Fırın İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi

Fırın yıl sonu kontrol listesi, yıl içinde düzenlenen ve alınan e-belgeleri, kontör kullanımını ve muhasebe kayıtlarını birlikte doğrular. Bu kontrol, eksik belgeyi ve yanlış belge türünü mali kapanıştan önce bulmayı sağlar.

Liste; mahalle fırını sahiplerine, kafelere veya marketlere satış yapan işletmelere ve birden fazla şubesi bulunan fırınlara yarar. Gelen un faturalarını, günlük satış belgelerini, sevkiyat kayıtlarını ve mali müşavir mutabakatını tek sıraya koyar.

Belge türü ve yükümlülük, alıcının statüsüne ve işlemin niteliğine göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Aşağıdaki adımlar, yıl sonu dosyanızı düzenli ve denetlenebilir hazırlamanıza yardımcı olur.

Fırın yıl sonu kontrol listesi neden hazırlanmalıdır?

Fırın yıl sonu kontrol listesi, belge, kontör ve muhasebe kayıtları arasındaki farkları görünür hale getirir. Kontrol yalnızca kesilen faturaları saymaz. Alınan hammaddeler, işletmelere yapılan satışlar ve sevkiyatlar da aynı tabloda incelenir.

Fırınlarda un, maya, yağ, ambalaj, yakıt ve bakım hizmetleri sık kullanılan gider kalemleridir. Bu alımlara ait gelen belgeler, satıcı adı ve belge tarihiyle kontrol edilmelidir. Eksik gelen belge, cari hesap ve gider kaydı açısından ayrıca araştırılmalıdır.

Satış tarafında tüketici, market, kafe ve restoran müşterileri farklı belge akışları oluşturabilir. Alıcının e-Fatura sistemindeki durumunu kontrol etmeden belge türü seçmek, yıl sonunda düzeltme ihtiyacını artırır.

Kontrolü aylık belgeler halinde yapmak daha güvenlidir. Önce portalın Gelen Kutusu ve Giden Kutusu kayıtlarını dışa aktarın. Sonra muhasebe programındaki fatura listesiyle belge numarası, tarih ve tutar bazında karşılaştırın.

Yanlış: Sadece toplam satış tutarına bakıp belge listesini kapatmak. Doğru: Her belgenin durumunu, alıcı veya satıcı bilgisini ve muhasebe kaydını ayrı ayrı doğrulamak.

• Yıl içinde düzenlenen e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri listelenmiştir.
• Gelen belgeler satıcı ve belge tarihi bazında eşleştirilmiştir.
• Reddedilen, iptal edilen veya bekleyen belgeler ayrıca işaretlenmiştir.
• Kontör başlangıç, kullanım ve kalan bakiye bilgileri kaydedilmiştir.
• Sevkiyat yapılan işletmeler için e-İrsaliye kayıtları incelenmiştir.
• Mali müşavirle fark bulunan belgeler için açıklama hazırlanmıştır.

Fırınınızın sektörel belge akışını ayrıca görmek için fırın sektörü e-dönüşüm sayfasını inceleyebilirsiniz. Sayfadaki bilgiler, kendi faaliyet modelinizi ve müşteri tiplerinizi değerlendirirken başlangıç noktası oluşturur.

Örneğin mahalle fırını, un tedarikçisinden gelen belgeyi ve kafeye kestiği satış belgesini aynı gün kontrol edebilir. Böylece yalnızca toplam ciro değil, alış ve satış hareketlerinin belge karşılığı da görünür olur.

Uygulamada sorumlu çalışan önce portal raporunu indirir, sonra muhasebe fişindeki numaraları işaretler ve son olarak açıklamasız satırları mali müşavire gönderir. Bu sıra, yoğun üretim günlerinde kontrolün ertelenmesini önler.

Fırın e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Fırın e-Fatura veya e-Arşiv seçimini, alıcının e-belge statüsü ve işlemin niteliği belirler. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura akışı, kayıtlı değilse çoğu işlemde e-Arşiv akışı gündeme gelir.

