e-Fatura Sözleşmesi: Entegratörle İmzalanan Belgede Dikkat

Entegratör sözleşmesi, özel entegratörün e-Fatura hizmetini hangi kapsam, ücret ve sorumluluklarla sunacağını belirleyen yazılı belgedir. Bu nedenle e-Fatura Sözleşmesi: Entegratörle İmzalanan Belgede Nelere Dikkat Edilir? sorusunun cevabı; hizmet kapsamını, kontör kullanımını, veri saklamayı, feshi ve veri aktarımını madde madde kontrol etmektir.

Bu rehber, e-Fatura başvurusu yapan şirketlere, mali müşavirlere ve entegrasyon sorumlularına yarar sağlar. İmza öncesi belirsiz ücretleri, yetki sınırlarını, teknik kabul şartlarını ve entegratör değişikliğinde oluşabilecek veri kaybı risklerini görünür hale getirir.

Entegratör sözleşmesi nedir ve e-Fatura başvurusundan nasıl ayrılır?

Entegratör sözleşmesi, mükellef ile özel entegratör arasındaki e-belge hizmet ilişkisinin şartlarını belirleyen sözleşmedir. Belge; hizmetin süresini, kapsamını, bedelini, veri sorumluluklarını, teknik desteği ve sona erme koşullarını düzenler.

e-Fatura başvurusu ise işletmenin GİB sisteminde e-Fatura kullanıcısı olarak tanımlanmasıyla ilgilidir. Özel entegratörle sözleşme imzalamak, her durumda GİB başvurusunun otomatik tamamlandığı anlamına gelmez. Başvuru yöntemi ayrıca kontrol edilmelidir.

Başvuru akışını doğrulamak için üç kayıt isteyin: imzalı sözleşme, GİB kullanıcı aktivasyon bilgisi ve portal giriş onayı. Bu kayıtlar farklı tarihler taşıyorsa, hizmet başlangıç tarihini ayrıca yazılı olarak netleştirin.

GİB Portal, özel entegrasyon ve doğrudan entegrasyon farklı çalışma yollarıdır. Sözleşmede özel entegrasyon seçildiği yazsa bile mali mühür, e-imza veya şirket yetkilisi işlemleri başvuru türüne göre ayrıca gerekebilir.

Belgede tarafların ticari unvanı, vergi bilgileri, adresi ve yetkili imzacıları açıkça bulunmalıdır. Teklif formu, fiyat eki veya kampanya metni sözleşmenin parçasıysa, bu eklerin numarası ve öncelik sırası da yazılmalıdır.

Yanlış: Entegratör sözleşmesini imzalamak, GİB başvurusunu otomatik tamamlar. Doğru: Sözleşme hizmet ilişkisini kurar; GİB başvurusu ve kullanıcı aktivasyonu ayrıca doğrulanır.

İmza öncesinde başvuru ekranındaki şirket bilgileriyle sözleşmedeki bilgileri karşılaştırın. Vergi numarası, unvan, adres ve e-belge kullanım yöntemi arasında fark varsa hesabı aktive etmeden önce düzeltme isteyin.

Başvuru şartları, yetki belgeleri veya imza araçları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle gerçek kişi ve tüzel kişi mükelleflerin işlem adımları aynı olmayabilir.

e-Fatura entegratör sözleşmesinde taraflar ve yetkiler nasıl yazılır?

e-Fatura entegratör sözleşmesinde hizmet alan mükellef ile hizmet sağlayan özel entegratörün kimliği eksiksiz yazılmalıdır. Ticaret unvanı, vergi numarası, merkez adresi, bildirim adresi ve sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisi kontrol edilmelidir.

Şirket içinde sözleşmeyi imzalayan kişi, imza sirkülerinde veya ilgili yetki belgesinde temsil yetkisine sahip olmalıdır. Operasyon yöneticisinin portal kullanıcısı olması, tek başına şirketi sözleşmeyle bağlama yetkisi bulunduğunu göstermez.

Sözleşme, kullanıcı rollerini de ayırmalıdır. Fatura oluşturma, imzalama, gönderme, iptal talebi açma, gelen belgeyi görüntüleme ve rapor indirme yetkileri aynı kişiye verilmek zorunda değildir.

