Ayda 10 Fatura Kesen İşletme İçin Yıllık Kontör Planı

Ayda 10 fatura kontör hesabı, sadece 120 giden belgeye değil, aynı yıl alınan elektronik belgelere de bakılarak yapılır. Her gelen ve giden belge 1 kontör düşürdüğü için aylık toplam akış, yıllık ihtiyacın temelidir.

Ayda 10 Fatura Kesen İşletme İçin Yıllık Kontör Planı, küçük işletme sahibi ve mali müşavir için pratik bir bütçe hesabı sağlar. Yeni Başlayanlar İçin e-Fatura: 30 Dakikada Temel Kavramlar yazısındaki temel kavramlar, bu hesabı yaparken başlangıç noktası olabilir.

Ayda 10 fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

Ayda 10 fatura kontör hesabı, aylık giden belge sayısını on ikiyle çarparak ve gelen belgeleri ayrıca ekleyerek yapılır. Temel formül, yıllık ihtiyaç = giden belgeler + gelen belgeler + ek kullanım payıdır. Her gelen veya giden belge 1 kontör düşürür.

İlk veri, işletmenin son on iki aydaki gelen kutusu ve giden kutusu kayıtlarından alınır. Yeni işletmede mali müşavirle beklenen müşteri, tedarikçi ve belge türleri ayrı ayrı listelenir. Böylece tahmin, yalnızca kesilen fatura sayısına dayanmaz.

İlk hesapta takvim aylarını ayrı satırlarda göstermek, yoğun dönemleri fark etmeyi sağlar. Ocak-Aralık satırlarına giden, gelen ve diğer belgeleri yazın. Ardından her ayın toplamını toplayarak yıllık temel tüketimi bulun.

Adım adım uygulama için önce giden fatura sayısını yazın, sonra gelen belgeleri ekleyin. E-İrsaliye ve diğer belge türlerini ayrı sütunda izleyin. Son olarak büyüme veya sezon etkisini ölçülebilir belge sayısıyla plana dahil edin.

Örneğin işletme her ay 10 fatura gönderiyor ve 5 elektronik fatura alıyorsa aylık toplam 15 belgedir. Yıllık temel ihtiyaç 15 × 12 hesabıyla 180 kontör olur. Bu sonuç, ek belge veya büyüme payı eklenmeden önceki miktardır.

Belge türü de hesapta ayrı satırda izlenmelidir. E-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye veya hesaba dahil başka bir e-belge, düzenlendiğinde ya da alındığında toplam akışı artırabilir. Hangi belgenin hangi kapsamda sayıldığını hizmet koşullarından doğrulayın.

Yanlış: Sadece düzenlenen 10 faturayı 12 ile çarpıp plan seçmek yeterlidir. Doğru: Giden, gelen ve diğer hesaba dahil belgeleri ayrı satırlarda sayıp toplamı yıllık döneme taşımaktır. Bu ayrım, eksik bakiye riskini azaltır.

Bu ilk hesap, vergi beyannamesi veya fatura düzenleme zorunluluğu hesabı değildir. Yalnızca elektronik belge akışının kontör karşılığını gösterir. Mevzuat kapsamı değişebileceği için belge türü yükümlülüğünü güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşüyle ayrıca kontrol edin.

Ayda 10 fatura kesen işletme yılda kaç kontör kullanır?

Ayda 10 fatura kesen işletme, başka elektronik belge almıyorsa yılda en az 120 giden belge için kontör hesabı yapar. Bu sayı 10 × 12 işleminden gelir ve yalnızca düzenlenen faturaları kapsar.

İşletmenin gelen elektronik belge sayısı aylık 3 ise yıllık ihtiyaç 36 kontör daha artar. Böylece giden 120 belgeye gelen 36 belge eklenir ve temel yıllık kullanım 156 kontöre ulaşır.

Aşağıdaki tablo, farklı belge akışlarının yıllık toplamı nasıl değiştirdiğini gösterir. Ek kullanım payı tabloda ayrıca gösterilmemiştir; bu pay, işletmenin büyüme ve sezon verisine göre ayrıca belirlenir.

Tablodaki 120 kontör, ayda 10 fatura kesen ve elektronik belge almayan işletmeye özgü temel senaryodur. Gerçek kullanımda tedarikçi faturaları, sevk belgeleri ve farklı e-belge türleri bu tabanı yükseltebilir.

