Tekstil İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Tekstil e-arşiv fatura, kural olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya yapılan satışta elektronik fatura düzenlenmesi, bilgilerin doğrulanması ve belgenin saklanması demektir. E-Fatura kullanıcısı alıcıya ise kural olarak e-Fatura düzenlenir.

Bu rehber; kumaş, konfeksiyon, hazır giyim, aksesuar ve tekstil toptancılarının fatura hatalarını azaltmasına yardımcı olur. Alıcı seçimi, ürün açıklaması, KDV, iade, iptal, saklama ve kontör planlaması birlikte ele alınır.

Tekstil e-arşiv fatura nedir ve kimler kullanır?

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda oluşturulan, alıcıya iletilen ve elektronik olarak saklanan fatura türüdür. Tekstil işletmeleri bu belgeyi çoğunlukla tüketicilere ve e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan ticari alıcılara düzenler.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, belge türünü belirleyen ilk kontroldür. Alıcı kayıtlıysa kural olarak e-Fatura, kayıtlı değilse işlemin niteliğine göre e-Arşiv Fatura gündeme gelir.

Bir tekstil işletmesi mağazada, toptan satış kanalında veya internet sitesinde farklı alıcı tipleriyle karşılaşabilir. Bu nedenle aynı ürün için her müşteriye otomatik olarak aynı belge türünü seçmek doğru değildir.

Tüketicinin vergi kimlik bilgisi bulunmayabilir; bu durumda sistemin istediği kimlik ve iletişim alanları, satış senaryosuna uygun doldurulur. Ticari alıcıda unvan, vergi kimlik numarası ve adres bilgileri dikkatle doğrulanır.

Örneğin küçük bir butik, tüketiciye elbise sattığında e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Aynı butik, e-Fatura kullanıcısı olan bir mağaza zincirine toptan ürün gönderdiğinde kural olarak e-Fatura sürecini izler.

Alıcı sorgusunu yalnızca fatura ekranında değil, sipariş kaydında da tutmak yararlıdır. Böylece aynı müşteri sonraki alışverişte tekrar kontrol edilir; kayıt tarihi, sorgu sonucu ve kullanılan VKN birlikte görülebilir.

Karşı durum olarak, tüketicinin işletme adına fatura istemesi alıcıyı otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı yapmaz. Belge türü, müşterinin talebinden çok kayıt durumu, işlem niteliği ve güncel uygulama kuralları birlikte incelenerek belirlenir.

Satışın niteliği, alıcının statüsü ve kullanılan belge düzeni birlikte değerlendirilmelidir. Özellikle özel senaryolarda yalnızca yazılım ekranına güvenmek yerine mali müşavirden işlem bazlı teyit alınmalıdır.

Tekstil faaliyetinin fatura, irsaliye ve diğer e-belge ihtiyaçlarını birlikte görmek için tekstil sektörü sayfasını inceleyebilirsiniz. Güncel yükümlülükler için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tekstil işletmesi e-Arşiv faturayı hangi satışlarda düzenler?

Tekstil işletmesi e-Arşiv faturayı, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve satışın özel kuralları izin verdiğinde düzenler. Perakende, toptan, internet ve işletmeden işletmeye satışlarda önce alıcının belge statüsü kontrol edilir.

Mağazadan tüketiciye yapılan satışlarda alıcının tüketici niteliği, düzenlenen belgenin türü ve satış sisteminin çalışma biçimi önemlidir. Fatura kesilmesi gereken işlem, yalnızca ürünün tekstil olması nedeniyle farklı bir belgeye dönüşmez.

Toptan satışta müşterinin vergi kimlik numarası alınmalı ve e-Fatura kayıt durumu sorgulanmalıdır. Kayıtlı müşteriye e-Arşiv düzenlemek, alıcı statüsü değişmediği halde belge türünü yanlış seçmek anlamına gelebilir.