Pratikte bir yetki tablosu hazırlayın: belgeyi kim hazırlar, kim imzalar, kim gönderir ve kim raporlar. İmza yetkisi olmayan kullanıcıya elektronik imza adımı tanımlanması, operasyonel ve hukuki karışıklık yaratabilir.

Şubeler veya mali müşavirler sisteme erişecekse, erişimin kapsamı ve sona erme yöntemi yazılı olmalıdır. Personel ayrıldığında kullanıcı hesabının kim tarafından, hangi sürede ve hangi kayıtla kapatılacağı ayrıca belirlenmelidir.

Hizmet sağlayıcı başka bir veri merkezi, yazılım firması veya destek kuruluşundan yararlanıyorsa, alt hizmet sağlayıcıların rolü sözleşmede açıklanmalıdır. Bu durum, veriye kimin erişebileceğini ve sorumluluğun kimde kaldığını anlamayı sağlar.

Bildirim maddesinde kullanılacak e-posta adresi, tebligat adresi ve yetkili iletişim kişisi belirtilmelidir. Fiyat değişikliği, bakım, güvenlik olayı veya sözleşme yenilemesi yalnızca erişilmeyen bir adrese gönderilmemelidir.

Yanlış: Portal kullanıcı adı bulunan herkes şirket adına belge imzalayabilir. Doğru: Kullanıcı rolü, elektronik imza veya mali mühür yetkisi ve şirket içi onay süreci ayrı ayrı tanımlanır.

Entegratör sözleşmesi hangi e-belge hizmetlerini kapsamalıdır?

Entegratör sözleşmesi, kullanılacak her e-belge türünü açıkça listelemelidir. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi hizmetler aynı pakette bulunabilir; ancak kapsam sözleşme veya ekinde yazılı olmalıdır.

Bir işletmenin bugün yalnızca e-Fatura kullanması, gelecekteki e-Arşiv veya e-İrsaliye ihtiyacının otomatik olarak dahil olduğu anlamına gelmez. Her belge türü için aktivasyon, kontör tüketimi, arşivleme ve destek koşullarını sorun.

Örneğin yalnızca e-Fatura seçen bir toptancı, alıcılarından gelen belgeleri de portalda görebilir; fakat e-Arşiv aktivasyonu sözleşmede yoksa perakende satış akışı ayrıca kurulmalıdır. Kapsamı varsaymak yerine belge türü bazında onay alın.

Gönderilen ve alınan belgelerin hizmet kapsamında nasıl sayıldığı özellikle önemlidir. Efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu kural bütçe hesabında ayrı bir satır olarak dikkate alınmalıdır.

Portal, web servis, API veya ERP bağlantısı gibi erişim kanalları da belgede yer almalıdır. Sadece web portalı kullanımı dahilken API bağlantısının ayrıca ücretlendirilmesi, imza öncesinde açıklığa kavuşturulmalıdır.

Sözleşmede test ortamı ile canlı ortam ayrımı bulunması gerekir. Test hesabında oluşturulan belgelerin kontör tüketip tüketmediği, canlı belgeye dönüşüp dönüşmediği ve test verisinin ne zaman silindiği sorulmalıdır.

Arşivleme, belge indirme, raporlama, kullanıcı yönetimi ve gelen kutusu hizmetleri kapsam dışında bırakılabilir. Bu nedenle sadece belge gönderimini değil, günlük operasyon için gereken tüm ekranları ayrı ayrı yazılı teyit edin.

Şirketin belge türleri zamanla değişebilir. Yeni bir e-belge modülü eklenmesi halinde aktivasyon yöntemi, ek ücret, kontör havuzu ve sözleşme ekiyle yapılacak değişiklik süreci önceden tanımlanmalıdır.

Kontör ve ücret maddeleri entegratör sözleşmesinde nasıl incelenir?

Kontör ve ücret maddeleri, toplam maliyeti yalnızca paket fiyatından ibaret bırakmayacak şekilde incelenmelidir. Birim kontör bedeli, vergiler, aktivasyon ücreti, ek kullanıcı bedeli, API bedeli ve yenileme şartları ayrı gösterilmelidir.