Belge sayısı ay içinde değişiyorsa, aylık ortalama sonucu yuvarlamak yerine gerçek ay toplamlarını kullanın. Özellikle tek seferlik yüksek satışlar, ortalamayı yanıltabilir. Bu durumda yoğun ay ayrıca açıklanmalı ve yıllık hesaba eklenmelidir.

Yıllık toplamı kontrol etmek için giden 120 belgeyi ayrı, gelen ve diğer belgeleri ayrı toplayın. Sonuçları portal hareket dökümüyle karşılaştırın. Böylece tabloda kullanılan varsayım ile fiili kontör tüketimi arasındaki fark görünür.

Bir ayda 10 belge kesilmesi, bütün yıl boyunca aynı sayının korunacağını garanti etmez. Yeni müşteri, toplu satış, sezon kampanyası veya yeni bir tedarikçi, bazı aylarda belge sayısını artırabilir.

Bu nedenle yıllık plan hesabı, tek bir aylık gözleme göre değil, mümkünse on iki aylık kayda göre yapılmalıdır. Kayıt yoksa üç farklı senaryo kurun: düşük, normal ve yoğun dönem. Planı normal değil, yönetilebilir yoğun senaryoya göre değerlendirin.

Gelen e-faturalar ayda 10 fatura kontör hesabını nasıl değiştirir?

Gelen e-faturalar, ayda 10 giden fatura hesabına ayrıca eklenir; çünkü gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle tedarikçilerden alınan elektronik belgeler, yıllık planın önemli bir parçasıdır.

Gelen belge sayısını belirlemek için gelen kutusundaki aylık kayıtları inceleyin. Muhasebe kayıtlarıyla portal listesini karşılaştırın. Aynı belgenin tekrar görünmesi, farklı belge numarası veya farklı gönderici gibi durumlarda mali müşavirden doğrulama alın.

Gelen kutusunu sayarken belge numarası, gönderici ve tarih alanlarını kontrol edin. Aynı kaydı iki kez toplama ihtimali varsa, muhasebe programındaki belge numarasıyla portal kaydını eşleştirin. Şüpheli hareketleri toplamdan önce ayrıca işaretleyin.

Karşılaştırma sonucunda portalda görünen sayı muhasebe kaydından düşükse aktarım veya sınıflandırma adımını inceleyin. Sayı yüksekse iptal, tekrar gönderim veya farklı belge türü ihtimalini araştırın. Kesin işlem kuralını hizmet koşullarından doğrulayın.

Her tedarikçi aynı belge türünü kullanmayabilir. Bazı tedarikçiler e-Fatura, bazıları e-Arşiv fatura düzenleyebilir. İşletmenin aldığı belgeler, gönderici ve alıcı statüsüne göre farklılaşabileceğinden belge türünü kontör hesabından ayrı, mevzuat yönünden ayrı değerlendirin.

Örneğin ayda 10 giden fatura düzenleyen bir işletme, ayda 8 gelen elektronik belge alıyorsa aylık toplam 18 belgedir. Sezon boyunca bu sayı değişmiyorsa yıllık temel kullanım 18 × 12, yani 216 kontördür.

Yanlış: Gelen faturalar tedarikçi tarafından kesildiği için işletmenin kontör planına dahil değildir. Doğru: Hesaba dahil gelen belgelerin her birini aylık ve yıllık toplamda göstermektir. Gelen kutusu, bu kontrol için ilk başvurulacak ekrandır.

Kağıt fatura, elektronik belge kontöründen doğrudan düşen bir kayıt değildir. Ancak belge elektronik ortamda alınır, gönderilir veya sisteme dahil başka bir e-belgeye dönüşürse hizmet kapsamını kontrol etmek gerekir. Bu ayrım, kağıt ve elektronik akışın karıştırılmasını önler.

Yıllık kontör planında güvenlik payı nasıl belirlenir?

Güvenlik payı, tahmin edilen yıllık belge sayısına beklenmeyen ek akış için ilave edilen ölçülü miktardır. Sabit bir oran yerine işletmenin geçmiş dalgalanması, büyüme planı ve yeni belge türleri dikkate alınarak belirlenmelidir.

