Kontör Tüketim Raporu Nedir? Tanımı, Nerede Kullanılır, Nelere Dikkat Edilir

Kontör tüketim raporu, belirli bir dönemde e-belge işlemleri için harcanan kontörleri gösteren hizmet kullanım dökümü demektir. İşletmeler raporu bakiye kontrolünde kullanır; tarih, belge yönü ve işlem durumu birlikte incelenir.

Bu rapor, işletme sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere kontör hareketlerini izleme imkânı verir. Belge sayısı, belge yönü, tarih ve kullanılan hizmet türü birlikte değerlendirilir.

Kontör tüketim raporu nedir ve neyi gösterir?

Kontör tüketim raporu, e-Fatura ve benzeri e-belge işlemlerinde kullanılan kontörlerin tarihsel ve işlemsel özetidir. Raporun kapsamı, seçilen şirket hesabına ve raporlama dönemine göre ayrıca belirlenir.

Rapor genellikle bir hizmet sağlayıcının kullanıcı hesabındaki hareketleri gösterir. Bu nedenle GİB tarafından düzenlenen bir vergi belgesi veya resmi muhasebe defteri değildir. Belge içeriğini doğrulamaz.

Raporun amacı, hangi tarihte, hangi belge türüyle ve hangi yönde tüketim oluştuğunu açıklamaktır. Böylece işletme, satın aldığı kontörlerle gerçekleşen belge işlemlerini karşılaştırabilir. Açıklanamayan hareketleri ayırabilir.

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu kural, kontör kullanılan hizmetlerde toplam tüketimi hesaplarken temel alınır; özel durumlar için ilgili hizmet koşulları incelenmelidir.

Yanlış: Kontör tüketim raporu, düzenlenen faturanın kendisidir. Doğru: Rapor, faturayı oluşturmak veya göndermek için kullanılan kontör hareketini gösteren operasyonel kayıttır. İki kayıt farklı amaçlarla saklanır.

Rapor, özellikle dönem sonunda kalan bakiyeyi açıklamak için kullanılır. Ancak kalan bakiye, tüketim raporundaki toplamın tek başına aynısı değildir; satın alma, tanımlama ve süre bilgileri ayrıca incelenir.

Bir işletme raporda beklemediği bir tüketim görürse belge numarasını, işlem tarihini ve kullanıcı hareketini kontrol etmelidir. Kayıt açıklanamıyorsa hizmet sağlayıcıdan işlem detayı istenebilir. İnceleme kayıt altına alınmalıdır.

Örneğin bir market sahibi, satış yapmadığı günde azalan bakiyeyi bu raporla inceleyebilir. Aynı gün tedarikçiden gelen faturalar varsa, düşüş satışlardan değil alış belgelerinden kaynaklanmış olabilir.

Hiç belge hareketi bulunmayan dönemlerde ise rapor boş görünebilir. Bu sonuç, hesabın mutlaka kapalı olduğunu göstermez; önce tarih filtresi, şirket seçimi ve erişim yetkisi doğrulanmalıdır.

Kontör tüketim raporu hangi bilgileri içerir?

Kontör tüketim raporu, raporun oluşturulduğu sisteme göre değişmekle birlikte tarih, belge türü, belge yönü ve tüketilen kontör bilgisini içerir. Ayrıntı düzeyi, erişim yetkilerine göre değişebilir.

Başlangıç ve bitiş tarihi, raporun hangi dönemi kapsadığını gösterir. Rapor alınırken seçilen tarih aralığı ile belgenin düzenleme zamanı aynı olmayabilir. Bu yüzden tarih alanının tanımını okuyun.

Belge türü alanında e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet gibi hizmet adları görülebilir. Ekrandaki hizmet adı, hesabın kullanım kapsamına göre değişebilir. Hizmetleri ayrı inceleyin.

Belge yönü, işlemin gelen mi yoksa giden mi olduğunu belirtir. Bu ayrım, aynı dönemde alınan belgelerle gönderilen belgelerin ayrı ayrı izlenmesini sağlar. Yön filtresini kaydedin.

Belge numarası, UUID, işlem durumu veya kullanıcı bilgisi raporda bulunabilir. Bu alanların tamamı her raporda zorunlu değildir; görünürlük, kullanılan portalın rapor tasarımına bağlıdır. Alan açıklamalarını inceleyin.

