Fatura Senaryosu Nedir? Tanımı ve Dikkat Edilecekler

Fatura senaryosu, e-Fatura belgesinin işlem akışını ve alıcının elektronik yanıt verip vermeyeceğini belirleyen belge profilidir. Temel Fatura ve Ticari Fatura, en sık kullanılan senaryolardır.

Bu açıklama; e-Fatura düzenleyen işletmelere, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yardımcı olur. Senaryo ile fatura türünü ayırır, doğru seçim adımlarını gösterir ve yanlış seçim sonrasında izlenecek yolu açıklar.

Fatura senaryosu nedir ve hangi bilgiyi belirler?

Fatura senaryosu, e-Fatura belgesinin teknik ve işlemsel profilidir. Bu profil, belgenin hangi elektronik akışla alıcıya gönderileceğini ve alıcının sistem üzerinden yanıt üretip üretemeyeceğini gösterir. Senaryo, faturanın satış veya iade olduğunu tek başına açıklamaz.

Senaryo bilgisi, e-Fatura teknik verilerinde profil alanı olarak taşınır. Kullanılan özel entegratör veya muhasebe programı bu alanı ekranda farklı bir adla gösterebilir. Bazı ekranlarda seçenekler, işlem türüne veya belge profiline göre ayrı listelenir.

Temel senaryoda alıcıdan elektronik kabul ya da ret yanıtı beklenmez. Ticari senaryoda ise alıcı, sistemin izin verdiği yanıt akışı üzerinden kabul, ret veya ilgili yanıt seçeneklerini kullanabilir. Bu fark, belgenin ticari sonucundan çok elektronik iletişim yöntemini belirler.

Örneğin bir işletme, kayıtlı bir alıcıya normal satış faturası düzenleyebilir. İşlem için elektronik onay gerekmiyorsa Temel Fatura senaryosu uygun olabilir. Alıcının sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı vermesi gerekiyorsa Ticari Fatura değerlendirilir. Son karar, işlem şartları ve güncel GİB kuralları incelenerek verilir.

Uygulamada senaryo, fatura oluşturma ekranındaki Profil, Senaryo veya Belge Profili alanından seçilir. Seçim yapıldıktan sonra ön izleme ekranında yalnızca görsel bilgileri değil, alıcı ve belge türü alanlarını da kontrol etmek gerekir. Çünkü ekrandaki varsayılan profil, her müşteri ve işlem için doğru olmayabilir.

Karşı durumda, alıcı e-Fatura kullanıcısı olsa bile elektronik kabul ya da ret gerekmeyebilir. Aynı şekilde özel bir işlem, standart Temel veya Ticari profil yerine farklı teknik koşullar isteyebilir. Bu nedenle senaryoyu yalnızca alıcının şirket olması veya programın önerisi üzerinden belirlemeyin.

Fatura senaryosu türleri nelerdir ve ne zaman kullanılır?

Yaygın fatura senaryosu türleri Temel Fatura ve Ticari Faturadır. İhracat, kamu veya yolcu işlemleri gibi özel profiller de belirli şartlarda kullanılabilir. Bir senaryonun yazılımda görünmesi, her işlemde kullanılabileceği anlamına gelmez.

Temel ve Ticari Fatura, bütün işletmeler için otomatik olarak birbirinin alternatifi değildir. Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı, işlemde yanıt ihtiyacı bulunup bulunmadığı ve özel bir belge akışının gerekip gerekmediği birlikte incelenir.

Özel senaryolarda belge üzerinde ek bilgiler, farklı iletim adımları veya belirli taraf koşulları bulunabilir. Yazılımda hazır gelen bir seçeneği yalnızca alışkanlıkla işaretlemek doğru değildir. Güncel GİB duyurusunu, teknik kılavuzu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Senaryo seçimini bir karar sırasıyla yapmak hataları azaltır. Önce belgenin hangi e-belge türünde düzenleneceği belirlenir. Sonra alıcının kayıt durumu doğrulanır. Ardından kabul veya ret yanıtının gerekli olup olmadığı incelenir. Özel profil ihtimali varsa standart seçeneklerden biri seçilmeden önce teknik kılavuz kontrol edilir.

