Sigorta Acentesi e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Sigorta Acentesi Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge? sorusunun yanıtı, alıcının GİB e-Fatura uygulamasına kayıt durumuna bağlıdır: kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan işletme veya tüketiciye uygun koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu rehber, sigorta acentesi sahibinin veya muhasebe çalışanının müşteri statüsünü doğru kontrol etmesini, poliçe primiyle acente komisyonunu ayırmasını ve belgeyi doğru kanaldan göndermesini sağlar. Güncel yükümlülük için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sigorta acentesi e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nedir?

Sigorta acentesi e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel soru, faturanın kime düzenlendiğidir. e-Fatura, uygulamaya kayıtlı alıcıya sistem üzerinden iletilen faturadır; e-Arşiv Fatura ise genel olarak kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenen elektronik fatura türüdür.

Belge türü, acentenin hangi yazılımı kullandığına göre değil, alıcının kayıt durumuna göre belirlenir. Aynı acente, aynı gün bir sigorta şirketine e-Fatura, bireysel müşteriye ise e-Arşiv Fatura düzenleyebilir.

Bir sigorta şirketinin, brokerın veya kurumsal müşterinin şirket olması tek başına e-Fatura sonucunu doğurmaz. Bu işletmenin GİB e-Fatura kullanıcıları arasında bulunup bulunmadığı, işlem tarihi itibarıyla kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, yalnızca faturanın bilgisayarda saklanması demek değildir. Belgenin oluşturulması, alıcıya iletilmesi ve ilgili teknik süreçlerin yürütülmesi, e-Arşiv uygulamasının kurallarına göre yapılır.

Karar vermek için önce hizmetin gerçek alıcısını belirleyin, sonra VKN veya TCKN ile kayıt sorgusu yapın. Son aşamada belge senaryosunu, işlem tarihini ve özel bir istisna bulunup bulunmadığını mali müşavirle karşılaştırın.

Örneğin aynı sigorta acentesi, kayıtlı bir sigorta şirketine komisyon faturası düzenlerken e-Fatura kullanabilir. Aynı gün kayıtlı olmayan bir işletme müşterisine verdiği danışmanlık hizmeti için şartları uygunsa e-Arşiv düzenleyebilir.

Yanlış: Müşteri şirketse her durumda e-Fatura düzenlenir. Doğru: Müşterinin şirket bilgisiyle birlikte e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir; kayıt yoksa uygun koşullarda e-Arşiv kullanılır.

Alıcının kayıt durumu daha sonra değişebilir. Bu nedenle acente, önceki faturadaki belge türünü kopyalamak yerine her yeni işlemde güncel kontrol yapmalıdır. Mevzuat ve teknik kurallar değişebileceğinden güncel GİB duyurusu incelenmelidir.

Sigorta acentesi hangi müşteriye e-Fatura keser?

Sigorta acentesi, faturanın alıcısı GİB e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa normal yurt içi işlemde e-Fatura düzenler. Bu kural, alıcının sigorta şirketi, başka bir acente veya farklı sektördeki işletme olmasından bağımsız değerlendirilir.

Örneğin acentenin sigorta şirketine hak ettiği komisyon veya hizmet bedeli için fatura düzenlediğini düşünelim. Sigorta şirketi e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge, alıcının VKN bilgisi kullanılarak e-Fatura akışına gönderilir.

Bir acentenin kurumsal müşterisi de e-Fatura alıcısı olabilir. Ancak şirket unvanı, vergi levhası veya e-posta adresi tek başına yeterli değildir; VKN ile GİB kayıt durumu eşleştirilmelidir.

Gerçek kişi müşteriler de e-Fatura sistemine kayıtlı olabilir. Bu nedenle kişinin bireysel görünmesi, otomatik olarak e-Arşiv düzenleneceği anlamına gelmez; TCKN veya VKN ve sistemdeki kayıt sonucu birlikte incelenmelidir.

Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse, acente kayıtlı olmayan alıcı için e-Fatura yerine uygun e-Arşiv senaryosunu seçer. Belge türü, alıcının talep ettiği PDF formatıyla değil, mevzuata uygun elektronik gönderim yöntemiyle belirlenir.

Kayıt sorgusu, faturayı hazırlayan çalışanın kişisel yorumuna bırakılmamalıdır. Acente, sorgu sonucunu müşteri kartına işleyebilir ve gerektiğinde ekran görüntüsü, sorgu tarihi veya işlem dosyasıyla destekleyebilir.

