Ayda 200 Fatura Kesen İşletme İçin Yıllık Kontör Planı

Ayda 200 fatura kontör hesabı, yalnızca giden faturalar sayılıyorsa yılda 2.400 kontördür; gelen belgeler ve diğer e-belgeler eklenince gerçek yıllık ihtiyaç bu temel sayının üzerine çıkar.

Bu rehber, aylık fatura hacmini yıllık kontör planına çevirmek isteyen küçük işletmelere yardımcı olur. Hesaplama formülünü, gelen-giden belge farkını, sezonluk değişimi ve paket süresi kontrolünü birlikte açıklar.

Ayda 200 fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Ayda 200 fatura kesen bir işletmenin ilk yıllık kontör hesabı, 200 belgenin 12 ayla çarpılmasıyla yapılır. Bu işlem, sadece giden faturaların hesaba katıldığı temel senaryoda 2.400 kontör sonucunu verir.

Bu hesabın formülü basittir: aylık giden belge sayısı çarpı 12 ay, yıllık giden belge ihtiyacını gösterir. İşletme her ay aynı sayıda fatura kesmiyorsa, aylık ortalama yerine 12 aylık gerçek belge toplamı kullanılmalıdır.

Kontör hesabında belge türü kadar belgenin yönü de önemlidir. Bu hizmet modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca satış faturalarını saymak eksik planlama oluşturabilir.

Örneğin işletme ayda 200 giden fatura düzenliyor ve ayda 40 gelen fatura alıyorsa, aylık tüketim 240 belge olur. Bu senaryoda yıllık temel ihtiyaç 240 çarpı 12, yani 2.880 kontördür.

İşletme aynı zamanda ayda 20 ayrı e-İrsaliye düzenliyorsa, bu belgeler de ilgili kontör modelinde hesaba eklenir. Aylık toplam 260 belgeye, yıllık temel tüketim ise 3.120 kontöre ulaşır.

Eğer 200 sayısı zaten gelen ve giden tüm belgelerin toplamıysa, gelen faturaları ikinci kez eklememek gerekir. Önce rapordaki sayının yalnızca giden faturayı mı, yoksa bütün e-belgeleri mi ifade ettiğini netleştirin.

Pratik uygulamada önce son üç veya on iki aylık portal raporunu indirin. Giden fatura, gelen belge ve diğer e-belge sütunlarını ayrı açın. Her ayın toplamını yazdıktan sonra yıllık toplamı hesaplayın. Böylece tahmini sayı yerine işletmenin kendi kayıtlarını kullanırsınız.

Yanlış: Aylık satış adedi, işletmenin tüm kontör tüketimidir. Doğru: Satış faturalarına gelen belgeler ve ayrıca oluşturulan e-belgeler eklenerek toplam hareket bulunur.

Giden ve gelen belgeler yıllık kontör planını nasıl değiştirir?

Giden ve gelen belgeler ayrı ayrı sayıldığı için, ayda 200 giden fatura ifadesi tek başına yıllık ihtiyacı kesin olarak göstermez. Gelen kutusundaki belgeler de toplam tüketime dahil edilir.

Bir işletme ayda 200 fatura kesiyor, ancak 50 tedarikçi faturası alıyorsa, toplam aylık belge hareketi 250 olur. Bu işletmenin yalnızca bu iki belge grubuna göre yıllık temel ihtiyacı 3.000 kontördür.

Burada önemli ayrım, faturanın işletme tarafından oluşturulması veya işletmeye ulaşmasıdır. Satış faturaları giden, tedarikçi faturaları ise gelen belge olarak izlenir; iki yönün toplamı gerçek tüketimi oluşturur.

Yanlış: Ayda 200 fatura kesiyorum, yıllık ihtiyacım kesinlikle 2.400 kontördür. Doğru: 2.400 kontör yalnızca giden faturaların toplamıdır; gelen ve diğer e-belgeler ayrıca eklenmelidir.