Örneğin aynı şirket, standart mal satışı için Temel Fatura kullanabilir. İhracat bağlantılı işleminde ise özel bilgi ve iletim adımları nedeniyle farklı bir profil değerlendirebilir. Yazılımda görünen seçeneklerin tümünü genel kullanım seçeneği olarak kabul etmek yerine işlem bazlı kayıt oluşturun.

Temel fatura senaryosu nerede kullanılır ve nasıl işler?

Temel fatura senaryosu, alıcının e-Fatura sistemi üzerinden kabul veya ret yanıtı vermesinin beklenmediği işlemlerde kullanılır. Bu senaryoda belge alıcıya iletilir, fakat ticari senaryodaki elektronik cevap akışı kurulmaz.

Perakende zincirine, düzenli kurumsal müşteriye veya sözleşmesinde elektronik kabul şartı bulunmayan bir alıcıya yapılan satışlarda temel senaryo gündeme gelebilir. Ancak alıcının şirket olması tek başına Ticari Fatura zorunluluğu oluşturmaz. İşlemdeki yanıt ihtiyacı ayrıca değerlendirilir.

Temel Fatura, fatura türü değildir. Örneğin satış niteliğindeki bir belge, uygun koşullarda temel senaryo ile gönderilebilir. İade, tevkifat veya istisna gibi farklı fatura türleri ise ayrıca belge amacı ve vergi uygulaması dikkate alınarak seçilir. Konunun ayrıntıları için temel fatura nedir? açıklamasına bakılabilir.

Temel senaryoda gönderimden sonra yapılacak kontrol, kabul yanıtı aramak değildir. Belgenin sistemde başarıyla oluşturulması, alıcıya iletilmesi ve arşiv kaydının oluşması gibi durumlar izlenir. Muhasebe personeli, bu durumu cari hesap kaydıyla karşılaştırmalı ve belge numarasını işlem dosyasına eklemelidir.

Karşı durumda alıcı, sözleşmeye dayanarak elektronik ret veya kabul beklediğini bildirirse temel senaryo seçimi yeniden değerlendirilir. Bu talep, faturanın otomatik olarak ticari senaryoya çevrileceği anlamına gelmez. Önce talebin hukuki ve operasyonel dayanağı yazılı olarak netleştirilmelidir.

1. Önce alıcının e-Fatura sisteminde kayıtlı olup olmadığını kontrol edin.
2. İşlemin satış, iade, tevkifat veya istisna niteliğini ayrı alanda belirleyin.
3. Alıcıdan elektronik kabul veya ret yanıtı gerekip gerekmediğini netleştirin.
4. Belgeyi gönderdikten sonra iletim ve sistem durumunu muhasebe kaydıyla karşılaştırın.

Ticari fatura senaryosu nasıl çalışır ve ne zaman seçilir?

Ticari fatura senaryosu, alıcının e-Fatura sistemi üzerinden elektronik yanıt vermesinin beklendiği akıştır. Alıcı, sistemin sunduğu seçenekler ve geçerli uygulama kuralları çerçevesinde faturayı kabul edebilir, reddedebilir veya ilgili yanıtı oluşturabilir.

Bu senaryoda gönderen taraf, yalnızca faturanın başarıyla iletilmesine bakmamalıdır. Alıcının yanıtı, yanıtın tarihi ve sistemdeki belge durumu da izlenmelidir. Kabul yanıtı, belgenin alıcı tarafından elektronik akışta kabul edildiğini gösterir; tahsilat yapıldığını göstermez.

Alıcıdan onay alınması gereken bir işlemde temel senaryo kullanmak, tarafların beklediği iş akışını oluşturmayabilir. Buna karşılık her kurumsal satışta ticari senaryo seçmek de zorunlu değildir. Sözleşme, sipariş süreci, alıcı talebi ve güncel teknik kurallar birlikte değerlendirilmelidir.