Basit bütçe hesabında aylık giden ve gelen belge tahminlerini ayrı sütunlara yazın. Örneğin 80 giden ve 120 gelen belge için, her belgenin 1 kontör düştüğü modelde en az 200 kontörlük temel tüketim oluşur.

Gelen kutusundaki bir belgenin de kaynak tüketebileceğini hesaba katın. Yanlış: Yalnızca şirketin kestiği faturalar kontör azaltır. Doğru: Sözleşmede belirtilen modele göre alınan ve gönderilen her belge ayrı tüketim oluşturabilir.

Fatura iptali, yeniden gönderim, reddedilen belge, teknik hata ve aynı belgenin tekrar işlenmesi için ayrı kural isteyin. İşlem başarısız olduğunda kontörün iade edilip edilmediği açıkça yazılmıyorsa, yazılı açıklama alın.

Yenileme tarihinde fiyatın kendiliğinden değişip değişmeyeceğini, bildirim süresini ve eski bakiyenin durumunu kontrol edin. Kampanya veya indirim varsa, bunun yalnızca ilk dönem için mi geçerli olduğu sözleşme ekinde belirtilmelidir.

Mevzuat, vergi ve hizmet bedelleri zaman içinde değişebilir. Sözleşmede tutar değişikliği için bildirimin nasıl yapılacağı yazmıyorsa, ticari teklif ile sözleşme arasında uyumsuzluk oluşabilir.

Entegratör sözleşmesinde veri saklama ve KVKK hükümleri nasıl kontrol edilir?

Entegratör sözleşmesinde veri saklama hükümleri, e-belgelerin nerede, ne kadar süreyle ve hangi güvenlik önlemleriyle tutulacağını açıklamalıdır. Belge XML dosyaları, görsel çıktılar, ekler, işlem kayıtları ve kullanıcı logları birlikte değerlendirilmelidir.

Elektronik belgelerin saklama yükümlülüğü mükellefin sorumluluğunu tamamen ortadan kaldırmaz. Özel entegratör arşiv hizmeti sunsa bile işletme, erişilebilirlik ve gerektiğinde ibraz edilebilirlik için kendi iç kontrolünü sürdürmelidir.

Sözleşmede mevzuatın gerektirdiği saklama süresinden daha kısa bir süre bulunmamalıdır. Sağlayıcı 10 yıl güvenli saklama taahhüt ediyorsa, bu taahhüdün hangi belge türlerini ve hangi koşulları kapsadığı ayrıca okunmalıdır.

KVKK açısından tarafların veri sorumlusu, veri işleyen veya alt işleyen rollerinin nasıl yürütüldüğünü inceleyin. Kişi adı, adresi, telefon numarası ve banka bilgisi içeren e-belgelerde erişim sınırlarının tanımlanması önemlidir.

Arşiv maddesini sınamak için örnek bir dönemin XML, PDF, ek ve durum kayıtlarını indirmeyi deneyin. Dosyalar ayrı ayrı alınamıyor veya kayıtlarla eşleşmiyorsa, sağlayıcıdan teslim formatını ve çözüm süresini yazılı isteyin.

Yetkisiz erişim, veri ihlali veya hizmet sağlayıcı değişikliği durumunda bildirim süresi yazılı olmalıdır. Sözleşme, olayın tespiti, kayıt altına alınması, mükellefe bildirilmesi ve düzeltici işlemlerin izlenmesini kapsamalıdır.

Veri yedekleme sıklığı, yedekten dönüş yöntemi ve arşivden belge indirme biçimi sorulmalıdır. Sadece güvenli yedekleme ifadesi yeterli değildir; işletmenin hangi formatta, hangi kullanıcı rolüyle ve ne kadar sürede veri alabileceği açıklanmalıdır.

Sözleşme sona erdiğinde verilerin silinmesi hemen yapılamayabilir. Yasal saklama süresi, açık talepler ve devam eden denetimler dikkate alınarak silme, anonimleştirme veya erişimi kısıtlama prosedürü yazılı hale getirilmelidir.

e-Fatura entegratör sözleşmesinde destek ve kesinti şartları ne olmalıdır?

e-Fatura entegratör sözleşmesinde destek şartları, sorun bildiriminin nasıl yapılacağını ve hangi sürede yanıt verileceğini göstermelidir. Destek e-posta, telefon, kayıt sistemi veya portal üzerinden veriliyorsa her kanalın kapsamı belirtilmelidir.