Son on iki ayda en yoğun ay, ortalama aydan ne kadar farklıysa ilk gösterge odur. Örneğin aylık ortalama 10 giden belge olsa da iki ayda 18 belge düzenlenmişse, yalnızca 10 sayısına göre plan yapmak eksik kalabilir.

Güvenlik payını belirlerken önce nedenleri yazın, sonra her nedeni belge sayısına çevirin. Yeni müşteri için beklenen faturaları, sezon için ek irsaliyeleri ve olası tedarikçi artışını ayrı ayrı hesaplayın. Aynı belgenin iki kez eklenmesini önleyin.

Faaliyeti azalan bir işletmede geçmişin en yoğun ayını bütün yıla taşımak gereksiz bakiye oluşturabilir. Buna karşılık yeni şube veya düzenli sevkiyat planı varsa, düşük geçmiş ortalamaya bağlı kalmak yetersiz kalır. Mali müşavirle varsayımları yazılı değerlendirin.

Basit bir örnekte işletme, her ay 10 giden ve 5 gelen belge kullanıyorsa temel yıllık ihtiyaç 180 kontördür. Her ay iki ek belge olabileceği düşünülürse örnek güvenlik payı 2 × 12, yani 24 kontördür.

Bu örnekte değerlendirme 204 kontör üzerinden yapılır. 24 kontör, zorunlu veya evrensel bir oran değildir. Yalnızca işletmenin düzenli ek belge ihtiyacını rakama dönüştüren açıklayıcı bir senaryodur.

Büyüme bekleniyorsa güvenlik payı yeni müşteri, yeni şube, ürün sevkiyatı veya farklı e-belge kullanımını içermelidir. Buna karşılık faaliyet azalacaksa geçmiş yoğun dönemi aynen geleceğe taşımak gereksiz yüksek planlamaya yol açabilir.

Uzman notu: Güvenlik payını tahmin ederek ekleyin, belirsizliği gizlemek için rastgele büyütmeyin. Sonuçta kullanılan formülü ve dayandığı belge kayıtlarını mali müşavirinizle birlikte saklayın.

E-Fatura ve e-Arşiv fatura kontör tüketimi nasıl hesaplanır?

E-Fatura, elektronik ortamda belirli kayıtlı alıcılar arasında düzenlenen faturadır. E-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasındaki alıcı kapsamı dışında elektronik olarak düzenlenen fatura türüdür. İki türün kontör hesabı, hesaba dahil her belge için ayrı kayıt mantığıyla yapılır.

İşletme ayda 6 e-Fatura ve 4 e-Arşiv fatura gönderiyorsa giden toplamı yine 10 belgedir. Bu nedenle yalnızca tür adına bakmak yerine, her ay gönderilen belge sayısını toplamak gerekir.

Alıcı ve gönderici durumunu, e-Fatura ürün sayfasında açıklanan uygulama akışıyla karşılaştırabilirsiniz. Ancak alıcının statüsü, sektör ve güncel düzenleme, hangi fatura türünün kullanılacağını etkileyebilir.

Fatura türlerini plan tablosunda ayrı sütunlara yazmak, belge sayısını toplarken hata riskini azaltır. Son satırda e-Fatura ile e-Arşiv toplamını giden belge toplamıyla karşılaştırın. Türler değişse bile hesaba dahil belge sayısı ayrıca görünür.

E-Arşiv işlemlerinin belge akışı için e-Arşiv fatura sayfasındaki kapsamı inceleyin. Bu sayfa, kontör matematiğinin yerine geçmez; doğru belge türünü belirleme ve gönderim akışını anlamaya yardımcı olur.

Alıcı statüsü değiştiğinde önce hangi fatura türünün düzenleneceğini kontrol edin. Kontör hesabı, mevzuata göre doğru belge türü seçiminin yerine geçmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin değerlendirmesini ayrıca dikkate alın.

Bir işletme ayda 10 belge gönderiyor, ayrıca 5 elektronik belge alıyorsa toplam temel kullanım 180 kontördür. Bu 10 belgenin 6 tanesi e-Fatura, 4 tanesi e-Arşiv olsa da toplam sayı değişmez.

Fatura taslağı, reddedilen kayıt, iptal edilen belge veya yeniden gönderim gibi özel durumların kontör etkisi hizmetin işlem kurallarına bağlı olabilir. Bu nedenle paneldeki hareket dökümünü ve güncel hizmet koşullarını kontrol etmeden kesin sonuç vermeyin.

E-İrsaliye ve diğer e-belgeler yıllık kontör planına nasıl eklenir?

E-İrsaliye ve hesaba dahil diğer e-belgeler, fatura sayısından ayrı takip edilerek yıllık kontör planına eklenir. E-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için tek havuz kullanılıyorsa ortak bakiye üzerinden değerlendirme yapılır.

Örneğin ayda 10 fatura gönderen bir işletme, ayda 4 e-İrsaliye de düzenliyorsa yalnızca giden belge toplamı 14 olur. Başka gelen belge yoksa yıllık temel kullanım 14 × 12 hesabıyla 168 kontördür.

Sevkiyat düzeni değişkense e-İrsaliye sayısını fatura sayısına eşit varsaymayın. Her sevkiyat, iade veya bölünmüş teslimatın ayrı bir belge oluşturup oluşturmadığını işletme kayıtlarından inceleyin. Hizmet kapsamını ve işlem kurallarını ayrıca doğrulayın.

Karşı durumda yalnızca hizmete dahil olmayan muhasebe kayıtlarını toplama eklemek de yanlış sonuç verebilir. Kontör hesabına giren hareketleri panel dökümünden ayırın. Taslak veya test kayıtları için varsayım yapmak yerine destek ve hizmet koşullarına başvurun.

Sevkiyat yapan işletmelerde aynı müşteriye düzenli fatura kesilmesi, irsaliye ihtiyacını ortadan kaldırmayabilir. Fatura ve sevk belgesi farklı işlemler olduğu için her belge türünü ayrı sütunda izlemek, toplamın gözden kaçmasını önler.

E-SMM kullanan serbest meslek erbabı, e-MM kullanan müstahsil veya e-Bilet düzenleyen işletme de kendi belge akışını aynı yöntemle eklemelidir. Belgenin hesapta yer alıp almadığını e-İrsaliye ve ilgili hizmet kapsamından doğrulayın.

Her muhasebe kaydı bir kontör anlamına gelmez. Kontör hesabı, hizmette tanımlanan elektronik belge işlemleri üzerinden yürür. Taslak, test kaydı, iptal veya tekrar gönderim gibi durumlar için panel hareketleri ve destek kayıtları esas alınmalıdır.

Formülü uygularken önce giden fatura, sonra gelen belge, ardından e-İrsaliye ve diğer türleri toplayın. Her ayın toplamını ayrı yazın. Böylece tek havuz bakiyesinin hangi belge türleri nedeniyle azaldığını sonradan açıklayabilirsiniz.

Kontör planının kullanım süresi neden yıllık hesap kadar önemlidir?

Kontör planının kullanım süresi, satın alınan bakiyenin ihtiyaç oluşmadan geçersiz kalıp kalmayacağını belirleyen ticari koşuldur. Ayda 10 fatura kesen işletme, yıllık 120 temel kullanımı planlarken başlangıç ve bitiş tarihini de kaydetmelidir.

Yıl ortasında faaliyete başlayan işletme, yıllık 120 belgeyi on iki aya yayamayabilir. Beklenen faaliyet aylarını ve o dönemdeki belge sayısını ayrı hesaplayın. Kullanım süresi içinde tüketilemeyecek bakiye için paket koşullarını satın almadan önce inceleyin.

Kontörün bitiş tarihi ile işletmenin mali yılı aynı olmak zorunda değildir. Tanımlama günü, paket başlangıcı ve geçerlilik sonu ayrı tarihler olabilir. Bu tarihleri muhasebe takvimine kaydetmek, son ayda bakiye kontrolünü unutma riskini azaltır.

Yıllık kullanım tahmini 120 kontör olsa bile işletme bazı aylarda faaliyete ara verebilir. Açılışın yıl ortasında yapılması, sezonluk çalışma veya geçici kapanma, kontörlerin hangi dönemde kullanılacağını değiştirir.

Paket koşullarında kullanım süresi 12-18 ay olarak sunulabilir. Ancak her paketin geçerlilik tarihi, tanımlama günü ve varsa yenileme koşulu aynı kabul edilmemelidir. Satın alma öncesinde güncel paket bilgisini ve sözleşme şartlarını okuyun.

İhtiyacından çok daha yüksek bakiye almak, kullanım süresi içinde tüketilemeyen kontör bırakabilir. İhtiyacın altında kalmak ise dönem içinde yeni plan aramayı gerektirebilir. Karar, fiyat karşılaştırmasından önce belge tahmini ve geçerlilik tarihiyle birlikte verilmelidir.

Planın başlangıç tarihini, tahmini aylık tüketimi ve beklenen bitiş tarihini bir tabloya yazın. Her ay kalan bakiyeyi bu tahminle karşılaştırın. Sapma büyürse, yeni alımı beklemeden mali müşavir ve hizmet sağlayıcıyla görüşün.

Mevzuatın belge türü ve kullanım şartları zamanla değişebilir. Kontör geçerliliği ticari paket koşuludur; vergi yükümlülüğü ise ayrı bir konudur. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük işletme senaryosunda yıllık kontör hesabı nasıl görünür?

Ayda 10 kurumsal fatura kesen küçük bir kafe, tedarikçilerinden ayda 8 elektronik belge alıyorsa yıllık temel kontör ihtiyacı 216 olur. Hesap, 18 aylık belge akışının on iki ayla çarpılmasıyla yapılır.

Kafenin yaz aylarında dört ay boyunca her ay iki ek e-İrsaliye kullandığını varsayalım. Bu ek akış 4 × 2, yani 8 belge daha oluşturur. Böylece sezon etkisiyle yıllık hesap 224 kontöre çıkar.

Kafe sahibi tabloyu uygulamak için kasa satışlarını değil, elektronik belge hareketlerini esas alır. Her ay 10 giden faturayı, 8 gelen belgeyi ve yaz aylarındaki 2 ek e-İrsaliyeyi ayrı satırlara yazar. Böylece satış adediyle belge adedi karışmaz.

Senaryodaki 224 kontör, sezon artışı dahil temel ihtiyaçtır. Yeni kurumsal müşteri bekleniyorsa, bu müşterinin aylık belge sayısı ayrıca eklenir. Müşteri kesinleşmezse tahmini ayrı işaretlemek, kesin kayıtla varsayımın karışmasını önler.

İşletme sahibi bu sonuca küçük bir gelişme payı eklemek istiyorsa, payın nedenini yazmalıdır. Örneğin yeni bir kurumsal müşteri için ayda bir ek fatura bekleniyorsa 12 belge daha hesaplanır; rastgele büyük bir oran kullanılmaz.

Bu senaryoda planlama tabanı 236 kontör olur. Bu rakam, kesin satın alma önerisi değildir; işletmenin verdiği varsayımlara dayanan örnektir. Gerçek seçim, mevcut paket seçenekleri ve geçerlilik süresiyle karşılaştırılmalıdır.

Aynı kafe yalnızca 10 giden fatura düzenliyor ve hiç elektronik belge almıyorsa hesap 120 kontörde kalır. Tedarikçi faturaları sisteme elektronik olarak girmeye başladığında, önceki düşük tahmin geçerliliğini kaybeder.

İşletme her ay gelen kutusunu, giden kutusunu ve e-İrsaliye kayıtlarını kontrol etmelidir. Mali müşavir, bu kayıtları muhasebe belgeleriyle karşılaştırarak eksik, tekrar veya yanlış sınıflandırılmış hareketleri belirleyebilir.

Hangi kontör planı ayda 10 fatura kesen işletmeye uygundur?

Uygun kontör planı, 120 giden belgeyi temel alıp gelen ve diğer elektronik belgelerle birlikte hesaplanan yıllık ihtiyacı karşılayan plandır. Sadece ayda 10 sayısına bakarak en küçük paketi seçmek doğru karar olmayabilir.

Sadece giden faturası olan işletmede taban 120 kontördür. Gelen belgeler ve ek belge türleri yoksa bu sayı başlangıç hesabıdır. Yine de kullanım süresi ve yıl içinde beklenen değişiklikler kontrol edilmeden kesin seçim yapılmamalıdır.

Ayda 5 gelen belge, yıllık hesaba 60 kontör ekler. Bu işletmenin temel ihtiyacı 180 kontöre çıkar. Ayda 2 e-İrsaliye daha varsa toplam 204 kontör olur ve 120 seviyesindeki bir plan yetersiz kalabilir.

Plan karşılaştırması yaparken paket kontörünü üç ayrı rakamla değerlendirin: temel ihtiyaç, güvenlik payı ve geçerlilik süresi. Yalnızca toplam kontöre veya birim fiyata bakmak, kullanılmadan sona erecek bakiye riskini göstermeyebilir.

Örneğin 204 kontör temel ihtiyacı bulunan işletme, yıl içinde 20 ek belge bekliyorsa değerlendirme 224 kontör üzerinden yapılır. Belge artışı kesin değilse bunu güvenlik payı olarak etiketleyin; kesinleşen artışı ise temel hesaba taşıyın.

Plan seçerken üç değeri yan yana yazın: yıllık temel ihtiyaç, güvenlik payı ve paketin kullanılabilirlik süresi. Bu üçlü, yalnızca birim fiyatı incelemekten daha anlamlıdır. Özellikle sezonluk işletmeler, en yoğun ayı ayrıca hesaba katmalıdır.

Geniş plan seçmek her zaman daha doğru değildir. İşletmenin belge sayısı düşükse, geçerlilik süresi içinde tüketilemeyecek bakiye oluşabilir. Küçük plan seçmek de belge akışında artış olduğunda kesinti veya acil alım riski doğurabilir.

Yanlış: En düşük paketi almak, ayda 10 fatura için otomatik olarak yeterlidir. Doğru: En az 120 giden belgeyi, gelen ve diğer belge akışlarını, ardından makul gelişme payını birlikte karşılaştırmaktır.

Kontör bakiyesi ve belge akışı ay boyunca nasıl izlenir?

Kontör bakiyesi, her ay gelen kutusu ve giden kutusu hareketleriyle karşılaştırılarak izlenir. Bu kontrol, yıllık planın fiili kullanıma uyup uymadığını gösterir ve bakiye bitmeden önce karar alma imkanı sağlar.

Ay sonunda yalnızca kalan bakiyeyi okumayın. O ay kaç giden fatura, kaç gelen belge ve kaç e-İrsaliye işlendiğini ayrı ayrı yazın. Ardından toplam belge sayısını o ay düşen kontörle karşılaştırın.

1. Giden kutusunda kabul edilen elektronik belgelerin aylık sayısını kaydedin.
2. Gelen kutusunda alınan belgeleri belge türüne ve aya göre gruplayın.
3. e-İrsaliye ve diğer hesaba dahil belge hareketlerini ayrı satırda ekleyin.
4. Kalan bakiyeyi yıllık tahminle karşılaştırıp sapma varsa mali müşavire bildirin.

Aylık izleme tablosunda başlangıç bakiyesi, o ay kullanılan kontör ve kalan bakiye sütunları bulunmalıdır. Belge türü sütunları, özellikle ortak havuz kullanan işletmelerde tüketimin kaynağını açıkça gösterir.

Bakiyenin beklenenden hızlı azalması, yalnızca fatura sayısındaki artışı göstermez. Gelen belgeler, ek e-İrsaliyeler veya işlem kuralları da etkili olabilir. Hareket dökümünü incelemeden yeni paket miktarı hakkında kesin karar vermeyin.

Bir ayda beklenenden fazla belge oluşursa bunun nedenini not edin. Yeni müşteri, toplu fatura, tedarikçi değişikliği veya sevkiyat artışı gibi nedenler, sonraki ayların tahminini de etkileyebilir.

Portalda mali müşavire özel panel bulunuyorsa, yetkili kullanıcılarla aynı sayım yöntemini kullanın. Gelen ve giden kutularındaki kayıtları farklı kişiler ayrı ayrı sayarsa, raporlar arasında fark oluşabilir.

On yıllık güvenli saklama gibi arşiv bilgileri, belgeye erişimi destekler; ancak arşiv süresi kontör kullanımını artırmaz. Kontör hesabı belge işlemine, saklama süresi ise erişim ve arşiv politikasına bağlı ayrı bir konudur.

Yıllık kontör planı ne zaman yeniden hesaplanmalıdır?

Yıllık kontör planı, belge türü, müşteri sayısı, tedarikçi akışı veya faaliyet hacmi değiştiğinde yeniden hesaplanmalıdır. Değişiklik yoksa aylık izleme ve üç aylık genel değerlendirme çoğu küçük işletme için pratik bir kontrol düzenidir.

Yeni bir müşteri grubuna düzenli fatura gönderilmeye başlanması, giden belge sayısını yükseltir. Yeni tedarikçilerin elektronik belge kullanması da gelen kutusunu büyütür. Bu iki değişiklik, yalnızca dönem sonunda değil, başladığı ayda plana işlenmelidir.

Yeniden hesaplama için değişikliğin başladığı ayı işaretleyin ve önceki tahmini kalan aylara taşımayın. Örneğin yeni müşteri Nisan ayında başladıysa, Ocak-Mart gerçekleşenlerini koruyun. Nisan-Aralık dönemini yeni aylık belge sayısıyla hesaplayın.

Karşı durumda faaliyet azalır veya sezon sona ererse, yüksek dönemin tahminini yılın kalanına aynen uygulamayın. Gerçekleşen belgeleri koruyup kalan aylar için yeni varsayım oluşturun. Bu yöntem, gereğinden fazla bakiye planlamasını önler.

İşletme e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet kullanmaya başlarsa ortak havuz hesabı yeniden yapılmalıdır. Yeni belge türü vergi yönünden zorunlu olmasa bile, hizmet kapsamına dahil bir işlemse kontör tüketimini değiştirebilir.

Sezonluk faaliyetlerde aylık ortalamayı tek başına kullanmayın. Yoğun ayların sayısını, sakin ayların düşüşünü ve sezonun kaç ay sürdüğünü ayrı yazın. Yıllık toplam, aylık ortalama yerine bu gerçek dönem toplamlarından oluşturulmalıdır.

Mevzuat veya teknik uygulama değişiklikleri, belge türü ve gönderim yöntemini etkileyebilir. Ceza tutarı, had veya yürürlük tarihi gibi bilgileri tahmin ederek karar vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Son üç ayın giden belge sayısı güncel kayıtlarla karşılaştırılmıştır.
• Gelen kutusundaki elektronik belgeler tedarikçi bazında kontrol edilmiştir.
• E-İrsaliye ve diğer belge türleri ayrı satırda plana eklenmiştir.
• Sezon, büyüme ve yeni müşteri etkisi yazılı olarak değerlendirilmiştir.
• Paketin kalan bakiyesi ve kullanım süresi birlikte kontrol edilmiştir.

Özet: 5 maddede ayda 10 fatura kontör planı

Ayda 10 fatura kontör planının doğru temeli, yıllık 120 giden belge hesabıdır; ancak gerçek ihtiyaç gelen ve diğer elektronik belgeler eklendikten sonra ortaya çıkar. Aşağıdaki beş madde, hesaplamayı uygulamaya dönüştürür.

• Giden faturaları hesaplayın: Ayda 10 fatura düzenleyen işletmenin yalnızca giden belge tabanı 10 × 12 hesabıyla 120 kontördür.
• Gelen belgeleri ekleyin: Her ay alınan elektronik belgeleri gelen kutusundan sayın ve yıllık giden toplamın üzerine ekleyin.
• Diğer e-belgeleri ayırın: E-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi hesaba dahil belge türlerini ayrı satırda takip edin.
• Güvenlik payını gerekçelendirin: Sezon, yeni müşteri, büyüme veya ek belge ihtiyacını ölçülebilir bir belge sayısıyla plana dahil edin.
• Süreyi ve mevzuatı kontrol edin: Paket geçerliliğini güncel koşullarla, belge yükümlülüklerini ise GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Son kontrol aşamasında yıllık toplamı paket kontörüyle ve geçerlilik tarihiyle birlikte karşılaştırın. Bu üç veri aynı tabloda görünmüyorsa planın eksik veya gereğinden yüksek olma ihtimali devam eder.

Uygulama için önce aylık belge tablosu oluşturun. Her ay giden, gelen ve diğer belge sayılarını yazın. Üç ay sonra tahmin ile gerçekleşen tüketimi karşılaştırın. Fark sürekli devam ediyorsa yıllık planı yeni verilerle güncelleyin.

Bu yöntem, 120 kontörün yalnızca başlangıç olduğunu açıkça gösterir. Örneğin ayda 5 gelen belge yıllık toplamı 180 kontöre çıkarır; ayda 2 e-İrsaliye eklenmesi ise aynı hesabı 204 kontöre taşır.

Bu hesabı tamamladıktan sonra efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör seçeneklerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla birlikte kontrol edin.