Bir alıcının sözlü olarak ticari senaryo istemesi, seçimin tek dayanağı olmamalıdır. İşletme, talebin hangi belgeye ve hangi işlem akışına ait olduğunu yazılı olarak netleştirmelidir. Kabul yanıtı nedir? sorusunun cevabı, bu senaryodaki yanıt adımını anlamaya yardımcı olur.

Uygulamada satış personeli, ticari senaryolu faturayı gönderdiği anda işi tamamlanmış saymamalıdır. Muhasebe veya cari hesap sorumlusu, gönderim ekranından yanıt durumunu belirli aralıklarla kontrol etmelidir. Ret varsa gerekçe, ilgili sipariş ve teslim kayıtlarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış: Ticari senaryo seçildiğinde faturanın ödemesi kesinleşmiş kabul edilir. Doğru: Ticari senaryo yalnızca elektronik yanıt akışını gösterir; ödeme, teslim ve sözleşme koşulları ayrı belgelerle izlenir.

Fatura senaryosu ile fatura türü aynı şey midir?

Hayır, fatura senaryosu ile fatura türü aynı şey değildir. Senaryo, belgenin elektronik yanıt ve iletim akışını belirler. Fatura türü ise belgenin satış, iade, tevkifat, istisna veya başka bir işlem amacı taşıdığını gösterir.

Fatura türleri yazılımda SATIS, IADE, TEVKIFAT, ISTISNA veya benzeri seçeneklerle görülebilir. Bu seçeneklerin tamamı her işlemde kullanılmaz. Doğru fatura türü; ürünün, hizmetin, vergi uygulamasının ve işlemin hukuki niteliğinin incelenmesiyle belirlenir.

Yanlış: İade faturası düzenlenecekse otomatik olarak Ticari Fatura seçilir. Doğru: Önce belgenin IADE türünde olup olmadığı, sonra alıcıyla gereken elektronik yanıt akışı ve uygun senaryo belirlenir.

Örneğin bir işletme, satış işlemi için SATIS fatura türünü ve Temel Fatura senaryosunu birlikte kullanabilir. Başka bir işlemde yine SATIS türü, fakat alıcı yanıtı gerektiği için Ticari Fatura senaryosu seçilebilir. Senaryo değişirken fatura türünün de otomatik olarak değişmesi gerekmez.

Bu ayrım, muhasebe kaydı ile elektronik belge durumunun karıştırılmasını önler. Senaryo seçimi doğru olsa bile fatura türü yanlışsa belge içeriği hatalı olabilir. Fatura türü doğru olsa bile senaryo yanlışsa tarafların beklediği yanıt akışı oluşmayabilir.

Kontrol sırasında iki ayrı soru sorulmalıdır: Bu belge hangi işlemi belgeliyor ve bu belge hangi elektronik yanıt akışıyla gönderilecek? İlk soru fatura türünü, ikinci soru senaryoyu yönlendirir. Bu iki cevap aynı olabilir, fakat aynı alanı ifade etmez.

Doğru fatura senaryosu nasıl seçilir?

Doğru fatura senaryosu, alıcının kayıt durumuna, işlemin niteliğine ve beklenen yanıt akışına göre seçilir. Seçim, faturayı hazırlamadan hemen önce değil, sipariş veya sözleşme sürecinde netleştirilirse sonradan düzeltme ihtimali azalır.

İlk kontrol, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığıdır. Bu bilgi, düzenleme anındaki GİB kayıtlarından veya yetkili uygulamadaki mükellef sorgulama ekranından doğrulanmalıdır. Mükellef Sorgulama işlemi, yalnızca alıcının adını yazıp tahmin yürütmekten daha güvenlidir.

İkinci kontrol, alıcının kabul veya ret yanıtına gerçekten ihtiyaç duyup duymadığıdır. Sipariş onayı, teslim teyidi ve ödeme onayı aynı şey değildir. Elektronik fatura yanıtı, bu iş süreçlerinden hangisini temsil ediyorsa senaryo seçimi ona göre yapılmalıdır.