Uzman notu: Kontör planı yapmadan önce son üç ayın gelen kutusu ve giden kutusu raporlarını ayrı ayrı çıkarın.

Gelen belge sayısı, tedarikçi yoğunluğu ve sektör işleyişi nedeniyle her işletmede farklıdır. Eczane, market veya üretici işletme, benzer satış hacmine rağmen farklı sayıda gelen belge alabilir.

İşletmenin hiç gelen e-belge almadığı ve başka e-belge düzenlemediği durumda 2.400 kontör hesabı geçerli olabilir. Bu karşı durum, özellikle yalnızca sınırlı sayıda müşteriye hizmet veren işletmelerde görülür.

Gelen belge sayısı düzenli değilse, tek bir ayı temel almayın. Örneğin tedarikçi faturaları ay sonunda toplu geliyorsa, aylık ortalamayı en az üç aylık dönem üzerinden değerlendirin. Yoğun bir satın alma ayını bütün yıla yaymak da, düşük bir ayı normal kabul etmek de yanıltıcı olabilir.

Gelen kutusu raporu ile muhasebe kayıtları arasında fark varsa, önce tarih aralığını eşitleyin. Ardından aynı belgenin farklı statülerle tekrar görünüp görünmediğini kontrol edin. Sayım yöntemi açıklığa kavuşmadan paket miktarını artırmak doğru bir çözüm değildir.

Yıllık kontör hesabı için hangi formül kullanılmalı?

Yıllık kontör hesabı, giden faturalar, gelen faturalar ve ayrı düzenlenen diğer e-belgelerin toplamının 12 ayla çarpılmasıyla yapılmalıdır. Gerekirse mevsimsel artış ve beklenen büyüme ayrıca değerlendirilir.

Formülde G, aylık giden fatura sayısını; A, aylık gelen belge sayısını; D ise ayrıca düzenlenen diğer e-belge sayısını ifade eder. Temel aylık ihtiyaç G + A + D, yıllık ihtiyaç ise bu toplamın 12 ile çarpılmasıdır.

Örneğin G değeri 200, A değeri 40 ve D değeri 20 ise hesap 200 + 40 + 20 = 260 aylık belgedir. 260 çarpı 12, güvenlik payı eklenmeden 3.120 kontör verir.

Aşağıdaki tablo, aynı aylık satış hacmine sahip işletmelerde farklı belge hareketlerinin sonucu nasıl değiştirdiğini gösterir. Rakamlar paket önerisi değil, temel tüketimi anlamak için kullanılan aritmetik örneklerdir.

Aynı işlem için düzenlenen belge türlerini iki kez saymayın. Bir satış için e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenleniyorsa, işletmenin süreç raporunda ayrıca oluşmayan ikinci bir faturayı varsayımsal olarak eklemek doğru değildir.

Formül sonucunu paket büyüklüğüyle karıştırmayın. Önce gerçek yıllık tüketimi bulun, ardından kullanım süresi ve güvenlik payı ile uyumlu seçenekleri karşılaştırın.

Hesaplama dosyasında en az dört sütun kullanın: ay, giden belge, gelen belge ve diğer e-belge. Son sütunda e-Arşiv, e-İrsaliye veya e-SMM gibi türleri ayrıca alt satırlara ayırın. Böylece toplam yükseldiğinde artışın hangi işlemden kaynaklandığı görülebilir.

Bu formül, aylık adetlerin gerçekten aylık adet olduğu durumda geçerlidir. Bir rapor zaten yıllık toplam veriyorsa, bu rakamı yeniden 12 ile çarpmayın. Raporun dönem başlığını ve filtrelerini kontrol etmek, basit görünen hesap hatalarını önler.

Aylık ortalama yerine sezonluk fatura sayısı nasıl planlanır?

