Kamu Senaryosu Nedir? Tanımı, Kullanım Alanları ve Dikkat Noktaları

Kamu senaryosu, e-Fatura alıcısının bir kamu idaresi olduğu işlemlerde kullanılan e-Fatura profilidir. Bu profil, faturanın kamu alıcısına uygun iş akışıyla hazırlanmasını ve iletilmesini sağlar.

Bu açıklama; kamu kurumlarına mal veya hizmet satan işletmelere, muhasebe ekiplerine ve entegrasyon geliştiricilerine yardımcı olur. Senaryo seçimi, fatura tipi, UBL-TR alanları ve kabul süreci arasındaki farkları netleştirir.

Kamu senaryosu nedir ve e-Fatura içinde neyi ifade eder?

Kamu senaryosu, e-Fatura profilinde kamu idaresine düzenlenen faturayı gösteren seçim demektir. Alıcının niteliği, faturanın hangi senaryoyla gönderileceğini belirleyen temel unsurdur.

Teknik olarak bu seçim, UBL-TR içindeki ProfileID alanında KAMU değeriyle gösterilir. Bu değer, belgenin kamu alıcısına yönelik olduğunu elektronik sistemlere bildirir.

Kamu senaryosu, fatura tutarını, vergi oranını veya ödeme tarihini tek başına belirlemez. Bu alanlar, işlemin niteliğine, sözleşmeye ve ilgili mevzuata göre ayrıca düzenlenir.

Senaryo, fatura tipiyle aynı kavram değildir. ProfileID kamu senaryosunu gösterirken InvoiceTypeCode satış, tevkifat veya istisna gibi fatura türünü belirtir.

Bir işletme, kamu kurumuna fatura düzenliyor diye bütün vergi alanlarını otomatik dolduramaz. Her satırın vergisel niteliği ayrıca kontrol edilmelidir.

Kamu senaryosu seçilmeden önce alıcının e-Fatura kayıt durumu ve sistemdeki kayıtlı etiketi doğrulanır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pratikte profil seçimi, alıcının kurum adı yazılmasından daha geniş bir kontroldür. Satıcı; kurumun VKN’sini, elektronik posta kutusunu ve düzenlenecek belge türünü aynı işlem dosyasıyla eşleştirmelidir.

Örneğin bir kamu hastanesine bakım hizmeti veren işletme, kamu profilini seçse bile hizmetin tevkifat şartlarını ayrıca inceler. Profil, vergi kararının yerine geçmez; yalnızca alıcıya ilişkin elektronik akışı tanımlar.

Alıcı e-Fatura kayıtlarında görünmüyorsa kamu kurumu olduğu varsayımıyla işlem yapılmaz. Belgenin hangi kanaldan düzenleneceği, kurumun talimatı ve mali müşavir değerlendirmesiyle netleştirilir.

Kamu senaryosu nerede kullanılır ve hangi alıcıları kapsar?

Kamu senaryosu, faturanın doğrudan bir kamu idaresine düzenlendiği e-Fatura işlemlerinde kullanılır. Alıcının kamu niteliği, senaryo seçiminin ana dayanağıdır.

Merkezi yönetim birimleri, belediyeler, üniversiteler ve kamu hastaneleri bu kapsamda karşılaşılabilecek alıcılardır. Ancak her kurumun sistemdeki kayıt biçimi ve fatura kabul yöntemi farklı olabilir.

Bir işletmenin kamu ihalesinde çalışması, faturanın otomatik olarak kamu senaryosunda düzenleneceği anlamına gelmez. Belgenin alıcısı özel şirketse, ilgili özel alıcı senaryosu değerlendirilir.

Kamu iştiraki veya kamu sermayeli şirket de her durumda kamu idaresiyle aynı statüde olmayabilir. Alıcının vergi kimlik numarası ve GİB sistemindeki kayıt bilgisi birlikte incelenmelidir.

Kamu çalışanına kişisel alışverişi için düzenlenen fatura da kamu senaryosu oluşturmaz. Burada önemli olan, fatura alıcısının kurum adına kayıtlı tüzel kişi olmasıdır.

Gönderimden önce kurumun satın alma biriminden doğru VKN, unvan, adres ve elektronik etiket alınır. Tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kapsamı belirlerken kurumun tabeladaki adı değil, faturadaki hukuki alıcı dikkate alınır. Aynı projede yüklenici özel şirket, alt yüklenici veya kamu idaresi bulunabilir; her biri için alıcı kaydı ayrı incelenir.

Uygulamada en güvenli yöntem, satın alma biriminden alınan VKN ve etiket bilgisini teklif, sözleşme ve sipariş kaydıyla eşleştirmektir. Bu bilgilerden biri değiştiyse eski kayıt kopyalanmamalıdır.

Örneğin belediye için iş yapan bir temizlik firması faturayı belediyeye değil, hizmeti yöneten özel yükleniciye kesiyorsa alıcının statüsü farklı değerlendirilir. İşin kamuya bağlı olması tek başına sonucu değiştirmez.

Kamu senaryosu ile temel fatura ve ticari fatura nasıl ayrılır?

Kamu senaryosu, temel veya ticari fatura seçiminin yerine geçen kamuya özgü bir profil yaklaşımıdır. Bu nedenle alıcının kamu niteliği, işlem akışını ayrıca etkiler.

Temel fatura hakkında genel bilgi için temel fatura nedir? içeriğindeki ayrımı inceleyebilirsiniz. Kamu profilini temel fatura kavramıyla eşitlemek doğru değildir.

Yanlış: Kamu kurumuna kesilen her fatura temel faturadır. Doğru: Önce kamu profili, ardından işlemin fatura türü ve gerekli kurum akışı belirlenir.

Kamu senaryosu, faturanın mutlaka kabul edileceği veya hemen ödeneceği anlamına da gelmez. Kabul ve ödeme süreçleri, kurumun kontrol prosedürlerine bağlı olarak ilerler.

Bu ayrım, portalda profil ve fatura tipi alanlarını doldururken önem kazanır. Bir alanın doğru olması, diğer alanların otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

Karşılaştırmayı yaparken iki ayrı soruyu sırayla sormak gerekir: Alıcı hangi profilde? İşlemin fatura tipi nedir? İlk sorunun cevabı KAMU olabilir; ikinci cevap satış veya koşulları oluşan başka bir tür olabilir.

Örneğin kamu üniversitesine laboratuvar cihazı satan işletme, kamu profilini seçer ve satış işlemini ayrıca tanımlar. Aynı işletme, şartları oluşan bir hizmet alımında farklı vergi uygulamasıyla karşılaşabilir; önceki fatura kopyalanmamalıdır.

Kamu senaryosunda alıcı ve satıcı bilgileri nasıl kontrol edilir?

Kamu senaryosunda alıcı ve satıcı bilgileri, gönderimden önce resmi kayıtlarla karşılaştırılmalıdır. Yanlış VKN veya elektronik etiket, faturanın ulaşmamasına neden olabilir.

Satıcının unvanı, VKN’si, vergi bilgileri ve adresi sistemde güncel olmalıdır. Faturayı düzenleyen işletme, kendi adına kayıtlı olmayan bilgilerle belge göndermemelidir.

Kamu alıcısında özellikle kurumun tam unvanı, VKN’si, fatura adresi ve elektronik posta kutusu kontrol edilir. Kamu idarelerinde çoğunlukla VKN kullanılır, ancak sistem kaydı esas alınır.

Elektronik etiket, faturanın alıcı sistemine yönlendirilmesinde önem taşır. Aynı kurumun farklı birimleri için farklı etiketler bulunabileceğinden, satın alma biriminden doğru kayıt alınmalıdır.

Sözleşme, sipariş formu veya kurum yazısında yer alan bilgiler de fatura ekranıyla karşılaştırılır. Unvan ile VKN arasında uyumsuzluk varsa gönderimden önce açıklığa kavuşturulur.

Alıcının adresi, teslimat adresi ve fatura adresi aynı olmayabilir. Bu nedenle fiziksel teslimat bilgisi, fatura taraf bilgilerinin yerine kullanılmamalıdır.

Faturada kurumun istediği dosya, sipariş veya sözleşme referansı varsa bu bilgi uygun alana eklenir. Zorunlu alanın nerede bulunduğu, kullanılan portal veya entegratör ekranına göre değişebilir.

Kontrolün yazılı yapılması, özellikle aynı kurumun farklı kampüs veya müdürlüklerine fatura kesen işletmelerde hata riskini düşürür. Her dosya için alıcı VKN’si, etiket, sipariş numarası ve sorumlu kişi ayrı kaydedilmelidir.

Yanlış: Kurum adı ekranda doğru görünüyorsa elektronik etiket kontrolüne gerek yoktur. Doğru: Unvan, VKN ve etiket birlikte doğrulanır; farklı birim kaydı varsa kurumdan yazılı teyit alınır.

Kamu senaryosu UBL-TR içinde hangi alanlarla gösterilir?

Kamu senaryosu UBL-TR içinde başta ProfileID alanı olmak üzere fatura profilini ve taraf bilgilerini gösteren alanlarla ifade edilir. XML yapısındaki alanlar birlikte değerlendirilir.

ProfileID alanında KAMU değerinin bulunması, belgenin kamu senaryosuyla hazırlandığını belirtir. InvoiceTypeCode ise işlemin satış, tevkifat veya istisna gibi türünü gösterir.

UBL-TR, e-Fatura verilerinin ortak bir XML yapısında taşınmasını sağlayan teknik formattır. UBL-TR nedir? yazısında temel alanların görevleri ayrıca açıklanır.

Fatura numarası, UUID, düzenleme tarihi, satıcı, alıcı, fatura satırları, vergi toplamı ve genel toplam gibi alanlar da kontrol edilir. Bu alanlardan biri hatalıysa profil seçimi tek başına yeterli olmaz.

Kurumun sözleşme veya sipariş numarası istemesi, her zaman aynı UBL-TR alanının kullanılacağı anlamına gelmez. Kullanılan uygulamanın alan açıklaması ve kurum talimatı birlikte incelenmelidir.

XML dosyasını elle değiştirmek yerine, bilgileri fatura oluşturma ekranında düzeltmek daha güvenlidir. Teknik entegrasyonda ise şema doğrulaması ve iş kuralı kontrolleri birlikte çalıştırılır.

UBL-TR alanlarının anlamı konusunda satıcı, yazılım sağlayıcısı ve mali müşavir aynı bilgiyi kullanmalıdır. Güncel GİB teknik kılavuzu, alan zorunlulukları için temel başvuru kaynağıdır.

PDF ön izlemesinde bilgiler doğru görünse bile XML içindeki ProfileID, InvoiceTypeCode ve vergi alanları ayrıca doğrulanmalıdır. Görsel belge, teknik alanların tamamını her zaman açıkça göstermeyebilir.

Entegrasyon ekibi bu doğrulamayı gönderim öncesi otomatik kurallarla yapabilir. Portal kullanıcısı ise taslak ekranındaki profil, satır ve toplam alanlarını kontrollü biçimde karşılaştırmalıdır.

Kamu senaryosu faturası nasıl düzenlenir ve gönderilir?

Kamu senaryosu faturası, alıcı kaydı doğrulandıktan sonra doğru profil, fatura tipi ve kurum referansları seçilerek düzenlenir. Gönderimden sonra belgenin durumu ayrıca izlenir.

1. Alıcının GİB sistemindeki VKN, unvan ve elektronik etiket bilgilerini doğrulayın.
2. Fatura profilinde kamu senaryosunu, yani KAMU seçimini işaretleyin.
3. İşlemin vergisel niteliğine göre uygun fatura tipini belirleyin.
4. Mal veya hizmet satırlarını miktar, birim, fiyat ve vergi bilgileriyle eksiksiz girin.
5. Sözleşme, sipariş, dosya veya kurumun istediği referansları ilgili alanlara ekleyin.
6. Ön izleme, şema ve iş kuralı kontrollerinden sonra faturayı gönderin.

İlk adım atlanırsa fatura doğru kuruma ulaşmayabilir. Özellikle büyük kamu idarelerinde farklı birimler, farklı satın alma dosyalarıyla çalışabilir.

Fatura satırlarında hizmet açıklaması, miktar ve birim bilgisi açık yazılmalıdır. Sadece genel bir açıklama kullanmak, kurumun kabul veya ödeme kontrolünü zorlaştırabilir.

Gönderim sonrasında fatura numarası, UUID, zaman damgası ve sistem yanıtı kaydedilir. Bu kayıtlar, olası ret veya düzeltme işlemlerinde belgenin izlenmesini sağlar.

Portal ile entegrasyon arasındaki ekran adları değişebilir, ancak kontrol mantığı değişmez. Profil, taraf bilgileri, vergi, referans ve gönderim durumu her yöntemde incelenir.

İlk kez fatura kesen işletmeler için taslağı kaydetmek ve ikinci bir kullanıcıya kontrol ettirmek yararlı bir uygulamadır. Bu yöntem zorunlu bir mevzuat adımı değildir; ancak alıcı, vergi ve referans hatalarını erken fark ettirir.

Parçalı teslimat veya dönemsel hizmet varsa faturanın hangi teslimi ya da hakedişi kapsadığı açık yazılır. Kurumun kabul dosyasıyla fatura dönemi eşleşmiyorsa gönderimden önce satın alma yetkilisine sorulur.

Kullanılan e-Fatura kanalında taslak, ön izleme ve durum ekranlarının adları değişebilir. İşletme, gönderimden önce bu ekranlarda profil, alıcı ve referans alanlarını aynı sırayla kontrol etmelidir.

Kamu senaryosunda kabul yanıtı nasıl çalışır?

Kamu senaryosunda kabul yanıtı, kurumun aldığı faturayla ilgili değerlendirme sonucunu elektronik olarak bildirdiği süreçtir. Bu yanıt, faturanın düzenlenmesiyle aynı şey değildir.

Kurum, satın alma ve ödeme prosedürüne göre faturayı kontrol edebilir. Mal teslimi, hizmetin tamamlanması, sipariş bilgisi ve sözleşme uygunluğu bu kontrolde önem taşıyabilir.

Kabul yanıtı, fatura tutarının hemen ödendiğini göstermez. Kabulden sonra kurumun hakediş, bütçe, ödeme emri ve diğer idari aşamaları devam edebilir.

Yanıtın kabul, ret veya farklı bir işlem sonucu taşıması, kurumun kullandığı iş akışına göre değişebilir. Bu nedenle tek bir kurumun uygulaması bütün kamu alıcılarına genellenmemelidir.

Kabul yanıtı nedir? içeriği, yanıtın fatura üzerindeki etkisini ve takip noktalarını anlamaya yardımcı olur.

Faturayı gönderen işletme, yalnızca gönderildi durumunu değil, alıcı sistemindeki sonucu da izlemelidir. Yanıt alınmıyorsa kurumun satın alma veya muhasebe birimiyle kayıtlı kanaldan iletişim kurulabilir.

Kabul sürecinde istenen düzeltme, yeni belge veya açıklama varsa mali kayıtlarla uyum korunmalıdır. Yanıtın içeriği anlaşılmadan aynı faturayı tekrar göndermek, mükerrer kayıt riski oluşturabilir.

Gönderim kaydı ile kabul kaydı ayrı dosyalanmalıdır. Gönderim zamanı sistemde görülebilir, ancak kurumun iç kontrolünün ne zaman tamamlandığı bu kayıttan çıkarılamaz.

Uzun süre yanıt alınamadığında aynı faturayı yeniden göndermek yerine UUID ve fatura numarasıyla durum araştırılır. Kurumun kullandığı kanal, portal durumu ve satın alma dosyası birlikte kontrol edilmelidir.

Kamu senaryosunda tevkifat, istisna ve fatura tipi nasıl seçilir?

Kamu senaryosunda fatura tipi, alıcının kamu olmasıyla değil, yapılan işlemin vergisel niteliğiyle belirlenir. Kamu kurumu müşterisi olmak tek başına tevkifat veya istisna nedeni değildir.

Tevkifat uygulanıp uygulanmayacağı; hizmetin veya malın türüne, tarafların niteliğine, oranlara ve yürürlükteki kurallara göre değerlendirilir. Tevkifat nedir? yazısı kavramın temel çerçevesini açıklar.