Yanıt süresi ile çözüm süresi aynı şey değildir. Kritik belge gönderim hatası için ilk yanıt süresi, geçici çözüm süresi ve kalıcı düzeltme yönteminin ayrı yazılması işletmenin beklentisini netleştirir.

Planlı bakım ile plansız kesinti ayrılmalıdır. Planlı bakımın önceden bildirilme yöntemi, tahmini süresi ve belge gönderiminin nasıl devam edeceği sözleşmede yer almalıdır.

Destek prosedürünü küçük bir tatbikatla doğrulayın: test hatası oluşturun, kayıt numarası alın, ilk yanıtı ve çözümü zaman damgasıyla kaydedin. Ancak gerçek belge gönderiminde test hesabı kullanmayın; canlı ve test kanallarını ayırın.

GİB sistemlerindeki kesintiler, internet erişimi, şirketin ERP yazılımı ve entegratör altyapısı farklı nedenlerdir. Sözleşme, olayın kaynağını belirleme, kullanıcıyı bilgilendirme ve bekleyen belgeleri yeniden işleme görevlerini ayırmalıdır.

Uzman notu: Hizmet kesintisinde ekran görüntüsüyle yetinmeyin; belge numarası, zaman damgası, hata kodu ve gönderim durumunu kaydedin. Bu kayıtlar destek talebinin ve mutabakatın temelini oluşturur.

Hizmet seviyesi için ölçülebilir göstergeler kullanın. Kullanılabilirlik, kayıt açma, durum sorgulama, veri kurtarma ve bakım bildirimi gibi başlıkların hangilerinin taahhüt edildiği açıkça yazılmalıdır.

Her hizmet için aynı destek seviyesinin geçerli olduğunu varsaymayın. API, portal, arşiv veya ek e-belge modüllerinde farklı destek saatleri olabilir; kapsam dışı destek taleplerinin ücretini ve onay yöntemini kontrol edin.

Yanlış: GİB kaynaklı her kesintiden entegratör sorumludur. Doğru: Sözleşme, dış sistem kesintisi ile sağlayıcı altyapı hatasını ayırmalı ve her durumdaki iletişim ile telafi yöntemini açıklamalıdır.

Entegratör sözleşmesi feshedilirse e-Fatura verileri nasıl taşınır?

Entegratör sözleşmesi feshedildiğinde e-Fatura verilerinin yeni çalışma yöntemine aktarılması planlanmalıdır. Fesih bildirimi, bekleme süresi, son hizmet tarihi, arşiv erişimi ve kalan kontörün durumu sözleşmede birlikte incelenmelidir.

Veri aktarımının yalnızca PDF indirmekten ibaret olması yeterli olmayabilir. Belge XML veya UBL-TR dosyaları, ekler, yanıtlar, gönderim durumları, numara bilgileri ve işlem kayıtları hangi formatta teslim edilecekse açıkça yazılmalıdır.

Taşıma sürecinde iki tarafın sorumluluğu ayrılmalıdır. Eski sağlayıcı dışa aktarma dosyasını üretir, yeni sistem içe alır ve mükellef dönem, belge numarası, alıcı ile durum bilgilerini karşılaştırır.

Geçiş günü için sorumlu kişileri ve saatleri belirleyin. Eski sistemde bekleyen belgeler kapanmadan yeni sisteme geçmeyin; zorunlu bakım veya GİB kesintisi varsa takvimi mali müşavir ve teknik ekip ile yeniden değerlendirin.

Geçişten önce bir mutabakat listesi oluşturun. Giden belgeler, gelen belgeler, reddedilenler, iptal edilenler ve bekleyen yanıtlar ayrı satırlarda izlenmelidir. Böylece aynı belgenin iki kez işlenmesi veya bir kaydın atlanması fark edilir.

