Enerji Faturası Senaryosu Nedir? Tanımı ve Dikkat Edilecekler

Enerji faturası senaryosu, enerji sektöründeki e-Fatura belgelerinin teknik profilini ve ilgili veri akışını tanımlayan yapı demektir. Bu profil, sistemlerde çoğunlukla ENERJI seçeneğiyle gösterilir.

Bu açıklama; elektrik, doğal gaz ve benzeri hizmetlerde e-belge düzenleyen işletmelere yardımcı olur. Ayrıca enerji faturası alan muhasebe ekipleri, mali müşavirler ve yazılım entegrasyonu yapan teknik personel doğru kontrol noktalarını öğrenebilir.

Enerji faturası senaryosu nedir ve neyi ifade eder?

Enerji faturası senaryosu, enerji işlemlerine ait e-Fatura belgesinin hangi teknik kurallarla oluşturulacağını ifade eder. UBL-TR yapısında bu seçim, belgenin profil bilgisinde veya yazılım ekranındaki senaryo alanında görülebilir.

Senaryo; faturanın sektörünü, veri beklentisini ve işlem akışını tanımlayan teknik bir tercihtir. Bu tercih tek başına vergi oranını, fatura tutarını, ödeme vadesini veya enerji tarifesini belirlemez.

Enerji ifadesi, faturanın mutlaka her elektrik tüketimi için aynı şekilde düzenleneceği anlamına gelmez. İşlemin niteliği, tarafların e-belge durumu ve güncel teknik kurallar birlikte değerlendirilir.

Senaryo ile belge türü birbirinden farklıdır. E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer elektronik belgeler belge türünü gösterirken, enerji senaryosu belirli fatura akışının teknik profilini anlatır.

Bu ayrım, yazılım ekranlarında yapılan hataları azaltır. Bir kullanıcı sadece açıklamasında elektrik geçen her belgeyi ENERJI profilinde düzenlememelidir.

Senaryo, bir API anahtarı gibi erişim bilgisi değildir. API anahtarı sistem bağlantısını yetkilendirirken, fatura senaryosu belgenin elektronik yapısını sınıflandırır.

Yanlış profil seçimi, belgenin teknik doğrulama sırasında hata almasına veya alıcı sisteminde beklenmeyen şekilde işlenmesine neden olabilir. Bu nedenle seçim, faturanın ticari içeriğiyle karşılaştırılarak yapılmalıdır.

Örneğin bir elektrik tedarikçisi, kurumsal abonenin sözleşme ve tüketim verilerini fatura kaynağından alır. Ardından belge türünü, alıcının kayıt durumunu ve enerji profilinin uygulanabilirliğini kontrol eder. Bu sıralama, ekrandaki varsayılan seçeneğin doğrudan kullanılmasından daha güvenlidir.

Enerji senaryosu, faturanın bütün ticari ve vergisel kararlarını tek başına açıklamaz. Tarife, bedel, vergi ve ödeme bilgileri ayrı veri alanlarında değerlendirilir; teknik profil yalnızca belgenin ilgili elektronik akışını gösterir.

Enerji faturası senaryosu hangi e-belgelerde kullanılır?

Enerji faturası senaryosu öncelikle enerji işlemine ilişkin e-Fatura akışında değerlendirilir. Kullanılan yazılımda ENERJI seçeneğinin bulunması, bu seçeneğin her belge için otomatik kullanılacağı anlamına gelmez.

E-Fatura düzenleyen enerji tedarikçisi, dağıtım şirketi veya ilgili hizmet sağlayıcı; alıcının kayıt durumu, fatura içeriği ve teknik kurallara göre uygun profili seçer.

Alıcının e-Fatura mükellefi olması, göndericinin her zaman enerji senaryosu kullanmasını tek başına gerektirmez. Belgenin konusu, tarafların kayıt bilgileri ve ilgili kılavuz birlikte incelenmelidir.

e-Arşiv Fatura ise farklı bir elektronik belge akışıdır. Enerji hizmeti e-Arşiv olarak düzenleniyorsa, e-Arşiv profil kuralları ayrıca uygulanır; e-Fatura için kullanılan profil doğrudan kopyalanmaz.