İzmir’deki küçük bir acentenin aylık komisyon sürecinde önce sigorta şirketi listesi hazırlanabilir. Her şirket için VKN, kayıt durumu ve komisyon dönemi kontrol edilir; yalnızca onaylanan satırlar fatura taslağına aktarılır.

Örneğin İzmir’deki küçük bir acente, sigorta şirketine aylık komisyon faturası kesiyor ve şirketin e-Fatura kaydını doğruluyor. Aynı acente, bireysel konut sigortası müşterisine ayrıca sunduğu hizmet için farklı belge akışını kullanabilir.

Sigorta acentesi hangi müşteriye e-Arşiv Fatura düzenler?

Sigorta acentesi, alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı değilse ve işlem e-Arşiv şartlarına uygunsa e-Arşiv Fatura düzenler. En yaygın örnekler, bireysel tüketici ve e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme müşteridir.

Bireysel poliçe sahibi, çoğu durumda e-Fatura sisteminde kayıtlı bir alıcı değildir. Acente kendi adına sunduğu ve faturalandırması gereken hizmet için müşterinin doğru kimlik ve iletişim bilgilerini kullanarak e-Arşiv sürecini yürütür.

Vergi mükellefi olan fakat e-Fatura uygulamasına kayıtlı bulunmayan bir şirket de e-Arşiv alıcısı olabilir. Bu durumda şirketin unvanı, adresi, vergi dairesi ve VKN bilgileri sistemde eksiksiz yazılmalıdır.

e-Arşiv düzenlerken alıcıya ait VKN veya TCKN, unvan ya da ad soyad, adres ve işlem bilgileri kontrol edilmelidir. Hangi alanların zorunlu olduğu, kullanılan portal ve güncel teknik kılavuz üzerinden doğrulanmalıdır.

e-Arşiv alıcısında adres veya e-posta bilgisi eksikse belgeyi hemen göndermek yerine müşteriden güncel bilgi alınmalıdır. Bireysel müşteri ile işletme müşterisinin zorunlu alanları aynı olmayabileceği için portalın ilgili senaryosu seçilmelidir.

Kayıtlı olmayan bir işletme müşterisi daha sonra e-Fatura kullanıcısı olabilir. Bu nedenle acente, sürekli müşteriler için sabit belge türü tanımlamak yerine her dönem yeni sorgu yapmalıdır.

Yanlış: Müşteri e-posta ile PDF istediği için e-Arşiv seçilir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kaydı kontrol edilir; kayıt yoksa e-Arşiv oluşturulur ve sistemin öngördüğü yöntemle iletilir.

Bir kafe işleten bireysel müşteri acenteden iş yeri sigortasıyla ilgili ayrıca faturalandırılan bir hizmet alıyorsa, acente alıcının kayıt durumunu yine kontrol eder. E-Arşiv, müşteri bireysel olduğu için değil, kayıt durumu ve işlem şartları nedeniyle seçilir.

VKN, TCKN ve GİB kaydıyla belge türü nasıl kontrol edilir?

Belge türünü kontrol etmek için önce alıcının güncel VKN veya TCKN bilgisi alınır, sonra GİB e-Fatura kayıt durumu işlem tarihine göre doğrulanır. Yalnızca müşteri beyanına veya eski faturaya güvenilmemelidir.

Acente, unvan ve adres bilgisini müşteriden yazılı veya sistem üzerinden almalıdır. VKN, TCKN, vergi dairesi, adres ve e-posta bilgilerindeki bir karakter hatası bile belgenin yanlış kişiye gitmesine veya muhasebe eşleştirmesinin bozulmasına yol açabilir.

1. Müşterinin güncel unvanını, adını, adresini ve VKN veya TCKN bilgisini alın.
2. Alıcının GİB e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığını güncel sorgu veya kullanılan portal üzerinden kontrol edin.
3. Kayıt sonucunu müşterinin vergi bilgileriyle karşılaştırın ve aynı VKN için işlem yapıldığını doğrulayın.
4. İşlem tarihindeki belge senaryosunu, istisna veya özel durum bulunup bulunmadığını mali müşavirle değerlendirin.
5. Kontrol sonucunu acente içindeki müşteri kartına ve işlem dosyasına kaydedin.
6. Belgeyi göndermeden önce alıcı bilgilerini taslak ekranında tekrar okuyun.

Kontrol sırasında müşterinin e-posta adresi belge türü için belirleyici değildir. E-posta, e-Arşiv belgesinin iletiminde kullanılabilir; ancak alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını göstermez.