UUID, elektronik belgeyi ayırt etmeye yarayan evrensel benzersiz tanımlayıcı demektir. Aynı numaraya benzeyen iki faturayı incelerken, varsa UUID alanını da karşılaştırın; yalnızca görünen sıra numarasına güvenmeyin.

Toplam tüketim alanı, seçilen filtrelere uyan kayıtların harcadığı kontör sayısını gösterir. Aynı rapor farklı tarih, belge türü veya yön filtreleriyle tekrar oluşturulursa toplam değişebilir. Filtreleri birlikte kaydedin.

Raporu değerlendirirken eksik sütunları varsayımla doldurmak doğru değildir. Görünmeyen alanlar için portal yardım metni, hizmet sözleşmesi veya güncel sağlayıcı açıklaması kontrol edilmelidir. Eksik veri sıfır tüketim değildir.

Örneğin kullanıcı sütunu boşsa, işlemi mutlaka işletme sahibinin yaptığını düşünmeyin. Belge aktarımı entegrasyon üzerinden gerçekleşmiş olabilir; kullanıcı eşleştirmesi için yetkili kişiden ilgili işlem kaydını ayrıca isteyin.

Kontör tüketim raporu nerede ve kimler tarafından kullanılır?

Kontör tüketim raporu, e-belge portalında, entegrasyon yönetim ekranında veya hizmet sağlayıcının kullanıcı panelinde kullanılır. Menü adları değişebileceğinden, raporun kapsamını ekran açıklamasından veya portal yardımından doğrulayın.

İşletme sahibi raporu aylık bütçe kontrolü için inceleyebilir. Muhasebe personeli, belge trafiğinin yoğun olduğu günleri ve hizmet türlerini karşılaştırabilir. Örneğin kampanya haftası ayrıca işaretlenerek incelenebilir.

Mali müşavir ise raporu, müşterisinin e-belge kullanımını operasyonel açıdan takip etmek için kullanabilir. Rapor, vergi beyannamesinin veya yasal defter kayıtlarının yerine geçmez. Vergisel değerlendirme ayrıdır.

Finans ekibi, kontör alımıyla gerçekleşen tüketim arasında mutabakat kurabilir. Bu işlem, özellikle birden fazla şirket, şube veya kullanıcı aynı hesapta çalışıyorsa önem kazanır. Hesapları ayrı değerlendirin.

Destek ekipleri de raporu işlem incelemesinde kullanır. Bir belgenin neden tüketim oluşturduğu anlaşılmadığında tarih, belge numarası ve yön bilgisi araştırmanın başlangıç noktası olur. İlgili kayıtları birlikte sunun.

İncelemeyi yapan kişi, seçilen filtreleri ve kontrol sonucunu aynı çalışma dosyasına yazmalıdır. Böylece sonraki ay aynı yöntem tekrarlanabilir. Raporu düzenli kullanmak için şu sıra izlenebilir:

1. Önce rapor dönemini, şirket hesabını ve kullanılan hizmeti seçin.
2. Sonra gelen ve giden belge sayılarını ayrı ayrı kontrol edin.
3. Belge türü ile işlem durumunu filtreleyerek olağan dışı kayıtları ayırın.
4. Toplam tüketimi kontör bakiyesi hareketiyle karşılaştırın.
5. Açıklanamayan kayıtları belge numarası ve işlem zamanı üzerinden inceleyin.

Tek işletme ve tek kullanıcı bulunan hesaplarda rapor basit görünebilir. Buna karşılık şubeli yapılarda kullanıcı, belge türü ve tarih filtreleri kullanılmadan yapılan toplam karşılaştırma yanıltıcı olur. Şubeye ait alan bulunmuyorsa dağılım tahminle oluşturulmamalıdır.

Kontör tüketimi tarih ve belge türüne göre nasıl okunur?

Kontör tüketimini okumak için önce rapor tarihinin, ardından belge türü ve belge yönünün incelenmesi gerekir. Tarih aralığını değiştirmeden önce rapor ekranındaki mevcut filtreleri ayrıca kaydedin.

İşlem tarihi, kaydın sistemde oluşturulduğu zamanı gösterebilir. Belgenin düzenleme zamanı ise belgenin üzerinde yer alan ayrı bir tarih olabilir; iki alanı karıştırmamak gerekir. Saat bilgisini inceleyin.

Düzenleme zamanı ile rapor işlem zamanı farklıysa, raporun kendi sütun açıklaması esas alınmalıdır. Aşağıdaki tablo, tarih ve yön farklarının toplamı neden değiştirebildiğini karşılaştırmalı olarak gösterir.

Örneğin pazartesi günü e-Arşiv Fatura gönderilmiş, salı günü e-Fatura alınmış olabilir. Rapor, bu iki işlemi farklı tarihlerde ve farklı belge türleriyle gösterebilir. Yönlerini ayrıca doğrulayın.

Günlük toplamı aylık toplamla karşılaştırırken aynı filtreleri kullanın. Bir raporda yalnızca giden belgeleri, diğerinde tüm belgeleri seçmek doğrudan hatalı sonuca yol açar. Sonuçlar karşılaştırılabilir olmalıdır.

Belge türü ayrımı yapılmıyorsa toplam tüketim görülebilir, fakat hangi hizmetin daha fazla kullanıldığı anlaşılamaz. Bu durumda raporu tür bazında yeniden üretmek gerekir. Dosyaları ayrı kaydedin.

Ayın son akşamında hazırlanan bir belge, sonraki gün işlem görmüş olabilir. Önce iki komşu dönemi ayrı indirin. Ardından aynı belgeyi işlem tarihi üzerinden eşleştirin; belge tarihine göre toplam almak farkı tek başına açıklamayabilir.

Gelen ve giden e-belgelerde kontör tüketimi nasıl hesaplanır?

Gelen ve giden e-belgelerde kontör tüketimi, her belgenin bir kontör düşürdüğü kuralı üzerinden hesaplanır. Hesap yapılırken aynı şirketin, aynı dönemine ait belge hareketleri esas alınır.

Bu nedenle yalnızca gönderilen belgeleri saymak yeterli değildir. Hesaba gelen belgeler de toplam tüketimin parçasıdır ve her gelen belge için bir kontör düşer. Yönleri ayırın.

Yanlış: Tedarikçiden gelen faturalar ücretsiz sayılır, yalnızca satış faturaları tüketim oluşturur. Doğru: Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; iki yön birlikte hesaba katılır.

Basit hesaplama yöntemi şöyledir: Gelen belge sayısı ile giden belge sayısı toplanır. Hesaba esas kural her belge için bir kontörse, toplam sayı tüketilen kontörü verir.

Örneğin bir dönemde 120 gelen ve 180 giden belge varsa, bu kural altında toplam tüketim 300 kontördür. Bu örnek, yalnızca tüm kayıtların kontör düşüren işlem olarak kabul edildiği varsayımına dayanır.

Örnekte 120 gelen belgenin dışarıda bırakılması, tahmini 120 kontör eksik gösterir. Ancak taslak listesindeki kayıtlar doğrudan eklenmemelidir; önce tüketim hareketi oluşup oluşmadığı rapordaki ilgili alandan doğrulanmalıdır.

Belge satırı sayısı, kontör hesabında belge sayısıyla aynı şey değildir. Bir faturada on ürün satırı bulunması, tek başına on kontör harcandığı anlamına gelmez. Adedi doğrulayın.

İptal, hata, taslak, yeniden gönderim veya teknik ret gibi durumların tüketim etkisi hizmet kurallarına göre değişebilir. Bu kayıtlar görüldüğünde otomatik varsayım yerine sağlayıcının işlem açıklaması incelenmelidir.

Bu hesaplama, bütçe tahmininde kullanılabilir; ancak satın alınacak paket miktarını belirlerken geçmiş dönem eğilimi, sezon yoğunluğu ve olası belge artışı birlikte değerlendirilmelidir. Varsayımları ayrıca yazın.

Kontör bakiyesi ile tüketim raporu arasındaki fark nedir?

Kontör bakiyesi kalan kullanılabilir miktarı, kontör tüketim raporu ise hangi işlemlerle ne kadar kullanım yapıldığını gösterir. Bu iki ekran farklı sorulara yanıt verdiği için ayrılmalıdır.

Bakiye ekranı genellikle tek bir toplam sunar. Tüketim raporu ise bu toplamın hangi tarihlerde ve hangi belge işlemleriyle azaldığını ayrıntılandırır. Karşılaştırma için ikisi birlikte incelenir.

Örneğin hesabınıza kontör tanımlanmış, ardından gelen ve giden belgelerle kullanım oluşmuş olabilir. Bu durumda bakiye son durumu, rapor ise sonuca götüren hareketleri gösterir. Tanımlamayı doğrulayın.

Örnek olarak dönem başında 500 kontör bulunduğunu, dönem içinde 200 kontör tanımlandığını düşünün. Tüketim 300 kontörse, başka bakiye hareketi bulunmadığı varsayımıyla dönem sonundaki kullanılabilir miktar 400 kontör olur.

Kontör bakiyesi nedir? sorusunun cevabı, kalan kullanım hakkını anlamaya odaklanır. Tüketim raporu ise harcama geçmişini anlamaya odaklanır. İki kavram, aynı rapor başlığı altında birbirine dönüştürülmemelidir.

Paketlerin kullanım süresi, tanımlanma tarihi ve hesap hareketleri de bakiye değerlendirmesinde önemlidir. Süresi sona ermiş veya farklı hesaba tanımlanmış miktarlar, rapordaki tüketim toplamıyla karıştırılmamalıdır. Son tarihi kaydedin.

Buna karşılık kullanım süresi biten bir paket varsa aynı denklem yeterli olmaz. Önce süre nedeniyle kapanan hakları ayırın; ardından yalnızca tüketimden kaynaklanan azalmayı rapor toplamıyla karşılaştırın.

Yanlış: Bakiye ekranında görülen sayı, dönem içinde harcanan kontör sayısıdır. Doğru: Bakiye kalan miktarı gösterir; dönem tüketimi rapor filtreleriyle ayrıca hesaplanır. Kontrol dönemini açıkça belirtin.

Bakiye ile rapor arasında fark varsa önce rapor tarih aralığını, sonra tanımlama ve kullanım hareketlerini kontrol edin. Fark sürerse işlem numaralarıyla destek kaydı oluşturmak daha sağlıklı olur.

Kontör tüketim raporu muhasebe ve mutabakat için nasıl kullanılır?

Kontör tüketim raporu, muhasebe ve mutabakat süreçlerinde e-belge kullanımını doğrulayan yardımcı bir operasyon kaydı olarak kullanılır. Mutabakat, farklı kayıtlardaki bilgilerin karşılaştırılarak tutarlılığının kontrol edilmesi demektir.

Rapor, kontör satın alımına ilişkin ödeme veya fatura kaydının yerine geçmez. Satın alma belgesi finansal kayıt için, tüketim raporu ise kullanımın izlenmesi için değerlendirilir. Belgeleri birlikte dosyalayın.

Aylık mutabakat için önce aynı döneme ait kontör alımları, dönem başı bakiye ve dönem sonu bakiye belirlenir. Ardından gelen ve giden belge tüketimleri rapor üzerinden ayrı ayrı toplanır.

Örneğin finans sorumlusu, çalışma dosyasında başlangıç bakiyesi, tanımlanan kontör, gelen tüketim ve giden tüketim sütunları açabilir. Her toplamın yanına kaynak dosyayı ve kontrol tarihini ayrıca yazmalıdır.

Birden fazla kullanıcı işlem yapıyorsa rapor kullanıcı veya departman alanına göre ayrılabilir. Böylece beklenenden yüksek kullanımın hangi operasyonla ilişkili olduğu daha kolay bulunur. Yetkileri doğrulayın.

Mali müşavir, raporu müşterinin belge trafiğiyle karşılaştırabilir. Ancak raporun vergi matrahı, KDV hesabı veya yasal defter kaydı oluşturmadığı açıkça bilinmelidir. Vergisel hesaplamalar ilgili belgelerden yapılır.

Belgelerin güvenli saklanması ayrı bir konudur. e-Fatura saklama süreçlerinde belgenin kendisi, raporda görülen tüketim hareketinden bağımsız olarak korunmalıdır. Rapor dosyası, belgenin elektronik aslını saklamanın alternatifi değildir.

Mutabakat sonucunda fark çıkarsa tarih, belge yönü, belge türü ve işlem durumu ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Sadece toplam bakiyeye bakarak muhasebe kaydı oluşturmak doğru değildir.

Satın alma faturası bulunmasına rağmen kontör henüz hesaba tanımlanmamış olabilir. Bu durumda ödeme kaydını doğrudan kullanılabilir bakiyeye eklemeyin; önce tanımlama tarihini ve ilgili şirket hesabını sağlayıcıdan doğrulayın.

Kontör tüketim raporunda hatalı veya beklenmeyen kayıt nasıl incelenir?

Beklenmeyen kontör kaydı, önce rapor filtresi ve belge ayrıntıları doğrulanarak incelenir. İlk görülen fark, tek başına fazla kontör kesildiğinin kanıtı değildir. Karşılaştırılan kayıtların kapsamı eşitlenmelidir.

İlk adımda doğru şirket hesabının seçildiğini kontrol edin. Aynı kullanıcı birden fazla şirket hesabına erişiyorsa yanlış hesapla alınan rapor, gerçek tüketim hakkında hatalı izlenim verebilir.

İkinci adımda başlangıç ve bitiş tarihlerini kontrol edin. Gün sonu, saat dilimi veya raporun işlem tarihini kullanması, belge tarihinden farklı sonuçlar oluşturabilir. Saatleri ayrıca karşılaştırın.

Burada tüm filtrelerin açık olması, seçilen şirket ve dönem içindeki kayıtları daraltmamayı ifade eder. Önce kapsamı genişletin, sonra şüpheli işlemi ayırın. İnceleme için aşağıdaki sıra kullanılabilir:

1. Raporu tüm filtreler açıkken yeniden oluşturun.
2. Şüpheli kaydın belge numarasını ve belge yönünü not edin.
3. Belgenin taslak, başarılı, reddedilmiş veya iptal edilmiş durumunu kontrol edin.
4. Aynı belge numarasının tekrar edip etmediğini araştırın.
5. Sonucu portal kayıtları ve hizmet koşullarıyla karşılaştırın.
6. Açıklanamayan fark için kayıt tarihini ve ekran görüntüsünü destek ekibine iletin.

Aynı belge numarası birden fazla satırda görünüyorsa bunun belge tekrarı mı, işlem adımı mı olduğu anlaşılmalıdır. Satır sayısını doğrudan tüketim sayısı kabul etmek her zaman doğru değildir. Örneğin yeniden deneme kaydı, ikinci tüketimi kanıtlamaz.

Uzman notu: Şüpheli tüketimi bildirirken yalnızca toplam sayıyı değil, şirket hesabını, tarih aralığını, belge numarasını ve işlem durumunu birlikte paylaşın. Parola, özel anahtar veya imzalama bilgisi göndermeyin.

Yanlış: Beklenmeyen kaydı hemen sistem hatası kabul etmek. Doğru: Önce filtreleri, belge yönünü ve işlem durumunu doğrulayıp sonra teknik inceleme istemek. Sonuçları yazılı olarak saklayın.

Kontör tüketim raporu ne kadar süre saklanmalı ve nasıl dışa aktarılmalı?

Kontör tüketim raporu, işletmenin kullanım ve mutabakat ihtiyacı boyunca erişilebilir biçimde saklanmalıdır; tek bir genel saklama süresi varsayılmamalıdır. İç prosedürde sorumlu kişi ve saklama konumu belirtilmelidir.

Rapor dışa aktarılabiliyorsa PDF veya elektronik tablo formatı kullanılabilir. Dosya adı içinde şirket, dönem, belge türü ve rapor oluşturma tarihi yer almalıdır. Filtreleri ayrıca kaydedin.

Elektronik tabloyu açtıktan sonra belge numaralarının değişmediğini ve baştaki sıfırların korunduğunu kontrol edin. Sayısal dönüşüm, eşleştirmeyi bozabilir; belge numarası ile UUID sütunlarını gerekiyorsa metin biçiminde yeniden içe aktarın.

Örneğin 2025-01 tüm-belgeler kontör-tüketimi gibi düzenli bir adlandırma, arşivde arama yapmayı kolaylaştırır. Dosya adında kişisel parola veya gereksiz hassas bilgi bulunmamalıdır. Dosyayı ilgili şirketle eşleştirin.

Raporun saklanması, e-belgenin yasal veya operasyonel saklama yükümlülüğünü tek başına karşılamaz. Fatura, makbuz veya irsaliye dosyaları ayrıca korunmalıdır. Arşivde raporla asıl belgeyi ayrı klasörlerde tutun.

Ücretsiz e-Fatura portalında belgeler için 10 yıl güvenli saklama sunulabilir; bu hizmetin kapsamı rapor dosyalarıyla aynı kabul edilmemelidir. Rapor erişiminin kapsamını ayrıca hizmet sözleşmesinden doğrulayın.

Mevzuata bağlı saklama süreleri belge türüne ve güncel düzenlemelere göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Tüm dosyalara aynı süreyi otomatik uygulamayın.

Dışa aktarılan raporlara erişim yetkisi sınırlandırılmalıdır. Şirket ortak klasöründe yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği bir alan oluşturmak, yanlış silme ve yetkisiz paylaşım riskini azaltır. Yedeklemeyi planlayın.

Dışa aktarma seçeneği bulunmuyorsa raporun destek üzerinden temin edilip edilemeyeceğini sorun. Ekran görüntüsü ancak yardımcı kayıt olabilir; kesilmiş satırlar ve görünmeyen filtreler nedeniyle eksiksiz veri dosyasının yerine geçmeyebilir.

Kontör tüketim raporu incelenirken hangi hatalardan kaçınılır?

Kontör tüketim raporu incelenirken en yaygın hata, bakiye, belge sayısı ve tüketim toplamını aynı kavram sanmaktır. Her göstergenin farklı ekran veya sütundan alınması bu karışıklığı azaltır.

İkinci hata, yalnızca giden belgeleri hesaba katmaktır. Gelen belgelerin de her biri bir kontör düşürdüğü için iki yönlü belge trafiği birlikte değerlendirilmelidir. Alışları dışarıda bırakmayın.

Üçüncü hata, belge satırlarını belge adediyle karıştırmaktır. Kontör hesabı hizmet kuralına göre belge işlemine bağlanıyorsa, satır sayısı ayrı bir stok veya ürün ölçüsüdür. Örneğin beş ürünlü tek fatura, beş ayrı belge olarak sayılmaz.

Dördüncü hata, rapor dönemini kontrol etmeden aylık karşılaştırma yapmaktır. Bir rapor takvim ayını, diğer rapor farklı gün aralığını kapsıyorsa toplamların karşılaştırılması güvenilir olmaz. Günleri eşitleyin.

Beşinci hata, raporu resmi vergi belgesi sanmaktır. Rapor kullanım geçmişini gösterir; fatura, makbuz, irsaliye veya yasal defter yerine geçmez. Muhasebe belgelerinin ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

Kontrolü tamamlayan kişi, kullandığı dosyayı ve sonucu tarih bilgisiyle kaydetmelidir. Böylece sonraki incelemede hangi karşılaştırmanın yapıldığı açık biçimde tekrar görülebilir. Aşağıdaki kontrol listesi, rapor incelemesini standartlaştırır:

• Raporun doğru şirket ve kullanıcı hesabından alındığını kontrol edin.
• Başlangıç ve bitiş tarihlerini belge işlem zamanı ile karşılaştırın.
• Gelen ve giden belgeleri ayrı sütunlarda inceleyin.
• Belge türlerini e-Fatura, e-Arşiv veya diğer hizmetler bakımından ayırın.
• Toplam tüketimi bakiye hareketiyle aynı dönem için karşılaştırın.
• Şüpheli kayıtların belge numarasını ve işlem durumunu kaydedin.

Bu kontroller tamamlanmadan paket ihtiyacı veya kullanıcı hatası hakkında kesin karar vermeyin. Gerekirse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Hizmet kaynaklı farkları sağlayıcıya sorun.

Küçük işletme kontör tüketim raporunu nasıl yorumlar?

Küçük işletme sahibi, kontör tüketim raporunu günlük belge trafiğini, dönemsel yoğunluğu ve kalan kullanım ihtiyacını görmek için yorumlar. Günlük satış tutarı, belge adedinin yerine kullanılmamalıdır.

Örneğin bir eczane, ay boyunca her gün ortalama 8 belge gönderdiğini ve 3 belge aldığını varsayabilir. 26 iş gününde bu işlem hacmi, her belge bir kontörse 286 kontörlük örnek tüketim oluşturur.

Bu sayı yalnızca açıklama amaçlıdır ve tüm işlemlerin kontör düşürdüğü varsayımına dayanır. Eczane sahibi raporda gerçek gelen-giden belge adetlerini ayrıca kontrol etmelidir. Tahmini gerçekleşenle karşılaştırmalıdır.

İlk olarak rapor aylık alınır ve belge türleri ayrılır. Daha sonra hafta sonu, kampanya dönemi veya yoğun reçete günleri gibi olağan dışı dönemler ayrıca not edilir.

Örnekteki varsayımla önce 26 iş gününe ait raporu alın. Gelen belgelerin 78, giden belgelerin 208 olduğunu ayrı kontrol edin. Gerçek adetler farklıysa hesaplamayı raporda doğrulanan sayılarla yeniden yapın.

İşletme sahibi, raporu mali müşaviriyle paylaşarak e-belge işlemlerinin hangi hesap ve kullanıcı tarafından yapıldığını değerlendirebilir. Bu paylaşım, muhasebe belgesinin yerine geçmez. Hesap erişimi ayrıca yetkilendirilmelidir.

Bir ayda tüketim yükselmişse bunun nedeni belge sayısı, yeni bir e-belge türünün kullanılması veya gelen belge trafiğinin artması olabilir. Sadece bakiyenin azaldığına bakarak neden belirlenemez.

Kafe, market veya eczane gibi işletmelerde günlük belge sayısı değişebilir. Bu nedenle tek bir günün tüketimini aylık ortalama kabul etmek yerine birkaç dönemin raporlarını karşılaştırmak daha sağlıklıdır.

Kapalı günlerde tedarikçi faturası gelirse, yalnızca iş günleriyle yapılan tahmin eksik kalır. Ayrıca her reçete veya kasa fişi ayrı e-belge değildir; kontör hesabına raporlanan e-belge işlemleri alınmalıdır.

Özet: 5 maddede kontör tüketim raporu nedir?

Kontör tüketim raporu, e-belge işlemlerinde kullanılan kontörleri tarih, belge türü ve belge yönüyle açıklayan kullanım raporudur. Bu nedenle önce kullanım geçmişi, ardından kalan bakiye değerlendirilmelidir.

Raporu doğru yorumlamak için belge sayısı, işlem zamanı, gelen-giden ayrımı ve hizmet koşulları birlikte incelenmelidir. Filtreleri sonuçlarla birlikte saklayın. Aşağıdaki beş madde temel çerçeveyi özetler.

• Kontör tüketim raporu, belirli dönemde yapılan kontör harcamalarını gösteren operasyonel bir dökümdür.
• Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; toplam tüketim bu temel kuralla kontrol edilir.
• Kontör bakiyesi kalan miktarı, tüketim raporu ise bu miktarı azaltan işlemleri gösterir.
• Rapor, resmi fatura veya yasal defter değildir; muhasebe belgesi ve e-belge arşivi yerine kullanılmaz.
• Şüpheli kayıtlarda tarih, belge numarası, yön, durum ve hesap bilgileri birlikte incelenmelidir.

Kapanış kontrolü için önce ayın raporunu kaydedin. Gelen ve giden toplamları bakiye hareketleriyle eşleştirin. Örneğin fark varsa, dosyayı tamamlandı olarak işaretlemeden ilgili işlemi destek kaydına ekleyin.

Belge trafiği mevsimselse tek ayın sonucu kalıcı ihtiyaç kabul edilmemelidir. Önce birkaç dönemin aynı filtrelerle alınmış raporlarını karşılaştırın; sonra kullanım süresini dikkate alarak gerekli kontör miktarını belirleyin.

Raporun saklama yöntemi, erişim yetkileri ve dışa aktarma formatı işletmenin iç prosedürüne göre belirlenebilir. Mevzuat kapsamındaki güncel yükümlülükler için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır; satın almadan önce güncel koşulları ve mali müşavirinizin önerisini kontrol edin.