Fırın e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Fırın e-arşiv fatura kuralları; alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmeyi, doğru belge türünü seçmeyi, zorunlu alanları doldurmayı, belgeyi elektronik göndermeyi ve mevzuata uygun saklamayı gerektirir.

Bu rehber, fırın sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kasa fişi ile faturanın ayrımını, müşteri bilgilerini, iade işlemlerini ve günlük kontrol adımlarını açıklar.

e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğuna ilişkin hadler, tarihler ve kapsam zamanla güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Fırın e-arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

Fırın e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen ve mevzuata uygun saklanan fatura demektir. İşlem fatura gerektiriyorsa bu belge, kâğıt fatura yerine kullanılabilir.

Bir fırın, ekmek, pasta, tatlı veya toplu ürün satışı yaparken alıcının belge durumunu değerlendirmelidir. Alıcı e-Fatura kullanmıyorsa ve satış için fatura düzenlenmesi gerekiyorsa e-Arşiv Fatura gündeme gelir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenir. Bu nedenle müşterinin yalnızca şirket olması yeterli değildir; şirketin GİB kayıt durumu ve belge talebi de kontrol edilmelidir.

Tezgahta yapılan her küçük satışın otomatik olarak e-Arşiv Faturaya dönüştürülmesi gerekmez. Perakende satışlarda, işlem ve kasa sistemine göre uygun mali belge fiş olabilir; müşteri fatura istediğinde süreç ayrıca değerlendirilir.

Fırın e-arşiv fatura belgesinde satılan ürünler, miktarlar, bedeller, vergiler, tarih, belge numarası ve taraf bilgileri bulunur. Bu bilgiler, satışın muhasebe kaydıyla ve tahsilat hareketiyle uyumlu olmalıdır.

Örneğin bir fırının kafeye düzenli sandviç teslim etmesi, evine ekmek alan tüketicinin işleminden farklıdır. Kafe için alıcı statüsü ve fatura bilgileri incelenir; tüketici satışında ise kasa belgesi ve fatura talebi ayrıştırılır.

Fırın faaliyetinin e-dönüşüm yükümlülükleri, işletmenin diğer süreçleriyle birlikte ele alınmalıdır. Detaylı sektör çerçevesi için fırın sektörü e-dönüşüm sayfasını inceleyebilirsiniz.

Fırın e-arşiv fatura kimlere kesilir?

Fırın e-arşiv fatura, fatura düzenlenmesi gereken ancak e-Fatura alıcısı olmayan işletmelere ve uygun durumdaki nihai tüketicilere kesilir. Alıcı e-Fatura kayıtlıysa belge türü e-Fatura olmalıdır.

Bir restoran, kafe, otel veya kantin fırından ürün alabilir. Bu işletmenin e-Fatura kayıt durumu sistemden kontrol edilir. Kayıtlı değilse, doğru müşteri bilgileriyle e-Arşiv Fatura düzenlenebilir.

Şirket müşterisinin vergi kimlik numarası, unvanı ve adresi alınmalıdır. Gerçek kişi müşteride ise sistemin ve mevzuatın istediği kimlik bilgileri kullanılmalıdır. Tahmin edilen veya başkasına ait bilgiler yazılmamalıdır.

Nihai tüketici, fırından ürün alırken her zaman e-Arşiv Fatura istemeyebilir. İşlem perakende satış kapsamında uygun kasa belgesiyle tamamlanıyorsa ayrıca fatura düzenlenmesi gerekmeyebilir; ancak müşterinin talebi ve işlemin niteliği dikkate alınmalıdır.

Alıcının e-Fatura kayıt durumu değişebileceği için eski müşteri kartına güvenmek risklidir. Özellikle yeni açılan şubeler, el değiştiren işletmeler ve vergi bilgileri yenilenen müşteriler tekrar kontrol edilmelidir.

Bir alıcı hem fatura isteyen bir şirket hem de e-Fatura kullanıcısı olabilir. Bu durumda e-Arşiv seçmek, belgenin alıcı kanalına aykırı olmasına yol açabilir. Belge oluşturmadan önce alıcı türü ve kayıt kanalı doğrulanmalıdır.

Yanlış belge türü seçildiğinde yalnızca PDF dosyasını değiştirmek çözüm olmaz. İptal, yeniden düzenleme veya muhasebe düzeltmesi, belgenin gönderim durumuna göre yürütülmelidir.

