e-Arşiv Kontör ile e-Fatura Kontör Aynı mı? Ortak Havuz Mantığı

e-Arşiv kontör ile e-Fatura kontör, belge türü olarak aynı değildir; ancak ortak havuz tanımlıysa aynı kontör bakiyesinden kullanılır.

Bu konu, e-belge düzenleyen işletmelerin hangi belgenin kaç kontör tükettiğini doğru planlamasına yardımcı olur. Özellikle e-Fatura ve e-Arşiv süreçlerini birlikte yürüten işletmeler, tek bakiyeyi nasıl izleyeceğini bilmelidir.

Kontör, hukuki belge türünü değil, hizmet sağlayıcının belge işleme kullanım hakkını ifade eder. Bu nedenle ortak havuzdaki kontör, e-Fatura ile e-Arşiv faturayı aynı belgeye dönüştürmez.

e-Arşiv kontör ile e-Fatura kontör aynı mı?

e-Arşiv kontör ile e-Fatura kontör, ortak havuz kullanılıyorsa aynı bakiyeden düşer; fakat e-Arşiv ve e-Fatura farklı e-belge türleridir.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılar arasındaki elektronik fatura senaryolarında kullanılır. Belge, alıcının elektronik posta kutusuna sistem üzerinden iletilir ve alıcı tarafındaki kabul veya ret süreci ayrıca izlenebilir.

e-Arşiv fatura ise e-Fatura senaryosu dışında kalan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği diğer durumlara göre düzenlenen elektronik faturadır. Bu belge elektronik ortamda oluşturulur, saklanır ve ilgili bildirim süreçleri yürütülür.

Ortak havuz, bu iki belgenin teknik kullanım hakkını aynı bakiye altında birleştirir. Bakiye ekranında tek toplam görülebilir; ancak işlem kayıtlarında belge türü, tarih, yön ve durum ayrı ayrı izlenmelidir.

Ortak havuzda tek bakiye görünmesi, belge bazlı izlemeyi gereksiz kılmaz. Aynı gün düzenlenen e-Fatura ve e-Arşiv hareketleri ayrı kayıtlardır; raporda tür, yön ve durum bilgileri birlikte okunmalıdır.

Örneğin bir işletme, aynı ay içinde 40 e-Fatura ve 60 e-Arşiv fatura düzenlerse ortak havuzdan 100 belge işlemi için düşüm oluşabilir. Kesin düşüm, hizmetin kontör kuralına ve belgenin gelen veya giden olarak işlenmesine bağlıdır.

Bu nedenle e-Fatura ürün sayfasındaki teknik akış ile e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki belge senaryosu ayrı incelenmelidir. Ortak bakiye, mevzuattaki belge seçimi sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Hizmet koşullarında ayrı havuz tanımlanmışsa e-Fatura ve e-Arşiv kullanımları farklı bakiyelerden düşebilir. Satın alma öncesinde paket kapsamını, hangi belgelerin havuza dahil olduğunu ve gelen belgelerin ücretlendirme kuralını yazılı olarak kontrol etmek gerekir.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki temel fark, alıcının sistemdeki durumu ve faturanın hangi elektronik senaryoda düzenlendiğidir.

e-Fatura düzenlenirken alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir. Uygun senaryoda belge, alıcının kayıtlı elektronik kutusuna gönderilir ve gönderim sonucu sistemde izlenir.

e-Arşiv faturada alıcı, çoğu durumda e-Fatura kullanıcısı olmayan gerçek veya tüzel kişi olabilir. Belgenin alıcıya iletilme yöntemi ve raporlama süreci e-Fatura akışından farklıdır.

Belge türü seçerken müşteri kartındaki vergi kimlik veya kimlik bilgilerini doğrulayın. Ardından alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol edip uygun senaryoyu belirleyin. Gönderim sonucunu da aynı işlem kaydına not edin.

