e-Fatura Geçiş Takvimi: Zorunlulukta İlk 30 Gün Yapılacaklar

e-Fatura geçiş takvimi başladıysa ilk 30 günde başvuru bilgilerini, imza aracını, kullanım kanalını, portal ayarlarını, testleri, belge akışını ve kontör planını tamamlamalısınız.

Bu yol haritası, zorunlu geçiş tarihini kaçırmak istemeyen küçük işletmelere ve mali müşavirlere yardımcı olur. Ayrıca e-Fatura kullanıcısı olan firmalardan gelen belgeleri doğru izleme, arşivleme ve muhasebe sistemine aktarma sorununu çözer.

e-fatura geçiş takvimi başladıysa ilk 30 gün nasıl planlanır?

e-fatura geçiş takvimi başladıktan sonra ilk 30 gün, başvuru ve operasyon hazırlığının birlikte yürütüldüğü dönemdir. Sadece hesap açmak yeterli değildir; imza, kullanıcı yetkisi, belge senaryosu, cari bilgiler ve saklama düzeni de kontrol edilmelidir.

İlk üç günde zorunluluk dayanağını, geçiş tarihini ve işletme bilgilerinin doğruluğunu mali müşavirinizle kontrol edin. Faaliyet kodu, mükellef türü ve mevcut belge düzeni yanlış anlaşılırsa sonraki başvurular hatalı ilerleyebilir.

Dördüncü ve yedinci günler arasında mali mühür veya uygun e-imza seçeneğini netleştirin. Başvuru sürecinde kullanılacak vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, yetkili bilgileri ve iletişim adresleri güncel olmalıdır.

Takvimi gün bazında yazılı hale getirin; her görev için sorumlu kişiyi, beklenen çıktıyı ve kontrol tarihini belirtin. Başvuru beklerken portal ayarlarını hazırlayabilir, ancak gerçek belgeyi geçiş koşulları doğrulanmadan düzenlemeyin.

Örneğin mahalle marketi, ilk hafta yalnızca başvuru dosyasını değil, kasa sorumlusunun görevini de tanımlamalıdır. Belge hacmi düşükse portal, yoğun ve çok kullanıcılı yapı varsa entegrasyon seçeneği ayrıca değerlendirilir.

İkinci haftada portal ya da entegrasyon kanalını kurun. Firma unvanı, adres, vergi bilgileri, seri numarası, kullanıcı rolü ve bildirim adreslerini kaydettikten sonra örnek alıcılarla belge akışını deneyin.

Üçüncü haftada giden faturanın durumunu, gelen faturanın görüntülenmesini ve muhasebe aktarımını kontrol edin. Dördüncü hafta ise eksik alanları, reddedilen belgeleri, kontör tüketimini ve saklama kayıtlarını gözden geçirmek için kullanılmalıdır.

1. Gün 1-3 arasında zorunluluk kapsamını ve başvuru bilgilerini doğrulayın.
2. Gün 4-7 arasında mali mühür, e-imza ve kullanım kanalını kesinleştirin.
3. Gün 8-21 arasında kullanıcı ayarlarını, test belgelerini ve muhasebe akışını deneyin.
4. Gün 22-30 arasında belge durumlarını, saklamayı ve kontör ihtiyacını raporlayın.

e-Fatura zorunluluğu hangi tarihte ve hangi kapsamda başlar?

e-Fatura zorunluluğunun başlangıç tarihi, mükellefin faaliyet alanına, işletme türüne ve ilgili GİB düzenlemesindeki kapsama göre belirlenir. Bu nedenle bütün işletmeler için geçerli tek bir tarih varsayımıyla hareket edilmemelidir.

Zorunluluk kapsamını belirlemek için güncel GİB duyurusunu, ilgili mevzuatı ve mali müşavirinizin değerlendirmesini birlikte kullanın. Ciro, sektör, lisanslı faaliyet, özel uygulama veya belge türü gibi ölçütler dönemsel düzenlemelerle değişebilir.

Geçiş tarihi yalnızca başvuru yapılacak günü göstermez. Bu tarih, e-Fatura düzenleme ve alma yükümlülüğünün hangi andan itibaren başlayacağını, mevcut kağıt veya elektronik düzenin nasıl sonlandırılacağını da etkileyebilir.

İşletme, kendi durumunu vergi kimlik bilgileri ve faaliyet alanıyla birlikte değerlendirmelidir. Aynı gruptaki iki şirketin unvanı benzer olsa bile ayrı tüzel kişilik, farklı faaliyet veya farklı mükellefiyet nedeniyle sonuç değişebilir.

Geçiş tarihini kontrol ederken vergi kimlik numarasıyla yapılan sorgunun doğru şirkete ait olduğunu doğrulayın. Şube veya grup şirketi bilgisi karışıyorsa her tüzel kişilik için ayrı kontrol satırı açın ve sonucu mali müşavirinize onaylatın.

Yanlış: İnternette görülen eski bir tabloyu bütün işletmeler için geçerli kabul etmektir. Doğru: Güncel GİB duyurusunu, mükellefiyet bilgilerini ve mali müşavir görüşünü aynı dosyada karşılaştırmaktır.

Geçiş tarihinden emin değilseniz başvuruyu ertelemek yerine belgeleri hazırlayın ve resmi teyit alın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; rakamsal hadleri veya tarihleri eski içeriklerden kopyalamayın.

e-Fatura başvurusu için ilk hafta hangi bilgiler hazırlanır?

e-Fatura başvurusu için ilk hafta, şirketi ve imza yetkilisini tanımlayan bilgileri eksiksiz hazırlamalısınız. Başvuru kanalı değişse de temel firma kayıtları, yetki bilgileri ve iletişim verileri doğru olmalıdır.

Vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve faaliyet bilgilerini güncel kayıtlarla karşılaştırın. Şube, merkez veya farklı işyeri kullanıyorsanız hangi adresin belge üzerinde görüneceğini ayrıca belirleyin.

Başvuruyu yürütecek kişinin imza yetkisini ve kullanıcı rolünü kontrol edin. Şirket yetkilisi olmayan bir çalışan işlem yapacaksa vekalet, yetkilendirme veya kurum içi onay sürecinin nasıl yürütüleceğini önceden yazılı hale getirin.

• Firma unvanı, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi resmi kayıtlarla eşleşmelidir.
• Merkez ve şube adreslerinin hangi belgelerde kullanılacağı belirlenmelidir.
• İmza yetkilisinin iletişim telefonu ve e-posta adresi güncel olmalıdır.
• Portalda işlem yapacak kullanıcılar ve yetki seviyeleri önceden listelenmelidir.
• Seri numarası, belge türü ve muhasebe aktarım yöntemi mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.

Başvuru bilgilerinin son halini, kullanılan kanalın kayıt ekranıyla karşılaştırın. Ekran adları değişebilir; ancak kaydetmeden önce her alanın resmi belgeyle eşleştiğini kontrol edin.

İlk haftanın sonunda başvuru dosyasının bir kopyasını, kullanılan ekranın kayıt numarasını ve eksik kalan alanları saklayın. Başvuru tamamlanmadıysa eksik belgeyi belirleyip yeni haftaya bırakmadan sorumlu kişiye atayın.

Başvuru sırasında kullanılan e-posta adresi, bildirimlerin kaçırılmaması için düzenli izlenmelidir. Ortak bir adres kullanılacaksa sorumlusu belirlenmeli, kişisel adres kullanılacaksa çalışan değişikliklerinde erişim hemen güncellenmelidir.

Fatura kesilecek alıcıların vergi bilgilerini de hazırlayın. Cari kartta unvan, vergi numarası, adres ve e-Fatura kayıt durumu bulunması, ilk belgede yanlış alıcı seçilmesini önler.

Başvuru bilgilerinin son halini e-Fatura hizmeti için kullanacağınız kanalın kayıt ekranıyla karşılaştırın. Ekran adları değişebilir; ancak kaydetmeden önce her alanın resmi belgeyle eşleştiğini kontrol edin.

Mali mühür ve e-imza başvurusu nasıl tamamlanır?

Mali mühür ve e-imza seçimi, işletme türüne ve kullanılacak e-belge kanalına göre tamamlanır. Hangi aracın uygun olduğu, şirket yapısı ve imza yetkisinin niteliği dikkate alınarak mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.

Tüzel kişilerde mali mühür, şirket adına elektronik imzalama işlemlerinde kullanılan kurumsal araçtır. Gerçek kişi işletmelerinde ise uygun koşullarda e-imza kullanılabilir; ancak kesin seçim, güncel başvuru kuralları ve tercih edilen kanal üzerinden doğrulanmalıdır.

Başvuru öncesinde imza aracının kimin adına alınacağını, PIN veya parola yönetimini ve cihazın kimde tutulacağını belirleyin. Cihaz yalnızca bir çalışanın kişisel bilgisayarında kalırsa izin, hastalık veya işten ayrılma durumlarında belge akışı durabilir.

İmza aracı teslim edildiğinde sürücü, kart okuyucu veya gerekli yazılımı kurun. Ardından portalda oturum açmayı ve örnek belgeyi imzalamayı deneyin; sertifikanın bilgisayarda görünmesi tek başına tüm işlemlerin çalıştığını göstermez.

PIN bilgisini fatura düzenleyen herkesle paylaşmayın. İşletme içinde yetkili kullanıcı, yedek kullanıcı ve erişim kaldırma prosedürü belirleyin. PIN kaybolur veya bloke olursa izlenecek sağlayıcı prosedürünü başvuru dosyasında saklayın.

Yedek cihaz veya alternatif kullanıcı planı, tek bilgisayara bağlı işletmeler için önemlidir. Buna rağmen PIN'i ortak dosyada saklamak doğru değildir; erişim ve bloke çözümü sağlayıcının güvenli prosedürüyle yürütülmelidir.

İmza aracı yenileme, sertifika süresi ve cihaz değişikliği için bir takip tarihi oluşturun. Sabit bir genel süre varsaymak yerine sertifika sağlayıcısının bildirimlerini ve güncel GİB teknik koşullarını izleyin.

e-İmza seçeneklerinin teknik ayrıntılarını incelemek için e-İmza ürün sayfasını başvuru öncesi kontrol edebilirsiniz. Sayfadaki bilgileri kendi işletme türünüz ve mali müşavirinizin önerisiyle birlikte değerlendirin.

e-Fatura kullanım yöntemi nasıl seçilir?

e-Fatura kullanım yöntemi, işletmenin belge hacmine, teknik ekibine, muhasebe yazılımına ve işlem sıklığına göre seçilir. Temel seçenekler GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyondur.

GİB portalı, az sayıda fatura düzenleyen bir işletmenin manuel çalışmasına imkân verir. Buna karşılık her belgenin tek tek oluşturulması, cari bilgilerin tekrar girilmesi ve durumların ayrıca izlenmesi gerekir.

Özel entegratör seçerken yalnızca panel görünümüne bakmayın. GİB yetkisi, belge saklama yöntemi, kullanıcı rolleri, hata kayıtları, muhasebe bağlantısı ve destek kanallarını karşılaştırın.

Doğrudan entegrasyon kararı, yazılım ekibinin sürdürülebilir bakım kapasitesi olmadan alınmamalıdır. Mevzuat veya teknik format değiştiğinde bağlantı, hata kodu ve sertifika güncellemelerini işletme kendisi yönetir.

Örneğin ayda birkaç fatura kesen bir danışman portalı tercih edebilir; çok sayıda sipariş alan markette ise otomatik aktarım ihtiyacı doğabilir. Teknik ekip yoksa doğrudan entegrasyonun bakım yükü ayrıca hesaplanmalıdır.

Kararsız kaldığınızda işlem adedini, kullanıcı sayısını ve muhasebe programınızı bir sayfalık ihtiyaç listesine yazın. Kullanım yöntemlerini karşılaştırırken e-dönüşüm sıkça sorulan sorular sayfasındaki açıklamalar da başlangıç kontrolü sağlayabilir.

e-Fatura portalı ayarları nasıl kontrol edilir?

e-Fatura portalı ayarları, firma bilgileri, kullanıcı yetkileri, seri numarası, bildirimler ve gelen-giden kutusu birlikte kontrol edilerek tamamlanır. İlk girişten sonra doğrudan fatura kesmek yerine ayarların ekran görüntüsünü veya kayıt dökümünü saklayın.

Firma kartındaki unvan, vergi numarası, adres ve iletişim bilgilerinin başvuru kayıtlarıyla aynı olduğunu doğrulayın. Yanlış adres veya vergi bilgisi, belgenin alıcı tarafından sorgulanmasında ve muhasebe eşleştirmesinde sorun oluşturabilir.

Kullanıcı ekranında kimlerin fatura oluşturabileceğini, kimlerin imzalayacağını ve kimlerin yalnızca görüntüleme yapacağını belirleyin. Muhasebeci, kasa sorumlusu ve şirket yetkilisi için aynı yetkiyi vermek yerine görev ayrımı uygulayın.

Belge seri numarası ve sıra takibini işletmenin mevcut düzeniyle karşılaştırın. Seri başlangıcını rastgele değiştirmeyin; kullanılmayan, iptal edilen veya farklı belge türlerine ayrılan serileri mali müşavirinizle kayıt altına alın.

Gelen kutusu için bildirim adresini, giden kutusu için durum takibini etkinleştirin. Bildirim e-postası faturanın yasal olarak kabul edildiğini göstermez; belgenin portal durumunu ayrıca kontrol etmek gerekir.

Muhasebe aktarımı kullanıyorsanız aktarılacak alanları önce küçük bir veri setinde deneyin. Cari kodu, KDV bilgisi, toplam tutar, tarih ve belge numarası yanlış eşleşirse manuel düzeltme ihtiyacı doğabilir.

Portal ayarlarını kaydettikten sonra deneme kullanıcısıyla sınırlı bir işlem yapın. Yetki fazla görünüyorsa azaltın; ancak imza ve gönderim yetkisini gereksiz kısıtlamak da günlük işlemi durdurabilir.

Portalda parola, iki aşamalı doğrulama veya oturum güvenliği seçeneği varsa şirket politikanıza göre etkinleştirin. Kullanıcı ayrıldığında erişimi aynı gün kaldırın ve yetkili kişi listesini ayda en az bir kez gözden geçirin.

e-Fatura test faturası nasıl doğrulanır?

e-Fatura test faturası, gerçek belge akışına geçmeden önce alıcı, senaryo, tutar, imza ve durum kontrollerini denemek için kullanılır. Test işlemi, resmi geçiş yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz ve gerçek fatura yerine geçmez.

Önce test alıcısının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol edin. Vergi numarası veya unvan hatalı seçilirse belge doğru posta kutusuna ulaşmayabilir; cari kartı oluşturmadan önce kayıt bilgisini doğrulayın.

Fatura tarihi, sıra numarası, para birimi, KDV oranı, iskonto, tevkifat ve toplam alanlarını örnek işlemle karşılaştırın. İşletmenizde uygulanmayan bir alanı doldurmak yerine muhasebecinizden hangi senaryonun gerektiğini öğrenin.

Temel fatura ve ticari fatura senaryolarının alıcı tepkisi farklıdır. Ticari senaryoda alıcının yanıtı, temel senaryoda ise sistemdeki belge durumu ayrı izlenmelidir; senaryo seçimini satış süreciniz belirlemelidir.

Test senaryosunu tek alıcıyla sınırlamayın; farklı vergi bilgisi, iade ve bekleyen yanıt durumlarını da yazılı olarak deneyin. İşletmede bu durumlar oluşmuyorsa gereksiz senaryo üretmek yerine gerçek akışlara odaklanın.

Testten sonra gönderim zamanı, belge numarası, alıcı, durum ve hata mesajını kayıt altına alın. Başarılı görünen bir işlemde bile alıcının kutusuna ulaşıp ulaşmadığını ve muhasebe programına aktarılıp aktarılmadığını ayrıca kontrol edin.

Reddedilen veya teknik hata veren belgeyi hemen yeniden göndermeyin. Önce hata kodunu, zorunlu alanı ve imza durumunu inceleyin; aynı numara veya aynı içerikle tekrarlı işlem yapmamak için mali müşavirinizle ilerleyin.

Gerçek kullanıma geçmeden önce en az bir satış, bir iade ve bir alış akışını kendi süreçlerinize göre canlandırın. İade faturası ve fiyat farkı gibi özel durumlarda belge türünü, referans numarasını ve muhasebe kaydını ayrıca doğrulayın.

Gelen ve giden e-Fatura nasıl izlenir ve saklanır?

Gelen ve giden e-Fatura belgeleri, portal durumları, belge numaraları, alıcı veya gönderici bilgileri ve muhasebe kayıtları eşleştirilerek izlenir. Sadece PDF indirmek, belge akışını ve resmi durumunu tek başına kanıtlamaz.

Giden belgelerde oluşturuldu, imzalandı, gönderildi, alıcıya ulaştı veya hata verdi gibi durumları kendi portalınızın gösterdiği adlarla takip edin. Durum isimleri hizmet kanalına göre değişebilir; önemli olan kayıtların tarih ve belge numarasıyla tutulmasıdır.

Gelen belgelerde günlük kontrol sorumlusu belirleyin. Fatura kutusuna düşen belgenin kime ait olduğunu, mal veya hizmet alımıyla eşleştiğini, muhasebeye aktarıldığını ve gerekiyorsa ilgili çalışana iletildiğini kayda geçirin.

e-Fatura belgesinin elektronik asıl verisini, yani portalda sunulan dosya ve durum kayıtlarını koruyun. PDF, yazdırılmış kopya veya ekran görüntüsü okunabilirlik sağlayabilir; ancak arşiv politikanızda asıl elektronik kaydın yerini belirlemeyin.

Yanlış: Gelen faturayı yalnızca e-posta ekinde saklayıp portal durumunu kontrol etmemektir. Doğru: Belge numarasını, elektronik dosyayı, kabul veya hata durumunu ve muhasebe kaydını birlikte saklamaktır.

Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunuyorsa bu özelliğin kapsamını ve indirme yöntemini inceleyin. İşletme ayrıca kendi yedekleme politikasını uygulamalı, erişim yetkilerini ve veri kurtarma prosedürünü belirlemelidir.

Ay sonunda gelen ve giden belge listelerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Eksik belge, aynı numaranın iki kez işlenmesi veya kayda alınmayan gelen fatura tespit edilirse düzeltmeyi bekletmeden sorumlu kişiye aktarın.

e-Arşiv ve diğer e-belgeler e-Fatura geçişinden nasıl ayrılır?

e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna ve işlemin mevzuattaki koşullarına göre e-Fatura’dan ayrılan elektronik belge türüdür. Zorunlu e-Fatura geçişi, diğer e-belgelerin otomatik olarak başladığı anlamına gelmez.

e-Fatura kullanıcıları arasındaki işlemde alıcının kayıt durumu ve uygun senaryo kontrol edilir. e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenecek belge için e-Arşiv koşulları değerlendirilir; istisnalar ve güncel limitler ayrıca incelenmelidir.

e-Arşiv faturada alıcı bilgileri, gönderim yöntemi ve raporlama süreci farklı olabilir. Bu nedenle aynı cari karttan belge oluştururken alıcının güncel kullanıcı durumunu tekrar kontrol edin.

Alıcı durumu gün içinde değişebileceği için cari kartı eski bir kontrol sonucuyla kullanmayın. Özellikle yeni müşterilerde belge oluşturmadan önce kullanıcı durumunu tekrar sorgulayın; mevzuattaki istisnaları güncel kaynaklardan doğrulayın.

e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen ayrı bir e-belgedir ve fatura yerine kullanılmaz. Sevkiyat yapan işletme, kendi sektörünü ve mevzuat kapsamını inceleyerek e-İrsaliye geçişinin ayrıca gerekip gerekmediğini mali müşaviriyle değerlendirmelidir.

e-SMM ve e-MM de farklı faaliyet gruplarına ait belge türleridir. Serbest meslek erbabı, komisyoncu veya müstahsil işlemi yapan işletme, yalnızca kendi faaliyetiyle ilgili düzenlemeyi takip etmeli ve gereksiz modül açmamalıdır.

İşletmeniz birden fazla e-belge kullanacaksa seri, kullanıcı ve arşiv kurallarını belge türü bazında ayırın. Satış faturası, sevk belgesi ve serbest meslek makbuzunu aynı raporda toplamak yerine filtreleri anlaşılır biçimde düzenleyin.

Belge türlerinin farkını görmek için e-Arşiv fatura açıklamalarını ve ilgili GİB duyurularını karşılaştırın. Geçiş kapsamı konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski hadleri kullanmayın.

e-Fatura kontör ihtiyacı ilk ay nasıl hesaplanır?

e-Fatura kontör ihtiyacı, ilk ay beklenen gelen ve giden belge sayısının ayrı ayrı tahmin edilmesiyle hesaplanır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; ürün satırı veya fatura tutarı kontör sayısını belirlemez.

Önce son aylardaki satış faturalarını, alış faturalarını ve beklenen yeni müşteri sayısını listeleyin. Sezon, kampanya, şube açılışı veya toplu tedarik gibi belge hacmini artırabilecek olayları ayrı bir varsayım olarak yazın.

Örneğin küçük bir eczane ilk ay 80 giden ve 120 gelen belge bekliyorsa temel tahmin 200 kontördür. Bu hesap yalnızca beklenen belge adedini gösterir; farklı e-belge türleri için paket koşullarını ayrıca incelemek gerekir.

Gelen belgeleri hesaba katmamak, ilk ayın en sık görülen planlama hatalarından biridir. Tedarikçileriniz e-Fatura kullanıcısıysa alış faturaları da kutunuza gelir ve hizmet modelindeki kurala göre kontör tüketir.

Yanlış: Sadece işletmenin gönderdiği faturaları sayıp ihtiyaç belirlemektir. Doğru: Gelen, giden ve kullanılacak diğer e-belge türlerini ayrı satırlarda tahmin edip toplamı güvenlik payıyla değerlendirmektir.

Kontör hesabını yaparken belge iptali, ret, tekrar gönderim ve entegrasyon kurallarını varsayım olarak yazmayın. Bu durumların tüketimi nasıl etkilediğini hizmet sağlayıcınızın koşullarından doğrulayın ve mali müşavirinize operasyon akışını gösterin.

İlk ayın sonunda beklenen ve gerçekleşen belge adetlerini ayrı sütunlarda karşılaştırın. Şube, kullanıcı ve belge türü bazında yapılan bu ayrım, beklenmeyen tüketimi yalnızca toplam bakiyeye bakmaktan daha hızlı açıklar.

İlk 30 gün sonunda portalın tüketim raporunu tahmin tablonuzla karşılaştırın. Farkın belge türünden, gelen kutusundaki yoğunluktan veya yanlış kullanıcı işleminden kaynaklanıp kaynaklanmadığını kayıt numaralarıyla araştırın.

İlk 30 gün sonunda e-Fatura uyum kontrolü nasıl yapılır?

İlk 30 gün sonunda e-Fatura uyum kontrolü, zorunluluk kapsamı, başvuru kaydı, imza, belge durumu, saklama, muhasebe aktarımı ve kontör raporunun birlikte incelenmesiyle yapılır.

Kontrolü tek bir kişinin hafızasına bırakmayın. Şirket yetkilisi başvuru ve imza kayıtlarını, muhasebeci belge senaryolarını, operasyon sorumlusu ise gelen-giden kutusunu ve günlük iş akışını ayrı ayrı gözden geçirsin.

Uzman notu: İlk ayda sorun çıkmaması, sonraki aylarda belge numarası, kullanıcı yetkisi veya kontör tüketimi hatası oluşmayacağı anlamına gelmez; aylık kapanış kontrolünü takvime sabitleyin.

Aşağıdaki listeyi ay sonu kapanışında belgeleyin. Her madde için kontrol tarihi, kontrol eden kişi, bulgu ve düzeltme tarihi yazılırsa mali müşavirle iletişim hızlanır ve aynı hata tekrarlanmaz.

• GİB kapsamı ve işletmenin zorunluluk başlangıcı güncel kaynaklarla doğrulanmıştır.
• Mali mühür veya e-imza ile portal giriş ve imzalama işlemi çalışmaktadır.
• Yetkili kullanıcılar, ayrılan çalışanlar ve bildirim adresleri günceldir.
• En az bir giden ve bir gelen belge muhasebe kaydıyla eşleştirilmiştir.
• Hatalı, reddedilen veya bekleyen belgeler için sorumlu kişi atanmıştır.
• Kontör tüketimi, beklenen belge sayısı ve sonraki ayın tahmini karşılaştırılmıştır.

Kontrol dosyasında her hata için belge numarasını, ekran durumunu ve izlenecek işlemi yazın. Sorun yalnızca muhasebe kaydındaysa portal belgesini değiştirmeden muhasebe düzeltmesini mali müşavirinizle değerlendirin.

Uyumsuzluk tespit edilirse belgeyi sessizce silmek yerine hata kaydını saklayın. Belgenin durumuna göre iptal, yeniden düzenleme veya karşı tarafla iletişim gerekebilir; uygulanacak yöntem için mali müşavirinize danışın.

Mevzuata aykırı işlem veya geçiş tarihinin kaçırılması halinde uygulanabilecek sonuçlar dönemsel olarak güncellenebilir. Ceza tutarı veya had konusunda tahminde bulunmayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede e-Fatura geçiş takvimi

e-Fatura geçiş takvimi, başvuru gününden ibaret değildir; işletmenin belge düzenini, kullanıcı sorumluluklarını ve muhasebe kayıtlarını birlikte değiştirir. İlk 30 günü aşağıdaki beş kontrol grubu üzerinden yönetebilirsiniz.

• Kapsamı doğrulayın: Zorunluluk tarihini ve işletmenizin kapsamını güncel GİB duyurusu, mevzuat ve mali müşavir görüşüyle karşılaştırın; internet üzerindeki eski tarih ve hadleri kullanmayın.
• Başvuruyu hazırlayın: Vergi bilgileri, adres, yetkili kişi, iletişim adresi, mali mühür veya e-imza ve kullanıcı yetkilerini başvuru öncesinde tek dosyada toplayın.
• Kanalı test edin: Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden birini belge hacminize göre seçin; ilk gerçek faturadan önce alıcı, senaryo ve muhasebe aktarımını deneyin.
• Akışı izleyin: Gelen ve giden belgeleri durum, elektronik dosya, belge numarası ve muhasebe kaydıyla birlikte takip edin; yalnızca PDF veya e-posta ekine güvenmeyin.
• Kontörü planlayın: Her gelen ve giden belgenin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alın, ilk ay tüketimini raporla karşılaştırın ve sonraki ay için gerçek veriye dayalı tahmin yapın.

İlk 30 gün sonunda tamamlanmamış bir ayar, sonraki dönemde geciken belge veya eksik muhasebe kaydı oluşturabilir. Bu nedenle kontrol listesini şirket prosedürüne ekleyin ve aylık kapanışta yeniden uygulayın.

İlk 30 günün kontör ve kanal planını karşılaştırmak için kontör paketleri bilgilerini inceleyebilirsiniz. efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar tek havuz paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi sunulur.

Kontör ihtiyacınızı, gelen ve giden belge adetlerini ayrı hesaplayarak gerçek kullanımınıza göre değerlendirebilirsiniz.