e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır? e-Fatura ile Birlikte Başvuru

e-Arşiv başvurusu, e-Fatura başvurusu ile aynı anda planlanabilir; ancak süreç her işletmede aynı formdan ilerlemez. GİB Portalı, özel entegratör veya uygun doğrudan entegrasyon seçimi, belge hacmine ve teknik yapıya göre yapılır.

Bu rehber, e-Fatura ve e-Arşiv sistemine geçecek işletmeler için başvuru sırasını açıklar. Gerekli bilgi ve belgeleri, alıcı türüne göre belge seçimini, aktivasyon sonrasındaki kontrolleri ve sık yapılan hataları birlikte gösterir.

e-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır? e-Fatura ile Birlikte Başvuru

e-Arşiv başvurusu, e-Fatura başvurusu ile birlikte veya e-Fatura aktivasyonundan sonra yapılabilir. Hangi seçeneğin uygulanacağı, işletmenin mevcut e-belge kaydına ve tercih ettiği kullanım kanalına bağlıdır.

İki başvurunun aynı gün planlanması, iki belgenin aynı amaçla kullanıldığı anlamına gelmez. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturadır. e-Arşiv faturası ise çoğunlukla e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir.

Başvuru öncesinde işletme, vergi kimlik bilgilerini ve elektronik imza aracını hazırlar. Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişilerde uygun mali mühür veya nitelikli elektronik imza kullanımı gündeme gelir.

GİB Portalı seçilirse kullanıcı belgeleri doğrudan ilgili ekranlarda oluşturur. Özel entegratör seçilirse başvuru ve teknik tanımlama, hizmet sağlayıcının yönlendirdiği formlar üzerinden tamamlanır.

Başvuru tamamlandıktan sonra yalnızca hesap açılması yeterli değildir. Kullanıcı yetkileri, belge serisi, alıcı bilgileri, gönderim yöntemi ve arşivleme süreci ayrıca test edilmelidir.

Örneğin küçük bir kafe, şirketlere yaptığı satışlarda e-Fatura; bireysel müşterilerine yaptığı satışlarda e-Arşiv kullanabilir. Kafe sahibi önce müşteri türünü, sonra doğru belge kanalını kontrol etmelidir.

Yanlış: e-Fatura ve e-Arşiv için her alıcıya aynı belge kesilir. Doğru: Alıcının sistemdeki kayıt durumu ve güncel GİB kuralları kontrol edilerek belge türü belirlenir.

e-Arşiv faturası nedir ve e-Fatura ile farkı nedir?

e-Arşiv faturası, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturadır. Bu fatura, satışın belgelendirilmesini elektronik biçimde sağlar.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcı ve satıcı arasındaki elektronik faturadır. Belge, tarafların sistemdeki posta kutularına iletilir ve ilgili uygulama üzerinden görüntülenir.

Temel fark, alıcının e-Fatura kullanıcı kayıt durumudur. Alıcı kayıtlıysa kural olarak e-Fatura, kayıtlı değilse uygulanabilir koşullarda e-Arşiv faturası düzenlenir.

Son tüketiciye yapılan satışlarda e-Arşiv yöntemi sık kullanılır. Fakat tüketicinin adı, iletişim bilgisi, vergi veya kimlik bilgisi gibi alanlar, işlemin niteliğine göre doğru doldurulmalıdır.

e-Arşiv faturası alıcıya elektronik olarak gönderilebilir veya mevzuatın izin verdiği durumda farklı teslim yöntemi kullanılabilir. Teslim şekli, başvuru kanalına ve güncel teknik kurallara göre değişebilir.

Fatura numarası, düzenleme tarihi, mal veya hizmet açıklaması, tutar ve vergi bilgileri belge üzerinde doğru yer almalıdır. Eksik ya da hatalı bilgi, başvurunun kendisinden çok belge düzenleme riskini artırır.

e-Arşiv başvurusu yapmak, her satışta otomatik olarak e-Arşiv kullanılacağı anlamına gelmez. Belge türü, alıcının kaydı ve işletmenin güncel yükümlülüğü birlikte değerlendirilir.

e-Arşiv başvurusu kimler için zorunludur?

e-Arşiv başvurusu, işletmenin faaliyet türüne, hasılatına, satış kanalına ve güncel mevzuattaki kapsamına göre zorunlu veya tercihe bağlı olabilir. Her işletme için tek bir eşik veya aynı tarih geçerli değildir.

GİB, e-belge kapsamını dönemsel düzenlemeler ve duyurularla değiştirebilir. Bu nedenle ciro, sektör veya satış yöntemi üzerinden karar verirken güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura sistemine kayıtlı olup e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara fatura düzenleyen işletmelerin e-Arşiv yöntemine ihtiyacı doğabilir. Bu ihtiyacın zorunluluk düzeyi, ilgili düzenlemedeki kapsamla birlikte incelenmelidir.

İnternet üzerinden satış, belirli sektörlerde faaliyet veya özel vergilendirme koşulları, e-Arşiv yükümlülüğünü etkileyebilir. Yalnızca geçmiş dönem cirosuna bakmak, güncel kapsamı anlamak için yeterli değildir.

Başvuru tercihe bağlı olsa bile elektronik fatura kullanımı operasyonel bir karar gerektirir. İşletme, müşterilerinin e-Fatura kayıt durumunu nasıl sorgulayacağını ve hatalı belgeyi nasıl düzelteceğini önceden belirlemelidir.

Sadece e-Fatura kullanıcılarına satış yapan bir işletmenin fiili e-Arşiv ihtiyacı düşük olabilir. Buna rağmen faaliyet alanına ilişkin özel zorunluluk bulunup bulunmadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Belirli bir ciroya ulaşmayan hiçbir işletme e-Arşiv kullanamaz. Doğru: Gönüllü kullanım mümkündür; zorunluluk için güncel GİB düzenlemesi, sektör ve satış modeli birlikte incelenir.

e-Arşiv başvurusu öncesi hangi bilgi ve belgeler hazırlanır?

e-Arşiv başvurusu öncesi vergi kimlik bilgileri, işletme iletişim bilgileri, yetkili kullanıcı bilgileri ve elektronik imza aracı hazırlanmalıdır. Eksik bilgi, aktivasyonun uzamasına veya belge düzenleme hatasına neden olabilir.

Tüzel kişiler mali mühürlerini, gerçek kişiler ise kullanılacak uygun elektronik imza veya mali mühür seçeneğini hazır bulundurmalıdır. İmza aracının geçerlilik süresi ve bilgisayardaki sürücü kurulumu da kontrol edilmelidir.

İşletme, başvuru sırasında kullanılacak yöntemi önceden seçmelidir. Portal ekranı, özel entegratör paneli ve doğrudan entegrasyonun teknik sorumlulukları birbirinden farklıdır.

• İşletmenin unvanı, vergi numarası, vergi dairesi ve merkez adresi güncel olmalıdır.
• Başvuruyu yapacak yetkili kişinin görev ve kullanıcı yetkisi belirlenmiş olmalıdır.
• Mali mühür veya elektronik imza çalışır durumda ve geçerli süre içinde bulunmalıdır.
• Fatura düzenlenecek mal ve hizmet kalemleri, vergi oranları ve açıklamalar hazırlanmalıdır.
• Belge serisi, numara takibi ve varsa muhasebe yazılımı bağlantısı önceden planlanmalıdır.
• Alıcıya belge gönderilecek e-posta, portal veya entegrasyon kanalı belirlenmiş olmalıdır.

Şirket adresi, ticaret sicili veya vergi kaydı değişmişse önce resmi bilgiler kontrol edilmelidir. GİB kaydıyla başvuru formundaki bilgilerin uyuşmaması, kullanıcı doğrulamasında sorun çıkarabilir.