Yeni entegratöre geçiş, yalnızca ticari sözleşme değişikliği olmayabilir. GİB kullanıcı tanımı, etiket, mali mühür veya e-imza ayarları, ERP bağlantısı ve kullanıcı yetkileri ayrıca kontrol edilmelidir.

Taşıma sırasında karşılaşılabilecek adımları görmek için Entegratör Değiştirmek Mümkün mü? Taşıma Süreci ve Riskler başlıklı rehber incelenebilir. Her işletme için geçiş takvimi sözleşme ve sistem yapısına göre değişir.

Fesih sonrasında arşive erişimin hemen kapanıp kapanmayacağı kritik bir maddedir. Sözleşme bitse bile mevzuat kapsamındaki kayıtlara erişim, indirme ve denetim sırasında ibraz prosedürü açıkça korunmalıdır.

Entegratör sözleşmesinde entegrasyon, API ve test süreci nasıl tanımlanır?

Entegrasyon maddesi, e-Fatura sisteminin işletmenin muhasebe veya ERP yazılımıyla nasıl haberleşeceğini açıklamalıdır. API erişimi, kullanıcı kimlik doğrulaması, veri formatı, hata mesajları ve teknik destek sorumluluğu ayrı başlıklarda yazılmalıdır.

Test ortamı, canlıya geçmeden önce belge oluşturma ve durum takibi denemesi yapılabilen ayrı çalışma alanıdır. Test hesabındaki verilerin gerçek alıcıya gitmediği, kontör tüketimi oluşturmadığı veya nasıl temizlendiği doğrulanmalıdır.

1. Önce ERP ile entegratörün desteklediği veri formatı ve servis yöntemini karşılaştırın.
2. Sonra test ortamında fatura oluşturma, imzalama, gönderme ve yanıt alma akışını deneyin.
3. Hatalı vergi numarası, eksik zorunlu alan ve bağlantı kesintisi gibi karşı durumları test edin.
4. Test kayıtlarını işletme yetkilisi ve mali müşavirle birlikte kontrol ederek kabul kriterlerini yazın.
5. Son olarak canlı kullanıcı, sertifika, etiket ve belge numarası ayarlarını onay tutanağıyla aktive edin.

Kabul tutanağında yalnızca “entegrasyon çalışıyor” yazmayın. Başarılı belge, gelen yanıt, hatalı veri uyarısı, tekrar deneme ve rapor indirme sonuçlarını ayrı satırlarda gösterin; eksik satır canlı geçişi durdurma nedeni olabilir.

Testten canlıya geçişin kimin onayıyla yapılacağı sözleşmede veya teknik ekte gösterilmelidir. Başarılı test sayısı yerine, hangi iş akışlarının başarıyla tamamlanacağı ölçüt olarak yazılmalıdır.

API sürümü veya ERP yazılımı değiştiğinde bildirim ve uyarlama süreci gerekir. Değişikliklerin ücretsiz bakım kapsamında mı, yoksa ayrıca ücretli proje olarak mı yürütüleceğini imza öncesinde sorun.

Canlıya geçmeden önce e-Fatura Test Ortamı Nedir? Canlıya Geçmeden Önce Deneme rehberindeki kontrol başlıklarıyla kendi kabul listenizi karşılaştırın.

Adres veya unvan değişikliğinde entegratör sözleşmesi nasıl güncellenir?

Adres veya unvan değişikliğinde entegratör sözleşmesi, yeni şirket bilgileriyle güncellenmelidir. Değişiklik ticaret sicili, vergi kaydı, GİB profili, portal hesabı ve faturadaki bilgilerle tutarlı hale getirilmelidir.

Unvan değişikliği, vergi numarası değişikliğiyle aynı işlem değildir. Vergi numarası sabit kalırken unvan veya adres değişebilir; şirket birleşmesi, bölünmesi veya devir gibi durumlarda ise farklı başvuru ve devir adımları gerekebilir.

Değişiklik bildirimi için eski ve yeni bilgileri aynı tabloda karşılaştırın. Sadece adres değişip vergi numarası sabit kalıyorsa kayıt güncellemesi yeterli olabilir; vergi numarası da değişiyorsa yeni başvuru gerekip gerekmediğini ayrıca teyit edin.