Sezonluk çalışan işletmelerde yıllık kontör planı, yalnızca 200 fatura ortalamasına göre yapılmamalıdır. Yoğun aylar ve düşük aylar ayrı incelenerek yıllık toplamın gerçekçi biçimde tahmin edilmesi gerekir.

İlk adım, son 12 ayın her ayı için giden, gelen ve diğer e-belge sayılarını yazmaktır. Yeni işletmeler geçmiş veriye sahip değilse, açılıştan sonraki aylık kayıtlar düzenli tutulmalı ve tahmin her ay güncellenmelidir.

Örneğin bir kafe yaz aylarında ayda 320 giden fatura, kış aylarında ise 120 giden fatura düzenleyebilir. Bu işletme, yalnızca 200 rakamını sabit kabul ederse yoğun dönemde beklenenden hızlı kontör tüketebilir.

Sezonluk hesapta üç veri birlikte değerlendirilir: yıllık toplam, en yüksek aylık tüketim ve yoğun dönemin uzunluğu. En yüksek ay tek başına tüm yıla yayılmamalı, ancak güvenlik payı belirlenirken dikkate alınmalıdır.

İşletme kampanya, yeni mağaza, yeni müşteri grubu veya e-ticaret kanalı planlıyorsa, bu değişiklikler mevcut ortalamaya eklenmelidir. Beklenen artış için kesin olmayan bir oran uydurmak yerine, tahmini ek belge sayısı ayrı yazılmalıdır.

Geçmişi düzenli ve aylık hacmi istikrarlı işletmelerde 12 aylık toplam daha güvenilir sonuç verir. Buna karşılık yeni açılan veya hızlı büyüyen işletmelerde yalnızca geçmiş ortalamaya güvenmek, dönem sonu kontör açığı oluşturabilir.

Planı her ayın sonunda güncellemek, yıllık satın alma kararını daha isabetli yapar. Özellikle yoğun dönem başlamadan önce giden-gelen kutusu raporlarını yeniden kontrol etmek gerekir.

Uygulama için basit bir takvim hazırlayın. Her ayın tahmini belge sayısını, gerçekleşen sayıyı ve aradaki farkı yan yana yazın. Fark iki ay üst üste artıyorsa yıllık tahmini yeniden hesaplayın. Böylece yalnızca sezon sonunda ortaya çıkan açığı beklemezsiniz.

Sezon birkaç hafta sürüyorsa, bu dönemi tüm yıla yaymayın. Örneğin bir etkinlikte 100 ek belge oluşması, yıllık plana doğrudan 1.200 belge eklenmesi anlamına gelmez. Ek belgeyi gerçekleşeceği ay ve tekrar sıklığı üzerinden değerlendirin.

Kontör hesabına e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgeler nasıl eklenir?

e-Arşiv, e-İrsaliye ve kapsam dahilindeki diğer e-belgeler, gerçekten ayrı belge olarak düzenleniyorsa yıllık kontör hesabına eklenmelidir. Hesaplama, işletmenin kullandığı belge türlerinin aylık adetleriyle yapılır.

e-Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki elektronik fatura sürecini ifade eder. İşletmenin giden e-Fatura sayısı ile gelen e-Fatura sayısı ayrı izlenmeli, her iki yönün kontör etkisi toplam hesaba alınmalıdır.

e-Fatura kapsamını ve süreç adımlarını anlamak için e-Fatura ürün açıklamasını inceleyebilirsiniz. Bu sayfa, fatura türünün iş akışını değerlendirirken hangi sürecin işletmenize uyduğunu ayırmanıza yardımcı olur.

e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için kullanılan farklı bir belge sürecidir. e-Arşiv fatura sayfasındaki açıklamalar, bu belge türünü giden fatura adedine nasıl ekleyeceğinizi netleştirir.

Sevkiyat yapan işletmeler, faturadan bağımsız düzenlenen irsaliyeleri de izlemelidir. Ayrı e-İrsaliye belgeleri için e-İrsaliye bilgilerini kontrol edin; aynı satışın faturasıyla irsaliyesini otomatik olarak tek belge saymayın.

e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi kullanılan diğer belge türleri de işletmenin gerçek aylık hareketine göre değerlendirilmelidir. e-Defter veya e-İmza işlemlerini ise kontör hesabına otomatik eklemeyin; ilgili ürün koşulunu ayrıca kontrol edin.

Örneğin danışmanlık işletmesi 200 giden fatura, 30 gelen fatura ve 15 e-SMM düzenliyorsa, aylık temel hesap 245 belgedir. Ancak e-SMM sayısının aynı faturaların yerine mi, yoksa ayrıca mı oluştuğu süreç kayıtlarından doğrulanmalıdır.

e-MM veya e-SMM gibi belgelerde düzenleme sıklığı, müşteri profiline ve çalışma biçimine göre değişebilir. Bu nedenle geçen ayın belge sayısını gelecek on iki ay için otomatik kabul etmeyin. Belge türünü, yönünü ve ayrı oluşup oluşmadığını işlem kaydından doğrulayın.

e-Defter ve e-İmza gibi ürünleri de her işlemde bir kontör düşen belge olarak varsaymayın. Bu hizmetlerin teknik ve ticari koşulları farklı olabilir. Ürün sayfası, sözleşme veya kullanım raporundaki açıklama esas alınmalıdır.

Yıllık kontör planında güvenlik payı nasıl belirlenir?

Güvenlik payı, temel yıllık tüketimin üzerine belirsiz dönemler için eklenen kontrollü miktardır. Bunun herkes için geçerli sabit bir yüzdesi yoktur; geçmiş tüketim, sezonluk artış ve büyüme planı birlikte incelenmelidir.

İlk yöntem, son 12 ayın gerçek toplamını temel almaktır. Ardından işletmenin önündeki dönemde beklediği yeni müşteri, yeni şube veya ek belge türü sayısı ayrı bir tahmin olarak yazılır.

İkinci yöntem, son üç ayın ortalamasını mevcut trendle karşılaştırmaktır. Son üç ay belirgin biçimde yükseliyorsa, eski yıllık ortalamayı tek başına kullanmak yerine yükselen eğilimin ne kadar süreceği değerlendirilmelidir.

Kampanya dönemleri, vergi dönemi kapanışları, turizm sezonu veya toplu satışlar belge sayısını artırabilir. Bu artışın hangi aylarda gerçekleşeceğini belirlemek, rastgele büyük bir güvenlik payı eklemekten daha sağlıklı bir yöntemdir.

Yanlış: En büyük paketi almak her zaman güvenlik sağlar. Doğru: Önce temel tüketim, beklenen artış, kullanım süresi ve kullanılmayan kontör koşulları birlikte karşılaştırılmalıdır.

İşletme yeni kurulmuşsa güvenlik payı geçmiş satış verisiyle değil, satış hedefi ve belge başına işlem planıyla tahmin edilir. Tahmin kesin değilse, aylık izleme ve dönem içinde ekleme imkânı ayrıca sorulmalıdır.

Güvenlik payı belirlenirken paket süresinin bitiş tarihi de hesaba katılır. Kullanılmayacak kadar yüksek bir miktar, uzun süre geçerli görünse bile işletmenin nakit planı ve gerçek tüketimiyle uyumsuz olabilir.

Pay belirlerken tek bir sayı yerine senaryo tablosu kurmak daha açıklayıcıdır. Temel senaryoda mevcut hacmi, yoğun senaryoda beklenen kampanyayı, düşük senaryoda ise sezon dışı dönemi yazın. Paket kararı, bu üç senaryonun kullanım süresiyle birlikte değerlendirilmesiyle verilmelidir.

Örneğin yıllık temel ihtiyacı 3.120 kontör olan işletme, önümüzdeki dönemde yeni bir satış kanalı açacaksa ek belge tahminini ayrı satırda göstermelidir. Kanal kesinleşmemişse bu tahmini kesin tüketim gibi sunmak yerine aylık takip planı oluşturulmalıdır.

Kontör kullanım süresi yıllık planla nasıl ilişkilendirilir?

Yıllık kontör planı, yalnızca toplam adetle değil, kontörlerin kullanılabileceği süreyle birlikte değerlendirilmelidir. Planın başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve kullanılmayan kontörlerin durumunu satın alma koşullarından kontrol etmek gerekir.

Takvim yılı ile kullanım yılı aynı olmak zorunda değildir. Paket yılın ortasında başlıyorsa, ilk 12 aylık dönem ocak-aralık aralığı yerine tanımlama veya aktivasyon tarihine göre ilerleyebilir.

Örneğin işletme temmuz ayında yıllık plan alıyorsa, temmuzdan sonraki yoğun dönemleri ve sonraki yılın ilk aylarını ayrı tahmin etmelidir. Böylece ocak ayında sıfırlanan bir takvim hesabı varsayımı yapılmaz.

Kullanım süresi sona erdiğinde kalan kontörlerin devredilip devredilmediği, yeni paketle birleştirilip birleştirilmediği veya silinip silinmediği her hizmette aynı olmayabilir. Bu bilgi yazılı paket koşulundan doğrulanmalıdır.

Saklama süresi ile kontör kullanım süresini de birbirine karıştırmayın. Belgelerin güvenli saklanması, kullanılmamış kontörlerin geçerlilik tarihi anlamına gelmez; bu iki konu farklı kayıt ve sözleşme başlıklarıdır.

Yıllık plan, düzenli tüketimi olan ve dönem boyunca belge sayısını öngörebilen işletmeler için anlamlı olabilir. Tüketimi çok düzensiz, geçici veya proje bazlı işletmelerde daha kısa dönemli seçeneklerin koşulları da karşılaştırılmalıdır.

Karar öncesinde şu bilgileri tek sayfada toplayın: plan başlangıcı, geçerlilik süresi, toplam kontör, birim kullanım kuralı, ek kontör yöntemi ve dönem sonunda kalan miktarın durumu.

Satın alma ekranında başlangıç tarihi açık görünmüyorsa, tanımlama tarihinin mi ödeme tarihinin mi esas alındığını sorun. Bu ayrım, özellikle ayın son günlerinde alınan planlarda önemlidir. Yazılı cevap ve paket koşulu, sözlü varsayımdan daha güvenilir bir dayanak sağlar.

Kullanım süresi içinde ortalama aylık tüketiminiz düşükse, toplam kontörün tamamını bitirememe ihtimalini hesaplayın. Buna karşılık yoğun sezon sürenin başındaysa, aynı planın erken tükenme riski oluşabilir. Her iki durum da yalnızca paket adedine bakılarak anlaşılamaz.

Aylık kontör tüketimi nasıl izlenir ve bitiş riski nasıl önlenir?

Aylık kontör tüketimi, giden ve gelen belgeler ayrı sütunlarda izlenerek kontrol edilmelidir. Sadece kalan bakiyeyi görmek, hangi belge türünün planı hızla tükettiğini açıklamaz.

Her ayın sonunda bir kayıt tablosu oluşturun. Tabloda giden e-Fatura, gelen e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve kullanılan diğer kapsam dahilindeki belgeler ayrı satırlarda yer almalıdır.

• Her ay giden belge adedini raporla karşılaştırın.
• Her ay gelen belge adedini ayrıca kaydedin.
• e-Arşiv ve e-İrsaliye gibi ek belge türlerini ayrı izleyin.
• Reddedilen, iptal edilen veya yeniden gönderilen belgelerin kontör etkisini hizmet raporundan doğrulayın.
• Kalan kontörü kullanım süresiyle birlikte kontrol edin.
• Yoğun dönem başlamadan önce ek ihtiyaç tahmini yapın.

Bu kontrol, muhasebe veya finans sorumlusunun tek başına yapacağı bir iş değildir. Satış, satın alma ve depo ekipleri farklı belgeler oluşturabildiği için belge sahipleri aylık sayımın kapsamını birlikte teyit etmelidir.

Portalda kullanım raporu, gelen-giden kutusu veya belge türü filtresi bulunuyorsa, aylık kayıtları bu ekranlardan alın. Filtre bulunmuyorsa hizmet sağlayıcıdan belge bazlı kullanım dökümünün nasıl alınacağını öğrenin.

Kontör bitiş riski, bakiye çok azaldığında değil, tüketim trendi planlanan tarihten önce bitiş gösterdiğinde ortaya çıkar. Bu nedenle kalan miktarı geçmiş ay ortalamasıyla bölerek yaklaşık kullanım süresini izleyin.

Örneğin 1.000 kontör bakiyesi bulunan işletme, son üç ayda ayda 250 kontör kullanıyorsa teorik olarak dört aylık kapasiteye sahiptir. Ancak yaklaşan kampanya bu ortalamayı yükseltecekse, yalnızca mevcut bakiyeye bakmak yeterli olmaz. Tahmini bitiş tarihini her ay yeniden hesaplayın.

Aylık takipte üç tarihi birlikte yazın: rapor tarihi, son kullanım tarihi ve tahmini tükenme tarihi. Tahmini tükenme tarihi kullanım süresinden önceyse planı erkenden inceleyin. Böylece yeni alım veya farklı plan araştırması için zaman kalır.

Ayda 200 fatura için kontör paketi nasıl karşılaştırılır?

Ayda 200 fatura için paket karşılaştırması, önce yıllık gerçek ihtiyacı belirleyerek yapılmalıdır. Paket büyüklüğü, tek başına uygunluk ölçüsü değildir; kullanım süresi, belge kapsamı ve kalan kontör koşulları da incelenmelidir.

İlk karşılaştırma, temel tüketim ile güvenlik payını ayırır. Yalnızca 2.400 giden fatura hesabı, gelen belgeler veya e-İrsaliye bulunan işletmede eksik kalabilir; bu yüzden aylık toplam belge sayısı esas alınmalıdır.

İkinci karşılaştırma, toplam maliyeti gerçekten kullanılacak kontör sayısına bölerek yapılabilir. Böylece birim maliyet görünür, ancak kullanılmayan kontörlerin süresi ve devri bilinmeden sadece bu sonuca göre karar verilmez.

Üçüncü karşılaştırma, paket tanımının hangi e-belgeleri kapsadığını kontrol eder. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet kullanan işletme, ihtiyacının tek havuzda geçerli olup olmadığını açıkça incelemelidir.

Dördüncü karşılaştırma, planın bitmesi halinde ek kontör alma yöntemidir. Ek alımın aynı gün tanımlanması, mevcut kullanımın kesilip kesilmemesi ve fiyatın nasıl hesaplandığı güncel koşullardan öğrenilmelidir.

Yanlış: Paket adındaki yüksek sayı, işletmenin kesinlikle tasarruf edeceği anlamına gelir. Doğru: Kullanım süresi içinde tüketilecek miktar, belge kapsamı ve toplam ödeme birlikte değerlendirilmelidir.

İhtiyaç tablonuzu hazırladıktan sonra kontör paketleri sayfasındaki seçenekleri bu ölçütlerle karşılaştırabilirsiniz. Güncel fiyat, süre ve kapsam değişebileceği için karar öncesinde ilgili koşulları yeniden okuyun.

Karşılaştırma tablosuna en az şu sütunları ekleyin: toplam kontör, kullanım süresi, kapsanan belge türleri, ek alım yöntemi ve kalan kontör kuralı. Birim fiyatı ancak bu bilgilerin yanında değerlendirin. Aksi halde düşük görünen birim maliyet, kullanılamayan kontör nedeniyle yanıltıcı olabilir.

Ayda 200 giden fatura kesen küçük bir ofiste gelen belge sayısı 10 olabilir. Sevkiyat yapan bir toptancıda ise aynı giden fatura sayısına çok sayıda irsaliye eşlik edebilir. Bu iki işletme için aynı paket, aynı belge hareketini karşılamayabilir.

Kontör hesabında hangi yanlışlar sık görülür?

Kontör hesabındaki en yaygın hata, yalnızca giden faturaları yıllık ihtiyacın tamamı sanmaktır. İkinci hata, ayrı düzenlenen e-İrsaliye veya başka e-belgeleri hiç hesaba katmamaktır.

Bir diğer hata, aylık 200 rakamını tüm aylar için değişmez kabul etmektir. Kampanya, sezon, yeni müşteri veya şube artışı varsa 12 aylık toplam bu ortalamadan farklı çıkabilir.

Aynı satışa ait belgeler de dikkatle ayrılmalıdır. e-Fatura ile e-Arşiv fatura, aynı alıcı ve işlem için birlikte düzenlenmiyorsa iki ayrı fatura gibi sayılmamalıdır; buna karşılık ayrıca düzenlenen irsaliye ayrı belge olabilir.

İptal, reddedilme, yeniden gönderim veya teknik hata sonrasındaki işlemler için kontör düşüm kuralını varsaymayın. Bu durumların her birini hizmet sağlayıcının kullanım raporu ve güncel koşulları üzerinden doğrulayın.

Mevzuatla ilgili hadler, yükümlülük tarihleri ve idari tutarlar yıllık olarak güncellenebilir. Kontör planı bu bilgilerin yerine geçmez; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Denetim ve mutabakat için aylık belge dökümlerini, satın alma kayıtlarını ve muhasebe raporlarını saklayın. Fark çıktığında önce tarih aralığını, sonra belge yönünü, ardından belge türünü karşılaştırın.

Örneğin rapor 240 aylık belge gösterirken finans kaydı 200 diyorsa, hemen yeni plan almayın. Önce 40 belgenin gelen fatura mı, e-İrsaliye mi, tekrar gönderim mi olduğunu belge bazında ayırın.

Bir sayım hatasını bulmanın pratik yolu, tek bir ayı belge numarası veya işlem tarihiyle incelemektir. Toplam rakamları doğrudan karşılaştırmak yerine birkaç örnek kaydı açın. Sorun bir filtre, belge statüsü veya tekrar gönderimden kaynaklanıyorsa, aynı hata diğer aylarda da görülebilir.

Yanlış: Portalda görünen her satır farklı bir yeni faturadır. Doğru: Satırın belge türü, yönü, statüsü ve kontör raporundaki anlamı kontrol edilmelidir.

Ayda 200 fatura kesen küçük işletme nasıl uygulama planı izlemeli?

Ayda 200 fatura kesen küçük işletme, uygulama planını satış, satın alma ve sevkiyat belgelerini aynı aylık tabloda izleyerek yürütmelidir. Böylece hesap yalnızca satış ekibinin verdiği rakama bağlı kalmaz.

Örneğin bir eczane ayda 200 giden satış faturası düzenliyor, 30 gelen tedarikçi faturası alıyor ve 10 ayrı e-İrsaliye oluşturuyorsa, aylık temel hareket 240 belgedir. Bu senaryonun 12 aylık temel karşılığı 2.880 kontördür.

Bu örnekte e-İrsaliye, aynı sevkiyat için ayrıca düzenlenen bir belgeyse hesaba eklenir. Fatura ile irsaliye aynı belge değildir; ancak sistem raporunda tek işlem altında nasıl sayıldığı mutlaka kontrol edilmelidir.

1. Son 12 ayın giden fatura sayılarını ay bazında çıkarın.
2. Gelen kutusundaki tedarikçi belgelerini aynı tarihler için ayrı sayın.
3. e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer kullanılan belge türlerini listeleyin.
4. Aynı işlem için iki kez sayılan veya hiç sayılmayan kayıtları düzeltin.
5. Yıllık temel toplamı ve beklenen yoğun dönem artışını ayrı hesaplayın.
6. Kullanım süresi, bakiye ve ek kontör yöntemini paket koşuluyla karşılaştırın.

Temel kavramları yeni öğreniyorsanız Yeni Başlayanlar İçin e-Fatura rehberini okuyarak gelen kutusu, giden kutusu ve belge türleri arasındaki farkı netleştirebilirsiniz.

Bir eczanede gelen belge sayısı düşükse 2.880 kontör hesabı fazla çıkabilir; başka bir eczanede sevkiyat ve tedarikçi hareketi yüksekse aynı rakam yetersiz kalabilir. Sonuç, işletmenin gerçek kayıtlarından çıkarılmalıdır.

İşletme sahibi, ay sonunda satış sorumlusundan giden belge raporunu, satın alma sorumlusundan gelen belge listesini ve depo sorumlusundan irsaliye adedini istemelidir. Üç liste aynı dönem için karşılaştırıldığında eksik veya çift sayım daha kolay bulunur.

Bu planı uygulamak için her ayın ilk iş gününde önceki ayın kaydını kapatın. Ardından kalan bakiye ile tahmini kullanım süresini kontrol edin. Yoğun sezon veya yeni müşteri başlamadan önce tabloyu yeniden çalıştırın. Böylece karar, yalnızca kontör bitince verilmez.

Özet: 5 maddede ayda 200 fatura kontör planı

Ayda 200 fatura kontör planı, yalnızca giden faturalar için yılda 2.400 kontörle başlar; gelen ve diğer e-belgeler eklendiğinde yıllık ihtiyaç yeniden hesaplanır.

• Giden faturayı ayrı hesaplayın: Ayda 200 giden fatura, başka belge yoksa 12 ayda 2.400 kontörlük temel tüketim oluşturur.
• Gelen belgeleri ekleyin: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için tedarikçi faturalarını toplamdan çıkarmayın.
• Diğer e-belgeleri ayırın: e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi kapsam dahilindeki belgeleri gerçekten ayrı oluşuyorsa hesaba katın.
• Sezonu ve büyümeyi izleyin: Son 12 ayın toplamını, en yoğun dönemi ve beklenen yeni belge sayısını birlikte değerlendirerek güvenlik payı belirleyin.
• Süreyi ve koşulları kontrol edin: Paket başlangıcı, kullanım süresi, kalan kontörün durumu ve ek alım yöntemi yazılı koşullardan doğrulanmalıdır.

Bu beş adım, işletmenin gerçek kontör ihtiyacını paket isminden veya yalnızca satış faturasından bağımsız biçimde ortaya çıkarır. Hesabı aylık raporlarla güncellemek, planın erken bitmesi veya gereğinden fazla alınması riskini azaltır.

Mevzuat, belge kapsamı ve hizmet koşulları değişebileceği için satın alma öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle iptal, yeniden gönderim ve ayrı belge sayımını rapor üzerinden doğrulayın.

Hesaplama dosyanızı her ay arşivleyin ve bir sonraki dönem tahminini gerçekleşen tüketimle karşılaştırın. Böylece yıllık plan, tek seferlik bir satın alma hesabı olmaktan çıkar ve düzenli bir kontrol sürecine dönüşür.

İhtiyacınızı netleştirdikten sonra efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100 ile 500.000 kontör arasındaki seçeneklerle karşılaştırabilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel paket koşullarıyla birlikte inceleyin.