Fırın e-arşiv fatura üzerinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

Fırın e-arşiv fatura üzerinde satıcı, alıcı, ürün, bedel, vergi, tarih ve belge kimliği bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Alanların doldurulma biçimi, kullanılan portal veya entegrasyon ekranının ve güncel mevzuatın gerekliliklerine uymalıdır.

Satıcı tarafında işletmenin unvanı, vergi kimlik bilgisi, adresi ve iletişim bilgileri doğru tanımlanmalıdır. Şube kullanılıyorsa belgeyi düzenleyen birim, adres ve muhasebe kayıtları arasında tutarlılık sağlanmalıdır.

Alıcı tarafında unvan veya ad soyad, vergi ya da kimlik bilgisi, adres ve gerekiyorsa iletişim bilgileri alınır. Müşterinin söylediği bilgiyi doğrudan kaydetmek yerine belge öncesi kontrol yapmak, düzeltme ihtimalini azaltır.

Ürün satırlarında ekmek, simit, pasta, poğaça veya toplu ürün kalemleri ayrı ve anlaşılır yazılmalıdır. Miktar, birim, birim fiyat, indirim, ara toplam, uygulanacak vergi ve genel toplam birbirini desteklemelidir.

Belge tarihi, seri veya numara, ödeme bilgisi ve teslimatla ilgili alanlar da kontrol edilmelidir. Vadeli kafe satışlarında ödeme koşulu, peşin tezgahtan yapılan satışla aynı şekilde gösterilmemelidir.

• Satıcının unvanı, vergi bilgisi ve adresi doğru tanımlanmıştır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve vergi bilgileri kontrol edilmiştir.
• Ürün adı, miktarı, birimi ve fiyatı satış belgesiyle uyumludur.
• İndirim, vergi, ara toplam ve genel toplam yeniden hesaplanmıştır.
• Belge tarihi ile teslimat veya satış tarihi arasında tutarsızlık bulunmamaktadır.
• Belgenin gönderileceği e-posta veya elektronik kanal doğru seçilmiştir.
• Oluşan belge, muhasebe ve kasa kayıtlarında izlenebilir şekilde saklanacaktır.

Fatura oluşturulmadan önce bu listeyi kullanmak, özellikle yoğun sabah ve akşam vardiyalarında yapılan veri giriş hatalarını azaltır. Ancak kontrol listesi, mali müşavir incelemesinin veya güncel GİB kurallarının yerine geçmez.

Fırın e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Fırın e-arşiv fatura kesmek için önce alıcının belge statüsü belirlenir, sonra müşteri ve ürün bilgileri girilir, belge kontrol edilerek elektronik ortamda gönderilir. İşlem, kullanılan GİB portalı veya özel entegratör ekranına göre değişebilir.

Yetkili personel, satış sırasında alıcıdan gerekli bilgileri almalı ve daha önce kaydedilmiş müşteri kartını güncellemelidir. Kasa ekranındaki ürün toplamı ile faturadaki tutarın farklı çıkması, gönderimden önce araştırılmalıdır.

1. Alıcının e-Fatura kayıt durumu, işlem türü ve fatura talebi kontrol edilir.
2. Alıcı kartı açılır veya mevcut kartın unvanı, kimlik bilgisi ve adresi doğrulanır.
3. Satılan ekmek, pasta, tatlı veya diğer ürünler miktarlarıyla birlikte belgeye eklenir.
4. Birim fiyat, indirim, uygulanacak vergi, ara toplam ve genel toplam kontrol edilir.
5. Belge tarihi, açıklama, ödeme bilgisi ve gerekiyorsa teslimat bilgisi tamamlanır.
6. Oluşan e-Arşiv Fatura gönderilmeden önce ön izleme veya doğrulama ekranında incelenir.
7. Belge elektronik olarak gönderilir, gönderim sonucu ve arşiv kaydı saklanır.

Gönderimden sonra yalnızca faturanın PDF görünümüne bakmak yeterli değildir. Belgenin sistemde kabul edildiği, alıcıya iletildiği ve işletmenin kayıtlarında saklandığı kontrol edilmelidir.

Alıcı e-Fatura kayıtlı çıkarsa e-Arşiv belgesi oluşturmadan işlem durdurulmalıdır. Alıcının doğru belge kanalına yönlendirilmesi, sonradan iptal ve yeniden düzenleme işlemlerini azaltır.

Fırın otomasyon yazılımı kullanıyorsa ürün kartları, vergi tanımları ve kasa entegrasyonu düzenli test edilmelidir. Elle girilen belge ile otomatik oluşan belge arasında ürün adı veya toplam farkı varsa gönderim bekletilmelidir.

e-Arşiv düzenleme yöntemlerinin ayrıntıları için e-Arşiv Fatura ürün açıklamasındaki portal, entegrasyon ve belge akışı bilgilerini inceleyebilirsiniz.

Fırında kasa fişi ile e-arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Fırında kasa fişi, uygun perakende satışlarda işlemi belgeleyen mali belgedir; e-Arşiv Fatura ise fatura bilgilerini elektronik ortamda taşıyan farklı bir belgedir. Aynı satış için hangi belgenin kullanılacağı işlem ve mevzuat kapsamına göre belirlenir.

Tezgahta yapılan satışlarda kasa sistemiyle düzenlenen belge, müşterinin fatura talebi ve alıcının statüsü değerlendirilmeden otomatik olarak e-Arşiv Faturaya çevrilmemelidir. Aşağıdaki tablo, temel ayrımı pratik olarak gösterir.

Kasa fişi ile e-Arşiv Faturanın aynı satışta birlikte kullanılması her durumda doğru değildir. Çift belge düzenlemek, satış toplamının ve vergi kaydının iki kez görünmesine neden olabilir.

Örneğin müşteri kasadan ödeme yapmış ve uygun fiş almışsa, sonradan fatura düzenlenecekse önce muhasebe süreci değerlendirilmelidir. Fişin iptali, faturayla ilişkilendirilmesi veya başka bir işlem gerekip gerekmediğini mali müşavir belirlemelidir.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura da aynı şey değildir. Her ikisi elektronik fatura olsa da alıcının sisteme kayıt durumu, gönderim kanalı ve belge türü farklıdır.

Fırın personeline bu ayrım kısa örneklerle öğretilmelidir. Bir kartta e-Fatura yazması, başka bir kartta e-Arşiv seçilmesi gerektiğini gösterir; tüm satışlara tek belge türü uygulamak güvenli değildir.

Fırınlarda e-arşiv fatura zorunluluğu ve güncel limitler nasıl kontrol edilir?

Fırınlarda e-arşiv fatura zorunluluğu, işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet durumu, hasılat veya ciro ölçütleri ve güncel GİB düzenlemelerine göre değerlendirilir. Sabit bir eski limite bakarak karar verilmemelidir.

GİB, e-belge kapsamını tebliğler, kılavuzlar ve duyurularla güncelleyebilir. Fırın sahibi yalnızca satış hacmine değil, faaliyet koduna, işletme yapısına, kullandığı kasa sistemine ve diğer e-belge yükümlülüklerine de bakmalıdır.

Bir işletmenin e-Faturaya geçmesi, e-Arşiv süreçlerini de etkileyebilir. e-Fatura kayıtlı mükellef, e-Fatura kullanmayan alıcılara yaptığı işlemlerde e-Arşiv düzenleme süreciyle karşılaşabilir.

Güncel kontrol için önce GİB e-Belge duyuruları incelenir. Ardından fırının vergi mükellefiyeti, ciro bilgisi, faaliyet kodu ve mevcut özel entegratör ya da portal kullanımı mali müşavirle birlikte değerlendirilir.

Eski internet yazılarındaki tutarlar ve geçiş tarihleri güncel olmayabilir. Mevzuat hadleri yıllık olarak güncellenebildiği için rakamı başka işletmeden kopyalamak veya yalnızca sosyal medya paylaşımına güvenmek doğru değildir.

1. Fırının güncel faaliyet kodu ve mükellefiyet türü kontrol edilir.
2. Son dönem hasılat veya ciro bilgileri muhasebe kayıtlarından alınır.
3. GİB’in güncel e-Belge duyurusu ve ilgili mevzuat metni incelenir.
4. Geçiş tarihi, belge türü ve teknik başvuru şartları mali müşavirle doğrulanır.
5. Uygulama başladıktan sonra portal, kasa ve muhasebe kayıtları birlikte izlenir.

Bu kontrol, yalnızca ilk başvuru sırasında yapılmamalıdır. Şube açılması, faaliyet değişikliği, şirket türü değişimi veya satış kanalının büyümesi sonrasında kapsam yeniden incelenmelidir.

Fırın e-arşiv fatura nasıl gönderilir ve saklanır?

Fırın e-arşiv fatura, kullanılan GİB portalı veya özel entegratör üzerinden oluşturulur, elektronik kanalla gönderilir ve belgenin aslı ile gönderim kayıtları saklanır. Sadece çıktı almak, elektronik saklama yükümlülüğünü tek başına karşılamaz.

Belgenin alıcıya hangi kanalla gönderildiği işletmenin süreçlerine göre belirlenir. E-posta adresi, elektronik posta kutusu veya sistem içi teslim seçilmişse adresin doğru yazılması ve gönderim sonucunun izlenmesi gerekir.

Alıcının e-postasına ulaşmayan belge, sistemde oluşturulduğu için otomatik olarak teslim edilmiş sayılmayabilir. Hatalı adres, dolu kutu veya teknik hata görüldüğünde gönderim kaydı ve hata mesajı saklanmalıdır.

Arşivde belgenin elektronik veri yapısı, görüntülenebilir kopyası, gönderim sonucu ve ilgili işlem kayıtları bulunmalıdır. PDF, okumayı kolaylaştırır; fakat işletmenin elindeki asıl elektronik belge ve doğrulama kayıtları ayrıca korunmalıdır.

Fırın, belgeleri yalnızca tek bir bilgisayarda tutmamalıdır. Yetkili kullanıcı erişimi, düzenli yedekleme, dosya adlandırma ve dönem bazlı klasörleme uygulanmalıdır. Arşiv kaydının sonradan değiştirilememesi veya değişikliğin izlenebilmesi önemlidir.

Şube ve merkez birlikte çalışıyorsa belge numarası, satış noktası ve muhasebe kaydı arasında ilişki kurulmalıdır. Aynı faturanın iki farklı şubeden oluşturulması, müşteri hesabında veya stok kayıtlarında mükerrerlik yaratabilir.

Belge saklama süresi, işletmenin tabi olduğu mevzuata göre uygulanmalıdır. Portal hizmeti kullanılırken saklama kapsamı, yedekleme yöntemi ve erişim koşulları yazılı olarak incelenmeli; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü dikkate alınmalıdır.

Fırın e-arşiv faturada en sık yapılan hatalar nelerdir?

Fırın e-arşiv faturada en sık yapılan hatalar, alıcının kayıt durumunu kontrol etmemek, yanlış vergi bilgisi girmek, kasa fişiyle faturayı mükerrer düzenlemek ve gönderim kaydını izlememektir.

Yoğun satış saatlerinde çalışanlar, eski müşteri kartını doğrulamadan kullanabilir. Ürün kartlarında yanlış birim, eski fiyat veya hatalı vergi tanımı bulunması da faturanın muhasebe kaydıyla uyuşmamasına yol açar.

• Alıcının e-Fatura kullanıp kullanmadığı kontrol edilmeden e-Arşiv seçilir.
• Şirket unvanı, vergi kimlik numarası veya adres eski müşteri kartından alınır.
• Kasa fişi düzenlendikten sonra aynı satış için muhasebe bağlantısı kurulmadan fatura kesilir.
• Ürün miktarı, birim fiyatı veya indirim bilgisi satış kaydıyla eşleşmez.
• Fatura oluşturulur ancak alıcıya gönderim sonucu takip edilmez.
• İptal veya iade gereken belge, sistemden silinerek yok edilmiş gibi düşünülür.

Yanlış: Müşteri şirketse her zaman e-Arşiv Fatura kesilir. Doğru: Önce müşterinin e-Fatura kayıt durumu, fatura talebi ve işlem niteliği kontrol edilir.

Yanlış: Fatura PDF olarak indirildiyse süreç tamamlanmıştır. Doğru: Belgenin elektronik kabulü, alıcıya iletimi ve arşiv kaydı da doğrulanır.

Hataları azaltmak için vardiya başlangıcında kısa bir kontrol yapılabilir. Çalışan, müşteri kartını açar, belge türünü teyit eder, ürün toplamını kasa ekranıyla karşılaştırır ve gönderim sonucunu kaydeder.

Fırın sahibi haftalık olarak iptal edilen, yeniden düzenlenen ve gönderilemeyen belgeleri incelemelidir. Tekrarlayan hata, personel dikkatsizliğinden çok yanlış yetki, hatalı ürün kartı veya entegrasyon ayarına işaret edebilir.

Fırın e-arşiv fatura iptali ve iadesi nasıl yapılır?

Fırın e-arşiv fatura iptali ve iadesi, belgenin gönderim durumu, hatanın türü ve ürünün geri dönüp dönmediğine göre yürütülür. Düzenlenmiş belge sessizce silinmez; uygun iptal, iade veya yeniden düzenleme yöntemi kullanılır.

Belge henüz kesinleştirilmeden fark edilen hata, portalın izin verdiği aşamada düzeltilmelidir. Belge alıcıya gönderildiyse veya kayıt altına alındıysa iptal süreci, kullanılan sistemdeki kurallar ve mevzuattaki süreler dikkate alınarak başlatılır.

Ürün iadesi ile bilgi hatası aynı işlem değildir. Kafenin geri gönderdiği ürün için iade ve muhasebe kaydı gerekir; yanlış vergi numarası veya unvan için ise belgenin iptali ve doğru bilgilerle yeniden düzenlenmesi gündeme gelebilir.

İptal, iade veya düzeltme işlemi yapıldığında ilk belgenin numarası, yeni belgenin numarası, tarih ve işlem gerekçesi ilişkilendirilmelidir. Böylece kasa, stok, cari hesap ve vergi kayıtları aynı olayı gösterir.

Yanlış: Düzenlenen e-Arşiv Faturanın PDF dosyası değiştirilip aynı numarayla yeniden kaydedilir. Doğru: Belgenin durumuna göre iptal, yeniden düzenleme veya iade süreci işletilir ve önceki kayıt korunur.

Bir fırın, teslim edilen pastanın bir bölümünün geri dönmesi halinde yalnızca stok ekranını değiştirmemelidir. İade belgesinin kim tarafından düzenleneceği, ürünün ticari niteliği ve muhasebe kaydı mali müşavirle belirlenmelidir.

İptal talebi, alıcının onayı veya sistemdeki süre koşulları yönteme göre değişebilir. Bu nedenle işlemi başlatmadan önce kullanılan portalın güncel kılavuzu, GİB duyurusu ve mali müşavirinizin yönlendirmesi kontrol edilmelidir.

Küçük bir fırın e-arşiv fatura sürecini nasıl yönetir?

Küçük bir fırın e-arşiv fatura sürecini, perakende kasa satışlarını, işletmelere yapılan teslimatları ve gelen tedarikçi belgelerini ayrı kontrol ederek yönetebilir. Böylece yoğun satış ile muhasebe işlemi birbirine karışmaz.

Örnek olarak Güneş Fırını, sabah saatlerinde tüketicilere ekmek ve poğaça satar. Tezgahtaki her işlem için uygun kasa belgesi kullanılır. Müşteri fatura istediğinde ise alıcı bilgileri ve fatura düzenleme şartları ayrıca kontrol edilir.

Aynı fırın, yakındaki bir kafeye haftada birkaç kez tatlı teslim edebilir. Kafenin e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir. Kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse ve fatura düzenlenmesi gerekiyorsa e-Arşiv Fatura süreci değerlendirilir.

Fırın, kafeden unvan, vergi bilgisi, adres ve teslimat detaylarını alır. Siparişteki ürünler ayrı satırlara yazılır. Belge gönderilmeden önce sipariş formu, teslim kaydı, kasa veya banka tahsilatıyla tutar karşılaştırılır.

Gün sonunda sorumlu çalışan, oluşturulan faturaları ve kasa hareketlerini listelemelidir. Bir satış hem fiş hem fatura olarak görünüyorsa neden araştırılır. Alıcıya gitmeyen, iptal edilen veya yeniden düzenlenen belgeler ayrıca işaretlenir.

Ev teslimatında tüketicinin fatura talebi, işletmeye yapılan toplu teslimattan farklı yönetilir. Teslimatı yapan personel, müşteri bilgisini kendi telefonuna kaydetmek yerine işletmenin yetkili ekranını kullanmalıdır.

Kafeye ürün gönderilirken e-İrsaliye veya başka bir sevk belgesi yükümlülüğü doğup doğmadığı da ayrıca incelenmelidir. e-Arşiv Fatura, her durumda taşıma veya sevk belgesinin yerine geçmez.

Bu örnekteki görev paylaşımı, fırın sektörüne özel belge süreçleri ve güncel mali müşavir talimatıyla birlikte uygulanmalıdır. Küçük işletmede tek kişi çalışsa bile alıcı, belge ve gönderim kontrolleri atlanmamalıdır.