Bu ayrım, müşterinin yalnızca vergi numarasına bakılarak yapılmamalıdır. Alıcının güncel e-Fatura kayıt durumu, işlem türü, belge senaryosu ve varsa özel mevzuat kuralı birlikte değerlendirilmelidir.

Fırın çalışanları belge türünü seçerken müşterinin söylediği bilgiyle yetinmemelidir. GİB kayıt sorgusu, entegrasyon ekranı ve müşteri kartı birlikte kontrol edilmelidir. Güncel istisnalar için mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Yanlış: Her işletme müşteriye otomatik olarak e-Fatura kesmek. Doğru: Alıcının kayıt durumunu belge düzenleme anında kontrol edip uygun senaryoyu seçmek.

Yıl sonunda yanlış türde oluşturulmuş belgeleri ayırın. Belgenin taslak, gönderilmiş, kabul edilmiş veya reddedilmiş olması düzeltme yöntemini etkileyebilir. Kullanılan e-Fatura çözümünün belge akışını ve e-Arşiv Fatura sürecini ayrı ayrı inceleyin.

Örneğin kafe müşterisi vergi bilgilerini değiştirdiyse eski müşteri kartı belge türü kararını etkileyebilir. Yeni belge düzenlemeden önce kart bilgilerini ve güncel kayıt durumunu yenilemek, geçmişteki otomatik seçimlere güvenmekten daha güvenlidir.

Perakende kasada tüketici bilgisi ile kurumsal müşterinin bilgisi aynı tutulmamalıdır. Ancak işletme müşterisinin kayıtlı olup olmadığı bilinmiyorsa çalışan tahmin yapmamalı; işlemi bekletip yetkili kullanıcıdan teyit almalıdır.

Fırının yıl sonu e-belge yükümlülüğü nasıl doğrulanır?

Fırının yıl sonu e-belge yükümlülüğü, faaliyet türü, satış modeli, müşteri profili ve güncel GİB kuralları birlikte incelenerek doğrulanır. Tek başına fırın unvanı, hangi belgenin zorunlu olduğunu kesin olarak göstermez.

Önce işletmenin vergi mükellefiyeti, faaliyet kodu ve şube yapısı mali müşavirle gözden geçirilmelidir. Sonra e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye bakımından mevcut kayıtlar ile olası geçiş yükümlülükleri karşılaştırılmalıdır.

GİB duyurularında ciro, sektör, işlem türü veya belirli faaliyetlere bağlı değişiklikler bulunabilir. Bu tür hadler ve uygulama tarihleri yıllık olarak güncellenebilir. Rakamları eski bir blog yazısından almak yerine güncel kaynağı kontrol edin.

İşletmenin e-belge başvuru veya aktivasyon belgelerini dosyalayın. Başvuru tarihi, aktivasyon bilgisi, kullanılan özel entegratör ve imza veya mühür yöntemi not edilmelidir. Şube kullanımı varsa her şubenin yetkisi ayrıca listelenmelidir.

Fırın hem perakende hem toptan satış yapıyorsa iki akışın kuralları karıştırılmamalıdır. Tüketiciye yapılan satışla markete yapılan satış, aynı müşteri ve belge koşullarını taşımayabilir.

Yıl sonunda yükümlülük kontrolü yapılırken yalnızca geçmiş belgeler incelenmez. Yeni yılda satış kanalı, şube, çevrim içi sipariş ve kurumsal müşteri sayısındaki değişiklikler de mali müşavire aktarılır.

Belirsiz durumda güvenli yöntem, belgeyi düzenlemeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmektir. Özellikle zorunluluk başlangıç tarihi, istisna ve geçiş koşulu konusunda varsayım yapmayın.

Örneğin fırın yeni yılda bir market zincirine düzenli sevkiyata başlayacaksa, yalnızca satış sözleşmesini değil, alıcının e-belge durumunu ve sevkiyat akışını da önceden dosyalamalıdır. Yeni şube açılması da aynı değerlendirmeye eklenir.

Fırın gönderilen e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini nasıl kontrol eder?