Kontrol sonucunu üç ayrı noktada karşılaştırmak faydalıdır: müşteri kartı, portal alıcı seçimi ve fatura taslağı. Bu üç alandaki VKN veya TCKN aynı değilse belge oluşturma işlemi durdurulmalıdır.

Alıcı yeni e-Fatura kullanıcısı olmuşsa, önceki ayın belge türü otomatik olarak tekrarlanmamalıdır. Kayıt durumu değişen müşteriler için müşteri kartı güncellenmeli ve güncel GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü dikkate alınmalıdır.

Uzman notu: Belgeyi göndermeden önce VKN veya TCKN ile alıcı adını birlikte kontrol edin; unvanın doğru olması, yanlış vergi numarasını tek başına düzeltmez.

Sigorta acentesinin işlemiyle sigorta şirketinin işlemi nasıl ayrılır?

Sigorta acentesi, önce hangi hizmetin kendi adına gerçekleştiğini ve faturanın gerçek alıcısının kim olduğunu belirlemelidir. Poliçenin sigorta şirketine ait olması, acentenin her işlem için poliçe sahibine fatura keseceği anlamına gelmez.

Poliçe düzenleyen, primi tahakkuk ettiren veya sigorta sözleşmesinin tarafı olan işletme ile acentenin sunduğu aracılık hizmeti farklı işlemler olabilir. Belge düzenleyen taraf, sözleşmeler ve muhasebe kayıtları birlikte incelenerek belirlenmelidir.

Acente, sözleşmeye göre sigorta şirketinden komisyon veya hizmet bedeli alıyorsa, kendi faturalandıracağı işlemde alıcı çoğunlukla sözleşmede belirtilen sigorta şirketidir. Şirketin e-Fatura kaydı varsa e-Fatura akışı kullanılır.

Acente müşteriye ayrıca danışmanlık, risk analizi veya başka bir hizmet veriyorsa, bu hizmetin kime sunulduğu ayrıca yazılmalıdır. Poliçe sahibi alıcıysa, onun e-Fatura kayıt durumu e-Arşiv veya e-Fatura seçimini etkiler.

Bir işlem dosyasında poliçe, komisyon sözleşmesi, hizmet talebi ve muhasebe kaydı birlikte bulunmalıdır. Bu belgelerden biri farklı tarafı gösteriyorsa acente faturayı göndermeden önce sözleşmedeki sorumlulukları yeniden değerlendirmelidir.

Örneğin küçük bir mahalle acentesi, bir sigorta şirketiyle komisyon sözleşmesine sahip olabilir. Şirketin komisyon belgesi acentenin kendi ticari işlemidir; poliçe sahibinin sigorta sözleşmesiyle aynı belge olarak değerlendirilmemelidir.

Yanlış: Poliçe müşterisinin adı belgede geçiyorsa belge mutlaka acente tarafından düzenlenir. Doğru: Belgeyi düzenleyen taraf, işlemin gerçek sağlayıcısı ve sözleşmedeki sorumluluklara göre belirlenir; acentenin kendi hizmeti ayrı incelenir.

Poliçe primi, komisyon ve hizmet bedelinde hangi belge düzenlenir?

Poliçe primi, acente komisyonu ve ayrıca verilen hizmet bedeli aynı işlem değildir. Hangi belgenin düzenleneceği, işlemi fiilen gerçekleştiren taraf, gerçek alıcı, sözleşme ve alıcının e-Fatura kayıt durumu birlikte incelenerek belirlenir.

Acente sigorta şirketine komisyon veya aracılık hizmeti için fatura düzenliyorsa, öncelikle bu hizmetin sözleşmede nasıl tanımlandığına bakılmalıdır. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygun e-Arşiv akışı değerlendirilir.

Poliçe primi konusunda acentenin tahsilata aracılık etmesiyle kendi adına hizmet satması birbirinden ayrılmalıdır. Prim belgesi, poliçe ve sigorta şirketinin düzenlediği belgelerle karıştırılmamalı; acentenin kendi faturası yalnızca kendi işlemine dayanmalıdır.

Komisyon, aracılık veya danışmanlık işleminin vergi kodu ve istisna bilgisi ayrıca değerlendirilir. KDV, BSMV veya istisna uygulaması belge türünden bağımsız muhasebe konusudur; kodu mali müşavir belirlemelidir.