Alıcının kayıt durumu değişmiş veya müşteri kartı güncel kalmamış olabilir. Eski bilgilerle yapılan seçim, sonraki faturada farklı belge türü uygulanmasına yol açabilir. Bu nedenle düzenli kart kontrolü, kontör planı kadar önemlidir.

Bu ayrım, kontör sayısından bağımsızdır. Ortak havuzda her iki belge de aynı bakiyeyi kullanabilir; ancak işletme, alıcının durumuna göre doğru belge türünü seçmek zorundadır.

Bir faturayı yalnızca daha az kontör harcar düşüncesiyle e-Fatura yerine e-Arşiv düzenlemek doğru değildir. Belge türü, alıcı bilgileri ve ilgili mevzuat senaryosu birlikte değerlendirilmelidir.

Belge türü seçimi konusunda alıcının e-Fatura kayıt durumunu, müşteri kartındaki vergi kimlik bilgilerini ve sistem uyarılarını kontrol edin. Mevzuata ilişkin tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör planı yapan işletme, önce hukuken düzenlemesi gereken belgeyi belirlemeli, sonra bu belgelerin toplam kullanımını hesaplamalıdır. Böylece kontör maliyeti, belge türü seçiminin önüne geçmez.

Ortak havuz e-arşiv kontör kullanımını nasıl çalıştırır?

Ortak havuz, e-Fatura, e-Arşiv ve kapsamda bulunan diğer e-belge işlemlerinin tek kontör bakiyesinden karşılanması mantığıyla çalışır.

İşletme her belge türü için ayrı kontör satın almak yerine, hizmet sağlayıcının tanımladığı ortak bakiye içinde işlem yapar. Hangi modülün kullanıldığı, belge işlem kaydında ayrıca görünür.

1. İşletme önce e-Fatura, e-Arşiv veya diğer e-belge modülünde belgeyi oluşturur.
2. Sistem, alıcı bilgileri ve seçilen senaryoya göre belge türünün uygunluğunu kontrol eder.
3. Belge işleme alındığında, hizmet koşuluna göre ortak bakiyeden ilgili kontör düşer.
4. İşlem sonucu, belge durumu ve kalan bakiye kullanım ekranında izlenir.

Örneğin bir kafenin kasasında günlük e-Arşiv işlemleri, tedarikçi tarafında ise gelen e-Fatura hareketleri oluşur. Yönetici her sabah bakiye ekranını kontrol edebilir. Haftalık raporda tarih, belge türü ve gelen-giden yön filtrelenerek muhasebe listesiyle eşleştirilir.

Yanlış: Ortak havuzdaki toplam bakiyeyi ay sonunda bir kez görmek yeterlidir. Doğru: Yoğun günlerde günlük hareketi izlemek, bakiye bitmeden yeni kontör ihtiyacını görünür kılar.

Bu akışta ortak havuzun avantajı, bir belge türündeki düşük kullanımın diğer belge türündeki yoğunluğu dengelemesidir. Örneğin e-Fatura kullanımı azalırken e-Arşiv kullanımı artabilir; toplam bakiye yine tek ekrandan takip edilir.

Ancak ortak havuz sınırsız bir kullanım hakkı anlamına gelmez. Bakiye biterse yeni belge işlemleri durabilir veya hizmet koşuluna göre farklı bir uyarı oluşabilir.

Paketler sayfasında havuza hangi e-belgelerin dahil olduğunu, kullanım süresini ve satın alınan kontörün hangi hesapta tanımlandığını kontrol edin. Aynı işletmenin farklı vergi numaraları veya şubeleri varsa hesap eşleştirmesi ayrıca incelenmelidir.

Bir e-Fatura veya e-Arşiv belge kaç kontör harcar?

Bu hizmette gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; e-Fatura ve e-Arşiv için belge türü değil, işlenen belge adedi esas alınır.

Giden belge, işletmenin oluşturup alıcıya ilettiği e-Fatura veya e-Arşiv faturadır. Gelen belge ise işletmenin sisteminde aldığı veya işlediği belgedir. Her iki yön de kontör hesabında dikkate alınmalıdır.

Faturadaki ürün satırı, kalem sayısı veya sayfa sayısı tek başına ek kontör anlamına gelmez. Örneğin 1 satırlı bir fatura ile 25 satırlı bir fatura, belge bazlı kural uygulanıyorsa birer belge olarak değerlendirilir.

Kontör planında giden belgeleri, gelen belgeleri ve yeniden işleme alınan hareketleri ayrı sayın. Son grubun ücretlendirmesi hizmet koşuluna göre değişebilir. Bu nedenle 1 kontör varsayımını portalda görülen kesin düşümle doğrulayın; satır sayısını ayrıca kontör adedi sanmayın.

Örneğin 80 giden e-Fatura, 50 giden e-Arşiv ve 30 gelen belge işleyen bir işletmede toplam hareket 160 belge olur. Bu örnekte her hareketin 1 kontör olduğu kural uygulanırsa 160 kontör kullanılır.

İşlem denemesi, teknik hata, iptal veya yeniden gönderim gibi özel durumlarda otomatik olarak kesin sonuç varsayılmamalıdır. Kullanım hareketlerini portal üzerinden ve hizmet koşullarındaki kayıtlarla karşılaştırın.

Küçük işletmede e-arşiv kontör hesabı nasıl yapılır?

Küçük işletmede e-arşiv kontör hesabı, aylık giden ve gelen belge adetlerinin birlikte toplanmasıyla yapılır.

Örneğin küçük bir eczane, bir ayda toptancılara 65 e-Fatura gönderebilir, 20 gelen e-belge alabilir ve perakende işlemlerinde 110 e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Bu senaryoda toplam belge hareketi 195 olur.

Bu hesabı basit bir tabloyla yapabilirsiniz. İlk sütuna ayı; diğer sütunlara giden e-Fatura, giden e-Arşiv, gelen belge ve kapsamdaki diğer e-belge sayılarını yazın. Satır toplamı, o ayın tahmini kullanımını gösterir.

Örneğin 65, 110 ve 20 adetlik üç hareket grubu 195 belge eder. Sonraki ay 30 adetlik sezon artışı olursa ihtiyaç 225 belgeye çıkar. Geçmiş veri olmayan yeni işletmede birkaç dönemi ayrı izlemek gerekir.

Her gelen ve giden belgenin 1 kontör düşürdüğü hizmet kuralı uygulanıyorsa eczanenin o ay için 195 kontörlük kullanım ihtiyacı doğar. Bu hesap, ürün satırlarını değil belge sayısını temel alır.

Bir kafe işletmesinde ise e-Arşiv faturalar yoğun, gelen belge sayısı düşük olabilir. Bir markette tedarikçi faturaları ve giden belgeler daha dengeli dağılabilir. Aynı paket, farklı işletmelerde farklı hızlarla tükenir.

Hesaplamayı yalnızca ortalama aya göre yapmak yanıltıcı olabilir. Kampanya dönemi, sezon yoğunluğu, yeni şube açılışı ve toplu faturalama günleri belge sayısını geçici olarak artırabilir.

Bu nedenle küçük işletme, son birkaç döneme ait belge sayılarını belge türü ve yön bilgisiyle kaydetmelidir. Geçmiş veri yoksa ilk ay günlük hareketleri izlemek, sonraki paket seçimini daha gerçekçi hale getirir.

Gelen belgeleri hesaba katmamak, en sık görülen planlama hatalarından biridir. İşletme yalnızca kendi düzenlediği faturaları sayarsa ortak havuz bakiyesinin beklenenden hızlı azalmasını açıklamakta zorlanabilir.

e-Arşiv kontör bakiyesi ve e-Fatura kontör kullanımı nereden kontrol edilir?

e-Arşiv kontör bakiyesi ve e-Fatura kontör kullanımı, portalın bakiye ve işlem hareketleri ekranlarından birlikte kontrol edilmelidir.

Önce mevcut toplam bakiyeyi, tanımlama tarihini ve kullanım süresi bilgisini görüntüleyin. Ardından belge hareketlerinde tarih, belge numarası, belge türü, gelen-giden yönü ve işlem durumunu inceleyin.

• Ortak havuzun hangi e-belge türlerini kapsadığını kontrol edin.
• Gelen ve giden belgelerin ayrı hareket olarak kaydedildiğini doğrulayın.
• Belge türünün e-Fatura mı, e-Arşiv mi olduğunu işlem kaydında karşılaştırın.
• Başarılı, bekleyen, reddedilen veya hatalı işlemlerin durumlarını ayrı ayrı inceleyin.
• Bakiyenin bitiş tarihini ve varsa kullanım süresi koşulunu not edin.
• Şube, kullanıcı veya vergi numarası bazında doğru hesabı görüntülediğinizi teyit edin.

Bakiyedeki azalma ile belge hareketleri eşleşmiyorsa önce aynı tarihteki işlem kayıtlarını dışa aktarın. Sonra belge numaralarını muhasebe programındaki kayıtlarla karşılaştırın ve tekrar gönderim olup olmadığını kontrol edin.

Örneğin bakiye 500 azalırken işlem listesinde 470 kayıt görünüyorsa önce tarih aralığı ve durum filtresini eşitleyin. Bu fark hemen hata anlamına gelmez; kapsam dışı hesap veya bekleyen kayıt bulunabilir.

Ardından gelen kutusundaki belgeleri, farklı şube hesabını ve tekrar gönderimleri kontrol edin. Destek talebine belge numarası, işlem zamanı ve ekran filtresini eklemek, teknik incelemeyi somutlaştırır.

Portal ekranındaki toplam bakiye, GİB sistemindeki belge durumunun yerine geçmez. Belgenin kabul, ret veya teknik hata durumunu ilgili işlem kaydından kontrol etmek gerekir.

Menü adları hizmete göre değişebilir. Ekranda bakiye veya kullanım hareketi bulunamıyorsa sık sorulan sorular bölümünü ve hesabınızın destek kanalını inceleyin.

Ortak havuz paketinde kontör ihtiyacı nasıl karşılaştırılır?

Ortak havuz paketini karşılaştırırken yalnızca toplam kontör sayısına değil, tüm belge türlerinin toplam kullanımına bakmak gerekir.

İlk olarak aylık giden e-Fatura, giden e-Arşiv ve gelen belge adetlerini ayrı ayrı çıkarın. Sonra bu adetleri tek toplamda birleştirin ve yoğun dönemlerde oluşabilecek artışı ayrıca değerlendirin.

İkinci ölçüt, paketin hangi e-belgeleri kapsadığıdır. Bazı işletmeler yalnızca fatura düzenlemez; e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet işlemleri de aynı havuzu kullanabilir.

Basit bir planlama formülü kullanabilirsiniz: tahmini aylık ihtiyaç, giden e-Fatura, giden e-Arşiv, gelen belgeler ve havuza dahil diğer e-belge hareketlerinin toplamıdır. Düşük, normal ve yoğun aylar için üç ayrı hesap oluşturun.

Yalnızca e-Fatura kullanan ve gelen belge almayan işletmede, diğer modüllerin kapsamı tek başına avantaj sağlamaz. Paket kapsamı, gerçek kullanım planı ve kullanım süresi birlikte karşılaştırılmalıdır.

Üçüncü ölçüt, kontörlerin kullanım süresidir. İşletme yıllık toplamını satın alırken aylık dalgalanmayı, yeni müşteri kazanımını ve düşük sezonu hesaba katmalıdır.

Dördüncü ölçüt, bakiye takibidir. Kullanım hareketi görülemeyen veya belge türlerine göre rapor üretmeyen bir ekran, hatalı planlamaya neden olabilir.

Fiyat karşılaştırması yapılırken kontör başına maliyet, toplam paket bedeli, vergiler, kullanım süresi ve dahil edilen belge türleri birlikte incelenmelidir. Rakamlar kampanyaya veya güncel pakete göre değişebileceği için eski bir teklif üzerinden karar verilmemelidir.

Ortak havuz, belge türlerinin aylık dağılımı değişen işletmeler için daha esnek bir hesaplama sunabilir. Buna karşılık işletme yalnızca tek bir modül kullanıyor ve ayrı kota tanımlanıyorsa ortak havuzun avantajı sınırlı kalabilir.

e-arşiv kontör kullanımında hangi hatalar yapılır?

e-arşiv kontör kullanımındaki en yaygın hata, belge türü ile kontör havuzunun aynı kavram sanılmasıdır.

Yanlış: Ortak havuzda e-Fatura ve e-Arşiv aynı kontörü kullandığı için iki belge türü hukuken birbirinin yerine geçer.

Doğru: Ortak havuz yalnızca kullanım bakiyesini birleştirir; belge türü seçimi alıcının durumu ve ilgili e-belge senaryosuna göre yapılır.

İkinci hata, yalnızca giden faturaların sayılmasıdır. Gelen belgeler de bu hizmette kontör düşümüne konu olur. Bu nedenle muhasebe ekibi, gelen kutusundaki hareketleri aylık rapora dahil etmelidir.

Yanlış: İşletme belgeyi alıyor, fakat kendisi düzenlemiyor; bu nedenle gelen belge ortak havuzdan kontör düşürmez.

Doğru: Hizmet kuralında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; gelen hareketler de toplam ihtiyaca eklenir.

Bir başka hata, iptal veya ret durumunda kontörün otomatik olarak geri döneceğini varsaymaktır. İptal işlemi belgenin hukuki durumunu değiştirir; kontör iadesi ise hizmetin işlem kuralına göre ayrıca değerlendirilir.

Son olarak, belgeyi yeniden göndermek ile aynı belgeyi görüntülemek birbirinden ayrılmalıdır. Yeniden gönderim, yeni işlem olarak kaydedilebilir; yalnızca görüntüleme ise farklı bir hareket olabilir. Kesin değerlendirme için işlem günlüğünü kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv kontör muhasebe sürecine nasıl bağlanır?

e-Fatura ve e-Arşiv kontör takibi, muhasebe kaydının yerine geçmez; belge akışının operasyonel kullanımını izleyen ayrı bir kontroldür.

Muhasebe ekibi önce düzenlenen ve alınan belgelerin doğru belge türünde oluştuğunu kontrol etmelidir. Ardından belge numarası, tarih, alıcı veya satıcı bilgisi ve işlem durumu muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Kontör raporu, bu karşılaştırmaya ek bir kontrol katmanı sağlar. Belge sayısı ile düşen kontör sayısı arasında açıklanamayan fark varsa aynı belgenin yeniden gönderilip gönderilmediği, gelen kutusunda tekrarlı işlem bulunup bulunmadığı araştırılır.

e-Fatura ve e-Arşiv faturaların saklama, raporlama ve muhasebe süreçleri kendi kurallarına göre yürütülür. Kontör kullanım süresi, faturanın yasal saklama süresi anlamına gelmez.

Benzer şekilde e-Defter, e-Fatura veya e-Arşiv kontörüyle aynı belge değildir. e-Defter ürün sayfasında anlatılan süreç, defter kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasına ilişkindir; fatura kontörüyle karıştırılmamalıdır.

Ay sonu kontrolünde üç raporu yan yana getirmek yararlıdır: muhasebe programındaki belge listesi, portalın gelen-giden işlem listesi ve ortak havuz kontör hareketleri. Her rapordaki toplamlar aynı kapsamı temsil etmeyebilir.

Uygulamada ay sonu mutabakatı için tarih aralığını kapatın, başarılı belgeleri türüne göre ayırın ve gelen-giden toplamını kontör hareketiyle eşleştirin. Fark, muhasebe hatası olmayabilir; bekleyen, hatalı veya yeniden gönderilmiş işlemleri ayrı sınıflandırın.

Örneğin muhasebe programı yalnızca başarılı belgeleri gösterirken portal, bekleyen veya hatalı denemeleri de listeleyebilir. Bu nedenle raporların tarih aralığını ve işlem durumlarını eşitlemeden doğrudan karşılaştırma yapmayın.

İptal, hata ve tekrar gönderimde e-arşiv kontör ne olur?

İptal, teknik hata ve tekrar gönderim durumlarında e-arşiv kontör sonucu otomatik varsayılmamalı; işlem hareketi ve hizmet koşulu birlikte incelenmelidir.

Bir belgenin iptal edilmesi, daha önceki belge kaydını ve oluşmuş kontör hareketini kendiliğinden silmeyebilir. Kontör iadesi varsa bunun hangi durumlarda uygulanacağı hizmet sağlayıcının güncel koşullarında belirtilir.

Teknik hata alan bir işlemde belge GİB sistemine hiç ulaşmamış olabilir veya gönderim sonucu sonradan kesinleşebilir. Bu nedenle yalnızca ekranda görünen ilk hata mesajına bakarak belgeyi yeniden göndermek risklidir.

Önce işlem durumunu, hata açıklamasını, belge numarasını ve gönderim zamanını kaydedin. Sonra aynı belge için yeni bir gönderim başlatmadan önce sistemde bekleyen bir işlem bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Örneğin ret alan bir e-Fatura ile iptal edilmiş e-Arşiv faturanın kontör sonucu aynı kabul edilmemelidir. İşlem günlüğündeki durum kodunu, belge numarasını ve oluşan yeni hareketi birlikte kaydedin.

Bu kayıtlar, teknik destek veya mali müşavir incelemesinde olayın sırasını gösterir. Yalnızca kontör tasarrufu amacıyla bekleyen belgeyi tekrar göndermek, mükerrer işlem riskini artırabilir.

Tekrar gönderim yeni bir işlem olarak kaydedilebilir. Aynı belge numarasını yeniden kullanmak, yeni numara üretmek veya mevcut belgeyi düzeltmek farklı sonuçlara yol açabilir.

Uzman notu: Kontör hareketi ile belge hukuki durumunu ayrı izleyin; iptal edilen bir belgenin kontör kaydı için işlem günlüğünü ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.

Mevzuatın belge iptali, ret ve düzeltme süreçleri senaryoya göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca kontör tasarrufu için yanlış belge işlemi yapmayın.

e-arşiv kontör paketi seçerken hangi adımlar izlenir?

e-arşiv kontör paketi seçerken önce geçmiş belge hareketleri çıkarılmalı, ardından ortak havuz kapsamı ve kullanım süresi karşılaştırılmalıdır.

Geçmiş kayıt bulunmuyorsa ilk ay günlük belge adetlerini takip edin. Giden e-Arşiv, giden e-Fatura, gelen belgeler ve varsa diğer e-belgeleri ayrı sütunlarda kaydetmek, tahmini daha güvenilir yapar.

1. Son dönemlerdeki gelen ve giden belge adetlerini belge türlerine göre listeleyin.
2. Ortak havuza dahil edilen e-belgeleri paket açıklamasından doğrulayın.
3. Yoğun sezon, yeni şube ve yeni entegrasyon kaynaklı artışları ayrı bir senaryo olarak hesaplayın.
4. Kullanım süresi, bakiye takip ekranı ve işlem raporu özelliklerini karşılaştırın.
5. Bakiyenin azalmasını düzenli izlemek için sorumlu kullanıcı ve kontrol günü belirleyin.

Basit bir planlama formülü kullanabilirsiniz: tahmini aylık ihtiyaç, giden e-Fatura, giden e-Arşiv, gelen belgeler ve havuza dahil diğer e-belge hareketlerinin toplamıdır. Düşük, normal ve yoğun aylar için üç ayrı hesap oluşturun.

Yalnızca e-Fatura kullanan ve gelen belge almayan işletmede, diğer modüllerin kapsamı tek başına avantaj sağlamaz. Paket kapsamı, gerçek kullanım planı ve kullanım süresi birlikte karşılaştırılmalıdır.

İhtiyaç hesabında tek bir aylık ortalamaya bağlı kalmak yerine düşük, normal ve yoğun dönem senaryoları oluşturun. Böylece dönemsel artışlarda bakiyenin erken tükenme riskini görebilirsiniz.

Kontörlerin kullanım süresi, işletmenin belge üretim hızından bağımsız değerlendirilmelidir. Düşük hacimli işletme uzun süreli paketle, yoğun işletme ise yüksek hacimli kullanım planıyla farklı sonuçlar elde edebilir.

Seçimden sonra aylık bir kontrol günü belirleyin. Örneğin bakiye, son üç ay ortalamasının iki aylık kullanımına yaklaştığında yeni paket veya ek tanımlama seçeneklerini inceleyin. Bu, mevzuat kuralı değil, operasyonel takip yöntemidir.

Yoğunluk çok değişkense günlük ortalama yerine haftanın en yoğun gününü ayrıca ölçün. Düşük hacimli işletmede ise kullanım süresinin dolmasına kalan zamanı, adet kadar erken izlemek gerekir.

Güncel paket kapsamını ve kullanım koşullarını paketler sayfasında inceleyin. Kampanya veya özel tanımlama varsa hesabınıza uygulanacak şartların yazılı olarak doğrulanması gerekir.

Özet: 5 maddede e-arşiv kontör ve e-Fatura kontör

e-arşiv kontör ve e-Fatura kontör, ortak havuzda aynı bakiyeyi kullanabilir; ancak e-Arşiv ve e-Fatura farklı belge türleridir.

Doğru karar için önce belgenin hukuki ve teknik senaryosunu, sonra kontör kullanımını değerlendirmek gerekir. Belge türü seçimi kontör hesabına göre değiştirilmemelidir.

• e-Fatura ve e-Arşiv, ortak havuzda aynı kontör bakiyesinden düşebilir; bu durum iki belgenin hukuken aynı olduğu anlamına gelmez.
• e-Fatura genellikle e-Fatura kullanıcısı alıcılara, e-Arşiv ise uygun e-Arşiv senaryosundaki alıcılara düzenlenir.
• Bu hizmette gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; yalnızca giden faturaları saymak eksik hesap oluşturur.
• Kontör ihtiyacı, belge türü, gelen-giden yönü, dönemsel yoğunluk, paket kapsamı ve kullanım süresi birlikte değerlendirilerek hesaplanmalıdır.
• İptal, ret, teknik hata ve tekrar gönderimlerde kesin sonuç için işlem günlüğü, hizmet koşulları, güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Bu beş maddeyi uygularken hesabın vergi numarası, şubesi ve kullanıcı yetkisiyle eşleştiğini kontrol edin. Farklı hesapların hareketleri birleştirilirse kontör ihtiyacı yanlış görünür.

İşletmeniz için en güvenilir yöntem, aylık belge sayılarını düzenli kaydetmek ve portal bakiyesiyle muhasebe listesini karşılaştırmaktır. Böylece ortak havuzun ne kadar hızlı tükendiğini belge bazında görebilirsiniz.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi pakete göre 12-18 ay olabilir. Ücretsiz e-fatura portalında mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunur; ayrıntıları hediye kampanyası sayfasından ve güncel paket koşullarından kontrol edebilirsiniz.