Fırın gönderilen belgeleri, belge numarası, tarihi, alıcı bilgisi, tutarı ve sistem durumunu karşılaştırarak kontrol eder. Giden Kutusu kaydı, muhasebe kaydı ve satış siparişi aynı işlem için eşleşmelidir.

İlk adımda yılın aylarını ayrı ayrı listeleyin. Her ay için oluşturulan taslak, gönderilen, kabul edilen, reddedilen veya sonuç bekleyen belgeleri ayırın. Portalda kullanılan durum adları değişebileceği için açıklamayı ilgili işlem ekranından doğrulayın.

Belge numarası sıralamasında atlama görürseniz bunun nedenini yazın. Taslak belge, iptal edilen işlem, teknik hata veya farklı seri kullanımı birbirinden ayrılmalıdır. Açıklamasız boşluk, yıl sonu dosyasında açık bırakılmamalıdır.

Alıcı unvanı, vergi kimlik bilgisi, adres, ürün açıklaması, miktar, birim fiyat ve toplam tutar kontrol edilmelidir. Ekmek, simit, poğaça veya pasta satışlarının ürün kartları farklıysa yanlış kartla düzenlenen belgeleri işaretleyin.

e-Arşiv belgelerinde alıcı bilgileri ve belge teslim kanalı ayrıca gözden geçirilmelidir. Portal raporlama akışı, belge tarihi ve gönderim zamanı bakımından güncel kurallara uygunluk mali müşavirle incelenmelidir.

Fırının kasası veya sipariş sistemiyle portal toplamı uyuşmuyorsa önce gün bazında karşılaştırma yapın. Ardından iade, iptal, ücretsiz ürün, kampanya ve gün sonu satış kayıtlarını ayrı satırlarda inceleyin.

Örnek bir kontrol tablosunda ay, belge numarası, alıcı, belge türü, toplam tutar, sistem durumu ve muhasebe fişi sütunları bulunabilir. Bu tablo, mali müşavirin eksik belgeyi daha hızlı bulmasına yardım eder.

Kontrol sırasında sonuç bekleyen bir belgeyi gerçekleşmiş satış gibi kapatmayın. Önce sistem durumunu ve alıcının yanıtını kaydedin, ardından muhasebe fişinin kesinleşip kesinleşmediğini kontrol edin. Bu ayrım dönem toplamını doğru tutar.

Fırın gelen e-Faturaları ve kontör kullanımını nasıl karşılaştırır?

Fırın gelen e-Faturaları, satıcı listesi ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirirken her gelen belgenin bir kontör düşürdüğünü hesaba katmalıdır. Giden belgeler de aynı şekilde birer kontör tüketir.

Gelen Kutusu listesini ay sonunda dışa aktarın. Satıcı adı, belge numarası, tarih, toplam tutar ve sistem durumu sütunlarını bırakın. Un, maya, ambalaj ve bakım satıcılarını ayrı filtrelemek, eksik belge aramasını kolaylaştırır.

Bir gelen belgeyi yalnızca e-posta ekinde görmek yeterli değildir. Belgenin portalda veya kullanılan sistemde gerçekten oluştuğunu, kayıt durumunu ve muhasebe programına aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin.

Giden belgeler için de aynı karşılaştırmayı yapın. Kafeye kesilen e-Fatura, tüketiciye düzenlenen e-Arşiv ve mal hareketi için oluşturulan e-İrsaliye kayıtlarını ayrı sayın. Her belge hareketinin kontör planına etkisini not edin.

Örneğin Ayşe Hanım’ın fırını, yılın son ayında örnek olarak 18 gelen belge, 24 e-Fatura ve 90 e-Arşiv belgesi oluşturmuş olsun. Kontrol tablosunda toplam belge hareketi ile portal bakiyesi karşılaştırılır; rakamlar yalnızca bu örneğe aittir.

Bu örnekte kontör tüketimi, belge türlerinin toplam hareketi üzerinden değerlendirilir. Bir belgenin ürün satırı veya ürün çeşidi ayrıca kontör olarak sayılmaz; sağlayıcınızın güncel paket koşullarını yine de kontrol edin.

