GİB Portaldan Özel Entegratöre Geçiş Nasıl Yapılır?

GİB Portaldan özel entegratöre geçiş, seçtiğiniz özel entegratörle başvuru ve yetkilendirme işlemlerini tamamlayıp yeni kanalı doğrulayarak yapılır. Çoğu durumda e-Fatura mükellefiyet kaydı kapatılmaz; yalnızca kullanım kanalı değiştirilir.

Bu rehber, GİB Portal kullanan işletmelerin başvuru belgelerini hazırlamasına, bekleyen belgeleri korumasına ve ilk gönderimi güvenle kontrol etmesine yardımcı olur. İşlem sırası, şirket türüne ve kullanılacak e-belge türüne göre değişebilir.

GİB Portaldan özel entegratöre geçiş ne demektir?

Portaldan entegratöre geçiş, e-belge düzenleme ve alma işlemlerinin GİB Portal yerine yetkili özel entegratör sistemi üzerinden yürütülmesi demektir. Bu değişiklik, e-Fatura kullanıcısı olma durumunun otomatik olarak sona erdiği anlamına gelmez.

GİB Portal, belgelerin web ekranından manuel hazırlanıp gönderilmesini sağlar. Özel entegratör ise web ekranı yanında ERP, muhasebe veya ticari yazılımlarla bağlantı sunabilir. Böylece belge verileri, işletmenin mevcut iş akışından oluşturulabilir.

Geçişte temel karar, hangi belgelerin yeni kanaldan yönetileceğidir. Sadece e-Fatura için geçiş yapılabilir. e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye süreçleri ise ayrıca incelenebilir ve ayrı aktivasyon gerektirebilir.

Başvuru sonrasında entegratör, işletme bilgilerini ve yetkilendirme durumunu kontrol eder. Gerekli onaylar tamamlanınca belge gönderimi yeni sistem üzerinden yapılır. Uygulamadaki ekran adları, entegratörün kullandığı yazılıma göre farklılaşabilir.

Değişmeyen sorumluluk, belgelerin doğru düzenlenmesi ve saklanmasıdır. Alıcı bilgisi, vergi numarası, senaryo, tarih, tutar ve belge numarası geçişten sonra da dikkatle kontrol edilmelidir.

Örneğin bir kafe, GİB Portalda elle kestiği e-Faturaları yeni sistemde satış yazılımından oluşturabilir. Ancak bu otomasyon, işletmenin vergi kurallarını veya mali müşavir onayını ortadan kaldırmaz.

Geçişten önce kararınızı belge türü ve işlem hacmi üzerinden yazılılaştırın. Örneğin kafe yalnızca haftalık birkaç fatura düzenliyorsa web ekranı yeterli olabilir; günlük sipariş alan işletme bağlantı ihtiyacını ayrıca hesaplamalıdır.

Bu değişiklik, geçmiş belgelerin yeni sistemde yeniden düzenlenmesini gerektirmez. Geçiş tarihi sonrasında yeni kanalı kullanın; eski belgelerde düzeltme gerekiyorsa belgenin mevcut durumunu incelemeden işlem başlatmayın.

Kanal değişikliği ile mükellefiyet değişikliğini ayrı süreçler olarak takip edin. İşletme, yeni gönderim kanalını kullanmaya başlasa bile e-belge düzenleme, yanıt verme ve saklama sorumluluklarını aynı şekilde sürdürür.

Geçişten önce GİB Portal hesabında ne kontrol edilmelidir?

Geçişten önce GİB Portal hesabında kullanıcı bilgilerinin, yetki durumunun, bekleyen belgelerin ve son işlem kayıtlarının kontrol edilmesi gerekir. Bu kontrol, eski kanalda kalan belgelerin unutulmasını ve tekrar gönderim riskini azaltır.

Önce portalda şirket unvanını, vergi kimlik numarasını, adresi ve iletişim bilgilerini inceleyin. Entegratör başvurusunda farklı bilgi kullanılması, aktivasyon sırasında eşleştirme sorununa yol açabilir.

Gönderilmiş, alınmış, taslak, iptal edilmiş ve hata almış belgeleri ayrı ayrı listeleyin. Özellikle yanıt bekleyen faturaları ve henüz muhasebeye aktarılmamış gelen belgeleri mali müşavirinizle birlikte işaretleyin.

