e-Fatura Terimler Sözlüğü: İşletme Sahipleri İçin 60 Terim

İşletme Sahipleri İçin e-Fatura Terimler Sözlüğü: 60 Terim, e-Fatura süreçlerinde kullanılan 60 kavramı kısa tanım, işlem adımı ve küçük işletme örneğiyle açıklar. Bu sözlük, fatura düzenlerken hangi alanı, belgeyi ve durumu kontrol etmeniz gerektiğini gösterir.

Rehber; işletme sahiplerine, mali müşavirlere, ön muhasebe çalışanlarına ve e-belge süreçlerine yeni başlayan personele yarar. Özellikle temel fatura ile ticari fatura farkını, ETTN bilgisini, mali mühür kullanımını, gelen-giden belge akışını ve kontör hesabını netleştirir.

Terimleri uygulama ekranında görmek isteyenler, yeni başlayanlar için e-Fatura rehberine bakabilir. Mevzuata bağlı yükümlülüklerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-Belge arasındaki fark nedir?

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında GİB sistemi üzerinden iletilen elektronik faturadır; e-Arşiv Fatura ise alıcının durumuna göre elektronik düzenlenip raporlanan faturadır. Bu ayrım, faturanın hangi kanaldan gönderileceğini belirler.

1. e-Fatura: e-Fatura, uygulamaya kayıtlı alıcı ve göndericiler arasında oluşturulan, iletilen ve saklanan elektronik faturadır. Faturanın insan tarafından okunabilir görünümü kadar, XML içindeki veriler de önem taşır. e-Fatura ürün sayfasında temel iş akışını inceleyebilirsiniz.

2. e-Arşiv Fatura: e-Arşiv Fatura, çoğunlukla e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere veya nihai tüketicilere düzenlenen elektronik faturadır. Belgenin elektronik olarak iletilmesi, saklanması ve ilgili raporlama kurallarına uyulması gerekir.

3. e-Belge: e-Belge, elektronik ortamda hazırlanan, iletilen, raporlanan veya saklanan resmi ticari belgelere verilen genel addır. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-SMM bu çerçevede farklı belge türleridir.

4. e-Dönüşüm: e-Dönüşüm, kağıt tabanlı iş süreçlerinin elektronik belge, veri ve arşiv süreçlerine taşınması demektir. Sadece fatura kesmekten ibaret değildir; irsaliye, defter, makbuz, saklama ve raporlama adımlarını da kapsayabilir.

5. GİB: GİB, elektronik belge uygulamalarının teknik ve idari çerçevesini yöneten Gelir İdaresi Başkanlığıdır. Kullanılacak senaryo, raporlama biçimi, teknik format ve güncel yükümlülükler için GİB duyuruları temel kaynaktır.

Örneğin bir işletme, e-Fatura mükellefi olan toptancıya e-Fatura gönderir. Son tüketiciye yaptığı satışta ise işlem koşullarına göre e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Alıcının kayıt durumunu kontrol etmeden belge türü seçmek hatalı sonuç doğurur.

Bu nedenle e-Fatura ile e-Arşiv Fatura aynı belge değildir. İki belge de elektronik ortamda hazırlanabilir; ancak alıcı, gönderim kanalı, raporlama ve uygulama senaryosu farklılaşabilir.

e-Fatura mükellefi, alıcı ve gönderici ne anlama gelir?

e-Fatura mükellefi, e-Fatura sisteminde belge alıp gönderebilen kayıtlı kullanıcıdır; alıcı ve gönderici ise belgedeki tarafların işlem rolünü gösterir. Bu roller, aynı işletme için farklı belgelerde değişebilir.

6. e-Fatura mükellefi: e-Fatura mükellefi, uygulamaya kayıtlı olarak elektronik fatura düzenleyen, alan veya her iki işlemi yapan vergi mükellefidir. Kayıt zorunluluğu ya da gönüllü geçiş durumu güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir.

7. Alıcı: Alıcı, faturanın adına düzenlendiği gerçek veya tüzel kişidir. Alıcının vergi kimlik numarası, unvanı, adresi ve posta kutusu bilgisi faturada doğru yer almalıdır. Yanlış alıcı bilgisi, teslim ve muhasebe sürecini aksatabilir.

8. Gönderici: Gönderici, faturayı oluşturan ve elektronik sistem üzerinden ileten taraftır. Gönderici bilgileri arasında vergi kimlik numarası, unvan, adres ve yetkili kullanıcı bilgileri bulunabilir.

9. Kullanıcı hesabı: Kullanıcı hesabı, işletme çalışanının veya yetkili kişinin portala ya da entegrasyon ekranına erişmesini sağlayan hesaptır. Kullanıcı yetkisi, belge oluşturma, gönderme, görüntüleme ve rapor alma işlemlerini sınırlayabilir.

10. Posta kutusu: Posta kutusu, elektronik faturaların alıcıya ulaştığı veya göndericinin belge ilettiği sistem adresidir. Kullanıcı hesabı kişiyi, posta kutusu ise işletmenin belge kabul ve gönderim kanalını temsil eder.

Küçük bir eczane düşünün. Eczane, tedarikçiden gelen faturada kendi vergi kimlik numarasını ve posta kutusunu kontrol eder. Tedarikçiye fatura keserken bu kez eczane gönderici, tedarikçi ise alıcı olur.

Yanlış: Kullanıcı hesabı değişince işletmenin posta kutusu da değişir. Doğru: Kullanıcı yetkisi kişisel erişimi, posta kutusu ise işletmenin elektronik belge adresini ifade eder.

Alıcı ve gönderici bilgileri yalnızca ekranda görünen başlık değildir. XML içindeki taraf bilgileri, muhasebe kaydı ve karşı taraf mutabakatı açısından birlikte değerlendirilir.

Temel ve ticari fatura senaryoları nasıl ayrılır?

Temel ve ticari fatura senaryosu, alıcının faturaya elektronik sistem içinde nasıl yanıt vereceğini belirleyen iki farklı iş akışıdır. Senaryo seçimi, faturanın ticari niteliğine ve taraflar arasındaki sürece uygun yapılmalıdır.

11. Temel fatura senaryosu: Temel fatura senaryosu, faturanın düzenlenip alıcıya iletildiği ve sistem içinde ticari kabul veya ret yanıtı beklenmeyen akıştır. Alıcının itiraz hakkı varsa, bunun yöntemi ayrıca mevzuata uygun yürütülmelidir.

12. Ticari fatura senaryosu: Ticari fatura senaryosu, alıcının uygulama üzerinden kabul veya ret yanıtı verebildiği iş akışıdır. Bu senaryo, tarafların sipariş, teslim ve onay süreçleriyle uyumlu kullanılmalıdır.

13. Senaryo: Senaryo, elektronik faturanın hangi işlem mantığıyla gönderileceğini belirleyen teknik ve ticari seçenektir. Fatura oluştururken temel ya da ticari senaryo seçimi, yalnızca alışkanlığa göre yapılmamalıdır.

14. Kabul yanıtı: Kabul yanıtı, özellikle ticari fatura senaryosunda alıcının faturayı sistem üzerinden kabul ettiğini gösteren cevaptır. Kabul, bedelin ödendiği anlamına gelmez; yalnızca fatura akışındaki yanıt durumunu belirtir.

15. Ret yanıtı: Ret yanıtı, alıcının ticari fatura senaryosundaki faturayı sistem üzerinden kabul etmediğini gösterir. Ret gerekçesi, sonraki düzeltme veya yeni fatura adımında açıkça incelenmelidir.

Yanlış: Temel faturayı GİB ekranında tek tuşla ticari fatura gibi reddederim. Doğru: Senaryoya göre sistem yanıtı değişir; temel faturada itiraz ve düzeltme süreci ayrıca değerlendirilir.

Fatura düzenlemeden önce sipariş sözleşmesini, alıcının beklentisini ve kullanılan yazılımın senaryo seçimini kontrol edin. Güncel uygulama ayrıntıları için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

UBL-TR ve mali mühür gibi teknik e-Fatura terimleri nedir?

UBL-TR, XML ve mali mühür gibi teknik terimler, e-Faturanın veri yapısını, imzasını ve doğrulanabilirliğini açıklar. Ekrandaki PDF görünümü, bu teknik katmanın yalnızca görsel sunumudur.

16. UBL-TR: UBL-TR, Türkiye e-belge uygulamalarında kullanılan standartlaştırılmış fatura veri modelidir. Fatura tarihi, taraf bilgileri, kalemler, vergiler ve toplamlar bu yapının belirli alanlarında taşınır.

17. XML: XML, elektronik faturadaki yapılandırılmış veriyi taşıyan dosya biçimidir. XML içindeki bilgiler yazılım tarafından okunabilir, muhasebe sistemine aktarılabilir ve insan tarafından görüntülenmek üzere biçimlendirilebilir.

18. Mali mühür: Mali mühür, tüzel kişiler ve kurumlar için elektronik belgenin kaynağını ve bütünlüğünü doğrulayan elektronik araçtır. Şirket adına işlem yapan kişiler, yetki ve cihaz kullanım kurallarına uygun hareket etmelidir.

19. e-İmza: e-İmza, gerçek kişinin elektronik ortamda kimliğini doğrulayan ve imza işlemi gerçekleştiren elektronik imzadır. Kullanım alanı, mükellefin türüne ve ilgili e-belge uygulamasının kurallarına göre değişebilir.

20. Sertifika: Sertifika, elektronik imza veya mali mühür sahibini doğrulayan dijital kimlik bilgisidir. Sertifikanın geçerlilik durumu, süresi ve bağlı olduğu cihaz kontrol edilmeden imzalama işlemi yapılmamalıdır.

Bir işletme XML dosyasını açtığında kod benzeri alanlar görebilir; görüntüleyici ise bu alanları fatura görünümüne çevirir. Görselin düzgün olması, XML içindeki her bilginin doğru olduğu anlamına gelmez.

Mali mühür veya e-İmza ile ilgili erişim sorunu yaşandığında önce sertifika süresini, cihaz bağlantısını, kullanıcı yetkisini ve bilgisayarın ilgili sürücüsünü kontrol edin. Teknik hata sürerse hizmet sağlayıcının destek kaydını ve güncel GİB açıklamasını inceleyin.

e-Fatura gönderim yöntemleri nasıl çalışır?

e-Fatura gönderim yöntemi, işletmenin GİB sistemine portal, özel entegratör veya doğrudan teknik bağlantı üzerinden erişmesini ifade eder. Seçim, belge hacmi, teknik kaynak ve muhasebe yazılımıyla uyuma göre yapılır.

21. Özel entegratör: Özel entegratör, e-belge işlemlerini mükellef adına teknik altyapıyla yürüten yetkili hizmet sağlayıcıdır. Fatura oluşturma, iletme, durum izleme ve arşiv erişimi gibi işlemler kullanılan hizmet kapsamına göre değişebilir.

22. GİB e-Fatura Portalı: GİB e-Fatura Portalı, teknik entegrasyon kurmadan elektronik fatura işlemleri yapmaya yarayan resmi kanaldır. Düşük belge hacmine sahip işletmeler, portalın güncel kullanım kurallarını inceleyerek işlem yapabilir.

23. Doğrudan entegrasyon: Doğrudan entegrasyon, işletmenin kendi yazılımını GİB teknik standartlarına bağlaması demektir. Bu yöntemde yazılım geliştirme, test, güvenlik, bakım ve güncelleme sorumluluğu işletmeye aittir.

24. Web servis: Web servis, iki yazılımın internet üzerinden belirlenmiş kurallarla veri alışverişi yapmasını sağlayan teknik hizmettir. Fatura gönderme, durum sorgulama ve yanıt alma işlemleri bu bağlantı üzerinden yürüyebilir.

25. API: API, bir yazılımın başka bir yazılımdaki işlevlere kurallı biçimde erişmesini sağlayan uygulama programlama arayüzüdür. API kullanımı, kimlik doğrulama, yetki, veri formatı ve hata yönetimi gerektirir.

• İşletmenin GİB kullanıcı bilgileri ve yetkili kişileri güncel tutulmalıdır.
• İlk gönderimden önce test belgesi veya kontrollü bir deneme akışı incelenmelidir.
• Fatura numarası, tarih, vergi ve toplam alanlarının muhasebe yazılımıyla uyumu kontrol edilmelidir.
• Gönderilen belgelerin durum ekranı düzenli aralıklarla izlenmelidir.
• XML, görüntü ve yanıt kayıtlarının hangi ekrandan indirileceği önceden belirlenmelidir.

İnternet üzerinden satış yapan küçük bir işletme, düşük hacimde portal kullanabilir; sipariş sayısı yükseldiğinde otomatik veri aktarımına ihtiyaç duyabilir. Bu geçiş kararı, yalnızca fiyatla değil işlem hacmi ve hata kontrolüyle verilmelidir.

ETTN ve zarf bilgileri neden önemlidir?

ETTN, zarf ve belge numarası, elektronik faturayı bulmayı ve doğru işlemle eşleştirmeyi sağlar. Bir faturayı araştırırken yalnızca görünen seri ve sıra numarasına bakmak yeterli değildir.

26. Zarf: Zarf, elektronik belgeyi veya ilgili yanıtı sistemler arasında taşıyan teknik pakettir. Bir zarfın içinde belge, uygulama yanıtı veya iletimle ilgili teknik bilgiler bulunabilir.

27. ETTN: ETTN, elektronik belgenin benzersiz kimliğini ifade eder ve teknik dosyada çoğunlukla UUID alanıyla ilişkilidir. Aynı faturayı farklı ekranlarda ararken ETTN güçlü bir eşleştirme anahtarıdır.

28. Belge numarası: Belge numarası, faturanın işletme içindeki seri ve sıra düzenini gösteren numaradır. ETTN ile aynı şey değildir; muhasebe kaydı, yazılı çıktı ve karşı taraf görüşmelerinde ayrıca kullanılır.

29. Düzenleme tarihi: Düzenleme tarihi, faturanın oluşturulduğu ve belge üzerinde gösterilen tarihtir. Bu alan, teslim tarihi, sipariş tarihi ve gönderim zamanıyla karıştırılmamalıdır.

30. Gönderim zamanı: Gönderim zamanı, belgenin elektronik sistem üzerinden iletilme anını gösterir. Düzenleme tarihiyle arasında fark bulunabilir; özellikle bekleyen veya hata alan belgelerde bu fark önemlidir.

1. Önce fatura ekranından belge numarasını ve ETTN bilgisini birlikte alın.
2. Belgenin gönderici ve alıcı taraflarını vergi kimlik numarasıyla karşılaştırın.
3. Düzenleme tarihini, gönderim zamanını ve varsa teslim bilgilerini ayrı inceleyin.
4. Zarf veya sistem yanıtındaki hata ve durum kodlarını kontrol edin.
5. Sonucu XML, görüntü ve muhasebe kaydıyla birlikte arşivleyin.

Uzman notu: ETTN, belge numarasının yerine geçmez; arama ve mutabakat sırasında iki alanı birlikte kontrol edin.

Bir tedarikçi aynı seri ve sıra numarasını farklı belgelerde yanlışlıkla kullanırsa ETTN, hangi elektronik belgenin incelendiğini ayırmaya yardımcı olur. Bu nedenle destek talebinde yalnızca ekran görüntüsü değil, ETTN de paylaşılmalıdır.

e-Fatura kabul, ret ve hata durumları nasıl okunur?

e-Fatura durumları, belgenin oluşturulduğunu, iletildiğini, yanıtlandığını veya hata aldığını gösterir. Durum adı tek başına yeterli değildir; sistem yanıtı, kod ve açıklama birlikte değerlendirilmelidir.

31. Sistem yanıtı: Sistem yanıtı, elektronik belgenin işleme alındığını veya belirli bir sonuç ürettiğini bildiren teknik cevaptır. Bu yanıt, alıcının ticari kararından veya ödeme işleminden farklı olabilir.

32. Kabul: Kabul, özellikle ticari fatura senaryosunda alıcının belgeyi elektronik akış içinde kabul ettiğini gösterir. Kabul durumu, malın teslim edildiğini ya da bedelin ödendiğini tek başına kanıtlamaz.

33. Ret: Ret, alıcının ticari fatura akışında belgeyi kabul etmediğini gösteren yanıttır. Ret nedeninin açıklanması, yeni belge düzenleme veya karşı tarafla düzeltme sürecini yönetmek için gereklidir.

34. Durum kodu: Durum kodu, belgenin hangi işlem aşamasında olduğunu kısa teknik değerle gösterir. Kodların anlamı kullanılan ekran ve uygulamaya göre açıklanabilir; ekran açıklamasıyla birlikte okunmalıdır.

35. Hata kodu: Hata kodu, belgenin oluşturulmasını, imzalanmasını, gönderilmesini veya işlenmesini engelleyen sorunu tanımlar. Hata kodu görülünce aynı belgeyi rastgele tekrar göndermek yerine neden araştırılmalıdır.

• Belgenin gerçekten gönderilip gönderilmediği durum ekranından doğrulanmalıdır.
• Ret yanıtı ile teknik hata kodunun farklı olaylar olduğu bilinmelidir.
• Kabul durumunun ödeme yapıldığı anlamına gelmediği unutulmamalıdır.
• Hata alan belgelerde ETTN, belge numarası ve hata açıklaması kaydedilmelidir.
• Tekrar gönderimden önce alıcıda aynı belgenin oluşup oluşmadığı kontrol edilmelidir.

Örneğin bir market, tedarikçiden gelen faturayı kabul edilmiş görünce borcun otomatik ödendiğini varsayamaz. Kabul, elektronik belge akışına ait bir sonuçtur; ödeme vadesi ve banka işlemi ayrı takip edilir.

Durum açıklaması anlaşılmıyorsa ekranın yardım metnini, hizmet sağlayıcının teknik açıklamasını ve güncel GİB duyurusunu inceleyin. Mevzuat sonucu doğuran bir itirazda mali müşavirinizden görüş alın.

İade, tevkifat ve istisna faturası terimleri ne demektir?

İade faturası, fatura itirazı, tevkifat, matrah ve istisna; faturanın nedenini, vergi hesaplamasını ve düzeltme sürecini açıklayan terimlerdir. Bu alanlarda seçim yapmadan önce işlemin gerçek ticari niteliği incelenmelidir.

36. İade faturası: İade faturası, malın veya hizmetin iadesiyle bağlantılı olarak düzenlenen faturadır. İade nedeni, önceki fatura bilgileri ve iade edilen kalemler açıkça eşleştirilmelidir.

37. Fatura itirazı: Fatura itirazı, faturadaki tutar, mal, hizmet, taraf veya başka bir unsura karşı bildirilen itirazdır. Sistem üzerindeki ret yanıtı, her durumda hukuki itiraz işleminin yerine geçmez.

38. KDV tevkifatı: KDV tevkifatı, hesaplanan KDV’nin belirli kısmının alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesi ve ödenmesi mekanizmasıdır. Oran ve kapsam işlem türüne göre değişir; güncel GİB kuralları kontrol edilmelidir.

39. Matrah: Matrah, verginin hesaplandığı tutardır. Fatura kalemlerinin vergisiz toplamı, indirimler, ek bedeller ve ilgili vergi uygulaması matrahın oluşumunu etkileyebilir.

40. İstisna: İstisna, mevzuatın belirlediği şartlar nedeniyle ilgili verginin hesaplanmaması veya farklı uygulanması demektir. İstisna kodu ve açıklaması, işlemin gerçek nedenine uygun seçilmelidir.

Bir market, bozuk ürünün tedarikçiye iadesini normal satış faturası gibi kaydetmemelidir. Önce iade sebebi, teslim belgesi, önceki fatura ve karşı tarafın muhasebe yaklaşımı incelenmelidir.

Yanlış: Faturada KDV görünmüyorsa işlem otomatik olarak istisnadır. Doğru: Vergi hesaplanmamasının nedeni istisna, muafiyet, tevkifat veya başka bir uygulama olabilir; kod ve mevzuat kontrol edilmelidir.

Tevkifat, istisna ve iade alanlarında rakam veya kod ezberlemek yerine işlem türünü belgeleyin. Oranlar, kapsam ve uygulama ayrıntıları yıllık veya dönemsel düzenlemelerle değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Arşiv raporu ve elektronik saklama terimleri nasıl açıklanır?

e-Arşiv raporu, raporlama, saklama ve ibraz terimleri; e-Arşiv faturanın düzenlenmesinden denetim sırasında sunulmasına kadar geçen kayıt zincirini açıklar.

41. e-Arşiv raporu: e-Arşiv raporu, düzenlenen e-Arşiv faturalarına ilişkin bilgilerin belirlenen usul ve formatla idareye bildirilmesini sağlayan rapordur. Raporlama kuralları belge türüne ve güncel mevzuata göre kontrol edilmelidir.

42. Raporlama: Raporlama, elektronik belge bilgilerinin ilgili sisteme belirlenen zaman, format ve yöntemle aktarılmasıdır. Raporun başarılı olup olmadığı, yalnızca faturanın ekranda görünmesiyle anlaşılmamalıdır.

43. Saklama: Saklama, elektronik faturanın XML dosyası, görüntüsü, imza bilgisi ve ilgili yanıtları erişilebilir biçimde korunmasıdır. Dosyanın yalnızca bilgisayarda bulunması, düzenli ve güvenli arşiv anlamına gelmez.

44. İbraz: İbraz, istenen belge ve kayıtların yetkili makama incelenmek üzere sunulmasıdır. İbraz sırasında belgenin bütünlüğü, okunabilirliği, ilişkilendirilen kayıtları ve gerektiğinde teknik dosyası hazırlanmalıdır.

45. Kağıt çıktı: Kağıt çıktı, elektronik faturanın okunabilir görünümünün basılı kopyasıdır. Kağıt kopya, elektronik belgenin XML ve doğrulama özelliklerini her durumda tek başına taşımaz.

Arşiv düzeninde XML dosyasını, PDF veya görsel gösterimi, gönderim yanıtını ve varsa iptal ya da ret kayıtlarını aynı işlem klasöründe ilişkilendirmek yararlıdır. Dosya adında belge numarası ve ETTN kullanılabilir.

Bir işletme, denetim anında yalnızca yazdırılmış faturayı sunabiliyorsa teknik doğrulama zorlaşabilir. Bu nedenle saklama planı, yedekleme yöntemi, kullanıcı erişimleri ve dosya indirme prosedürü önceden belirlenmelidir.

e-Fatura kontör, taslak ve gelen-giden belge terimleri nasıl kullanılır?

e-Fatura kontör sistemi, elektronik belge işlemlerini adet üzerinden takip eden kullanım birimidir. Gelen belge, giden belge, taslak ve yeniden gönderim ise belgenin platformdaki işlem aşamasını gösterir.

46. Kontör: Kontör, bir e-belge işlemi için kullanılan hizmet kullanım birimidir. efaturakontor.com sisteminde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca düzenlenen faturaları değil alınan faturaları da hesaba katın.

47. Gelen belge: Gelen belge, başka bir işletmenin sizin işletmenize elektronik olarak gönderdiği faturadır. Gelen belgenin kabul edilmesi, muhasebe kaydının otomatik tamamlandığı anlamına gelmez.

48. Giden belge: Giden belge, sizin işletmeniz tarafından oluşturulup alıcıya iletilen elektronik faturadır. Gönderimden sonra durum, yanıt ve alıcı bilgileri ayrıca kontrol edilmelidir.

49. Taslak: Taslak, henüz tamamlanmamış veya gönderim için onaylanmamış belge kaydıdır. Taslak belge, gönderilmiş fatura gibi değerlendirilmemeli; numara, vergi ve alıcı alanları son kontrolden geçirilmelidir.

50. Yeniden gönderim: Yeniden gönderim, teknik hata veya iletim sorunu sonrasında belgenin tekrar işleme alınmasıdır. Aynı faturanın iki kez oluşmaması için önceki gönderimin durumunu ve ETTN bilgisini kontrol edin.

Küçük bir kafe, tedarikçisinden ay içinde gelen faturalar için gelen belge kontörlerini; müşterilerine kestiği faturalar için giden belge kontörlerini ayrı izlemelidir. Taslaklar ise gönderilmedikçe aynı işlem olarak değerlendirilmemelidir.

Yanlış: Sadece müşteriye kestiğim faturalar kontör kullanır. Doğru: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; dönem planlamasında iki akış birlikte hesaplanmalıdır.

Kontör hesabında belge türlerini, gelen-giden yönünü, taslakları ve başarısız tekrar denemeleri ayrı listeleyin. Böylece muhasebe kayıtları ile hizmet kullanım raporu arasında fark oluştuğunda hangi işlemin inceleneceği belli olur.

e-İrsaliye ve diğer e-belge terimleri nelerdir?

e-İrsaliye, e-SMM, e-MM, e-Bilet, e-Defter, doğrulama, görüntüleyici, karekod, zaman damgası ve KEP; e-Faturanın çevresindeki belge ve güvenlik süreçlerini tamamlayan terimlerdir.

51. e-İrsaliye: e-İrsaliye, mal hareketini ve sevkiyat bilgilerini elektronik ortamda belgeleyen irsaliyedir. Faturadan farklı olarak temel amacı malın sevk sürecini göstermektir. Ayrıntılar için e-İrsaliye sayfasına bakabilirsiniz.

52. e-SMM: e-SMM, serbest meslek erbabının sunduğu hizmet karşılığında düzenlediği elektronik serbest meslek makbuzudur. Hizmet bedeli, vergi ve varsa kesinti bilgileri işlem türüne uygun gösterilmelidir. e-SMM ürün bilgileri bu ayrımı açıklar.

53. e-MM: e-MM, müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenen biçimidir. Tarımsal ürün alımlarında alıcı ve üretici bilgileri, ürün ve bedel detayları doğru kaydedilmelidir. e-Müstahsil Makbuzu sayfasında belge kapsamını inceleyebilirsiniz.

54. e-Bilet: e-Bilet, yolcu taşıma veya etkinlik gibi alanlarda bilet bilgilerinin elektronik ortamda oluşturulmasını ve saklanmasını sağlayan belgedir. Kapsam ve teknik kurallar faaliyet alanına göre değişebilir.

55. e-Defter: e-Defter, yasal defterlerin elektronik formatta tutulmasını ve ilgili berat süreçleriyle saklanmasını sağlayan uygulamadır. Faturanın kendisi değildir; muhasebe kayıtlarının defter yapısındaki karşılığıdır. e-Defter sayfasında fatura ile defter arasındaki farkı görebilirsiniz.

56. Doğrulama: Doğrulama, belgenin kaynağını, numarasını, tarihini veya sistemdeki durumunu kontrol etme işlemidir. Kullanılan doğrulama ekranının belge türüne uygun ve güncel olması gerekir.

57. Görüntüleyici: Görüntüleyici, XML içindeki yapılandırılmış veriyi insan tarafından okunabilir fatura görünümüne dönüştüren araçtır. Görüntüleyici, XML verisindeki hatalı bilgileri kendiliğinden düzeltmez.

58. Karekod: Karekod, belgede yer alması halinde belirli belge bilgilerine veya doğrulama adımına hızlı erişim sağlayan iki boyutlu koddur. Karekodun okunması, belgenin tüm ticari içeriğinin otomatik olarak doğrulandığı anlamına gelmez.

59. Zaman damgası: Zaman damgası, elektronik verinin belirli bir zamanda mevcut olduğunu ve sonradan değişmediğini destekleyen teknik kayıttır. Her elektronik faturada aynı kapsamda bulunup bulunmadığı belge ve uygulama kurallarına göre kontrol edilmelidir.

60. KEP: KEP, kayıtlı elektronik posta iletisini ve teslim sürecini delillendirmeye yarayan resmi elektronik iletişim sistemidir. KEP, e-Fatura gönderiminin yerine geçmez; fatura itirazı veya resmi bildirimdeki rolü olayın hukuki niteliğine göre değerlendirilir.

Bir işletme, sevk edilen mal için e-İrsaliye sürecini; hizmet veren kişi e-SMM sürecini; muhasebe kayıtları için e-Defter sürecini ayrı izlemelidir. Belgeler ilişkili olabilir, fakat birbirinin yerine geçmez.

Terimleri birlikte değerlendirmek, yanlış belge düzenleme riskini azaltır. Önce faaliyet türünü ve işlemin niteliğini belirleyin; sonra ilgili belgeyi, teknik formatı, doğrulama yöntemini ve saklama kaydını kontrol edin.

Özet: 5 maddede e-fatura terimler sözlüğü

e-Fatura terimleri, yalnızca teknik ekran adlarını değil; belge türünü, tarafları, senaryoyu, vergi bilgisini ve saklama zincirini birlikte açıklar.

• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, alıcı ve gönderim kanalına göre ayrılan farklı elektronik fatura türleridir.
• Temel ve ticari fatura senaryosu, alıcının sistem içindeki yanıt biçimini belirler.
• ETTN, belge numarasından farklı benzersiz kimliktir ve arama sırasında birlikte kullanılmalıdır.
• Mali mühür, XML, UBL-TR, durum kodu ve hata kodu, faturanın teknik güvenilirliğini ve izlenebilirliğini etkiler.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için taslak, gönderim ve tekrar işlemleri düzenli izlenmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresiyle izlenebilir.