kontör eksik gösterir. Bu fark, yoğun ayda paket bitmesine neden olabilir.

Yanlış: Sadece müşterilere kesilen faturalar kontör tüketir. Doğru: Gelen tedarikçi belgeleri ve kullanılan diğer e-belgeler de toplam hesaba eklenir.

Otel fatura hacmini hangi e-belge türleri oluşturur?

Otel fatura hacmini başta e-Fatura ve e-Arşiv Fatura oluşturur; bazı işletmelerde e-İrsaliye hareketleri de toplamı artırır. Hangi belgenin kullanılacağı, alıcının statüsüne ve işlemin niteliğine göre değişir.

e-Fatura, elektronik fatura sistemine kayıtlı alıcılara düzenlenen veya bu alıcılardan alınan faturaları kapsar. Kurumsal konaklama ve tedarikçi işlemleri bu akışta sık görülebilir.

e-Arşiv Fatura, alıcının elektronik fatura sistemindeki durumuna ve işlem koşullarına göre kullanılabilir. Bireysel misafirler veya farklı alıcı grupları için oluşan faturalar bu kapsamda değerlendirilebilir.

e-İrsaliye, mal hareketinin elektronik olarak belgelendirildiği işlemlerde kullanılır. Otelin gıda, içecek veya demirbaş kabul süreçleri, her zaman otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğu doğurmaz.

Otelin e-SMM, e-MM veya e-Bilet kullanıp kullanmayacağı ayrıca değerlendirilmelidir. Bu belgeleri kontör hesabına katmadan önce ilgili hizmetin güncel kullanım koşullarını inceleyin.

e-Defter gibi kayıt süreçleri de aylık gelen-giden belge hesabından ayrı ele alınabilir. Belge türü, yükümlülük ve kontör ilişkisi konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bir otel, aynı ay içinde birden fazla e-belge türü kullanabilir. Örneğin konaklama faturaları e-Arşiv, kurumsal tedarikçi faturaları e-Fatura, mal teslimleri ise e-İrsaliye akışında izlenebilir.

Yanlış: Oteldeki her muhasebe kaydı bir kontör olarak sayılır. Doğru: Kontör hesabına, ilgili hizmet kapsamında oluşturulan veya alınan elektronik belgeler dahil edilir.

Belge türü ile zorunluluk aynı kavram değildir. Bir belgenin teknik olarak kullanılabilmesi, işletmenin o belgeyi her işlemde kullanmak zorunda olduğu anlamına gelmez.

Otel kontör ihtiyacı için hangi veriler toplanmalıdır?

Sağlıklı bir otel kontör ihtiyacı hesabı için son aylardaki giden, gelen ve ilgili diğer e-belge sayıları toplanmalıdır. Oda sayısı yalnızca yardımcı bir kapasite göstergesidir.

İlk kaynak, kullanılan özel entegratör veya e-belge portalındaki gönderilenler ve gelenler kutusudur. Raporu ay bazında alın ve belge türlerine göre ayrı satırlar oluşturun.

İkinci kaynak muhasebe sistemidir. Muhasebe kayıtlarındaki fatura sayısı ile portalda başarılı şekilde oluşan belge sayısını karşılaştırın.

1. Son üç veya altı aylık gönderilen belge raporunu indirin.
2. Aynı dönem için gelen belge raporunu ayrı şekilde çıkarın.
3. e-İrsaliye ve diğer kullanılan belge türlerini ayrıca sayın.
4. Yoğun sezon, grup organizasyonu ve yeni hizmetleri not edin.
5. Toplam sayıya işletmeye özel bir planlama payı ekleyerek paketleri karşılaştırın.

Planlama payı, mevzuatla belirlenmiş sabit bir oran değildir. Otel, son aylardaki dalgalanmaya göre kendi güvenlik payını belirlemelidir.

• Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin tamamı sayılmıştır.
• Gelen tedarikçi belgeleri yalnızca e-posta sayısına göre tahmin edilmemiştir.
• e-İrsaliye kullanımı gerçekten oluşan belge sayısıyla hesaplanmıştır.
• Yoğun sezon ve grup konaklamaları ayrıca değerlendirilmiştir.
• Yasal yükümlülükler için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmiştir.