Portalda kullanılan mali mühür veya elektronik imzanın erişilebilir olduğunu da doğrulayın. Sertifikanın süresi, bilgisayardaki sürücü kurulumu ve yetkili kullanıcı bilgileri entegratörün istediği işleme göre önem taşıyabilir.

Geçiş tarihine yakın dönemde düzenlenecek belgeler için bir kesim planı oluşturun. Aynı faturanın hem GİB Portalda hem de entegratör sisteminde hazırlanmasını önlemek için sorumlu kişiyi ve kullanılacak kanalı yazılı belirleyin.

Ekran isimleri veya menü sıraları değişebileceği için yalnızca eski bir internet rehberine güvenmeyin. Portalda güncel durum görünmüyorsa GİB duyurularını, entegratör talimatını ve mali müşavirinizin açıklamasını birlikte değerlendirin.

Kontrolü üç ayrı kayıtla yapın: şirket bilgileri, belge durumları ve yetki araçları. Her kayıt için kontrol tarihini yazın. Böylece başvuru sırasında hangi bilginin güncel olduğunu kanıtlayabilirsiniz.

Yanlış: Portalda taslak kalmadıysa geçiş tamamdır. Doğru: Taslak, hata ve yanıt bekleyen kayıtları ayrıca kontrol edin; çünkü görünür bir taslak olmaması, gönderim durumunun kesinleştiğini göstermez.

İndirme işlemini son güne bırakmayın. Portal erişiminde teknik sorun yaşanırsa bekleyen belge listesi, işlem geçmişi ve dosya yedekleri hazır bulunmalı; belirsiz kayıtlar mali müşavirle birlikte sınıflandırılmalıdır.

Özel entegratör seçerken portaldan entegratöre geçiş için neye bakılır?

Özel entegratör seçerken GİB yetkilendirme durumunu, kullanılacak belge türlerini, veri aktarımını, arşiv politikasını ve destek kapsamını birlikte inceleyin. Sadece aylık ücret veya ekran görünümü, geçiş kararını tek başına belirlememelidir.

Öncelikle GİB'in güncel özel entegratör listesinde yer alan sağlayıcıları kontrol edin. Ardından işletmenizin e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye ihtiyaçlarını yazılı olarak listeleyin.

Bir işletme yalnızca manuel fatura kesiyorsa web portalı yeterli olabilir. Sipariş, stok veya muhasebe yazılımı kullanılıyorsa entegrasyon yöntemini, veri alanlarını ve hata bildirimlerini önceden sorun.

Eski portaldaki belgelerin dışa aktarılıp aktarılamadığını da baştan netleştirin. XML, UBL, rapor ve görüntü dosyalarının hangi formatta alınacağı; arşiv sorumluluğu ve erişim yöntemi kadar önemlidir.

Kontör veya kullanım bedeli hesabında belge yönünü özellikle sorun. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Paket koşullarında yanıt, tekrar gönderim, e-Arşiv raporu veya diğer işlem türlerinin nasıl değerlendirildiğini yazılı teyit edin.

e-Fatura kapsamını değerlendirirken e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışını, e-Arşiv ihtiyacını değerlendirirken e-Arşiv Fatura açıklamalarını inceleyebilirsiniz. Teknik ve mevzuat ayrıntıları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Seçimi uygulamak için önce aylık giden ve gelen belge sayısını ayırın. Sonra kullanıcı, entegrasyon, arşiv ve destek gereksinimlerini tabloya yazın. Bu tablo, teklifleri aynı ölçütle karşılaştırmanızı sağlar.

Belge sayısı düşükse otomasyon bedeli gereksiz olabilir. Buna karşılık şubeli işletmede manuel giriş, alıcı ve numara hatalarını artırabilir; bu durumda entegrasyonun veri doğrulama adımlarını ayrıca test edin.

Sözleşmede hizmetin hangi belge türlerini kapsadığını, destek kanalını, veri dışa aktarma koşullarını ve saklama sorumluluğunu ayrı ayrı okuyun. Sözlü açıklamaları, başvuru öncesinde yazılı teyide dönüştürün.

Portaldan entegratöre geçiş için hangi belgeler hazırlanır?