Fırın e-arşiv fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Fırın e-arşiv fatura kontör ihtiyacı, yalnızca müşterilere kesilen belgelerle değil, kullanılan hizmet kapsamındaki gelen ve giden tüm e-belgelerle hesaplanmalıdır. Efaturakontor sisteminde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür.

Örneğin bir fırın, dört haftalık dönemde varsayımsal olarak 120 giden e-Arşiv Fatura ve 32 gelen tedarikçi e-Faturası alırsa toplam 152 belge hareketi oluşur. Her belgenin bir kontör sayıldığı modelde ihtiyaç da 152 kontördür.

Bu hesapta iade faturaları, yeniden düzenlenen belgeler ve diğer e-belge türleri ayrıca izlenmelidir. Fırının e-İrsaliye, e-SMM veya başka bir belge kullanması halinde bu belgelerin havuza dahil edilip edilmediği hizmet koşullarından kontrol edilmelidir.

En sık hata, yalnızca satış adedini saymaktır. Un, maya, ambalaj veya diğer tedarikçilere ait gelen e-Faturalar da kontör tüketimini etkileyebilir. Bu nedenle muhasebe ve portal raporları aynı dönem için karşılaştırılmalıdır.

Fırın sahibi aylık belge sayısını üç grupta izleyebilir: giden satış belgeleri, gelen tedarikçi belgeleri ve düzeltme ya da iade belgeleri. Her grubun aylık toplamı, gelecek dönem ihtiyacının daha gerçekçi görülmesini sağlar.

Kontör tüketimi satış tutarına göre değil, belge hareketine göre değişir. Çok sayıda düşük tutarlı perakende belge düzenleyen bir fırın ile az sayıda toplu satış yapan fırının ihtiyacı bu nedenle aynı olmayabilir.

Paket belirlenirken kullanım süresi, tüm e-belgelerde ortak havuz olup olmadığı, gelen belgelerin sayım yöntemi ve teknik tanımlama süresi incelenmelidir. Güncel kullanım koşulları ve mali müşavirinizin operasyon önerisi birlikte değerlendirilmelidir.

Özet: 5 maddede fırın e-arşiv fatura kuralları

Fırın e-arşiv fatura sürecinin temel kuralı, doğru alıcıya doğru belgeyi düzenlemek, elektronik gönderimi izlemek ve kayıtları mevzuata uygun korumaktır. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamada kullanılabilecek kısa bir kontrol çerçevesi sunar.

• Alıcı statüsünü kontrol edin. Müşterinin şirket olması tek başına e-Arşiv anlamına gelmez. e-Fatura kayıt durumu, fatura talebi ve işlemin niteliği birlikte değerlendirilmelidir.
• Bilgileri belge öncesinde doğrulayın. Unvan, vergi veya kimlik bilgisi, adres, ürün, miktar, fiyat, vergi, tarih ve toplam alanları kasa veya sipariş kaydıyla karşılaştırılmalıdır.
• Fiş ve faturayı mükerrer düzenlemeyin. Perakende satışta uygun kasa belgesi kullanıldıysa aynı satış için ayrıca fatura düzenlenmesinin gerekip gerekmediği muhasebe süreciyle belirlenmelidir.
• Gönderim ve arşiv kaydını izleyin. PDF indirmek yeterli değildir. Elektronik belgenin kabulü, alıcıya iletimi, gönderim sonucu ve ilgili muhasebe kayıtları saklanmalıdır.
• İptal ve zorunluluk değişikliklerini takip edin. Düzenlenmiş belge silinmemeli; iptal, iade veya yeniden düzenleme yöntemi kullanılmalıdır. Hadler ve tarihler için güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Fırın çalışanları bu maddeleri vardiya kontrol formuna ekleyebilir. Haftalık olarak gönderilemeyen belgeler, iptaller, iade kayıtları, müşteri kartı değişiklikleri ve gelen belgeler incelenirse tekrar eden hatalar erken fark edilir.

Kontör ihtiyacı bulunan fırınlar, e-belge paketlerini karşılaştırırken gelen ve giden her belgenin birer kontör düşürdüğünü hesaba katmalıdır. Güncel mevzuat ve işletmeye özel uygulama için mali müşavirinizin görüşünü alın.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve kullanım süresi 12-18 ay arasındadır. Ücretsiz e-fatura portalı ile Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneklerini değerlendirirken, gelen ve giden belge sayımını işletmenizin gerçek hacmine göre kontrol edin.