• Alıcının e-Fatura mükellefiyetini düzenleme anında kontrol edin.
• İşlem için özel ihracat, kamu veya başka bir belge profili gerekip gerekmediğini inceleyin.
• Fatura türünü senaryodan bağımsız olarak satış, iade veya vergi uygulamasına göre belirleyin.
• Alıcıyla beklenen yanıtı, ret gerekçesini ve belge takip sorumluluğunu önceden netleştirin.

Bu kontrollerden sonra yazılımda seçilen senaryo, taslak XML veya ön izleme üzerinden tekrar doğrulanmalıdır. Emin olunmayan özel işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Alıcının isteği, mevzuata aykırı bir profile geçmek için tek başına yeterli değildir.

Adım adım uygulamada çalışan önce müşteri kartını açar, alıcı unvanı ve vergi bilgilerini kontrol eder. Sonra sipariş veya sözleşmede yanıt şartını arar. Fatura türünü belirledikten sonra senaryoyu seçer ve göndermeden önce ön izleme ile alıcı bilgilerini karşılaştırır.

Karşı durumda müşteri kartındaki kayıt eskiyse, ekrandaki otomatik seçim güvenilir olmayabilir. Özellikle uzun süredir işlem yapılmayan müşterilerde kayıt sorgusu yeniden yapılmalıdır. Sonuç ile müşteri beyanı uyuşmuyorsa belge gönderilmeden önce mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Fatura senaryosu ile kabul yanıtı arasındaki ilişki nedir?

Kabul yanıtı, alıcının Ticari Fatura senaryosundaki elektronik cevabıdır. Bu yanıt, alıcının faturayı sistem akışı içinde kabul ettiğini gösterebilir. Ancak kabul yanıtı ödeme, teslimat veya hizmetin eksiksiz tamamlandığı anlamına gelmez.

Temel Fatura senaryosunda aynı kabul veya ret akışı bulunmaz. Alıcı faturaya itiraz etmek, düzeltme istemek veya belgeyi kabul etmediğini bildirmek istiyorsa farklı hukuki ve operasyonel yollar gündeme gelebilir. Bu yolların uygulanması, belgenin türüne ve işlem durumuna göre değerlendirilir.

Ticari senaryoda yanıt durumunun izlenmesi gerekir. Gönderen taraf, sadece gönderim başarılı mesajını kaydetmemeli; faturanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve yanıt üretilip üretilmediğini de takip etmelidir. Yanıtın bulunmaması, her zaman faturanın reddedildiği anlamına gelmez.

Takip için gönderim tarihi, belge numarası, alıcı yanıtı ve yanıt tarihi aynı kayıt üzerinde tutulabilir. Cari hesap sorumlusu bu alanları sipariş numarası ve teslim belgesiyle eşleştirir. Böylece kabul yanıtı, tahsilat veya teslim kaydıyla karıştırılmadan raporlanır.

Uzman notu: Kabul yanıtını tahsilat onayı gibi kullanmayın. Fatura durumu, banka hareketi, teslim belgesi ve sözleşmedeki ödeme koşulları ayrı kayıtlar olarak takip edilmelidir.

Bir çalışan, kabul yanıtı oluştuğu için faturayı hemen tahsil edilmiş kabul ederse raporlama hatası doğabilir. Aynı şekilde ticari senaryoda ret yanıtı alınması da tek başına yeni faturanın hangi içerikle düzenleneceğini açıklamaz. Ret nedeni ve mali müşavir değerlendirmesi ayrıca kayda alınmalıdır.

Karşı durumda yanıt ekranında bekleyen veya teknik hata veren belge için doğrudan yeni fatura düzenlenmemelidir. Önce iletim kaydı, alıcı bilgileri ve sistem mesajı incelenir. Gerekirse alıcıyla teknik durum teyit edilir ve uygulanacak işlem güncel kurallara göre belirlenir.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura senaryosu aynı mıdır?