Portaldan entegratöre geçişte gerekli belgeler şirket türüne, yetkili kişiye ve seçilen hizmete göre değişir. Başvuru formu, vergi bilgileri, imza veya mühür yetkisi ve sözleşme belgeleri genellikle sürecin temel parçalarıdır.

Tüzel kişiler için unvan, vergi kimlik numarası, adres ve imza yetkilisi bilgileri istenebilir. Gerçek kişi işletmelerde kimlik, vergi bilgisi ve elektronik imza yetkisi farklı biçimde değerlendirilebilir.

Şirketin kullandığı mali mühür veya uygun elektronik imza başvuru sırasında hazır olmalıdır. Hangi imza aracının kullanılacağı, şirket yapısına ve mevcut GİB uygulamasına göre değişebileceğinden güncel başvuru formu esas alınmalıdır.

Başvuru sahibinin temsilci olması halinde vekâletname veya yetkilendirme belgesi istenebilir. Muhasebe çalışanı, mali müşavir ve şirket yöneticisinin sistemdeki görevleri birbirinden ayrılmalıdır.

Entegratöre verilecek bilgilerde vergi numarası ve unvan eşleşmesine dikkat edin. Şube, merkez, işletme kodu veya kullanıcı tanımları varsa bunların hangi belge akışına bağlanacağı da baştan yazılmalıdır.

Belgeleri e-posta eklerinde dağınık göndermek yerine başvuru listesini dosya adıyla takip edin. Eksik belge bildirimi geldiğinde hangi evrakın düzeltileceğini ve yeniden gönderim yöntemini kayda alın.

Başvuru dosyası için şirket bilgilerini tek kaynaktan alın. Vergi levhası veya kayıt bilgisindeki unvanı, entegratör formuna farklı kısaltmayla yazmayın. Eşleşmeyen adres ve yetkili bilgileri inceleme süresini uzatabilir.

Örneğin mali müşavir başvuruyu yürütüyorsa şirket yetkilisinin imza rolünü ayrıca tanımlayın. Vekâlet kapsamı yalnızca başvuruya mı, belge gönderimine mi uzanıyor, bunu yazılı kontrol edin.

Belge türü değiştikçe istenen teknik veya yetki bilgisi de değişebilir. Bu nedenle e-Fatura başvurusu için hazırlanan dosyanın e-İrsaliye veya e-Arşiv aktivasyonuna otomatik olarak yeterli olduğunu varsaymayın.

Özel entegratör başvurusu ve aktivasyonu nasıl tamamlanır?

Özel entegratör başvurusu, bilgi formu ve sözleşme sürecinin tamamlanması, gerekli yetkilendirmenin verilmesi ve hesabın GİB tarafındaki durumunun doğrulanmasıyla tamamlanır. Uygulamadaki sıra, entegratörün prosedürüne göre değişebilir.

Aşağıdaki sıra, portaldan entegratöre geçiş sürecini operasyonel olarak takip etmenizi sağlar:

1. Şirket bilgilerinizi, kullanılacak belge türlerini ve kullanıcı rollerini başvuru öncesinde netleştirin.
2. Özel entegratörün güncel başvuru formunu doldurun ve sözleşme şartlarını inceleyin.
3. Şirket türünüze uygun mali mühür, elektronik imza veya yetkilendirme işlemini tamamlayın.
4. Entegratörün oluşturduğu hesap, kullanıcı ve belge ayarlarını şirket bilgilerinizle karşılaştırın.
5. Aktivasyonun tamamlandığını ve gönderim kanalının kullanılabilir olduğunu ilgili ekranlardan doğrulayın.
6. İlk gerçek belgeyi göndermeden önce mali müşavirinizle kesim tarihi ve süreç sorumlularını kesinleştirin.

Başvuru formunun gönderilmiş olması, aktivasyonun tamamlandığı anlamına gelmez. Sözleşme onayı, kullanıcı tanımlaması ve GİB durum kontrolü ayrı aşamalar olabilir.

Entegratör hesabında şirket bilgileri doğru görünse bile ilk belgeyi hemen göndermeyin. Önce alıcı numarasını, senaryoyu, numara serisini ve kullanılan imza yetkisini kontrol edin.