Gelen ve giden kutularındaki toplam ile bakiye arasında fark varsa önce başarısız, tekrarlanan veya başka kullanıcı tarafından düzenlenen işlemleri inceleyin. Farkın nedeni bulunmadan yeni paket veya yükleme planı yapmayın.

Ayşe Hanım’ın fırınında muhasebe listesinde 20 gelen belge görünürken portalda 18 kayıt bulunursa, iki eksik belgeyi satıcı ekstresi ve kullanıcı işlem geçmişiyle araştırmalıdır. Bu fark, kontör hesabından önce belge envanterinde açıklanmalıdır.

Fırın yıl sonu kontör hesabını nasıl yapar?

Fırın yıl sonu kontör hesabı, kullanılan belge sayısını ve gelecek dönem tahminini ayrı hesaplayarak yapılır. Temel kontrol, başlangıç bakiyesi artı yüklemeler eksi kullanılan kontörler eşit kalan bakiyeyi veriyor mu sorusudur.

Önce paket veya hesap hareketlerindeki başlangıç bakiyesini yazın. Sonra yıl içindeki yüklemeleri, kullanılan kontörleri ve dönem sonunda görünen bakiyeyi ayrı sütunlara ayırın. Tarih ve işlem açıklamasını saklayın.

Kontör planı yalnızca e-Fatura sayısına göre yapılmamalıdır. Fırının e-Arşiv, e-İrsaliye veya kullandığı diğer e-belge türleri aynı havuzdan karşılanıyorsa bütün belge hareketleri tahmine dahil edilmelidir.

Uzman notu: Yıl sonu bakiyesini kontrol ederken sadece düzenlediğiniz belgeleri değil, gelen belgeleri de sayın; çünkü gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Yeni dönem tahmininde son ayın olağan dışı satışlarını ayırın. Bayram, sezon, yeni şube, market anlaşması veya çevrim içi satış artışı belge adedini yükseltebilir. Tek bir yoğun ayı bütün yıla doğrudan uygulamayın.

İptal edilen, reddedilen veya teknik olarak yeniden oluşturulan belgelerde kontör iadesi varsaymayın. İade uygulanıp uygulanmadığını, belge türüne ve hizmet koşullarına göre sağlayıcınızdan teyit edin.

Hesap sonucunu mali müşavir ve belge yöneticisiyle birlikte imzalayın veya elektronik dosyaya ekleyin. Böylece bakiye, belge sayısı ve gelecek dönem tahmini aynı kontrol kaydında tutulur.

Basit bir çalışma sayfasında her ay için gelen belge, giden belge ve diğer e-belge sütunları açılabilir. Ay toplamları yıl toplamına bağlanmalı; portal bakiyesiyle uyuşmayan satırların yanına işlem tarihi ve açıklama eklenmelidir.

Fırın e-İrsaliye ve sevkiyat kayıtlarını nasıl eşleştirir?

Fırın e-İrsaliye ve sevkiyat kontrolü, ürünün hangi tarihte, hangi adrese ve hangi belgeyle gönderildiğini doğrular. e-İrsaliye, faturanın kendisi değildir; mal hareketi ve fatura kaydı ayrı belgeler olarak incelenir.

Fırınlar ekmek ve unlu mamulleri kafelere, otellere, marketlere veya toplu tüketim işletmelerine sevk edebilir. Her sevkiyat için araç, teslim adresi, ürün miktarı ve alıcı bilgileri işletmenin operasyon kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Önce sevk irsaliyesi veya e-İrsaliye numarasını günlük dağıtım listesinde bulun. Sonra aynı işlemle bağlantılı fatura veya satış kaydını kontrol edin. Miktar ve tarih farkı varsa teslim fişi, iade ve fire kayıtlarını araştırın.

e-İrsaliye kullanımı her fırın için aynı zorunlulukta olmayabilir. İşletmenin faaliyet alanı, alıcı profili ve güncel mevzuat koşulları belirleyicidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Sevkiyat tamamlandıysa fatura ve e-İrsaliye ayrıntılarını tekrar incelememek. Doğru: Her mal hareketini, ürün miktarını ve ilgili belge numarasını karşılıklı eşleştirmek.

e-İrsaliye kullanan fırınlar için e-İrsaliye ürün bilgilerini incelerken kendi sevkiyat akışınızı dikkate alın. Dağıtım personelinin mobil veya basılı teslim kayıtları, portal kaydıyla birlikte saklanmalıdır.

Kontör hesabında e-İrsaliye hareketlerini ayrıca gösterin. Aynı sevkiyat için birden fazla belge oluşturulduysa nedenini açıklayın. Tekrar düzenleme, iade sevkiyatı veya kısmi teslim gibi durumlar karıştırılmamalıdır.

Örneğin sabah kafeye gönderilen 40 kasa ürünün 5 kasası geri döndüyse, teslim kaydı ile iade hareketi ayrı gösterilmelidir. Faturadaki miktarın sevk edilen, teslim edilen veya iade edilen miktarla neden farklı olduğu açıklanmalıdır.

Fırın e-belge, cari hesap ve mali müşavir mutabakatını nasıl yapar?

Fırın e-belge mutabakatı, portal kayıtlarını cari hesap, banka hareketi ve muhasebe fişleriyle karşılaştırarak yapılır. Amaç, belgenin düzenlenmiş olmasını değil, doğru hesaba ve doğru döneme işlendiğini doğrulamaktır.

Önce en yüksek hacimli tedarikçileri ve müşterileri belirleyin. Un satıcısı, ambalaj tedarikçisi, yakıt firması, market ve kafe müşterileri için ayrı cari listeler hazırlayın. Her listede belge numarası ve ödeme durumu bulunmalıdır.

Gelen e-Fatura kaydı ile satıcı cari ekstresini karşılaştırın. Belge portala gelmiş ancak muhasebeye aktarılmamış olabilir. Tersi durumda muhasebede kayıt bulunup portalda belge bulunmayabilir.

Giden belgelerde müşteri bakiyesi, tahsilat tarihi ve iade bilgisi birlikte incelenmelidir. Fırının kasasındaki günlük satış toplamı, kurumsal müşterilere düzenlenen belgelerle aynı kapsamı taşımayabilir.

İade, fiyat farkı, eksik teslim ve ücretsiz ürün kayıtlarını açıklamasız bırakmayın. Bu işlemler için hangi belgenin düzenlendiğini ve hangi cari hareketi kapattığını mali müşavire açıkça iletin.

Bu aşamada toptancı yıl sonu kontrol rehberindeki tedarikçi ve müşteri eşleştirme yaklaşımı, fırının toptan satış akışına uyarlanabilir. Ancak kendi belge türünüz ve mevzuat koşullarınız ayrıca değerlendirilmelidir.

Mutabakat sonunda açıklanamayan farkları üç gruba ayırın: eksik belge, yanlış kayıt ve zamanlama farkı. Her fark için sorumlu kişi, incelenecek belge ve tamamlanma tarihi belirleyin.

Küçük bir fırında aynı kişi satış, tahsilat ve belge girişini yapabilir. Buna rağmen gün sonunda ikinci bir kişi, özellikle yüksek tutarlı alışları ve açık cari bakiyeleri bağımsız olarak kontrol etmelidir.

Fırın portal, kullanıcı ve e-belge arşivini nasıl güvenceye alır?

Fırın portal güvenliği, kullanıcı yetkilerini, giriş bilgilerini, imza veya mühür erişimini ve belge arşivini birlikte kontrol etmeyi gerektirir. Yıl sonu, ayrılan çalışanların erişimini kapatmak için uygun bir gözden geçirme dönemidir.

Portalda yönetici, muhasebe ve satış kullanıcılarını listeleyin. Artık çalışmayan personelin hesabını pasifleştirin. Her kullanıcının yalnızca görevi için gereken ekranlara eriştiğini kontrol edin.

Şifreleri ortak kullanmayın. İmza, mühür veya doğrulama araçlarının kimde olduğunu yazılı hale getirin. Sertifika ya da cihaz süresi yaklaşıyorsa yenileme planını mali müşavir ve sistem yöneticisiyle oluşturun.

Gelen Kutusu ve Giden Kutusu belgelerinin arşivlenme durumunu kontrol edin. Ücretsiz e-Fatura portalında belgelerin 10 yıl güvenli saklama kapsamını hizmet koşullarıyla birlikte inceleyin; ayrıca işletme içi erişim ve yedekleme düzeninizi belirleyin.

Yedek dosyalarda belge numarası, tarih ve klasör adı tutarlı olmalıdır. Her ayın belgelerini ayrı klasörde saklamak, yıl sonunda tek bir büyük dosyayı aramaktan daha hızlı sonuç verir.

Portalda rapor dışa aktarma veya indirme özelliği bulunuyorsa, yıl sonu kontrol dosyanız için bir kopya alın. Kopyanın değişmediğini doğrulamak için dosya tarihi ve sorumlu kullanıcı bilgisini kaydedin.

Şüpheli giriş, yetkisiz belge veya kayıp cihaz fark ederseniz hesabı korumaya alın ve hizmet sağlayıcınızla iletişime geçin. Teknik güvenlik olayı ile belge düzeltme sürecini birbirine karıştırmayın.

Örneğin yıl içinde işten ayrılan bir kasiyerin portal hesabı açık kalmışsa, hesabı kapatmakla yetinmeyin. Yetki geçmişini ve son belge hareketlerini inceleyin; şüpheli işlem varsa tarih, kullanıcı ve belge numarasını ayrı kaydedin.

Fırın yıl sonu e-Fatura hatalarını nasıl düzeltir?

Fırın yıl sonu e-Fatura hatasını düzeltmeden önce belgenin durumunu ve hatanın türünü belirlemelidir. Alıcı bilgisi, tutar, ürün, tarih ve belge türü hatalarının çözümü aynı olmayabilir.

Taslak belge henüz gönderilmediyse, ilgili ekran üzerinden kontrol edilip düzeltilmesi mümkün olabilir. Gönderilmiş veya karşı sistemde işleme alınmış belgede ise doğrudan ekran değişikliği varsayılmamalıdır.

Belge kabul edilmişse iptal, itiraz, iade veya yeni belge düzenleme yöntemlerinden hangisinin uygun olduğunu işlem koşulları belirler. Bu yöntemlerin süreleri ve şartları mevzuata göre değişebilir.

Yanlış: Hatalı e-Faturayı silip aynı numarayla yeniden oluşturacağını düşünmek. Doğru: Belge durumunu kaydetmek, uygun düzeltme yöntemini mali müşavirle belirlemek ve yeni belgenin bağlantısını açıklamaktır.

Alıcıya yanlış unvan veya vergi bilgisiyle belge gönderildiyse alıcıyla iletişime geçin. Portalda görünen durum, alıcının kabul veya ret işlemi ve muhasebe kaydı birlikte incelenmelidir.

e-Arşiv belgesinde de doğrudan PDF değiştirerek resmi kaydı düzeltmeye çalışmayın. Belgenin düzenleme kanalı, raporlama durumu ve güncel mevzuat yöntemi kontrol edilmelidir.

Düzeltme tamamlandığında eski ve yeni belge numaralarını, gerekçeyi ve işlem tarihini yıl sonu dosyasına ekleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden süre veya ceza tutarı varsaymayın.

Hata küçük görünse bile düzeltme kaydını belgesiz bırakmayın. Örneğin ürün miktarı doğru, alıcı vergi bilgisi yanlışsa yalnızca ürün satırını kontrol etmek yeterli değildir; alıcıyla yazışma ve yeni işlem bağlantısı saklanmalıdır.

Fırın yıl sonu kontrolünü hangi sırayla tamamlamalıdır?

Fırın yıl sonu kontrolü, önce belge envanteri, sonra durum kontrolü, ardından kontör ve muhasebe mutabakatı sırasıyla tamamlanmalıdır. Bu sıra, aynı farkın farklı ekranlarda tekrar aranmasını önler.

1. İşletmenin şube, kullanıcı, faaliyet ve e-belge yükümlülüğü bilgilerini güncel haliyle kaydedin.
2. Gelen Kutusu ve Giden Kutusu kayıtlarını yıl ve ay bazında dışa aktarın.
3. e-Fatura, e-Arşiv ve varsa e-İrsaliye belgelerini belge türüne göre ayırın.
4. Taslak, gönderilmiş, kabul edilmiş, reddedilmiş ve sonuç bekleyen kayıtları işaretleyin.
5. Belge numarası, tarih, alıcı, satıcı ve toplam tutar bilgilerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
6. Gelen ve giden her belgenin bir kontör düşürdüğünü dikkate alarak bakiye hesabını yenileyin.
7. Sevkiyat, teslim, iade ve cari hesap kayıtlarını ilgili e-belge numarasıyla eşleştirin.
8. Açıklanamayan farkları mali müşavire gönderip düzeltme sorumlusu ve takip tarihini belirleyin.

Bu akışı tek günde tamamlamak zorunda değilsiniz. Önce yüksek hacimli ayları ve kurumsal müşterileri inceleyin. Sonra düşük hacimli günleri, taslakları ve istisnai işlemleri kontrol edin.

Kontrol tablonuzda bir sorumlu ve durum sütunu bulunmalıdır. Açık, inceleniyor, düzeltildi ve mali müşavir onayı gibi ifadeler, ekip içi takipte yeterli olabilir.

Son dosyayı PDF veya elektronik tablo olarak saklayın. Portal raporlarını, mutabakat notlarını ve düzeltme belgelerini aynı klasöre koyun. Böylece yeni yılın ilk incelemesi daha kısa sürer.

Yoğun çalışan fırınlarda bu sıra, günlere bölünerek uygulanabilir. Birinci gün belge envanteri, ikinci gün kontör ve sevkiyat, üçüncü gün cari hesap ve hata dosyası incelenebilir; her gün sonunda açık işler kaydedilmelidir.

Özet: 5 maddede fırın yıl sonu kontrol listesi

Fırın yıl sonu kontrol listesi, belge türünü, belge durumunu, kontör hareketini, sevkiyatı ve muhasebe mutabakatını aynı çerçevede toplar. Her madde, sorumlu kişi ve kontrol tarihiyle tamamlanmalıdır.

• Fırın, alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol ederek e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını doğru yapmalıdır.
• Fırın, Gelen Kutusu ve Giden Kutusu belgelerini muhasebe kayıtlarıyla belge numarası ve tarih üzerinden eşleştirmelidir.
• Fırın, gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak gerçek bakiyeyi hesaplamalıdır.
• Fırın, e-İrsaliye ve sevkiyat kayıtlarını ürün miktarı, teslim adresi ve ilgili fatura bilgisiyle karşılaştırmalıdır.
• Fırın, hatalı veya eksik belgeleri açıklamasıyla birlikte mali müşavirine iletip güncel GİB kurallarını kontrol etmelidir.

Kontrol tamamlandığında belge listesi, kontör hesabı ve mutabakat notları tek dosyada saklanmalıdır. Açıklanamayan farklar kapatılmadan yıl sonu dosyası tamamlanmış sayılmamalıdır.

Kontrol formunda belge numarası, durum, kontör etkisi, muhasebe fişi ve sorumlu kişi için ayrı sütunlar kullanın. Bir satırda birden fazla farkı birleştirmeyin; her sorun için ayrı açıklama ve takip tarihi yazın.

Örneğin eksik gelen un faturası ile hatalı düzenlenen kafe faturası aynı başlık altında kapatılmamalıdır. Biri alış belgesi araştırması, diğeri düzeltme süreci olduğu için farklı sorumlular ve kanıtlar gerektirir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama koşullarını güncel bilgilerle paketler sayfasında inceleyebilirsiniz.