Hayır, e-Fatura ve e-Arşiv fatura senaryosu aynı elektronik akışı ifade etmez. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki GİB sistemi üzerinden yürüyen bir belgedir. e-Arşiv ise alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı veya işlem kurallarının e-Arşiv gerektirdiği durumlarda ayrı belge ve iletim düzenine sahiptir.

e-Fatura tarafında Temel Fatura ve Ticari Fatura gibi profil seçenekleri, alıcının elektronik yanıt akışını etkiler. e-Arşiv faturada ise belge profili, alıcıya iletim yöntemi, raporlama ve iptal süreçleri farklı değerlendirilebilir. Bir e-Fatura senaryosunu e-Arşiv faturaya doğrudan kopyalamak doğru değildir.

Örneğin bir kafenin son tüketiciye yaptığı satışta alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı ve e-Arşiv koşulları incelenir. Aynı kafenin vergi mükellefi bir şirkete verdiği toplu hizmette ise alıcının kayıt durumu ve uygun e-belge akışı yeniden kontrol edilir. Alıcının şirket olması tek başına aynı senaryoyu zorunlu kılmaz.

Program ekranında senaryo alanı görünse bile, önce belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğu belirlenmelidir. e-Fatura süreçlerinde kayıtlı alıcı, senaryo ve yanıt akışı birlikte değerlendirilir. e-Arşiv işlemlerinde ise güncel GİB kuralları, belge tipi ve raporlama adımları ayrıca incelenmelidir.

Belgenin iptali veya itirazı da iki sistemde aynı şekilde ilerlemeyebilir. Bu nedenle yanlış belge türü seçildiğinde yalnızca senaryo alanını değiştirerek sorunu çözmeye çalışmayın. Güncel GİB duyurusunu, kullanılan yazılımın kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge düzenleme ekranında e-Fatura ve e-Arşiv seçenekleri ayrı görünmüyorsa, kullanıcı yetkileri veya yazılım ayarları kontrol edilmelidir. Ekran alanının görünmemesi, iki belgenin aynı olduğu anlamına gelmez. Önce belge türü, sonra alıcı profili ve raporlama gereği doğrulanmalıdır.

Fatura senaryosu seçiminde hangi hatalara dikkat edilir?

Fatura senaryosu seçimindeki en yaygın hatalar, alıcı kaydını kontrol etmemek ve senaryo ile fatura türünü aynı alan sanmaktır. Bir başka hata, daha önce kullanılan şablonu yeni işlemlere hiçbir kontrol yapmadan kopyalamaktır.

Alıcının e-Fatura kayıt durumu değişebilir. Ayrıca aynı alıcıyla yapılan iki işlem, yanıt gereksinimi veya özel belge koşulu bakımından farklı olabilir. Bu nedenle müşteri kartındaki eski seçim, düzenleme anındaki güncel kontrolün yerine geçmez.

Yanlış: Yazılımda Ticari Fatura seçeneği göründüğü için her kurumsal satışta bu senaryo kullanılır. Doğru: İşlemin yanıt gerektirip gerektirmediği, alıcının durumu ve varsa sözleşme şartı birlikte incelenir.

Bir diğer hata, ticari senaryoda gönderilen belgeyi yanıt durumunu takip etmeden kapatmaktır. Kabul, ret veya bekleyen durumlar muhasebe ve satış ekiplerine aktarılmalıdır. Temel senaryoda ise alıcının sistem üzerinden ret vermesinin beklenmediği bilinmelidir.

Hataları azaltmak için yazılımda zorunlu alan kontrolü, müşteri kartı doğrulaması ve belge ön izleme kullanılabilir. Bu kontroller mevzuat danışmanlığının yerine geçmez. Özellikle ihracat, kamu, istisna veya farklı teslim koşulları bulunan işlemlerde manuel uzman kontrolü gerekir.