Sağlayıcıya yapılacak bildirimin süresi ve istenecek belgeler sözleşmede bulunmalıdır. Ticaret sicil gazetesi, vergi bilgisi, imza yetkisi veya güncel iletişim bilgisi talep edilebileceği için başvuru dosyasını önceden hazırlayın.

Değişiklikten sonra eski kullanıcıların, şube bilgilerinin ve bildirim adreslerinin aktif kalıp kalmadığını kontrol edin. Fatura üzerinde görünen unvan ile sözleşmede kalan eski unvan arasında fark varsa muhasebe kayıtlarıyla uyumsuzluk doğabilir.

Adres değişikliğinde sevk adresi, fatura adresi, posta adresi ve sistemdeki şirket adresi farklı alanlar olabilir. Hangi alanın değişeceğini tek bir genel talep yerine, ekran ve belge alanı bazında yazılı bildirin.

Bu konuda Adres veya Unvan Değişikliğinde e-Fatura Güncellemeleri başlıklı kontrol listesinden yararlanabilirsiniz. Mevzuata bağlı başvuru adımları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Değişiklik tamamlandıktan sonra bir test belgesi veya taslak çıktı inceleyin. Yeni unvan, adres, vergi bilgisi, logo ve elektronik belge numarası doğru görünmeden canlı gönderime devam etmek risklidir.

Entegratör sözleşmesi imzalanmadan önce hangi belgeler kontrol edilir?

Entegratör sözleşmesi imzalanmadan önce şirket kimlik belgeleri, imza yetkisi, e-Fatura başvuru durumu ve teknik ihtiyaçlar birlikte kontrol edilmelidir. İstenen belgeler mükellef türüne ve başvuru yöntemine göre değişebilir.

Sağlayıcı; vergi bilgisi, ticaret sicil kaydı, imza sirküleri, yetki belgesi, mali mühür veya e-imza bilgisi talep edebilir. Her belgenin güncel ve imza yetkisiyle uyumlu olup olmadığını mali müşavirinizle doğrulayın.

Başvuru dosyasını hazırlarken e-Fatura İçin Gereken Belgeler Listesi: Başvuru Rehberi içeriğindeki başlıkları kullanabilirsiniz. Bu liste, sözleşme belgeleriyle GİB başvuru belgelerinin birbirine karıştırılmasını önlemeye yardımcı olur.

• Sözleşmedeki ticari unvan, vergi numarası ve adres bilgileri günceldir.
• İmza atan kişinin temsil ve ilzam yetkisi belgeyle doğrulanmıştır.
• Seçilen e-belge türleri, portal ve API hizmetleri kapsamda açıkça yazılmıştır.
• Gelen ve giden belgelerdeki kontör tüketim kuralı anlaşılmıştır.
• Arşiv süresi, veri indirme biçimi ve fesih sonrası erişim açıklanmıştır.
• Destek kanalı, bakım bildirimi ve kritik hata süreçleri belirlenmiştir.
• Ücret, vergi, ek bedel, yenileme ve fiyat değişikliği maddeleri okunmuştur.
• Teknik test, canlıya geçiş ve kullanıcı yetkilendirmesi için onay sahibi bellidir.

İmza öncesinde teklif, sözleşme, hizmet seviyesi eki, kişisel veri eki ve teknik şartnameyi aynı dosyada saklayın. Bir belgede bulunan istisna, diğer belgede yazan genel hükümle çelişiyorsa öncelik sırasını yazılı olarak isteyin.

Belge tesliminde dosyaları güvenli kanaldan paylaşın ve teslim listesini imzalatın. Eksik imza yetkisi, süresi geçmiş mali mühür veya okunmayan sicil belgesi varsa sözleşme imzasını tamamlanmış kabul etmeyin.

Sözlü açıklamaları karar gerekçesi olarak kullanmayın. Satış veya destek görüşmesinde verilen bir bilgi sözleşmeye, fiyat ekine veya teknik dokümana eklenmiyorsa ileride ispatlanması zorlaşabilir.

Küçük işletme için entegratör sözleşmesi nasıl karşılaştırılır?