Departman bazlı bir çalışma sayımı kolaylaştırır. Ön büro, restoran, satın alma, teknik servis ve muhasebe kayıtlarını önce ayrı çıkarın, sonra ortak tabloda birleştirin.

Yeni açılan otelde geçmiş rapor bulunmuyorsa rezervasyon planı, tedarikçi sözleşmeleri ve beklenen hizmet birimleri başlangıç verisi olabilir. İlk aylarda gerçekleşen sayıları tahminle düzenli olarak karşılaştırın.

Yanlış: Portal raporu ile muhasebe kayıtlarından yalnızca biri yeterlidir. Doğru: İki kaynağı karşılaştırıp farkın belge durumu, mükerrer kayıt veya faturalama biçiminden kaynaklanıp kaynaklanmadığını araştırın.

Küçük otel için hangi kontör paketi uygundur?

Küçük otel için uygun paket, düşük sezondaki ortalamaya değil, beklenen en yoğun ayın belge hacmine göre seçilmelidir. Böylece ay ortasında kontör bitmesi riski azaltılır.

Örneğin 18 odalı bir butik otelde aylık 160 giden, 110 gelen belge ve 15 e-İrsaliye oluştuğunu varsayalım. Ham ihtiyaç 285 kontördür.

İşletme, yoğun bir ayda düğün organizasyonu veya kurumsal grup ağırlayacaksa bu sayıyı artırmalıdır. Yüzde 25 planlama payı kullanılırsa hedef yaklaşık 356 kontöre çıkar.

Bu durumda 356 kontörün hemen üzerindeki uygun paket seviyesi incelenir. Paket seçimi yapılırken yalnızca fiyat değil, kullanım süresi ve tüm ilgili belge türlerinin kapsama koşulları da kontrol edilir.

Küçük otelde sahibi, ön büro ve muhasebe işlemlerini birlikte yürütebilir. Bu durum belge sayısını otomatik olarak azaltmaz; tek bir çalışan çok sayıda satış ve tedarikçi belgesi oluşturabilir.

Otel işletme modelinin belge akışını görmek için otel sektörü sayfasındaki süreçleri de inceleyebilirsiniz. Özellikle konaklama, restoran ve satın alma işlemlerini ayrı değerlendirin.

Bu senaryoda hesap adım adım şöyle yapılır: önce 160 giden belge, sonra 110 gelen belge, ardından 15 e-İrsaliye eklenir. Sonuç olan 285 kontör, yoğun sezon payı eklenmeden önceki temel sayıdır.

Ayşe Hanım’ın 18 odalı otelinde düğün haftalarında restoran faturaları artıyorsa, yalnızca oda doluluğunu izlemek yeterli olmaz. Etkinlik takvimi ve tedarikçi teslimatları da aynı aylık plana yazılmalıdır.

Karşı durumda, otel yıl boyunca sabit kurumsal konaklama alıyor ve restoran işletmiyorsa dalgalanma daha sınırlı olabilir. Yine de paket, yalnızca tek bir düşük ayın verisiyle seçilmemelidir.

Orta ve büyük otel için paket nasıl seçilir?

Orta ve büyük oteller, kontör paketini aylık ortalama yerine sezon zirvesini ve departman bazlı belge akışını dikkate alarak seçmelidir. Çok sayıda oda, restoran, toplantı salonu ve tedarikçi toplam hacmi büyütür.

Aşağıdaki tablo, gerçek sektör ortalaması değil, yöntem göstermek amacıyla hazırlanmış örnek bir planlamadır. Her otel kendi raporundaki belge sayılarını kullanmalıdır.

Örnek hedef hacim, ham toplamın yüzde 25 artırılmış planlama karşılığıdır. Bu oran resmi bir kural değildir ve işletmenin geçmiş dalgalanmasına göre değişebilir.

Büyük otellerde restoran, spa, toplantı ve konaklama sistemleri farklı çalışabilir. Her sistemden çıkan belgenin tek raporda birleştirilmesi, eksik hesap riskini azaltır.

Şubeli yapılarda her şubenin giden ve gelen belge sayısı ayrıca ölçülmelidir. Merkez muhasebe, şube bazlı raporları topladıktan sonra ortak paket ihtiyacını değerlendirebilir.

Uygun paket seviyesini belirlerken paket seçeneklerinin kontör kapsamını ve kullanım şartlarını okuyun. Bilinmeyen belge türlerini varsayımla değil, hizmet koşuluyla doğrulayın.

Departman raporu hazırlanırken her birimin belge üretme biçimi incelenmelidir. Örneğin toplantı salonu faturaları merkezden, restoran faturaları ise ayrı bir satış sisteminden gönderilebilir.

Şubeleri tek pakette toplamak yönetimi kolaylaştırabilir, ancak tüketimin hangi şubeden geldiğini görünmez hale getirmemelidir. Şube bazlı aylık limit ve sorumlu kişi tanımlamak takip sağlar.

Çok büyük paket seçmek de her zaman doğru değildir. İşletmenin kullanım süresi içinde kontörleri tüketip tüketemeyeceği, sezon yapısı ve büyüme planıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Sezonluk otel kontör planı nasıl yapılır?

Sezonluk otel kontör planı, yıllık ortalamadan çok yoğun sezon aylarındaki gerçek belge hacmine göre yapılmalıdır. Düşük sezon ortalaması, yaz veya tatil dönemindeki tüketimi gizleyebilir.

Önce sezonları ayırın ve her dönem için giden, gelen ve e-İrsaliye sayılarını yazın. Doluluk artarken yalnızca konaklama faturalarını değil, yiyecek-içecek ve satın alma belgelerini de ekleyin.

Yoğun sezonda acente, şirket ve grup müşterileri artabilir. Aynı zamanda tedarikçi siparişleri, mal kabul hareketleri ve hizmet alımları da yükselir.

Örneğin düşük sezonda 400 kontör kullanan bir otel, etkinlik aylarında 900 kontöre çıkabilir. Paket yalnızca 400 kontöre göre seçilirse yoğun dönemde ek alım gerekebilir.

Sezon sonunda gerçekleşen sayı ile tahmin edilen sayıyı karşılaştırın. Farkın nedeni yeni müşteri kanalı, yeni restoran, farklı faturalama sıklığı veya belge iptali olabilir.

Sezon planı, kontörün geçerlilik süresi ve işletmenin nakit akışıyla birlikte düşünülmelidir. Güncel paket kullanım süresini ve koşullarını satın alma öncesinde doğrulayın.

Planlama tablosunda düşük, geçiş ve yoğun sezon aylarını ayrı satırlara yazın. Her satırda giden belge, gelen belge, e-İrsaliye ve beklenen olağanüstü etkinlikleri gösterin.

Şehir otellerinde sezon dalgalanması tatil otellerinden daha sınırlı olabilir. Buna rağmen kongre, fuar veya toplu konaklama dönemleri, birkaç hafta içinde belge hacmini yükseltebilir.

Rezervasyonlar henüz kesinleşmemişse tahmini hacmi kesin veri gibi kullanmayın. Gerçekleşen belgeleri ay sonunda kaydedin ve sonraki sezon planını bu kayıtlarla güncelleyin.

Otel kontör hesabında hangi hatalar yapılır?

Otel kontör hesabındaki en yaygın hata, yalnızca misafirlere gönderilen faturaları saymaktır. Tedarikçi belgeleri ve kullanılan diğer e-belge türleri eklenmediğinde ihtiyaç düşük görünür.

İkinci hata, fatura satırlarını belge sanmaktır. On oda, kahvaltı ve transfer hizmeti tek faturadaysa belge sayısı birdir; ayrı belgeler oluşturulmuşsa her biri ayrıca sayılır.

Yanlış: Oda sayısı 50 olduğu için aylık ihtiyaç 50 kontördür. Doğru: Aylık giden, gelen ve kullanılan diğer e-belgeler sayılarak toplam ihtiyaç bulunur.

Üçüncü hata, düşük sezon ortalamasını yılın her ayına uygulamaktır. Sezon, grup konaklaması ve restoran faaliyetleri ayrı ayrı incelenmelidir.

Yanlış: Bir belgenin 20 satırı varsa 20 kontör tüketilir. Doğru: Tek elektronik belge, satır sayısından bağımsız olarak bir belge olarak hesaplanır.

Uzman notu: Paket seçmeden önce portalın gönderilenler ve gelenler raporunu aynı dönem için karşılaştırın; muhasebe kayıtlarıyla tutmayan sayıları açıklığa kavuşturun.

Kontör hesabı ile vergi uyumunu da karıştırmayın. Hangi belgenin düzenleneceği ve ne zaman zorunlu olduğu için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Başarısız işlem, taslak kayıt ve başarıyla tamamlanan belgeyi aynı sütunda toplamak yanlış sonuç verebilir. Portalda belge durumlarını filtreleyerek hangi kayıtların fiili akışa dahil olduğunu inceleyin.

Yanlış: E-posta kutusundaki tüm fatura ekleri portalda gelen e-belge olarak sayılır. Doğru: Portal kaydı, muhasebe fişi ve belgenin elektronik niteliği birlikte kontrol edilir.

Birden fazla çalışan aynı faturayı farklı dosyalara kaydedebilir. Mükerrer sayımı önlemek için belge numarası, tarih ve tedarikçi bilgisiyle karşılaştırma yapın.

Otel satın alma ve muhasebe akışı kontörleri nasıl etkiler?

Otelin satın alma ve muhasebe akışı, gelen belge sayısını doğrudan etkiler. Tedarikçilerin farklı faturalama sıklıkları, aylık kontör ihtiyacında önemli fark oluşturabilir.

Bir tedarikçi ay boyunca tek toplu fatura düzenleyebilir. Başka bir tedarikçi her teslimatta ayrı fatura kesebilir. Aynı toplam satın alma tutarı, farklı belge sayıları oluşturabilir.

Bu nedenle satın alma yöneticisi, muhasebe ve depo sorumlusu aynı hesap yöntemini kullanmalıdır. Her departman kendi e-posta kutusundaki belgeleri sayarsa mükerrer veya eksik kayıt oluşabilir.

Mal kabul işlemlerinde e-İrsaliye kullanılıyorsa belge akışı ayrıca ölçülmelidir. İrsaliye sayısı, faturadan bağımsız bir belge hareketi oluşturabilir.

Bir otel, tedarikçi sözleşmelerini değerlendirirken faturalama biçimini de takip edebilir. Ancak belge sayısını azaltmak amacıyla mevzuata aykırı bir birleştirme yapılamaz.

Satın alma raporu ile e-belge portalı raporu ay sonunda karşılaştırılmalıdır. Uyuşmazlık varsa belge durumu, iptal, reddetme ve yeniden düzenleme kayıtları incelenmelidir.

Örneğin bir gıda tedarikçisi ayda on teslimat için tek fatura kesiyorsa, bu akış bir belge oluşturabilir. Her teslimat için ayrı fatura kesiliyorsa aynı operasyon daha fazla kontör gerektirebilir.

Bu farkı azaltmak için muhasebe, depo ve satın alma kayıtları aynı dönem üzerinden eşleştirilmelidir. Belgenin düzenlenme biçimi, yalnızca satın alma tutarından hareketle tahmin edilemez.

Karşı durumda, bazı küçük tedarikçiler belgeleri e-posta ile iletebilir. Bu ekleri otomatik olarak kontör hesabına eklemeden önce belgenin portal üzerinden alınıp alınmadığını ve hizmet kapsamını doğrulayın.

Otel kontör paketini ne zaman yeniden değerlendirmelidir?

Otel kontör paketini, belge hacmi artmadan önce yeniden değerlendirmek gerekir. Yeni şube, restoran, spa, toplantı salonu veya kurumsal satış kanalı açılması önemli tetikleyicilerdir.

Her ay gerçekleşen tüketimi önceki tahminle karşılaştırın. Arka arkaya birkaç dönemde kullanım hedefin üzerine çıkıyorsa paket seviyesini ve planlama payını güncelleyin.

Benzer şekilde uzun süre düşük kullanım varsa daha büyük paketin işletmeye uygunluğu yeniden incelenebilir. Bu karar, yalnızca aylık sayıya değil, kullanım süresine ve gelecekteki sezona göre verilmelidir.

Otelin e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye süreçlerinde değişiklik varsa belge türü bazında yeni hesap yapın. Yeni bir satış kanalı, mevcut müşteri sayısından bağımsız olarak belge akışını değiştirebilir.

Yeniden değerlendirme sırasında gönderilenler, gelenler ve başarısız işlemler ayrı incelenmelidir. Başarısız bir belgenin yeniden gönderilmesi, fiili belge hareketini etkileyebilir.

Paket değişikliği öncesinde ilgili hizmetin kontör düşüm kuralını, kullanım süresini ve kapsanan belge türlerini yazılı olarak kontrol edin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi de ayrıca kontrol edin.

Yeni şube açılışından önce yalnızca mevcut şubenin ortalamasını kullanmayın. Yeni şubenin oda kapasitesi, restoran yapısı, tedarikçi listesi ve faturalama süreçleri için ayrı başlangıç tahmini oluşturun.

Düşük kullanım geçici olabilir. Kış sezonundaki azalma sonrasında yaz yoğunluğu bekleniyorsa paketi küçültmeden önce geçerlilik süresini ve gelecek ayların planını değerlendirin.

Aylık izleme tablosunda planlanan, kullanılan ve kalan kontör sayılarını birlikte tutun. Bu kayıt, yeni dönem paket kararını geçmişe dönük tahmin yerine ölçülebilir veriye dayandırır.

Özet: 5 maddede otel kontör ihtiyacı

Otel kontör ihtiyacı, oda kapasitesinden değil, gerçek e-belge trafiğinden hesaplanır. Giden ve gelen belgeleri aynı tabloda izlemek, paket seçimindeki en önemli adımdır.

En doğru tahmin, geçmiş raporların yoğun sezon bilgisiyle birlikte değerlendirilmesiyle yapılır. Örnek sayılar fikir verir; kesin paket kararı otelin kendi verilerine dayanmalıdır.

Belge türü, kullanım koşulu ve yasal zorunluluk birbirinden ayrı konulardır. Teknik hesap yaparken güncel portal raporlarını, mali müşavir görüşünü ve GİB duyurularını birlikte dikkate alın.

Pratik formül şudur: giden e-belgeler artı gelen e-belgeler artı kullanılan e-İrsaliyeler, ham aylık tüketimi verir. Yoğun sezon payı ise işletmenin geçmiş dalgalanmasına göre ayrıca belirlenir.

Küçük otel, şehir oteli ve şubeli işletme aynı pakete ihtiyaç duymaz. Her işletme, belge türlerini ve departman kaynaklarını ayırarak kendi ölçüm tablosunu oluşturmalıdır.

• Otel kontör ihtiyacı, ay içindeki giden ve gelen e-belgelerin toplamıyla hesaplanır.
• Bir faturadaki satır sayısı değil, oluşturulan elektronik belge sayısı kontör hesabını belirler.
• e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve kullanılan e-İrsaliye akışları belge türüne göre ayrı izlenmelidir.
• Sezonluk oteller, paket hesabında ortalama ayı değil yoğun sezonu dikkate almalıdır.
• Paket seçmeden önce güncel kontör koşulları, kullanım süresi, GİB duyuruları ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketleri 100 ile 500.000 kontör arasında sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel koşullarla inceleyebilirsiniz. Otelinizin gerçek belge hacmini belirledikten sonra uygun seçenekleri karşılaştırmak için paket bilgilerini kontrol edin.

Bu bilgiler kontör planlamasına yön verir; e-belge yükümlülüğünün kesin tespiti için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.