Örneğin acente ay sonunda üç sigorta şirketinden komisyon hakkı kazanabilir. Her şirketin sözleşmesi, hizmet dönemi ve kayıt durumu ayrı incelenir; bütün şirketler için tek bir alıcı kaydı varmış gibi toplu belge düzenlenmez.

Tablodaki yaklaşım, her acentenin işlemi için otomatik sonuç oluşturmaz. Sözleşme, tahsilat modeli, hizmetin kapsamı ve muhasebe kaydı farklıysa belge senaryosu da değişebilir.

Belgede yanlış alıcı veya yanlış vergi kodu bulunuyorsa düzeltme süreci, belgenin türüne ve sistemdeki durumuna göre yürütülmelidir. Yeni belge kesmeden önce mali müşavirle iptal, iade veya itiraz adımı netleştirilmelidir.

Sigorta acentesi e-Fatura nasıl düzenler?

Sigorta acentesi e-Fatura düzenlerken önce alıcının kayıt durumunu ve işlem bilgilerinin doğruluğunu kontrol eder, ardından taslak oluşturur, imzalar, gönderir ve sistem durumunu takip eder. Sadece gönderim butonuna basmak süreci tamamlamaz.

Belge taslağında acentenin bilgileri, alıcının VKN veya TCKN bilgisi, tarih, sıra numarası, hizmet açıklaması, miktar, tutar ve uygulanacak vergi bilgileri kontrol edilmelidir. Komisyon belgesinde dönem ve sözleşme bağlantısı açıklanabilir.

1. e-Fatura portalında veya entegrasyon yazılımında doğru alıcı kartını seçin.
2. Hizmet açıklamasını, tarihini, tutarını ve muhasebenin belirlediği vergi kodunu girin.
3. Faturadaki VKN veya TCKN, unvan, adres ve iletişim alanlarını taslakta karşılaştırın.
4. Belgeyi elektronik imza veya kullanılan yetkilendirme yöntemiyle onaylayın.
5. Gönderimden sonra belgenin başarılı, hatalı, kabul veya ret durumunu sistemden izleyin.
6. Belge numarasını, işlem dosyasını ve muhasebe kaydını birbiriyle eşleştirin.

Adımların herhangi birinde alıcı bilgisi değişirse eski taslak kullanılmamalıdır. Önce taslak iptal edilmeli, güncel müşteri kartı seçilmeli ve yeni belge gönderilmeden önce tekrar doğrulama yapılmalıdır.

e-Fatura akışındaki ekranlar, kullanılan portal veya entegrasyona göre değişebilir. Genel teknik adımlar için e-Fatura ürün sayfasındaki bilgileri inceleyebilir, uygulamadaki güncel alanları ayrıca kontrol edebilirsiniz.

Alıcı faturayı reddederse, acente nedeni okumadan aynı belgeyi tekrar göndermemelidir. VKN, tutar, açıklama, vergi kodu ve alıcı kaydı kontrol edilmeli; gerekli düzeltme için mali müşavirle birlikte yeni işlem yapılmalıdır.

Sigorta acentesi e-Arşiv Fatura nasıl düzenler?

Sigorta acentesi e-Arşiv Fatura düzenlerken önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığını doğrular, sonra alıcı bilgilerini ve hizmet detaylarını sisteme girer. Belge oluşturulduktan sonra iletim ve saklama adımları da takip edilmelidir.

Bireysel müşteride ad soyad, TCKN gerektiğinde kimlik bilgileri, adres ve e-posta; işletme müşterisinde unvan, VKN, vergi dairesi ve adres kontrol edilmelidir. Zorunlu alanlar, güncel portal kılavuzuna göre değerlendirilmelidir.

Acente, e-Arşiv ekranında hizmetin niteliğini açıkça yazmalıdır. Örneğin yalnızca komisyon veya poliçe ifadesi kullanmak yerine, acentenin gerçekten faturalandırdığı aracılık ya da danışmanlık hizmetinin kapsamı açıklanmalıdır.

e-Arşiv işleminde önce müşteri türü seçilir, sonra kimlik veya vergi bilgileri girilir, hizmet satırı oluşturulur ve gönderim yöntemi kontrol edilir. Son ekranda alıcı bilgileri ile tutar okunmadan belge onaylanmamalıdır.

Belge, sistemin öngördüğü elektronik yöntemle müşteriye iletilir. Müşterinin PDF istemesi, e-Fatura kayıt kontrolünü ortadan kaldırmaz; kayıtlı alıcıya normal işlemde e-Arşiv PDF gönderilerek e-Fatura süreci atlanmamalıdır.

e-Arşiv belgesinin numarası, oluşturma tarihi, alıcı bilgileri ve gönderim kaydı işletmenin belge dosyasında tutulmalıdır. Kullanılan portalın raporlama ve arşiv ekranları incelenmeli, teknik kılavuzdaki saklama yükümlülükleri takip edilmelidir.

e-Arşiv düzenleme ekranlarının işleyişi hakkında e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki teknik açıklamalar incelenebilir. Vergi kodu, istisna ve işlem açıklaması için güncel GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Sigorta acentesinde e-Fatura ve e-Arşiv hataları nelerdir?

Sigorta acentelerinde en sık hatalar, müşterinin şirket olmasını otomatik e-Fatura kabul etmek, poliçe primiyle acente hizmetini karıştırmak ve gönderim durumunu kontrol etmemektir. Bu hatalar belge türünden önce işlem tanımının yanlış yapılmasından kaynaklanır.

Bir şirketin e-Fatura kullanıcısı olduğu varsayılırsa, acente yanlış kanaldan belge düzenleyebilir. Tersine, kayıtlı olmayan müşteriye e-Fatura göndermeye çalışmak da sistem hatası veya teslim sorunu oluşturabilir.

Bir başka hata, e-Arşiv belgesini yalnızca PDF dosyası sanmaktır. PDF, alıcıya sunulan görünüm olabilir; ancak belgenin elektronik kayıt, numara, tarih ve teknik süreçleri ayrıca yürütülmelidir.

Komisyon faturasında poliçe sahibinin, sigorta şirketinin ve acentenin rolleri karıştırılabilir. Faturayı düzenleyen taraf, hizmetin sağlayıcısı ve gerçek alıcı belirlenmeden belge oluşturmak yerine sözleşme ve muhasebe kaydı incelenmelidir.

Hata tespit edildiğinde önce belgenin sistem durumuna bakılmalıdır. Taslak, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi durumları farklı işlem gerektirebilir; her durumda aynı belgeyi tekrar göndermek yeni bir mükerrerlik oluşturabilir.

Yanlış: Geçen ay e-Arşiv kesilen müşteriye bu ay da kontrol etmeden aynı belge düzenlenir. Doğru: Her işlemde VKN veya TCKN, kayıt durumu ve işlem senaryosu yeniden doğrulanır.

Farklı sektörlerdeki benzer ayrımları görmek için özel eğitim kurumu e-Fatura ve e-Arşiv rehberine bakılabilir. Adres, alıcı ve gönderim hataları için fotoğrafçıların e-Arşiv rehberi de karşılaştırma sağlayabilir.

Sigorta acentesi belge kesmeden önce hangi kontrol listesini kullanmalı?

Belge kesmeden önce kısa bir kontrol listesi kullanmak, sigorta acentesinin alıcı ve işlem hatalarını erken yakalamasını sağlar. Liste, e-Fatura veya e-Arşiv seçimini tek başına değil, işlem tanımıyla birlikte doğrulamalıdır.

Aşağıdaki liste her komisyon, danışmanlık veya acente hizmeti işleminde uygulanabilir. Müşteri kartı daha önce kullanılmış olsa bile VKN, TCKN ve kayıt durumunun güncel olup olmadığı yeniden incelenmelidir.

• Hizmeti fiilen veren tarafın sigorta acentesi olup olmadığı kontrol edilmiştir.
• Belgenin gerçek alıcısı ve alıcının VKN veya TCKN bilgisi doğrulanmıştır.
• Alıcının işlem tarihindeki e-Fatura kayıt durumu güncel kaynaktan incelenmiştir.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçiminde müşteri talebi değil, mevzuata uygun sistem akışı esas alınmıştır.
• Komisyon, poliçe primi ve ayrıca verilen hizmet birbirinden ayrılmıştır.
• Hizmet açıklaması, tutar, tarih ve vergi kodu muhasebe kaydıyla karşılaştırılmıştır.
• Gönderim sonrasında belge durumu ve alıcıya iletim kaydı takip edilecektir.

Kontrol listesindeki herhangi bir madde yanıtlanamıyorsa belge gönderimi durdurulmalıdır. Özellikle alıcının kayıt durumu belirsizse, müşteriden yeni bilgi istenmeli ve güncel GİB kaydı kontrol edilmelidir.

Küçük bir acentede bu listeyi müşteri kartının yanında yazılı veya dijital onay alanı olarak kullanmak mümkündür. Muhasebe çalışanı her belgeyi göndermeden önce kutuları işaretler, acente yetkilisi ise yalnızca belirsiz veya özel işlemleri ayrıca inceler.