Küçük işletme için entegratör sözleşmesi, işlem hacmi kadar kullanım kolaylığı, veri erişimi ve destek ihtiyacına göre karşılaştırılmalıdır. En ucuz görünen paket, gelen belgeleri, arşivi veya gerekli entegrasyonu kapsamıyorsa gerçek maliyeti artırabilir.

Örneğin bir eczane sahibi, gün içinde satış faturaları düzenlerken tedarikçilerinden gelen e-Faturaları da alır. Kontör planı yalnızca kesilen faturaya göre yapılırsa, gelen belgelerin oluşturacağı tüketim ve arşiv ihtiyacı bütçede unutulabilir.

Bu işletme önce aylık giden belgeleri, gelen belgeleri ve varsa e-Arşiv işlemlerini ayrı ayrı tahmin etmelidir. Daha sonra her işlem türünün kontör düşümünü, saklama kapsamını ve kullanıcı başına oluşabilecek ek bedeli sözleşmeyle karşılaştırmalıdır.

Market veya kafe gibi işletmelerde ERP bağlantısı, e-Fatura kadar önemlidir. Kasa veya muhasebe yazılımından belge gönderilecekse API kapsamı; yalnızca birkaç belge için portal kullanılacaksa portal yetkileri ve manuel kontrol adımları belirlenmelidir.

Sezonluk çalışan küçük işletmelerde sabit aylık bedel, kullanılmayan bakiye ve paket süresi özellikle incelenmelidir. Düzenli yüksek hacimli işletmelerde ise otomatik gönderim, hata kuyruğu, raporlama ve veri aktarımı daha belirleyici hale gelir.

Karşılaştırmayı şu sırayla yapın: belge türü, gelen-giden tüketim, teknik kanal, arşiv, destek, fesih ve toplam maliyet. Bu sırayı izlemek, yalnızca kampanya bedeline bakarak karar verme hatasını azaltır.

İşletmenin e-Arşiv ihtiyacı da varsa, e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır? e-Fatura ile Birlikte Başvuru rehberindeki başvuru ayrımını ayrıca değerlendirin. Her e-belge türünün kapsamı sözleşmede ayrı yazılmalıdır.

Özet: 5 maddede entegratör sözleşmesi kontrolü

Entegratör sözleşmesi kontrolü, imza atılmadan önce ticari, teknik ve hukuki maddelerin birlikte değerlendirilmesiyle tamamlanır. Sadece fiyatı veya portal ekranını incelemek, veri taşıma ve fesih gibi kritik riskleri görünmez bırakabilir.

Aşağıdaki beş madde, sözleşmeyi hızlı fakat eksiksiz biçimde gözden geçirmek için kullanılabilir. Her cevap sözlü değil, sözleşmede veya imzalı ekinde bulunmalıdır.

• Hizmet kapsamı: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer e-belge türlerinin hangilerinin dahil olduğunu; portal, API, arşiv ve rapor özellikleriyle birlikte kontrol edin.
• Kontör ve ücret: Gelen ve giden belgelerin nasıl sayıldığını, bu modelde her birinin 1 kontör düşürdüğünü, ek bedelleri, vergileri, süreyi ve yenilemeyi yazılı olarak doğrulayın.
• Veri ve güvenlik: XML veya UBL-TR dosyalarının, eklerin, işlem kayıtlarının ve kullanıcı loglarının ne kadar süreyle saklandığını; kimlerin eriştiğini ve nasıl dışa aktarılacağını öğrenin.
• Destek ve süreklilik: Kritik hata, planlı bakım, GİB kesintisi, yedekten dönüş ve destek kaydının hangi sürelerde yönetileceğini ölçülebilir maddelerle inceleyin.
• Fesih ve geçiş: Bildirim süresini, bekleyen belgelerin durumunu, arşiv erişimini, veri aktarım formatını ve yeni entegratöre geçişteki görev paylaşımını önceden planlayın.

Bu beş başlıktan biri belirsiz kalıyorsa imza öncesi yazılı açıklama isteyin. Mevzuat veya başvuru koşulları değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri sözleşme öncesinde incelenebilir. Sovos altyapısına tanımlama aynı gün yapılır ve kontörler e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ile e-Bilet işlemlerinde kullanılabilir.