Aktivasyon gecikirse GİB Portalda belge düzenlemeye devam edip etmeyeceğinizi mali müşavirinizle kararlaştırın. İki sistem arasında kontrolsüz geçiş yapmak, belge numarası ve muhasebe kaydı karışıklığı oluşturabilir.

Aktivasyon ekranında önce hesap durumunu, sonra kullanıcı rollerini, ardından belge türlerini ve imza ayarlarını kontrol edin. Her adımın ekran görüntüsünü değil, işlem tarihini ve onay kaydını da saklayın.

Başvuru sonucu olumlu görünse bile test kullanıcısı yetkisizse gerçek gönderim yapmayın. Yetki hatası yalnızca teknik sorun değildir; belgeyi kimin hazırladığı ve kimin onayladığı konusunda sorumluluk karışıklığı oluşturabilir.

GİB Portal ile özel entegratör arasında hangi farklar vardır?

GİB Portal ile özel entegratör arasındaki temel fark, işlemlerin manuel bir GİB ekranından mı yoksa yetkili bir hizmet ve yazılım akışından mı yürütüldüğüdür. Her iki yöntemde de belge doğruluğu ve saklama sorumluluğu devam eder.

GİB Portal, düşük belge hacmi olan ve manuel giriş yapabilen işletmeler için pratik olabilir. Özel entegratör ise yazılım bağlantısı, toplu işlem veya farklı kullanıcı rolleri gerektiğinde daha uygun bir çalışma modeli sunabilir.

Tablodaki farklar, her özel entegratörün aynı özellikleri sunduğu anlamına gelmez. Entegrasyon, arşiv, kullanıcı sayısı ve raporlama seçeneklerini sözleşme öncesinde yazılı olarak karşılaştırın.

Kontörlü sistemlerde belge yönünü ayrıca hesaplayın. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca kesilen fatura sayısına bakmak gerçek tüketimi göstermeyebilir.

Seçim yaparken portalın basitliğini, entegratörün otomasyon ihtiyacını ve işletmenin belge hacmini birlikte değerlendirin. Mevzuat yöntemi değişmediği için teknik kolaylık, kontrol adımlarının yerine geçmemelidir.

Örneğin market, portalda faturayı tek tek girerken entegratörde ürün listesini yazılımdan alabilir. Yine de ürün kodu, KDV bilgisi ve alıcı hesabı eşleşmiyorsa otomatik aktarım hatalı belge üretebilir.

Geçiş sırasında gelen ve giden e-belgeler nasıl korunur?

Geçiş sırasında gelen ve giden e-belgeler, eski portalda ayrı bir arşiv alınarak ve yeni sistemde işlem başlangıç noktası belirlenerek korunur. Belgelerin entegratöre otomatik taşındığı varsayılmamalıdır.

GİB Portalda gönderilmiş faturaların XML veya UBL dosyalarını, görüntülerini ve işlem durumlarını indirin. Sadece PDF görüntüsü, e-belgenin teknik asıl dosyasının yerini her durumda karşılamayabilir.

Gelen kutusundaki faturaları da aynı şekilde dışa aktarın. Özellikle kabul, ret, yanıt bekleme veya muhasebeye aktarılma durumu belirsiz belgeleri ayrı bir listeye yazın.

Geçiş günü için son portal işlemi ile ilk entegratör işlemi arasında bir sınır belirleyin. Bu sınır tarih, belge numarası veya sorumlu kullanıcı üzerinden yazılı biçimde takip edilebilir.

Uzman notu: Portalda görünen her belgeyi yeni sisteme yeniden yüklemek doğru değildir; önce belgenin GİB durumunu ve muhasebe kaydını kontrol edin.

Arşiv dosyalarını erişim yetkisi sınırlı bir klasörde ve düzenli yedeklemede tutun. Saklama süresi, belge türü ve şirket yükümlülükleri konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Arşivlemeyi şu sırayla yapın: önce giden belgeleri, sonra gelen belgeleri, ardından yanıt ve hata kayıtlarını indirin. Dosya adında tarih, belge numarası ve yön bilgisi kullanarak aramayı kolaylaştırın.

Yeni sistem geçmiş kayıtları gösterebilir; ancak bu görüntü, yasal arşivinizin tamamının taşındığını kanıtlamaz. Aktarım yapılmış olsa bile eski dosyaları doğrulamadan silmeyin ve yedekleri erişilebilir tutun.

Yedek klasörünü yalnızca tek bilgisayarda bırakmayın. Yetkili kullanıcıların erişebileceği, düzenli yedeklenen ve dosya bütünlüğü kontrol edilen ayrı bir depolama yöntemi belirleyin.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye geçişi birlikte yapılır mı?

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye geçişleri aynı özel entegratör üzerinden planlanabilir; ancak her belge türünün aktivasyonu ve kullanım şartı ayrı kontrol edilmelidir. Bir hizmetin açılması, diğerlerinin otomatik açıldığı anlamına gelmez.

e-Fatura geçişinde mevcut kullanıcı kaydının ve gönderim kanalının entegratör tarafından doğrulanması gerekir. Alıcı durum sorgusu, senaryo seçimi ve ticari fatura yanıtları ilk testlerde ayrıca incelenmelidir.

e-Arşiv Fatura akışında alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı önem taşıyabilir. Belgenin doğru belge türüyle oluşturulması ve ilgili raporlama adımlarının takip edilmesi gerekir.

e-İrsaliye için araç, sevkiyat, mal ve alıcı bilgileri fatura sürecinden farklı kontroller gerektirir. Sevkiyat başlamadan önce belge durumunun ve kullanıcı yetkisinin doğrulanması önemlidir.

Bu nedenle e-İrsaliye sürecini ve e-Arşiv Fatura akışını e-Fatura geçişinden ayrı bir kontrol listesiyle değerlendirin. İşletmenizin yükümlülüğü, sektör ve güncel mevzuata göre değişebilir.

e-Defter, fatura gönderim kanalından farklı bir süreçtir. GİB Portaldan e-Fatura için yapılan kanal değişikliği, e-Defter uygulamasının ayarlarını kendiliğinden değiştirmez; bu süreci ayrıca mali müşavirinizle kontrol edin.

Birden fazla belge türünü birlikte açacaksanız ortak bir geçiş takvimi hazırlayın. e-Fatura için alıcı ve senaryo, e-Arşiv için raporlama, e-İrsaliye için sevkiyat bilgileri ayrı satırlarda izlenmelidir.

Karşı durumda, işletme yalnızca e-Fatura kullanacaksa diğer modülleri açmadan önce gerçekten ihtiyaç olup olmadığını belirleyebilir. Aktivasyon yapılmayan belge türünü işlem sırasında kullanmaya çalışmak beklenmeyen hata yaratabilir.

Aynı entegratör üzerinden hizmet alınması, verilerin bütün belge türlerinde otomatik eşleşeceği anlamına gelmez. Ürün kodu, cari hesap, şube ve kullanıcı tanımlarını her modül için ayrı test edin.

Geçiş sonrası ilk e-belge nasıl kontrol edilir?

Geçiş sonrası ilk e-belge; alıcı bilgisi, belge senaryosu, numara, tutar, imza, GİB durumu ve muhasebe kaydı birlikte incelenerek kontrol edilir. Sadece ekran görüntüsünün başarılı görünmesi yeterli değildir.

İlk e-Faturada alıcının vergi kimlik veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasını doğrulayın. Senaryonun temel veya ticari seçilmesi, alıcının durumuna ve işlem niteliğine uygun olmalıdır.

Gönderimden sonra entegratör ekranındaki belge durumunu ve GİB sorgusunu karşılaştırın. Hata, bekleme veya reddedilme durumu varsa aynı belgeyi tekrar göndermeden önce hata kodunu inceleyin.

İlk e-Arşiv belgede alıcı bilgilerinin, belge türünün ve raporlama durumunun doğru işlendiğini kontrol edin. Ekranda PDF oluşması, tüm teknik ve raporlama adımlarının tamamlandığını tek başına kanıtlamaz.

İlk e-İrsaliyede sevk tarihi, araç veya taşıma bilgileri, mal kalemleri ve alıcı bilgileri incelenmelidir. Sevkiyat süreci başladıktan sonra yapılan düzeltmeler, mevzuat ve operasyon açısından ayrıca değerlendirilmelidir.