Bu nedenle e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini ayrı ekranlarda ve ayrı doğrulama kurallarıyla takip etmek gerekir. E-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçleri aynı belge değildir.

e-İrsaliye, e-SMM veya e-Müstahsil Makbuzu gibi belgelerde enerji faturası senaryosu kullanılmaz. Çünkü bu belgeler farklı işlem türlerini ve farklı teknik veri modellerini temsil eder.

Yazılım sağlayıcıları aynı seçeneği farklı adlarla gösterebilir. Ekranda enerji, ENERJI veya enerji faturası ifadesi bulunabilir; kesin değerlendirme için oluşturulan XML profil alanı kontrol edilmelidir.

Belge akışını belirlerken önce işlemin fatura mı, sevk belgesi mi, mesleki hizmet belgesi mi olduğunu ayırın. Aynı tüketim bilgisi bir sözleşme ekinde bulunabilir; bu bilgi tek başına o belgenin e-Fatura enerji profiline sahip olduğunu kanıtlamaz.

Enerji hizmetiyle birlikte bakım, bağlantı veya danışmanlık bedeli faturalandırılıyorsa, ana işlemin niteliği ayrıca incelenmelidir. Karma içerikli belgelerde yazılımın otomatik profil seçimine güvenmek yerine teknik kılavuz ve mali müşavir görüşü kullanılmalıdır.

Enerji faturası senaryosu nerede kullanılır?

Enerji faturası senaryosu, elektrik ve doğal gaz gibi enerji hizmetlerinin faturalandırıldığı kurumsal e-belge akışlarında kullanılır. Kullanım alanı, hizmetin niteliği ve güncel GİB teknik kurallarıyla belirlenir.

Elektrik tedarikçileri, dağıtım şirketleri veya enerji satışı yapan işletmeler, tüketim bilgilerini faturaya aktarırken bu senaryoyu değerlendirebilir. Faturada abonelik, sayaç ve tüketim dönemi gibi bilgiler bulunabilir.

Doğal gaz tedarikinde de sözleşme, tüketim ve dönem verileri elektronik faturanın satırlarına veya ilgili açıklama alanlarına taşınabilir. Ancak her doğal gaz belgesinin aynı profile sahip olduğu varsayılmamalıdır.

Enerji üretimi, ikili anlaşma veya hizmet bedeli içeren işlemlerde faturanın gerçek konusu ayrıca incelenir. Sadece şirketin enerji sektöründe bulunması, tüm faturaların ENERJI profiliyle düzenleneceğini göstermez.

Su, atık su, ısıtma veya site ortak gideri gibi hizmetler enerjiyle ilişkili görünebilir. Buna rağmen ilgili belge için ENERJI profilinin kullanılıp kullanılmayacağı otomatik kabul edilmemelidir.

Enerji faturası alan işletme, gönderen tarafın senaryosunu kendisi seçmez. Alıcı; gelen belgedeki profil, fatura türü, dönem, tutar ve tüketim bilgilerinin sözleşmesiyle uyumunu kontrol eder.

Konut müşterilerine veya e-Fatura kullanıcısı olmayan kişilere düzenlenen belgelerde farklı belge akışları uygulanabilir. Bu durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kullanım kararında üç soru birlikte yanıtlanmalıdır: Hizmetin gerçek konusu nedir, hangi belge düzenleniyor ve alıcı hangi elektronik akışta yer alıyor? Bu soruların biri belirsizse, profil seçimi gönderimden önce durdurulmalıdır.

Örneğin enerji şirketi, kendi ofisindeki bilgisayar bakım hizmetini faturalandırırken yalnızca enerji sektöründe faaliyet gösterdiği için ENERJI profiline yönelmemelidir. Profil, şirket unvanına değil, düzenlenen belgenin işlem niteliğine göre değerlendirilir.

Enerji senaryosu temel ve ticari faturadan nasıl ayrılır?

Enerji senaryosu, sektör ve veri yapısını anlatır; temel veya ticari fatura ifadeleri ise fatura işleme akışına ilişkin farklı bir ayrımı gösterebilir. Bu kavramlar aynı anlamda kullanılmamalıdır.

Bir yazılımda seçenekler tek bir menüde listelense bile, her seçeneğin teknik amacı farklı olabilir. Kullanıcı, sadece alıcının faturayı kabul edip etmeyeceğine bakarak enerji profilini seçmemelidir.

Tablodaki ayrımlar, uygulama ekranlarının adlandırmasına göre değişebilir. Esas alınması gereken bilgi, belgenin XML profil alanı ve ilgili teknik kılavuzdaki kullanım açıklamasıdır.

Enerji senaryosu seçilmiş olması, faturanın ticari fatura sürecindeki tüm özelliklere sahip olduğu anlamına gelmez. Senaryo seçimi ile yanıt, itiraz ve kabul akışları ayrı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Elektrik tüketimi bulunan her faturada temel veya ticari seçeneklerden biri rastgele seçilir. Doğru: Önce belgenin enerji profiline uygunluğu, sonra sistemin izin verdiği işlem akışı incelenir.

Bir faturanın temel akışta düzenlenmesi, enerjiye ilişkin teknik verilerin gereksiz olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde ticari akış tercihi, sayaç veya abonelik bilgilerinin kontrol edilmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Bu nedenle muhasebe ekibi, ekran alanlarını iki ayrı kontrol grubuna ayırabilir. İlk grup profil ve belge türünü, ikinci grup ise yanıt, kabul, itiraz ve kayıt durumunu kapsar.

Enerji faturasında hangi bilgiler bulunur?

Enerji faturasında genellikle satıcı ve alıcı bilgileri, abonelik bilgileri, tüketim dönemi, ölçüm verileri, birim fiyat ve vergi bilgileri bulunur. Her alanın zorunluluğu işlem türüne göre değişebilir.

Satıcı tarafında unvan, vergi kimlik numarası, adres ve elektronik posta gibi tanımlayıcı bilgiler yer alır. Alıcı tarafında ise unvan, vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisi, adres ve elektronik fatura adresi kontrol edilir.

Abonelik ya da sözleşme numarası, faturanın hangi hizmet ilişkisine ait olduğunu gösterir. Bir işletmenin birden fazla şubesi varsa, sözleşme ve tesisat bilgilerinin doğru şubeyle eşleştirilmesi gerekir.

Sayaç numarası, ilk ve son endeks, tüketim miktarı ve ölçü birimi; enerji faturasında tutarın nasıl oluştuğunu açıklayabilir. Faturanın yapısına göre bu bilgiler satırda veya açıklama bölümünde bulunabilir.

Tüketim dönemi, faturanın kesilme tarihinden farklı olabilir. Örneğin ayın sonunda düzenlenen fatura, önceki dönemin belirli günlerini kapsayabilir; muhasebe kaydı bu ayrımı dikkate almalıdır.

Birim bedel, dağıtım bedeli, fon, vergi ve diğer hizmet kalemleri ayrı satırlarda gösterilebilir. Oran ve tutarlar için belgenin kendi hesaplaması ile sözleşme veya tarife kaydı karşılaştırılmalıdır.

Her enerji faturasında aynı alanların zorunlu olduğu varsayılmamalıdır. Eksik görünen alan için önce faturanın türü, düzenleme sistemi ve güncel teknik kılavuz incelenmeli; gerektiğinde mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Muhasebe personeli bu bilgileri kontrol ederken yalnızca toplam tutara bakmamalıdır. Satır toplamı, vergi matrahı, vergi tutarı ve genel toplam arasında aritmetik uyum aranmalı; yuvarlama farkları ayrıca not edilmelidir.

Faturadaki açıklama alanı, zorunlu teknik alanların yerine geçmez. Bir veri yalnızca açıklamada yazıyorsa, entegrasyon yazılımının bu bilgiyi raporlara aktarabildiği ve ilgili kılavuzun beklentisini karşıladığı doğrulanmalıdır.

Enerji faturası senaryosu nasıl seçilir?

Enerji faturası senaryosu, belge gönderilmeden önce işlem konusu, taraf bilgileri ve teknik profil birlikte kontrol edilerek seçilir. Aşağıdaki sıra, hatalı profil kullanımını azaltır.

1. Önce belgenin e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı olduğunu belirleyin.
2. Gönderici ve alıcının e-belge kayıt durumunu, vergi kimlik bilgilerini ve elektronik adreslerini doğrulayın.
3. İşlemin elektrik, doğal gaz veya başka bir hizmet olduğunu ve enerji profiline gerçekten uyup uymadığını inceleyin.
4. Sözleşme, abonelik, tesisat, sayaç ve tüketim dönemi bilgilerini fatura kaynağıyla karşılaştırın.
5. ERP veya özel entegratör ekranında uygun profil seçimini yapın ve oluşan XML içindeki ProfileID alanını kontrol edin.
6. Test veya doğrulama ekranında şema hatası bulunmadığını gördükten sonra belgeyi gönderin.

Gönderimden önce alıcı alias bilgisi, fatura numarası ve belge tarihinin de kontrol edilmesi gerekir. Profil doğru olsa bile bu alanlardan biri hatalıysa belge işleme alınmayabilir.

Gönderilmiş bir belge üzerinde sessizce değişiklik yapılamaz. Hata bulunursa uygulanacak iptal, itiraz, iade veya yeni belge süreci; belgenin durumuna ve mevzuata göre belirlenir.

Entegrasyon kullanan işletmeler, test ortamındaki sonucu gerçek gönderimden önce incelemelidir. Teknik bağlantı için API anahtarı güvenliği de ayrıca kontrol edilmelidir.

Uygulama sırasında önce fatura verisini kaynaktan alın, sonra profil seçimini yapın. Profil seçildikten sonra ön izleme, XML doğrulaması ve gönderim yanıtı ayrı ekranlardan incelenmelidir.

Yanlış: Yazılımda varsayılan olarak ENERJI seçiliyse belge doğrudan gönderilir. Doğru: Varsayılan değer, yalnızca başlangıç önerisidir; belge içeriği ve XML ProfileID alanı gönderimden önce doğrulanır.

Enerji faturasında alias ve alıcı bilgisi nasıl doğrulanır?

Alias, e-Fatura kullanıcısının elektronik sistemdeki adres etiketidir; enerji faturası senaryosundan farklı bir tanımlama bilgisidir. Doğru alias, belgenin doğru alıcı kutusuna yönlenmesine yardımcı olur.

Gönderici, alıcının vergi kimlik numarasını ve güncel alias bilgisini resmi kullanıcı listesi veya kullandığı entegrasyon ekranı üzerinden kontrol etmelidir. Eski bir alias, teknik olarak geçersiz veya yanlış yönlendirilmiş olabilir.

Alıcının şube, kamu birimi veya farklı ticari birim için birden fazla alias adresi bulunabilir. Bu nedenle sadece unvanı aratmak yerine vergi kimlik numarası, adres ve ilgili birim birlikte doğrulanmalıdır.

Alias yani etiket, faturanın enerji senaryosunda olup olmadığını göstermez. Alias adresi alıcının elektronik teslim noktasını, senaryo ise belgenin teknik profilini ifade eder.

Gelen faturada alıcı bilgileri, şirketin kendi kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Unvan veya vergi numarası doğru görünse bile tesisat, sözleşme ve şube bilgilerindeki uyumsuzluk ayrıca araştırılmalıdır.

Alias değişikliği yapan işletmeler, tedarikçilerine güncel bilgiyi bildirmelidir. Değişiklik sonrası düzenlenen ilk faturalar, gelen kutusu ve muhasebe yazılımı arasında ayrıca izlenmelidir.

Yanlış: Alias doğruysa enerji senaryosu da doğrudur. Doğru: Alias teslim adresini, ENERJI profili ise belgenin teknik yapısını doğrular; iki kontrol ayrı yapılır.

Doğrulama sırasında şirket unvanındaki küçük yazım farkları da kayda alınmalıdır. Vergi kimlik numarası doğru olsa bile yanlış şube aliası, faturanın farklı bir birime veya muhasebe hesabına aktarılmasına neden olabilir.

Alıcı tarafında uygulanabilir pratik sıra şöyledir: önce elektronik adresi, sonra vergi kimlik numarasını, ardından şube ve tesisat bilgisini karşılaştırın. Uyumsuzluk varsa belgeyi muhasebe kaydına almadan tedarikçiden teyit isteyin.

Enerji faturasında numara, dönem ve sayaç nasıl kontrol edilir?

Enerji faturasında numara, dönem ve sayaç bilgileri; belgenin muhasebe kaydı ve tüketim doğrulaması için birlikte kontrol edilir. Bu alanlar senaryodan bağımsız görünse de senaryonun veri amacını destekler.

Fatura numarası, aynı seri içinde tekrar etmeyen ve belgenin izlenmesini sağlayan tanımlayıcıdır. Seri ve sıra düzeni için fatura numarası serisi kurallarını ayrıca inceleyin.

Düzenleme tarihi, son ödeme tarihi ve tüketim dönemi aynı tarih değildir. Muhasebe ekibi bu tarihleri ayrı alanlara kaydetmeli ve giderin hangi döneme ait olduğunu belge içeriğiyle birlikte değerlendirmelidir.

Sayaç numarası, tesisat adresi ve abonelik numarası arasında tutarlılık aranmalıdır. Bir işletmenin farklı şubeleri varsa, doğru sayaç kaydının yanlış şubeye aktarılması gider ve stok analizini bozabilir.

İlk ve son endeks arasındaki fark, faturadaki tüketim miktarıyla karşılaştırılır. Ölçü birimi veya çarpan bilgisi varsa, teknik kayıtla faturadaki değer aynı ölçekte değerlendirilmelidir.

Yanlış: Fatura tarihi ayın son günündeyse tüketim dönemi de aynı aydır. Doğru: Faturada yazan başlangıç ve bitiş tarihleri okunur, muhasebe dönemi buna göre değerlendirilir.

Fatura numarası veya sayaç bilgisi hatalıysa belgeyi yalnızca yazılımda düzeltmek yeterli değildir. Tedarikçiden açıklama, düzeltme belgesi veya uygulanabilir resmi işlem istenmeli ve kayıtlar buna göre güncellenmelidir.

Kontrolü kolaylaştırmak için önceki faturanın numarası, sayaç endeksi ve tüketim miktarı aynı ekranda karşılaştırılabilir. Farkın nedeni kampanya, tarife, sayaç değişimi veya dönemsel okuma farkı olabilir; olağandışı değer hemen hatalı kabul edilmemelidir.

Birden fazla tesisatı bulunan işletmeler, kayıtlarını tesisat bazında tutmalıdır. Toplam tüketimi tek satırda izlemek, hangi şubenin giderinin arttığını gizleyebilir ve tedarikçiye yöneltilecek düzeltme talebinin kapsamını belirsizleştirebilir.

Enerji faturası senaryosunda kontör ve arşivleme nasıl yönetilir?

Enerji faturası senaryosunda kontör yönetimi, gönderilen ve alınan e-belgelerin ayrı ayrı izlenmesini gerektirir. Belgenin senaryosu kontör miktarını değiştirmez; işlem sayısı ve kullanılan hizmet modeli önemlidir.

efaturakontor.com kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle enerji tedarikçisinden gelen faturalar, işletmenin kendi gönderdiği faturalar ve tekrar gönderim gerektiren belgeler birlikte planlanmalıdır.

Kontör hesabı yapılırken yalnızca düzenlenecek faturalar sayılmamalıdır. Gelen kutusundaki belgeler, farklı şirket veya şube akışları, test gönderimleri ve hatalı belge sonrası yeni gönderimler de ayrıca değerlendirilmelidir.

Havuz kontör, farklı e-belge türlerinde ortak kullanım mantığını anlatır. Ancak hangi belgenin kaç kontör tükettiği, hizmet koşulları ve işlem tanımıyla birlikte kontrol edilmelidir.

Arşivleme sırasında XML dosyası, görüntü dosyası, gönderim yanıtı ve muhasebe kaydı birbiriyle ilişkilendirilmelidir. Sadece PDF görüntüsünü saklamak, teknik doğrulama için gereken bilgileri eksik bırakabilir.

• Enerji faturasının gelen mi, giden mi olduğunu kontrol edin.
• Belgenin senaryo ve belge türünü gönderim yanıtıyla karşılaştırın.
• XML, görüntü ve sistem yanıtının aynı fatura numarasına ait olduğunu doğrulayın.
• Kontör hareketini dönemsel raporla karşılaştırın.
• Arşivleme ve erişim yetkilerini muhasebe sorumlularıyla gözden geçirin.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanan işletmeler, gelen ve giden kutularını düzenli izlemelidir. Portalda sunulan güvenli saklama süresi işletme kayıt politikasının yerine geçmez; kendi yedekleme ve yetkilendirme prosedürü de oluşturulmalıdır.

Pratik bir arşiv kaydında fatura numarası, gönderici, alıcı, dönem, belge türü, senaryo ve sistem yanıtı aynı kayıt altında tutulabilir. Böylece denetim veya mutabakat sırasında yalnızca PDF aramak yerine belgenin bütün elektronik izi bulunur.

Kontör raporu ile muhasebe kayıtlarını ay sonunda karşılaştırmak, beklenmeyen tüketimi erken gösterir. Gelen belgeler de kontör düşürdüğü için yalnızca satış faturalarını izlemek, gerçek kullanımın eksik hesaplanmasına yol açabilir.

Küçük işletme enerji faturası senaryosunu nasıl kontrol eder?

Küçük bir market, enerji faturası senaryosunu seçmez; elektrik veya doğal gaz tedarikçisinin gönderdiği belgenin doğru profil ve bilgilerle geldiğini kontrol eder. Bu ayrım, sorumlulukların karışmasını önler.

Örneğin market sahibi, üç şubesine ait faturaları aynı kullanıcı hesabında alıyor olabilir. İlk kontrol, her faturadaki vergi kimlik numarası, şube adresi, tesisat numarası ve sözleşme bilgisini eşleştirmektir.

İkinci kontrolde fatura numarası, düzenleme tarihi ve tüketim dönemi muhasebe programına aktarılır. Aynı faturanın iki kez kaydedilmesini önlemek için numara-seri ve tedarikçi bilgisi birlikte aranır.

Üçüncü kontrolde sayaç endeksleri ve tüketim miktarı önceki dönemle karşılaştırılır. Olağan dışı fark varsa, faturayı doğrudan reddetmek yerine sayaç okuma, tarife değişikliği veya mahsuplaşma açıklaması araştırılır.

Market sahibi kendi müşterilerine ürün satışı için fatura düzenliyorsa, bu satış faturaları enerji senaryosuyla karıştırılmamalıdır. Ürün satışı için uygun e-Fatura veya e-Arşiv akışı ayrıca belirlenir.

Şubelerden biri e-Fatura kullanıcısı değilse, o şube için uygulanacak belge türü farklı olabilir. Bu durumda işletme, tüm şubeler için tek bir senaryo varsaymak yerine kayıt durumunu ayrı kontrol etmelidir.

Kontrol sonucunda tutarsızlık bulunursa muhasebe kaydı geçici olarak işaretlenir ve tedarikçiden açıklama istenir. Belgeyi silmek, PDF üzerinde değişiklik yapmak veya aynı numarayla yeni kayıt açmak doğru yöntem değildir.

Market sahibi bu süreci aylık bir kontrol tablosuyla yönetebilir. Tabloya şube adı, fatura numarası, tüketim dönemi, sayaç değeri, toplam tutar ve kontrol sonucu yazılır; açıklaması alınan farklar ayrıca işaretlenir.

Faturanın profili doğru görünse bile tüketim bedeli sözleşmeyle uyuşmuyorsa muhasebe kaydı bekletilebilir. Bu yaklaşım, teknik kabul ile ticari doğruluğun farklı kontroller olduğunu gösterir ve hatalı gider kaydını önler.

Enerji faturası senaryosunda hangi hatalardan kaçınılır?

Enerji faturası senaryosunda en yaygın hatalar, sektör adını otomatik seçim sanmak, e-Fatura ile e-Arşiv akışını karıştırmak ve tüketim dönemini fatura tarihiyle aynı kabul etmektir.

Birinci hata, fatura açıklamasında elektrik veya doğal gaz kelimesi geçtiği için ENERJI profilini koşulsuz seçmektir. İşlemin gerçek konusu ve kullanılan belge akışı birlikte incelenmeden seçim yapılmamalıdır.

Yanlış: Fatura üzerinde sayaç numarası bulunuyorsa belge mutlaka enerji senaryosundadır. Doğru: Sayaç bilgisi, profil seçimini destekleyen bir veri olabilir; kesin karar teknik kurallarla verilir.

İkinci hata, alıcı alias bilgisini senaryo kodu sanmaktır. Alias alıcının elektronik adresini gösterir; profil kodu ise belgenin hangi teknik akışta üretildiğini ifade eder.

Yanlış: Alıcı faturayı gelen kutusunda gördüyse bütün bilgiler doğrudur. Doğru: Gelen belge; unvan, vergi numarası, dönem, sayaç, tutar ve sözleşme bilgileriyle ayrıca karşılaştırılır.

Uzman notu: Profil seçimini yalnızca yazılım ekranındaki varsayılan değere bırakmayın; düzenlenen XML içindeki profil bilgisini ve gönderim yanıtını birlikte kontrol edin.

Üçüncü hata, reddedilen veya hata alan belgeyi aynı içerikle tekrar tekrar göndermektir. Önce hata kodunun nedeni anlaşılmalı, ardından alias, XML alanları ve belge numarası yeniden doğrulanmalıdır.

GİB teknik kılavuzları, duyuruları ve özel entegratör ekranları zamanla güncellenebilir. Mevzuat, profil kapsamı veya zorunlu alanlar konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hata incelemesinde ekran görüntüsüyle yetinmeyin; XML, gönderim zamanı, belge numarası ve sistem yanıtını birlikte saklayın. Aynı hata yeniden oluşursa bu kayıtlar teknik destek ve mali müşavirle yapılacak görüşmeyi somutlaştırır.

Bir belgenin reddedilmesi her zaman ticari içeriğin yanlış olduğu anlamına gelmez. Teknik alan, alias, şema veya bağlantı sorunu bulunabilir; düzeltme yapılmadan yeni gönderim başlatmak aynı hatayı tekrarlatabilir.

Özet: 5 maddede enerji faturası senaryosu nedir?

Enerji faturası senaryosu, enerji işlemlerine ait elektronik faturanın teknik profilini tanımlar. Doğru değerlendirme için sektör, belge türü, alıcı bilgileri, tüketim verileri ve güncel teknik kurallar birlikte incelenmelidir.

• Tanım: Enerji senaryosu, sistemlerde çoğunlukla ENERJI olarak görülen ve enerji faturalarının teknik veri akışını tanımlayan profildir; vergi oranı veya ödeme koşulu değildir.
• Kullanım alanı: Elektrik ve doğal gaz gibi hizmetlerde değerlendirilebilir; ancak enerjiyle ilişkili görünen her su, ısıtma veya ortak gider belgesi otomatik olarak bu profile alınmaz.
• Belge ayrımı: E-Fatura, e-Arşiv Fatura ve diğer elektronik belgeler farklı belge türleridir; enerji profili bu türlerin yerine geçmez ve her akış kendi kurallarıyla incelenir.
• Veri kontrolü: Vergi kimlik numarası, alias, fatura numarası, abonelik, sayaç, tüketim dönemi, birim bedel ve vergi kalemleri birbirleriyle uyumlu olmalıdır.
• Güncellik: Teknik profil ve zorunlu alanlar değişebileceği için güncel GİB duyurusu, teknik kılavuz ve mali müşavir görüşü gönderimden önce kontrol edilmelidir.

Enerji faturası alan işletme, senaryoyu çoğunlukla seçmez; gelen belgenin doğru bilgilerle düzenlendiğini ve kendi muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olduğunu doğrular. Enerji faturası düzenleyen işletme ise profil seçimini belge türü ve alıcı bilgileriyle birlikte yapar.

Son kontrol, belgeyi kimin düzenlediğini ve hangi elektronik akışta aldığınızı netleştirmelidir. Ardından XML profil alanı, alias, tüketim dönemi, sayaç bilgisi, muhasebe kaydı ve kontör hareketi birlikte izlenmelidir.

efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği bulunur. Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresiyle sunulur.