İnternet satışlarında sipariş ekranı, ödeme bilgisi ve fatura adresi birlikte değerlendirilir. Pazaryeri üzerinden satışta faturayı kimin düzenlediği sözleşmeden ve sipariş akışından doğrulanır; aynı satış için iki ayrı fatura oluşturulmaz.

Örneğin küçük bir konfeksiyon atölyesi, internet sitesinden tüketiciye gömlek satarken sipariş bilgilerini fatura adresiyle eşleştirmelidir. Aynı atölye, vergi kimlik numarası bulunan bir butiğe satış yaptığında önce bu müşterinin e-Fatura kayıt durumunu sorgulamalıdır.

Yanlış: Pazaryeri siparişindeki fatura adresini hiç incelemeden her müşteriye aynı belge türünü seçmektir. Doğru: Satışı kimin yaptığı, faturayı kimin düzenlediği, alıcının kayıt durumu ve siparişin hangi kanaldan geldiğini adım adım doğrulamaktır.

Karar vermeden önce dört soru sorulmalıdır: Alıcı tüketici mi, ticari işletme mi, e-Fatura kullanıcısı mı ve işlem özel bir istisnaya giriyor mu? Bu soruların cevabı belgenin senaryosunu netleştirir.

Tekstil dışındaki sektörlerdeki benzer adımları görmek için Tarım İşletmesi e-Fatura rehberindeki alıcı ve belge kontrollerine bakabilirsiniz. Mevzuat değişiklikleri ve istisnalar için güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Şüpheli bir satışta faturayı kesip sonradan düzeltmek yerine, belge türünü düzenleme öncesinde kesinleştirmek daha güvenlidir. Bu yaklaşım iade, iptal ve muhasebe eşleştirmesi sorunlarını da azaltır.

Tekstil e-arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Tekstil e-arşiv faturada satıcının ve alıcının kimlik bilgileri, belge numarası, tarih, ürün satırları, vergi hesapları ve genel toplam bulunmalıdır. Senaryoya göre ödeme, teslimat ve diğer açıklama alanları da doldurulur.

Satıcı tarafında unvan veya ad, adres, vergi kimlik bilgisi ve ilgili vergi dairesi bilgileri kontrol edilir. Sistem bu alanları tanımlı bilgilerden getirse bile fatura kesmeden önce güncellik ve doğruluk denetlenmelidir.

Alıcı ticari işletmeyse unvan, adres, vergi kimlik numarası ve gerekli vergi bilgileri doğru yazılır. Tüketicide ise sistemin istediği ad, soyad, kimlik veya iletişim bilgileri satış senaryosuna uygun girilir.

Fatura numarası ve seri bilgisi belgeyi ayırt eder; tarih de muhasebe kaydı ve satış dönemiyle uyumlu olmalıdır. Yanlış seri, tekrar eden numara veya hatalı tarih, sonradan açıklama gerektirebilir.

Her ürün satırında açıklama, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, iskonto ve vergi bilgileri anlaşılır olmalıdır. Kumaş, iplik, gömlek veya aksesuar gibi ürünler genel ifadelerle değil, stok kayıtlarına uygun tanımlanmalıdır.

Ön izleme ekranında alıcı adı, VKN veya TCKN, fatura tarihi ve adres bilgileri sipariş formuyla karşılaştırılmalıdır. Adresin eksik olması teslimat sorununa, yanlış kimlik bilgisi ise muhasebe ve düzeltme sürecinde ek kontrole yol açabilir.

Ödenecek tutar, ara toplam, iskonto, KDV ve varsa diğer vergi kalemleriyle matematiksel olarak uyuşmalıdır. KDV dahil veya hariç fiyat tercihi açıkça belirtilmeli, ödeme ve teslimat açıklamaları işlemle çelişmemelidir.

e-Arşiv belgesinin teknik kimliği, gönderim durumu ve elektronik görüntüsü de sistemde kontrol edilmelidir. Faturayı göndermeden önce ön izleme ekranındaki alıcı, ürün ve toplam bilgilerini satır satır karşılaştırın.

Kumaş ve konfeksiyon ürünleri e-arşiv faturada nasıl yazılır?

Kumaş ve konfeksiyon ürünleri e-arşiv faturada, stok ve teslimat takibini mümkün kılacak açıklıkta yazılmalıdır. Ürün adı, model veya stok kodu, miktar, ölçü birimi ve birim fiyat aynı satırda uyumlu olmalıdır.

Kumaş satışında metre, kilogram veya işletmenin kullandığı uygun ölçü birimi seçilir. Örneğin 48 metre pamuklu kumaş, renk ve kumaş koduyla birlikte yazılır; yalnızca kumaş ifadesi ayırt ediciliği azaltır.

Hazır giyimde ürünün türü, model kodu, beden ve renk bilgisi stok sistemindeki kayıtla eşleştirilir. Aynı modelin farklı bedenleri ayrı stoklarda izleniyorsa, fatura satırlarında da ayrı gösterilmesi daha sağlıklı olur.

Aksesuar, fermuar, düğme, etiket veya iplik gibi kalemlerde paket, adet veya uygun ölçü birimi kullanılmalıdır. Paket içeriği farklı ürünlerden oluşuyorsa, tek satır açıklaması yerine bileşenleri belirten anlaşılır bir tanım tercih edilir.

Ürün açıklamasında stok kodu kullanılması, aynı modelin beden ve renk ayrımını görünür hale getirir. Ancak kodun tek başına yazılması yeterli değildir; kodun karşılık geldiği ürün adı ve ölçü birimi de faturada anlaşılabilir olmalıdır.

Karşı durumda, aynı ürünün farklı renklerini tek satırda toplamak stoktan düşüm ve iade kontrolünü zorlaştırabilir. Sipariş, sevk ve fatura satırları ayrı izleniyorsa renk, beden veya model ayrımı da aynı şekilde korunmalıdır.

Yanlış: Tişört, 100 adet, tek fiyat yazıp model, beden ve renk bilgisini stoktan ayırmamaktır. Doğru: Stok kodu, model, beden, renk, miktar ve birim fiyatı kayıtlarla uyumlu göstermektir.

Ürün açıklamasını gereksiz ticari sloganlarla doldurmak yerine, denetimde ve iade işleminde işe yarayacak bilgiler yazılmalıdır. Faturadaki tanım, sevk edilen ürün ve muhasebe kaydı arasında aynı anlamı taşımalıdır.

Malzeme satırı düzenleme mantığını karşılaştırmalı görmek için Elektrik malzemeleri e-Fatura rehberindeki ürün satırı örneklerini inceleyebilirsiniz. Sektör değişse de açıklayıcı ürün kodu yaklaşımı aynıdır.

Tekstil e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Tekstil e-arşiv fatura kesme işlemi, portal veya entegrasyon ekranında alıcı seçimiyle başlar; ürün, vergi ve toplam kontrollerinden sonra elektronik gönderimle tamamlanır. Ekran adları kullanılan yönteme göre değişebilir.

1. Yetkili kullanıcıyla portal veya özel entegratör ekranına giriş yapın ve yeni fatura oluşturma alanını açın.
2. Belge türünü e-Arşiv Fatura seçin ve alıcının tüketici veya ticari alıcı statüsünü doğru belirleyin.
3. Alıcının adını, adresini, VKN veya TCKN bilgisini satış kaydıyla karşılaştırarak sisteme girin.
4. Kumaş, konfeksiyon veya aksesuar satırlarını stok kodu, miktar, ölçü birimi ve fiyat bilgileriyle ekleyin.
5. İskonto, KDV, varsa tevkifat, ödeme ve teslimat bilgilerini işlem belgeleriyle uyumlu biçimde tamamlayın.
6. Ön izleme ekranında alıcı, ürün, tarih, seri, toplam ve vergi alanlarını ikinci kez kontrol edin.
7. Faturayı onaylayıp gönderin ve sistemde oluşan durumun başarılı şekilde tamamlandığını kontrol edin.

Gönderim sırasında hata oluşursa aynı belgeyi rastgele yeniden oluşturmayın. Önce hata kodunu, taslak durumunu ve numara tahsisini inceleyin; mükerrer fatura riskini önlemek için muhasebe sorumlusuna bilgi verin.

Fatura gönderildikten sonra PDF görüntüsünü müşteriye iletmek, elektronik kaydı ortadan kaldırmaz. Asıl belge ve gönderim bilgisi kullanılan sistemde saklanmalı, alıcıya iletim yöntemi satış prosedürüyle uyumlu olmalıdır.

Ön izleme sırasında yalnızca genel toplamı değil, her ürün satırındaki miktar ve birim fiyatı da kontrol edin. Özellikle çok satırlı toptan siparişlerde ilk ve son satırın incelenmesi, ortadaki hataların fark edilmesini garanti etmez.

İşletme farklı kanallarda satış yapıyorsa mağaza, web sitesi ve toptan satış kayıtlarını aynı müşteri doğrulama mantığıyla yönetmelidir. Günlük kapanışta kesilen faturalar ile stok ve ödeme kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Yoğun satış günlerinde işlemleri son saate bırakmak, yanlış alıcı veya eksik ürün satırı riskini artırabilir. Mağaza sorumlusu siparişi, muhasebe sorumlusu vergi alanlarını, yetkili kullanıcı ise gönderim durumunu ayrı ayrı kontrol edebilir.

Tekstil e-arşiv faturada iade ve iptal nasıl yapılır?

Tekstil e-arşiv faturada iade ve iptal aynı işlem değildir. İptal, düzenlenmiş belgenin geçersiz hale getirilmesi sürecini; iade ise satılan malın geri dönmesi ve muhasebe kaydının düzeltilmesini ifade eder.

İade işleminde önce hangi ürünlerin geri geldiği, miktarı, teslim tarihi ve önceki fatura bilgisi belirlenir. Kumaşın bir bölümü kullanıldıysa, tamamı iade edilmiş gibi işlem yapmak stok ve vergi kayıtlarını bozabilir.

Alıcının tüketici veya ticari işletme olması, satış kanalı ve kullanılan portal iade yöntemini etkileyebilir. İade faturası, iptal talebi, itiraz bildirimi veya muhasebe düzeltmesi seçenekleri işlem bazında değerlendirilmelidir.

e-Arşiv faturayı sistemden silmek, resmi iptal anlamına gelmez. Portalda bulunan iptal veya itiraz akışındaki durum takip edilmeli, karşı tarafa yapılan bildirim ve muhasebe kaydı belgelenmelidir.

Yanlış: Müşteri ürünü geri verdiğinde eski faturayı arşivden silip yeni tutarı kaydetmektir. Doğru: İade nedenini, miktarı ve ilgili fatura numarasını gösteren mevzuata uygun düzeltme sürecini işletmektir.

Örneğin butik müşterisine yanlış beden gönderdiyse, değişim ile gerçek iadenin ayrımını yapmalıdır. Değişimde ürün hareketi, fatura ilişkisi ve yeni ürün fiyatı; iadede ise geri gelen ürün ve tutar düzeltmesi incelenir.

İade talebi geldiğinde müşteri hizmetleri, depo ve muhasebe aynı fatura numarasını kullanmalıdır. Depo ürünü teslim almadan yalnızca müşterinin beyanıyla tam iade kaydı açmak, stok ile mali kayıtların farklılaşmasına neden olabilir.

İptal veya iade ekranındaki süre, bildirim ve onay koşulları güncel düzenlemelere göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden kesin bir süre veya yöntem varsaymayın.