Kontrol listesinde yalnızca senaryo alanına bakmak yetersizdir. Alıcı VKN veya TCKN bilgisi, belge türü, vergi kodları, sipariş referansı ve özel profil gereği birlikte incelenmelidir. Gönderimden sonra sistem durumu ile muhasebe programındaki kayıt da karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Önceki ay kullanılan fatura şablonu, aynı müşterinin bütün yeni işlemlerinde aynen kullanılır. Doğru: Her yeni işlemde alıcı kaydı, belge amacı ve yanıt ihtiyacı yeniden doğrulanır.

Fatura senaryosu yanlış seçilirse ne yapılır?

Fatura senaryosu yanlış seçildiğinde belgeyi hemen silmek veya aynı numarayla yeniden düzenlemek doğru yaklaşım değildir. Önce belgenin taslakta mı, gönderilmiş mi, alıcıya ulaşmış mı veya yanıtlanmış mı olduğu belirlenmelidir.

Yanlış senaryo, belgenin otomatik olarak geçersiz olduğu anlamına da gelmez. Düzeltme yöntemi; belgenin e-Fatura ya da e-Arşiv olması, işlem tarihi, alıcı durumu, yanıt kaydı ve ilgili mali süreçlere göre değişir. Bu nedenle belge statüsü ekran görüntüsü veya sistem kaydıyla saklanmalıdır.

1. Belgenin profilini, fatura türünü ve sistemdeki mevcut durumunu kontrol edin.
2. Alıcıya teslim edilip edilmediğini ve Ticari Fatura ise yanıt oluşturulup oluşturulmadığını doğrulayın.
3. Durumu mali müşavire ve gerektiğinde alıcıya yazılı olarak bildirin.
4. İptal, itiraz, düzeltme veya yeni belge yolunun hangisi olduğunu işlem türüne göre belirleyin.
5. Yeni belge gerekiyorsa önce eski belgenin referansını ve açıklama alanlarını kontrol edin.

İptal ve itiraz mekanizması, fatura senaryosunu geriye dönük değiştiren basit bir menü değildir. Uygun durumlarda e-Belge İptal/İtiraz Portalı kullanılabilir; ancak portalın hangi belge ve durumlarda geçerli olduğu ayrıca doğrulanmalıdır.

Yanlış seçim vergi kaydı, stok hareketi veya cari hesap kaydıyla bağlantılıysa yalnızca elektronik belge ekranını düzeltmek yeterli olmayabilir. Belgeyi iptal etmeden, yeni kayıt oluşturmadan veya karşı tarafa yeniden göndermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge taslak aşamasındaysa senaryo çoğu uygulamada gönderimden önce değiştirilebilir. Gönderim tamamlandıysa kullanıcı, değişiklik seçeneği yerine belgenin statüsüne göre düzeltme sürecini izlemelidir. Her iki durumda da eski ve yeni kayıtların hangi nedenle ilişkilendirildiği açıklanmalıdır.

Karşı durumda yalnızca alıcının talebiyle mevcut belgeyi yok sayıp yeni belge kesmek, mükerrer kayıt riski doğurabilir. Önce gönderim ve yanıt kayıtları alınmalı, ardından uygulanacak yöntem mali müşavirle teyit edilmelidir.

Küçük işletmeler fatura senaryosunu nasıl seçer?

Küçük işletmeler fatura senaryosunu müşteri türüne göre değil, her işlemin alıcı kaydı ve elektronik yanıt ihtiyacına göre seçmelidir. Aynı işletme, tüketiciye yaptığı satışta e-Arşiv akışı kullanırken kayıtlı bir şirkete verdiği hizmette e-Fatura düzenleyebilir.

Örneğin Deniz Kafe, günlük tüketici satışlarında alıcı bilgilerini ve e-Arşiv koşullarını kontrol eder. Bir şirketin toplantı ikramı için toplu hizmet verdiğinde şirketin e-Fatura mükellefiyetini sorgular. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge akışı buna göre belirlenir; temel veya ticari senaryo seçimi ise yanıt ihtiyacına göre ayrıca değerlendirilir.