Satış işlemlerinde SATIS, tevkifatlı işlemlerde TEVKIFAT, şartları oluşan istisnalarda ISTISNA gibi fatura tipi değerleri kullanılabilir. Bu örnekler bütün işlemler için otomatik seçim anlamına gelmez.

Sözleşmede vergiyle ilgili bir ifade bulunması, bu ifadenin mevzuat kontrolü yapılmadan faturaya aktarılabileceği anlamına gelmez. Vergi uygulaması, işlemin gerçek niteliğiyle uyumlu olmalıdır.

Yanlış: Kamu kurumuna düzenlenen her faturada tevkifat seçilir. Doğru: Tevkifat, yalnızca ilgili işlem ve taraf koşulları oluştuğunda uygulanır.

İstisna, özel matrah veya ihracat gibi türlerde de ilgili şartlar ayrıca incelenir. Fatura türü seçimi, kamu profilinin teknik seçimiyle karıştırılmamalıdır.

Vergi oranları, uygulama şartları ve bildirim yükümlülükleri zaman içinde güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bir kamu hastanesine yazılım bakım hizmeti sunulması, tevkifat kararını tek başına belirlemez. Hizmetin türü, tarafların niteliği ve yürürlükteki şartlar incelenmeden sözleşmedeki genel ifadeyle seçim yapılmamalıdır.

Fatura hazırlanırken satır açıklaması, uygulanan vergi ve varsa tevkifat bilgisi aynı işlemle uyumlu olmalıdır. Profil KAMU olduğu için sistemin otomatik önerdiği bir seçenek varsa bile kullanıcı bu öneriyi mevzuat kontrolüyle doğrular.

Kamu senaryosunda hangi teknik ve mevzuat kontrolleri yapılır?

Kamu senaryosunda gönderim öncesi teknik, ticari ve vergisel kontroller birlikte yapılır. Sadece faturanın ekranda kaydedilmesi, belgenin doğru olduğu anlamına gelmez.

• Alıcının VKN ve unvanı resmi kayıtla karşılaştırılmıştır.
• Alıcının doğru elektronik etiketi ve kamu profili seçilmiştir.
• Fatura tipi işlemin vergisel niteliğine göre belirlenmiştir.
• Mal veya hizmet satırları sözleşme ve siparişle uyumludur.
• Vergi matrahı, oranı ve toplamları yeniden hesaplanmıştır.
• Kurumun istediği dosya, sipariş veya sözleşme referansı eklenmiştir.
• UBL-TR şema ve iş kuralı kontrolleri başarıyla tamamlanmıştır.
• Gönderim sonucu, UUID ve fatura numarası kayıt altına alınmıştır.

Entegrasyon kullanan işletmeler, gönderim öncesi test ortamında örnek belge doğrulaması yapmalıdır. API anahtarının ne olduğunu öğrenmek için API anahtarı nedir? açıklamasına bakılabilir.

API anahtarı yalnızca yetkili kullanıcıların erişebileceği şekilde saklanmalıdır. Anahtarın e-posta, ortak tablo veya herkese açık kod deposunda tutulması güvenlik riski oluşturur.

Uzman notu: Kurumdan gelen sipariş veya sözleşme bilgisiyle e-Fatura ekranındaki alıcı bilgisi uyuşmuyorsa gönderimi durdurun; önce kurum ve mali müşavirinizle doğrulama yapın.

Mevzuat kontrolünde sabit tutar veya eski tarihli açıklamalara güvenilmemelidir. Yükümlülükler ve teknik kurallar güncellenebildiği için güncel GİB duyurusu esas alınmalıdır.

Teknik doğrulama ile mevzuat doğrulaması farklı kontrollerdir. Şema hatası XML yapısındaki sorunu, yanlış vergi seçimi ise işlemin içeriğindeki sorunu gösterir; birinin geçmesi diğerinin doğru olduğunu kanıtlamaz.

Kontrol sorumluluğu ekip içinde paylaşılabilir. Muhasebe vergisel alanları, satın alma birimi kurum referanslarını, yazılım ekibi ise XML ve erişim kontrollerini teyit edebilir.

Kamu senaryosunda hata, ret veya iptal durumunda ne yapılır?

Kamu senaryosunda hata veya ret görüldüğünde önce belgenin sistemdeki durumu belirlenir. Düzeltme yöntemi, belgenin gönderilip gönderilmediğine ve alıcı tarafından işleme alınıp alınmadığına göre değişir.

Belge henüz gönderilmediyse alıcı bilgileri, profil, fatura tipi ve satırlar ekrandan düzeltilir. Gönderilmiş bir XML dosyası ise sonradan sessizce değiştirilerek aynı belge gibi kullanılamaz.

Fatura yanlış profile gönderildiyse, mevcut belgenin durumuna göre kurum ve mali müşavirle uygun işlem yolu belirlenir. İptal, ret, iade veya yeniden düzenleme seçenekleri her durumda aynı değildir.

Yanlış: Ret alan faturayı kopyalayıp hiçbir değişiklik yapmadan tekrar göndermek. Doğru: Ret gerekçesini okuyup hatalı alanı düzeltmek ve yeni gönderimin nedenini kayıt altına almak.

Ret yanıtı, faturanın neden kabul edilmediğini her zaman ayrıntılı göstermeyebilir. Kurumun açıklaması, portal hata kodu ve entegrasyon logları birlikte incelenmelidir.

Fatura numarası, UUID, gönderim zamanı ve yanıt metni saklanmalıdır. Bu bilgiler, hem muhasebe kaydının hem de kurumla yapılacak yazışmanın dayanağını oluşturur.

Düzeltme sonrasında yeni belgenin önceki belgeyle karışmaması gerekir. Mükerrer fatura riskini önlemek için kayıtlar mali müşavir ve ilgili kamu birimiyle eşleştirilmelidir.

Ret gerekçesi açık değilse önce hata kodu ve uygulama zaman bilgisi kaydedilir. Ardından kurumdan yeni belge istenip istenmediği, mevcut belgenin reddedilip reddedilmediği ve mükerrer kayıt oluşup oluşmadığı teyit edilir.

İptal veya yeniden düzenleme öncesinde ilgili mali kayıt ve kurum yazışması eşleştirilir. Sadece ekrandaki uyarıyı silmek, önceki gönderimin hukuki ve muhasebesel izini ortadan kaldırmaz.

Kamu senaryosu küçük işletmeler için nasıl uygulanır?

Küçük işletmelerde kamu senaryosu, alıcının kurum bilgileri doğrulanarak ve işlem dosyasıyla eşleştirilerek uygulanır. İşletme büyüklüğü, senaryo seçimini değiştirmez.

Örneğin mahalledeki bir eczane, bir kamu hastanesine ürün tedarik ediyorsa önce hastanenin doğru VKN ve elektronik etiketi alınır. Satışın sözleşme veya sipariş numarası kaydedilir.

Eczane, ürünleri tüketiciye perakende satarken kamu senaryosu kullanmaz. Senaryoyu belirleyen unsur, ürünün kamuya ait bir projede kullanılması değil, faturadaki gerçek alıcıdır.

İşletme daha sonra kamu profilini seçer, ürün satırlarını fatura eder ve vergi türünü işlemin niteliğine göre belirler. Kamu alıcısının istediği teslim veya dosya referansları ayrıca eklenir.

Benzer şekilde küçük bir kafe, belediyeye düzenli organizasyon hizmeti veriyorsa hizmet açıklamasını sözleşmeyle uyumlu yazmalıdır. Ancak tevkifat uygulanıp uygulanmayacağı ayrıca kontrol edilir.

İşletme sahibi, gönderimden sonra faturanın kabul durumunu takip eder. Sadece e-Fatura gönderildi mesajını görmek, kurumun belgeyi ödeme için onayladığını göstermez.

Bu senaryoda mali müşavir, satın alma yetkilisi ve fatura düzenleyen kişi aynı bilgileri kullanmalıdır. Küçük işletmelerde tek kişinin yaptığı hızlı işlem, kontrol listesini ortadan kaldırmamalıdır.

Küçük işletme için pratik dosya düzeni; sözleşme, sipariş, teslim belgesi, fatura PDF/XML’si ve sistem yanıtını aynı klasörde tutmaktır. Dosya adı içine fatura numarası ve kurum birimi yazılabilir.

Bu yöntem, eczane sahibinin günlük satış faturalarıyla kamu hastanesi tedarik faturasını karıştırmasını önler. Ancak dosyalama, resmi saklama ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine geçmez; kayıt düzeni mali müşavirle belirlenmelidir.

Kamu senaryosunda gönderim öncesi son kontrol nasıl yapılır?

Kamu senaryosunda son kontrol, fatura gönderilmeden önce alıcı, profil, vergi, referans ve teknik doğrulama adımlarının birlikte tamamlanmasıdır. Bu kontrol, düzeltme ihtimalini azaltır.

Önce kurumdan alınan VKN, unvan ve sipariş bilgileri faturadaki alanlarla karşılaştırılır. Sonra elektronik etiketin doğru kamu birimine ait olduğu kontrol edilir.

İkinci aşamada ProfileID değerinin KAMU olduğu doğrulanır. InvoiceTypeCode, vergi toplamı ve satır açıklamaları ise işlemin gerçek niteliğiyle karşılaştırılır.

Üçüncü aşamada kurumun istediği sözleşme, dosya, sipariş veya teslim referansları incelenir. Bu bilgiler faturada bulunmuyorsa kurumun işlem sorumlusu ile iletişim kurulur.

Son aşamada ön izleme, XML doğrulaması ve gönderim sonucu kontrol edilir. Fatura numarası ile UUID, muhasebe kayıtlarına ve kurum dosyasına birlikte yazılır.

Entegrasyon kullanan işletmelerde erişim yetkileri düzenli gözden geçirilir. Kullanılmayan kullanıcıların ve eski API anahtarlarının açık bırakılmaması gerekir.

Kontrol tamamlanmadan gönderim yapmak, özellikle kamu kurumlarında iade ve yeniden düzenleme sürecini uzatabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Son kontrolü zaman kazanmak için tek kişinin hafızasına bırakmak yerine kısa bir onay akışı oluşturulabilir. Düzenleyen kişi taslağı hazırlar, muhasebe sorumlusu vergi alanlarını inceler, kurumla çalışan kişi referansı doğrular.

Belge gönderildikten sonra alınan yanıt da aynı kontrol kaydına işlenir. Böylece yalnızca gönderim değil, kabul veya ret sonucu da fatura dosyasının tamamlayıcı parçası olur.

Özet: 5 maddede kamu senaryosu nedir?

Kamu senaryosu, kamu idaresine düzenlenen e-Faturanın uygun profil ve iş akışıyla gönderilmesini sağlayan seçimdir. Beş temel noktayı birlikte hatırlamak gerekir.

• Tanım: Kamu senaryosu, alıcının kamu idaresi olduğunu gösteren e-Fatura profilidir.
• Teknik alan: UBL-TR içinde profil, ProfileID alanında KAMU değeriyle belirtilir.
• Fatura türü: Satış, tevkifat veya istisna seçimi kamu profilinden ayrı değerlendirilir.
• Kontrol: VKN, unvan, elektronik etiket, sözleşme ve kurum referansları gönderimden önce doğrulanır.
• Sonuç: Gönderimden sonra kabul, ret veya diğer kurum yanıtları takip edilir; kabul, ödeme anlamına gelmez.

Kamu projesinde çalışmak, tek başına kamu senaryosu kullanmayı gerektirmez. Belirleyici olan, faturanın gerçek alıcısı ve bu alıcının GİB sistemindeki kayıt biçimidir.

Fatura türü, vergi uygulaması ve düzeltme yöntemi işlem özelinde incelenmelidir. Emin olunmayan noktalar için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Bu adımlar, kamu alıcısına düzenlenen her faturada aynı ekran adlarının bulunacağı anlamına gelmez. Portal ve entegrasyon arayüzleri değişebilir; değişmeyen nokta, alıcı kimliği ile işlem niteliğinin ayrı doğrulanmasıdır.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır. Ücretsiz e-Fatura portalı ile 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri de bulunur.

Portalda belgeler için 10 yıl güvenli saklama hizmeti sunulur; güncel koşulları başvuru öncesinde kontrol edebilirsiniz.