Tekstil e-arşiv faturada KDV ve iskonto nasıl kontrol edilir?

Tekstil e-arşiv faturada KDV ve iskonto kontrolü, ürünün ve işlemin vergi niteliğine göre yapılır. Oran, istisna veya tevkifat bilgisi tahmin edilmemeli; güncel mevzuat ve muhasebe tanımı esas alınmalıdır.

Önce satış fiyatının KDV dahil mi, hariç mi belirlendiği netleştirilir. Fatura ekranındaki birim fiyat, miktar ve ara toplam bu tercihle uyumlu olmalı; müşteriye bildirilen fiyat ile belge toplamı aynı olmalıdır.

Satır indirimi, genel iskonto veya kampanya indirimi kullanılıyorsa hangi ürünlere uygulandığı açıklanmalıdır. İskonto sonrası vergi matrahı ve ödenecek tutar, sistemin hesaplamasıyla işletmenin fiyat listesinde ayrıca karşılaştırılmalıdır.

Tevkifat, istisna veya özel vergi uygulaması yalnızca işlemin ve alıcının şartları gerçekten uygunsa seçilir. Tekstil ürününün adı tek başına tevkifat veya istisna gerekçesi oluşturmaz; muhasebe kodu ve işlem belgesi incelenir.

Yanlış: Ürün toplamına sonradan rastgele KDV ekleyip müşteriye bildirilen fiyatı değiştirmektir. Doğru: Fiyatın vergi dahil veya hariç niteliğini baştan belirleyip matrah, vergi ve toplamı birlikte doğrulamaktır.

Fatura kesilmeden önce satış siparişi, irsaliye, ödeme dekontu ve stok hareketi karşılaştırılmalıdır. Özellikle toptan tekstil satışlarında çok sayıda satır bulunduğu için yalnızca genel toplamı kontrol etmek yeterli değildir.

Bir kampanyada bazı ürünlere satır indirimi, bazılarına genel indirim uygulanıyorsa indirim kuralı yazılı fiyat listesiyle karşılaştırılmalıdır. Aksi halde aynı müşteriye aynı gün kesilen faturalar arasında açıklanamayan birim fiyat farkı oluşabilir.

Vergi oranları, özel uygulamalar ve mevzuat tutarları yıllık olarak güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; emin olunmayan durumda rakam veya oran tahminiyle fatura düzenlemeyin.

Tekstil e-arşiv fatura ile e-Fatura ve e-İrsaliye farkı nedir?

Tekstil e-arşiv fatura, satışın mali belgesidir; e-Fatura kayıtlı alıcılar arasındaki elektronik fatura akışında kullanılır, e-İrsaliye ise mal hareketini belgelemeye yarar. Bu üç belge aynı amaca hizmet etmez.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, kural olarak fatura e-Fatura olarak düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse ve işlem şartları uygunsa e-Arşiv seçilir; sevk gerçekleşiyorsa ayrıca irsaliye gerekip gerekmediği değerlendirilir.

e-İrsaliye, ürünün depodan çıkışını ve taşınmasını takip eder; fatura ise satışın bedel ve vergi bilgilerini gösterir. Bu nedenle aynı sevkiyatta iki belgenin numarası ve ürün miktarı birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Tekstil sevkiyatlarında bu ayrımı daha ayrıntılı görmek için e-İrsaliye ürün sayfasındaki belge kapsamını inceleyebilirsiniz. Özel istisnalar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tekstil e-arşiv fatura nasıl saklanır ve ibraz edilir?

Tekstil e-arşiv fatura, yalnızca yazdırılmış kâğıt olarak değil, elektronik belge niteliğini ve doğrulanabilirliğini koruyacak biçimde saklanmalıdır. Saklama süresi, vergi ve ticari kayıt yükümlülükleriyle birlikte değerlendirilir.

Faturanın elektronik dosyası, görüntüsü, belge numarası, teknik kimliği ve gönderim durumuna ilişkin kayıtlar birlikte tutulmalıdır. PDF görüntüsü müşteriye kolaylık sağlar; ancak tek başına elektronik asılın yerini her durumda karşılamayabilir.

Dosya adlandırmada tarih, seri, fatura numarası ve müşteri kodu kullanılabilir. Böylece denetim, iade veya müşteri itirazı sırasında belgeye ulaşmak kolaylaşır; aynı faturanın farklı kopyaları da karıştırılmaz.

Günlük veya haftalık yedekleme planı oluşturun ve yedeklerin yalnızca aynı bilgisayarda tutulmadığından emin olun. Yetkisiz silme, dosya bozulması ve kullanıcı değişikliği riskleri için erişim yetkilerini sınırlandırın.

Uzman notu: Denetim anında faturayı bulmak kadar, faturanın hangi sipariş, sevkiyat, ödeme ve muhasebe kaydıyla ilişkili olduğunu göstermek de önemlidir.

Saklama sisteminde arama, indirme ve dışa aktarma özelliklerini düzenli olarak test edin. Bir belgeyi örnek seçip elektronik dosyaya, görüntüye ve işlem kaydına aynı anda ulaşabildiğinizi kontrol edin.

Teknik saklama ve e-Arşiv iş akışının nasıl çalıştığını görmek için e-Arşiv Fatura ürün sayfasına bakabilirsiniz. Yasal saklama süresi ve ibraz biçimi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tekstil işletmesinde e-arşiv fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Tekstil işletmesinin kontör ihtiyacı, düzenli olarak gönderilen ve alınan e-belge sayısının aylık, sezonluk ve kampanyalı dönemlere göre izlenmesiyle hesaplanır. Tahmin, yalnızca satış adedine değil, tüm belge trafiğine dayanmalıdır.

DİKKAT: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle e-Arşiv satışları yanında alınan e-Faturalar, e-İrsaliyeler ve kullanılan diğer e-belgeler de aylık planlamaya dahil edilmelidir.

Basit hesap için son üç ayın giden e-Arşiv ve e-Fatura sayılarını, gelen belgeleri ve diğer e-belgeleri ayrı ayrı çıkarın. Ardından sezon yoğunluğunu, iade trafiğini ve yeni satış kanalını ayrıca ekleyerek üst sınır belirleyin.

Varsayalım bir butik, ayda 520 adet elektronik satış belgesi düzenliyor ve tedarikçilerinden 12 belge alıyor. Her belge için bir kontör düşüyorsa, bu örneğin temel tüketimi 532 kontördür; diğer belge türleri ayrıca eklenir.

Bu hesapta önemli nokta, her satışın mutlaka e-Arşiv Fatura olduğu varsayımını yapmamaktır. Bazı işlemlerde farklı belge düzeni bulunabilir; gerçek sayı portal raporları, muhasebe kayıtları ve satış sistemiyle doğrulanmalıdır.

Yoğun sezon döneminde günlük satış ortalamasını doğrudan yıllık plana uygulamak yanıltıcı olabilir. Yaz kampanyası, okul dönemi veya yeni koleksiyon haftasında oluşan en yüksek belge sayısını ayrıca belirleyerek kullanım planına karşılaştırma payı ekleyin.

Sezonluk tekstilde yaz, okul dönemi, kampanya veya koleksiyon değişimi belge sayısını artırabilir. Aylık ortalamaya göre değil, yoğun ayı da dikkate alan bir plan hazırlamak kesintisiz işlem takibi açısından daha gerçekçidir.

Belge hacmini sektör örneğiyle değerlendirmek için Oto servislerin aylık kontör ihtiyacı rehberindeki hesaplama yöntemini kullanabilirsiniz. Paket seçerken güncel kullanım süresini ve paneldeki gerçek düşüm kuralını kontrol edin.

Tekstil e-arşiv faturada sık yapılan hatalar nasıl önlenir?

Tekstil e-arşiv faturada en sık görülen hatalar, alıcı türünün yanlış seçilmesi, ürün açıklamasının yetersiz kalması, KDV hesabının kontrol edilmemesi ve gönderim durumunun izlenmemesidir.

Bir diğer hata, mağaza veya pazaryeri siparişini fatura kaydıyla eşleştirmemektir. Sipariş numarası, sevk bilgisi ve ödeme kaydı kontrol edilmezse aynı satış için mükerrer belge veya eksik belge riski ortaya çıkar.

Yanlış: E-Fatura kullanıcısı olan ticari müşteriye alışkanlıkla e-Arşiv düzenlemektir. Doğru: Müşteri VKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu satıştan önce doğrulayıp uygun belge türünü seçmektir.

• Alıcının tüketici, ticari işletme veya e-Fatura kullanıcısı olduğu doğrulanmıştır.
• Satıcının unvan, adres, VKN veya TCKN ve vergi bilgileri günceldir.
• Ürün adı, stok kodu, beden, renk, miktar ve ölçü birimi sevkiyatla uyumludur.
• KDV, iskonto, tevkifat veya istisna alanları muhasebe kontrolünden geçirilmiştir.
• Fatura seri, numara, tarih, toplam ve ödeme bilgileri ön izleme ekranında incelenmiştir.
• Gönderim durumu, elektronik dosya ve görüntü birlikte saklanmak üzere kaydedilmiştir.

Bir hata fark edildiğinde faturayı doğrudan silmek veya aynı numarayla yeniden kesmek çözüm değildir. Belgenin taslak mı, gönderilmiş mi, kabul edilmiş mi olduğunu belirleyip uygun düzeltme prosedürünü uygulayın.

Gün sonu kontrolünde satış raporu, stok hareketi, banka veya kasa kaydı ve fatura listesi karşılaştırılmalıdır. Bu dört kayıt uyuşuyorsa, unutulan belge ve yanlış ürün satırı daha erken fark edilir.

Özet: 5 maddede tekstil e-arşiv fatura kuralları

Tekstil e-arşiv fatura sürecinin güvenilir olması, tek bir ekranı doldurmaktan çok alıcı, ürün, vergi, gönderim ve saklama kayıtlarının birlikte doğrulanmasına bağlıdır. Aşağıdaki beş madde günlük kontrolün temelini oluşturur.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve tüketici veya ticari işletme niteliğini satıştan önce kontrol edin; e-Fatura kullanıcısına kural olarak e-Fatura düzenlendiğini unutmayın.
• Kumaş, konfeksiyon ve aksesuar satırlarında ürün kodu, açıklama, beden, renk, miktar, ölçü birimi ve fiyatı stok ve sevkiyat kayıtlarıyla eşleştirin.
• KDV, iskonto, tevkifat, istisna, fiyatın dahil veya hariç niteliği ve genel toplamı muhasebe tanımlarıyla karşılaştırın; emin olmadığınız oranı tahmin etmeyin.
• İade ile iptali birbirine karıştırmayın; belge durumunu portalda izleyin ve düzeltme yöntemini satış kanalı, alıcı statüsü ve güncel mevzuata göre belirleyin.
• Elektronik aslı, görüntüsü, teknik kimliği ve gönderim kaydını saklayın; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için hacmi aylık ve sezonluk izleyin.

Mevzuat tutarları, özel senaryolar ve uygulama süreleri yıllık olarak güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek, işletmenizin satış kanalı ve belge türüne uygun yazılı bir kontrol prosedürü oluşturun.

İhtiyacınıza uygunsa efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketlerini 100 ile 500.000 kontör arasında inceleyebilirsiniz; ücretsiz e-Fatura portalı da bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini paket seçmeden önce kontrol edin.