Kontrol sonucunu mali müşavire veya yetkili muhasebe personeline iletin. İlk belgenin muhasebe yazılımına doğru aktarıldığı görülmeden toplu gönderim ya da otomatik aktarım kuralını genişletmeyin.

İlk testte tek belgeyle ilerleyin ve kontrolü iki aşamada yapın. Önce gönderim öncesi alanları, sonra GİB ve muhasebe sonuçlarını inceleyin. Sonuç kaydını dosyalayıp sorumlu kişiden onay alın.

Alıcı ticari senaryo kullanmıyorsa yanıt akışını test etmeye çalışmayın. Böyle bir karşı durumda temel senaryoya uygun alanları ve teslim durumunu kontrol etmek daha doğru olur.

Kontrol sırasında tutar ile muhasebe kaydını da karşılaştırın. Vergi hesaplaması veya cari hesap eşleşmesi hatalıysa teknik gönderim başarılı görünse bile toplu işleme geçmeden düzeltme yapın.

Portaldan entegratöre geçişte hangi hatalar yapılır?

Portaldan entegratöre geçişte en sık yapılan hatalar, aktivasyonu sözleşmeyle karıştırmak, eski belgeleri indirmemek ve aynı faturayı iki kanalda işlemektir. Yanlış kullanıcı veya şirket bilgisi de süreci durdurabilir.

Yanlış: GİB Portal hesabını kapatınca özel entegratör aktivasyonu tamamlanır. Doğru: Önce entegratör hesabının ve GİB tarafındaki kullanım durumunun doğrulandığını belgeleyin; portal kullanımını sonra planlayın.

Yanlış: Portaldaki gelen faturalar yeni sisteme otomatik taşınır. Doğru: Geçmiş gelen ve giden belgeleri XML veya UBL dosyalarıyla dışa aktarın, aktarım kapsamını entegratörden yazılı teyit edin.

Bir başka hata, e-Fatura aktivasyonunu e-Arşiv veya e-İrsaliye yetkisiyle aynı kabul etmektir. Her belge türü için hizmet kapsamını, kullanıcı rolünü ve işlem ekranını ayrı kontrol edin.

Kontör hesabını yalnızca düzenlenen belge sayısıyla yapmak da yanıltıcıdır. Gelen ve giden her belge için 1 kontör düşebileceğini hesaba katın; paket koşullarını ve tekrar işlemlerini ayrıca inceleyin.

Hata oluştuğunda belgeyi hemen yeniden göndermek yerine hata kodunu, GİB durumunu ve muhasebe kaydını karşılaştırın. Teknik tereddütte entegratör desteğine, mevzuat tereddüdünde mali müşavirinize başvurun.

Numara serisini de ayrı kontrol edin. Yanlış: Eski portalda kullanılan seriyi yeni sistemde aynen açmak her durumda güvenlidir. Doğru: Seri, dönem, şube ve entegratör ayarını mali müşavirle eşleştirip sonra kullanın.

Hata kodu çözümlenmeden yapılan tekrar gönderimler mükerrer kayıt riski taşır. Belge GİB'e ulaşmışsa entegratör ekranındaki teknik hataya rağmen yeni belge oluşturmadan önce durum sorgusu yapın.

Yetkisiz kullanıcıların imzalama ekranına erişmesi de önemli bir kontrol açığıdır. Kullanıcı rollerini görev bazında sınırlandırın ve işten ayrılan personelin erişimini aynı gün gözden geçirin.

Küçük işletme portaldan entegratöre geçiş planını nasıl uygular?

Küçük işletme için güvenli geçiş, tek bir kesim tarihi belirlemek, geçmiş belgeleri arşivlemek ve ilk işlemi kontrollü yapmaktır. İşletme sahibi tüm süreci tek başına yürütmek yerine muhasebe sorumlusunu plana dahil etmelidir.

Örneğin bir eczane, gün içinde satış ve alış belgelerini GİB Portalda takip ediyor olsun. Eczane sahibi önce gelen faturaları indirir, muhasebe programındaki kayıtlarla karşılaştırır ve hangi tarihten itibaren entegratör kullanılacağını belirler.

Sonra kullanıcı rollerini ayırır. Eczane çalışanı taslak hazırlayabilir, işletme sahibi imzalama yetkisini kullanabilir, mali müşavir ise muhasebe ve mevzuat kontrolünü yapabilir.

Aşağıdaki listeyi geçiş günü öncesinde imzalayarak veya dijital görev kaydıyla takip edebilirsiniz:

• GİB Portalda şirket ve kullanıcı bilgilerinin güncel olduğu doğrulanmıştır.
• Gelen, giden, taslak ve yanıt bekleyen belgeler ayrı listelenmiştir.
• XML veya UBL dosyaları indirilmiş ve yedekleme klasörüne aktarılmıştır.
• Özel entegratör başvurusu, sözleşmesi ve yetkilendirmesi tamamlanmıştır.
• e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kapsamları ayrı ayrı kontrol edilmiştir.
• İlk belgeyi kontrol edecek kişi ve mali müşavir belirlenmiştir.

İşletme yoğun satış yapıyorsa geçişi en hareketli güne bırakmayın. Ancak işlem tarihini keyfî biçimde değiştirmeyin; kesim planını belge düzeni ve mali müşavir görüşüyle netleştirin.

Bu plan, her küçük işletmede aynı şekilde uygulanmaz. Şube sayısı, farklı kasa yazılımları, toplu fatura ve sevkiyat süreçleri varsa teknik entegrasyon testleri daha ayrıntılı yapılmalıdır.

Bu eczane senaryosunda ilk gün yalnızca bir alış faturası ve bir satış belgesi test edilebilir. Belgeler doğrulanınca çalışanlara kısa görev kartı verilir: hazırlama, imzalama, kontrol ve muhasebeye aktarma.

İşletmenin satış hacmi yüksekse aynı plan tek kullanıcıyla yürütülemez. Şubeler, kasa yazılımları ve merkez muhasebesi için sorumluluk matrisi oluşturun; küçük işletme planını doğrudan kopyalamayın.

Özet: 5 maddede portaldan entegratöre geçiş

Portaldan entegratöre geçişin güvenli tamamlanması, başvuru kadar veri sürekliliği ve ilk belge kontrolüne bağlıdır. Aşağıdaki beş madde, işletmenin süreci baştan sona takip etmesi için kısa bir uygulama özeti sunar.

• Durumu kontrol edin: GİB Portalda şirket bilgilerini, kullanıcı yetkilerini, imza aracını, bekleyen belgeleri ve son işlem durumlarını kontrol edin.
• Başvuruyu doğru hazırlayın: Özel entegratörün güncel formunu, şirket bilgilerini, yetkilendirme belgelerini ve sözleşme şartlarını birlikte inceleyin.
• Arşivi koruyun: Giden ve gelen belgeleri XML veya UBL dosyalarıyla, işlem durumları ve gerekli görüntüleriyle yedekleyin.
• Aktivasyonu doğrulayın: Sözleşme imzalanmasını yeterli kabul etmeyin; hesap, yetki, belge türü ve GİB durumunun aktif olduğunu kontrol edin.
• İlk belgeyi inceleyin: Alıcı bilgisi, senaryo, numara, imza, GİB durumu ve muhasebe aktarımı doğrulanmadan toplu gönderime geçmeyin.

Bu adımların herhangi birinde bilgi uyuşmazlığı varsa işlemi durdurun. Güncel GİB duyurusunu, özel entegratörün teknik talimatını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini birlikte esas alın.

Bu özet, başvuru tamamlandıktan sonra da kullanılacak bir kontrol kaydıdır. Her maddenin yanına tarih, sorumlu kişi ve kanıt dosyası eklenirse geçiş sırasında ortaya çıkan uyuşmazlıklar daha hızlı incelenir.

Özellikle kanal değişikliği ile mükellefiyet değişikliğini birbirine karıştırmayın. Teknik aktivasyon tamamlanmadan portalı bırakmayın; ancak iki kanalı aynı belge için eşzamanlı kullanmayın.

Geçiş sonrası kontör ihtiyacınızı efaturakontor.com paketleri arasından, tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörleriyle 100'den 500.000 kontöre kadar planlayabilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarıyla kontrol edin. Paket seçmeden önce belge türlerinizi ve gelen-giden belge tüketiminizi netleştirerek uygun kullanım planını belirleyin.