Ay içinde çok sayıda poliçe veya komisyon işlemi bulunan acenteler, bu listeyi müşteri kartına ve işlem onay ekranına ekleyebilir. Böylece aynı hata yalnızca muhasebe kapanışında değil, belge gönderilmeden önce fark edilir.

Acente unvanına göre otomatik belge kararı verilmemelidir. Faaliyet kapsamı, güncel zorunluluklar, işlem türü ve vergi uygulaması birlikte değerlendirilmelidir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sigorta acentesinde gelen ve giden belgeler için kontör nasıl hesaplanır?

Sigorta acentesinin kontör ihtiyacı yalnızca düzenlediği faturalarla hesaplanmamalıdır. efaturakontor.com kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle iki yönlü belge trafiği birlikte sayılır.

Örneğin bir acente ay içinde 80 giden e-Fatura veya e-Arşiv belgesi düzenliyor ve 35 gelen belge alıyorsa, toplam kullanım 115 belge üzerinden değerlendirilir. Bu hesapta gelen belgeler gözden kaçırılmamalıdır.

Sigorta şirketlerinden gelen komisyon bildirimleri, hizmet faturaları veya diğer e-belgeler ayrı bir işlem hacmi oluşturabilir. Acentenin yalnızca müşterilere kestiği faturaları sayması, aylık kontör ihtiyacını eksik tahmin etmesine yol açar.

Kontör planında aylık ortalamanın yanında yoğun dönemler de dikkate alınmalıdır. Yenileme dönemlerinde giden belgeler artabilir; aynı süreçte sigorta şirketlerinden gelen belgeler de toplam kullanıma eklenir.

Tek havuz kontör yaklaşımında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi e-belgeler aynı kullanım havuzunda değerlendirilebilir. Paket koşulları ve geçerli belge türleri satın alma öncesinde kontrol edilmelidir.

Belge hacmi takip edilirken gönderim durumu, tekrar oluşturulan belgeler ve gelen kutusundaki kayıtlar aylık raporla karşılaştırılmalıdır. Bir belgenin iptal veya ret durumu, kullanılan hizmetin kontör hesaplama kuralını kendiliğinden değiştirmeyebilir.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen ve giden kutusu ile 10 yıl güvenli saklama imkânı bulunur. Acentenin müşteri, komisyon ve muhasebe dosyalarını bu arşivle eşleştirmesi, geçmiş işlem aramalarını düzenli hâle getirir.

Özet: 5 maddede sigorta acentesi e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Sigorta acentesi e-Fatura e-Arşiv ayrımında ilk ölçüt, alıcının GİB e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığıdır. Ancak doğru belge için işlemdeki taraflar, hizmetin niteliği, VKN veya TCKN ve güncel vergi uygulaması da birlikte incelenmelidir.

Poliçe primi, sigorta şirketinin işlemi, acentenin komisyonu ve acentenin ayrıca sunduğu hizmet aynı belge olarak kabul edilmemelidir. Acente yalnızca kendi adına gerçekleşen, sözleşme ve muhasebe kayıtlarıyla desteklenen işlemi faturalandırmalıdır.

Aşağıdaki beş madde, belge göndermeden önce yapılacak son kontrolü özetler. Belirsiz özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, normal yurt içi işlemde e-Fatura akışı değerlendirilir.
• Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, şartları uygun olan işlem için e-Arşiv Fatura düzenlenir.
• VKN veya TCKN, unvan, adres ve kayıt durumu işlem öncesinde doğrulanır.
• Poliçe, prim, komisyon ve ayrıca verilen acente hizmeti ayrı ayrı tanımlanır.
• Gönderim durumu, gelen belgeler, saklama kaydı ve aylık kontör kullanımı takip edilir.

Kararsız kalınan noktada belgeyi göndermeden önce üç bilgiyi yeniden karşılaştırın: gerçek hizmet sağlayıcısı, gerçek alıcı ve alıcının güncel GİB kayıt durumu. Bu üç bilgi net değilse müşteri talebi veya eski fatura tek başına karar gerekçesi olamaz.

Belge hacminizi hesaplarken yalnızca giden faturaları değil, gelen belgeleri de sayın. Hatalı belgeyi yeniden göndermeden önce sistem durumunu, işlem açıklamasını ve mali müşavir görüşünü kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur. Paket seçerken aylık gelen ve giden belge hacminizi birlikte değerlendirin.