Kafe sahibi, müşterinin sadece sözlü olarak onay istediğini duyduğunda doğrudan Ticari Fatura seçmemelidir. Sipariş sözleşmesinde elektronik kabul şartı olup olmadığı, teslimin nasıl kanıtlanacağı ve muhasebe ekibinin hangi statüyü izleyeceği netleştirilmelidir.

• Her müşteri için kayıt durumunu düzenleme öncesinde kontrol edin.
• Son tüketici ve vergi mükellefi alıcı işlemlerini ayrı iş akışlarında yönetin.
• Sık kullanılan şablonlarda fatura türü ve senaryo alanlarını düzenli olarak gözden geçirin.
• Ticari senaryoda yanıt durumunu, temel senaryoda ise alternatif itiraz kayıtlarını takip edin.

Bu yöntem market, eczane, kafe ve serbest çalışan işletmeler için de uygulanabilir. İşlem hacmi düşük olsa bile yanlış senaryo, alıcıyla mutabakatı ve muhasebe kaydını etkileyebilir. Olağan dışı işlemlerde işletme sahibi, yazılım desteğiyle yetinmeden mali müşavirinden görüş almalıdır.

Örneğin mahalle eczanesi, düzenli kurumsal müşterisine ürün teslim ettiğinde önce müşterinin güncel e-Fatura durumunu kontrol eder. Sipariş belgesinde elektronik yanıt şartı varsa bunu ayrıca kayda alır. Böylece müşteri kartındaki eski senaryo yerine işlem dosyasındaki güncel bilgi kullanılır.

Küçük işletmeler için pratik yöntem, her müşteri kartına senaryo seçimini kalıcı biçimde kilitlemek değil, seçim nedenini kısa bir notla saklamaktır. Alıcı, işlem veya sözleşme değiştiğinde bu not yeniden değerlendirilir. Özel işlemde güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınır.

Özet: 5 maddede fatura senaryosu nedir?

Fatura senaryosu, e-Fatura belgesinin alıcıya hangi elektronik akışla gönderileceğini ve yanıt mekanizmasının bulunup bulunmayacağını belirleyen profildir. Doğru seçim, yalnızca yazılım ekranındaki varsayılan seçeneğe bakılarak yapılamaz.

Aşağıdaki beş madde, fatura senaryosu seçimini günlük uygulamada kontrol edilebilir hale getirir.

Bu beşli kontrol, özellikle farklı müşteri ve belge türleriyle çalışan küçük işletmelerde düzenli uygulanmalıdır. Her işlemde aynı senaryoyu varsaymak yerine alıcı, işlem amacı ve elektronik yanıt ihtiyacı birlikte değerlendirilmelidir.

• Fatura senaryosu, e-Fatura belgesinin temel veya ticari elektronik akışını belirler; faturanın satış, iade veya istisna niteliğini tek başına göstermez.
• Temel Fatura, alıcıdan sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı beklenmeyen işlemlerde değerlendirilir; Ticari Fatura, elektronik yanıt akışının gerekli olduğu işlemlerde kullanılır.
• Fatura türü ile senaryo farklı alanlardır. SATIS, IADE, TEVKIFAT veya ISTISNA gibi türler, işlemin amacını ve vergi uygulamasını açıklarken senaryo iletişim akışını açıklar.
• Seçimden önce alıcının e-Fatura kayıt durumu, işlemin özel profil gerektirip gerektirmediği ve kabul ya da ret yanıtının gerekli olup olmadığı kontrol edilmelidir.
• Yanlış senaryoda belge hemen silinmemeli veya yeniden düzenlenmemelidir. Belge durumu incelenmeli, alıcı ve mali müşavir bilgilendirilmeli, uygun iptal veya düzeltme yolu güncel kurallara göre seçilmelidir.

Kontör ve belge akışını değerlendiren işletmeler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi için güncel hizmet koşullarını kontrol edin.