Elektronik imza hakkında ayrıntılı teknik bilgi gerekiyorsa [e-İmza ürün sayfasındaki](/urun/e-imza) güncel açıklamalar incelenebilir. Yine de imza türünün işletmeye uygunluğu için mali müşavir veya yetkili başvuru kanalı doğrulanmalıdır.

e-Arşiv başvurusu için GİB Portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon nasıl karşılaştırılır?

Üç kullanım yöntemi bulunur: GİB Portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. Seçim, belge sayısından çok işletmenin işlem düzeni, yazılım altyapısı ve teknik sorumluluk kapasitesiyle birlikte yapılmalıdır.

GİB Portalı, belgeleri uygulama ekranından tek tek düzenleyen işletmeler için uygundur. Özel entegratör, hazır panel veya API bağlantısı isteyen işletmelere farklı çalışma seçenekleri sunar.

Yöntem değiştiğinde başvurunun teknik adımları da değişebilir. Bu nedenle portalda başlayan süreci sonradan başka kanala taşımadan önce hesap, kullanıcı ve belge geçmişi aktarımını sorun.

Belge hacmi çok düşük olsa bile yoğun kampanya dönemleri hesaba katılmalıdır. Buna karşılık yüksek hacimli bir işletme, yazılım bağlantısı olmadan portalda manuel işlem yapmanın hata riskini değerlendirmelidir.

GİB Portalı üzerinden e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?

GİB Portalı üzerinden e-Arşiv başvurusu, güncel GİB elektronik hizmet ekranındaki yönlendirmeler izlenerek ve geçerli elektronik imza aracıyla yapılır. Ekran adları zaman içinde değişebileceği için güncel menü kullanılmalıdır.

1. İşletmenin e-Fatura ve e-Arşiv kapsamını güncel GİB duyuruları üzerinden kontrol edin.
2. GİB elektronik hizmetlerine geçerli mali mühür veya elektronik imza ile giriş yapın.
3. Başvuru veya aktivasyon ekranında istenen vergi, iletişim ve yetkili kullanıcı bilgilerini doldurun.
4. e-Fatura ve e-Arşiv için kullanılacak portal, entegratör veya teknik yöntemi ilgili alanda belirtin.
5. Başvuru kaydını gönderin ve aktivasyon durumunu sistemdeki sonuç ekranından izleyin.
6. Aktivasyon sonrasında deneme belgesi düzenleyerek alıcı, numara ve gönderim bilgilerini kontrol edin.

Portal üzerinden başvuru yapılması, kullanıcı hesabının hemen fatura kesmeye hazır olduğu anlamına gelmeyebilir. Aktivasyon bildirimi, yetkili kullanıcı tanımı ve elektronik imza doğrulaması tamamlanmalıdır.

Başvuru sırasında işletme bilgileri otomatik gelirse alanları yine de kontrol edin. Otomatik gelen vergi dairesi, adres veya iletişim bilgisindeki hata, daha sonra düzenlenen belgelerde tekrarlanabilir.

GİB Portalı küçük işletmeler için pratik olabilir; ancak her belgeyi elle girmek gerekir. Günlük işlem sayısı arttığında müşteri bilgisi, stok ve tutar girişindeki tekrarlar kontrol yükünü yükseltir.

Portalda başvuru seçeneği görünmüyor veya aktivasyon ilerlemiyorsa aynı işlemi art arda tekrarlamayın. Önce GİB duyurularını, imza aracını ve kullanıcı yetkisini kontrol edin; ardından mali müşavirinize danışın.

e-Fatura ile e-Arşiv başvurusu aynı anda nasıl planlanır?

e-Fatura ile e-Arşiv başvurusu birlikte planlanırken önce müşteri grupları ve satış kanalları ayrılır. Sonra her gruba hangi elektronik belgenin düzenleneceği, başvuru yöntemiyle birlikte yazılı hale getirilir.

e-Fatura kullanıcısı olan bir şirkete satış yapıldığında sistemdeki alıcı bilgileri doğrulanır. Uygun belge e-Fatura olarak gönderilir ve alıcının elektronik posta kutusuna iletilir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme veya son tüketiciye satışta e-Arşiv faturası gündeme gelir. Alıcı bilgileri, teslim yöntemi ve fatura alanları bu belge türüne göre doldurulur.

Bu ayrım, iki ayrı muhasebe süreci kurmak anlamına gelmez. İşletme, satış ekranında alıcı durumunu belirler ve yazılımı veya portalı doğru belge türünü önerecek şekilde yapılandırır.

Örneğin bir eczane, kurumsal müşterisine yaptığı satışta alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder. Kayıtlı müşteri için e-Fatura, bireysel müşterinin reçetesiz ürün alışverişi için uygun koşullarda e-Arşiv düzenlenir.

Eczane çalışanı her müşteriyi otomatik olarak son tüketici kabul etmemelidir. Şirket unvanı ve vergi numarası verilmesi, alıcının mutlaka e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez.

Satış personeline kısa bir kontrol akışı verin: alıcı bilgisi, kayıt durumu, belge türü, tutar ve gönderim. Bu akış, başvuru tamamlandıktan sonra ortaya çıkan operasyonel hataları azaltır.

Özel entegratör üzerinden e-Arşiv başvurusu nasıl yapılır?

Özel entegratör üzerinden e-Arşiv başvurusu, hizmet hesabının açılması, işletmenin yetkilendirilmesi ve GİB uyumlu belge akışının tanımlanmasıyla yapılır. Başvuru formu ve ekran adımları seçilen hizmete göre değişebilir.

İlk adımda işletme, e-Fatura ve e-Arşiv kullanım ihtiyacını bildirir. Belge hacmi, muhasebe yazılımı, kullanıcı sayısı ve API gereksinimi, teknik kurulumun kapsamını belirler.

Sonraki adımda vergi bilgileri, yetkili kişi, iletişim adresleri ve elektronik imza bilgileri doğrulanır. Tüzel kişilerde mali mühürün başvuru yetkilisine veya ilgili sisteme uygun şekilde tanımlanması gerekir.

Hesap açıldıktan sonra kullanıcı rolleri belirlenir. Fatura düzenleyen, onaylayan, iptal talebini takip eden ve rapor görüntüleyen kullanıcıların görevleri aynı kişide toplanmak zorunda değildir.

Entegratör panelinde e-Fatura ve e-Arşiv belge türleri ayrı seçenekler olarak görülmelidir. Test ortamı varsa önce deneme belgesi düzenlenmeli, gerçek müşteriye gönderim aktivasyon sonrasına bırakılmalıdır.

1. Hizmet kanalını ve işletmenin belge senaryolarını belirleyin.
2. Başvuru formundaki vergi ve yetkili bilgilerini resmi kayıtlarla karşılaştırın.
3. Mali mühür veya elektronik imza ile yetkilendirme adımını tamamlayın.
4. Panelde kullanıcı, belge serisi ve gönderim ayarlarını tanımlayın.
5. Test belgesi düzenleyip alıcı, tutar ve teslim bilgilerini doğrulayın.

Sözleşme, saklama, destek, veri aktarımı ve iptal süreçlerini imzadan önce okuyun. Teknik başvurunun tamamlanması, işletmenin kendi muhasebe ve belge kontrol sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

e-Arşiv faturası hangi alıcıya ve hangi durumda düzenlenir?

e-Arşiv faturası, kural olarak e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya veya son tüketiciye yapılan satışlarda kullanılır. Ancak alıcının durumu ve işlem türü, güncel GİB kurallarıyla birlikte kontrol edilmelidir.

Alıcı bir şirketse unvan, vergi numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri dikkatle alınmalıdır. Bu şirketin e-Fatura kayıtlı olup olmadığı, yalnızca şirket adına bakılarak anlaşılmaz.

Alıcı e-Fatura kayıtlıysa kural olarak e-Fatura düzenlenir. Sistem alıcıyı bulamıyorsa vergi numarasını, unvanı ve kayıt sorgusunu kontrol edin; doğrudan e-Arşiv seçmek yerine nedenini araştırın.

Son tüketici işlemlerinde kimlik ve iletişim alanları, satışın niteliğine göre doldurulur. Portal veya entegratör ekranının zorunlu alanlarını rastgele ifadelerle geçmek, belge doğruluğunu zayıflatır.

İnternet satışlarında sipariş, ödeme ve teslimat bilgileri fatura verileriyle uyumlu olmalıdır. Siparişteki alıcı ile faturadaki alıcı farklıysa iade, müşteri hizmetleri ve muhasebe kayıtları zorlaşır.

Bir market, vergi numarası veren kurumsal müşterinin kayıt durumunu kontrol etmeden e-Arşiv kesmemelidir. Aynı market, bireysel müşterinin alışverişini uygun bilgilerle e-Arşiv olarak düzenleyebilir.

Belge türü seçildikten sonra fatura numarası, tarih, tutar ve vergi bilgileri son kez karşılaştırılmalıdır. Yanlış alıcıya düzenlenen belgenin düzeltilmesi, basit bir ekran değişikliğiyle tamamlanmayabilir.

e-Arşiv başvurusunda en sık yapılan hatalar nelerdir?

e-Arşiv başvurusunda en sık yapılan hatalar, başvuru kanalıyla belge düzenleme kuralının karıştırılması ve alıcı bilgilerinin doğrulanmamasıdır. Aktivasyon sonrası kontrol yapılmaması da hatayı müşteriye ulaşmadan fark etmeyi zorlaştırır.

Yanlış: e-Fatura başvurusu tamamlanınca e-Arşiv ayarları kendiliğinden her zaman hazır olur. Doğru: Kullanılan kanalın e-Arşiv aktivasyonunu ayrıca gerektirip gerektirmediği kontrol edilir.

Yanlış: Alıcı vergi numarası vermediğinde herhangi bir şirket adı yazılabilir. Doğru: Alıcı bilgilerinin işlem gerçeğine uygunluğu ve zorunlu alanların güncel kurallara göre doldurulması gerekir.

Bir başka hata, mali mühürün yalnızca başvuru günü çalışmasını kontrol etmektir. Sertifika süresi, sürücü kurulumu, bilgisayar yetkisi ve tarayıcı uyumu belge düzenleme gününden önce denenmelidir.

Yetkisiz kullanıcıyla fatura düzenlemek de önemli bir kontrol açığıdır. Kullanıcıların hangi belgeyi oluşturacağı, kimin onaylayacağı ve hatalı belgenin kim tarafından izleneceği yazılı olarak belirlenmelidir.

Uzman notu: İlk gerçek faturayı yoğun satış saatinde düzenlemeyin; önce düşük riskli bir işlemle alıcı, belge numarası, vergi ve teslim akışını test edin.

İptal, iade ve düzeltme işlemlerini başvuru sırasında mutlaka sorun. Her hata aynı yöntemle geri alınmaz; düzenleme tarihi, alıcı ve belgenin statüsü uygulanacak yolu etkileyebilir.

GİB duyurularını yalnızca başvuru gününde değil, geçiş sonrasında da izleyin. Zorunluluk kapsamı veya teknik uygulama değişirse mali müşavirinizi ve kullandığınız hizmet kanalını bilgilendirin.

e-Arşiv başvurusu tamamlandıktan sonra hangi kontroller yapılır?

e-Arşiv başvurusu tamamlandıktan sonra hesap aktivasyonu, kullanıcı yetkileri, belge serisi, alıcı bilgileri ve gönderim kanalı test edilmelidir. Bu kontroller gerçek faturaya geçmeden önce tamamlanmalıdır.

Önce sistemde işletme unvanı, vergi numarası ve adres bilgilerini açın. Bu alanlar resmi kayıtlarla uyuşmuyorsa belge düzenlemeye başlamadan önce düzeltme sürecini başlatın.

Sonra bir deneme akışı oluşturun ve alıcıya giden görüntüyü kontrol edin. Fatura üzerindeki satır açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi, toplam ve ödeme bilgileri birlikte incelenmelidir.

Belge numarası ve seri takibi de ayrıca test edilmelidir. Aynı numaranın tekrar kullanılması, yanlış serinin seçilmesi veya tarih ile numara akışının karışması sonradan izleme güçlüğü yaratır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle kontör planı yapılırken yalnızca işletmenin düzenlediği e-Arşiv faturaları değil, hizmet kapsamındaki gelen belgeler de hesaba katılmalıdır.

Elektronik arşiv, muhasebe kaydı ve yasal saklama sorumluluğu aynı kavram değildir. Kullandığınız portalın saklama özelliğini, işletmenin belge muhafaza yükümlülüğüyle birlikte mali müşavirinize değerlendirin.

İlk hafta günlük kontrol yapın: düzenlenen belgeler, başarısız gönderimler, alıcı bildirimleri ve muhasebe aktarımı karşılaştırılsın. Sorun görülürse aynı faturayı tekrar kesmeden önce belgenin mevcut durumunu inceleyin.

e-Arşiv başvurusunda GİB duyuruları ve mali müşavir neden kontrol edilmelidir?

GİB duyuruları ve mali müşavir kontrolü, e-Arşiv başvurusunun doğru kapsamda yapılmasını sağlar. Çünkü zorunluluk tarihleri, sektör koşulları, teknik kurallar ve belge uygulamaları dönemsel olarak değişebilir.

Başvuru ekranında görülen seçenek, işletmenin tüm vergi yükümlülüklerini tek başına açıklamaz. Ekran teknik işlem içindir; kapsam değerlendirmesi için faaliyet, satış kanalı ve güncel mevzuat birlikte incelenmelidir.

Mali müşaviriniz, işletmenin e-Fatura kayıt durumu ile e-Arşiv ihtiyacını muhasebe kayıtları üzerinden değerlendirebilir. Özellikle farklı şubeler, internet satışları veya birden fazla faaliyet kodu varsa bu kontrol önemlidir.

GİB duyurusu incelenirken yalnızca başlık okunmamalıdır. Yürürlük tarihi, kapsam, istisna, geçiş yöntemi, kullanıcı sorumluluğu ve teknik açıklamalar birlikte değerlendirilmelidir.

Mevzuat tutarları ve idari yaptırım tutarları yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle rakamları eski blog yazılarından almak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Başvuru yöntemi de bu değerlendirmeden etkilenebilir. Düşük hacimli bir işletme portalı seçebilir; yoğun işlem yapan işletme ise entegrasyon ihtiyacını ve iç kontrol görevlerini ayrıca planlayabilir.

Yanlış: Eski bir başvuru rehberindeki tarih ve tutar her dönem geçerlidir. Doğru: Başvuru öncesinde GİB’in güncel açıklaması, kullanılan sistemin duyuruları ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilir.

e-Arşiv başvurusu için işletme içi iş akışı nasıl kurulmalıdır?

e-Arşiv başvurusu sonrasında işletme içi iş akışı, satıştan arşivlemeye kadar görevleri sıraya koymalıdır. Böylece başvuru teknik olarak tamamlansa bile belge düzenleme süreci kişisel alışkanlıklara bırakılmaz.

İlk görev, müşterinin bilgi ve kayıt durumunu kontrol etmektir. İkinci görev, doğru belge türünü seçmektir. Üçüncü görev, tutar ve vergi bilgilerini onaylamaktır.

Belge düzenlendiğinde gönderim sonucu izlenmelidir. Alıcıya ulaşılamadıysa, e-posta hatalıysa veya sistem belgeyi reddettiyse kullanıcı bunu ayrı bir bekleyen işlem listesine almalıdır.

Muhasebe personeli, portalda oluşan belgeleri günlük veya belirlenen dönemlerde muhasebe kaydıyla karşılaştırmalıdır. Bu karşılaştırmada fatura numarası, tarih, alıcı ve toplam tutar temel kontrol alanlarıdır.

Birden fazla kullanıcı çalışıyorsa yetki sınırları açık olmalıdır. Satış personeli taslak oluşturabilir, sorumlu personel onaylayabilir ve muhasebe ekibi arşiv ile kayıt uyumunu izleyebilir.

Bu model her işletmede aynı ayrıntı düzeyinde kurulmaz. Tek kişi çalışan bir işletmede görevler aynı kişide toplanabilir; fakat kontrol adımları yine yazılı veya dijital bir listede tutulmalıdır.

İş akışını basit bir ekran notuyla başlatın: müşteri kontrolü, belge türü, tutar, gönderim ve arşiv. Düzenli kullanılan bu sıra, özellikle yoğun kampanya veya sezon dönemlerinde karışıklığı azaltır.

e-Arşiv başvurusu ile özel entegratör seçerken hangi sorular sorulmalıdır?

Özel entegratör seçerken e-Arşiv başvurusu kadar belge akışının nasıl işletileceği de sorulmalıdır. Panel, kullanıcı yetkileri, muhasebe bağlantısı, destek kanalı, saklama ve iptal süreçleri birlikte değerlendirilmelidir.

İlk soru, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin aynı kullanıcı hesabında nasıl ayrıldığıdır. Kullanıcı, yanlış belge türünü seçtiğinde sistemin uyarı verip vermediğini ve düzeltme sürecini öğrenmelidir.

İkinci soru, mevcut muhasebe veya satış yazılımıyla bağlantıdır. Veri aktarımı otomatikse hangi alanların eşleştiği, hata olduğunda kaydın nerede görüldüğü ve tekrar gönderimin nasıl yapıldığı açıklanmalıdır.

Üçüncü soru, yetkilendirme ve sertifika kullanım yöntemidir. Mali mühür veya elektronik imza işletmenin bilgisayarında mı, servis altyapısında mı kullanılacak; bu yöntemin güvenlik sorumlulukları yazılı olarak incelenmelidir.

Dördüncü soru, belge durumlarının nasıl izleneceğidir. Oluşturuldu, gönderildi, ulaştı, reddedildi veya iptal edildi gibi durumların panelde açıkça ayrılması, muhasebe takibini kolaylaştırır.

Başvuru öncesinde [sık sorulan sorular](/sss) sayfasındaki genel açıklamalar incelenebilir. Sözleşmeye özgü teknik veya ticari noktalar için doğrudan hizmet kanalından yazılı bilgi alınmalıdır.

Entegratörün hazır panel sunması, işletmenin veri doğrulama görevini ortadan kaldırmaz. Özellikle ürün, müşteri ve vergi bilgileri dış sistemden aktarılıyorsa ilk dönemlerde örnek kayıtlarla karşılaştırma yapılmalıdır.

e-Arşiv başvurusu sırasında doğrudan entegrasyon ne zaman tercih edilir?

Doğrudan entegrasyon, işletmenin kendi yazılımını GİB teknik gerekliliklerine uygun biçimde çalıştırdığı kullanım yöntemidir. Bu seçenek, teknik ekip, yazılım geliştirme kapasitesi ve sürekli bakım sorumluluğu bulunan işletmelerde değerlendirilir.

Başvurudan önce yazılımın fatura verilerini hangi formatta üreteceği belirlenmelidir. Alıcı bilgileri, satırlar, vergi hesapları, belge numarası ve gönderim yanıtları sistemde doğru eşleşmelidir.

Test, entegrasyonun en kritik adımlarından biridir. Yazılım yalnızca başarılı faturayı değil, reddedilen veya teknik hata alan belgeyi de kullanıcıya anlaşılır biçimde göstermelidir.

Doğrudan entegrasyonda GİB teknik dokümanları, sertifika işlemleri ve bağlantı sürekliliği izlenir. Yazılım güncellemesi veya sunucu değişikliği, belge gönderimini etkileyebileceğinden değişiklik yönetimi uygulanmalıdır.

Bu yöntem düşük hacimli bir işletme için gereksiz geliştirme yükü oluşturabilir. İşletme, lisans veya hizmet maliyetinden önce yazılım ekibinin bakım, test ve hata çözme kapasitesini hesaplamalıdır.

Yüksek hacimli işletmelerde ise otomatik aktarım, müşteri doğrulama ve raporlama ihtiyacı daha belirgin olabilir. Yine de seçim, yalnızca fatura sayısına değil, iç süreçlerin sürdürülebilirliğine göre yapılmalıdır.

Teknik sorumluluk işletme içinde değilse özel entegratör veya GİB Portalı daha anlaşılır bir seçenek olabilir. Karar vermeden önce güncel GİB teknik şartlarını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini kontrol edin.

e-Arşiv başvurusu sonrasında belge saklama ve kontör takibi nasıl yapılır?

e-Arşiv başvurusu sonrasında belge saklama ve kontör takibi, düzenli raporlamayla yapılmalıdır. İşletme, oluşturduğu belgelerin durumunu, arşiv erişimini ve kalan kullanım hakkını belirli aralıklarla kontrol etmelidir.

Her belge için fatura numarası, düzenleme tarihi, alıcı, tutar ve belge durumu kaydedilmelidir. Bu alanlar, muhasebe kaydı ile elektronik belge arasında hızlı karşılaştırma yapılmasını sağlar.

Arşiv erişimi yalnızca fatura görüntülemekten ibaret değildir. Belgenin gerektiğinde indirilebilmesi, yetkili kullanıcı tarafından bulunabilmesi ve kayıtlarla ilişkilendirilebilmesi de kontrol edilmelidir.

Kullandığınız hizmetin kontör modelini baştan öğrenin. efaturakontor.com kullanımında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için aylık ihtiyacı hesaplarken iki yönlü belge trafiğini dikkate alın.

Kontör hesabında yalnızca satış faturalarını saymak eksik sonuç verebilir. Gelen e-Faturalar, e-Arşiv işlemleri ve işletmenin kullandığı diğer e-belge türleri, seçilen hizmet kapsamına göre ayrıca izlenmelidir.

Arşiv hizmeti ile yasal muhafaza yükümlülüğü aynı şey değildir. Saklama hizmetinin süresi ve kapsamı ne olursa olsun, işletme güncel mevzuattaki belge koruma sorumluluğunu mali müşaviriyle değerlendirmelidir.

Ay sonunda düzenlenen belge raporu, muhasebe kayıtları ve kontör hareketleri karşılaştırılmalıdır. Fark varsa yeni belge düzenlemeden önce gönderim durumu, iptal kaydı ve aktarım hatası incelenmelidir.

Özet: 5 maddede e-Arşiv başvurusu

e-Arşiv başvurusu için önce işletmenin zorunluluk durumu ve müşteri profili belirlenir. Ardından başvuru kanalı seçilir, elektronik imza hazırlanır, aktivasyon tamamlanır ve gerçek fatura öncesinde kontrollü bir deneme yapılır.

• 1. e-Arşiv başvurusu ile e-Fatura başvurusunu birlikte planlayabilirsiniz; ancak e-Fatura kayıtlı alıcı ile son tüketici için kullanılacak belge türlerini ayırmalısınız.
• 2. Zorunluluk kapsamını ciro, sektör veya satış kanalına göre tahmin etmek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmelisiniz.
• 3. GİB Portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon arasında seçim yaparken belge hacmini, yazılım bağlantısını, kullanıcı sayısını ve teknik sorumluluğu birlikte değerlendirmelisiniz.
• 4. Başvuru için vergi bilgilerini, yetkili kullanıcıyı ve geçerli mali mühür veya elektronik imzayı hazırlamalı; aktivasyon sonrasında deneme belgesi düzenlemelisiniz.
• 5. İlk gerçek faturadan sonra alıcı bilgisi, belge numarası, gönderim sonucu, muhasebe kaydı, arşiv erişimi ve kontör hareketini düzenli olarak karşılaştırmalısınız.

Başvuru yönteminizi seçmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; teknik destek veya başvuru bilgileri için [iletişim sayfasını](/iletisim) kullanabilirsiniz.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur.