Havuz Kontör Nedir? e-Fatura, e-Arşiv ve Diğer e-Belgeler

Havuz kontör, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde ortak kullanılan tek bakiyedir. Her gelen veya giden belge için bir kontör düşer.

Bu model, birden fazla e-belge kullanan işletmelere ve mali müşavirlere yarar sağlar. Amaç, farklı belge türleri için ayrı bakiye takip etme karışıklığını azaltmaktır.

Havuz kontör nedir ve nasıl çalışır?

Havuz kontör sistemi, farklı e-belge türlerini tek bakiye üzerinden takip eden kontör modelidir. İşletme, her belge türü için ayrı bakiye yönetmek yerine ortak bir kullanım havuzunu izler.

İşletme, hizmet sağlayıcının sunduğu paketten belirli sayıda kontör satın alır. Bu bakiye, kapsamda bulunan e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemlerinde kullanılabilir.

Kontör tüketimi belge türüne göre ayrı ayrı değil, ortak havuzdan gerçekleşir. Örneğin e-Fatura bakiyesi azalırken e-Arşiv için ayrı bir paket açılması gerekmez.

Bir işletme 100 kontörlük örnek bir bakiye kullandığında, 60 e-Fatura ve 40 e-Arşiv belgesi düzenleyebilir. Bu örnekte toplam bakiye tamamlanır.

Havuz kontör, e-belge düzenleme yükümlülüğünü belirleyen bir mevzuat aracı değildir. İşletmenin hangi belgeyi kullanacağını GİB kuralları, faaliyet alanı ve mali müşavir değerlendirmesi belirler.

Kontör yalnızca teknik kullanım adedini gösterir. Belgenin doğru türde oluşturulması, alıcı bilgilerinin doğrulanması ve ilgili süreçlerin izlenmesi ayrıca gerekir.

Bakiye ekranında belge türü kadar belge yönünü de inceleyin. Gelen e-Faturalar, giden e-Arşivler ve sevk belgeleri ayrı satırlarda görünse bile toplam tüketim ortak bakiyeden hesaplanır.

Bu nedenle havuz kontör, mevzuat kararının veya muhasebe kontrolünün yerine geçmez. Sadece kapsam içindeki belgelerin kullanımını sayar; belge düzenleme yetkisi ve zorunluluğu ayrıca doğrulanır.

Yanlış: Bir e-belge türü için alınan kontör yalnızca aynı türde kullanılabilir. Doğru: Havuz modelinde kapsam dahilindeki belgeler ortak bakiyeden tüketilir.

Havuz kontör hangi e-belgelerde kullanılır?

Tek havuz kontör, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde kullanılabilir. Her belge türünün düzenleme amacı ve mevzuat kapsamı ise birbirinden farklıdır.

e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen fatura belgesidir. İşletmenin e-Fatura kullanımı, alıcının durumu ve geçerli kurallar birlikte değerlendirilmelidir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura kapsamındaki süreçten farklı koşullarda elektronik fatura düzenlenmesini sağlar. Alıcı tipi ve işlem koşulları, kullanılacak belge türünü etkileyebilir.

e-İrsaliye, mal hareketine ilişkin sevk belgesinin elektronik ortamda düzenlenmesidir. e-İrsaliye, fatura belgesiyle aynı işlevi taşımaz; mal sevki sürecini belgelemeye yöneliktir.

e-SMM, serbest meslek faaliyetleri kapsamında düzenlenen makbuzun elektronik biçimidir. Hizmetin niteliği ve mükellefin durumu, bu belgenin kullanımı açısından önem taşır.

e-MM, müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Tarımsal ürün alımları ve ilgili tarafların durumu, e-MM sürecinin değerlendirilmesini gerektirir.

e-Bilet de kapsam dahilindeki elektronik belge türlerinden biridir. e-Defter, e-İmza veya e-Mutabakat gibi hizmetlerin bu havuza otomatik olarak dahil olduğunu varsaymayın; güncel kapsamı ayrıca kontrol edin.

Bir hizmetin kapsamı, belge adının listede bulunmasından ibaret değildir. Gelen belgelerin, yeniden gönderimlerin ve farklı hesapların nasıl sayıldığını sağlayıcının güncel kullanım koşullarından yazılı olarak doğrulayın.

Örneğin serbest meslek erbabı e-SMM kullanabilir, fakat e-İrsaliye ihtiyacı aynı faaliyet için doğmayabilir. Havuzun geniş kapsamı, işletmeyi ihtiyaç duymadığı belgeyi düzenlemeye zorlamaz.

Gelen ve giden belgelerde havuz kontör nasıl düşer?

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu kural, yalnızca işletmenin düzenlediği belgeleri değil, hesabına gelen belgeleri de kontör planına dahil eder.

Örneğin işletme 20 e-Fatura gönderip 15 e-Fatura alırsa, toplam tüketim 35 kontördür. Aynı dönemde 10 e-Arşiv düzenlenirse toplam tüketim 45 kontöre çıkar.

Gelen belge, tedarikçiden veya başka bir ticari taraftan işletmenin gelen kutusuna ulaşan belgedir. Bu belgenin yalnızca alınması, ortak bakiyede bir kontör tüketimi oluşturur.

Giden belge, işletmenin alıcıya gönderdiği e-belgedir. Giden e-Fatura, e-Arşiv veya e-İrsaliye sayısı, dönemsel kontör hesabında ayrı ayrı dikkate alınmalıdır.

İptal, red veya tekrar gönderim durumlarında kontör iadesi yapılacağını varsaymayın. İade ve yeniden kullanım koşulları hizmet sözleşmesinde veya sağlayıcının güncel kurallarında kontrol edilmelidir.

Kontör takibi yapılırken yalnızca satış belgelerini saymak eksik sonuç verir. Satın alma belgeleri, tedarikçi faturaları ve gelen diğer belgeler de aylık toplamda yer almalıdır.

Aylık kapanışta gelen kutusu, giden kutusu ve bakiye ekranı birlikte karşılaştırılmalıdır. Sayılar eşleşmiyorsa belge durumu, tekrar gönderim veya farklı kullanıcı hesabı gibi nedenler incelenmelidir.

Karşı durumda, işletmenin hiç gelen belgesi bulunmuyorsa yalnızca giden adetleri tüketim tahminine girer. Ancak bu varsayım, tedarikçi sayısı arttığında veya yeni bir satış kanalı açıldığında yeniden hesaplanmalıdır.

Yanlış: Gelen belgeler ücretsiz olduğu için kontör tüketmez. Doğru: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle dönem başında iki yönlü belge adedi tahmin edilmelidir.

Havuz kontör ile ayrı kontör sistemi arasındaki fark nedir?

Havuz kontör ile ayrı kontör sistemi arasındaki temel fark, farklı belge türlerinin ortak veya ayrı bakiyelerden tüketilmesidir. Havuz modeli, toplam belge sayısını tek bakiyede toplar.

Ayrı sistemde e-Fatura kontörü bitmiş, e-Arşiv kontörü ise kullanılmamış olabilir. Bu durumda toplam bakiye bulunmasına rağmen belirli bir işlem yapılamayabilir.

Havuz sisteminde ise kullanılmayan kontörler, kapsam dahilindeki başka belge türlerinin tüketimine ayrılabilir. Ancak bu durum, hizmet sağlayıcının kapsam ve kullanım koşullarına bağlıdır.

Havuz modelinin avantajı yalnızca esneklik değildir. Mali müşavir veya işletme yöneticisi, toplam belge hareketini tek bir tüketim tablosunda daha kolay karşılaştırabilir.

Buna karşılık havuz modelinde belge türü bazında kontrol tamamen bırakılmamalıdır. Hangi türün ne kadar kullanıldığını bilmek, mevzuat ve operasyon planlaması için yine gereklidir.

Seçim yapılırken yalnızca paket büyüklüğüne bakmayın. Gelen belgelerin dahil olup olmadığını, kapsam dışı hizmetleri ve kontör kullanım süresini yazılı olarak kontrol edin.

Örneğin bir markette e-Fatura yoğunluğu dönemsel olarak artarken e-İrsaliye hacmi sabit kalabilir. Havuz modelinde bu değişim ortak bakiyeyi etkiler, fakat belge türü raporu yine ayrı tutulmalıdır.

Tek belge türü kullanan ve gelen belge sayısı çok düşük olan işletme, ayrı yapıyı daha kolay takip edebilir. Buna karşılık farklı belge kullanan işletmede ortak bakiye, türler arasındaki dalgalanmayı karşılayabilir.

Havuz kontör hesabı nasıl yapılır?

Havuz kontör hesabı, belirli dönemdeki gelen belge sayısı ile giden belge sayısının toplanmasıyla yapılır. Çünkü kapsam dahilindeki her gelen ve giden belge bir kontör tüketir.

Tahmini kontör ihtiyacı = gelen belge sayısı + giden belge sayısı. Bu formül, e-Fatura, e-Arşiv ve diğer kapsam içi belge türlerinin toplamı üzerinden uygulanır.

Örneğin bir işletme ayda 60 giden e-Fatura, 30 gelen e-Fatura, 20 giden e-Arşiv, 10 e-İrsaliye ve 5 e-SMM kullanıyorsa aylık tahmin 125 kontördür.

Bu işletme üç aylık plan yaparken aynı hacmin sürdüğünü varsayarsa 375 kontörlük kullanım öngörür. Bu yalnızca örnektir; gerçek paket seçimi işletmenin geçmiş verileriyle yapılmalıdır.

Hesaplama sırasında yalnızca düzenlenen belgeleri saymak yeterli değildir. Gelen kutusundaki belgeleri de aylık rapordan çıkararak toplamı yapay biçimde düşük göstermeyin.

Son üç ayın ortalaması başlangıç noktası olabilir. Sezonluk satış, kampanya, yeni müşteri, yeni tedarikçi veya faaliyet değişikliği varsa ayrıca değerlendirilmelidir.

Kontör hesabına otomatik ve sabit bir güven payı eklemek yerine, geçmişteki en yüksek aylık tüketimi incelemek daha ölçülebilir bir yöntemdir. Beklenmeyen artışlar ayrıca mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Adet hesabını yaparken her satıra belge türünü ve yönünü yazın. Böylece 20 gelen e-Fatura ile 20 giden e-Faturanın toplamda aynı ağırlıkta olduğunu, ancak operasyon raporunda farklı hareketler olduğunu görürsünüz.

Yanlış: Aylık giden belge sayısı paket ihtiyacını tek başına gösterir. Doğru: Gelen ve giden tüm kapsam içi belgeler aynı dönem toplamına eklenmelidir. Bu kontrol, düşük paket seçme riskini azaltır.

Küçük işletmeler havuz kontörü nasıl planlar?

Küçük işletmeler havuz kontörü, belge türlerini ve gelen-giden hareketini birlikte sayarak planlamalıdır. Sadece satış faturalarına bakmak, gerçek tüketimi eksik gösterir.

Örneğin Ayşe Hanım’ın eczanesinde bir ayda 25 giden, 40 gelen e-Fatura, 10 e-Arşiv ve 5 e-İrsaliye belgesi oluştuğunu varsayalım. Bu ayın toplamı 80 kontördür.

Bu hacim üç ay boyunca değişmezse tahmini kullanım 240 kontör olur. Ancak ilaç tedarikinde artış, yeni satış kanalı veya dönemsel kampanya, dördüncü ayın tüketimini yükseltebilir.

Ayşe Hanım yalnızca 25 giden e-Faturayı dikkate alırsa 55 belgeyi hesap dışında bırakır. Böyle bir plan, gelen belgelerdeki kontör düşümünü görmediği için gerçek ihtiyacı karşılamayabilir.

İşletme her ayın sonunda belge türü, yönü ve toplamı içeren basit bir tablo tutabilir. Örneğin sütunlar e-Fatura gelen, e-Fatura giden, e-Arşiv ve e-İrsaliye şeklinde oluşturulabilir.

Bu senaryoda havuz kontör, eczanenin belge türleri arasında ayrı bakiye yönetme ihtiyacını azaltır. Yine de e-İrsaliye kullanımı ve diğer yükümlülükler mali müşavirle kontrol edilmelidir.

Hacmi düşük bir işletme için en büyük risk, kullanım süresini takip etmeden gereğinden fazla kontör almaktır. Hacmi büyüyen işletme içinse asıl risk, gelen belgeleri hesaba katmadan düşük plan yapmaktır.

Bu eczane, ay sonunda gelen kutusunu ve satış belgelerini aynı gün sayarsa veri kaybı azalır. Tedarikçi faturaları henüz ulaşmadıysa sonraki ayın raporuna dahil edilmesi gerektiğini ayrıca not etmelidir.

Market veya kafe gibi işletmelerde yoğun günler hafta sonuna veya kampanya dönemlerine toplanabilir. Bu nedenle yalnızca sakin bir ayın verisiyle yıllık paket kararı vermek yanıltıcı olabilir.

Havuz kontör paketi seçerken hangi adımlar izlenir?

Havuz kontör paketi seçerken önce belge türleri, sonra gelen-giden adetleri ve son olarak kullanım süresi kontrol edilmelidir. Paket büyüklüğü bu verilerden sonra belirlenmelidir.

1. İşletmenizin hangi e-belge türlerini kullandığını ve hangilerine ihtiyaç duyduğunu mali müşavirinizle netleştirin.
2. Son aylardaki gelen ve giden belge sayılarını belge türlerine göre ayrı ayrı çıkarın.
3. Toplam aylık tüketimi, olağan dönem ile yoğun dönem için ayrı ayrı hesaplayın.
4. Kontörlerin hangi e-belgelerde geçerli olduğunu ve gelen belgelerin dahil olup olmadığını yazılı olarak doğrulayın.
5. Paketin kullanım süresini, kalan kontörlerin durumunu ve yenileme koşullarını satın almadan önce okuyun.
6. İşletmenin büyüme, kampanya veya yeni kanal planı varsa bu değişikliği hesaplamaya ayrıca ekleyin.

Bu adımlar, yalnızca büyük işletmeler için gerekli değildir. Küçük bir kafe, serbest meslek erbabı veya tek şubeli market de aynı yöntemle ihtiyacını hesaplayabilir.

Belge türlerini belirlemek ile kontör miktarını belirlemek farklı işlemlerdir. GİB açısından zorunlu olan bir belge türü, kontör paketi alınca otomatik olarak uygun hale gelmez.

İşletmenin kullanım verisi yoksa, ilk dönem için temkinli bir tahmin yapılabilir. İlk ayın gerçek tüketimi görüldükten sonra sonraki dönem planı daha doğru güncellenir.

Güncel mevzuat, kapsam ve yükümlülükler değişebileceği için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kontrol edin. Paket seçimi, bu kontrollerin yerine geçmez.

Adımların sonunda satın alma kararını belge türü, aylık tüketim ve süre başlıklarıyla yazılı kayda alın. Böylece birkaç ay sonra tahmin ile gerçekleşen tüketim arasındaki farkı ölçebilirsiniz.

İlk aylık raporda beklenenden fazla gelen belge görülürse, sonraki plan hemen değiştirilmemelidir. Artışın tek seferlik mi yoksa yeni müşteri ve tedarikçiler nedeniyle kalıcı mı olduğu incelenmelidir.

Ücretsiz e-Fatura portalında havuz kontör nasıl kullanılır?

Ücretsiz e-Fatura portalında havuz kontör, portal üzerinden yürütülen e-Fatura işlemlerinin belge tüketimini karşılamak için kullanılır. Portalın ücretsiz sunulması, belge başına kontör düşmeyeceği anlamına gelmez.

Portal, işletmenin e-Fatura süreçlerini çevrim içi ortamda yönetmesine yardımcı olur. Kullanıcı, gelen ve giden kutularını izlerken belge hareketini ve kalan kontörünü ayrıca takip etmelidir.

Gelen kutusuna ulaşan her belge bir kontör tüketir. Giden kutusundan oluşturulup gönderilen her belge de bir kontör tüketir. Bu nedenle yalnızca giden faturaları saymak doğru planlama sağlamaz.

Ücretsiz portal kapsamında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama imkânı sunulabilir. Saklama hizmeti, işletmenin kendi muhasebe ve belge kontrol sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.

Portal kullanırken ilk adım, gelen ve giden belge sayılarını aylık olarak karşılaştırmaktır. İkinci adım, bu toplamı paket bakiyesiyle kontrol etmektir.

İşletme yüksek hacme ulaştığında portal kullanımının operasyonel yeterliliğini ayrıca değerlendirebilir. Kullanıcı sayısı, iş akışı ve muhasebe entegrasyonu gibi konular hizmet koşullarıyla birlikte incelenmelidir.

Portalda pratik kontrol için ayın ilk ve son iş gününde bakiye ekranını kaydedin. Ay sonunda gelen kutusu, giden kutusu ve raporlanan tüketim arasında belirgin fark varsa destek kaydı oluşturun.

Ancak portalın belge saklaması, faturaların muhasebe kayıtlarına işlendiğini göstermez. İşletme, belgeyi inceleme, onaylama, muhasebecisine aktarma ve yasal kayıtlarını tutma adımlarını ayrıca yürütmelidir.

Yanlış: Ücretsiz e-Fatura portalı kullanan işletme hiç kontör tüketmez. Doğru: Portal ücretsiz olabilir, ancak gelen ve giden e-Fatura belgeleri için kontör tüketimi devam eder.

e-Fatura ve diğer e-belgelerde havuz kontör süreci nasıl ayrılır?

Havuz kontör tüketimi ortak kalır, ancak her e-belgenin düzenlenme amacı ve işlem süreci farklıdır. Bu nedenle ortak bakiye, farklı belgelerin aynı olduğu anlamına gelmez.

e-Fatura faturalama sürecine, e-Arşiv fatura ise kendi kapsamındaki elektronik fatura düzenine ilişkindir. Bu iki belge, aynı kontör havuzundan yararlanabilse de alıcı ve işlem koşulları farklı olabilir.

e-İrsaliye, malın sevkine ilişkin bilgileri elektronik ortamda taşır. Fatura yerine geçip geçmediği varsayılmamalıdır; sevk ve faturalama süreçleri ayrı değerlendirilmelidir.

e-SMM, serbest meslek faaliyetlerinden doğan makbuz işlemlerine yöneliktir. Bir serbest meslek erbabı, fatura kullanımı ile e-SMM kullanımını faaliyetinin niteliğine göre ayırmalıdır.

e-MM, müstahsil makbuzu sürecinin elektronik biçimidir. Tarımsal ürün alımında tarafların statüsü ve işlem koşulları, belgenin uygunluğunu etkileyebilir.

e-Bilet, bilet düzenleme süreçlerinde kullanılan elektronik belge türüdür. Taşımacılık, etkinlik veya ilgili faaliyet alanındaki özel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Havuz kontör, bu belgelerin ortak tüketim tarafını yönetir; belge içeriklerinin, imza süreçlerinin veya hukuki şartlarının yerine geçmez. Hangi belgenin kullanılacağını güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Karşı durumda, aynı işlem hem sevk hem fatura adımı içeriyorsa iki belgenin kontör etkisi ayrı değerlendirilir. Bir belgenin diğerinin yerine geçtiği varsayımı, hem kullanım hesabını hem de belge uyumunu bozabilir.

Örneğin ürün gönderen markette e-İrsaliye sevk hareketini, e-Fatura ise satış işlemini belgeleyebilir. Ortak havuz tüketimi izlenirken bu iki belgenin düzenlenme zamanı ve içeriği ayrı kontrol edilmelidir.

Havuz kontör kullanımında hangi hatalar yapılır?

Havuz kontör kullanımındaki en sık hatalar, gelen belgeleri saymamak, belge türlerini birbirinin yerine görmek ve kullanım süresini kontrol etmemektir.

Yanlış: e-Fatura için alınan kontör, e-Arşiv veya e-İrsaliye işleminde kullanılamaz. Doğru: Hizmet kapsamı izin veriyorsa bu belgeler ortak havuzdan tüketilir. Kapsam satın alma öncesinde doğrulanmalıdır.

Yanlış: Bir belge iptal edilirse kontör otomatik olarak geri gelir. Doğru: İptal, red veya yeniden gönderim koşullarında iade olup olmadığı hizmet kurallarından kontrol edilmelidir.

Yanlış: e-Defter de listelenen her e-belgeyle aynı kontör havuzuna dahildir. Doğru: Bu yazıdaki havuz kapsamı altı e-belge grubuna yöneliktir; e-Defter ayrıca kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Kontör planını yalnızca satış faturalarına göre yapmayın; gelen belge sayısını ve yoğun dönem tüketimini aynı tabloda izleyin.

Başka bir hata, tek aylık veriyi bütün yıl için sabit kabul etmektir. Sezonluk satış, yeni şube, yeni tedarikçi veya dijital satış kanalı tüketimi değiştirebilir.

Kontör bakiyesi ile mevzuat uygunluğu da birbirine karıştırılmamalıdır. Bakiye bulunması, işletmenin her e-belge türünü kullanmaya yetkili veya zorunlu olduğu anlamına gelmez.

Kontrol için her ay üç soruyu yazılı yanıtlayın: Kaç belge geldi, kaç belge gönderildi, hangi işlem tekrarlandı? Bu sorular, yalnızca bakiye azaldı bilgisinden daha açıklayıcı bir denetim sağlar.

Bir hata yalnızca teknik olmayabilir. Yanlış alıcı bilgisi, hatalı belge türü veya eksik sevk bilgisi görülürse kontör hesabından önce belgenin mevzuata uygunluğu mali müşavirle incelenmelidir.

Havuz kontör süresi ve e-belge saklama nasıl kontrol edilir?

Havuz kontör süresi, satın alınan paketin koşullarında belirtilir; e-belge saklama süresi ise hizmetin sunduğu arşiv özelliğiyle birlikte değerlendirilir.

Satın alma öncesinde paketin başlangıç tarihini, bitiş tarihini ve kullanılmayan kontörlerin durumunu kontrol edin. Süreyi yalnızca satın alma tarihine bakarak varsaymayın.

Sunulan ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunabilir. Bu özellik, belgeye erişimi düzenler; yasal kayıt sorumluluğu için mali müşavirinizin görüşü gerekir.

Hizmet sağlayıcı kontrolünde altyapının GİB onaylı özel entegratör Sovos altyapısı üzerinde çalıştığı doğrulanmalıdır. efaturakontor.com, Sovos Platinum Partner olarak hizmet sunmaktadır.

• Paketin hangi e-belge türlerinde geçerli olduğunu kontrol edin.
• Gelen ve giden belgelerin her biri için bir kontör düştüğünü doğrulayın.
• Kullanım süresini ve sürenin hangi tarihte başladığını yazılı olarak inceleyin.
• Portalda kalan kontör ve belge geçmişinin nereden izleneceğini öğrenin.
• 10 yıl güvenli saklama özelliğinin hangi hizmet kapsamında sunulduğunu kontrol edin.
• Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin değerlendirmesini ayrıca dikkate alın.

Bu kontroller, paket seçimini yalnızca fiyat veya toplam adet üzerinden yapmayı önler. Özellikle gelen belgelerin de tüketime dahil olması, sözleşme incelemesinde açıkça görülmelidir.

Belge erişimi ile kontör geçerlilik süresini ayrı takvimlerde takip edin. Bir paketin süresi devam etse bile, saklama hizmetinin kapsamı, erişim yöntemi veya arşiv koşulları farklı olabilir.

Kontrol tarihinde kalan bakiyeyi, sona erme tarihini ve arşiv erişimini kayda alın. Bu kayıt, mali müşavirle yapılacak dönem sonu değerlendirmesinde hangi belgelerin eksik kaldığını göstermeye yardımcı olur.

Özet: 5 maddede havuz kontör nedir?

Havuz kontör, birden fazla e-belge türünde ortak kullanılan ve belge başına tüketilen tek bakiyedir. Sistemi doğru anlamak için tüketim kuralını, kapsamı ve kullanım süresini birlikte değerlendirmek gerekir.

• Havuz kontör, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde ortak kullanılabilen tek kontör bakiyesidir.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca işletmenin gönderdiği belgeleri saymak yeterli değildir.
• Havuz sistemi, farklı belge türleri için ayrı bakiye takip etme ihtiyacını azaltır, ancak belge türlerinin hukuki ve operasyonel farklarını ortadan kaldırmaz.
• Kontör ihtiyacı, gelen belge sayısı ile giden belge sayısının toplanması ve yoğun dönemlerin ayrıca değerlendirilmesiyle hesaplanır.
• Paket kapsamı, kullanım süresi, saklama özelliği ve güncel GİB kuralları satın alma öncesinde kontrol edilmelidir.

Bir eczane, market, kafe veya serbest meslek işletmesi için en güvenilir yöntem, aylık belge hareketini gelen ve giden yönleriyle kaydetmektir. Böylece gerçek tüketim görülür ve gereksiz düşük veya yüksek planlama önlenir.

Örneğin ay sonunda hazırlanan basit bir tablo, gelen e-Fatura, giden e-Fatura, e-Arşiv ve diğer kapsam içi belgeleri ayrı gösterir. Toplam satırı ise satın alınacak ortak bakiyenin hesaplanmasına yardımcı olur.

Bu tablo, kontör planının mevzuat değerlendirmesi olmadığını da açıkça göstermelidir. Belge türü seçimi, kontör satın almaktan ayrı bir süreçtir; emin olmadığınız noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge türü seçimi, kontör satın almaktan ayrı bir mevzuat değerlendirmesidir. Emin olmadığınız noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerin kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır.